WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

ERP-modules: uit welke mogelijkheden kan een bedrijf allemaal kiezen?

ERP-software kan bijna alle bedrijfsprocessen automatiseren, van de boekhouding tot het klantenbeheer, de buitendienst en personeelszaken. Het zijn dus vaak grote en zware pakketten. Steeds vaker worden deze pakketten echter opgedeeld in modules, waarbij een bedrijf de modules kan kiezen die het nodig heeft, en andere achterwege kan laten. Zo wordt er gezorgd voor een meer behapbaar pakket, dat toch voldoende integratie biedt tussen de bedrijfsafdelingen.

Inhoudsopgave

  1. Belangrijkste ERP-modules
  2. Pakketten van verschillende modules
  3. Modules per soort
  4. Praktijkvoorbeelden
    1. Vleesverwerkend bedrijf
    2. Verpakkingsbedrijf
    3. Combinatie met best of breed

Welke zijn de meest gebruikte ERP-modules?

Elke ERP-module bestaat uit verschillende functionaliteiten. Samen zorgen deze functionaliteiten ervoor dat bedrijfsactiviteiten geautomatiseerd worden. De meest gebruikte modules zijn die voor:

enterprise resource planning erp modules

Voor veel bedrijven is de financiële administratie het eerste dat geautomatiseerd wordt. De module voor financieel beheer is hierdoor de basis van bijna elk ERP-systeem. Een financiële module heeft onder andere functionaliteiten voor: boekhouding, facturering, purchase to pay en financiële rapportages

Deze module helpt bedrijven een goed overzicht te houden over de voorraad, of het nou om grondstoffen of afgewerkte producten gaat. Via het voorraadbeheer kan er worden nagegaan of er voldoende materialen of producten beschikbaar zijn voor productie danwel verkoop. Vaak biedt deze module ook de mogelijkheid om meldingen in te stellen, die bijvoorbeeld aangeven dat de voorraad de minimum of maximum grenswaarde heeft bereikt. Ook voor vervaldata kunnen deze meldingen een handige functionaliteit zijn.

Met de module voor warehouse management houden bedrijven een goed overzicht over waar de voorraad zich bevindt, en welke weg producten afleggen binnen het magazijn. Dit is vooral interessant bij bedrijven met meer magazijnen, of waar producten na aankomst in het magazijn nog bewerkt worden voordat ze verhandeld worden (en dus van plek veranderen). Verse vis wordt bij binnenkomst bijvoorbeeld in een koelcel gelegd. De koelcel dient vaak ook als productieruimte voor de verwerking tot bijvoorbeeld vissticks. Daarna worden de producten verplaatst naar een vriescel, waar ze verpakt en bewaard worden totdat ze worden verkocht. Andere functionaliteiten voor magazijnbeheer zijn orderpicking (inclusief voice picking) en barcodescanning.

Een module voor klantrelatiebeheer centraliseert alle klantdata, en biedt functionaliteiten speciaal voor marketing, sales en klantenservice.

Belangrijk: als bij een bedrijf daadwerkelijk alles om de klant draait, dan is een CRM-module niet voldoende. Zo’n bedrijf zal zoeken naar een volledig losstaand CRM-systeem. Er is echter veel verschil tussen dit soort systemen. Elk pakket biedt weer net iets andere functionaliteiten aan. Om na te gaan welke functionaliteiten belangrijk zijn voor uw bedrijf, kan het CRM Functionaliteitenoverzicht worden gebruikt.

Deze module helpt bedrijven hun productieprocessen beter onder controle te krijgen. De module heeft functionaliteiten als productieplanning, orderbeheer, capacity requirements planning, rough cut capacity planning en Manufacturing Execution.

Er zijn twee soorten modules voor supply chain management. De eerste is een module voor het beheer van (productie)materialen. Hieronder vallen onder andere de inkoop en ontvangst in het magazijn. De tweede soort is een module die het hele traject van het te verhandelen product monitort: van de aankoop van ruwe materialen tot de aankomst van het eindproduct bij de klant. Hierbij is ook een rol weggelegd voor de functionaliteit voor material requirements planning.

Een module voor human resource management helpt bedrijven met verschillende aspecten van personeelsbeheer. De module biedt onder andere functionaliteiten als employee self service, managersportaal, HR-rapportages en salarisadministratie.

Wist je dat? Software voor personeelsbeheer wordt meestal als losstaand systeem aangekocht. Dit komt omdat bedrijven vaak heel erg gespecialiseerde pakketten nodig hebben. Bovendien verschilt het per bedrijf nogal in hoeverre de HR-administratie intern wordt opgevangen of wordt uitbesteed. Om zich oriënterende projectleiders op weg te helpen bij het opstellen van de wensen en eisen voor een HRM-pakket heeft EKCIT het HRM Functionaliteitenoverzicht opgesteld.

Deze module is speciaal bedacht voor bedrijven die op projectbasis werken. Dit zijn vaak marketingbureaus of constructiebedrijven. In deze module zijn vaak functionaliteiten inbegrepen voor onder andere budgetbeheer, materiaalbeheer per project en urenschrijven.

Voor analyses en rapportages wordt meestal beroep gedaan op een module voor business intelligence (BI). Met deze module kunnen de bedrijfsdata tot in detail worden bestudeerd en kunnen rapportages worden opgesteld. Met de meeste BI-modules kunnen ook dashboards worden gemaakt. Deze rapportages en dashboards bieden een overzicht van hoe het bedrijf ervoor staat, welke producten het beste verkopen of andere KPI’s die men in kaart wil brengen. Op basis van deze informatie kunnen strategische beslissingen worden genomen.

Interessant: afhankelijk van de situatie zal een bedrijf liever rapportages of dashboards gebruiken. In de ERP Wijzer staat een overzicht van de voor- en nadelen van beide methodes.

Een verkoopmodule helpt bedrijven om de klantorders te beheren, om de verkoopteams aan te sturen en om verkoopstrategieën aan te scherpen. Hiervoor maakt de module gebruik van informatie uit andere modules, zoals die voor CRM of e-commerce.

Een inkoopmodule zorgt ervoor dat de financiële afdeling een beter zicht heeft op de ingekochte materialen, en dat de inkoop slim wordt aangepakt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het objectief vergelijken van prijs-kwaliteit-verhoudingen. Inkoopmodules bieden daarom vaak functionaliteiten als supplier relationship management en purchase-to-pay.

Met de module voor documentbeheer worden documentstromen digitaal beheerd binnen een bedrijf. Denk hierbij aan zaken als centrale opslag en versiebeheer, maar bijvoorbeeld ook aan real-time samenwerking en digitaal archiveren.

Let op: veel bedrijven hebben zulke ingewikkelde documentstromen dat ze niet voldoende hebben aan een DMS-module in het ERP-systeem. Zij zoeken naar een gespecialiseerd pakket voor documentbeheer. Een handig hulpmiddel om de wensen en eisen voor een dergelijk systeem helder voor ogen te krijgen, is het DMS Functionaliteitenoverzicht.

Een module voor kwaliteitsbeheer helpt bedrijven om ervoor te zorgen dat het werk steeds op dezelfde manier en kwalitatief goed wordt uitgevoerd. Het doel is om via het naleven van standaarden (bijvoorbeeld ISO-normen) en protocollen steeds zo hoogwaardig mogelijke producten of diensten te leveren.

Let op! In bepaalde sectoren is kwaliteitsbeheer van zo’n groot belang, dat een ERP-module niet voldoende is. Deze bedrijven denken op een diepgaand niveau na over kwaliteitsbeheer, en zoeken daar dan ook een passend systeem bij. Projectleiders die zich oriënteren op zo’n gespecialiseerd systeem voor quality management, vinden handvatten voor het opstellen van een wensen- en eisenlijst in het QMS Functionaliteitenoverzicht.

Deze module wordt steeds belangrijker, want we kopen met zijn allen steeds meer online. Met een module voor e-commerce binnen het ERP worden online aankopen gestroomlijnd met het voorraadbeheer en met aankopen via andere kanalen.

Deze module is ook bekend onder de Engelse naam Transport Management System (TMS). Een TMS wordt gebruikt door bedrijven die hun eigen transport verzorgen. De meest voorkomende functionaliteiten in deze module zijn: rittenplanning, routeplanning, navigatie, ritoptimalisatie en wagenparkbeheer.

Een buitendienstmodule, ook wel field services genoemd, is belangrijk voor bedrijven die hun diensten op locaties elders uitvoeren. Denk daarbij aan een installateur of een reparateur. Met behulp van deze module kunnen zij onder andere werkorders aanmaken en opvolgen, onderhoud en reparaties plannen, de (herstel)geschiedenis van een product raadplegen, de voorraad controleren en afspraken inplannen. Dit allemaal vanaf een mobiel apparaat, wat uiteraard noodzakelijk is als werknemers op locaties elders werken.

Let op! ERP-modules bevatten de basisfunctionaliteiten voor elk van bovenstaande activiteiten. Vaak voldoen ze echter niet aan alle specifieke wensen en eisen van het bedrijf. Als een bedrijf gespecialiseerde software nodig heeft, dan zijn best-of-breed-oplossingen, die gekoppeld kunnen worden aan het ERP-systeem, beter geschikt.

Een ‘formule’ of afzonderlijke modules kiezen?

Vaak wordt er bij modulaire software gedacht aan een soort buffet waarbij elke module apart gekozen moet worden. Soms is dit ook zo, maar vaak hebben bedrijven ook de mogelijkheid een ‘bundeltje’ van verschillende modules samen aan te schaffen. Dit wordt meestal een formule genoemd. Formule A bundelt bijvoorbeeld de financiële module met productie en buitendienst, terwijl formule B een combinatie is van financiën met CRM en e-commerce. Het voordeel van deze formules is dat ze meestal goedkoper zijn dan wanneer de modules apart zouden worden aangeschaft.

modules pakketten software voorbeelden

Een van de bekendste softwarefabrikanten die ERP-modules in formules aanbiedt is Microsoft. Dynamics 365 Business Central bestaat bijvoorbeeld uit twee formules: Essentials en Premium. De formule Essentials omvat modules voor financieel beheer, verkoop en marketing, verkoop en levering, inkopen en schulden, voorraad, leveringsplanning en beschikbaarheid, projectbeheer en magazijnbeheer. Deze formule kost € 59 per maand voor één full user. De formule Premium bestaat uit al de voorgenoemde modules, plus servicebeheer en productie. Deze formule kost € 84,30 per full user per maand.

Belangrijk: hierboven hebben we het over prijzen per licentie. Echter, dit zijn niet de enige kosten die bij een software-implementatie komen kijken. Deze kosten worden vaak aan het begin van een traject niet vermeld door leveranciers. In de ERP Wijzer staat een overzicht van zulke mogelijke verborgen kosten.

Welke soorten modules bestaan er allemaal?

Naast verschillen per bedrijfsactiviteit zijn er nog meer factoren die ERP-modules onderscheiden. We kunnen ze opdelen in deze drie soorten:

  1. Basismodules: dit zijn modules die onmisbaar zijn voor zo goed als alle bedrijven, ongeacht de sector of bedrijfsactiviteit. Denk hierbij aan de financiële module.
  2. Optionele modules: dit zijn algemene modules, maar met functionaliteiten die niet elk bedrijf nodig heeft. Een bedrijf dat voorraadhoudend is zal bijvoorbeeld groot belang hechten aan een uitgebreide voorraadmodule, terwijl een bedrijf dat produceert op basis van klantbestellingen deze module waarschijnlijk niet aanschaft. In dit laatste geval wordt de voorraad immers pas ingekocht bij het binnenkomen van een bestelling.
  3. Verticale modules: dit soort modules is specifiek ontworpen voor een bepaalde sector. Een productiemodule is bijvoorbeeld nuttig in een machinebouwbedrijf, maar niet voor een financiële dienstverlener. Een ander voorbeeld van een verticale module is die voor Laboratory Information Management.

Bedrijven die een modulair ERP-systeem gebruiken

Tegenwoordig implementeren de meeste bedrijven een modulair ERP-pakket. Dit soort pakketten geeft hen namelijk de mogelijkheid op of af te schalen. Er kan dus klein begonnen worden, en het bedrijf kan extra modules aanschaffen naarmate het groeit.

Een andere reden om voor een modulair pakket te kiezen is dat het een gefaseerde implementatie vergemakkelijkt. Vaak is het organisatorisch namelijk handig om eerst de meest essentiële modules te implementeren, en die nadien pas aan te vullen met minder prioritaire modules. Of het kan zo zijn dat een organisatie eerst een aantal modules op een specifieke afdeling wil implementeren, voordat het pakket bedrijfsbreed wordt uitgerold.

Gebruik van een modulaire ERP-software in een vleesverwerkend bedrijf

Een vleesverwerkend bedrijf zal minimaal kiezen voor modules voor financieel beheer, productie, voorraadbeheer, CRM, documentbeheer en business intelligence. Zo heeft de organisatie steeds voldoende basisproducten en ingrediënten om aan de vraag van klanten tegemoet te komen. Door de financiële module kan de administratie bovendien in eigen beheer gedaan worden, zonder dat er een externe boekhouder bij komt kijken. Met business intelligence voorspelt dit bedrijf dan weer de vraag naar zijn producten.

productiepakket erp verwachte verkoop

Gebruik van een modulaire ERP-software in een verpakkingsbedrijf

Een verpakkingsbedrijf zal minimaal kiezen voor de modules financieel beheer, orderbeheer, supplier relationship management en material requirements planning (MRP). Zo worden alle basisprocessen afgedekt: van de selectie van grondstoffenleveranciers tot de levering aan klanten.

Combinatie van gespecialiseerde software met modulaire ERP-systemen

Veel bedrijven gebruiken ERP-modules ook als aanvulling op een gespecialiseerde software. Het verpakkingsbedrijf zou bijvoorbeeld kunnen kiezen voor een best-of-breed manufacturing execution system (MES), aangevuld met bovengenoemde ERP-modules. Zo zorgt de organisatie ervoor dat het systeem zo geïntegreerd mogelijk werkt, zonder dat zij genoegen moet nemen met een beperkte MES-module.

Let op! Hoe groter het bedrijf, hoe meer modules en integraties met andere systemen er nodig zullen zijn. Dit betekent ook dat de kosten voor de ERP-implementatie oplopen. In de ERP Wijzer staat een rekenvoorbeeld en een overzicht van de verschillende prijsklassen waarin uw project zou kunnen vallen.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 16 mei). ERP-modules: uit welke mogelijkheden kan een bedrijf allemaal kiezen? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/erp-modules

Wat vind jij?

guest
0 Reacties
Inline Feedbacks
Bekijk alle reacties
0
Voeg je jouw reactie toe aan dit artikel?x