Definitie van best of breed
De term best of breed wordt gebruikt voor software die is ontwikkeld voor de optimalisatie van een specifieke bedrijfsactiviteit. Het gaat om applicaties die gespecialiseerd zijn in een niche, bijvoorbeeld tijdregistratie of traceerbaarheid van ingrediënten of materialen. De term best of feature wordt ook gebruikt voor dit soort software.
Het tegenovergestelde van best of breed zijn de monolithische systemen, ook wel all in one genoemd. Dit zijn overkoepelende pakketten die kunnen worden ingezet om alle (of op z’n minst een groot aantal van de) bedrijfsprocessen in goede banen te leiden. Voor elk van de processen wordt dan een ander deel van het systeem gebruikt, maar de data en overlappende activiteiten bevinden zich wel in één systeem.
De lijn tussen monolithisch en best of breed is niet altijd helemaal duidelijk. Heel vaak wordt er met een monolithisch systeem een ERP-systeem bedoeld, omdat dit soort pakketten gezien wordt als dé overkoepelende software bij uitstek. Volgens die logica zijn DMS-pakketten en HRM-oplossingen dan eigenlijk altijd best of breed. Echter, in bijvoorbeeld de wereld van HRM zou je ook kunnen stellen dat een overkoepelend pakket voor HRM monolithisch is, en oplossingen voor tijdregistratie of workforce planning best of breed zijn.
Waarom kiezen bedrijven voor best of breed?
Best of breed wordt in de eerste plaats vaak gekozen vanwege de specialisatie. Deze tools bieden bijvoorbeeld een erg specifieke manier aan om flexibele roosters op te maken. Een bedrijf weet daarmee zeker dat de beste soort oplossing wordt geïmplementeerd voor het specifieke proces. Vaak zijn de oplossingen ook ontwikkeld door mensen die jarenlang zelf in de desbetreffende sector hebben gewerkt.
Een tweede reden is de snelle Return On Investment (ROI) van een best-of-breed-oplossing. De combinatie van lagere kosten en snelle ingebruikname zorgen ervoor dat de investering snel terugverdiend wordt. Concreet wordt de snelle ROI veroorzaakt door:
- geen of minder maatwerk of aanpassingen nodig (de oplossing is al ontwikkeld voor een specifieke bedrijfsactiviteit en -situatie)
- klein pakket: geen betaling voor functionaliteiten die niet gebruikt worden
- minder training nodig
- de implementatie neemt minder tijd in beslag
Belangrijk: bij de implementatie van een best-of-breed-software is het belangrijk dat de opties en ROI op voorhand goed bestudeerd worden. In de ERP Wijzer staan tips en tricks om het systeem te kiezen dat de beste kosten-baten-verhouding heeft.
Ten slotte is er bij de implementatie van een best-of-breed-oplossing een kleinere afstand tussen de beslissers en de gebruikers van de software-oplossing. Teamleiders of departementshoofden kunnen, in overleg met de werknemers, zelf beslissen welke software het beste is voor hun pijnpunt of departement. Zo verzekeren bedrijven zich ervan dat de oplossing ook echt bij de daadwerkelijke behoefte past, en wordt de input van de gebruikers ingezet om te zorgen voor gebruiksvriendelijke software. Dit alles vergemakkelijkt de gebruikersadoptie.
Let op! Denk bij de implementatie van best-of-breed-software ook aan de gebruiksvriendelijkheid. Bij de toegang tot elke nieuwe applicatie zal er namelijk opnieuw moeten worden ingelogd. Houd er rekening mee dat een ander wachtwoord voor elke applicatie misschien een drempel kan zijn voor de gebruikers.
De integratiemogelijkheden van best-of-breed-software
Wanneer er gekozen wordt voor best of breed, houdt dit bijna altijd in dat er integraties moeten komen. De verschillende gespecialiseerde software-oplossingen zijn namelijk losse componenten, en moeten met elkaar communiceren. Zo moet de productiesoftware gekoppeld worden aan de roosterplanning, die op zijn beurt weer salarisgegevens doorgeeft aan de loonadministratie en boekhouding.
De integratie van best-of-breed-softwarepakketten gebeurt meestal via API’s. Dit is een eenvoudige manier van koppelen, maar de overdracht van data verloopt niet altijd vlekkeloos. Om zich te verzekeren van de conformiteit van data en de compatibiliteit van functionaliteiten, kiest een bedrijf toch beter voor all-in-one-software.
Er is echter ook een tegenargument: er bestaan maar weinig monolithische oplossingen die echt álle wensen en eisen binnen een bedrijf afdekken. De meeste ondernemingen hebben dus toch nog een best-of-breed-pakket naast hun all-in-one-software. En de integratie tussen het overkoepelende pakket en de best of breed is geen eenvoudige taak. Monolithische pakketten zijn niet gemaakt op integratie met software buiten hun eigen ‘ecosysteem’ (m.a.w. oplossingen in het eigen portfolio). Zo zorgen ze soms voor een soort vendor lock-in. Dit probleem komt een organisatie niet snel tegen met best-of-breed-oplossingen.
Let op dat het overzicht bewaard blijft
Het grootste ‘gevaar’ van best of breed is dat het overzicht over de verschillende systemen verloren gaat. Dit kan invloed hebben op de dagelijkse werkzaamheden, of zelfs op de algemene bedrijfsvoering. De meest voorkomende problemen zijn:
- weinig intern verbonden systemen (cross connectivity), met gevolg dat de integratie van de verschillende systemen moeilijk worden, en data niet eenvoudig gedeeld kan worden
- veel verschillende leveranciers en daardoor nog weinig overzicht over support, en onderhoud van de verschillende systemen
- duplicatie van data en onduidelijkheid over wat de juiste gegevens zijn
- managementinformatie verspreid over verschillende applicaties
Tips voor het overschakelen op best of breed
Een bedrijf dat wil overschakelen op best of breed, moet met een aantal zaken rekening houden. Afhankelijk van het huidige software-landschap zal de impact groter of kleiner zijn, maar onderstaande tips zijn interessant voor elk bedrijf dat de overstap wil maken:
- Maak een roadmap: maak een duidelijk overzicht van de geplande duur van de implementatie(s) en monitor deze planning. Zeker wanneer er veel oplossingen geïmplementeerd worden, helpt dit om het overzicht te houden en ervoor te zorgen dat de implementaties niet onnodig lang duren (en dus niet meer geld kosten dan gepland).
- Stel een change management strategie op: het is belangrijk dat alle gebruikers op de hoogte zijn van wat de veranderingen voor hen zullen betekenen, en hoe ze hun manier van werken moeten aanpassen. Stel dus een overgangsplan op, eventueel met training en een periode waarbij werknemers in geval van nood nog op de oude systemen kunnen terugvallen.
- Bedenk een noodplan: net als bij elke grote overgang moet er ook een vangnet zijn voor mocht er iets misgaan. Bedenk dus zeker hoe er gewerkt zal worden als de oplossingen niet op tijd geïmplementeerd worden, of als er andere problemen opduiken. Mogelijke voorzorgsmaatregelen zijn onder andere: de mogelijkheid om parallel te werken met de oude en nieuwe systemen, en een back-up maken vlak vóór de implementatie en datamigratie.
