WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Workflows inzetten voor bedrijfsprocessen

Inhoudsopgave

  1. Wat zijn werkstromen?
  2. Workflows opgedeeld per soort
    1. Productiewerkstromen
    2. Traceerbaarheidswerkstromen
    3. CRM-werkstromen
    4. Administratieve werkstromen
    5. HRM-werkstromen
    6. Flexibele werkstromen
  3. Wat is het verschil met BPM?

Waarvoor worden workflows ingezet?

Een workflow, werkstroom genoemd in het Nederlands, is een opeenvolging van stappen die bedrijven moeten doorlopen om een bedrijfsproces uit te voeren. Met een workflow wordt in een softwaresysteem vastgelegd hoe een bepaalde taak uitgevoerd moet worden, of hoe een document beheerd moet worden. Er wordt ook bepaald wie elke stap moet uitvoeren.

Wist je dat?
  • De eerste keer dat de term workflow gebruikt werd, was in 1921 in het tijdschrift The Railway Engineer.
  • Frederick Taylor en Henry Gantt worden de ‘vaders van de workflow’ genoemd. Zij bestudeerden namelijk in detail hoe het werk op de productievloer optimaal kan worden georganiseerd. Henry Gantt gaf ook zijn naam aan een bekende techniek voor productieplanning: het Gantt-diagram.

gantt chart plan project

Door een workflow op te zetten, worden taken geautomatiseerd. Bovendien wordt informatie beter doorgezet naar collega’s, en is er een striktere controle op wat er allemaal gebeurt met een document of in een project. Vaak worden workflows ook ingericht om ervoor te zorgen dat het bedrijfsproces sneller verloopt. Werknemers worden namelijk gewaarschuwd door het systeem wanneer ze een stap moeten uitvoeren. Zo wordt voorkomen dat een dossier te lang bij iemand op het bureau blijft liggen. Vooral bij juridische documenten zijn deze notificaties interessant, omdat ze de kans verkleinen dat het bedrijf een boete krijgt door het te laat indienen van een document.

Belangrijk: voordat een workflow ingericht wordt, moet het bedrijfsproces zelf geanalyseerd, en eventueel bijgestuurd worden. Zo zorgt een bedrijf ervoor dat er geen verouderde procedures worden opgenomen in de werkstromen. In de ERP Wijzer staan verschillende tips voor de analyse van bedrijfsprocessen.

Welke soorten werkstromen zijn er binnen een bedrijf?

Er bestaan evenveel werkstromen als dat er sectoren, bedrijven en bedrijfsafdelingen zijn. Eén workflow kan ook over verschillende afdelingen heen lopen, of er kunnen externen bij betrokken zijn. Bij dit soort complexe werkstromen wordt het al snel duidelijk hoe belangrijk het is om ze optimaal in te richten. Een fout in de coördinatie tussen al deze partijen kan leiden tot vertragingen, voorraadproblemen of financieel verlies. Hoe workflows moeten worden ingericht hangt erg af van hun soort:

  1. Productiewerkstromen
  2. Traceerbaarheidswerkstromen
  3. CRM-werkstromen
  4. Administratieve werkstromen
  5. HRM-werkstromen
  6. Flexibele werkstromen

Workflows voor de productieplanning

In de productie worden meestal werkstromen gebruikt die erg rigide zijn. De stappen in deze werkstromen zijn steeds dezelfde, of worden maar heel af en toe en onder erg strikte voorwaarden aangepast. Hierdoor zijn ze erg geschikt voor de productieplanning.

Wanneer een productiebedrijf bijvoorbeeld drie weken nodig heeft om een order van vijf machines te voltooien, kan er een workflow worden gebruikt voor de activiteiten gedurende die drie weken. Deze workflow begint bij de ontvangst van de order, waarvan de productieplanner een notificatie krijgt. Deze kan vervolgens nagaan of en wanneer er voldoende materialen en mensen beschikbaar zijn om aan de productie te beginnen. Soms kan er ook een koppeling gemaakt worden met het voorraadbeheer en met de werkroosters. Zo wordt deze informatie via de workflow meteen mee doorgegeven aan de productieplanner. Zodra de productie van de machines begonnen is, krijgt een inkoper een melding dat de materialen voor de volgende stap aangekocht moeten worden.

Door elke stap van het productieproces op te nemen in de workflow wordt ervoor gezorgd dat er nooit een tekort aan materialen is, maar dat materiaal ook niet te lang in het magazijn ligt voor het gebruikt wordt. Deze techniek wordt meestal gebruikt door bedrijven die produceren op order, maar ook bedrijven die voorraadhoudend zijn halen voordeel uit een adequate materiaalvoorraad.

Let op! Het kan voorkomen dat een werkstroom niet ideaal is ingericht. Vooral de stap van het orderpicken brengt nogal eens problemen met zich mee. Orderpickers verliezen bijvoorbeeld tijd omdat de volgorde van de picking niet logisch is opgesteld. In de ERP Wijzer staan de meest voorkomende valkuilen, en tips om deze te voorkomen.

Workflows voor traceerbaarheid

Workflows zijn van essentieel belang voor bedrijven waarbij traceerbaarheid van de verschillende processtappen een vereiste is. Denk hierbij vooral aan bedrijven in de voedingssector of bijvoorbeeld farmaceutische bedrijven. Een workflow voor traceerbaarheid zorgt er onder andere voor dat er eenvoudig nagegaan kan worden wie welke bewerking heeft uitgevoerd en hoelang hij of zij daarover gedaan heeft. Wanneer een werknemer bijvoorbeeld te lang bezig is geweest met de bewerking van een warmtegevoelig (voedings)product, wordt dit geregistreerd. Zo kan er beslist worden om het product niet te leveren, omdat er een verhoogd risico is dat het voedingsmiddel bedorven is.

Een andere soort traceerbaarheidswerkstroom is die voor de verwerking van bestellingen via een online systeem. Dit komt vaak voor bij webshops en wordt meestal ingezet om de voortgang van een bestelling te monitoren. Zo kunnen het bedrijf en de klant steeds inzien of het product voorbereid wordt, of het in productie is, of het al gepickt is in het magazijn etc. Om ervoor te zorgen dat ook de klant deze informatie kan inzien, moet er ook een koppeling gemaakt worden tussen het platform voor e-commerce en het ERP-systeem.

workflow stappen orderverwerking online bestelling

Workflows voor klantenbeheer

Klantenbeheer lijkt in eerste instantie misschien moeilijk vast te leggen in rigide stappen. Toch kan er ook binnen een CRM-systeem gebruik gemaakt worden van workflows. Denk bijvoorbeeld aan een ticketsysteem voor klachten. Dit systeem vraagt om een opeenvolging van vaste stappen. Eerst wordt het ticket ontvangen, dan wordt het geclassificeerd op basis van het soort klacht, en tenslotte wordt het doorgestuurd naar de geschikte persoon of afdeling. Deze persoon of afdeling kan hulp bieden op afstand, of kan ter plaatse de nodige onderhouds- of reparatiediensten leveren.

ticket onderhoud reparatie klacht erp

Administratieve workflows

Dit is de workflow die in bedrijven het meeste voorkomt. De meeste organisaties hebben dagelijks namelijk een grote hoeveelheid documenten te beheren. Vandaar dat er voor dit soort workflows vaak een documentmanagementsysteem gebruikt wordt. Wanneer de werkstromen echter specifiek betrekking hebben op facturen, kan een financieel systeem een betere keuze zijn.

Meestal vragen documentwerkstromen ook om de goedkeuring van verschillende personen. Een typische factuurwerkstroom kan er (in grote lijnen) bijvoorbeeld zo uitzien:

  • De factuur komt het bedrijf op papier of digitaal binnen.
  • Eventueel bij een papieren factuur: de factuur wordt ingescand en omgevormd tot een digitale factuur.
  • De factuur wordt goedgekeurd door de verantwoordelijke voor de aankoop.
  • De factuur wordt manueel of elektronisch getekend door een financieel verantwoordelijke (vaak de directeur of een budgetbeheerder).
  • De factuur wordt doorgezet naar de boekhouding voor betaling.

Al deze stappen worden in de workflow zichtbaar gemaakt, om ervoor te zorgen dat het proces steeds hetzelfde is. Bovendien waarschuwt het systeem wanneer de factuur te lang bij één persoon of afdeling blijft. Zo kunnen betaalachterstanden en de bijbehorende boetes voorkomen worden.

Tip! Veel bedrijven zouden graag hun factuurproces of andere documentworkflows digitaliseren, maar projectleiders weten niet altijd goed waar te beginnen. Daarom heeft ICT Portal de Premium Paper Digitalisering gemaakt. Deze bevat alle cruciale informatie en handvatten om te beginnen aan een digitaliseringstraject.

HR-workflows

De personeelsafdeling van een bedrijf ontvangt en verwerkt grote hoeveelheden data vanuit het hele bedrijf. Ze maken hiervoor meestal gebruik van een softwarepakket voor HRM. Hierin worden workflows ingericht om ervoor te zorgen dat de vastgelegde termijnen voor alle processtappen gerespecteerd worden.

Een van de belangrijkste werkstromen in HRM is die voor de salarisverwerking. Hiervoor moet elke maand de registratie van de gewerkte uren ontvangen worden door de afdeling salarisverwerking of door de externe verwerker, alsook het aantal gemaakte overuren, opgenomen vakantie-, of ziektedagen, commissies etc. Afhankelijk van de digitaliseringsgraad van het bedrijf worden deze gegevens manueel doorgestuurd naar de salarisverwerker, of kan deze ze uit de HRM-software halen. Zodra al deze gegevens zijn ontvangen, worden ze gekoppeld aan de salarisvoorwaarden en de cao waaronder de medewerker valt, en kan de loonberekening voor die maand beginnen. De automatisering van salariswerkstromen is belangrijk, omdat het te laat uitbetalen van werknemers kan resulteren in boetes van 5 tot 50% van het maandloon van de betreffende werknemer.

Een ander voorbeeld van een HRM-werkstroom is te vinden bij recruitment en onboarding. Wanneer een afdeling een nieuwe werkkracht nodig heeft, wordt er een verzoek gestuurd naar de directie. Deze krijgt hiervan een melding en keurt het verzoek af of goed. Na goedkeuring ontvangt de personeelsafdeling het verzoek, met de bijbehorende functieomschrijving, vereisten en andere eigenschappen (bijvoorbeeld fulltime of parttime). De personeelsafdeling zet vervolgens een werkstroom in gang waarbij de vacature gepubliceerd wordt, cv’s gescand worden en interviews afgenomen worden. Zodra hier een kandidaat uit voort komt, wordt het onboarding-proces in gang gezet. Daarbij worden vaste stappen gezet om een medewerker wegwijs te maken in het bedrijf en in zijn of haar functie. Hieronder vallen onder andere cursussen en het leren kennen van de collega’s. Zonder vaste werkstromen kunnen er soms maanden verstrijken tussen het moment dat een afdeling een nieuwe werkkracht nodig heeft en dat er een geschikte kandidaat geselecteerd is. Zeker bij bedrijven die projectmatig werken kan dit betekenen dat de kandidaat al niet meer nodig is, of dat zijn of haar profiel niet meer past bij de exacte behoeften van de afdeling.

Ad-hoc-workflows

Dit soort workflows zijn flexibeler en kunnen opgesteld of veranderd worden tijdens het bedrijfsproces zelf. Dit gebeurt vaak in bedrijven die op bestelling produceren, en in ingenieurs- en bouwbedrijven.

Bij een bedrijf dat racewagens voor de Formule 1 maakt is het maakproces bijvoorbeeld telkens anders. Het gaat over unieke projecten, want elke racer heeft zijn eigen eisen voor de wagen. De werkstroom zal dus elke keer afwijken. Ook tijdens het maakproces kan er veel veranderen. Er komt namelijk veel innovatie kijken bij deze productie. Elke wagen moet beter, veiliger en vooral sneller zijn dan de vorige. Het gebeurt dus regelmatig dat een stap, zoals het maken van een technische tekening of de montage van een onderdeel, moet worden overgedaan door nieuwe inzichten.

In de bouw komen flexibele workflows vooral voor omdat er veel samenwerking met externen aan te pas komt. Een bouwbedrijf moet continu overleggen met de klant, de architect, eventueel een projectleider etc. Deze overlegmomenten gaan over plannen, vereisten en budgetten. Ondanks dat een groot deel op voorhand wordt afgesproken, duiken er in de meeste gevallen toch nog onverwachte omstandigheden op, of moeten er on the spot beslissingen genomen worden die de vaste workflows in het gedrang brengen.

Verschil tussen worklowmanagement en BPM

Bij veel projectleiders en bedrijven is er verwarring tussen een werkstroom en Business Process Management (BPM. Beide termen verwijzen inderdaad naar bedrijfsprocessen, maar ze verschillen toch wezenlijk van elkaar.

Een werkstroom zorgt voor een opeenvolging van stappen die nodig zijn voor het uitvoeren van een bedrijfsproces. Er wordt zo een vaste werkwijze vastgelegd en iedereen krijgt zijn taak op het correcte moment toegewezen. Workflows dienen dus voor de praktische uitvoering van bedrijfsprocessen.

BPM daarentegen zorgt voor de coördinatie op een meer overkoepelend en strategisch niveau. BPM analyseert de bedrijfsprocessen en kijkt naar hoe de bedrijfsprocessen efficiënter kunnen op alle vlakken Hiervoor worden de taken bekeken, maar ook de gebruikte materialen, de werkplanning, de kwaliteit van het eindresultaat, de productiesnelheid etc. BPM wordt bijvoorbeeld vaak ingezet om aan lean manufacturing te doen, waarbij er gestreefd wordt naar een productieproces dat zo eenvoudig, snel en efficiënt mogelijk verloopt.

Tip! Bij veel bedrijven is er twijfel over de noodzaak voor een BPM-pakket. Om projectleiders te helpen bij deze analyse is er in de BPM Whitepaper een checklist opgenomen.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2020, 28 augustus). Workflows inzetten voor bedrijfsprocessen. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/ict-lexicon/workflows-bedrijfsprocessen