ERP-leveranciers zijn er in overvloed op de Nederlandse markt. Stuk voor stuk proberen ze de beste op hun terrein te zijn. Er zijn verschillende factoren op basis waarvan een bedrijf voor een bepaalde leverancier kiest. De kwaliteit van de dienstverlening is een zeer belangrijk aspect, maar is vooraf moeilijk in te schatten. Welke leverancier sluit goed aan bij mijn bedrijf? Dit is de hamvraag bij elk ERP implementatietraject. Het is ook niet altijd een gemakkelijke vraag om beantwoord te krijgen. Er bestaat helaas niet zoiets als een top 10 van ERP-leveranciers waar elk bedrijf uit zou moeten kiezen.
Het belang van een serieuze leveranciersselectie
Bedrijven zoeken meestal een ERP-pakket dat de bedrijfskosten helpt te reduceren en tegelijkertijd bijdraagt aan het verhogen van de winst. Meestal ligt de focus vooral op het selecteren van het juiste pakket en niet zozeer op de meest geschikte leverancier. Toch is de leverancierskeuze nog belangrijker dan de keuze voor een geschikt pakket. Alle bekende ERP-pakketten kunnen waarschijnlijk de taken uitvoeren die nodig zijn voor de organisatie. Het verschil wordt gemaakt door de leverancier.
De leverancierskeuze wordt meestal gemaakt op basis van een aantal demo’s van verschillende leveranciers. Het is echter niet altijd eenvoudig deze demo’s en leveranciers goed te vergelijken. Daarom heeft EKCIT de Premium Paper Help! We krijgen zo een demo! opgesteld. Hierin krijgen projectleiders praktsiche tips en handvatten om de eerste gesprekken met leveranciers strategisch aan te gaan, en een doordachte keuze te maken.
Bedrijven en hun ERP-leverancier in crisistijd: gespannen verhoudingen?
Als organisaties plotseling met een crisis te maken krijgen, kan dit effect hebben op de relatie met de ICT-leverancier. Leidt de coronatijd tot een meningsverschil of conflict met de software-leverancier? In onderstaande video wordt uitgelegd hoe IT-conflicten ontstaan en hoe deze voorkomen kunnen worden:
Criteria voor de beoordeling van ERP-leveranciers
Het beoordelen van leveranciers is meestal geen eenvoudige taak. Een standaard model of checklist die voor elk bedrijf van toepassing is bestaat niet. Niet elke leverancier zal in staat zijn aan de verwachting te voldoen. De grootste ERP-leverancier is bovendien niet altijd de beste. Een ERP-implementatie bij een klein bedrijf kan worden uitgevoerd door een grote partij. Andersom doen grote bedrijven soms beroep op een kleine implementatiepartner. Een goede kennis van het Nederlandse leverancierslandschap is iets waar elke projectleider over zou moeten beschikken bij de start van een (ERP-)project. Dit landschap verandert echter voortdurend en in snel tempo. Het valt daarom niet mee om op de hoogte blijven van het productportfolio van leveranciers. De meest recente prestaties van de leverancier bij vergelijkbare implementaties is ook een belangrijk aspect voor de beoordeling. Voor ondersteuning of informatie over leveranciers kan contact worden opgenomen met EKCIT, uitgever van de ICT Portal. Daarnaast vind je in de ERP Wijzer nog een ander element waar bedrijven meestal niet aan denken bij de selectie van hun leverancier, maar dat wel cruciaal is voor het uiteindelijke succes van de samenwerking. In de volgende video (Engels, 2.45 min.) geeft een Amerikaanse ERP-consultant goede informatie over een aantal leverancier selectiecriteria:
Hoe staat het Nederlandse ERP leverancierslandschap er voor?
De Nederlandse ERP-markt zit nog steeds in de lift. Dit komt door de steeds bredere acceptatie van cloud en SaaS-oplossingen. Bedrijven durven het steeds vaker aan om ook hun meest kritische bedrijfssoftware als clouddienst af te nemen. Dit heeft gezorgd voor een flinke groei in het aanbod van online ERP-producten. Producenten van dit soort software zijn tegelijkertijd ook vaak de leverancier en implementatiepartner. De implementatie van online ERP-software is daarnaast meestal een stuk eenvoudiger dan een on-premise implementatie.
Leveranciers die zich altijd hebben toegelegd op on-premise implementaties, zien zich tegenwoordig steeds vaker genoodzaakt ook cloud-oplossingen aan te bieden. Het kan dan voorkomen dat een bepaald product pas sinds kort aan het productportfolio is toegevoegd. De ervaring die een partij door de jaren heen heeft opgebouwd met on-premise implementaties is niet automatisch ook relevant voor dit nieuwe cloud-product. Houd hier rekening mee bij de selectie van de leverancier.
Geografische afstand tot de leverancier
Bij het kiezen van de juiste leverancier hoeft in Nederland meestal geen rekening worden gehouden met de vestigingsplaats en geografische afstand tot de partner. In een land als Spanje, of Frankrijk, waar de afstanden groter zijn, speelt afstand vaker een rol bij de leveranciersselectie. De opkomst van cloud ERP-software heeft er voor gezorgd dat afstand ook in deze landen steeds minder een bepalende factor is. De vestigingslocatie(s) speelt nog wel een rol als een bedrijf over verschillende internationale kantoren beschikt. Voor integratie met andere applicaties is het soms nodig om op locatie handelingen uit te voeren. In dat geval is lokale aanwezigheid van de leverancier een groot voordeel.
Hoe kies je een geschikte ERP-leverancier?
Het selecteren van de meest geschikte leverancier volgt pas nadat de keuze voor een bepaald ERP-pakket is gemaakt. Wel kunnen leveranciers al in een vroeg stadium worden geraadpleegd om informatie te verschaffen over de verschillende systemen op de markt. Houd wel rekening met het feit dat deze informatie gekleurd kan zijn. Iedere leverancier heeft een commercieel belang. Onafhankelijke informatie is niet altijd voorhanden. In de ERP Wijzer staat een vergelijking van bekende en minder bekende ERP-pakketten en hun leveranciers. Voor een leveranciersadvies op maat kan telefonisch contact worden opgenomen met de ICT Portal. Voordat leveranciers worden benaderd is het van belang om het projectbudget te bepalen. Ook over de benodigde technische ondersteuning en de technische eisen zal moeten worden nagedacht. De beste methode voor de selectie kan per bedrijf verschillen.
Selectiecriteria: welke vragen moet ik stellen aan een ERP-leverancier?
Het is verstandig om voorafgaand aan de gesprekken met leveranciers verschillende vragen voor te bereiden die je aan de leverancier wil stellen.
- Hoeveel (succesvolle) implementaties heeft de leverancier uitgevoerd?
- Hoeveel daarvan in de sector waarin je bedrijf actief is?
- Welke klanten heeft de leverancier?
- Vraag om contactinformatie zodat je zelf met de referenties kan spreken.
- Welke technici zullen de implementatie uitvoeren? Zijn zij ook de contactpersoon tijdens de implementatie?
- Wat is de planning van de implementatie?
- Hoe snel wordt er service verleend in geval van een technisch probleem? Dit moet terug te vinden zijn in het contract.
Conclusie: hoe kom ik tot een weloverwogen besluit over de keuze van een ERP-leverancier?
De uiteindelijke keuze voor een bepaalde ERP-leverancier is absoluut geen gemakkelijke. Het functioneren van het bedrijf is er sterk van afhankelijk. Het keuzeproces is dan ook niet iets dat binnen een paar dagen of weken kan worden afgerond. Hier gaat meer tijd in zitten. Een bedrijf doet er goed aan om op tijd te beginnen met het selectieproces. Alle wensen van het bedrijf moeten daarbij duidelijk zijn gedefinieerd. Voor aanvullende onafhankelijke informatie voor bij de selectie van een geschikte leverancier kan ook telefonisch (+31 20 36 90 457) contact worden opgenomen met EKCIT, uitgever van de ICT Portal. Een consultant kan op basis van je specifieke wensen en eisen een aantal geschikte partijen voorselecteren. Voor praktische informatie, zoals de nummer 1 valkuil bij de selectie van een ERP leverancier kan de ERP Wijzer kosteloos worden aangevraagd.