WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

ERP voor de installatie- en onderhoudsbranche: welke systemen zorgen voor coördinatie tussen buitendienst en kantoor?

Bedrijven in de installatie- en onderhoudsbranche zijn onderling erg verschillend, maar krijgen toch veel met dezelfde uitdagingen te maken. Hoe zorgen ze er bijvoorbeeld voor dat een installatieproject vlot verloopt? Hoe krijgt een medewerker voor de buitendienst steeds de juiste informatie mee? Moet elke dienst gefactureerd worden of staat in het contract dat bepaalde acties inbegrepen zijn? En wat te doen met al het papierwerk dat alle partijen moeten ontvangen en tekenen? Dit zijn een aantal van de puzzelstukken die een Een ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.ERP-systeem voor de sector moet leggen.

Inhoudsopgave:

  1. Complicaties in de branche
  2. Oplossingen voor de buitendienst
    1. Inzicht vanop locatie
    2. Data ingeven vanop locatie
  3. Projecten efficiënt beheren
  4. Beheer van de klantendienst
    1. Efficiënt contractbeheer
    2. Monitoring door IoT
    3. Klantencases beheren
  5. Prijzen van ERP-pakketten voor de sector

Welke pijnpunten kan een ERP-systeem voor de installatie- en onderhoudssector oplossen?

De grootste uitdaging van bedrijven in de installatie- en onderhoudsbranche is dat ze voor een groot deel van de tijd ‘buitenshuis’ aan het werk zijn. De installaties en onderhoudsbeurten gebeuren meestal op locatie bij de klant. Ondanks de mogelijkheid om te bellen, e-mailen, Skypen etc., blijft de communicatie tussen de buitendienst en het (hoofd)kantoor nog vaak een probleem. Op kantoor moet in principe in real-time bekend zijn wat medewerkers op locatie aantreffen en welke taken ze uitvoeren. Daarnaast moeten deze medewerkers ter plekke project-, product- of bedrijfsinformatie kunnen raadplegen.

erp sector installatie onderhoud reparatie wensen

Een tweede moeilijkheid voor veel bedrijven in deze sector is het evenwicht tussen de verschillende bedrijfsprocessen. Veel ERP-leveranciers zijn er in overvloed op de Nederlandse markt. Stuk voor stuk proberen ze de beste op hun terrein te zijn. Er zijn verschillende factoren op basis waarvan een bedrijf voor een bepaalde leverancier kiest. De kwaliteit van de dienstverlening is een zeer belangrijk aspect, maar is vooraf moeilijk in te schatten. Welke leverancier sluit goed aan bij mijn bedrijf? Dit is de hamvraag bij elk ERP implementatietraject. Het is ook niet altijd een gemakkelijke vraag om beantwoord te krijgen. Er bestaat helaas niet zoiets als een top 10 van ERP-leveranciers waar elk bedrijf uit zou moeten kiezen.ERP-leveranciers zijn gespecialiseerd in één segment. Het is vaak lastig een pakket te vinden dat uitgebreide De functionaliteiten van een ERP-systeem spelen een belangrijke rol bij de keuze van het meest geschikte ERP-pakket voor bedrijven. Voor de verschillende toepassingen van een bedrijf zijn specifieke functies nodig, afhankelijk het type interne proces. Het grote aanbod aan ERP-software kan zorgen voor verwarring bij het selecteren van de benodigde functionaliteit. Bovendien zorgen verschillende interne configuraties van de ERP-software ervoor dat de mogelijkheden van pakket tot pakket en van leverancier tot leverancier kunnen verschillen. Hoe kan een nieuwe functionaliteit aan ERP-software worden toegevoegd? Welke verschillende opties en mogelijkheden bestaan er op de markt?functionaliteit bevat voor álle processen in de branche, zoals:

  • Bij verkoopbeheer, ook wel sales management genoemd, verzamelen en analyseren bedrijven al hun beschikbare verkoopdata. Systemen voor verkoopbeheer worden ingezet voor het beheer van verkoopteams en -kanalen, de optimalisatie van de klantenservice, en de creatie van verkoopstrategieën. Vooral handels- en productiebedrijven maken gebruik van dit soort systemen.Verkoop
  • Installatie
  • Materiaalverhuur
  • Onderhoud
  • Voor bedrijven die projectmatig werken is 'flexibiliteit' het kernwoord. Projecten moeten steeds kunnen worden herzien, en het ondersteunende ERP-systeem moet deze herzieningen kunnen verwerken. Welke mogelijkheden biedt dit soort pakketten voor projectmanagement?Projectbeheer
  • De financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen.Financiële afhandeling
  • Customer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie.Klantenservice
Tip! Om oriënterende projectleiders handvatten te geven bij de keuze van een geschikt ERP-systeem voor hun situatie, is in de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer  een uitgebreid pakkettenvergelijk opgenomen. Projectleiders kunnen daarnaast ook telefonisch contact opnemen met het kenniscentrum EKCIT voor tips en handvatten op basis van de individuele situatie: +31 (0)203690457.

Welke functionaliteiten biedt een ERP-systeem voor de buitendienst?

Medewerkers van de buitendienst verliezen vaak meer tijd dan nodig is. Bijvoorbeeld wanneer ze niet alle informatie over de installatie of het project in real-time ter beschikking hebben. Soms moeten ze bovendien (na elk klantenbezoek) langs op kantoor om allerlei documentatie in te orde maken, of moeten ze een kantoormedewerker opbellen om in detail uit te leggen hoe ze hun taak hebben uitgevoerd.

field services pijnpunten

Inzicht in onverwachte veranderingen

Wanneer een installateur of onderhoudsmedewerker op locatie gaat, krijg hij of zij normaal gesproken een beschrijving van de installatie en uit te voeren werk (werkbon). Maar, soms is die informatie gedateerd (omdat ze bijvoorbeeld de vorige dag is aangeleverd), of zijn er veranderingen op het allerlaatste moment. Hieronder staan twee voorbeelden van veelvoorkomende situaties:

    1. Een installateur van alarmsystemen werkt al de hele dag op locatie bij verschillende klanten. Eén van de laatste klanten die dag is een bedrijf dat aan een groter Voor ingenieursbureaus, technisch adviesbedrijven, architecten, vastgoedontwikkelaars, aannemers en andere bedrijven binnen de bouw- en ingenieursbranche zijn sectorspecifieke document management systemen het bekijken waard. Maar welke functionaliteiten zijn van belang? Geven bedrijven binnen de sector vaker de voorkeur aan een sectorspecifiek DMS, of juist vaker aan een standaardpakket?bouwproject bezig is, maar de elektricien heeft die ochtend het werk niet kunnen afmaken. De klant heeft dit laten weten aan het bedrijf, maar de installateur was de hele dag op de weg en heeft de updates van het project niet meegekregen. De installateur is dus al op weg naar de klant. De verloren werktijd en brandstof hadden voorkomen kunnen worden als de installateur een ERP-systeem met updates (of notificaties) had kunnen raadplegen voordat hij vertrok naar deze klant.
Let op! Medewerkers moeten updates kunnen raadplegen, maar hiervoor moeten deze updates in de eerste plaats correct ingevoerd worden in het systeem. In de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer staan 4 tips bij de registratie van de projectvoortgang.
  1. Bij het onderhoud van een koffiemachine in een bar wordt duidelijk dat één onderdeel een klein defect vertoont. De machine zal hierdoor binnen korte tijd slechter gaan presteren. De onderhoudsmedewerker denkt niet dat het om een origineel onderdeel gaat, maar dat het betreffende stuk al eens gerepareerd of vervangen is. Hij zou graag de reparatie- en onderhoudsgeschiedenis van de Bedrijven uit de machinebouw doen er goed aan om als basissoftware een ERP-systeem voor de productie te overwegen. In de ERP Wijzer staat een vergelijking van een aantal van deze pakketten. Ondernemingen in de machinebouw krijgen daarnaast echter ook met specifieke uitdagingen te maken. Ze werken bijvoorbeeld vaak samen met partners voor de productie van verschillende onderdelen. Ook moeten de machines getest worden voordat ze opgeleverd worden. Een partner die extra oplossingen aanbiedt of kan ontwikkelen voor de machinebouw, is dus een grote plus.machine bekijken, voordat hij een beslissing neemt over hoe het probleem kan worden aangepakt. Echter heeft ook de klant deze geschiedenis niet voorhanden. Zonder inzicht via een ERP-applicatie moet de medewerker dus bellen om deze informatie op te vragen bij het hoofdkantoor. Als er nieuwe onderdelen besteld moeten worden, zal hij ook moeten vragen om te controleren of de onderdelen op voorraad zijn, of wanneer ze geproduceerd of geleverd worden. Afhankelijk van of de nieuwe onderdelen binnen de garantie vallen of niet, zal er eventueel ook een goedkeuring van de klant nodig zijn voor de kosten van het nieuwe onderdeel en de reparatie. Dit kan betekenen dat een officiële offerte moet worden opgemaakt, en naar de klant gestuurd voor ondertekening (per e-mail of Postregistratie is het proces waarbij binnenkomende en uitgaande post de nodige kenmerken en classificatie meekrijgt voor een correcte verdere afhandeling. Dit kan gaan over gedigitaliseerde papieren correspondentie, of om elektronische communicatie. Op deze manier worden poststukken zoals een binnenkomende factuur, meteen opgenomen in de juiste werkstroom voor bijvoorbeeld goedkeuring en betaling. Te verzenden documenten kunnen aan de hand van de registratie van hun kenmerken en van de verzenddatum ook nog opgevolgd worden, al bevinden ze zich niet meer fysiek in het bedrijf.post). Als de medewerker het ERP-systeem ter beschikking had, hadden deze acties allemaal in situ kunnen plaatsvinden.

Acties op de werkvloer meteen ingeven in het ERP-systeem

Niet alleen de buitendienstmedewerker heeft actuele informatie nodig. Ook op kantoor moet bekend zijn wat er in het veld gebeurt. Twee zaken zijn hierbij van belang:

  1. Controle over welke klus gedaan is, hoe die precies uitgevoerd is, en welke aanpassingen er eventueel gebeurd zijn: de meeste bedrijven werken voor dit taakbeheer met checklists en de mogelijkheid opmerkingen toe te voegen. Wanneer een medewerker deze checklist op papier invult, is er echter steeds een vertraging. Het bedrijf weet dus niet in real-time wat er gebeurt. Papieren worden ook vaker vergeten, raken zoek of zijn onleesbaar. Als een bedrijf bijvoorbeeld pas uren (of dagen) later weet dat de bedrading van een installatie in orde is, kan het pas op dat moment een team sturen voor de behuizing. Die uren of dagen zijn verloren tijd, en de materialen hebben ook onnodig lang in het magazijn gelegen. Dit resulteert allemaal in extra kosten, die misschien klein lijken, maar al snel kunnen oplopen. Wanneer veldmedewerkers daarentegen op locatie de checklist rechtstreeks in een ERP-systeem kunnen ingeven, kan er veel directer worden ingespeeld op de actuele situatie.
  2. Tekenen van een afleverbewijs door de klant: wanneer een taak in het veld afgewerkt is, tekent de klant hiervoor. Hiermee erkent hij dat de dienst geleverd is, en verbindt hij zich er in sommige gevallen toe een extra factuur te betalen. Een medewerker kan het ongetekende bewijs en de eventuele factuur alvast afdrukken en meenemen op locatie. Het probleem hiermee is echter vaak dat de details uiteindelijk toch aangepast moeten worden. Stel: een bed moet gemonteerd worden bij de klant, maar er is een klein defect aan de lattenbodem. De klant krijgt het voorstel om de lattenbodem een paar dagen zo te gebruiken, totdat er een andere geleverd en geïnstalleerd kan worden. Maar, tekent de klant dan voor de installatie? Die is in principe niet in orde, dus het zou een risico zijn voor de klant om toch te tekenen. Niets laten tekenen is dan weer een risico voor het bedrijf, want dan is er officieel helemaal geen werk uitgevoerd. Op papier zal dit dus erg lastig officieel vast te leggen zijn. Er zal een zeer duidelijke notitie moeten worden geschreven, die vervolgens kan worden getekend. Digitaal kan de leverbon echter eenvoudig aangepast worden, zodat er alleen getekend wordt voor de verrichte diensten. Ook kan een Facturen worden steeds vaker elektronisch verstuurd, maar dat is niet voldoende om van e-factureren te spreken. Een PDF-versie van een factuur is wel een elektronisch document, maar wordt niet meteen automatisch verwerkt. Bij een e-factuur gebeurt deze factuurautomatisering wel. De boekhoudsoftware van het verzendende bedrijf maakt een gestructureerd digitaal bestand aan dat het boekhoudsysteem van het ontvangende bedrijf elektronisch kan verwerken.factuur op het moment zelf gegenereerd worden, zodat meer- of minderwerk meteen verrekend kan worden.

Hoe efficiënt installatie- en onderhoudsprojecten uitvoeren met een ERP-systeem?

Veel (grotere) installaties krijgen de vorm van een project. Dit houdt in dat er verschillende stappen moeten worden doorlopen. Het is hierbij belangrijk dat elke medewerker een goed overzicht heeft van de status en veranderingen die het project ondergaat. Iedereen moet bijvoorbeeld steeds weten wat de actuele versie is van het ontwerp van een installatie op maat. Daarom kiezen de meeste bedrijven die complexe installaties verzorgen voor een Voor bedrijven die projectmatig werken is 'flexibiliteit' het kernwoord. Projecten moeten steeds kunnen worden herzien, en het ondersteunende ERP-systeem moet deze herzieningen kunnen verwerken. Welke mogelijkheden biedt dit soort pakketten voor projectmanagement?module voor projectbeheer. In de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer vinden oriënterende projectleiders tips bij het kiezen van een module voor projectbeheer.

  ERP-projectbeheer voor de installatiebranche
Voorbereiding
  • Verkoop project (voorstel, prijscalculatie, offerte)
  • Vergunningen
  • Technische gegevens registreren
  • Projectplanning (Het beheer van toerbeurten is in nogal wat bedrijven een lastige klus. Hoe kan een shiftplanning door middel van software geoptimaliseerd worden? Wat kost deze automatisering van de roosterplanning en ploegen een bedrijf?materialen en ploegen inplannen)
Tijdens
  • Registratie van gewerkte uren
  • Nacalculatie
  • Kosten boeken op juiste kostenplek
Na
  • Facturen genereren
  • Nazorg voor de klant
  • Terugkerende diensten (onderhoud)

In veel gevallen doet een bedrijf beroep op partners voor bepaalde deelprocessen. Een bedrijf kan de klant bijvoorbeeld een totaalproject verkopen voor de installatie van beveiligingsapparatuur. Dit bedrijf bestelt de onderdelen bij partner A, terwijl partner B deze assembleert tot afgewerkte producten. De enige projecttaak die het bedrijf dat de klant inhuurt zelf uitvoert, is de aansluiting ter plekke. Dit bedrijf is wel het aanspreekpunt van de klant, en organiseert het hele project. Dit soort ondernemingen kiest er vaak voor om aan het ERP-systeem een module voor Een portaal voor Supplier Relationship Management (SRM), ook wel leveranciersportaal genoemd, is software die bedrijven helpt hun relaties met leveranciers te onderhouden. Het is de tegenhanger van een portaal voor Customer Relationship Management (CRM). Waar bij CRM de verkoopkansen beheerd worden, wordt er bij SRM gekeken naar waar het beste kan worden ingekocht. Meestal wordt dit portaal gebruikt door bedrijven die zaken doen met veel leveranciers of door overheidsinstellingen. Deze laatste moeten namelijk transparant zijn over de redenen om voor een bepaalde leverancier te kiezen.Supplier Relationship Management (SRM), ook wel leveranciersportaal genoemd, toe te voegen. Hierin staan alle mogelijke partners voor een project geregistreerd, en kunnen actuele prijzen ingezien worden. Vaak laten partners ook toe dat er actueel inzicht is in hun artikelbestand. In de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer staat een checklist om na te gaan of een module voor SRM interessant is, en kunnen prijzen van dit soort modules geconsulteerd worden.

De kwaliteit van de klantendienst is gegarandeerd

In de installatie- en onderhoudsbranche zijn klanten meestal geen eenmalige passanten. Veel installatie- en onderhoudsbedrijven gaan een langdurige relatie aan met de klant. Het is dus van essentieel belang deze klant een uitstekende service te bieden. Hiervoor kan beroep gedaan worden op een module voor Customer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie.Customer Relationship Management (CRM), vaak in combinatie met enkele ERP-functionaliteiten.

Opmerking: er bestaan enorm veel modules en losstaande pakketten voor CRM, en ook veel pakketten die een combinatie van CRM en ERP bieden. Het is deze laatste soort die vaak interessant is voor bedrijven in de installatie- en onderhoudsbranche. Raadpleeg zeker ook de De CRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor klantrelatiebeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.CRM Wijzer om na te gaan in hoeverre een pakket met uitgebreide CRM-software wordt traditioneel gezien opgedeeld in functionaliteiten voor marketing, verkoop en klantenservice. Binnen deze categorieën zijn er echter enorm veel mogelijkheden. Wat doen de verschillende modules? En welke zijn de beste voor een specifiek bedrijf?CRM-functionaliteiten belangrijk is in de huidige en toekomstige gewenste situatie.

Het belang van de naleving van contracten

Om discussies en problemen te voorkomen, zorgen de meeste organisaties ervoor dat er voor het onderhoud van een installatie duidelijke Contractmanagement, of contractbeheer, is het geheel van contracten afsluiten, beheren en evalueren. Elke stap bestaat op zijn beurt nog uit verschillende onderdelen. Vooral op de tweede stap, het contractbeheer, wordt tegenwoordig meer de aandacht gevestigd, omdat hier snel fouten insluipen. Een goed contract verliest namelijk zijn waarde als het onvoldoende wordt nageleefd. Als een toeleverancier bijvoorbeeld de bouwmaterialen niet op tijd levert, is de consequentie dat de bouwwerkzaamheden moeten worden opgeschort.contracten worden opgemaakt. Meestal krijgen deze contracten de vorm van een Een Service Level Agreement is een document met afspraken over de servicenormen van een dienst of product. In de ICT-wereld neemt dit document meestal de vorm aan van een formeel contract tussen een implementatiepartner en het bedrijf dat de software afneemt.Service Level Agreement (SLA). Hierin wordt opgetekend op welke service de klant recht heeft en met welke frequentie. Deze SLA heeft meestal de vorm van een papieren of digitaal tekstbestand, maar de ‘regels’ worden idealiter ook in het CRM vastgelegd. Zo kan het systeem actief waarschuwen wanneer het tijd is voor een onderhoudsbeurt, of kan het aangeven dat de klant een dienst vraagt die niet binnen het contract valt.

Met Internet of Things (IoT) wordt niets over het hoofd gezien

Een functionaliteit die iets meer bij ERP aansluit, is Het Internet of Things (IoT), of Internet der Dingen, verwijst naar de situatie waarin de meerderheid van de internetgebruikers (semi-)intelligente apparaten zijn. Deze apparaten worden niet bestuurd door mensen, maar gebruiken zelf een internetverbinding om data op te halen, of om eigen vergaarde data te delen. Het is erg moeilijk na te gaan hoeveel procent van de internetgebruikers op dit moment (semi-)intelligente apparaten zijn, maar het is wel duidelijk dit soort apparaten steeds meer menselijke taken overnemen.Internet of Things (IoT). Deze functionaliteit heeft een grote invloed op de klantentevredenheid. Installaties die via IoT verbonden zijn met het ERP-systeem van het bedrijf dat hun onderhoud verzorgt, zijn in de eerste plaats goed Traceerbaarheid, ook wel traceability genoemd, is de mogelijkheid om een element te volgen vanaf zijn ontstaan tot bij de aankomst op de eindbestemming. Zowel op het niveau van praktische bedrijfsactiviteiten, als voor producten en documentbeheer is het een belangrijke functionaliteit. Vandaar dat traceerbaarheidssystemen vaak voorkomen in pakketten voor Enterprise Resource Management (ERP) en in Document Management Systemen (DMS).traceerbaar. De organisatie heeft dus op elk moment een duidelijk overzicht van waar welke installatie zich bevindt. Zo wordt het aantal vergissingen, bijvoorbeeld het sturen van een reparateur die eigenlijk naar een andere locatie moest, sterk gereduceerd.

In de tweede plaats kan IoT ook actief informatie over de installatie doorgeven, zonder dat er een menselijke interventie aan te pas komt. De installatie actualiseert het ERP-systeem zelfstandig met relevante data zoals Key Performance Indicators of kritieke prestatie-indicatoren zijn cijfers of maatstaven die de prestaties van een bedrijf meten. Meestal wordt een KPI uitgedrukt in een getal. Dit kan een exact cijfer zijn, maar ook een percentage of waardering. Zo kan naast de jaaromzet of het verkooppercentage van de geproduceerde goederen ook de gemiddelde klanttevredenheid worden uitgedrukt. Klanten kunnen bijvoorbeeld de mogelijkheid krijgen om zich op een schaal van een tot tien uit te drukken over hoe tevreden ze zijn over een service. De gemiddelde waarde is dan een KPI.prestatie-indicatoren. Zo kunnen defecten gedetecteerd en zelfs voorspeld worden en kan erop worden ingespeeld. Zonder deze detectie wordt het defect waarschijnlijk pas opgemerkt als de installatie stopt met werken, of als er duidelijk zichtbare fouten optreden. De reparatie is in dit laatste geval duurder, en vaak moet de installatie voor langere tijd stilgelegd worden.

Klachten en vragen opvolgen

Wat zeker ook niet vergeten mag worden, is de traditionele klantenservice. Ook al implementeert een bedrijf IoT, dan nog kunnen er zaken zijn die de klant zelf moet of wil vragen, eisen, bij bestellen, consulteren etc. Bedrijven met veel klanten en contactmogelijkheden kunnen ervoor kiezen om een Een ticketsysteem zorgt ervoor dat vragen of klachten van klanten op een ordelijke manier opgevolgd kunnen worden. Zodra er een klacht of vraag binnenkomt bij de klantendienst van een bedrijf, wordt er in het systeem een fiche aangemaakt met alle klantinformatie en details over de vraag of klacht. Deze fiche wordt een ticket genoemd. Het ticket kan manueel aangemaakt worden door de medewerker die de klacht te horen of te lezen krijgt (telefoon, e-mail, chat…), of automatisch in het systeem opgenomen worden, bijvoorbeeld op basis van een online klachtenformulier. In dit tweede geval moet er uiteraard een koppeling zijn tussen het medium waarop het formulier wordt ingevuld (vaak de website of een klantenportaal) en het ticketsysteem.ticketsysteem te implementeren. Zo gaat het overzicht over alle aanvragen en klanten niet verloren, en worden aanvragen van dezelfde klant meteen gebundeld. Het systeem zorgt er ook voor dat wanneer een medewerker een aanvraag oppakt, deze niet meer beschikbaar is voor collega’s. Zo voorkomt de module dat een klant door verschillende werknemers geholpen wordt, die elk individueel met de aanvraag bezig zijn.

ticket onderhoud reparatie klacht erp

Wat zijn de kosten van een ERP-systeem voor bedrijven in de installatie-en onderhoudsbranche?

De De ERP-kosten vormen een belangrijke factor bij de selectie van een ERP-pakket. Welk budget moet een organisatie opzij zetten voor een ERP-implementatie? Wat zijn de kosten per gebruiker en wat zijn de tarieven van een licentie? Maar ook: wat zijn de prijsverschillen tussen ERP on-premise en ERP in de cloud? Kortom: wat kost een compleet ERP-systeem? Heeft je bedrijf voldoende aan een systeem van 20.000 euro, of is het bijvoorbeeld realistischer uit te gaan van 200.000 euro?prijs van een ERP-pakket voor deze sector is afhankelijk van verschillende factoren. Hij wordt onder andere beïnvloed door de bedrijfsgrootte, de hoeveelheid en grootte van projecten, de benodigde functionaliteiten, hoeveelheid gebruikers etc.

Let op! Wanneer de prijs voor ERP-software bekeken wordt, moet er ook rekening gehouden worden met bepaalde verborgen kosten. In de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer staat een overzicht van dit soort kosten, die niet meteen vanaf het begin duidelijk zijn.

Daarnaast heeft elk bedrijf zijn eigen investeringsmogelijkheden. Afhankelijk van deze mogelijkheden kan er gekeken worden naar het ERP-pakketten zijn er in allerlei soorten en maten, maar welke systemen passen het beste bij uw organisatie? En wanneer het juiste ERP-pakket is gevonden, welke ERP-leverancier heeft de beste pakketprijzen en blinkt uit in betrouwbaarheid? Het is belangrijk om te weten dat het selecteren van een ERP-pakket eigenlijk niet bij de selectie zelf begint. Er gaat eerst een ander proces vooraf aan de selectie van de juiste ERP-software. Organisaties die de bedrijfsprocessen uitvoerig in kaart brengen komen achteraf minder vaak voor verrassingen te staan. Het maken van een zogenaamde blueprint zorgt ervoor dat een bedrijf een duidelijk beeld heeft van de interne afdelingen, hun onderlinge verhoudingen en processen. Zo kunnen er vervolgens belangrijke besluiten worden genomen, zoals de gewenste functionaliteiten en de manier waarop het pakket moet worden geïmplementeerd (on-premise, cloud of hybride).ene of andere pakket. Een bedrijf met een budget van 100.000 euro voor de implementatie en licentiekosten voor het eerste jaar, kan bijvoorbeeld een complex pakket neerzetten met functionaliteiten voor verkoop, facturatie, projectbeheer, CRM en boekhouding voor 200 gebruikers. Dit terwijl het voor een bedrijf met een budget van 10.000-15.000 euro, realistischer is te kiezen voor een eenvoudige module voor project- en voorraadbeheer voor 20 gebruikers. Een optie is ook om een gefaseerde implementatie uit te voeren. Hierbij worden eerst de prioritaire functionaliteiten geïmplementeerd voor de belangrijkste afdelingen of gebruikers. Daarna worden er stilaan functionaliteiten of gebruikers toegevoegd.

Uit bovenstaand voorbeeld wordt duidelijk dat ERP-pakketten voor de sector zich in erg verschillende prijssegmenten kunnen bevinden. Projectleiders die graag willen weten welke pakketten bij hun project passen, kunnen hiervoor telefonisch contact opnemen met het kenniscentrum EKCIT: +31 (0)203690457.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 0 Gemiddeld: 0

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2020, 21 januari). ERP voor de installatie- en onderhoudsbranche: welke systemen zorgen voor coördinatie tussen buitendienst en kantoor? Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/erp-installatie-onderhoud-reparatie