WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Microsoft Dynamics 365: een ERP in de cloud voor middelgrote en grote bedrijven

Na een lange periode van ontwikkeling en aanpassingen heeft Microsoft Dynamics 365 voor grote bedrijven duidelijk vormgegeven. Het is een volledige cloud-oplossing geworden, opgebouwd uit verschillende applicaties die af te nemen zijn in SaaS-vorm. Microsoft benadrukt zelf vooral de combinatie van ERP en CRM. Het bedrijf belooft een vergaande integratie met Office 365 en Power BI. In hoeverre worden deze beloftes ingelost? Voor wie is Dynamics 365 het overwegen waard? Wat kan het pakket verwezenlijken waar voorgaande versies te kort schoten?

Inhoudsopgave

  1. Introductie Dynamics 365
  2. Ontwikkeling van het ERP-pakket
  3. Dynamics naar de cloud
  4. Wat is er nieuw?
  5. Implementatie van Dynamics 365
  6. Wat zijn de kosten?

Dynamics 365 in alle vormen en maten

Microsoft is al een paar jaar bezig met het uitdenken en ontwikkelen van een volledige cloud-oplossing voor ERP. Veel productnamen en versies zijn de revue gepasseerd, wat voor heel wat verwarring heeft gezorgd. Ondertussen is het pakket algemeen bekend onder de naam Dynamics 365, maar projectleiders zitten nog steeds met vragen.

twijfels microsoft dynamics 365

In zijn huidige (definitieve) vorm is Dynamics 365 gebaseerd op losstaande applicaties. Microsoft biedt bedrijven verschillende manieren aan voor het combineren van applicaties tot een volwaardig ERP-systeem. Je kan een door Microsoft samengesteld ‘plan’ afnemen met vaste applicaties, of je pakket zelf samenstellen.

De Whitepaper Dynamics 365 geeft een overzicht van de beschikbare mogelijkheden voor het samenstellen en afnemen van het ERP-pakket.

De (lange) weg naar Dynamics 365

In het begin leek het erop dat Microsoft bij een vrij traditionele pakketstructuur zou blijven. Er werden twee versies van het pakket gepland: Business en Enterprise. Deze zouden respectievelijk het cloud-equivalent van Microsoft Dynamics NAV en Dynamics AX worden. Dynamics 365 zou dus zowel voor het MKB als voor grote bedrijven verkrijgbaar zijn. Na de launch van de eerste applicaties in november 2016 werd duidelijk dat Dynamics 365 afwijkt van traditionele pakketten met een vaste basis. In plaats daarvan kwamen losstaande applicaties die onderling te combineren zijn tot een volwaardig ERP-systeem. Microsoft hield toen nog wel vast aan de opdeling in Enterprise en Business. In de VS en Canada kwamen ook beide versies op de markt. In Europa kwam alleen Dynamics 365 Enterprise Edition uit.

Eind 2017 nam Microsoft de beslissing om Dynamics 365 Business Edition terug van de markt te halen. De versie zal er voor de Europese markt nooit komen, en zal op termijn eveneens verdwijnen in de VS en Canada. Hierdoor werd Dynamics 365 Enterprise Edition omgedoopt tot kortweg Dynamics 365. Ondertussen kwam Microsoft al wel met een alternatief voor het MKB: NAV 2018. NAV wordt door partners vaak gehost in de cloud, maar is in principe een on-premise-oplossing. Daarom bracht Microsoft op 2 april 2018 ook een cloud-variant op de markt, Business Central genaamd. Beide pakketten voor het MKB omvatten alle belangrijke vernieuwingen en applicaties voor kleine en middelgrote ondernemingen.

Voor wie Microsoft de voorbije jaren een beetje gevolgd heeft, zijn waarschijnlijk ook de namen Madeira en Tenerife bekend. De vele ontwikkelingsfases en gewijzigde plannen van Dynamics 365, NAV 2018 en Business Central hebben namelijk geleid tot evenveel werknamen. Om de verwarring nog groter te maken, wordt de naam Dynamics 365 zowel gebruikt voor het specifieke pakket voor grote bedrijven, als om pakketten en vernieuwingen te benoemen die vallen onder de hele nieuwe structuur. In dit laatste geval is het dus niet vreemd om termen tegen te komen als Dynamics 365 Business Central of Dynamics 365 NAV.

microsoft dynamics 365 cloud erp on-premise

Microsoft brengt ERP volledig naar de cloud

In 2018 sprong Microsoft volledig mee op de kar van cloud en SaaS. Dynamics 365 is dan ook enkel als cloud-oplossing in SaaS-vorm af te nemen. De steeds grotere flexibiliteit van de cloud en de steeds betere beveiligingsmaatregelen zorgen er namelijk voor dat steeds minder organisaties nog vragen naar systemen die on-premise worden ingericht.

Gartner: “By 2020, a corporate ‘no-cloud’ policy will be as rare as a ‘no-Internet’ policy is today.”

Dat er volop wordt ingezet op de cloud wil echter niet zeggen dat Microsoft klanten die on-premise werken volledig laat vallen. Over AX zegt Microsoft zelf dat de on-premise versie zal blijven bestaan, al lijkt een nieuwe versie er niet meteen aan te komen. De ondersteuning voor de laatste versie, AX 2012 R3 is gepland tot januari 2023. Op dit moment hebben bedrijven dus nog de keuze tussen verschillende Microsoft-pakketten, zowel on-premise als in de cloud. In de Whitepaper Dynamics 365 staat een overzicht van welk pakket geschikt is voor welk soort bedrijf.

Welke vernieuwing brengt Dynamics 365?

Voordat een bedrijf een nieuw ERP-pakket overweegt, wil het natuurlijk zeker zijn van de toegevoegde waarde van een dergelijk systeem. Bovendien zal de overstap op elke organisatie een andere uitwerking hebben. Onderstaande vernieuwingen zijn de belangrijkste die Dynamics 365 brengt. Zo kunnen bedrijven een eerste inschatting maken van de mogelijkheden.

structuur microsoft dynamics 365

Integratie tussen ERP en CRM staat centraal

Met het nieuwe ERP-systeem voor grote bedrijven brengt Microsoft in de eerste plaats een vergaande integratie tussen ERP– en CRM-functionaliteiten. Voorheen moesten klanten voor een totaaloplossing rekenen op Microsoft’s standaard connector, die nogal wat gebreken vertoonde. Daarom deden veel bedrijven beroep op een gespecialiseerde partner voor het instellen van een koppeling, een proces dat veel kennis vereiste. Met Dynamics 365 heeft Microsoft gezorgd voor een standaardintegratie, die de partner veel eenvoudiger en dus sneller kan aanpassen aan de specifieke sector van de klant.

Common Data Model zorgt voor compatibiliteit van applicaties en data

Het Common Data Model is een standaard datamodel dat Microsoft ontwikkeld heeft om ervoor te zorgen dat al hun oplossingen compatibel en eenvoudig te integreren zijn. Ook ingevoerde data wordt in bepaalde basisformaten opgeslagen. Zo maakt het in principe niet meer uit op welke soort server de data staat. De oplossingen en data sluiten door het gemeenschappelijke datamodel veel eenvoudiger op elkaar aan.

Flow laat systemen met elkaar communiceren

Met Flow kan elk bedrijf zijn eigen workflows inrichten. De organisatie beslist zelf welke applicaties of systemen met elkaar communiceren en op welke manier. Zo kan er bijvoorbeeld gekozen worden om nieuwe klantencases vanuit de sales-applicatie naar de productie-applicatie te laten doorstromen voor de orderverwerking. De inrichting, of mapping, van deze workflows gebeurt door implementatiepartners. Het blijft dus wel belangrijk dat de gekozen implementatiepartner ervaring heeft met Dynamics 365 en de specifieke branche van het bedrijf. In de Whitepaper Dynamics 365 staat een checklist die bedrijven kan helpen bij het selecteren van de juiste implementatiepartner.

Power Apps voorkomen maatwerk

Een tweede toepassing van het Common Data Model is de vereenvoudigde ontwikkeling van eigen applicaties. Voordien moesten implementatiepartners per klant ingewikkelde extensies ontwikkelen. Zo maakten ze eigenlijk telkens weer specifiek maatwerk. Microsoft heeft er met het Common Data Model echter voor gezorgd dat nieuwe applicaties in de eenvoudigere VS-code kunnen geschreven worden. Een bijkomende nieuwigheid is dat ook extern ontwikkelde applicaties beschikbaar kunnen worden gesteld aan de hele Microsoft-community. Dit verloopt via de AppSource, het online verkooppunt van Microsoft-applicaties.

Power BI is voortaan standaard

NAV-gebruikers waren al aardig op weg gezet, maar met het Common Data Model brengt Microsoft ook voor grote bedrijven een vernieuwing op het vlak van Power BI. De functionaliteit voor business intelligence is namelijk standaard in elke applicatie gebouwd. Op basis van de gegevens uit één of meerdere applicaties kan de functionaliteit de gewenste analyses maken en die (grafisch) weergeven. Zo kan er bijvoorbeeld een interactieve wereldkaart worden weergegeven met de locaties van klanten en de omzet per land. Bedrijven kunnen tegen extra betaling ook kiezen voor de pro-versie van Power BI. Deze biedt enkele extra’s zoals real-time inzicht.

dynamics 365 power bi

Artificial intelligence wordt voortgezet in Dynamics 365

Voor bedrijven die dat wensen, heeft Dynamics 365 verschillende toepassingen op basis van artificiële intelligentie. Op basis van een stemcommando kon Cortana al langer zelfstandig informatie uit het ERP of van het web opzoeken, maar nu suggereert het ERP ook zelf bepaalde acties. Wanneer een vertegenwoordiger bijvoorbeeld in de buurt is van een klant waarmee al lang geen contact meer is geweest, kan er via zijn of haar telefoon een suggestie binnenkomen om er even langs te rijden. Bovendien kan er eventueel gekozen worden voor een integratie met slimme apparaten (hardware en software). Zo kan het ERP worden gekoppeld aan smart glasses die orderpicken in augmented reality laten verlopen, of kunnen hologrammen gemaakt worden van leden die een vergadering op afstand bijwonen of van een bouwproject dat de architect in 3D heeft uitgetekend.

De implementatie van Dynamics 365 vergt goede voorbereiding

De implementatie van Dynamics 365 verschilt op zich niet veel van andere cloud-oplossingen voor Enterprise Resource Planning. De implementatietijd varieert van 6 tot 9 maanden voor een volledige ERP-oplossing, en ligt rond de 30 dagen als er alleen CRM wordt afgenomen. Een goede voorbereiding is essentieel om deze implementatietijd niet te doen oplopen. Het belangrijkste element in het voortraject is het specificeren van welke data en processen er in het systeem beheerd moeten worden. Deze fase kan gebruikt worden om de eisen, wensen en bezorgdheden van alle werknemers te bekijken en verwerken. Met deze input kan de werkgroep voor het project dan de gesprekken en de implementatie met de partner aangaan.

Upgrade vanuit Microsoft Dynamics AX

Eigenlijk is er geen groot verschil tussen het overstappen naar Dynamics 365 vanuit een Microsoft-systeem of vanuit een ander ERP. De implementatietijd blijft hetzelfde. Jammer voor heel wat bedrijven is dat maatwerk niet één op één overgenomen kan worden. Dit zal opnieuw moeten worden ingericht in de vorm van Flows en specifieke PowerApps. Positief is wel dat deze inrichting veel eenvoudiger en sneller gaat dan voorheen. Voor AX-gebruikers is het ook interessant te weten dat ze bij een overstap naar Dynamics 365 het onderhoudscontract van Microsoft mee kunnen overnemen. Dit bespaart extra onderhandelingen en haalt het volledige kostenplaatje wat naar beneden.

Welke kosten zijn er verbonden aan Dynamics 365?

De kosten voor Dynamics 365 zijn door Microsoft duidelijk vastgelegd. De licentieprijzen liggen tussen de 97 euro per full user per maand (enkel het CRM-gedeelte), en 178 euro per full user per maand voor een volledige ERP- en CRM-oplossing. Toch hangen de uiteindelijke kosten erg af van de keuzes van het bedrijf zelf. Er zijn drie belangrijke vragen die elke organisatie die Dynamics 365 wil implementeren zich daarbij zou moeten stellen:

  1. Welke applicaties sluiten het beste aan bij het bedrijf?
    1. Alleen ERP.
    2. Alleen CRM.
    3. Combinatie van ERP en CRM.
    4. Eigen samenstelling door vrij te kiezen applicaties.
  2. Welke soort gebruikers zullen van het ERP gebruik maken?
    1. Persoon als full user (een gebruiker met volle gebruikersrechten over alle applicaties, die fulltime met het systeem zal werken).
    2. Device als full user van één bepaalde applicatie (verschillende gebruikers die het device, bijvoorbeeld een PC, met de licentie delen).
    3. Persoon als full user van één bepaalde applicatie.
    4. Persoon met enkel recht tot inzage en delen van kennis (limited user).
  3. Is een sectorspecifieke inrichting of schil gewenst?

De antwoorden op bovenstaande vragen zullen een grote invloed hebben op de prijs die een bedrijf uiteindelijk betaalt voor Microsoft Dynamics 365. Als er een sectorspecifieke inrichting gewenst is, zal het uiteindelijke kostenplaatje bovendien ook sterk bepaald worden door de implementatiepartner. De Whitepaper Dynamics 365 geeft een overzicht van verschillende scenario’s en hun prijzen.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 2 april). Microsoft Dynamics 365: een ERP in de cloud voor middelgrote en grote bedrijven. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/erp-pakketten/microsoft-dynamics-365

Wat vind jij?

guest
0 Reacties
Inline Feedbacks
Bekijk alle reacties
0
Voeg je jouw reactie toe aan dit artikel?x