WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

ERP-software voor de handel: optimaliseren van de inkoop en verkoop van producten

Handelsbedrijven zijn dé essentiële schakel tussen de maakindustrie en de eindgebruiker. Handel wordt vaak oneerbiedig beschreven als ‘dozen schuiven’, maar er komt meer bij kijken. Magazijnindeling, voorraadbeheer en orderpicking moeten naadloos op elkaar worden afgestemd. Daarom kiest een handelsonderneming al gauw voor de aanschaf van een systeem voor Enterprise Resource Planning (ERP) dat speciaal gericht is op de handel. Voor welke specifieke problemen kan een ERP een oplossing bieden? Welke functionaliteiten zijn essentieel voor de handel? Hoe kan de software bijdragen aan hogere winstmarges?

Inhoudsopgave:

  1. Specifieke pijnpunten handelsbranche
  2. Basiseisen ERP-systeem voor de (groot)handel
  3. Specifieke ERP-eisen handelsbedrijf
  4. Kosten van een ERP-systeem voor de handel
  5. Voorbereiding op een ERP-beslissing

De handelsbranche zoekt een oplossing voor specifieke pijnpunten

Handelsondernemingen merken nogal eens dat bepaalde bedrijfsprocessen niet van een leien dakje gaan, of dat bepaalde systemen niet op elkaar zijn afgestemd. Handgeschreven aantekeningen op een bestelling, een werknemer die bij de orderpicking plots voor een leeg schap staat en steeds veranderende magazijnlocaties zijn maar enkele van de uitdagingen van groothandels. In de meeste gevallen weet het bedrijf waar de pijnpunten liggen, maar de vertaling naar ERP-functionaliteiten is niet altijd even gemakkelijk. Het is soms ook niet duidelijk welke pakketten zich specifiek op de handel richten. In de ERP Wijzer staat een vergelijking van verschillende ERP-systemen voor de handel.

erp systeem handel eisen

Basiseisen voor ERP-systeem in de (groot)handel

Er bestaat niet iets zoals hét ERP-pakket voor de handel, maar de basiswensen en -eisen van de meeste bedrijven in deze sector zijn wel vergelijkbaar. Alle handelsorganisaties krijgen namelijk met dezelfde basisprocessen te maken. Zo hebben de meeste handelsbedrijven een magazijn en werken ze allemaal met voorraad en orders. Hierdoor komen bepaalde problemen voor in de hele sector. Ondanks hun verschillende specialisaties vraagt elke handelsonderneming dus wel dezelfde basisfunctionaliteiten.

Speciaal voor Premium-leden is er het ERP Handel Functionaliteitenoverzicht. Dit Digiboek helpt je bij het bepalen van de specificaties voor ERP-systemen met een sterke handelsmodule. De prioriteiten van de functionaliteiten kunnen direct in het Digiboek met selectievakjes worden aangevinkt en opgeslagen. Daarmee wordt het in kaart brengen van je wensen en eisen een stuk eenvoudiger.

Voorraadbeheer voor een up-to-date inzicht in beschikbare goederen

Voor een handelsonderneming is het essentieel om op elk moment goed te weten welke goederen op voorraad zijn. Zo is het duidelijk welke producten beschikbaar zijn voor de verkoop en wat besteld moet worden bij de inkoop van producten bij de leverancier. Helaas gaat het juist hier ook vaak fout. In Excel-lijstjes of andere handmatige systemen vergeet een medewerker na een picking misschien de actuele voorraadstatus aan te passen. Daarnaast kan het gebeuren dat vorige entry’s per ongeluk gewist of aangepast worden. Ten slotte moet een bedrijf dat het voorraadbeheer niet heeft geautomatiseerd elke dag de voorraadlijstjes nakijken om te weten wat er besteld moet worden bij leveranciers.

Een ERP-systeem met actueel voorraadbeheer geeft per artikelnummer de actuele voorraad in het magazijn aan. Werknemers kunnen dit aangeven door bij magazijnontvangst en bij orderpicking de barcodes van producten te scannen. Bovendien kan het ERP via de geplaatste bestellingen voor in- en verkoop ook afleiden wat er nog binnen zal komen, en wat er snel weer weggaat.

In het ERP kan per product worden ingesteld wat de minimale voorraad is die steeds aanwezig moet zijn. Er kan ook gekozen worden om voorraadbeheer te linken aan de inkomende klantenorders. Zo kan het ERP-systeem bij een inkomende order aangeven of er voldoende voorraad is om de order uit te voeren. In de eerste plaats kan een eventueel tekort aan medewerkers gemeld worden, maar indien gewenst kan ook de klant automatisch op de hoogte gebracht worden. Op basis van de minimale voorraad, klantenbestellingen of de combinatie van beide geeft het ERP een besteladvies voor de plaatsing van een nieuwe order bij de leverancier. Deze bestelling kan eventueel ook rechtstreeks door het ERP worden uitgevoerd. Het is natuurlijk van belang dat de toeleverancier de orders ook juist interpreteert. De ERP Wijzer geeft tips om deze communicatie tussen het ERP en de leveranciers te optimaliseren.

Voorraad op verschillende locaties registreren in één systeem

Het komt nogal eens voor dat een groothandel bepaalde artikelen op verschillende locaties opslaat, zij het binnen het eigen magazijn of in verschillende magazijnen. Het is belangrijk dat het ERP deze opslaglocaties ook meeneemt bij de weergave van de actuele voorraad. De meeste ERP-systemen kunnen omgaan met verschillende opslaglocaties voor een product binnen hetzelfde magazijn. Als een bedrijf echter met meerdere magazijnen werkt kan het zijn dat er voor een specifiek pakket moet worden gekozen. Een bedrijf kan het magazijnbeheer ook (deels) uitbesteden aan derden. In dit geval zal er een informatie-uitwisseling moeten plaatsvinden tussen het ERP-systeem en de derde partij.

Rapportages: tendensen en voorspellingen over de verkoop

Rapportages kunnen erg interessant zijn voor de voorraadoptimalisatie. Bepaalde ondernemingen willen namelijk beslissen over het eventueel bestellen van voorraad op basis van tendensen en voorspellingen. Zo kunnen ze ervoor zorgen dat ze niet enkel voldoende, maar ook de juiste producten op voorraad hebben. Het heeft namelijk geen zin om magazijnruimte te gebruiken voor een product dat ligt te verstoffen en uiteindelijk niet meer bruikbaar is. Wanneer een bedrijf niet weet welke producten eigenlijk niet goed verkopen, kan dit zelfs leiden tot de onnodige aankoop of huur van extra opslagcapaciteit. De plek van niet of minder verkochte producten kan dan beter ingenomen worden door een erg populair product.

Een ERP kan dus inzicht geven in de populariteit van producten. Op basis van de bestelgeschiedenis van klanten kan het systeem aangeven welke producten goed verkopen. Dit kan gaan over de verkooptendensen in het algemeen, maar ze kunnen ook per seizoen of andere periode worden aangegeven. Het ERP zal het bijvoorbeeld merken wanneer er met kerst een piek is in de klantenorders voor cadeaupapier. Het volgende jaar geeft het systeem hier een melding over. Hoe langer een bedrijf het ERP gebruikt, des te betrouwbaarder deze voorspellingen worden.

Rapportages zijn een bron van essentiële informatie. Het is dan ook belangrijk dat deze bron goed benut wordt. In de ERP Wijzer vind je belangrijke aandachtspunten voor bedrijven in de (groot)handel bij het kiezen en inrichten van een goede rapportagemodule.

Opnemen van klantenorders in het ERP (orderbeheer)

Orderverwerking begint bij een klantenorder. De moeilijkheid ligt hierbij in de overzetting van deze order naar het ERP. Klanten bestellen namelijk op verschillende manieren. Meestal gebeurt dit per e-mail, per telefoon of via een online systeem, maar soms worden de orders door medewerkers ook nog gewoon genoteerd. Als al deze soorten orders vervolgens handmatig overgezet zouden moeten worden naar het ERP, dan zou dit veel tijd kosten en bovendien foutgevoelig zijn. Een centrale bestelmodule in het ERP zorgt ervoor dat alle orders meteen in het juiste formaat worden aangemaakt. Als er bovendien in de cloud gewerkt wordt, kan een medewerker de orders ook rechtstreeks plaatsen vanaf een remote locatie, bijvoorbeeld op bezoek bij de klant of op een beurs.

Tip: Kijk tijdens een ERP-selectie ook naar de opties voor magazijnadministratie. Zo kan een medewerker de klant meteen juist informeren over prijzen, kortingen en beschikbaarheid van bepaalde producten.

Een snelle orderpicking door middel van efficiënt magazijnbeheer

Tijd is essentieel bij het verhandelen van producten. Producten moeten snel door het magazijn stromen. Een product dat langer dan nodig op het schap blijft liggen kan zorgen voor inkomstenverlies. Efficiënte en snelle orderpicking kan tijd besparen en dus voor meer winst zorgen.

erp snelle orderpicking winst

Zodra een order is opgenomen in het ERP moet de pakbon automatisch worden aangemaakt en begint de orderpicking. Bij het picken van orders blijkt echter dat de lopers soms moeilijkheden ondervinden. Zo gebeurt het dat zij voor elk item op de pakbon de locatie moeten opzoeken aan de hand van andere systemen, zoals lijstjes met magazijnlocaties. Dit opzoekwerk vergt erg veel tijd en soms kloppen de locaties die dit soort systemen aangeven niet met de actuele situatie. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat producten bij aankomst niet op de voorziene magazijnlocatie ingezet worden. Zonder geautomatiseerd warehouse management is het moeilijk om deze afwijkingen te vermijden of aan te geven. Ook als een collega net een bepaald product gepickt heeft, is het in handmatige systemen niet mogelijk om de voorraadstatus te actualiseren. Zo komt de loper soms bij een locatie aan waar een ander product ligt of waar onvoldoende voorraad aanwezig is om zijn pakbon af te handelen.

Om de orderpicking te vergemakkelijken kan aan magazijnautomatisering gedacht worden. In de eerste plaats kan dit ervoor zorgen dat er wordt vastgehouden aan de vastgelegde indeling van het magazijn, zij het op alfabet, op inkoopdatum, op grondstof, op kleur, etc. Bij binnenkomst geeft het ERP dan aan waar het product opgeslagen moet worden. Vervolgens kan een medewerker ook aangeven dat het product daadwerkelijk op de toegewezen locatie is ingezet. Dit kan bijvoorbeeld door middel van scanning. De medewerker scant de barcode van het ingekomen product en de magazijnlocatie en geeft aan dat het om inzetting gaat. Deze bevestiging wordt naar het ERP-systeem gestuurd.

Bij het picken van een order kan dezelfde werkwijze worden toegepast. Het ERP geeft aan waar de medewerker het product moet zoeken en deze scant opnieuw het uitgehaalde product en de magazijnlocatie. Ditmaal geeft hij of zij aan dat het om picking gaat. Zo weet het ERP hoeveel voorraad er nog ligt en of er plaats is om nieuwe goederen in te zetten.

Op basis van al deze informatie kan een order meteen worden omgezet naar een pakbon met geactualiseerde magazijnlocaties en voorraad. Als de order bijvoorbeeld bestaat uit 200 pakketten A4-papier, zal de pakbon de loper niet uitsluitend naar een locatie sturen waar er nog maar 10 pakketten voorhanden zijn. Naargelang de instellingen in het ERP zal de pakbon meerdere locaties aangegeven, of alleen die locatie met voldoende pakketten A4-papier.

De meeste ERP-pakketten voor de handel bieden standaard een module aan voor magazijnbeheer. Desondanks kunnen er toch nog valkuilen opduiken die een optimale orderpicking verhinderen. De ERP Wijzer geeft enkele tips om deze valkuilen te vermijden.

Koppelingen met scanners en mobiele apparaten

In de handelssector worden veel taken niet achter een bureau uitgevoerd. In het magazijn en bij het vervoer van goederen worden daarom vooral handscanners gebruikt. Deze liggen beter in de hand dan bijvoorbeeld een mobiele telefoon of tablet en zijn minder fragiel. Bovendien kan hiermee een gewone barcode gescand worden, terwijl deze voor mobiele apparaten meestal moet worden omgezet naar een QR-code.

Mobiele telefoons en tablets kunnen wel handig zijn als medewerkers bij de klant op bezoek gaan. Met de juiste app kan de medewerker bijvoorbeeld een machine scannen om te zien hoe oud deze is. Als de machine een bepaalde leeftijd bereikt heeft kan er dan aangeraden worden om ze te vervangen. Ook de bestelling kan elektronisch ingegeven worden.

De koppeling met het ERP-pakket kan op verschillende manieren tot stand komen. Binnen het magazijn kan er bijvoorbeeld een draadloze connectie gemaakt worden tussen de handscanners en het ERP. Nog handiger is echter de directe synchronisatie van alle informatie via een ERP in de cloud. Zo kan ook vanaf elke locatie gecommuniceerd worden met het ERP-systeem.

erp groothandel saas

Een ERP in de cloud wordt nog interessanter wanneer handelsbedrijven ook met externe apparaten of systemen willen communiceren. Zo hebben veel groothandels bij hun distributeurs of retailers een Point Of Sale-module (POS) geïnstalleerd. Dit intelligente kassasysteem registreert het hele verkoopproces en geeft meteen aan de groothandel door wat er verkocht is, of welke bestelling de klant geplaatst heeft. Ook de distributeurs of retailers halen er voordeel uit, want zij kunnen in real-time zien welke producten er op voorraad zijn, wanneer deze worden aangevuld in de voorraad, of hoe snel ze geproduceerd kunnen worden. Zeker voor groothandels die met verschillende verkooppartners werken, is het interessant om de informatie-uitwisseling te versnellen. Vertraging in het proces kan namelijk zorgen voor een foute voorraadindicatie en beloftes aan klanten die het bedrijf niet kan naleven.

Elk handelsbedrijf heeft zijn eigen ERP-eisen

Ondanks de gemeenschappelijke basis kunnen handelsbedrijven verschillende specialisaties of activiteiten hebben. Dit vertaalt zich naar verschillen in ERP-eisen. Deze eisen worden onder andere bepaald door volgende factoren:

ERP-pakketten per type handelsproduct

Binnen de handelsbranche bestaan er grote verschillen tussen bedrijven op basis van hun product. Er kunnen namelijk zeer veel soorten producten verhandeld worden. Over het algemeen wordt het grote onderscheid gemaakt tussen:

  • Food
  • Non-food
  • Fashion & retail

De handel in food en kleding verschilt van de handel in non-food omdat er meer specifieke regels en werkwijzen worden toegepast. De non-food is een meer algemene categorie. De wensen en eisen van handelsbedrijven in de non-food zijn dan ook meestal te herleiden naar algemene eisen voor handels-ERP zoals hierboven beschreven.

B2B of B2C: het soort klanten beïnvloedt de ERP-beslissing

Naast het soort product zijn er nog meer factoren die handelsbedrijven onderscheiden. Zo kan het soort klanten een groot verschil maken. Een handelsbedrijf dat zaken doet met andere bedrijven (B2B) heeft andere eisen dan een bedrijf dat rechtstreeks met de consument handelt (B2C). Bij B2B ontstaat bijvoorbeeld al snel de wens om te werken met EDI, software die de elektronische uitwisseling van documenten vergemakkelijkt. Zo kunnen bijvoorbeeld orders van een klant opgenomen worden in het eigen ERP-systeem zonder dat handmatige overzetting noodzakelijk is.

Een ander verschil in het soort klanten is dat tussen nationale of internationale handel. Als een bedrijf importeert van of exporteert naar het buitenland heeft dat ook bepaalde gevolgen voor de ERP-keuzes. In dit geval moet het systeem meestal kunnen omgaan met andere valuta en (belasting)regels.

E-commerce verschilt van traditionele handel

Steeds meer handelsbedrijven richten zich op de online wereld. In de eerste plaats was het internet enkel een plek om voor zichtbaarheid te zorgen. Ondertussen wordt er via deze weg ook duchtig gekocht en verkocht. Bepaalde handelsbedrijven vragen daarom naar een ERP-systeem met koppeling of integratie met een webshop. Vooral bij B2C-handel is e-commerce populair, maar een webshop wordt ook gevraagd door handelsondernemingen van wie de klanten bijvoorbeeld winkeliers zijn (B2B). In dit laatste geval wordt er vaak gevraagd naar klantenportalen waarbij de winkelier zijn eigen webshop-account heeft.

De koppeling met het ERP is van essentieel belang. Deze webintegratie zorgt ervoor dat het centraal artikelbestand gelinkt is aan de website met webshop. In het centraal artikelbestand staat namelijk elementaire informatie over het product, afbeeldingen, afmetingen, de voorraad en het prijsbeheer. Via deze productinformatie ziet de klant steeds de juiste prijs, of het gewenste product nog op voorraad is, en welke gerelateerde producten ook interessant zijn. Deze optimalisatie wordt ook wel Product Informatie Management (PIM) genoemd. Als er iets verkocht wordt via de webshop gaat deze informatie ook terug naar het ERP, en wordt de voorraadstatus aangepast.

Tip: Er kan ook gekozen worden om het klachtenbeheer en retourneren via de webshop te laten verlopen. Zo kan de klant het proces zelf in gang zetten en wordt er tijd bespaard.

Gerelateerde sectoren drukken hun stempel op de handel

Ten slotte kunnen ook andere sectoren van invloed zijn op de ERP-keuzes van een handelsbedrijf. Handel is namelijk geen eilandje, maar een schakel in de lange keten die een product aflegt voordat het bij de eindklant komt. Hierdoor ontstaan er bepaalde raakvlakken en zelfs overlappingen met bijvoorbeeld de productie of de logistiek. In de ERP Wijzer staan twee scenario’s beschreven waarbij een handelsbedrijf de ERP-eisen dusdanig moet aanpassen dankzij deze overlapping met een andere sector. Het gevolg is dat deze bedrijven naar andere ERP-pakketten moet kijken waarin ook functionaliteiten voor de andere sector kunnen worden toegevoegd.

Kosten van een ERP-systeem voor de handel

Een ERP-systeem kan een handelsbedrijf of groothandel heel wat opleveren, maar het is ook een investering. Het hele ERP-traject, van de oriëntatiefase tot en met het plukken van de eerste vruchten, vergt tijd en financiële middelen. Maar er zijn manieren om zo snel mogelijk een Return on Investment (ROI) te verkrijgen.

De terugverdientijd van de ERP-investering wordt vooral beïnvloed door de keuze voor bepaalde functionaliteiten. Zorg ervoor dat er geen functionaliteiten gekozen worden enkel omdat ze tot de mogelijkheden behoren. Probeer steeds te kijken naar wat echt nodig is om de specifieke pijnpunten weg te werken. In de meeste gevallen hebben deze pijnpunten te maken met orderverwerking en inzicht in de voorraad. Functionaliteiten die dit aanpakken helpen een bedrijf het meest bij het terugverdienen van de investering en om hogere winsten te maken.

Het is dus erg nuttig om te kijken of de resultaten van een gewenste functionaliteit zullen opwegen tegen de investering. Sommige pakketten worden duurder per toegevoegde functionaliteit, terwijl andere leveranciers verschillende versies van hetzelfde handelspakket aanbieden. In dit laatste geval zijn de versies met extra functionaliteiten duurder dan de basisversie. De ERP Wijzer biedt een prijsvergelijking van enkele ERP-pakketten voor de handel.

Voorbereiding van een handelsbedrijf op een ERP-beslissing

Elke beslissing met betrekking tot de keuze van een ERP begint bij het inlezen en de markt verkennen. Een projectleider moet daarnaast duidelijk weten wat de exacte wensen zijn van het bedrijf. Op basis hiervan kunnen een pakket en een implementatiepartner gekozen worden.

Tip: kies een goede implementatieperiode uit. Een groothandel met cadeau-artikelen krijgt in de maanden voor december bijvoorbeeld een hogere werkdruk in verband met de naderende feestdagen. Als er op dat moment ook nog een ERP- implementatie of -migratie op de hals wordt gehaald…

Voordat de gesprekken over de invulling van het ERP-systeem starten is het echter erg belangrijk om een goede strategie te hebben voor de communicatie naar een mogelijke implementatiepartner toe. Door in detail te beschrijven hoe de bedrijfsprocessen precies verlopen, krijgt deze leverancier een goed zicht op het project. Vragenlijsten met de gewenste functionaliteiten zijn daar een goed hulpmiddel bij. Hoe specifieker deze vragen zijn, des te beter. Zo kan een handelsbedrijf onder andere vragen of het ERP-pakket automatische orders kan genereren voor klanten waarmee is afgesproken dat ze maandelijks bepaalde producten afnemen. Een andere specifieke vraag is bijvoorbeeld wat de mogelijkheden zijn om producten te reserveren voor een bepaalde klant.

Ten slotte is het ook erg nuttig om een toekomstvisie voor ogen te hebben. Heeft een bedrijf internationale ambities, dan is het handig om de mogelijkheid te bespreken omtrent vreemde valuta of buitenlandse vestigingen. Het zou namelijk erg jammer en duur zijn als na een lang ERP-traject blijkt dat het pakket niet beantwoordt aan de eisen van veranderde activiteiten van het bedrijf. ICT Portal kan projectleiders helpen bij het vastleggen van de gewenste functionaliteiten voor een ERP-handelspakket. Neem daarvoor even contact op met ICT Portal

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2017, 16 november). ERP-software voor de handel: optimaliseren van de inkoop en verkoop van producten. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/erp-handel

Wat vind jij?

guest
0 Reacties
Inline Feedbacks
Bekijk alle reacties
0
Voeg je jouw reactie toe aan dit artikel?x