Inhoudsopgave
Hoe werkt Power BI?
Power BI is een applicatie voor Business intelligence (BI) van Microsoft, waarmee bedrijfsdata geanalyseerd kunnen worden. Deze data komen uit een datawarehouse, een database, Common Data Service, Excel-tabellen of eender welk ander systeem dat gegevens van de organisaties verzamelt en beheert. In principe kunnen zelfs data van sociale media geanalyseerd worden (bijvoorbeeld de hoeveelheid reacties op een Instagram-post). Meestal zijn het data-analisten of specialisten in business intelligence die gebruik maken van Power BI. De applicatie kan echter ook op een minder gespecialiseerd niveau gebruikt worden, om de analyseresultaten grafisch duidelijk en aantrekkelijk weer te geven.
Tip! Veel bedrijven gebruiken Power BI om de data in een database te analyseren. Er moet hierbij ook aandacht geschonken worden aan de keuze van een passend databasesysteem. Om oriënterende projectleiders te helpen, staat in de ERP Wijzer een vergelijking van de meest gebruikte databasesystemen.
In Power BI heeft elke gebruiker een eigen werkruimte (My Workspace). Binnen deze werkruimte zijn er verschillende dashboards die weergegeven kunnen worden. Denk hierbij aan een dashboard voor de opbrengsten in een bepaalde maand, voor de productiecapaciteit, voor toe- en afname van (website)bezoekers of klanten, enzovoort. De hoeveelheid en de indeling van de dashboards is erg afhankelijk van het bedrijf en de rol van de gebruiker. Een analist van de productie-afdeling zal bijvoorbeeld weinig of geen financiële dashboards te zien krijgen.
Binnen de dashboards kunnen er ook nog tabbladen onderscheiden worden. Zo kunnen de totale opbrengsten voor een bepaalde maand in het eerste tabblad weergeven worden, waarna in de volgende tabbladen een opsplitsing komt per filiaal of regio. Hierdoor kunnen er op verschillende niveaus details van de analyses gegeven worden.
Vaak worden er in de tabbladen ook waarschuwingen (alerts) opgenomen. Hierbij wordt bijvoorbeeld aangegeven dat een analyse (nog) niet voor de volle honderd procent correct is, omdat er in de retail nog heel wat terugbetalingen worden verwacht na de kerstdagen (van mensen die de aankopen terugbrengen). Maar er kunnen ook waarschuwingen ingesteld worden voor grenswaarden, bijvoorbeeld bij een opbrengst ver onder of boven het normale gemiddelde. In dit geval wordt er meestal voor gekozen een echte melding te versturen naar de verantwoordelijke. Ten slotte bestaan er ook aparte tabbladen met ‘rapporten’ van fouten en incorrecte gegevens, waar ze vandaan komen, en hoe ze eventueel al rechtgezet zijn.
Tip! Power BI kan geïntegreerd worden in het ERP-systeem Dynamics 365. Deze software van Microsoft is opgebouwd uit losse modules, die een bedrijf naar eigen wens kan combineren. Daarbij geldt echter wel een aantal door Microsoft opgestelde regels. Een overzicht van de mogelijkheden staat in de Whitepaper Dynamics 365.
Analyses die bedrijven maken met Power BI
De rol van Power BI in een organisatie is niet altijd meteen duidelijk. Daarom hier enkele voorbeelden van bedrijven die de tool handig ingezet hebben:
Analyses bij de verkoopafdeling
Voorbeeld 1) een supermarktketen heeft een dashboard met een tabblad voor het totale aantal ingekochte en verkochte producten in de huidige maand. In een volgend tabblad wordt er aangegeven welke producten goed verkopen, en welke slecht, en in welke regio’s deze verkooptendensen zich afspelen. Zo kan er nagegaan worden waarom bepaalde producten niet verkopen, of juist erg gewild zijn. In een buurt met voornamelijk moslims ligt de verklaring voor de lage verkoop van varkensvlees bijvoorbeeld voor de hand. In dit geval weet de supermarkt dat het om een continue lage vraag gaat, en dat de inkoop van dit vlees dus structureel niet te groot moet zijn.
De supermarkt zorgt ervoor dat data vergeleken worden met de vorige maand, maar ook met dezelfde maand een jaar geleden. In januari is het bijvoorbeeld normaal dat er minder gevulde kalkoen, champagne en inpakpapier verkocht wordt dan in december. Als de analyse van januari alleen met de analyse van december zou vergeleken worden, zou dit een vertekend beeld geven.
Voorbeeld 2) in een farmaceutisch bedrijf met vertegenwoordigers heeft elke teamleider een dashboard met een tabblad voor de objectieven (KPI’s) van zijn of haar team. Dit dashboard laat zien hoeveel omzet er in een bepaalde maand gehaald moet worden, en in hoeverre het bedrijf daarin slaagt. In extra tabbladen kan deze teamleider de voortgang van elke individuele vertegenwoordiger volgen. Bovendien heeft elke vertegenwoordiger een persoonlijk dashboard, waarin het percentage van de eigen voortgang en dat van het team kan worden geraadpleegd.
Voor een interactieve versie van dit voorbeeld, klik hier.
Analyses bij de financiële afdeling
Voorbeeld) een internationale energieleverancier gebruikt één van de beschikbare tabbladen van het financiële dashboard voor het overzicht van maandelijkse kosten en opbrengsten. In extra tabbladen wordt een opsplitsing gemaakt per continent, land en provincies of regio’s binnen de verschillende landen. Het bedrijf gebruikt Power BI ook om de verschillende geografisch zones te vergelijken, en de gegevens te vergelijken met die van dezelfde maand van het jaar ervoor. Voor de uitkomsten van de vergelijkingen kan dan weer een verklaring worden gezocht.
Als een land bijvoorbeeld plots enorme subsidies geeft voor de installatie van zonnepanelen, is het logisch dat de verkoop van het energiebedrijf in dit land terugloopt (en het bedrijf dus minder inkomsten heeft). Hier kan de energieleverancier weinig aan doen, behalve dan andere oplossingen aanbieden. Maar als de verklaring is te vinden in imagoschade door een schandaal of in notoir slecht klantenbeheer, dan zijn er wel directe oplossingen te bedenken (zoals open communicatie over het schandaal, of verbetering van de klantenservice).
Analyses bij de productieafdeling
Voorbeeld 1) een broekenfabrikant gebruikt een dashboard dat de trends laat zien van de breedte van de broeken. In het eerste tabblad wordt aangegeven hoeveel broeken er per jaar en per seizoen van elke breedte verkocht worden. Hierbij wordt ook een vergelijking met hetzelfde seizoen van het vorige jaar gemaakt. In seizoenen onderling lijkt er niet veel verschil te zijn, maar het bedrijf kan uit de analyse aflezen dat het ‘skinny’ model de laatste jaren steeds minder populair is geworden. In de volgende tabbladen kan men ook een nadere analyse per geografische zone bekijken. Zo komt het bedrijf aan de weet in welke landen of regio’s de trend het snelste gaat, en kan het aanbod hier vervolgens op aangepast worden.
Voorbeeld 2) een autofabrikant heeft de dashboards van Power BI gekoppeld aan het MES-pakket. Zo wordt het BI-systeem gevoed met data van de productievloer. Daarmee kan de productieverantwoordelijke de efficiëntie en het rendement van de machines controleren. In het eerste tabblad heeft dit bedrijf een overzicht van de algemene efficiëntie en het rendement, met bijvoorbeeld de actuele bezettingsgraad van machines. In de volgende tabbladen worden de gedetailleerde productiegegevens van elke machine apart geanalyseerd.
Welke versies van Power BI bestaan er?
Afhankelijk van het soort gebruik, zal er een bepaalde versie van Power BI nodig zijn in het bedrijf. De grootste verschillen tussen de bestaande versies zijn: het aantal functionaliteiten, de opslagplaats van data (cloud of lokaal) en of er externen van het systeem gebruik kunnen maken of niet.
Power BI voor lokaal gebruik
Power BI Desktop is een gratis applicatie die gedownload kan worden voor gebruik op de eigen PC of laptop. Ze wordt dus on-premise geïnstalleerd. Met deze applicatie kan de gebruiker analyses maken en rapporten schrijven. Om de rapporten te delen, moet de ontvangende partij ook Power BI Desktop geïnstalleerd hebben, want het bestand is alleen leesbaar in deze applicatie. De ontvanger ziet ook alleen maar het eindrapport, niet het dashboard waarop dit rapport gebaseerd is.
Updates (voor beveiliging en verbeterde functionaliteit) moeten door gebruikers handmatig worden uitgevoerd. Dit zijn maandelijkse updates. Om efficiënt en veilig te blijven werken, mag dus geen enkele gebruiker vergeten de maandelijkse update uit te voeren.
Power BI voor gebruik in de cloud
Net zoals er een gratis Power-BI-versie is voor on-premise, bestaat die ook voor gebruik via de cloud. In deze versie kunnen gebruikers analyses maken van de data waartoe zij zelf toegang hebben binnen het bedrijf, en deze data visueel weergeven via hun werkruimte (My Workspace). De opslaglimiet voor My Workspace is 10GB. De analyses en rapportages die hiermee gemaakt worden, kunnen niet gedeeld worden met andere gebruikers. Ze kunnen ook niet geëxporteerd worden naar andere programma’s zoals Word of Excel.
Tip! Gebruikers van een gratis versie van Power BI kunnen de opslagcapaciteit van hun werkruimte uitbreiden als het bedrijf de Premium-versie heeft aangeschaft. Door de gratis licentie mee op te nemen in het Premium-pakket, kan namelijk een deel van de totale opslagcapaciteit van Premium benut worden door de gebruiker van de gratis licentie.
Power BI Pro
Vaak is het niet voldoende dat analyses binnen de eigen werkruimte blijven, en willen gebruikers hun data en analyses ook delen voor gebruik in de werkruimtes van collega’s. Hiervoor moet een bedrijf Power BI Pro aanschaffen. Hiermee kan een gebruiker zijn eigen analyses vrijelijk delen met andere gebruikers, en kan hij inzicht krijgen in de analyses van andere gebruikers. Uiteraard allemaal binnen de geldende rechten- en rollenstructuur.
De Pro-licentie kost € 8,40 per gebruiker per maand. Dit soort licenties heeft een opslagcapaciteit van 10GB per werkruimte. De updates kunnen zowel handmatig als automatisch worden uitgevoerd.
Power BI Premium
Het Premium-pakket wordt aangeboden in de cloud. De licentie voor de Premium-versie is geen individuele licentie. Ze wordt per bedrijf aangeschaft en heeft een limiet van 100 TB opslagcapaciteit. Het maakt hierbij niet uit hoe die opslagcapaciteit verdeeld wordt over de gebruikers. In principe kan één gebruiker 70 TB in beslag nemen, zolang de andere gebruikers niet meer dan 30 TB gebruiken. Dit systeem kost een organisatie 4.212,30 euro per jaar.
In een bedrijf dat Premium aanschaft, kunnen gebruikers die al Pro- of gratis licenties hebben, ook gebruik maken van deze 30 TB opslagruimte, bovenop de 10GB die in hun licentie inbegrepen is. Een ander voordeel is dat de Pro-gebruikers dashboards, analyses en rapporten kunnen delen met alle gebruikers, inclusief gebruikers van de gratis versie.
Let op! Power BI Premium vergt een serieuze investering. Het is dus aan te bevelen om grondig na te gaan wat de meest interessant optie is: Premium voor het hele bedrijf of aparte Pro-licenties per gebruiker. Als er bijvoorbeeld maar 8 licenties nodig zijn, dan is Pro de beste optie. Als er daarentegen meer dan 200 licenties gewenst zijn, dan is Premium het meest voordelige pakket.
In Premium worden verschillende rollen toegekend aan gebruikers. Afhankelijk van zijn rol heeft een gebruiker meer of minder rechten en mogelijkheden met de software. Deze rollen zijn:
- Applicatiebeheerder: dit is het hoogste niveau. Applicatiebeheerders zijn de ‘ontwerpers’ van de applicatie. Zij moeten dashboards, werkruimtes en rapportering vorm geven. Power BI biedt hiervoor verschillende standaardmogelijkheden, maar niet elk bedrijf heeft daaraan voldoende. Vandaar dat de applicatiebeheerders ook zelf de structuur of weergave van data kunnen bepalen. Daarnaast kunnen zij ook alle rollen toekennen, al blijft dit in de praktijk vaak beperkt tot de adminrollen.
- Admin: kan analyses en rapporten opstellen, aanpassen of verwijderen in de eigen werkruimte, en kan alles delen met andere gebruikers. De admin kan de werkruimtes ook updaten en kan de rollen voor de onderliggende niveaus toekennen.
- Member: kan analyses en rapporten opstellen, aanpassen of verwijderen in de eigen werkruimte, en kan alles delen met andere gebruikers. Members kunnen ook de rollen voor de onderliggende niveaus toekennen.
- Contributor: kan content creëren, aanpassen of verwijderen van de eigen werkruimte.
- Viewer: kan alleen de data in de eigen werkruimte zien.
Let op! Voor admins en members is het belangrijk te weten dat ze alleen rollen kunnen toewijzen aan gebruikers binnen hun eigen departement of team. Een admin van de verkoopafdeling kan bijvoorbeeld geen member-rol toekennen aan een gebruiker op de financiële afdeling. En een member ‘binnenlandse verkoop’ kan geen contributor- of viewer-rol toekennen aan een boekhouder.