WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Hoe optimaliseren ERP-systemen voor machinebouw de maakindustrie?

Hét machinebouwbedrijf is moeilijk te definiëren. Deze tak van de maakindustrie is een heterogene groep. Sommige machines worden gefabriceerd voor de vervaardiging van een uniek product, of worden ontwikkeld binnen het kader van een specifiek project. Andere machines worden aan de lopende band gemaakt om producten waarnaar veel vraag is te kunnen opleveren. Bovendien is er ook een verschil tussen organisaties die alleen de machines produceren, en ondernemingen die daarnaast ook voor installatie en onderhoud zorgen. Kunnen we dus wel spreken van gemeenschappelijke eisen voor een ERP-systeem? Hoe kan dit soort pakket een meerwaarde bieden voor zoveel verschillende bedrijven?

Inhoudsopgave:

  1. Pijnpunten in de machinebouw
  2. De invloed van de productieplanning op de capaciteit
  3. Materiaalplanning in een ERP-systeem
  4. Machinegebruik inplannen met een ERP-systeem
  5. Hoe wordt de kwaliteit van machines verzekerd?
  6. Transport van afgewerkte machines
  7. Welke verschillen bestaan er tussen ERP-pakketten voor de machinebouw?
  8. Welk budget is er nodig voor een ERP-pakket voor de machinebouw?

Welke pijnpunten moet een ERP-systeem voor de machinebouw wegwerken?

De machinebouw behoort tot de discrete industrie, of de maakindustrie. Bedrijven in deze sector maken fysieke producten. De grootste uitdaging van de maakindustrie is om de producten zo snel mogelijk te produceren en te leveren, en dit zonder kwaliteitsverlies.

Bedrijven uit de machinebouw doen er goed aan om als basissoftware een ERP-systeem voor de productie te overwegen. In de ERP Wijzer staat een vergelijking van een aantal van deze pakketten. Ondernemingen in de machinebouw krijgen daarnaast echter ook met specifieke uitdagingen te maken. Ze werken bijvoorbeeld vaak samen met partners voor de productie van verschillende onderdelen. Ook moeten de machines getest worden voordat ze opgeleverd worden. Een partner die extra oplossingen aanbiedt of kan ontwikkelen voor de machinebouw, is dus een grote plus.

erp machinebouw elementen

Een optimale productieplanning krikt de capaciteit op

Bijna alle bedrijven in de machinebouw stellen zich dezelfde vraag: hoe kunnen we de productiecapaciteit verhogen zonder al te hoge personeels- of materiaalkosten? Veel producerende bedrijven ervaren namelijk regelmatig een vertraging in de productie. Dit brengt de nodige extra kosten voor opslag en werkuren met zich mee. Maar, het is niet voor elk bedrijf een optie om het aantal machines of werknemers uit te breiden. Vaak is deze investering ook helemaal niet noodzakelijk. Een strategische en inzichtelijke planning van materialen, machines en werknemers kan er voor zorgen dat de productiecapaciteit toenneemt.

machine erp productie

Productiestrategieën leggen een sterke basis voor de productieplanning

Een goed startpunt voor de optimalisatie van de productieplanning is om te kijken naar enkele strategieën om waste te voorkomen. De bedoeling hiervan is om onnodige stappen uit het productieproces te halen, en om voortdurend in te spelen op de laatste tendensen en actuele gegevens in de sector. Zo moeten organisaties in de machinebouw er ook voor zorgen dat er geen tekort ontstaat als het hoogseizoen nadert. In de winter moet de productie van zaaimachines voor de volgende lente bijvoorbeeld zeker al gepland staan. De hoeveelheid aan verschillende soorten orders kan ervoor zorgen dat de planning chaotisch wordt.

Enkele strategieën die bedrijven kunnen helpen bij de optimalisering van de productieplanning zijn agile, scrum, lean manufacturing, en quick response manufacturing. Om deze strategieën te ‘vertalen’ naar de productievloer, wordt er gebruik gemaakt van een MES-module in het ERP-systeem.

Actueel inzicht in de productieplanning

Sneller en beter kúnnen produceren betekent niet automatisch dat dit ook in de praktijk van een leien dakje loopt. Klanten verwachten echter wel om op elk moment precies te weten wanneer hun machine klaar is. En zonder automatisering is het vaak een zeer zware opgave om de beloftes naar klanten toe te houden, met name als er meerdere verkopers en verkoopkanalen zijn.

Stel: een verkoper is bij de klant op locatie en belooft hem dat de bestelde machine binnen 3 weken wordt opgeleverd. Dit baseert hij op realistische productie- en levertijden. Maar, hij neemt hierbij alleen zijn eigen order in acht. De verkoper weet niet uit het hoofd welke andere productieactiviteiten er op hetzelfde moment staan ingepland. Bovendien, wanneer hij aankomt bij het bedrijf, heeft een andere verkoper nét voor hem een nieuwe productieorder geplaatst. Hierdoor moet de order van de eerste verkoper in tijd opgeschoven worden, en wordt de beloofde leverdatum niet meer gehaald. De klant is ontevreden, en er ontstaat een wachtrij. Sommige klanten annuleren hun bestelling hierdoor zelfs, en gaan naar de concurrentie.

Dit soort problemen kunnen verholpen worden als verkopers altijd en overal inzicht hebben in de capaciteits- en productieplanning. In dit geval kunnen ze in real-time zien welke orders al op de planning staan, en kunnen ze deze meteen inboeken. Zo verzekeren ze zich ervan dat de beloftes naar de klant niet worden gebroken. Bedrijven die verkopers in het veld hebben, kijken om deze reden sneller naar een ERP-systeem in de cloud. Met behulp van de ERP Wijzer kunt u erachter komen of dit ook voor uw bedrijf de meest ideale implementatievorm is.

Opmerking: de meeste bedrijven in de machinebouw zijn ook in grote mate afhankelijk van partners die onderdelen maken. Chips moeten bijvoorbeeld eerst door een ander bedrijf geproduceerd worden, voordat ze in de machine kunnen worden ingebouwd. Dit betekent dat ook inzicht in de productieplanning van partners van belang is. Spreek hier dus zeker over met deze partners, zodat de gebruikte systemen op elkaar aansluiten.

Hoe krijgt de materiaalplanning vorm?

In de machinebouw kan er geproduceerd worden op bestelling (make to order), of op voorraad (make to stock). Het laatste geval komt vaker voor bij populaire producten voor de particuliere markt, zoals huishoudelijke stofzuigers of grasmaaiers. In dit geval verschilt de materiaalplanning niet enorm veel van die bij bijvoorbeeld een speelgoedfabrikant. Er wordt een inschatting gemaakt van de vraag, de productieplanning wordt opgemaakt, en er wordt bekeken welke materialen op voorraad moeten zijn voor de productie.

Echter, wanneer er op bestelling gewerkt wordt, gaat het vaak over meer exclusieve artikelen, unieke klanteisen, of artikelen waarvoor speciale materialen moeten worden besteld. In dit geval wordt er meestal gewerkt met stuklijsten (Bill of Materials, BOM), en ziet het voorraadbeheer er wat anders uit. Vooral bedrijven die met dure materialen of onderdelen werken, produceren vaak uitsluitend op bestelling. Ze willen namelijk geen al te grote voorraad in huis halen zonder zeker te zijn dat ze ingebouwd en verkocht worden. Ook de tijd tussen inkoop en verkoop moet beperkt worden. Dure motoren worden bij voorkeur pas ingekocht wanneer de rest van de machine klaar is voor montage. Zo verzekert het productiebedrijf zich ervan dat de tijd tussen de investering in de motor, en de volledige betaling van de klant zo kort mogelijk is. De meeste bedrijven gebruiken voor het inkoopbeheer een module voor procurement management.

Tip! Een andere manier om ervoor te zorgen dat er geen financieel tekort ontstaat bij het op voorhand bestellen van materialen of onderdelen, is het vragen van een voorschot aan de klant (aanbetaling). Dit soort facturatie moet echter wel te verwerken zijn in de boekhoudmodule.

Sommige modules voor voorraadbeheer bieden de mogelijkheid om automatisch een bestelling te plaatsen bij de toeleverancier op het moment dat dit nodig is. Wanneer een bedrijf echter diverse toeleveranciers heeft voor hetzelfde materiaal, is het lastiger om automatisch orders te plaatsen. In dit geval heeft een bedrijf er baat bij om eerst de verschillende prijzen en voorwaarden te vergelijken. Dit kan via een leveranciersportaal. Hier wordt alle informatie over toeleveranciers en hun producten of diensten verzameld. In de ERP Wijzer 2021 vinden oriënterende projectleiders een checklist om na te gaan of een leveranciersportaal meerwaarde biedt voor de organisatie, evenals de kosten van de module.

De machineplanning- en bezetting zo optimaal mogelijk inrichten

Dit onderdeel komt niet bij elke organisatie voor, aangezien sommige bedrijven voor de machinebouw nog volledig handmatig te werk gaan. Bij de productie van de meeste machines wordt er daarentegen gebruik gemaakt van bouwrobots of andere machines. Deze moeten in de eerste plaats ingesteld, onderhouden en gecontroleerd worden.

De machines moeten daarnaast ook efficiënt ingezet worden. Het heeft geen zin om 100 machines te hebben staan, als er maar 20 tegelijkertijd aan het werk gaan. Dit kost veel geld aan onderhoud, terwijl de machines het grootste gedeelte van hun levensloop niets bijdragen. De planning van productietaken is dus van essentieel belang. Via Shop Floor Control kunnen er productieorders aangemaakt worden voor taken die gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd, zoals het fabriceren van stoelen voor een landbouwwerktuig, en het op maat snijden van hun bekleding.

Ondanks dat veel machines, en vooral robots, bijna zelfstandig werken is er in de meeste gevallen toch nog menselijke supervisie nodig. Daarom is voor een bedrijf in de machinebouw ook een efficiënte personeelsplanning van uiterst belang. Vaak zal deze de vorm aannemen van roosterplanning voor ploegmedewerkers.

Kwaliteitsbewaking van ontwikkeling tot oplevering machines

Kwaliteit is van essentieel belang in elk bedrijf, maar in de machinebouw wordt er vaak nog extra aandacht aan besteed. Deze producten beïnvloeden namelijk weer de kwaliteit van andere producten of diensten. Een filtersysteem dat niet optimaal functioneert, kan bijvoorbeeld voor infecties zorgen in zwembaden. Machinebouwbedrijven moeten bij het opstellen van de eisen voor kwaliteitsbeheer in het ERP-systeem vooral letten op volgende drie elementen:

Op basis van specifieke klanteisen, feedback of onderzoek wordt er beslist om een nieuwe machine te ontwerpen, of een bestaande aan te passen. Vaak wordt voor de ontwikkeling (engineering) gewerkt met Computer Aided Design (CAD). Al vanaf de ontwikkelfase worden de machines regelmatig getest, om te verzekeren dat ze voldoen aan operationele en legale eisen, zoals de ISO 9001. Om alle technische informatie transparant en overzichtelijk te borgen, kan er gebruik gemaakt worden van een module voor Product Data Management (PDM).

Een belangrijke factor voor het correcte gebruik van machines is de handleiding. Voor veel machines is dit ook een wettelijk vastgelegde kwaliteitseis. Deze handleidingen moeten opgesteld worden volgens bepaalde vaste templates en stijlkenmerken, de verschillende versies moeten van elkaar te onderscheiden zijn, én ze moeten gerelateerd zijn aan de juiste machines. Over het algemeen wordt voor deze documentgerelateerde zaken een module voor documentbeheer (DMS) aan het ERP-pakket gekoppeld.

Tot slot moet ook de afgewerkte machine getest worden. Voordat deze naar de klant kan gaat, wordt deze onderworpen aan een aantal standaardtesten. Zo kan er beoordeeld worden of ze haar taak correct uitvoert, en aan de beloofde kwaliteitseisen voldoet. De parameters en testen worden meestal vastgelegd en gecontroleerd met behulp van een systeem voor Quality Management.

Hoe worden machines gedistribueerd?

Wanneer een productiebedrijf het hele productieproces onder controle heeft, en de kwaliteit kan garanderen, is het werk nog niet helemaal klaar. De machines moeten ook zo snel mogelijk geleverd worden. Ze nemen ruimte in het magazijn in, en zijn onderhevig aan slijtage terwijl ze op hun eigenaar wachten. Hun transport moet dus zo snel mogelijk na de productie volgen. Sommige bedrijven kiezen ervoor om het transport zelf te organiseren, en implementeren een ERP-systeem met transportmodule. Andere laten deze activiteit over aan een gespecialiseerde externe transporteur. De voor-en nadelen van beide strategieën vindt u in de ERP Wijzer.

ERP-functionaliteiten voor specifieke situaties in de machinebouw

De machinebouw is een erg diverse sector. Naargelang de exacte activiteiten van het bedrijf, zullen er dus nog extra specifieke wensen en eisen zijn voor een ERP-systeem. Een keukenrobot wordt anders gemaakt en moet aan andere voorwaarden voldoen dan bijvoorbeeld een landbouwwerktuig of industriële reinigingsrobot. Het behandelen van alle situaties is onbegonnen werk, maar de meest voorkomende activiteiten die extra functionaliteiten vereisen zijn:

Productie van unieke machines

Er is een groot verschil tussen bedrijven die steeds dezelfde machines fabriceren, en zij die volledig maatwerk uitvoeren. In het laatste geval komt er eigenlijk projectmatig werk bij kijken. Het is natuurlijk niet nodig om voor elke handeling het wiel opnieuw uit te vinden, maar elke productie is wel uniek. Hetzelfde geldt voor de planning en prijzen. Er zal in het ERP-systeem een duidelijk overzicht moeten komen van welke acties, materialen en kosten bij welk project horen. Er moeten bijvoorbeeld uren geschreven worden, zodat deze correct gefactureerd kunnen worden aan de opdrachtgever. In de ERP Wijzer vindt u een volledig overzicht van belangrijke aspecten van een ERP-systeem voor projectbeheer, alsmede een prijsindicatie.

Het plannen van projecten is vaak nog lastiger dan de ‘gewone’ productieplanning. Het is namelijk bijna onmogelijk om op voorhand te weten hoelang bepaalde taken zullen duren. Flexibiliteit is dus belangrijk. Een populaire tool bij bedrijven die projectmatig machines bouwen, is het Gantt-Chart. Dit is een visuele voorstelling van de productietaken gerelateerd aan een project. Wanneer een taak verandert (bijvoorbeeld omdat een bepaald exclusief materiaal lastiger te vinden is), wordt meteen aangegeven welke invloed dit heeft op de andere taken. In de meeste Gantt Charts kunnen meerdere projecten aangegeven worden, zodat ook de onderlinge relaties en gevolgen duidelijk worden.

gantt chart plan project

Assemblage van machines

Assemblagebedrijven maken als het ware de ‘puzzel’ van ingekochte onderdelen om tot een machine te komen die de exacte wensen en eisen van de klant invult. Assemblage biedt dus keuzes, maar wel binnen een vast assortiment. Het is geen volledig maatwerk. De afvoer van een industriële vaatwasser kan bijvoorbeeld wel aan verschillende kanten worden gemonteerd, maar de machine kan niet helemaal gebouwd worden naar de afmetingen van de keuken. Het gaat dus om configuraties. In veel gevallen moeten deze configuraties ook in de webshop, of via andere bestelkanalen (zoals e-mail) aan te geven zijn. Idealiter wordt deze exacte informatie meteen doorgezet naar een assemblage-order in het ERP-systeem.

Onderhoud en reparatie van machines

Bedrijven die naast machinebouw ook voor hun onderhoud en reparaties zorgen, zoeken continu naar de versoepeling van het onderhoudsbeheer. Een overgeslagen onderhoudsbeurt kan namelijk resulteren in een dure reparatie, en dus een ontevreden klant. Echter, het fabricage- en onderhoudsbedrijf heeft te veel machines in beheer om de onderhoudsschema’s manueel op te volgen. De klant, die bijvoorbeeld een bar heeft, is dan weer met zoveel andere zaken bezig, dat hij waarschijnlijk niet uit het hoofd weet wanneer de revisie van de koffiemachine moet gebeuren. Daarom wordt er vaak gebruik gemaakt van meldingen in het ERP-systeem. Hierbij krijgt het fabricage- en onderhoudsbedrijf een melding wanneer onderhoud vereist is, en kan dit meteen gepland worden met de klant en de buitendienst.

Belangrijk! In de Service Level Agreement (SLA) is vastgelegd op welk onderhoud en op welke reparaties de klant recht heeft, hun frequentie, maximale waarde, en tot wanneer dit contract loopt. Zorg ervoor dat dit ook in het ERP-systeem vastgelegd is, of eenvoudig op te zoeken is in de documentatie. Zo worden discussies over het al dan niet betalen van deze diensten voorkomen. In het geval van een dienst die buiten het contract valt, is het erg belangrijk dat goed gedocumenteerd wordt welke personeels- en materiaalkosten er gemaakt worden. In de ERP Wijzer vinden bedrijven een lijst met de verschillende elementen die gedocumenteerd moeten worden, en hoe dit vorm krijgt in het ERP-systeem.

De melding voor onderhoud kan gebeuren op verschillende manieren. De eerste manier is op basis van het onderhoudsschema. Wordt er in het ERP-systeem bijvoorbeeld vastgelegd dat de koffiemachine één keer per maand moet worden nagekeken, dan krijgt de verantwoordelijke bij het fabricage- en onderhoudsbedrijf elke maand op een vaste dag een melding. Deze kan vervolgens de beschikbaarheid van het team voor buitendienst raadplegen, en een afspraak inplannen met de klant. Het nadeel van deze methode is dat de onderhoudsschema’s vastgelegd zijn, en niet inspelen op de reële situatie. Als de performance van de machine op een bepaald moment niet voldoet, of er een defect wordt opgemerkt, zal de klant dit dus zelf moeten aangeven.

Wanneer een klant extra onderhoud of een reparatie aanvraagt, gebeurt dit in de meeste gevallen via een ticketsysteem. De klant geeft hierin aan wat het probleem is, en het ticket wordt meteen naar de juiste verantwoordelijke gestuurd. Tickets kunnen op chronologische volgorde in de wachtrij gezet worden, of op basis van prioriteit behandeld worden. Het voordeel van tickets is dat ze rechtstreeks aan de machine en de klant gerelateerd zijn. De verantwoordelijke ziet dus ook meteen alle details van de machine (bouwjaar, onderdelen etc.) en de hele historie (aankoopjaar, eerdere reparaties, laatste onderhoud etc.).

ticket onderhoud reparatie klacht erp

De tweede, meer geavanceerde manier, is het gebruik van IoT (Internet of Things). In dit geval is de machine, zoals de koffiemachine in bovenstaand voorbeeld, via het internet verbonden met het ERP-systeem van het fabricage-en onderhoudsbedrijf. De machine geeft via deze weg zelf aan wanneer er onderhoud nodig is, of wanneer een onderdeel een defect vertoont of slecht presteert. Het voordeel is dus dat er daadwerkelijk performance-data worden doorgegeven aan het fabricage-en onderhoudsbedrijf. Ook worden defecten sneller opgemerkt en doorgegeven dan wanneer het via de klant zelf moet gebeuren.

Tip! Het IoT-model is erg interessant, maar vergeet niet om ervoor te zorgen dat klanten ook nog steeds zelf storingen kunnen aangeven, bijvoorbeeld via een een webportaal of telefonisch. Er kan altijd een probleem opduiken dat toch niet gedetecteerd werd, of de machine kan een defect vertonen dat juist te maken heeft met de IoT-verbinding.

Wat zijn de kosten van een ERP-systeem voor de machinebouw?

De diversiteit van de sector van de machinebouw vertaalt zich ook in een grote diversiteit aan prijzen voor ERP-systemen. De meeste bedrijven in de machinebouw kiezen als basissysteem een ERP voor productie. Dit soort pakketten heeft een gemiddelde licentieprijs van tussen de 300 en 600 euro. In deze prijs zit standaard gezien meestal maar één gebruiker, maar vaak kunnen extra gebruikers wel veel voordeliger worden toegevoegd. (Soms al vanaf 20 euro.) In deze licentieprijs zit normaal gezien ook een (basis)pakket voor onderhoud en support.

Naast de licenties moet ook de implementatie van het systeem betaald worden, en eventuele extra’s zoals modules voor projectbeheer, buitendienst, transport, leveranciersportaal, eventueel extra training etc. Hoe groter het project, hoe meer functionaliteiten, en hoe hoger de kosten van het pakket. Veel van deze extra’s hebben ook weer invloed op de implementatiekosten, want ze moeten allemaal ingericht en gekoppeld worden. Over het algemeen kunnen we stellen dat de implementatiekosten voor een ERP-systeem voor de machinebouw tussen de 10.000 en 50.000 euro liggen. In de ERP Wijzer vinden oriënterende projectleiders rekenvoorbeelden van verschillende ERP-pakketten.

Ook belangrijk om te weten is dat leveranciers met ervaring in de machinebouw, meestal al verschillende specifieke modules hebben ontwikkeld voor deze sector. Een andere leverancier zal misschien maatwerk moeten uitvoeren. Al deze keuzes hebben invloed op de uiteindelijke prijs. Bedrijven die zich willen informeren over de ERP-mogelijkheden binnen hun budget, kunnen telefonisch contact opnemen met het kenniscentrum: +31 (0)203690457.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2019, 11 december). Hoe optimaliseren ERP-systemen voor machinebouw de maakindustrie? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/erp-machinebouw