WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Voorraadbeheer

Waarom en hoe moet voorraad beheerd worden?

Voorraadbeheer is een breed begrip, dat iedereen weer net iets anders invult. Over het algemeen worden er drie aspecten onderscheiden bij voorraadbeheer:

  • Inzicht in de voorraad (welke producten zijn aanwezig?)
  • Voorraadplanning (hoeveel voorraad wordt er het beste aangehouden?)
  • Planning van voorraadlocaties (waar ligt de voorraad?)

Weetje! De term voorraadadministratie wordt ook vaak gebruikt om te verwijzen naar voorraadbeheer. In principe blijft de invulling van deze term echter beperkt tot het verifiëren van de hoeveelheid aanwezige voorraad en haar opslaglocaties.

Inzicht in de voorraad

Een van de grootste problemen die handelsbedrijven vaak ervaren is dat niemand een accuraat beeld heeft van de status van de voorraad. Er is niet precies bekend wat er op voorraad is, welke artikelen gereserveerd zijn, en hoe lang ze al ‘op de plank’ liggen. Dit resulteert vaak in de onnodige opslag van artikelen die niet (goed) verkopen, of juist in het niet kunnen leveren van de gewenste goederen. Tegenwoordig eisen consumenten steeds snellere leveringen, en daarnaast kan onnodige opslag negatieve financiële gevolgen hebben. Daarom wordt het steeds belangrijker om inzicht in de voorraad en klanten optimaal in te zetten voor de voorraadplanning.

Er bestaan verschillende systemen die het gemakkelijker maken om inzicht te krijgen in de voorraad: van losstaande scanmethodes tot modules geïntegreerd in het ERP-systeem voor de handel. Voorwaarde voor het goed functioneren van deze systemen is natuurlijk wel dat een systeem de specifieke eisen van het bedrijf invult, goed werkt én gebruikt wordt. Handmatige controles en Excel-lijstjes horen dan in principe tot het verleden. Toch kiezen veel bedrijven ervoor om ook na de implementatie van een systeem regelmatige visuele checks uit te voeren (cycle counts).

Voorraadplanning

Inzicht in de voorraad is de basis voor de voorraadplanning. Een adequate voorraad aanhouden wordt namelijk steeds belangrijker. Aan de ene kant wordt een ‘nee’ op een gevraagde bestelling bijna niet meer geaccepteerd. Aan de andere kant past een overvloed aan beschikbare voorraad niet in de vaak gewenste strategie van lean manufacturing, die focust op het elimineren van onnodige resources.

De voorraadplanning is afhankelijk van verschillende factoren, zoals het soort klanten (B2B, B2C of B2B2C) en het handelsmodel. Een bedrijf dat bijvoorbeeld voornamelijk op bestelling aan zakelijke klanten levert, zal weinig moeite hebben met het aanhouden van een accurate voorraad. Dit soort bedrijven koopt pas artikelen of onderdelen in bij een binnenkomende bestelling (hoewel onderdelen voor de productie soms wel op voorraad worden gehouden). Een bedrijf dat levert uit voorraad zal daarentegen beroep moeten doen op gegevens als verkooptendensen en klantenonderzoek om een idee te krijgen van welke producten waarschijnlijk het beste verkopen. Het gaat hierbij slechts om een indicatie, maar via onder andere klant- en verkoopgegevens uit een POS-module, cijfers en beoordelingen van retailers en rechtstreekse klanten, marktonderzoek en Business Intelligence (BI) komen organisaties al een heel eind.

Planning van voorraadlocaties

Tot slot is het voor een handels- of distributiebedrijf ook erg belangrijk om de voorraad goed te plannen, en daarnaast precies te weten waar de voorraad fysiek ligt opgeslagen. Dit is namelijk essentieel om de orderpicking vlot te doen verlopen. Bij gebruik van een systeem voor voorraadbeheer worden artikelen bij binnenkomst in het magazijn geregistreerd (meestal door scanning) en wordt er automatisch een locatie toegewezen. Na de picking gebeurt dezelfde registratie, maar dan voor de uitschrijving. Ook verandering van locatie kan aangeven worden.

Opmerking: in de ERP Wijzer staan valkuilen die een optimale orderpicking verhinderen, en ook enkele handige tips over de communicatie tussen handelsbedrijven en toeleveranciers om tot een beter voorraadbeheer te komen.

Methodes voor voorraadbeheer

Voorraadbeheer kan verschillende vormen aannemen. Afhankelijk van bijvoorbeeld het bedrijf, het soort producten dat wordt verhandeld en de geldende wetgeving kan er gekozen worden voor een bepaalde aanpak. De meest voorkomende manieren om de voorraad in een magazijn in te richten zijn:

  • First in, first out: wat als eerste is binnengekomen, wordt ook als eerste verkocht (vaak bij kort houdbare producten of mode-artikelen).
  • First expired, first out: wat als eerste vervalt of het snelst zijn waarde verliest, wordt als eerste verkocht (voeding, geneesmiddelen, technologische snufjes, etc.).
  • Just in time production: zo laat mogelijk voor verkoop het eindproduct opleveren, zodat er niet te veel magazijnruimte hoeft te worden ingenomen voor de opslag.
  • Slimme magazijnindeling: de opslaglocaties van producten worden bepaald aan de hand van het gebruiksgemak voor orderpickers. Producten die vaak samen verkocht worden of in hetzelfde artikel verwerkt worden (productie) liggen in dit geval bijvoorbeeld dicht bij elkaar.

Voorraadbeheer binnen het ERP-systeem

Er bestaan veel systemen die een bedrijf kunnen helpen om aan effectief voorraadbeheer te doen. Er kan onderscheid worden gemaakt tussen een losstaand systeem of een ERP-module. Het voordeel van een losstaand systeem is dat dit vaak de meest gespecialiseerde pakketten zijn. Aan de andere kant is het belangrijk om je ervan bewust te zijn dat voorraadbeheer enorm verweven zit met andere bedrijfsprocessen. Het daarom een logische stap om de verschillende afdelingen samen te laten werken in hetzelfde (ERP-)systeem en alle gegevens te gebruiken voor een actueel voorraadbeheer. Denk hierbij aan medewerkers en gegevens uit de verkoop, inkoop, distributie, finance en marketing. In de ERP Wijzer 2022 vinden oriënterende projectleiders een overzicht van ERP-pakketten met een goede module voor voorraadbeheer.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 19 juni). Voorraadbeheer. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/ict-lexicon/voorraadbeheer

Wat vind jij?

guest
0 Reacties
Inline Feedbacks
Bekijk alle reacties
0
Voeg je jouw reactie toe aan dit artikel?x