Procurement management

Hoe wordt de inkoop van de benodigde productiematerialen geregeld?

Procurement management, of inkoopbeheer, zorgt ervoor dat een bedrijf beschikt over de nodige grondstoffen, materialen en andere resources om het werk naar behoren uit te voeren. Inkoopbeheer kan opgedeeld worden in drie delen:

• Aankoopbeheer: het beheer van de daadwerkelijke aankoop van goederen en materialen. Het koopproces wordt hierin geregeld. Prijzen, kwaliteit en leverdata worden vergeleken, zodat de beste keuzes gemaakt kunnen worden.
• Voorraadbeheer: geeft inzicht in de hoeveelheid aanwezige producten en de voorraadplanningEen van de grootste problemen die handelsbedrijven vaak ervaren is dat niemand een accuraat beeld heeft van de status van de voorraad. Er is niet precies bekend wat er op voorraad is, welke artikelen gereserveerd zijn, en hoe lang ze al ‘op de plank’ liggen. Een voorraadmodule kan soelaas bieden.. Dit helpt om de artikelen die niet (goed) verkopen efficiënt op te slaan, en zorgt ervoor dat een bedrijf de gewenste artikelen steeds kan leveren.
• Magazijnbeheer: zorgt voor de controle op waar producten zich in het magazijn bevindenWarehouse Management is de Engelse term voor magazijnbeheer. WM kan worden samengevat als het beheer van alle activiteiten en bedrijfsprocessen die te maken hebben met binnenkomende of opgeslagen artikelen in het magazijn. Dit kan gaan over de artikelen binnen één magazijn, of op meerdere locaties. WM is een breed begrip. De invulling ervan kan erg verschillen. Een aantal basistaken die in elk geval onder magazijnbeheer vallen:. Als producten correct gelokaliseerd worden, kunnen orderpickersOrderpicking is het proces waarbij een magazijnmedewerker de artikelen beschreven op een pakbon uit het magazijn haalt en verzamelt. Hierna maakt deze medewerker, ook wel een orderpicker genoemd, de verzameling gereed voor verzending naar klanten of voor intern gebruik. Bovendien moet de orderpicker ook in de voorraad aangeven dat een artikel gepickt is, en wordt hij of zij vaak ingezet voor de ontvangst en de opslag van goederen in het magazijn. de artikelen eenvoudiger uit het magazijn halen en klaarmaken voor verzending. Soms wordt hierbij gebruik gemaakt van voice pickingBij voice picking, of picking to voice, gebeurt de orderpicking spraakgestuurd. Artikels worden niet uit het magazijn gehaald aan de hand van een picklijst of pakbon. De orderpickers krijgen hun opdrachten in audiovorm doorgespeeld. Wanneer een bepaald artikel gepickt is, geven de pickers een mondelinge bevestiging aan het systeem., of wordt er aan batchverwerkingVerschillende bedrijven krijgen goederen binnen in batches. Dit zijn (grote) leveringen van artikelen die tot dezelfde groep behoren. Een batch kan uit verschillende producten bestaan, maar heeft belangrijke gemeenschappelijke kenmerken. gedaan.

Wist je dat? Het aankoopbeheer beslaat tussen de 30 en 80 procent van de totale kosten die een (producerend) bedrijf heeft. Deze tak is dus essentieel in de concurrentieslag tussen verschillende bedrijven.

Procurement management kan gezien worden als de eerste fase in Supply Chain ManagementIn het kort houdt supply chain management in dat een handels-, productie- of distributiebedrijf weet welke materialen of producten besteld moeten worden. SCM houdt ook in dat producten op tijd worden geleverd. Om deze planning in goede banen te leiden gebruikt SCM data uit het ERP-systeem. De ERP-functionaliteiten die gebruikt worden bij SCM zijn onder andere:. Het beheer van de supply chain focust op de productieketen en de verkoop. Hierbij wordt de hele levensloop van een product beheerd, van de inkoop van materialen totdat het product aankomt bij de eindklant. Procurement management valt meestal onder de verantwoordelijkheden van de afdeling inkoop.

Het zijn voornamelijk bedrijven in de maakindustrieBedrijven uit de machinebouw doen er goed aan om als basissoftware een ERP-systeem voor de productie te overwegen. In de ERP Wijzer staat een vergelijking van een aantal van deze pakketten. Ondernemingen in de machinebouw krijgen daarnaast echter ook met specifieke uitdagingen te maken. Ze werken bijvoorbeeld vaak samen met partners voor de productie van verschillende onderdelen. Ook moeten de machines getest worden voordat ze opgeleverd worden. Een partner die extra oplossingen aanbiedt of kan ontwikkelen voor de machinebouw, is dus een grote plus. en logistiekBedrijven in de logistieke sector ontvangen dagelijks honderden documenten. Het merendeel in papieren formaat. De implementatie van een document management systeem (DMS) wordt dan al snel aantrekkelijk. Maar welk systeem is het meest geschikt voor welk type organisatie? Kan elk DMS worden geïmplementeerd, of is een sector specifieke oplossing een beter idee? die gebruik maken van procurement management. Deze bedrijven zijn namelijk erg afhankelijk van materialen om hun activiteiten optimaal te kunnen ontplooien. Veel van deze bedrijven gebruiken software voor Enterprise Resource Management (ERP)Een ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten. om de verschillende aspecten van procurement management te combineren met facturatieDe financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen., kwaliteitscontroleHet opstellen en beheren van de juiste documenten is geen wondermiddel. En zelfs risico- en incidentmanagement zijn niet voor alle bedrijven voldoende. Vooral bedrijven in de productie-industrie hebben behoefte aan meer fysieke controlemiddelen. Vandaar dat kwaliteitsmanagement vaak in het ERP-systeem wordt ondergebracht. Er zijn veel mogelijke manieren om quality management op te nemen in het ERP-systeem. en andere nuttige ERP-functionaliteitenDe functionaliteiten van een ERP-systeem spelen een belangrijke rol bij de keuze van het meest geschikte ERP-pakket voor bedrijven. Voor de verschillende toepassingen van een bedrijf zijn specifieke functies nodig, afhankelijk het type interne proces. Het grote aanbod aan ERP-software kan zorgen voor verwarring bij het selecteren van de benodigde functionaliteit. Bovendien zorgen verschillende interne configuraties van de ERP-software ervoor dat de mogelijkheden van pakket tot pakket en van leverancier tot leverancier kunnen verschillen. Hoe kan een nieuwe functionaliteit aan ERP-software worden toegevoegd? Welke verschillende opties en mogelijkheden bestaan er op de markt?.

Let op! Productiebedrijven en logistiek dienstverleners ondervinden vaak problemen bij het picken van orders. In de ERP Wijzer 2024De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een ERP-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. staan de meest gemaakte fouten in het proces beschreven, en worden tips gegeven om deze te voorkomen.

Hoe pakt een bedrijf procurement management het beste aan?

De afdeling inkoop kan het aankoopproces van goederen op verschillende manieren aanpakken. De keuze voor een bepaalde methode hangt af van het soort bedrijf en zijn eigenschappen. De drie methodes die het meest gebruikt worden zijn:

Sporadische inkoop

Het voordeel van deze methode is dat er minder opslagruimte voorzien en dus betaald hoeft te worden. De goederen bevinden zich maar heel even in het magazijn, want ze worden aangekocht op het moment dat ze nodig zijn. Er kan echter steeds iets misgaan bij het produceren of leveren van de bestelde goederen. In deze gevallen moet de toeleverancier voor een vervangproduct zorgen, wat extra tijd in beslag neemt. Hier ligt dus het nadeel van sporadisch inkopen: bedrijven hebben bij deze methode geen reservevoorraad waaruit geput kan worden in dit soort gevallen, en wordt gedwongen om te wachten op de toeleverancier.

Gesynchroniseerde inkoop

Het bedrijf legt specifieke data vast voor de levering van goederen. Deze data worden gebaseerd op de verkoopverwachting. Net als bij de sporadische methode, liggen producten hierdoor normaal gezien kort in het magazijn, en is er dus weinig opslagruimte nodig. Het verschil is echter dat de inkoop gebaseerd is op voorspellingen, geen daadwerkelijke bestellingen. Hierdoor kan het gebeuren dat de producten toch niet verkocht worden, en dus wel onnodige opslagruimte innemen.

Onderhoudende inkoop

Met deze methode verzekert het bedrijf zich ervan altijd een veiligheidsvoorraadMake to stock, ook wel build to stock genoemd, betekent dat artikelen geproduceerd worden op basis van de verwachte vraag. De hoeveelheid en het soort artikelen dat gemaakt wordt, wordt bepaald met behulp van voorraadbeheer. Hierbij wordt de gewenste voorraad vastgesteld op basis van de verkoopprognoses. aan te houden. Het voordeel van een veiligheidsvoorraad is dat het bedrijf permanent goederen ter beschikking heeft. Het grootste nadeel is dat de kosten voor opslagruimte sterk kunnen stijgen. Bovendien moet er natuurlijk op gelet worden met het lang bewaren van bepaalde producten, vooral als ze kort houdbaar zijn, zoals voedselproducten.

Let op! Ongeacht de inkoopmethode is het belangrijk om de overeenkomsten met toeleveranciers goed na te kijken. Volg de levering van goederen ook goed op om eventuele afwijkingen van de afspraken tijdig op te sporen.

Procurement management voor toeleveranciers

Er wordt vaak veel aandacht besteed aan Customer Relationship Management (CRM)Customer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie., maar een goed contact met toeleveranciers, of Supplier Relationship Management (SRM)Een portaal voor Supplier Relationship Management (SRM), ook wel leveranciersportaal genoemd, is software die bedrijven helpt hun relaties met leveranciers te onderhouden. Het is de tegenhanger van een portaal voor Customer Relationship Management (CRM). Waar bij CRM de verkoopkansen beheerd worden, wordt er bij SRM gekeken naar waar het beste kan worden ingekocht. Meestal wordt dit portaal gebruikt door bedrijven die zaken doen met veel leveranciers of door overheidsinstellingen. Deze laatste moeten namelijk transparant zijn over de redenen om voor een bepaalde leverancier te kiezen., is minstens even belangrijk. Zonder een goede relatie met toeleveranciers is effectief procurement management namelijk onmogelijk. Om de communicatie met leveranciers te vereenvoudigen en de relatie te verbeteren, maken veel bedrijven gebruik van een portaal voor Supplier Relationship Management. Via dit portaal kan een bedrijf onder andere de loyaliteitsprogramma’s opzetten met zijn toeleveranciers en inkoopoffertes vergelijken.

Via het portaal voor SRM kan een bedrijf ook automatisch een request for information (RFI)Een Request for Information (RFI) is een document waarin een bedrijf leveranciers vraagt om meer informatie omtrent hun dienst of product. Op basis van de antwoorden van leveranciers krijgt het bedrijf een idee van de mogelijkheden bij verschillende partijen. of een request for proposal (RFP)Request for Proposal (RFP) is de Engelse term voor een offerte-aanvraag. De term wordt vooral gebruikt voor offerte-aanvragen met betrekking tot de aankoop van ICT-oplossingen. Om tot een goede beslissing te komen, combineren bedrijven een RFP vaak met een demo (presentatie) van de aangeboden oplossing. uitsturen naar toeleveranciers die de gevraagde goederen leveren. Op deze manier kunnen bedrijven beslissen over de volgende zaken:

• Wat moet er gekocht worden en in welke hoeveelheid?
  Via procurement management weten bedrijven welke producten in het magazijn ontbreken voor de productie van artikelen. In combinatie met kennis uit de afdeling verkoop kan er ook voorspeld worden hoeveel artikelen er aangekocht zullen worden, en hoeveel goederen er dus besteld moeten worden.
• Bij wie wordt dit het beste gekocht?
  Elk bedrijf heeft een netwerk van leveranciers voor de aanvoer van goederen. Het is niet noodzakelijk om hetzelfde product steeds bij dezelfde toeleverancier aan te kopen. Het hebben van verschillende leveranciers op de radar voor hetzelfde product kan erg handig zijn. Stel bijvoorbeeld dat één leverancier niet voldoende goederen kan leveren, of dat een ander bedrijf de goederen juist in promotie heeft. Hoe er een leverancier gekozen wordt, hangt van het bedrijf af. Er zijn bijvoorbeeld bedrijven die de toeleveranciers één voor één bellen, andere organisaties sturen e-mails uit met een RFI of RFP, en weer andere maken gebruik van een portaal voor SRM.
• Hoe wordt er het beste gekocht?
  Elke toeleverancier hanteert andere betaalmethodes en -criteria. Sommige vereisen een directe betaling, andere in termijnen, en sommige laten de koper kiezen. Het is belangrijk dat de betaalmethoden en -voorwaarden die de toeleveranciers eisen, passen bij het bedrijfsbeleid en de betalingsmogelijkheden van de koper. Nog belangrijker is het dat de afspraken ook heel duidelijk worden weergegeven in het contractContractmanagement, of contractbeheer, is het geheel van contracten afsluiten, beheren en evalueren. Elke stap bestaat op zijn beurt nog uit verschillende onderdelen. Vooral op de tweede stap, het contractbeheer, wordt tegenwoordig meer de aandacht gevestigd, omdat hier snel fouten insluipen. Een goed contract verliest namelijk zijn waarde als het onvoldoende wordt nageleefd. Als een toeleverancier bijvoorbeeld de bouwmaterialen niet op tijd levert, is de consequentie dat de bouwwerkzaamheden moeten worden opgeschort.. Op deze manier worden misverstanden voorkomen, en heeft de relatie tussen leverancier en inkopend bedrijf een stevig fundament.