Visma is een bekende naam in de wereld van bedrijfssoftware. Met Visma.net biedt deze leverancier ook een ERP-systeem. Maar voor welke organisaties is deze oplossing geschikt? Wat zijn de sterke en zwakke punten? En hoeveel kost het? ICT Portal zocht het uit.
Inhoudsopgave
- Introductie van Visma
- Wat is Visma.net voor ERP?
- Voor wie geschikt?
- Specialiteitsgebieden
- Modules Visma.net
- Screenshots user interface
- Systeeminformatie
- Concurrenten
- Wat zijn de kosten?
- Implementatie
- Is maatwerk mogelijk?
- Koppelingen
- Ontwikkeling en toekomst
- Wel of niet Visma.net overwegen?
- Conclusie
Korte introductie van Visma
Visma is in 1996 in Noorwegen opgericht. De organisatie is inmiddels uitgegroeid tot een grote groep van bedrijven. Visma heeft namelijk een strategie van ’buy and build’. Die houdt in dat de onderneming andere bedrijven overneemt en hun groei stimuleert door integratie in het eigen bedrijfsmodel. Deze aanpak wordt vaak gebruikt om snel het productportfolio uit te breiden, marktaandeel te vergroten, of toegang te krijgen tot nieuwe markten en technologieën.
In Nederland bestaat Visma Software B.V. uit verschillende businesslijnen, waaronder Visma.net, maar ook Visma eAccounting, AccountView, Brincr, etc. In totaal werken er ruim 130 personen bij Visma Software Nederland. Visma.net telt in Nederland 30 fte. De productontwikkeling van Visma.net wordt gedaan vanuit de internationale organisatie.
Vergelijk tijdens je ERP-oriëntatie niet alleen de softwarepakketten als zodanig, maar ook de leverancier of de implementatiepartner. Deze marktkennis moet onderdeel zijn van je selectietraject. Start de kosteloze ERP-selectie en krijg inzicht in partijen met goede ervaring en bewezen prestaties.
Wat is Visma.net voor ERP-systeem?
Visma.net is een ERP-systeem dat sterk gericht is op financiële bedrijfsprocessen. Het is een eigen product van Visma. De oplossing is sinds 2012 op de markt. Het is dus geen opgekocht product zoals bij Visma Raet, waarbij Visma het Raet-product gekocht heeft en daardoor een HRM- en salarisoplossing in het portfolio heeft.
Inmiddels heeft Visma-net ruim 300 klanten. Nederlandse bedrijven die deze software gebruiken zijn bijvoorbeeld Artis en Diergaarde Blijdorp (dierentuinen), 123-inkt, Loods 5 en Van der Tang Trading (groothandels), Aafje (zorg), Stadsschouwburg Utrecht (theater), Hogeschool Leiden (educatie) en Bouwend Nederland (stichting).
Voor welke bedrijven is Visma.net ERP geschikt?
Het ERP-systeem is geschikt voor bedrijven waar de financiële administratie een belangrijke rol speelt. Met zijn diepgaande financiële functionaliteiten en analysemogelijkheden kan het systeem complexe financiële processen en administraties aan. Voor ’simpele’ organisaties is Visma.net waarschijnlijk wat te zwaar en te complex.
Naast het financiële gedeelte, is het systeem ook geschikt voor bedrijven die projectmatig werken en kun je er een voorraad mee beheren.
Let op!Factureren voor projecten verschilt met ‘gewone’ facturatie. De meeste pakketten voor projectbeheer hebben een zeer uitgebreide facturatiemodule, omdat betalen in termijnen of gewijzigde offertes en facturen vaak voorkomen. In de ERP Wijzer lees je welke zes vragen je jezelf moet stellen over ERP-systemen met project- en financieel beheer.
Visma.net kan zowel nationaal als internationaal worden ingezet. De afzetmarkt van het systeem bestaat uit de Scandinavische landen en Nederland. Maar de oplossing is ook geschikt voor een bedrijf met een Nederlands hoofdkantoor met daarnaast internationale entiteiten in bijvoorbeeld België, Duitsland, Engeland, etc.
De sectoren waar je Visma.net tegenkomt zijn bijvoorbeeld het onderwijs, zorg, grootzakelijke markt, handel, voorraadhoudende groothandel, stichtingen en verenigingen.
In welke speciale situaties biedt Visma.net een uitkomst?
Voor organisaties die meer entiteiten hebben heeft Visma specifieke functionaliteiten ontwikkeld. Zo kun je direct in je financiële administratie met meer entiteiten werken, waarover je vervolgens kunt rapporteren en intercompany kunt uitvoeren. Door te werken in één administratie, hoeven boekingen slechts eenmalig te worden vastgelegd, wat tijd bespaart voor bedrijven.
Visma.net Financials is ingericht op basis van processen, waarbij elk onderdeel zoals debiteuren, crediteuren en activa is onderverdeeld in subprocessen zoals transacties, stamgegevens, verwerking, analyse en rapportage. Dit procesgestuurde werken faciliteert een strikte functiescheiding en maakt het mogelijk om diverse processen en stappen te automatiseren. De rol van financiële administratie evolueert van het muteren naar het controleren van transacties, waardoor controllers zich kunnen richten op het leveren van inzichten voor strategische en operationele besluitvorming. Steeds meer financiële transacties worden tegenwoordig automatisch verwerkt.
Als een bedrijf veel specifieke rapportagebehoeften heeft, dan biedt het systeem een groot aantal opties om rapportages zo specifiek mogelijk te maken. Visma.net gaat verder dan alleen de standaardrapportages. Je kunt bijvoorbeeld werken met aanvullende dimensies: naast je grootboek kun je extra dimensies instellen waarover je wilt rapporteren of waarvoor je je budgetten wilt vastleggen.
Ook is het vier-ogen-principe specifiek op de IBAN interessant om te vermelden. Om de kans op fraude te verkleinen, kan een IBAN-nummer alleen ingevoerd of gewijzigd worden nadat een tweede persoon hierop akkoord heeft gegeven. Zo voorkom je dat iemand ongezien het bankrekeningnummer wijzigt en snel betalingen kan doen. Vooral grote organisaties hechten veel waarde aan een strakke financiële controle.
In het verlengde daarvan heeft Visma.net een IBAN-naam controle, zodat je zeker weet dat het geld naar de juiste rekening wordt overgemaakt. Ook niet onbelangrijk…
Uit welke modules bestaat Visma.net?
Visma.net heeft een overzichtelijke opbouw. De financiële software is het hart van het product, dus dat moet altijd worden afgenomen. Vervolgens kun je twee modules aan- en uitzetten: de logistieke software en de projectadministratie.
Visma.net Financials
Deze financiële software is geschikt voor bedrijven met minimaal 50 medewerkers (fte), en die bijvoorbeeld ook audit-plichtig zijn. Dit soort bedrijven heeft meestal een jaaromzet van tien miljoen euro of meer. Met Visma.net automatiseer je complexe financiële processen, maak je rapportages, intercompany-boekingen, goedkeuringsprocessen van inkoopfacturen, jaarafsluiting, etc.
In de ERP Wijzer vind je een handig lijstje met de belangrijkste functionaliteiten voor financiële software.
Visma.net Logistics
De logistieke module past goed bij bedrijven met minimaal 20 medewerkers (fte), en die bijvoorbeeld te maken hebben met SBI-code 46 (alles wat met transport en vervoer te maken heeft). Dit type bedrijf heeft meestal een jaaromzet van minimaal vijf miljoen euro. De logistieke module ondersteunt inkoop, verkoop, voorraadinzicht en -beheer (multi-magazijn), dropshipping en webshopbestellingen.
Visma.net Project Accounting
Deze module is geschikt voor bedrijven die naast de financiële software ook projectadministratie nodig hebben. Het is geschikt voor financiële projectbeheersing, met componenten als kosten, opbrengsten, budgetten, etc. Het is geen projectmanagement met takenbeheer en -planning. Het gaat meer over de financiële projectbewaking, inzicht in onderhanden werk, urenregistratie, onkostendeclaratie, projectfacturering, etc.
De projectadministratie is bijvoorbeeld belangrijk voor een stichting. Een stichting moet duidelijk hebben wat voor subsidies ze binnenkrijgt, en waaraan deze worden uitgegeven.
Screenshots: visuele indruk van de gebruikersomgeving
Even wat diepere systeeminformatie
Visma.net is native-cloud en dat gaat gepaard met hoge beveiligingsnormen. Denk aan tweefactorauthenticatie (2FA), hosting vanuit Azure (locatie Amsterdam), IP-beveiliging en specifieke landen waar vandaan je kunt inloggen. Voor organisaties die hoge eisen aan de beveiliging stellen, kan Visma.net dus een interessante optie zijn.
Wees alert!Niet elk ERP-systeem op de markt is native cloud. Een native cloud ERP-systeem is ontworpen en ontwikkeld specifiek voor de cloud-omgeving, met van meet af aan gebruikmaking van de cloud-infrastructuur en -diensten. Een pakket als AFAS is bijvoorbeeld geen native-cloud. Dit kan gevolgen hebben voor de schaalbaarheid, flexibiliteit en integratie met andere cloud-diensten. Voor meer belangrijke details, neem even contact op met je projectmentor via je ICT Portal-dashboard.
Visma.net is een cloud-applicatie, dus de oplossing is vanaf elke browser toegankelijk. Het ERP-systeem is niet echt bedoeld om met een smartphone te gebruiken, maar met een tablet zou wel kunnen. Er zijn specifiek apps voor de mobiele telefoon voor een aantal toepassingen of taken, zoals het goedkeuren van inkoopfacturen of het indienen van declaraties.
Beschikbare systeemtalen zijn Nederlands, Engels, Noors, Zweeds, Fins en Deens.
Elke week wordt er een nieuwe release uitgerold (meestal dinsdag overdag). Gebruikers krijgen dan een melding dat er een nieuwe versie klaarstaat. Je kunt dan wel gewoon door blijven werken. Zodra je opnieuw inlogt, kom je in de nieuwe versie. Het zijn dus elke keer behapbare updates, waardoor het systeem altijd actueel is. Het is een multitenant-omgeving en iedereen werkt daarom op dezelfde versie.
Wat zijn de concurrenten van Visma.net?
Het vergelijken van financiële ERP-systemen kan op verschillende manieren. Dit kan puur op functionaliteit (wel of niet aanwezig) of door naar de diepgang te kijken (hoe uitgebreid een module is).
Als je puur naar het boekhouden kijkt, kun je bijvoorbeeld een kleine partij als e-boekhouden.nl al een concurrent van Visma.net noemen. Vergeleken met Exact Online is het ERP van Visma.net wat uitgebreider. Visma.net is vergelijkbaar met AFAS, Exact Globe+ , Unit4 ERPx, SAP Business One en Microsoft Business Central . Een oplossing als Oracle NetSuite zit er weer iets boven. Ook SAP S/4HANA is een omvangrijker ERP-pakket. Een partij als Odoo doet op financieel gebied wat onder voor Visma.net, maar voor de logistieke processen gaat Odoo juist wat verder vanwege de grote aanpasbaarheid.
Ontvang een gerichte shortlist van ERP-pakketten die goed bij jouw bedrijfsprocessen en criteria passen via de kosteloze softwareselectie .
Wat zijn de kosten van Visma.net?
Voor Visma.net betaal je eenmalige implementatiekosten, en een maandelijkse fee die bestaat uit een basisbedrag (ongeveer 500 euro, inclusief twee gebruikers) en een bedrag voor het aantal gebruikers.
De maandelijkse kosten bedragen voor kleine klanten in totaal ongeveer 500-750 euro per maand. De meeste (gemiddelde) klanten betalen in totaal ongeveer 1.000 euro per maand. De grote klanten van Visma.net hebben een maandelijkse kostenpost van ongeveer 2.000-4.000 euro.
De implementatiekosten hangen af van de projectgrootte. Denk voor kleine projecten aan 10.000-20.000 euro (10-15 dagen). Bij gemiddelde projecten moet je rekening houden met 25.000-90.000 euro (20 tot 60 dagen). Het dagtarief van een implementatieconsultant ligt namelijk tussen de 1.000 en 1.500 euro (afhankelijk van de implementatiepartner).
In de ERP Wijzer vind je een kostenoverzicht van diverse ERP-systemen, zoals SAP, AFAS, Exact, Microsoft Dynamics, NetSuite, etc.
Hoe lang duurt de implementatie?
Een klein project kan binnen 10-15 dagen geïmplementeerd worden. Een gemiddelde Visma.net-implementatie duurt 20-60 dagen, afhankelijk van de wensen en behoeften.
Visma.net is 100% cloud (SaaS ), dus voor bedrijven die een ERP-oplossing per se op hun eigen servers willen implementeren, is Visma.net geen geschikte optie.
De partners van Visma Software zijn verantwoordelijk voor advies, implementatie en support. Op dit moment zijn er zes Visma.net-partners in Nederland. Deze partners hebben bovendien hun eigen specialisme, zoals implementaties bij transportbedrijven, uitvaartondernemingen, theaters en schouwburgen. Bij grote projecten of projecten in nichemarkten als zorg en onderwijs verzorgt Visma Sofware zelf het advies, implementatie en support.
StatistiekenUit onderzoek van ICT Portal blijkt dat bijna één op de drie ERP-implementaties langer duurt dan verwacht. Ontdek in het digiboek ERP-statistieken wat de oorzaken zijn van deze vertraging.
Is maatwerk mogelijk?
Nee, specifiek maatwerk op klantniveau is niet mogelijk. Het systeem biedt de flexibiliteit om functionaliteiten uit te breiden met software van derden via de API . Ook bestaan er zogenaamde ’extensions’. Dat zijn add-ons op Visma.net. Denk bijvoorbeeld aan de KvK-service: hiermee kun je eenvoudig bedrijven in het systeem toevoegen (bijvoorbeeld een nieuwe debiteur) met data uit de Kamer van Koophandel-database. Deze systeemuitbreidingen zijn dus niet klantspecifiek, maar het zijn lokale uitbreidingen op generiek niveau voor de Nederlandse klanten.
Koppelingen tussen Visma.net en andere systemen
Het systeem heeft ongeveer 120 standaard koppelingen, bijvoorbeeld met Salesforce, Teamleader, Amazon, Bol.com, Magento , Woocommerce, Power BI , OutSmart, Scansys, SuperOffice, Nmbrs, bankkoppelingen, etc.
Toekomstplannen van Visma
Nog dit jaar (2024) zal Visma.net stappen gaan maken om AI-toepassingen te integreren in het systeem. De bedoeling is dat je kunt praten met data, en taken kunt laten uitvoeren door iets te zeggen. Ook komen er ontwikkelingen op het gebied van slimme voorspellingen in de logistieke module. Op basis van eerdere patronen en producthistorie maken deze het bijvoorbeeld gemakkelijker om te bepalen hoeveel producten je moet bestellen.
Een ander aspect is anomaliedetectie in het grootboek. Dit houdt in dat zeldzame of afwijkende boekingen geïdentificeerd en beoordeeld worden op hun afwijking van de gebruikelijke boekingspatronen.
Wel of niet kiezen voor Visma.net?
Tijdens een ERP-oriëntatie moet je de positieve en negatieve aspecten van een oplossing afwegen. We zetten hieronder enkele belangrijke aandachtspunten met betrekking tot Visma.net onder elkaar:
Voordelen
- Sterk in complexe financiële processen.
- Geschikt voor nationaal en internationaal opererende bedrijven (met een hoofdkantoor in Nederland). Het systeem ondersteunt meer valuta en entiteiten (met intercompany).
- Uitgebreide analysemogelijkheden
Nadelen
- Visma.net is niet geschikt als ERP-systeem voor maakbedrijven die hun operationele productieprocessen erin willen beheren. Visma.net bevat namelijk geen productiemodule. Maar het systeem is wel geschikt voor de financiële processen van een maakbedrijf, waarbij het systeem integreert met andere operationele systemen of maatwerk.
- Visma.net is geen warehouse management systemen (WMS) of transport management systemen (TMS). Wel biedt het pakket modules voor logistiek en handel. Je moet Visma.net zien als een financieel ERP met projectadministratie en logistieke functionaliteiten. Visma.net kan wel gekoppeld worden met gespecialiseerde systemen.
- Hoewel bij veel ERP-projecten (63%) maatwerk komt kijken , is er bij Visma.net geen klantspecifiek maatwerk mogelijk. De opvatting van Visma is dat het product flexibel genoeg moet zijn voor verschillende klanten, waarbij elke klant zijn eigen instellingen en configuraties heeft. Het systeem is niet geschikt voor bedrijven die specifieke wensen buiten de standaard hebben.
Conclusie
Visma.net is een interessante optie voor bedrijven die een gedegen ERP-oplossing met financiële focus zoeken. Het heeft een betrouwbare leverancier achter zich, die als groep blijft groeien. Bovendien beschikt de Visma-groep over een breed portfolio van aanvullende bedrijfsapplicaties, zoals het personeelsbeheersysteem en salarisadministratie van Visma Raet, waarmee organisaties hun bedrijfsprocessen verder kunnen automatiseren. Binnen Visma Connect werken verschillende Visma-aanbieders samen aan een integrale oplossing, waarbij elke aanbieder zich richt op zijn eigen specialisme. Dit resulteert in hoogwaardige en diepgaande functionaliteit binnen een geïntegreerd systeem. Visma.net koppelt via API’s met bestaande applicaties.
Wil je tijdens je ERP-oriëntatie weten of Visma.net goed zou kunnen passen bij jouw bedrijfsprocessen en specifieke criteria, neem dan contact op met ICT Portal. Wij helpen je op weg met een onpartijdige en kosteloze softwareselectie .