WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Voorraadbeheer

Waarom en hoe moet voorraad beheerd worden?

Voorraadbeheer is een breed begrip, dat iedereen weer net iets anders invult. Over het algemeen worden er drie aspecten onderscheiden bij voorraadbeheer:

  • Inzicht in de voorraad (welke producten zijn aanwezig?)
  • Voorraadplanning (hoeveel voorraad wordt er het beste aangehouden?)
  • Planning van voorraadlocaties (waar ligt de voorraad?)

Weetje! De term voorraadadministratie wordt ook vaak gebruikt om te verwijzen naar voorraadbeheer. In principe blijft de invulling van deze term echter beperkt tot het verifiëren van de hoeveelheid aanwezige voorraad en haar opslaglocaties.

Inzicht in de voorraad

Een van de grootste problemen die handelsbedrijven vaak ervaren is dat niemand een accuraat beeld heeft van de status van de voorraad. Er is niet precies bekend wat er op voorraad is, welke artikelen gereserveerd zijn, en hoe lang ze al ‘op de plank’ liggen. Dit resulteert vaak in de onnodige opslag van artikelen die niet (goed) verkopen, of juist in het niet kunnen leveren van de gewenste goederen. Tegenwoordig eisen consumenten steeds snellere leveringen, en daarnaast kan onnodige opslag negatieve financiële gevolgen hebben. Daarom wordt het steeds belangrijker om inzicht in de voorraad en klanten optimaal in te zetten voor de voorraadplanning.

Er bestaan verschillende systemen die het gemakkelijker maken om inzicht te krijgen in de voorraad: van losstaande scanmethodes tot modules geïntegreerd in het Een handelsonderneming kiest vaak voor de aanschaf van een systeem voor Enterprise Resource Planning (ERP) dat speciaal gericht is op de handelsactiviteiten zoals orderpicking, magazijnindeling en voorraadbeheer. Voor welke specifieke problemen kan een ERP een oplossing bieden? Welke functionaliteiten zijn essentieel voor de handel? Hoe kan de software bijdragen aan hogere winstmarges?ERP-systeem voor de handel. Voorwaarde voor het goed functioneren van deze systemen is natuurlijk wel dat een systeem de specifieke eisen van het bedrijf invult, goed werkt én gebruikt wordt. Handmatige controles en Excel-lijstjes horen dan in principe tot het verleden. Toch kiezen veel bedrijven ervoor om ook na de implementatie van een systeem regelmatige visuele checks uit te voeren (cycle counts).

Voorraadplanning

Inzicht in de voorraad is de basis voor de voorraadplanning. Een adequate voorraad aanhouden wordt namelijk steeds belangrijker. Aan de ene kant wordt een ‘nee’ op een gevraagde bestelling bijna niet meer geaccepteerd. Aan de andere kant past een overvloed aan beschikbare voorraad niet in de vaak gewenste strategie van Lean Manufacturing is een productiemethode waarbij ingezet wordt op de vereenvoudiging van het productieproces. Bij deze vorm van produceren worden alle onnodige of inefficiënte elementen uit het productieproces gehaald, om zo efficiënter te werken, en meer winst te maken.lean manufacturing, die focust op het elimineren van onnodige resources.

De voorraadplanning is afhankelijk van verschillende factoren, zoals het soort klanten (B2B, B2C of Bij B2B2C wordt er in alle fasen van een productie- en verkoopketen rekening gehouden met de eindklant. Dit wordt meer en meer de trend. Ook (productie)bedrijven, die traditioneel gezien vooral in contact staan met zakelijke partners zoals groothandelaars, willen inzicht in de wensen en eisen van de eindklant. Zo verzekeren alle partners in de keten zich al vanaf het begin van een hogere klanttevredenheid.B2B2C) en het handelsmodel. Een bedrijf dat bijvoorbeeld voornamelijk op bestelling aan zakelijke klanten levert, zal weinig moeite hebben met het aanhouden van een accurate voorraad. Dit soort bedrijven koopt pas artikelen of onderdelen in bij een binnenkomende bestelling (hoewel onderdelen voor de productie soms wel op voorraad worden gehouden). Een bedrijf dat levert uit voorraad zal daarentegen beroep moeten doen op gegevens als Bij verkoopbeheer, ook wel sales management genoemd, verzamelen en analyseren bedrijven al hun beschikbare verkoopdata. Systemen voor verkoopbeheer worden ingezet voor het beheer van verkoopteams en -kanalen, de optimalisatie van de klantenservice, en de creatie van verkoopstrategieën. Vooral handels- en productiebedrijven maken gebruik van dit soort systemen.verkooptendensen en klantenonderzoek om een idee te krijgen van welke producten waarschijnlijk het beste verkopen. Het gaat hierbij slechts om een indicatie, maar via onder andere klant- en verkoopgegevens uit een Een POS-systeem is een computergestuurd kassasysteem. Een klassieke kassa is alleen bedoeld is voor het afrekenen van goederen. Een POS-systeem doet dit uiteraard ook, maar beschikt daarnaast over extra informatie zoals een actuele voorraadindicatie, klantgegevens en verkoopstatistieken. Het computergestuurde kassasysteem kan de gegevens bijhouden van één verkoopkanaal, maar ook van alle verschillende verkooppunten of -kanalen. Zo kunnen digitale klantenkaarten bijvoorbeeld in elk filiaal van een elektronicawinkel opgeroepen worden. Ook kan een medewerker in de fysieke winkel een artikel afrekenen dat via e-commerce besteld is.POS-module, cijfers en beoordelingen van retailers en rechtstreekse klanten, marktonderzoek en Bedrijven die gebruik maken van business intelligence, analyseren grote hoeveelheden ‘ruwe’ data, met als doel daarmee waardevolle informatie te verkrijgen voor het maken van strategische en operationele bedrijfsbeslissingen (business insights). Deze zogenaamde ruwe data is meestal afkomstig uit verschillende softwaresystemen binnen het bedrijf, zoals een ERP, HRM, DMS of gespecialiseerde financiële software. Business Intelligence (BI) komen organisaties al een heel eind.

Planning van voorraadlocaties

Tot slot is het voor een handels- of distributiebedrijf ook erg belangrijk om de voorraad goed te plannen, en daarnaast precies te weten waar de voorraad fysiek ligt opgeslagen. Dit is namelijk essentieel om de Orderpicking is het proces waarbij een magazijnmedewerker de artikelen beschreven op een pakbon uit het magazijn haalt en verzamelt. Hierna maakt deze medewerker, ook wel een orderpicker genoemd, de verzameling gereed voor verzending naar klanten of voor intern gebruik. Bovendien moet de orderpicker ook in de voorraad aangeven dat een artikel gepickt is, en wordt hij of zij vaak ingezet voor de ontvangst en de opslag van goederen in het magazijn.orderpicking vlot te doen verlopen. Bij gebruik van een systeem voor voorraadbeheer worden artikelen bij binnenkomst in het magazijn geregistreerd (Bij barcodescanning worden barcodes op producten gescand bij aankomst en vertrek uit het magazijn. De informatie uit de codes helpt werknemers de artikelen op de juiste manier op te slaan in het magazijn, te verwerken of te distribueren. Vooral door productie- of handelsbedrijven, en in de logistiek wordt de techniek toegepast.meestal door scanning) en wordt er automatisch een locatie toegewezen. Na de picking gebeurt dezelfde registratie, maar dan voor de uitschrijving. Ook verandering van locatie kan aangeven worden.

Opmerking: in de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer staan valkuilen die een optimale orderpicking verhinderen, en ook enkele handige tips over de communicatie tussen handelsbedrijven en toeleveranciers om tot een beter voorraadbeheer te komen.

Methodes voor voorraadbeheer

Voorraadbeheer kan verschillende vormen aannemen. Afhankelijk van bijvoorbeeld het bedrijf, het soort producten dat wordt verhandeld en de geldende wetgeving kan er gekozen worden voor een bepaalde aanpak. De meest voorkomende manieren om de voorraad in een Warehouse Management is de Engelse term voor magazijnbeheer. WM kan worden samengevat als het beheer van alle activiteiten en bedrijfsprocessen die te maken hebben met binnenkomende of opgeslagen artikelen in het magazijn. Dit kan gaan over de artikelen binnen één magazijn, of op meerdere locaties. WM is een breed begrip. De invulling ervan kan erg verschillen. Een aantal basistaken die in elk geval onder magazijnbeheer vallen:magazijn in te richten zijn:

  • First in, first out: wat als eerste is binnengekomen, wordt ook als eerste verkocht (vaak bij kort houdbare producten of mode-artikelen).
  • First expired, first out: wat als eerste vervalt of het snelst zijn waarde verliest, wordt als eerste verkocht (Bedrijven uit de voedingssector weten dat een ERP-systeem voor de ‘gewone’ handel of productie niet één op één geschikt is voor hun branche. Houdbaarheidsdata en strikte kwaliteitseisen zijn maar enkele van de cruciale aspecten die het systeem moet aankunnen. Maar wat kenmerkt ERP-software voor voeding en dranken, de foodsector, dan precies? Welke systemen helpen bedrijven in de voedingsmiddelenindustrie overeind te blijven op de sterk concurrerende markt?voeding, Het waarborgen van kwaliteit is belangrijk in elke sector, maar voor farmaceutische bedrijven kunnen de gevolgen van onbehoorlijk kwaliteitsbeheer fataal uitvallen. Foutieve recepturen of verouderde gebruiksaanwijzingen kunnen tot gezondheidsrisico’s leiden. Het niet kunnen raadplegen van de juiste informatie bij een audit kan resulteren in het verlies van een bepaald certificaat. En zodra er patiëntgegevens bij komen kijken is er ook nog de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Documentbeheer kan de sleutel zijn tot optimaal kwaliteitsbeheer en beveiliging in de farmacie, maar dan moet er wel met een aantal zaken rekening worden gehouden.geneesmiddelen, technologische snufjes, etc.).
  • Just in time production: zo laat mogelijk voor verkoop het eindproduct opleveren, zodat er niet te veel magazijnruimte hoeft te worden ingenomen voor de opslag.
  • Slimme magazijnindeling: de opslaglocaties van producten worden bepaald aan de hand van het gebruiksgemak voor orderpickers. Producten die vaak samen verkocht worden of in hetzelfde artikel verwerkt worden (productie) liggen in dit geval bijvoorbeeld dicht bij elkaar.

Voorraadbeheer binnen het ERP-systeem

Er bestaan veel systemen die een bedrijf kunnen helpen om aan effectief voorraadbeheer te doen. Er kan onderscheid worden gemaakt tussen een losstaand systeem of een Een ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.ERP-module. Het voordeel van een losstaand systeem is dat dit vaak de meest gespecialiseerde pakketten zijn. Aan de andere kant is het belangrijk om je ervan bewust te zijn dat voorraadbeheer enorm verweven zit met andere bedrijfsprocessen. Het daarom een logische stap om de verschillende afdelingen samen te laten werken in hetzelfde (ERP-)systeem en alle gegevens te gebruiken voor een actueel voorraadbeheer. Denk hierbij aan medewerkers en gegevens uit de verkoop, Procurement management, of inkoopbeheer, zorgt ervoor dat een bedrijf beschikt over de benodigde grondstoffen, materialen en andere resources om het werk naar behoren uit te voeren.inkoop, distributie, De financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen.finance en marketing. In de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer 2021 vinden oriënterende projectleiders een overzicht van ERP-pakketten met een goede module voor voorraadbeheer.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 4 Gemiddeld: 3.8

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 19 juni). Voorraadbeheer. Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/ict-lexicon/voorraadbeheer