Best of Breed (BOB)

Definitie van best of breed

De term best of breed wordt gebruikt voor softwareOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken. die is ontwikkeld voor de optimalisatie van een specifieke bedrijfsactiviteit. Het gaat om applicaties die gespecialiseerd zijn in een niche, bijvoorbeeld tijdregistratie of traceerbaarheidTraceerbaarheid, ook wel traceability genoemd, is de mogelijkheid om een element te volgen vanaf zijn ontstaan tot bij de aankomst op de eindbestemming. Zowel op het niveau van praktische bedrijfsactiviteiten, als voor producten en documentbeheer is het een belangrijke functionaliteit. Vandaar dat traceerbaarheidssystemen vaak voorkomen in pakketten voor Enterprise Resource Management (ERP) en in Document Management Systemen (DMS). van ingrediënten of materialen. De term best of feature wordt ook gebruikt voor dit soort software.

Het tegenovergestelde van best of breed zijn de monolithische systemen, ook wel all in one genoemd. Dit zijn overkoepelende pakketten die kunnen worden ingezet om alle (of op z’n minst een groot aantal van de) bedrijfsprocessen in goede banen te leiden. Voor elk van de processen wordt dan een ander deel van het systeem gebruikt, maar de data en overlappende activiteiten bevinden zich wel in één systeem.

De lijn tussen monolithisch en best of breed is niet altijd helemaal duidelijk. Heel vaak wordt er met een monolithisch systeem een ERP-systeemEen ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten. bedoeld, omdat dit soort pakketten gezien wordt als dé overkoepelende software bij uitstek. Volgens die logica zijn DMS-pakkettenVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies? en HRM-oplossingenHRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen. dan eigenlijk altijd best of breed. Echter, in bijvoorbeeld de wereld van HRM zou je ook kunnen stellen dat een overkoepelend pakket voor HRM monolithisch is, en oplossingen voor tijdregistratie of workforce planning best of breed zijn.

Waarom kiezen bedrijven voor best of breed?

Best of breed wordt in de eerste plaats vaak gekozen vanwege de specialisatie. Deze tools bieden bijvoorbeeld een erg specifieke manier aan om flexibele roosters op te maken. Een bedrijf weet daarmee zeker dat de beste soort oplossing wordt geïmplementeerd voor het specifieke proces. Vaak zijn de oplossingen ook ontwikkeld door mensen die jarenlang zelf in de desbetreffende sector hebben gewerkt.

Een tweede reden is de snelle Return On Investment (ROI)De Return On Investment (ROI) meet de verhouding tussen de kosten en de baten van een investering in software. Door middel van een ROI-berekening kan een bedrijf nagaan hoeveel tijd er nodig is om de gemaakte kosten terug te verdienen. van een best-of-breed-oplossing. De combinatie van lagere kosten en snelle ingebruikname zorgen ervoor dat de investering snel terugverdiend wordt. Concreet wordt de snelle ROI veroorzaakt door:

• geen of minder maatwerk of aanpassingen nodig (de oplossing is al ontwikkeld voor een specifieke bedrijfsactiviteit en -situatie)
• klein pakket: geen betaling voor functionaliteiten die niet gebruikt worden
• minder training nodig
• de implementatie neemt minder tijd in beslag

Belangrijk: bij de implementatie van een best-of-breed-software is het belangrijk dat de opties en ROI op voorhand goed bestudeerd worden. In de ERP WijzeDe ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een ERP-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.r staan tips en tricks om het systeem te kiezen dat de beste kosten-baten-verhouding heeft.

Ten slotte is er bij de implementatie van een best-of-breed-oplossing een kleinere afstand tussen de beslissers en de gebruikers van de software-oplossing. Teamleiders of departementshoofden kunnen, in overleg met de werknemers, zelf beslissen welke software het beste is voor hun pijnpunt of departement. Zo verzekeren bedrijven zich ervan dat de oplossing ook echt bij de daadwerkelijke behoefte past, en wordt de input van de gebruikers ingezet om te zorgen voor gebruiksvriendelijke software. Dit alles vergemakkelijkt de gebruikersadoptieDe implementatie van een DMS in een bedrijf kan een ingewikkelder proces zijn dan het in eerste instantie lijkt. De installatie van de software zelf is niet veel ingewikkelder dan dat van andere bedrijfsoplossingen. De zogenaamde user adoption, of de adoptie door gebruikers, vormt meestal de grootste uitdaging. Welke problemen kunnen zich voordoen en hoe kun je je er als bedrijf tegen wapenen? Hoe creëer je draagvlak onder medewerkers voor het nieuwe DMS?.

Let op! Denk bij de implementatie van best-of-breed-software ook aan de gebruiksvriendelijkheid. Bij de toegang tot elke nieuwe applicatie zal er namelijk opnieuw moeten worden ingelogd. Houd er rekening mee dat een ander wachtwoord voor elke applicatie misschien een drempel kan zijn voor de gebruikers.

De integratiemogelijkheden van best-of-breed-software

Wanneer er gekozen wordt voor best of breed, houdt dit bijna altijd in dat er integraties moeten komen. De verschillende gespecialiseerde software-oplossingen zijn namelijk losse componenten, en moeten met elkaar communiceren. Zo moet de productiesoftware gekoppeld worden aan de roosterplanningHet beheer van toerbeurten is in nogal wat bedrijven een lastige klus. Hoe kan een shiftplanning door middel van software geoptimaliseerd worden? Wat kost deze automatisering van de roosterplanning en ploegen een bedrijf?, die op zijn beurt weer salarisgegevens doorgeeft aan de loonadministratieWanneer een organisatie zich oriënteert op een (nieuw) systeem voor loonadministratie, is het essentieel om eerst de salarisworkflow goed te begrijpen. Elk bedrijf voert een variatie uit op het standaardproces voor salarisadministratie. Deze standaard bestaat uit de verzameling van loongegevens voor een bepaalde periode (input), de loonberekening op basis van deze gegevens (verwerking), en de uitvoering van de betaling en creatie van loonstroken (output). en boekhoudingDe financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen..

De integratie van best-of-breed-softwarepakketten gebeurt meestal via API’sEen Application Programming Interface (API) maakt de interface tussen systemen mogelijk. De tool zorgt ervoor dat verzoeken van de ene applicatie efficiënt worden gecommuniceerd naar de andere applicatie. De verzoekende applicatie krijgt vervolgens toegang tot informatie of functionaliteit van de andere applicatie.. Dit is een eenvoudige manier van koppelen, maar de overdracht van data verloopt niet altijd vlekkeloos. Om zich te verzekeren van de conformiteit van data en de compatibiliteit van functionaliteiten, kiest een bedrijf toch beter voor all-in-one-software.

Er is echter ook een tegenargument: er bestaan maar weinig monolithische oplossingen die echt álle wensen en eisen binnen een bedrijf afdekken. De meeste ondernemingen hebben dus toch nog een best-of-breed-pakket naast hun all-in-one-software. En de integratie tussen het overkoepelende pakket en de best of breed is geen eenvoudige taak. Monolithische pakketten zijn niet gemaakt op integratie met software buiten hun eigen ‘ecosysteem’ (m.a.w. oplossingen in het eigen portfolio). Zo zorgen ze soms voor een soort vendor lock-inVendor lock-in, ook wel proprietary lock-in of customer lock-in genoemd, is het fenomeen waarbij leveranciers klanten afhankelijk maken. Meestal doen ze dit door het technisch of financieel moeilijk te maken om over te schakelen op andere software, of om te integreren met externe applicaties.. Dit probleem komt een organisatie niet snel tegen met best-of-breed-oplossingen.

Let op dat het overzicht bewaard blijft

Het grootste ‘gevaar’ van best of breed is dat het overzicht over de verschillende systemen verloren gaat. Dit kan invloed hebben op de dagelijkse werkzaamheden, of zelfs op de algemene bedrijfsvoering. De meest voorkomende problemen zijn:

• weinig intern verbonden systemen (cross connectivity), met gevolg dat de integratie van de verschillende systemen moeilijk worden, en data niet eenvoudig gedeeld kan worden
• veel verschillende leveranciers en daardoor nog weinig overzicht over support, en onderhoud van de verschillende systemen
• duplicatie van data en onduidelijkheid over wat de juiste gegevens zijn
• managementinformatie verspreid over verschillende applicaties

Tips voor het overschakelen op best of breed

Een bedrijf dat wil overschakelen op best of breed, moet met een aantal zaken rekening houden. Afhankelijk van het huidige software-landschap zal de impact groter of kleiner zijn, maar onderstaande tips zijn interessant voor elk bedrijf dat de overstap wil maken:

• Maak een roadmap: maak een duidelijk overzicht van de geplande duur van de implementatie(s) en monitor deze planning. Zeker wanneer er veel oplossingen geïmplementeerd worden, helpt dit om het overzicht te houden en ervoor te zorgen dat de implementaties niet onnodig lang duren (en dus niet meer geld kosten dan gepland).
• Stel een change management strategie op: het is belangrijk dat alle gebruikers op de hoogte zijn van wat de veranderingen voor hen zullen betekenen, en hoe ze hun manier van werken moeten aanpassen. Stel dus een overgangsplan op, eventueel met training en een periode waarbij werknemers in geval van nood nog op de oude systemen kunnen terugvallen.
• Bedenk een noodplan: net als bij elke grote overgang moet er ook een vangnet zijn voor mocht er iets misgaan. Bedenk dus zeker hoe er gewerkt zal worden als de oplossingen niet op tijd geïmplementeerd worden, of als er andere problemen opduiken. Mogelijke voorzorgsmaatregelen zijn onder andere: de mogelijkheid om parallel te werken met de oude en nieuwe systemen, en een back-upBack-ups zijn kopieën van data. Deze kopieën worden bewaard op een andere plaats dan de originele data, zoals op externe servers, een externe harde schijf, in een datacenter via een cloudservice etc. Zo kunnen de data steeds worden teruggehaald, mochten ze op hun originele locatie verloren gaan of gestolen worden. Het maken van back-ups is een van de belangrijkste elementen van IT-security. De meeste bedrijven maken ze sowieso, maar back-ups zijn ook verplicht voor organisaties die een bepaalde ISO-norm willen behalen, zoals de norm ISO 27001 voor informatiebeveiliging. maken vlak vóór de implementatie en datamigratie.