WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Purchase-to-pay (P2P): hoe aankopen vereenvoudigen van bestelling tot betaling?

Inhoudsopgave

  1. Wat is purchase-to-pay?
  2. Verschillende fases van P2P
    1. Belangrijke aspecten bij de aankoop
    2. Beheer van de aankopen
    3. Beheer van facturen
  3. P2P-proces in de praktijk
    1. Handelsbedrijven
    2. Productiebedrijven
    3. Internationale bedrijven met verschillende vestigingen
    4. Overheidsinstellingen
  4. Losstaande P2P-systemen versus totaalpakketten voor ERP

Wat is een P2P-systeem?

Purchase-to-pay, ook wel procure-to-pay genaamd, is een term die verwijst naar het gehele aanschafproces van een product of dienst, vanaf het moment dat er een aankoopbeslissing gemaakt wordt, tot en met het moment van betaling. Vandaar dat P2P een ondersteunend proces is bij procurement management. P2P geeft een duidelijk overzicht van de verschillende stappen die genomen worden omtrent de aankoop van een product of dienst. Voorbeelden zijn stappen als behoeftedetectie, de daadwerkelijke aankoopbeslissing, de ontvangst van de goederen, de betaling en de financiële afhandeling (waaronder de activa-registratie en afschrijving vallen bijvoorbeeld).

P2P is vooral belangrijk voor grote (internationale) organisaties, en in het bijzonder voor handelsbedrijven. Dit heeft te maken met het volume en/of de complexiteit van de goederen of diensten die ingekocht moeten worden. Daarnaast werken deze bedrijven meestal met veel verschillende leveranciers, waardoor het overzicht over prijzen en voorwaarden al snel zoek raakt. In het begin proberen bedrijven dit overzicht te bewaren door Excel-lijsten bij te houden, maar ook deze schieten meestal te kort. Tekortkomingen binnen Excel zijn een belangrijke reden voor veel bedrijven om te kijken naar software die het P2P-proces kan vereenvoudigen.

Tip! Er bestaan losstaande P2P-systemen, maar veel bedrijven kiezen ervoor om de automatisering van het proces te regelen via een ERP-systeem.

Uit welke fases bestaat purchase-to-pay?

P2P bestaat normaal gesproken uit verschillende fases. Afhankelijk van het bedrijf zullen sommige fases langer of korter duren. Ze kunnen door één of meer personen worden uitgevoerd.

fases p2p

Waar moeten bedrijven op letten bij de aanschaf van producten of diensten?

Producten of diensten kunnen door verschillende personen of afdelingen worden aangeschaft. Bijvoorbeeld door een afdelingshoofd, of de inkoopafdeling. De regels voor wie mag aankopen en tot welk bedrag er individueel beslist mag worden, zijn per bedrijf verschillend. Een P2P-systeem kan helpen om deze regels duidelijk vast te leggen en na te leven. Het systeem blokkeert bijvoorbeeld zodra een werknemer probeert een aankoop te doen waarvoor goedkeuring van een leidinggevende nodig is.

Naast de controle op de regels werkt het P2P-systeem ook als een soort activiteitenlogboek. Er kan worden nagegaan wie de aankoop in gang heeft gezet en op welk moment. De volgende ‘schakels’ in het proces hebben zo alle informatie bij de hand. Denk bij deze schakels bijvoorbeeld aan een eventuele inkoopafdeling die goedkeuring moet geven of een RFI of RFP moet uitsturen, en de productieplanner die inzicht moet hebben in welke materialen op voorraad zullen komen en wanneer. Veel bedrijven kiezen ook voor de functionaliteit om extra documentatie, zoals een aankoopbewijs, te kunnen uploaden in het systeem.

Ten slotte moet er bij de aankoop van producten of diensten ook rekening gehouden worden met de afspraken die er misschien zijn met verschillende leveranciers. Hiervoor is een goed contractbeheer belangrijk, eventueel gecombineerd met een module voor Supplier Relationship Management (SRM). Zo kunnen de gemaakte afspraken steeds eenvoudig geraadpleegd worden. In de ERP Wijzer staan tips voor bedrijven die overwegen een module voor SRM te implementeren.

Voorbeeld van een prijsvergelijking

Een telecombedrijf heeft 300 kilo koper nodig. Wanneer de aankoopopties vergeleken worden, ziet het bedrijf dat er afspraken zijn met twee koperleveranciers. De eerste leverancier verkoopt het koper voor 5,74€/kg. De tweede voor 5,70€/kg. Op het eerste zicht lijkt de tweede leverancier dus voordeliger. Als er echter naar de contracten gekeken wordt, merkt men op dat in het contract met de eerste leverancier een clausule staat voor een grote aankoop. Tot 200kg kost het koper €5,74/kg, maar vanaf kilo 201 daalt de kostprijs naar €5,17/kg. Hierdoor is de eerste leverancier uiteindelijk het goedkoopst.

Prijsvergelijking met inachtname van prijsafspraken  
Leverancier 1 Leverancier 2

1kg koper = € 5,74

Na afname van de eerste 200kg: 1kg = €5,17

1kg koper = € 5,70
Prijs voor 300 kg koper Prijs voor 300 kg koper

€5,74 x 200 = € 1148

€5,17 x 100 = € 517

€5,70 x 300 = € 1710
Totaal: € 1148 + € 517 = € 1665 Totaal: € 1710
Let op: soms kan de prijs ook afhangen van het aankoopkanaal. Leveranciers hanteren vaak verschillende prijzen afhankelijk van het aankoopkanaal, zoals website, telefoon, platform van derden, enzovoort.

Welke opvolging moet er gegeven worden aan de ontvangen orders?

De manier waarop orders worden ontvangen is erg afhankelijk van of het om een product of een dienst gaat. Diensten worden meestal geregistreerd zodra ze geactiveerd worden (denk aan de toegang tot een opleiding) of zodra ze voltooid zijn (bijvoorbeeld onderhoud van machines). Bij diensten moeten vooral de afspraken opgevolgd worden: wordt er daadwerkelijk aangeboden wat er beloofd was? Klopt de termijn waarbinnen de dienst beschikbaar is? Is de dienst correct en naar de verwachtingen uitgevoerd?, enzovoort. Hierbij is het belangrijk om alle documentatie, zoals contracten, evaluatieformulieren en feedback van werknemers, te verzamelen. Een goede DMS-functionaliteit is dus geen overbodige luxe bij het zorgen voor een goede opvolging van de dienst.

Producten worden bij aankomst in het magazijn meestal gescand. Dit kan door traditionele barcodescanning, of door gebruik van RFID-tags (Radio Frequency Identification). Dit scannen verandert de status van de order in het P2P-systeem in ‘ontvangen’, en registreert de producten in het voorraadbeheer (als deze module gebruikt wordt). Zodra de producten geplaatst zijn op de correcte magazijnlocatie, wordt dit weer geregistreerd door middel van scanning. Nu verandert de status in ‘ingezet’, en wordt de locatie opgeslagen in het magazijnbeheer (als deze module gebruikt wordt).

De pakbon die meekomt met het product wordt vaak in een DMS-systeem bewaard. Als deze niet digitaal wordt aangeleverd, kiezen veel bedrijven ervoor om deze in te scannen. Bedrijven die pakbonnen (en andere documenten) willen gaan digitaliseren, doen er goed aan de Premium Paper Digitalisering te raadplegen.

Hoe moeten leveranciersfacturen beheerd worden?

Facturen worden op verschillende manieren ontvangen: één voor één, gebundeld, op papier, digitaal, enzovoort. Hoe de factuur ook ontvangen wordt, bij de registratie zoekt het P2P-systeem de bijbehorende producten of diensten, en wordt de status veranderd in ‘factuur ontvangen’ of ‘factuur te betalen’. Het matchen van factuur en order gebeurt meestal op ordernummer, maar sommige pakketten bieden ook de mogelijkheid om te matchen op (een combinatie van) aankoopdatum, verantwoordelijke, of zelfs productfoto of -beschrijving.

Wanneer een papieren factuur ontvangen wordt, zetten veel bedrijven de data handmatig over in de financiële module. Andere organisaties kiezen ervoor om de facturen meteen te digitaliseren. Hiervoor kunnen verschillende technologieën ingezet worden, onder andere OCR en RPA. Zo wordt de informatie uit de factuur meteen opgenomen in het betalingssysteem.

Wist je dat? Papieren facturen mogen in principe vervangen worden door digitale, maar er gelden wel bepaalde regels. Alles over de digitalisering van facturen vindt u in de Premium Paper Digitalisering.

Bij facturen die in digitale vorm worden ontvangen, kan er een stap worden overgeslagen. Deze kunnen meteen in de financiële module opgenomen worden voor de betaling. Vaak is er echter nog een goedkeuring nodig. Hier zorgt het P2P-systeem weer voor, dat opzoekt wie verantwoordelijk is voor de aankoop, en een goedkeuringstaak aanmaakt voor hem of haar. Zodra deze goedkeuring gegeven is, verandert de status naar ‘factuur goedgekeurd’, en kan ze betaald worden. Zodra de betaling dan weer gebeurd is, verandert de status naar ‘factuur betaald’. Het P2P-systeem zorgt dus voor deze workflow.

Let op: met ‘ontvangen in digitale vorm’ bedoelen we hier facturen die meteen door de financiële module ingelezen kunnen worden, niet zomaar elke pdf die via e-mail ontvangen wordt. Deze laatste zijn vaak alleen leesbaar voor mensen; computerprogramma’s kunnen er geen data uit extraheren. In dit geval heeft een bedrijf nog steeds software nodig voor Optical Character Recognition (OCR).

Facturen komen heel vaak via een mailbox binnen. Daarom implementeren grote organisaties ook wel eens een digital mailroom. Via dit systeem worden de inkomende facturen geanalyseerd en meteen doorgezet naar de juiste afdelingen of personen voor goedkeuring of betaling. Voor de herkenning van facturen in een digital mailroom wordt er vaak gebruik gemaakt van RPA en taaltechnologie.

Hoe beheren organisaties purchase-to-pay in de praktijk?

De purchase-to-pay-processen worden anders ingevuld, afhankelijk van het soort bedrijf. Een handelsbedrijf zal niet helemaal dezelfde processen volgen als overheidsinstellingen. Hier enkele voorbeelden:

Aankoopbeheer bij een handelsbedrijf

Op de lijst van bedrijven die het meest met P2P bezig zijn, staan de handelsbedrijven bovenaan. Om de kwaliteit van de verkoop te kunnen garanderen, is de inkoop van producten natuurlijk van essentieel belang. Met een P2P-systeem kunnen handelsbedrijven de volgende zaken controleren:

  • Dat er niet te veel producten op voorraad zijn (dit zou resulteren in plaatsgebrek en eventueel producten die bederven).
  • Dat er niet te weinig producten op voorraad zijn (dit zou resulteren in het niet kunnen voldoen aan de vraag).
  • Dat de winstmarge van elk product op peil blijft.
  • Dat de verkoopprognoses gebaseerd zijn op reële verkoopcijfers (via verkoopgeschiedenis).

Een handelsbedrijf hecht veel belang aan verkoopprognoses, omdat het hierop het voorraadbeheer kan afstemmen. In de maanden voor Sinterklaas en Kerstmis zal er bijvoorbeeld veel meer vraag zijn naar speelgoed. Hierdoor kunnen de vaste speelgoedfabrikanten niet altijd voldoen aan de vraag, en zal het handelsbedrijf bij extra leveranciers moeten aankloppen. In een P2P-systeem kan de bijbehorende logistiek worden beheerd. Er kan bijvoorbeeld een ‘reservelijst’ van leveranciers en overeenkomsten worden bijgehouden – een lijst die alleen ‘opengesteld’ wordt voor een bepaald seizoen.

Productiebedrijven kopen aan in grote volumes

Wanneer een bedrijf zelf productieactiviteiten uitvoert, worden er nog strengere eisen gesteld aan het P2P-systeem. De supply chain moet namelijk te allen tijde in orde zijn, wil een bedrijf kunnen blijven produceren. Elke schakel in het proces kan de volgende schakel vertragen. Als een aangekocht product te laat arriveert, heeft dit gevolgen voor de productie en de levering. Dit geldt zowel voor productie van voorraad (make to stock) als voor productie op bestelling (make to order).

Om ervoor te zorgen dat productiematerialen op tijd aankomen, kiezen sommige productiebedrijven ervoor om de aankopen volledig te automatiseren. Dit kan gebeuren op basis van periodieke aankooplijsten, telkens wanneer de minimumvoorraad bereikt is, of door het inlezen van de benodigde materialen vastgelegd in de productieplanning of op de bill of materials.

Internationale bedrijven stellen speciale eisen aan het P2P-systeem

Bedrijven die internationaal handel drijven krijgen met hun eigen uitdagingen te maken. Wanneer een order bijvoorbeeld van een Aziatisch bedrijf wordt ontvangen, moet het de douane passeren. Hierdoor is het P2P-proces langer, en bestaat het uit meer stappen. Deze stappen zijn:

  • Importvergunning voor land of regio (bijvoorbeeld de EU) aanvragen
  • Controle in het land van oorsprong
  • Transport naar het land van ontvangst
  • Ontvangst bij de douanepost
  • Douanecontrole
  • Transport van de douanepost naar het ontvangende bedrijf
  • Bewaring van de officiële douanedocumenten door het ontvangende bedrijf

Complex aankoopproces bij de overheid

Aan overheidsinstellingen worden hoge transparantie-eisen gesteld. Zij moeten goed kunnen verantwoorden waarom producten en diensten bij een bepaalde leverancier gekocht worden. Een P2P-systeem helpt om de aankoopbeslissingen goed te documenteren, zeker als het gecombineerd wordt met een leveranciersportaal.

Naast de algemene transparantie-eisen, kan een overheidsinstelling nog aan extra regels gebonden zijn. Als er bijvoorbeeld bijkomende subsidies worden ontvangen van de lokale of nationale overheid, of van de Europese Unie, dan zullen deze partijen extra eisen aan het P2P-systeem stellen. Het is dus belangrijk om deze eisen in het P2P-systeem op te nemen.

Een losstaand P2P-systeem, of liever geïntegreerd in het ERP-pakket?

Purchase-to-pay kan zowel geautomatiseerd worden door middel van een losstaand systeem als door gebruik van een ERP-systeem met een P2P-module. Het voordeel van een losstaand systeem is dat het meestal meer gespecialiseerd is (best of breed). Het voordeel van een geïntegreerd systeem is daarentegen dat de data uit de P2P-module meteen beschikbaar zijn voor andere modules, zoals facturatie, productieplanning, voorraadbeheer, enzovoort. Een losstaand systeem kan natuurlijk ook gekoppeld worden, maar niet elk P2P-systeem is compatibel met elk ERP-systeem, en de koppeling zal nooit zo vlekkeloos zijn als in een geïntegreerd systeem.

Opvallend is dat de prijs van een losstaand en van een geïntegreerd systeem niet veel verschilt. Losstaande systemen zoals SAP Ariba met e-procurement of Oracle Cloud Procurement zijn zo gespecialiseerd, dat de prijs erg oploopt. SAP biedt zijn oplossing bijvoorbeeld aan vanaf € 2.775 per maand (€ 33.300 per jaar). Daarnaast moet er waarschijnlijk ook nog voor een ERP-systeem worden betaald.

Voor een ERP-systeem met een standaard-P2P-module, zoals Dynamics 365 of de verschillende Oracle-pakketten, moet er voor vijf full users gedacht worden aan een initiële investering die ligt tussen de € 15.000 en € 45.000. Deze prijs is voor een jaar en omvat de implementatie en licenties voor dit eerste jaar. Daarna zal er jaarlijks 20 tot 30 procent van deze initiële investering betaald moeten worden voor de licenties, het onderhoud en de support.

Tip! Als u na het lezen van dit artikel meer hulp nodig heeft bij de oriëntatie op P2P-systemen, kunt u contact opnemen met ICT Portal. Een consultant zal u dan telefonisch te woord staan: +31 (0)20 369 0457.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 21 januari). Purchase-to-pay (P2P): hoe aankopen vereenvoudigen van bestelling tot betaling? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/ict-lexicon/purchase-to-pay-p2p