WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Procurement management

Hoe wordt de inkoop van de benodigde productiematerialen geregeld?

Procurement management, of inkoopbeheer, zorgt ervoor dat een bedrijf beschikt over de nodige grondstoffen, materialen en andere resources om het werk naar behoren uit te voeren. Inkoopbeheer kan opgedeeld worden in drie delen:

  • Aankoopbeheer: het beheer van de daadwerkelijke aankoop van goederen en materialen. Het koopproces wordt hierin geregeld. Prijzen, kwaliteit en leverdata worden vergeleken, zodat de beste keuzes gemaakt kunnen worden.
  • Voorraadbeheer: geeft inzicht in de hoeveelheid aanwezige producten en de voorraadplanning. Dit helpt om de artikelen die niet (goed) verkopen efficiënt op te slaan, en zorgt ervoor dat een bedrijf de gewenste artikelen steeds kan leveren.
  • Magazijnbeheer: zorgt voor de controle op waar producten zich in het magazijn bevinden. Als producten correct gelokaliseerd worden, kunnen orderpickers de artikelen eenvoudiger uit het magazijn halen en klaarmaken voor verzending. Soms wordt hierbij gebruik gemaakt van voice picking, of wordt er aan batchverwerking gedaan.
Wist je dat? Het aankoopbeheer beslaat tussen de 30 en 80 procent van de totale kosten die een (producerend) bedrijf heeft. Deze tak is dus essentieel in de concurrentieslag tussen verschillende bedrijven.

Procurement management kan gezien worden als de eerste fase in Supply Chain Management. Het beheer van de supply chain focust op de productieketen en de verkoop. Hierbij wordt de hele levensloop van een product beheerd, van de inkoop van materialen totdat het product aankomt bij de eindklant. Procurement management valt meestal onder de verantwoordelijkheden van de afdeling inkoop.

Het zijn voornamelijk bedrijven in de maakindustrie en logistiek die gebruik maken van procurement management. Deze bedrijven zijn namelijk erg afhankelijk van materialen om hun activiteiten optimaal te kunnen ontplooien. Veel van deze bedrijven gebruiken software voor Enterprise Resource Management (ERP) om de verschillende aspecten van procurement management te combineren met facturatie, kwaliteitscontrole en andere nuttige ERP-functionaliteiten.

Let op! Productiebedrijven en logistiek dienstverleners ondervinden vaak problemen bij het picken van orders. In de ERP Wijzer 2022 staan de meest gemaakte fouten in het proces beschreven, en worden tips gegeven om deze te voorkomen.

Hoe pakt een bedrijf procurement management het beste aan?

De afdeling inkoop kan het aankoopproces van goederen op verschillende manieren aanpakken. De keuze voor een bepaalde methode hangt af van het soort bedrijf en zijn eigenschappen. De drie methodes die het meest gebruikt worden zijn:

Sporadische inkoop

Het voordeel van deze methode is dat er minder opslagruimte voorzien en dus betaald hoeft te worden. De goederen bevinden zich maar heel even in het magazijn, want ze worden aangekocht op het moment dat ze nodig zijn. Er kan echter steeds iets misgaan bij het produceren of leveren van de bestelde goederen. In deze gevallen moet de toeleverancier voor een vervangproduct zorgen, wat extra tijd in beslag neemt. Hier ligt dus het nadeel van sporadisch inkopen: bedrijven hebben bij deze methode geen reservevoorraad waaruit geput kan worden in dit soort gevallen, en wordt gedwongen om te wachten op de toeleverancier.

Gesynchroniseerde inkoop

Het bedrijf legt specifieke data vast voor de levering van goederen. Deze data worden gebaseerd op de verkoopverwachting. Net als bij de sporadische methode, liggen producten hierdoor normaal gezien kort in het magazijn, en is er dus weinig opslagruimte nodig. Het verschil is echter dat de inkoop gebaseerd is op voorspellingen, geen daadwerkelijke bestellingen. Hierdoor kan het gebeuren dat de producten toch niet verkocht worden, en dus wel onnodige opslagruimte innemen.

Onderhoudende inkoop

Met deze methode verzekert het bedrijf zich ervan altijd een veiligheidsvoorraad aan te houden. Het voordeel van een veiligheidsvoorraad is dat het bedrijf permanent goederen ter beschikking heeft. Het grootste nadeel is dat de kosten voor opslagruimte sterk kunnen stijgen. Bovendien moet er natuurlijk op gelet worden met het lang bewaren van bepaalde producten, vooral als ze kort houdbaar zijn, zoals voedselproducten.

Let op! Ongeacht de inkoopmethode is het belangrijk om de overeenkomsten met toeleveranciers goed na te kijken. Volg de levering van goederen ook goed op om eventuele afwijkingen van de afspraken tijdig op te sporen.

Procurement management voor toeleveranciers

Er wordt vaak veel aandacht besteed aan Customer Relationship Management (CRM), maar een goed contact met toeleveranciers, of Supplier Relationship Management (SRM), is minstens even belangrijk. Zonder een goede relatie met toeleveranciers is effectief procurement management namelijk onmogelijk. Om de communicatie met leveranciers te vereenvoudigen en de relatie te verbeteren, maken veel bedrijven gebruik van een portaal voor Supplier Relationship Management. Via dit portaal kan een bedrijf onder andere de loyaliteitsprogramma’s opzetten met zijn toeleveranciers en inkoopoffertes vergelijken.

Via het portaal voor SRM kan een bedrijf ook automatisch een request for information (RFI) of een request for proposal (RFP) uitsturen naar toeleveranciers die de gevraagde goederen leveren. Op deze manier kunnen bedrijven beslissen over de volgende zaken:

  • Wat moet er gekocht worden en in welke hoeveelheid?
    Via procurement management weten bedrijven welke producten in het magazijn ontbreken voor de productie van artikelen. In combinatie met kennis uit de afdeling verkoop kan er ook voorspeld worden hoeveel artikelen er aangekocht zullen worden, en hoeveel goederen er dus besteld moeten worden.
  • Bij wie wordt dit het beste gekocht?
    Elk bedrijf heeft een netwerk van leveranciers voor de aanvoer van goederen. Het is niet noodzakelijk om hetzelfde product steeds bij dezelfde toeleverancier aan te kopen. Het hebben van verschillende leveranciers op de radar voor hetzelfde product kan erg handig zijn. Stel bijvoorbeeld dat één leverancier niet voldoende goederen kan leveren, of dat een ander bedrijf de goederen juist in promotie heeft. Hoe er een leverancier gekozen wordt, hangt van het bedrijf af. Er zijn bijvoorbeeld bedrijven die de toeleveranciers één voor één bellen, andere organisaties sturen e-mails uit met een RFI of RFP, en weer andere maken gebruik van een portaal voor SRM.
  • Hoe wordt er het beste gekocht?
    Elke toeleverancier hanteert andere betaalmethodes en -criteria. Sommige vereisen een directe betaling, andere in termijnen, en sommige laten de koper kiezen. Het is belangrijk dat de betaalmethoden en -voorwaarden die de toeleveranciers eisen, passen bij het bedrijfsbeleid en de betalingsmogelijkheden van de koper. Nog belangrijker is het dat de afspraken ook heel duidelijk worden weergegeven in het contract. Op deze manier worden misverstanden voorkomen, en heeft de relatie tussen leverancier en inkopend bedrijf een stevig fundament.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2019, 24 februari). Procurement management. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/ict-lexicon/procurement-management