WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Projectmanagement in de praktijk: projecten succesvol opleveren met behulp van een ERP-systeem

Bedrijven die projectmatig werken, bieden hun werknemers erg gevarieerd werk. Geen dag is zoals de vorige. Maar, diezelfde medewerkers komen ook voor grote uitdagingen te staan. Alle partijen, materialen en werkzaamheden moeten perfect op elkaar afgestemd worden. Loopt de uitvoerder van een project, bijvoorbeeld de elektricien, ergens vertraging op, dan kan dat het gehele project in de war brengen. Projecten moeten daarom steeds herzien kunnen worden, en het ondersteunende ERP-systeem moet deze herzieningen kunnen verwerken. Bovendien is elk projectgericht bedrijf anders. Betekent dit dan altijd ERP-maatwerk? Of bestaan er systemen die projectmanagement in grote mate hebben weten te standaardiseren?

Opmerking: dit artikel is bedoeld voor organisaties die projectmatig werken en waarbij projectbeheer cruciaal is om de klus in goede banen te leiden. Dit zijn bijvoorbeeld bedrijven die op projectbasis met klanten werken, denk aan aannemers, podiumbouwers, bepaalde onderzoeksbureaus, et cetera. Organisaties die (eenmalig) een project uitvoeren voor hun eigen bedrijf (bijvoorbeeld een ICT-project om de interne bedrijfsprocessen te verbeteren), wordt aangeraden om het algemene artikel over projectmanagement te lezen, waarbij de focus meer ligt op een juiste projectaanpak.

Wat zijn de grote uitdagingen van projectbeheer?

Binnen veel sectoren wordt op de een of andere manier projectmatig gewerkt. Bovendien komen bij de meeste van die projecten ook heel wat verschillende rollen en partijen kijken. Voor een onderzoekslaboratorium ziet projectbeheer er heel anders uit dan voor een aannemer van een groot bouwproject. Toch zijn er bepaalde uitdagingen die bij de meeste projectgerichte bedrijven terugkomen.

problemen projectbeheer erp

Voor bedrijven die projectmatig werken, is het duidelijk dat een systeem voor Enterprise Resource Planning onontbeerlijk is. De vraag blijft echter, welk ERP-systeem is geschikt? Niet elk bedrijf dat regelmatig projecten aanneemt heeft ook baat bij een ERP-systeem dat speciaal ontwikkeld is voor projectmanagement. Vaak zijn een aantal aanpassingen aan een algemeen pakket voldoende. In de ERP Wijzer staat een checklist die bedrijven helpt om te bepalen naar welk soort ERP-pakket ze het beste kijken.

Opmerking: deze tekst is voornamelijk gericht op bedrijven die systematisch en op grote schaal projecten moeten plannen en uitvoeren. Hier komt regelmatig ook productie bij kijken. Bedrijven die minder met planning of productie te maken krijgen, moeten meestal echter vooral de documenten rondom projecten beheren. Deze bedrijven kijken dan ook het beste naar de integratie met een Document Management Systeem met functionaliteiten voor projectdocumentatie.

De verschillende (geautomatiseerde) stappen in het projectproces

Tussen het eerste klantencontact en de oplevering van een project ligt een heel traject. Los van de branche, het soort werk of de klant, doorloopt een project standaard een aantal stappen. De uitdagingen die deze verschillende stappen met zich meebrengen, vragen vaak om specifieke hulpmiddelen en automatiseringssoftware.

1) Van offertes tot akkoord

De eerste stap in projectbeheer is het verkoopproces van een project. Waar de beslissing van een klant voor een artikel uit voorraad (make to stock of assemble to stock) vaak relatief eenvoudig gemaakt wordt, ligt dit anders voor het afsluiten van een projectcontract. Er wordt gewerkt op basis van offertes die na (vaak lange) onderhandelingen worden aanvaard, afgewezen en herzien.

Wanneer offertes worden opgemaakt, is het belangrijk te weten welke informatie hiervoor exact gebruikt wordt. In het geval van diensten gaat het vaak over een inschatting van de kostprijs van de verwachte werkuren en de materiaalbehoefte. Hieronder vallen ook de huurprijs van externe elementen zoals een kraan voor graafwerkzaamheden of een mobiel toilet.

Belangrijk: het grootste verschil dat projectmatig werken vertoont ten opzichte van standaardproducten en -diensten, is de onvoorspelbaarheid van de kosten die vaak bij een project komen kijken. De kans is groot dat er gedurende de onderhandelingen verschillende offertes op tafel komen te liggen. Belangrijk in dit geval is dat het ERP-systeem ook een goed versiebeheer voor documenten heeft.

Voor bedrijven die zelf (ook) echt aan ontwikkeling en productie doen, zoals toeleveranciers in de bouw, komen er nog twee extra elementen kijken bij het opstellen van offertes: de kostprijs van grondstoffen en die van de productietechniek. De klant kan vaak kiezen tussen verschillende materialen en specificaties voor bijvoorbeeld een tafel op maat, en dit heeft invloed op de offerte. Een massief eiken tafel met een persoonlijk design (volgens een moeilijke techniek) zal bijvoorbeeld duurder zijn dan een standaard model uit hout van mindere kwaliteit. Klanteisen voor de ontwikkeling en productie van projectonderdelen worden meestal vertaald naar technische tekeningen in een specifiek ontwerp- of tekenprogramma zoals een CAD-programma. Via een integratie met het ERP-systeem geven deze programma’s de exacte technische specificaties door, ook wel Building Information Modeling (BIM) genoemd. Zo kan de kostprijs van het projectonderdeel precies berekend worden. In de ERP Wijzer staat een overzicht van de integratiemogelijkheden tussen ERP-pakketten en ontwerpprogramma’s.

2) Een projectplanning opstellen

Zodra het akkoord voor een project gegeven is, kan er echt van start gegaan worden. Los van het nemen van enkele (kleinere) beslissingen, heeft de opdrachtgever nu normaal niet erg veel invloed meer op het projectverloop. Voor de uitvoerder begint het grote werk echter juist. Het eerste werk van de uitvoerder is het opstellen van de uitgebreide projectplanning. Dit gebeurt op basis van wat de driehoek voor projectplanning genoemd wordt. De drie elementen die deze driehoek vormen zijn: time, resources en material.

basiselementen time resources material projectplanning erp

Een projectplanning roept meteen het idee van tijd op. In die zin begint de projectplanning eigenlijk al bij het opstellen van de offerte. Hierbij wordt al een indicatie gegeven van de opleverdatum van een project. Er kan een vaste deadline of een meer open einddatum zijn afgesproken voor de voltooiing van het werk. In sommige gevallen wordt er trouwens niet echt verwacht dat het werk helemaal ‘af’ is tegen de einddatum. Dit laatste is bijvoorbeeld vaak het geval bij archeologisch onderzoek, waar het veldwerk beperkt wordt tot bijvoorbeeld een week, onafhankelijk van hoeveel interessante stukken (archeologisch belangrijke voorwerpen) er in die week gevonden worden.

De gedetailleerde projectplanning wordt in programma’s voor projectbeheer vaak weergegeven met behulp van Gantt Charts. Hierin worden specifieke taken gepland (time), worden er mensen en gereedschap (resources) aan toegevoegd, en wordt bepaald welke voorraad er in huis gehaald moet worden (material). Het grote voordeel van Gantt Charts is dat het planningssysteem toelaat dat verschillende processen en taken tegelijkertijd visueel worden weergegeven. Daarnaast kunnen er ook gedetailleerde taakbeschrijvingen worden toegevoegd.

gantt chart erp projectbeheer

Een Gantt Chart ziet er op het eerste gezicht uit als een Excel-lijst. Toch is het een relatief geavanceerde methode om aan projectplanning te doen. Zo kan het systeem rechtstreeks gelinkt worden met de capaciteitsplanning van een bedrijf, of het voorraadbeheer. Toch zijn er ook aandachtspunten bij het gebruik van Gantt Charts. In de ERP Wijzer staan de voor- en nadelen van het planningssysteem, en worden enkele alternatieven aangehaald.

Bij projectmatig werken is het ook belangrijk dat de planning flexibel is. Onvoorziene omstandigheden duiken regelmatig op, waardoor de planning weer aangepast moet worden. Vooral bedrijven die voor hun productie of diensten afhankelijk zijn van artikelen, gereedschap of werkkrachten van externen, maken dit regelmatig mee. Een grondstof die later wordt geleverd of een specialist die langer werk heeft dan voorzien op een ander project zijn maar enkele voorbeelden. In dit geval is het belangrijk dat het aangeboden pakket (semi)automatische hercalculeringen toelaat.

Let op! Op dit moment voeren de meeste bedrijven de projectplanning nog hoofdzakelijk binnen het eigen bedrijf uit. Leverdata, technische informatie (BIM), logistiek en financiële gegevens worden vaak nog op een relatief manuele manier doorgegeven tussen de verschillende partners voor een project. Al deze partijen werken vaak met eigen ERP-systemen, die communiceren via Electronic Data Interchange (EDI) of Application Programming Interfaces (API), of waarin gegevens manueel worden ingegeven.

Ten slotte, maar zeker niet minder belangrijk, komt er bij projectplanning ook nog budgetbeheersing kijken. Een bepaalde meerprijs op de factuur ten aanzien van de oorspronkelijke offerte is vaak te verantwoorden, maar een uitvoerder kan bijvoorbeeld niet plotseling het dubbele rekenen aan de opdrachtgever. Daarom wordt in de planningsmodule in het ideale geval ook het budget vergeleken met de verwachte kosten van materialen en resources. Wanneer de geschatte kosten bekend zijn, weet het bedrijf immers meteen welke kostenpost boven of onder het budget lijkt te komen. Een hogere kost kan dan opgelost worden door bijvoorbeeld goedkoper materiaal te kiezen, of kan gecompenseerd worden door een andere kostenpost die lager uitvalt dan verwacht.

3) Het projectverloop in goede banen leiden

Zodra de planning is opgemaakt, kunnen werknemers aan de slag met de praktische werkzaamheden. Erg belangrijk hierbij zijn de gedetailleerde werkinstructies en specifieke stuklijsten of materiaalbehoefte. Het personeel kent zijn werk natuurlijk wel goed, maar elk project is toch weer net wat anders. En in een bouwproject is het bijvoorbeeld erg belangrijk dat de gevelbouwer de exacte technische specificaties van de op maat gemaakte deur kent en vice versa.

Een tweede belangrijk element bij de uitvoering van een project is de workflow. Er zijn vaak veel mensen betrokken bij een project, zowel binnen een bedrijf als wanneer er met externe partners gewerkt wordt. Aanpassingen aan het budget zullen moeten worden goedgekeurd door de commercieel directeur of de opdrachtgever, tijdelijke krachten moeten hun beschikbaarheid opgeven, materialen moeten geregistreerd worden bij aankomst etc. Al deze stappen moeten minutieus geregistreerd worden door de juiste personen, zodat het systeem een adequaat overzicht geeft op de voortgang van het project en weet welke werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd. Ook kunnen er zo alarmen gegeven worden in het geval er een stap wordt overgeslagen.

4) De eindbalans opmaken en factureren

De kosten voor een project kunnen in veel gevallen aan het begin relatief nauwkeurig ingeschat worden, maar pas bij de oplevering zijn de exacte kosten bekend. De mate waarin dit de facturatie beïnvloedt hangt sterk af van de gemaakte afspraken. In bepaalde gevallen kunnen extra werkuren of duurdere materialen wel aangerekend worden, in andere gevallen wordt het project als geheel verkocht en zijn de meerkosten voor rekening van de uitvoerder. Ter illustratie: bij archeologisch veldwerk wordt er gefactureerd per onderzochte vierkante meter. Als de uitvoerder toevallig dieper moet graven om iets bloot te leggen, zijn de extra kosten voor eigen rekening. Echter, als er meer archeologische stukken gevonden worden dan verwacht, kunnen er na het veldwerk wel meer onderzoeksuren in het lab worden aangerekend.

Het facturatiemodel zal erg bepalend zijn voor de inrichting van de financiële module binnen het ERP-systeem, en voor de eventuele koppelingen die gemaakt moeten worden. In sommige gevallen zullen werknemers bijvoorbeeld hun werkuren moeten registreren en declaraties van gemaakte kosten voor verplaatsingen moeten ingeven zodat deze kunnen worden doorgerekend. Daarvoor is er een koppeling nodig met het HRM-systeem. Ook meer- en minderwerk moet meestal gefactureerd worden. Er wordt bovendien vaak geëist dat alle afwijkingen van een standaardfactuur verantwoord worden door middel van de juiste documentatie. Hiervoor kan de koppeling met een DMS-pakket handig zijn. De mogelijkheden voor de integratie van verschillende andere software staan beschreven in de ERP Wijzer.

Let op! Niet alleen de inhoud van facturen is erg verschillend naargelang de gemaakte afspraken, ook de manier waarop ze berekend en betaald dienen te worden wijkt soms af. Zo werken sommige bedrijven met fixed prices en andere met nacalculaties. Ook facturatieschema’s verschillen enorm. Sommige bedrijven werken bijvoorbeeld met deelfacturen, die op vaste betaaltermijnen dienen te worden voldaan. Vraag dus zeker goed na met welke systemen de financiële module van het ERP-systeem kan werken.

5) Evaluatie van het project en inzichten naar de toekomst toe

Net zoals bij elk soort bedrijf, halen ook projectgerichte organisaties grote voordelen uit analyses en rapportages. De kosten en baten van projecten zijn lastiger één op één te berekenen als die van de massaproductie van bijvoorbeeld speelgoed. Vandaar dat er vaak geopteerd wordt voor een vorm van Business Intelligence (BI) in het ERP-systeem. Deze module legt per project naast elkaar wat de daadwerkelijke kosten waren, en wat er uiteindelijk gefactureerd is. Zo kunnen leidinggevenden te allen tijde evalueren of de geldende tarieven nog rendabel zijn.

6) Portfoliomanagement effectief bijhouden

Portfoliomanagement is technisch gezien niet echt een stap in projectmanagement, maar is gedurende het hele project aanwezig. Het is een functie die vooral belangrijk is voor organisaties die aan verschillende projecten tegelijkertijd werken. Portfoliomanagement helpt bedrijven een overzicht te houden van de stand van zaken met betrekking tot de verschillende projecten, en de mate waarin ze elkaar beïnvloeden. Denk hierbij aan een specialist die iets langer dan voorzien werk heeft met het pleisterwerk van de binnenmuren op één werf, en daardoor niet op tijd aan de andere werf kan beginnen.

Welk soort pakket is geschikt voor welke bedrijfsactiviteit?

Er zijn enorm veel mogelijkheden binnen projectbeheer, maar welk specifiek pakket is nu het meest geschikt voor een bepaald bedrijf? Kiest een bedrijf het beste voor een losstaande planningsmodule, een ERP-systeem gespecialiseerd in projectbeheer, of alleen een DMS voor het beheer van alle projectdocumentatie? Hieronder een vergelijking van deze drie opties:

Een losstaand pakket voor projectbeheer

Er bestaan verschillende losstaande pakketten voor projectmanagement, zoals ProjectLibre of Microsoft Project. Het voordeel van deze software is dat ze meestal relatief eenvoudig in gebruik is. Het nadeel kan zijn dat het puur om een planningsmodule gaat. Toch zijn ook deze pakketten steeds geavanceerder, en werken ze vaak ook met Gantt Charts, waardoor heel wat extra lagen aan de planning kunnen worden toegevoegd. Bovendien zijn koppelingen met ERP-systemen gangbaar. Zo kan er meteen geïntegreerd worden met bijvoorbeeld het voorraadbeheer.

ERP specifiek voor projectbeheer

In dit artikel is er eigenlijk vooral geschreven over een ERP-systeem specifiek voor projectbeheer. Dit is voor veel bedrijven dan ook de ideale situatie. Belangrijk om te beseffen is dat niet alleen de planning van het project ondervangen moet worden door het ERP-systeem. Een pakket dat ontwikkeld is voor projectmanagement heeft hiervoor ook aandacht in ál zijn modules, van de financiële module tot productieplanning, voorraadbeheer, magazijnbeheer, logistiek, documentbeheer, human resources etc. Leveranciers van dit soort systemen begrijpen erg goed dat projectmatig werken het héle bedrijf en álle bedrijfsprocessen beïnvloedt.

Ook belangrijk is dat er ook onderling verschil zit tussen diverse ERP-pakketten voor projectbeheer. Naargelang de specifieke bedrijfsactiviteit zal het pakket moeten worden aangepast, of zal er zelfs een ander pakket of leverancier gekozen moeten worden. Onderstaand voorbeeld geeft de verschillen in pakketten voor projectbeheer in de bouw weer:

projectmanagement erp systemen

DMS-oplossingen voor projectmanagement

Bij veel organisaties die projectmatig werken is de logistiek, (productie)planning en facturatie het belangrijkste. Documentbeheer als apart systeem heeft hierbij iets minder prioriteit. De belangrijke documenten, zoals die gerelateerd aan facturatie, productieplanning, logistiek (ontvangstbewijzen, pakbonnen etc.), worden in dit geval opgevangen in de module die het ERP-systeem voorziet.

Voor andere bedrijven daarentegen is juist de productie-, voorraad- en materiaalplanning minder belangrijk, simpelweg omdat ze zelf niets produceren. Projectbeheer bestaat er bij dit soort organisaties vooral in de documenten per project goed op orde te houden. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren bij een advocatenkantoor waarbij in een team aan zaken wordt gewerkt. In dit geval moeten nota’s, bewijsstukken, facturen van gewerkte uren, beroepaanvragen etc. per project erg goed samen worden bewaard.

Tip! Bedrijven die twijfelen over welk systeem het beste zou passen bij hun specifieke situatie, doen er goed aan de ERP Wijzer te raadplegen. Hierin staat een vergelijking tussen ERP-systemen en DMS-pakketten voor projectbeheer. Bovendien kan EKCIT bedrijven ook telefonisch helpen met na te gaan welke pakketten passen bij hun specifieke eisen voor projectbeheer: +31 (0)20 369 0457.

Kosten van een ERP-systeem voor projectmanagement

Het gekozen pakket zal van grote invloed zijn op de kosten voor projectbeheer. Een minimale koppeling met het ERP-systeem is onontkomelijk, maar er zijn enorm veel manieren om deze link tot stand te brengen. De prijzen van integraties tussen aparte planningssoftware of DMS voor projectbeheer met de boekhouding of CRM-module in het ERP-systeem zijn dan ook erg divers. Verschillende ERP-leveranciers rekenen deze koppeling op een andere manier aan.

Voor bedrijven die opteren voor een ERP-systeem waarin projectbeheer opgenomen zit, is het iets makkelijker om een prijsindicatie te geven. Voor de meeste ERP-pakketten voor projectmanagement moet een bedrijf rekening houden met implementatiekosten van om en nabij de 15.000 euro. Voor licenties is het gebruikelijk dat er tussen de 150 en 400 euro per per maand gerekend wordt voor een full user. Deze berekening is gemaakt op basis van een SaaS-model in de cloud. Voor een on-premise installatie ligt het prijsmodel iets anders, aangezien de licenties vaak meteen aangekocht worden. De enige wederkerende kosten zijn hierbij die voor support en onderhoud, meestal zo’n 20 procent van de totale aankoopprijs per jaar. In een SaaS-model zit support en onderhoud meestal inbegrepen bij de maandelijkse licentiekosten. Over een periode van 5 jaar, kunnen we echter wel stellen dat on-premise en cloud een vergelijkbaar kostenplaatje hebben. In de ERP Wijzer vinden oriënterende projectleiders ook een meer gedetailleerd prijsoverzicht, en een rekenvoorbeeld van de prijs voor een ERP-systeem afgestemd op projectbeheer.

Hoe lang duurt het om een ERP-systeem voor projectbeheer te implementeren?

Elk ERP-traject is een werk van lange adem. Van de oriëntatie op systemen tot en met het echt operationeel zijn, moet een bedrijf minstens een half jaar tot een jaar rekenen. In het geval van een ERP-systeem specifiek voor (uitgebreid) projectbeheer, loopt deze tijd nog wel eens op. Zonder de oriëntatie en het beslissingsproces voor een systeem mee te rekenen, moet een bedrijf in de meeste gevallen rekening houden met een implementatietijd van minimaal 10 maanden tot maximaal 2 jaar. Wel is het zo dat steeds meer leverancier voor een implementatie in fases gaan. Zo is er na een paar maanden al een overgangsperiode. Hierin kan het bedrijf al aan de slag met een deel van het nieuwe ERP, terwijl het voor andere taken nog de oude systemen gebruikt. Dit wordt ook vaak gewaardeerd door gebruikers, omdat ze zo meer tijd hebben om te wennen aan het nieuwe systeem. Specifieke implementatietijden voor verschillende ERP-pakketten worden vergeleken in de ERP Wijzer.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2019, 13 maart). Projectmanagement in de praktijk: projecten succesvol opleveren met behulp van een ERP-systeem. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/functionaliteiten-erp/projectmanagement