WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

SAP BusinessObjects BI Suite: wat kunnen bedrijven met dit platform?

Inhoudsopgave

  1. SAP BusinessObjects BI Suite in het kort
    1. SAP BO versus SAC
  2. Opbouw van de software
    1. Aanvullende functionaliteiten
    2. Functionaliteiten die verdwijnen in de nieuwe versie
  3. Gebruik van de software bij bedrijven
    1. Klantenservice
    2. Marketing en sales
    3. Andere afdelingen
  4. Prijs van BusinessObjects BI Suite

Wat is SAP BusinessObjects BI Suite?

SAP BusinessObjects BI Suite (SAP BO) is een on-premise-platform van SAP voor Business Intelligence (BI). Bedrijven kunnen hiermee hun data analyseren, rapportages creëren, en dashboards opstellen. Voor bedrijven die liever niet met lokaal geïnstalleerde systemen werken, heeft SAP een equivalent in de cloud: SAP Analytics Cloud (SAC).

Wist je dat? In 1990 richtten Bernard Liautaud en Denis Payre het bedrijf Business Objects op in Parijs. Het bedrijf hield zich bezig met Business Intelligence. In 2007 kocht SAP dit bedrijf voor omgerekend 4,8 miljard euro. SAP was trouwens niet als enige bezig met overnames; ook andere technologiereuzen kochten BI-bedrijven op. Zo namen Oracle en IBM respectievelijk Hyperion en Cognos over in 2007, en werd Microsoft in 2008 eigenaar van 90 degree software.

Een BI-systeem moet gevoed worden door data. Deze data haalt BusinessObjects uit verschillende bronnen, onder andere databases en softwaresystemen als ERP-pakketten, documentbeheersystemen en HRM-software. Om deze data op te halen wordt er gebruik gemaakt van data services, of van Information Design Tool (IDT). Dit is een tool waarmee data eenvoudig opgehaald en gelezen kunnen worden door een gebruiker. Hij of zij hoeft hierbij niet te weten uit welk systeem de data komen, of welke structuur ze hebben. Ook hoeft de gebruiker niets te kennen van SQL.

Let op! Meestal zijn databases opgesteld in SQL, maar dat betekent niet dat al deze databases hetzelfde zijn. In de ERP Wijzer staat een gedetailleerde vergelijking van verschillende databasesystemen.

Waarin verschilt SAP BusinessObjects BI Suite van SAP Analytics Cloud?

SAP Analytics Cloud (SAC) is ook een BI-oplossing. Sommige optionele modules van beide oplossingen hebben ook dezelfde naam. Echter, de modules van SAC zijn niet zo ver ontwikkeld als die van SAP BO. Daarnaast is SAC een cloud-oplossing, en kan de software ook gebruikt worden voor de bedrijfsplanning en analytische voorspellingen (al moet er voor deze functies wel extra betaald worden). De voorspellingsfunctionaliteit helpt bedrijven om zich voor te bereiden op de toekomstige verkoop en om de benodigde productiecapaciteit te bepalen. Hierbij baseert het systeem zich, met behulp van machine learning, op de verkoopgeschiedenis. Als een gebruiker bijvoorbeeld regelmatig naar het koopgedrag van een specifieke klant kijkt, kan SAC voorstellen om er een overzichtelijk rapport van te maken.

Uit welke modules is SAP BO opgebouwd?

Als een bedrijf SAP Business Objects aanschaft, is er in de basis maar één module inbegrepen (Web Intelligence, Webi). Dit betekent dat alle andere modules voor analyses, rapportage en datavisualisatie apart moeten worden bijgekocht, ook al vallen ze binnen hetzelfde portfolio. SAP BusinessObjects BI 4.3 is de nieuwste versie van de software (maart 2020). Met deze vernieuwing zijn ook enkele modules die voorheen beschikbaar waren, uit het portfolio verdwenen.

Wist je dat? De nieuwste versie van SAP BusinessObjects BI (4.3) werd op 12 juni 2020 gelanceerd. SAP heeft aangekondigd dat de End-of-Life van deze oplossing zeker niet vóór 2027 zal plaatsvinden. Aan de vorige versie, SAP BusinessObjects BI 4.2, zal in 2024 een einde komen.

Modules van SAP BusinessObjects BI 4.3

    • Web Intelligence (Webi): is de enige basismodule van SAP BusinessObjects, en ook meteen de meest gebruikte. Met deze module kunnen gebruikers analyses uitvoeren op data uit datawarehouses, en kunnen ze er rapportages van maken. Deze kunnen vervolgens op het platform worden opgeslagen of geëxporteerd worden naar pdf of Excel. Werknemers kunnen ook eenvoudige dashboards maken. Voor uitgebreide dashboard-mogelijkheden, moet het bedrijf de module Lumira aanschaffen. In de volgende (Engelstalige) video wordt uitgelegd hoe een gebruiker verschillende data kan opvragen met Webi.

    • Analysis for Microsoft Office: deze module wordt veelvuldig gebruikt. Het is een add-in die wordt geïntegreerd in Microsoft Office 365. Dit zorgt ervoor dat wanneer een gebruiker in een Office-document werkt (bijvoorbeeld Excel of PowerPoint) de data meteen mee worden opgenomen voor bepaalde analyses en rapportages. De gebruiker hoeft hiervoor niet uit het document te gaan. Analysis for Microsoft Office is de opvolger van SAP BEx Analyzer. Deze laatste was alleen compatibel met Excel-lijsten.
    • Crystal Reports: dit is een module voor data-analyse en het opstellen van rapportages. De rapportages kunnen zowel on- als offline geraadpleegd worden, en via verschillende apparaten en kanalen (webbrowser en applicatie). De module bestaat uit twee deeloplossingen:
      1. Reports: hiermee kunnen dynamische rapportages worden gemaakt op basis van data die zowel in SAP-software als in andere systemen staan.
      2. Server: via deze weg heeft de gebruiker toegang tot de rapportages en kan hij ze automatisch laten verspreiden. De server zorgt er ook voor dat de dashboards opgemaakt kunnen worden.
  • SAP BusinessObjects Lumira (voorheen bekend als SAP Visual Intelligence): dit is de module die SAP Business Explorer vervangt. Lumira geeft rapportages weer in real-time. Er zijn drie componenten in de module:
    1. Discovery: ontwikkeld voor medewerkers zonder technische kennis. Met deze versie kunnen bedrijfsdata worden onderzocht en geanalyseerd, zowel online als offline. Gebruikers kunnen ook persoonlijke weergaven van de data instellen.
    2. Designer: ontwikkeld voor IT-personeel. Hiermee kunnen gebruikers onder andere analysetools naar eigen wens inrichten, ondersteunende bedrijfsapplicaties ontwikkelen of bewerken en analyserapportages opstellen.
    3. Server: ontwikkeld voor de beheerders van de oplossing. In dit gedeelte worden alle documenten opgeslagen die zijn opgemaakt met Lumira Discovery en Lumira Designer. Via deze weg kunnen de documenten dus ook gedeeld worden. Bovendien kunnen gebruikers de data weergeven, ze extraheren en de documenten afdrukken.

Modules die verdwenen zijn met de komst van de nieuwe versie van SAP BO

Wie SAP Business Objects al kende, heeft gemerkt dat een aantal modules ontbreekt in bovenstaand lijstje. De nieuwe versie (SAP BO 4.3) biedt de volgende modules niet meer aan:

  • SAP BusinessObjects Dashboards (voorheen bekend als Xcelsius) was een module die zorgde voor de visualisatie van data in dashboards met interactieve elementen, grafieken en widgets. De module is echter niet meer functioneel, want ze was gebaseerd op Flash Player, een extensie die ondertussen niet meer nodig is voor het weergeven van multimedia, en dus niet meer ondersteund wordt door webbrowsers.
  • SAP BusinessObjects Explorer gaf de gebruiker de mogelijkheid om de bedrijfsdata te onderzoeken. Deze werd vooral gebruikt om grote hoeveelheden data te doorzoeken (big data) – zonder echt naar iets specifieks op zoek te zijn. Dit werd gedaan om bepaalde patronen te ontdekken. De module wordt niet meer aangeboden omdat ze erg veel capaciteit vroeg van de servers.
Let op: beide modules, SAP BusinessObjects Explorer en SAP BusinessObjects Dashboards, gingen op 31 december 2020 end-of-life. Bedrijven die er nog mee werken kunnen dat blijven doen, maar zonder ondersteuning van SAP.

Hoe gebruiken bedrijven SAP BO in de praktijk?

Veel bedrijven gebruiken SAP BusinessObjects, van apotheken tot tankstations en telecombedrijven. Laten we het voorbeeld nemen van een telecombedrijf. Deze organisatie heeft veel afdelingen, en veel data door de continue interactie met klanten. Al deze data moeten geanalyseerd worden. SAP BO kan dan bijvoorbeeld worden ingezet in de volgende afdelingen:

Een snelle en goede klantenservice

Klanten van telecombedrijven hebben hoge verwachtingen. Bij vragen of klachten willen ze direct een antwoord of oplossing aangereikt krijgen. Om aan deze eisen te voldoen, worden vaak de meest voorkomende vragen en problemen per thema gebundeld. Door de vragen en de oplossingen te analyseren, kan het systeem vastleggen wat de beste aanpak is om het probleem op te lossen of de vraag te beantwoorden. Een aanpak kan bijvoorbeeld zijn: een vast antwoord ophalen uit de database, de klant een terugbetaling voorstellen en het probleem doorzetten naar de juiste afdeling.

Bovendien registreert SAP BusinessObjects incidenten, bijvoorbeeld als een klant aangeeft dat een machine niet goed werkt. Zo kan de frequentie van het probleem vastgelegd worden, en kunnen vervolgstappen vastgelegd worden. Bijvoorbeeld: verschillende klanten bellen al vijf jaar lang regelmatig omdat de wifi uitvalt. Dan kan er met behulp van SAP BO een analyse worden gemaakt van de gemeenschappelijke factoren bij die specifieke klanten. Als het probleem bijvoorbeeld wordt veroorzaakt door een verouderd type router, dan kan het bedrijf beslissen deze routers te vervangen.

Klantloyaliteit verhogen met marketing en sales

De afdelingen marketing en sales maken gebruik van de data-analyses van SAP BO om nieuwe klanten binnen te halen, en om bestaande klanten te behouden. Een van de grote problemen bij telecombedrijven is dat klanten vaak veranderen van leverancier. Dit betekent dat de churn rates (kosten om een dienst te beëindigen) vaak erg hoog zijn, en er per klant niet veel verdiend wordt. Om dit tegen te gaan is het belangrijk om je potentiële, maar vooral ook bestaande klanten erg goed te kennen.

De analyses van SAP BO voor het aantrekken en behouden van klanten zijn vooral gebaseerd op de onderwerpen die de klant aanklikt op de website, en op de informatie in het CRM-systeem. De integratie van SAP BO met het CRM-systeem biedt de mogelijkheid om klantprofielen en de communicatie met de klantenservice diepgaand te onderzoeken. Zo kunnen de marketingmedewerkers meer gepersonaliseerde campagnes opstellen. De campagnes kunnen bijvoorbeeld aangepast worden op met behulp van gegevens als: particuliere of zakelijke klant, leeftijd, geslacht, locatie, en het gebruik van mobiel internet of belminuten.

In de volgende video is te zien hoe bijvoorbeeld verschillende winkels kunnen worden opgedeeld in groepen. Dit kan ook voor individuele klanten gebeuren, op basis van hun data in het CRM.

Andere afdelingen die baat hebben bij SAP BO

Ten slotte zijn er in een telecombedrijf ook nog andere afdelingen die gebruik maken van SAP BO, zoals de personeelsdienst en de financiële afdeling. Op basis van de analyses van HR-data krijgt de personeelsafdeling bijvoorbeeld inzicht in het verzuim per bedrijfsonderdeel.

Ook kan het voorkomen dat de HR-afdeling in de rapportages ziet dat er personeelsleden zijn die hun post verlaten omdat ze niet voldoende kennis hebben om hun functie uit te oefenen. In zo’n geval kan men ervoor kiezen om meer aandacht aan opleiding te besteden. Dat vergroot niet alleen de kennis van medewerkers, het vergroot ook hun zelfvertrouwen. Het feit dat het bedrijf in hen investeert maakt hen duidelijk dat ze er een toekomst hebben, waardoor ze niet zo snel ontslag zullen nemen.

Als het om de financiële afdeling gaat, kan er bijvoorbeeld een rapportage worden gemaakt van de kosten om daarmee onvoorziene uitgaven in beeld te brengen. Met zo’n analyse wordt het gemakkelijker om dergelijke tegenvallers in de toekomst te voorkomen en/of om financiële reserves te creëren. Als een onderaannemer voor het onderhoud van de servers op een bepaalde vestiging zijn prijs bijvoorbeeld flink heeft verhoogd, kan het interessant zijn om dit onderhoud voortaan door iemand van het eigen hoofdkantoor te laten doen.

Wat kost SAP BusinessObjects?

De basisprijs van SAP BusinessObjects BI is gelijk voor alle bedrijven, maar er zijn wel elementen die de totale eigendomskosten kunnen doen oplopen. Een bedrijf dat nog niet over de benodigde hardware beschikt, zoals een server, zal deze bijvoorbeeld moeten aanschaffen. Ook door erg complexe koppelingen kunnen de kosten behoorlijk stijgen.

Toen SAP BusinessObjects ontwikkeld werd, bestond SAP HANA nog niet. Daarom is deze database niet noodzakelijk voor het gebruik van SAP BO. De combinatie van de twee SAP-producten komt vaak voor, maar een bedrijf kan de oplossing ook inzetten met een database van Oracle of Microsoft (Azure).

SAP BO wordt verkocht vanaf tien licenties. Ondanks dat het een on-premise-systeem is, worden de kosten per jaar voldaan. Dit omdat men vooral betaalt voor het onderhoud en de updates. Voor 10 licenties ligt de prijs tussen de 25.000 en 30.000 euro per jaar, afhankelijk van de implementatiepartner.

De kosten zijn ook afhankelijk van de extra functionaliteiten die een bedrijf wil aanschaffen. Crystal reports kost bijvoorbeeld € 479 per gebruiker (eenmalige aanschaf) en Crystal Server € 695 per gebruiker (eenmalige aanschaf). Deze bedragen moeten dus bij de basisprijs worden opgeteld.

Let op! Zoals vermeld hangt de prijs sterk af van de implementatiepartner. Daarom is het belangrijk om de potentiële partners goed te beoordelen alvorens te kiezen. In de Premium wordt u geholpen met het beoordelen van leveranciersgesprekken. Als u nog geen shortlist van mogelijk geschikte partners hebt, kunt u contact opnemen met ICT Portal. Een consultant kan u helpen bij de selectie: +31 (0)20 369 0457.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 29 maart). SAP BusinessObjects BI Suite: wat kunnen bedrijven met dit platform? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/erp-pakketten/sap-businessobjects-bi-suite