Workflows inzetten voor bedrijfsprocessen

Inhoudsopgave

1. Wat zijn werkstromen?
2. Workflows opgedeeld per soort
   1. Productiewerkstromen
   2. Traceerbaarheidswerkstromen
   3. CRM-werkstromen
   4. Administratieve werkstromen
   5. HRM-werkstromen
   6. Flexibele werkstromen
3. Wat is het verschil met BPM?

Waarvoor worden workflows ingezet?

Een workflow, werkstroom genoemd in het Nederlands, is een opeenvolging van stappen die bedrijven moeten doorlopen om een bedrijfsproces uit te voeren. Met een workflow wordt in een softwaresysteemOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken. vastgelegd hoe een bepaalde taak uitgevoerd moet worden, of hoe een document beheerd moet worden. Er wordt ook bepaald wie elke stap moet uitvoeren.

Wist je dat?

• De eerste keer dat de term workflow gebruikt werd, was in 1921 in het tijdschrift The Railway Engineer.
• Frederick Taylor en Henry Gantt worden de ‘vaders van de workflow’ genoemd. Zij bestudeerden namelijk in detail hoe het werk op de productievloer optimaal kan worden georganiseerd. Henry Gantt gaf ook zijn naam aan een bekende techniek voor productieplanning: het Gantt-diagram.

Door een workflow op te zetten, worden taken geautomatiseerd. Bovendien wordt informatie beter doorgezet naar collega’s, en is er een striktere controle op wat er allemaal gebeurt met een document of in een project. Vaak worden workflows ook ingericht om ervoor te zorgen dat het bedrijfsproces sneller verloopt. Werknemers worden namelijk gewaarschuwd door het systeem wanneer ze een stap moeten uitvoeren. Zo wordt voorkomen dat een dossier te lang bij iemand op het bureau blijft liggen. Vooral bij juridische documenten zijn deze notificaties interessant, omdat ze de kans verkleinen dat het bedrijf een boete krijgt door het te laat indienen van een document.

Belangrijk: voordat een workflow ingericht wordt, moet het bedrijfsproces zelf geanalyseerd, en eventueel bijgestuurd worden. Zo zorgt een bedrijf ervoor dat er geen verouderde procedures worden opgenomen in de werkstromen. In de ERP WijzerDe ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. staan verschillende tips voor de analyse van bedrijfsprocessen.

Welke soorten werkstromen zijn er binnen een bedrijf?

Er bestaan evenveel werkstromen als dat er sectoren, bedrijven en bedrijfsafdelingen zijn. Eén workflow kan ook over verschillende afdelingen heen lopen, of er kunnen externen bij betrokken zijn. Bij dit soort complexe werkstromen wordt het al snel duidelijk hoe belangrijk het is om ze optimaal in te richten. Een fout in de coördinatie tussen al deze partijen kan leiden tot vertragingen, voorraadproblemen of financieel verlies. Hoe workflows moeten worden ingericht hangt erg af van hun soort:

1. Productiewerkstromen
2. Traceerbaarheidswerkstromen
3. CRM-werkstromen
4. Administratieve werkstromen
5. HRM-werkstromen
6. Flexibele werkstromen

Workflows voor de productieplanning

In de productie worden meestal werkstromen gebruikt die erg rigide zijn. De stappen in deze werkstromen zijn steeds dezelfde, of worden maar heel af en toe en onder erg strikte voorwaarden aangepast. Hierdoor zijn ze erg geschikt voor de productieplanningOnder productieplanning wordt verstaan het inplannen van productiewerk op basis van orders of de verwachte verkoop. Deze planning wordt opgemaakt rekening houdend met: aanwezige materialen of hun levertijden, beschikbare werkkrachten, en de productiecapaciteit van mensen en machines. De planning helpt bedrijven om op een geordende en logische manier aan de productie van nieuwe goederen te beginnen. Ook kunnen op basis van deze planning bestellingen voor ruwe materialen gedaan worden, en kan het transport van afgewerkte goederen ingepland worden..

Wanneer een productiebedrijf bijvoorbeeld drie weken nodig heeft om een order van vijf machines te voltooien, kan er een workflow worden gebruikt voor de activiteiten gedurende die drie weken. Deze workflow begint bij de ontvangst van de order, waarvan de productieplanner een notificatie krijgt. Deze kan vervolgens nagaan of en wanneer er voldoende materialen en mensen beschikbaar zijn om aan de productie te beginnen. Soms kan er ook een koppeling gemaakt worden met het voorraadbeheerEen van de grootste problemen die handelsbedrijven vaak ervaren is dat niemand een accuraat beeld heeft van de status van de voorraad. Er is niet precies bekend wat er op voorraad is, welke artikelen gereserveerd zijn, en hoe lang ze al ‘op de plank’ liggen. Een voorraadmodule kan soelaas bieden. en met de werkroostersHet beheer van toerbeurten is in nogal wat bedrijven een lastige klus. Hoe kan een shiftplanning door middel van software geoptimaliseerd worden? Wat kost deze automatisering van de roosterplanning en ploegen een bedrijf?. Zo wordt deze informatie via de workflow meteen mee doorgegeven aan de productieplanner. Zodra de productie van de machines begonnen is, krijgt een inkoper een melding dat de materialen voor de volgende stap aangekocht moeten worden.

Door elke stap van het productieproces op te nemen in de workflow wordt ervoor gezorgd dat er nooit een tekort aan materialen is, maar dat materiaal ook niet te lang in het magazijn ligt voor het gebruikt wordt. Deze techniek wordt meestal gebruikt door bedrijven die produceren op orderMet make to order, ook wel build to order genoemd, wordt bedoeld dat een product op bestelling gemaakt wordt. Er wordt dus niet met een vaste voorraad gewerkt. Pas wanneer een order binnenkomt worden de materialen voor de productie besteld bij toeleveranciers., maar ook bedrijven die voorraadhoudendMake to stock, ook wel build to stock genoemd, betekent dat artikelen geproduceerd worden op basis van de verwachte vraag. De hoeveelheid en het soort artikelen dat gemaakt wordt, wordt bepaald met behulp van voorraadbeheer. Hierbij wordt de gewenste voorraad vastgesteld op basis van de verkoopprognoses. zijn halen voordeel uit een adequate materiaalvoorraad.

Let op! Het kan voorkomen dat een werkstroom niet ideaal is ingericht. Vooral de stap van het orderpicken brengt nogal eens problemen met zich mee. Orderpickers verliezen bijvoorbeeld tijd omdat de volgorde van de picking niet logisch is opgesteld. In de ERP WijzerDe ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. staan de meest voorkomende valkuilen, en tips om deze te voorkomen.

Workflows voor traceerbaarheid

Workflows zijn van essentieel belang voor bedrijven waarbij traceerbaarheidTraceerbaarheid, ook wel traceability genoemd, is de mogelijkheid om een element te volgen vanaf zijn ontstaan tot bij de aankomst op de eindbestemming. Zowel op het niveau van praktische bedrijfsactiviteiten, als voor producten en documentbeheer is het een belangrijke functionaliteit. Vandaar dat traceerbaarheidssystemen vaak voorkomen in pakketten voor Enterprise Resource Management (ERP) en in Document Management Systemen (DMS). van de verschillende processtappen een vereiste is. Denk hierbij vooral aan bedrijven in de voedingssectorBedrijven uit de voedingssector weten dat een ERP-systeem voor de ‘gewone’ handel of productie niet één op één geschikt is voor hun branche. Houdbaarheidsdata en strikte kwaliteitseisen zijn maar enkele van de cruciale aspecten die het systeem moet aankunnen. Maar wat kenmerkt ERP-software voor voeding en dranken, de foodsector, dan precies? Welke systemen helpen bedrijven in de voedingsmiddelenindustrie overeind te blijven op de sterk concurrerende markt? of bijvoorbeeld farmaceutische bedrijvenHet waarborgen van kwaliteit is belangrijk in elke sector, maar voor farmaceutische bedrijven kunnen de gevolgen van onbehoorlijk kwaliteitsbeheer fataal uitvallen. Foutieve recepturen of verouderde gebruiksaanwijzingen kunnen tot gezondheidsrisico’s leiden. Het niet kunnen raadplegen van de juiste informatie bij een audit kan resulteren in het verlies van een bepaald certificaat. En zodra er patiëntgegevens bij komen kijken is er ook nog de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Documentbeheer kan de sleutel zijn tot optimaal kwaliteitsbeheer en beveiliging in de farmacie, maar dan moet er wel met een aantal zaken rekening worden gehouden.. Een workflow voor traceerbaarheid zorgt er onder andere voor dat er eenvoudig nagegaan kan worden wie welke bewerking heeft uitgevoerd en hoelang hij of zij daarover gedaan heeft. Wanneer een werknemer bijvoorbeeld te lang bezig is geweest met de bewerking van een warmtegevoelig (voedings)product, wordt dit geregistreerd. Zo kan er beslist worden om het product niet te leveren, omdat er een verhoogd risico is dat het voedingsmiddel bedorven is.

Een andere soort traceerbaarheidswerkstroom is die voor de verwerking van bestellingen via een online systeem. Dit komt vaak voor bij webshopsE-commerce, ook wel e-business genoemd, omvat alle vormen van online handelen. De meeste mensen denken direct aan een webshop voor consumenten, maar de term wordt ook gebruikt voor bijvoorbeeld de financiële transacties die tussen banken plaatsvinden. In die laatste betekenis gaat de benaming terug tot in de jaren 70. en wordt meestal ingezet om de voortgang van een bestelling te monitoren. Zo kunnen het bedrijf en de klant steeds inzien of het product voorbereid wordt, of het in productie is, of het al gepickt is in het magazijnWarehouse Management is de Engelse term voor magazijnbeheer. WM kan worden samengevat als het beheer van alle activiteiten en bedrijfsprocessen die te maken hebben met binnenkomende of opgeslagen artikelen in het magazijn. Dit kan gaan over de artikelen binnen één magazijn, of op meerdere locaties. WM is een breed begrip. De invulling ervan kan erg verschillen. Een aantal basistaken die in elk geval onder magazijnbeheer vallen: etc. Om ervoor te zorgen dat ook de klant deze informatie kan inzien, moet er ook een koppeling gemaakt worden tussen het platform voor e-commerce en het ERP-systeemBij e-commerce worden producten of diensten verkocht via een webwinkel. Om dit systeem te doen werken, is achterliggende informatie essentieel. Voorbeelden van dit soort informatie: voorraadindicatie, prijzen en productspecificaties..

Workflows voor klantenbeheer

Klantenbeheer lijkt in eerste instantie misschien moeilijk vast te leggen in rigide stappen. Toch kan er ook binnen een CRM-systeemCustomer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie. gebruik gemaakt worden van workflows. Denk bijvoorbeeld aan een ticketsysteemEen ticketsysteem zorgt ervoor dat vragen of klachten van klanten op een ordelijke manier opgevolgd kunnen worden. Zodra er een klacht of vraag binnenkomt bij de klantendienst van een bedrijf, wordt er in het systeem een fiche aangemaakt met alle klantinformatie en details over de vraag of klacht. Deze fiche wordt een ticket genoemd. Het ticket kan manueel aangemaakt worden door de medewerker die de klacht te horen of te lezen krijgt (telefoon, e-mail, chat…), of automatisch in het systeem opgenomen worden, bijvoorbeeld op basis van een online klachtenformulier. In dit tweede geval moet er uiteraard een koppeling zijn tussen het medium waarop het formulier wordt ingevuld (vaak de website of een klantenportaal) en het ticketsysteem. voor klachten. Dit systeem vraagt om een opeenvolging van vaste stappen. Eerst wordt het ticket ontvangen, dan wordt het geclassificeerd op basis van het soort klacht, en tenslotte wordt het doorgestuurd naar de geschikte persoon of afdeling. Deze persoon of afdeling kan hulp bieden op afstand, of kan ter plaatse de nodige onderhouds- of reparatiedienstenDe grootste uitdaging van bedrijven in de installatie- en onderhoudsbranche is dat ze voor een groot deel van de tijd ‘buitenshuis’ aan het werk zijn. De installaties en onderhoudsbeurten gebeuren meestal op locatie bij de klant. Ondanks de mogelijkheid om te bellen, e-mailen, Skypen etc., blijft de communicatie tussen de buitendienst en het (hoofd)kantoor nog vaak een probleem. Op kantoor moet in principe in real-time bekend zijn wat medewerkers op locatie aantreffen en welke taken ze uitvoeren. Daarnaast moeten deze medewerkers ter plekke project-, product- of bedrijfsinformatie kunnen raadplegen. leveren.

Administratieve workflows

Dit is de workflow die in bedrijven het meeste voorkomt. De meeste organisaties hebben dagelijks namelijk een grote hoeveelheid documenten te beheren. Vandaar dat er voor dit soort workflows vaak een documentmanagementsysteemVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies? gebruikt wordt. Wanneer de werkstromen echter specifiek betrekking hebben op facturen, kan een financieel systeemDe financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen. een betere keuze zijn.

Meestal vragen documentwerkstromenEen workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer. ook om de goedkeuring van verschillende personen. Een typische factuurwerkstroom kan er (in grote lijnen) bijvoorbeeld zo uitzien:

• De factuur komt het bedrijf op papier of digitaal binnen.
• Eventueel bij een papieren factuur: de factuur wordt ingescand en omgevormd tot een digitale factuurFacturen worden steeds vaker elektronisch verstuurd, maar dat is niet voldoende om van e-factureren te spreken. Een PDF-versie van een factuur is wel een elektronisch document, maar wordt niet meteen automatisch verwerkt. Bij een e-factuur gebeurt deze factuurautomatisering wel. De boekhoudsoftware van het verzendende bedrijf maakt een gestructureerd digitaal bestand aan dat het boekhoudsysteem van het ontvangende bedrijf elektronisch kan verwerken..
• De factuur wordt goedgekeurd door de verantwoordelijke voor de aankoop.
• De factuur wordt manueel of elektronisch getekendDe term digitale handtekening wordt gebruikt om te refereren aan een elektronische vorm van handtekenen. Dit kan gaan om een gewone elektronische handtekening, of een gekwalificeerde elektronische handtekening. Soms wordt alleen deze tweede vorm echt als digitaal tekenen gedefinieerd. door een financieel verantwoordelijke (vaak de directeur of een budgetbeheerder).
• De factuur wordt doorgezet naar de boekhouding voor betaling.

Al deze stappen worden in de workflow zichtbaar gemaakt, om ervoor te zorgen dat het proces steeds hetzelfde is. Bovendien waarschuwt het systeem wanneer de factuur te lang bij één persoon of afdeling blijft. Zo kunnen betaalachterstanden en de bijbehorende boetes voorkomen worden.

Tip! Veel bedrijven zouden graag hun factuurproces of andere documentworkflows digitaliseren, maar projectleiders weten niet altijd goed waar te beginnen. Daarom heeft ICT Portal het Premium Digiboek DigitaliseringMet dit kennisdocument vergroot je de kans om een digitaliseringstraject tot een goed einde te brengen. Aan de hand van vijf stappen worden diverse digitaliserings-scenarios onder de loep genomen. Deze uitgave maakt duidelijk welke stappen je als projectleider moet zetten vóór en tijdens een digitaliseringsproject. Het Digiboek is bedoeld voor bedrijven die op een serieuze manier aan de slag willen met de digitalisering van documenten. Dit kunnen organisaties zijn die een optimalisatieslag willen maken door digitaal te gaan werken, of die bijvoorbeeld een specifiek probleem hebben met papieren documenten. gemaakt. Deze bevat alle cruciale informatie en handvatten om te beginnen aan een digitaliseringstraject.

HR-workflows

De personeelsafdeling van een bedrijf ontvangt en verwerkt grote hoeveelheden data vanuit het hele bedrijf. Ze maken hiervoor meestal gebruik van een softwarepakket voor HRMHRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen.. Hierin worden workflows ingericht om ervoor te zorgen dat de vastgelegde termijnen voor alle processtappen gerespecteerd worden.

Een van de belangrijkste werkstromen in HRM is die voor de salarisverwerkingWanneer een organisatie zich oriënteert op een (nieuw) systeem voor loonadministratie, is het essentieel om eerst de salarisworkflow goed te begrijpen. Elk bedrijf voert een variatie uit op het standaardproces voor salarisadministratie. Deze standaard bestaat uit de verzameling van loongegevens voor een bepaalde periode (input), de loonberekening op basis van deze gegevens (verwerking), en de uitvoering van de betaling en creatie van loonstroken (output).. Hiervoor moet elke maand de registratie van de gewerkte uren ontvangen worden door de afdeling salarisverwerking of door de externe verwerker, alsook het aantal gemaakte overuren, opgenomen vakantie-, of ziektedagen, commissies etc. Afhankelijk van de digitaliseringsgraad van het bedrijf worden deze gegevens manueel doorgestuurd naar de salarisverwerker, of kan deze ze uit de HRM-software halen. Zodra al deze gegevens zijn ontvangen, worden ze gekoppeld aan de salarisvoorwaarden en de cao waaronder de medewerker valt, en kan de loonberekening voor die maand beginnen. De automatisering van salariswerkstromen is belangrijk, omdat het te laat uitbetalen van werknemers kan resulteren in boetes van 5 tot 50% van het maandloon van de betreffende werknemer.

Een ander voorbeeld van een HRM-werkstroom is te vinden bij recruitment en onboardingOnboarding of de integratie van nieuwe werknemers is meer dan het welkom heten van nieuwe werknemers. Het gaat ook verder dan het regelen van praktische zaken, zoals toegang tot bedrijfssoftware of het bestellen van een werkuniform. Bij onboarding wordt de medewerker namelijk helemaal wegwijs gemaakt in de nieuwe werkomgeving en in zijn of haar rol binnen het bedrijf. Het idee is dat de nieuwe collega zich echt thuis gaat voelen en zich betrokken voelt bij de activiteiten van het bedrijf.. Wanneer een afdeling een nieuwe werkkracht nodig heeft, wordt er een verzoek gestuurd naar de directie. Deze krijgt hiervan een melding en keurt het verzoek af of goed. Na goedkeuring ontvangt de personeelsafdeling het verzoek, met de bijbehorende functieomschrijving, vereisten en andere eigenschappen (bijvoorbeeld fulltime of parttime). De personeelsafdeling zet vervolgens een werkstroom in gang waarbij de vacature gepubliceerd wordt, cv’s gescand worden en interviews afgenomen worden. Zodra hier een kandidaat uit voort komt, wordt het onboarding-proces in gang gezet. Daarbij worden vaste stappen gezet om een medewerker wegwijs te maken in het bedrijf en in zijn of haar functie. Hieronder vallen onder andere cursussen en het leren kennen van de collega’s. Zonder vaste werkstromen kunnen er soms maanden verstrijken tussen het moment dat een afdeling een nieuwe werkkracht nodig heeft en dat er een geschikte kandidaat geselecteerd is. Zeker bij bedrijven die projectmatig werkenVoor bedrijven die projectmatig werken is 'flexibiliteit' het kernwoord. Projecten moeten steeds kunnen worden herzien, en het ondersteunende ERP-systeem moet deze herzieningen kunnen verwerken. Welke mogelijkheden biedt dit soort pakketten voor projectmanagement? kan dit betekenen dat de kandidaat al niet meer nodig is, of dat zijn of haar profiel niet meer past bij de exacte behoeften van de afdeling.

Ad-hoc-workflows

Dit soort workflows zijn flexibeler en kunnen opgesteld of veranderd worden tijdens het bedrijfsproces zelf. Dit gebeurt vaak in bedrijven die op bestelling producerenMet make to order, ook wel build to order genoemd, wordt bedoeld dat een product op bestelling gemaakt wordt. Er wordt dus niet met een vaste voorraad gewerkt. Pas wanneer een order binnenkomt worden de materialen voor de productie besteld bij toeleveranciers., en in ingenieurs- en bouwbedrijvenVoor ingenieursbureaus, technisch adviesbedrijven, architecten, vastgoedontwikkelaars, aannemers en andere bedrijven binnen de bouw- en ingenieursbranche zijn sectorspecifieke document management systemen het bekijken waard. Maar welke functionaliteiten zijn van belang? Geven bedrijven binnen de sector vaker de voorkeur aan een sectorspecifiek DMS, of juist vaker aan een standaardpakket?.

Bij een bedrijf dat racewagens voor de Formule 1 maakt is het maakproces bijvoorbeeld telkens anders. Het gaat over unieke projecten, want elke racer heeft zijn eigen eisen voor de wagen. De werkstroom zal dus elke keer afwijken. Ook tijdens het maakproces kan er veel veranderen. Er komt namelijk veel innovatie kijken bij deze productie. Elke wagen moet beter, veiliger en vooral sneller zijn dan de vorige. Het gebeurt dus regelmatig dat een stap, zoals het maken van een technische tekeningCAD staat voor Computer Aided Design. Met een CAD-programma kunnen, met behulp van de muis of een tekenpen, digitale technische tekeningen worden gemaakt. CAD wordt in veel sectoren gebruikt: van de architectuur tot de autobouw (automotive). of de montage van een onderdeel, moet worden overgedaan door nieuwe inzichten.

In de bouw komen flexibele workflows vooral voor omdat er veel samenwerking met externen aan te pas komt. Een bouwbedrijf moet continu overleggen met de klant, de architect, eventueel een projectleider etc. Deze overlegmomenten gaan over plannen, vereisten en budgetten. Ondanks dat een groot deel op voorhand wordt afgesproken, duiken er in de meeste gevallen toch nog onverwachte omstandigheden op, of moeten er on the spot beslissingen genomen worden die de vaste workflows in het gedrang brengen.

Verschil tussen worklowmanagement en BPM

Bij veel projectleiders en bedrijven is er verwarring tussen een werkstroom en Business Process Management (BPM)Business Process Management (BPM) wordt gebruikt om alle structuren, processen en workflows binnen een bedrijf duidelijk in kaart te brengen, te evalueren en te optimaliseren. Via een BPM-aanpak worden bedrijfsprocessen vanaf een overkoepelend niveau geanalyseerd, gevisualiseerd en eventueel ook geregisseerd.. Beide termen verwijzen inderdaad naar bedrijfsprocessen, maar ze verschillen toch wezenlijk van elkaar.

Een werkstroom zorgt voor een opeenvolging van stappen die nodig zijn voor het uitvoeren van een bedrijfsproces. Er wordt zo een vaste werkwijze vastgelegd en iedereen krijgt zijn taak op het correcte moment toegewezen. Workflows dienen dus voor de praktische uitvoering van bedrijfsprocessen.

BPM daarentegen zorgt voor de coördinatie op een meer overkoepelend en strategisch niveau. BPM analyseert de bedrijfsprocessen en kijkt naar hoe de bedrijfsprocessen efficiënter kunnen op alle vlakken Hiervoor worden de taken bekeken, maar ook de gebruikte materialen, de werkplanning, de kwaliteit van het eindresultaat, de productiesnelheid etc. BPM wordt bijvoorbeeld vaak ingezet om aan lean manufacturingLean Manufacturing is een productiemethode waarbij ingezet wordt op de vereenvoudiging van het productieproces. Bij deze vorm van produceren worden alle onnodige of inefficiënte elementen uit het productieproces gehaald, om zo efficiënter te werken, en meer winst te maken. te doen, waarbij er gestreefd wordt naar een productieproces dat zo eenvoudig, snel en efficiënt mogelijk verloopt.

Tip! Bij veel bedrijven is er twijfel over de noodzaak voor een BPM-pakket. Om projectleiders te helpen bij deze analyse is er in de BPM WhitepaperDe Whitepaper BPM is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een systeem voor Business Process Management. U vindt er onder andere: prijzen, functionaliteiten, een vergelijking van de verschillende formules, tips en belangrijke valkuilen. een checklist opgenomen.