RFI als hulp in de oriëntatiefase
Een Request for Information (RFI) is een document waarin een bedrijf leveranciers vraagt om meer informatie omtrent hun dienst of product. Op basis van de antwoorden van leveranciers krijgt het bedrijf een idee van de mogelijkheden bij verschillende partijen. Ook kunnen verschillende leveranciers al (oppervlakkig) vergeleken worden.
Een RFI is vooral nuttig voor bedrijven die in de oriëntatiefase heel veel mogelijke partners willen of moeten onderzoeken. Een Request for Information gaat ook meestal vooraf aan een echte offerte-aanvraag (Request For Proposal), al kunnen beide in bepaalde gevallen gecombineerd worden. Deze combinatie komt vaak voor bij overheidsorganen die gebonden zijn aan aanbestedingen. Zij hebben op deze manier namelijk meteen alle relevante informatie bij elkaar om een eerste selectie te verantwoorden.
Welke informatie wordt er gevraagd in een RFI?
Het opstellen van een RFI is niet gebonden aan vaste regels. Het doel is om informatie te vergaren over verschillende leveranciers, maar een bedrijf vult zelf in welke informatie het precies te weten wil komen. Ook beslist het uitsturende bedrijf zelf de hoeveelheid details die worden gegeven over de reden van de aanvraag.
Vaste elementen
Dat er geen vaste regels zijn betekent niet dat elke RFI er anders uit ziet. Er zijn een aantal elementen die steeds terugkomen:
- Reeds ingevulde basisinformatie van het verzoekend bedrijf (zoals bedrijfsactiviteit en contactgegevens).
- In te vullen basisinformatie van de leverancier (zoals bedrijfsactiviteit en contactgegevens).
- Vertrouwelijkheidsclausule om te voorkomen dat leveranciers de informatie doorspelen aan derde partijen. Dit wordt ook wel een Confidentiality Agreement (CA) of Non-Disclosure Agreement (NDA) genoemd.
- Vraag om mogelijkheden van de leverancier toe te lichten of specifieke vragen hieromtrent.
Vaak voorkomende elementen
Naast de bovengenoemde vaste elementen, zijn er nog veel verschillende mogelijke zaken die een bedrijf in een RFI kan meedelen of vragen. De lijst die hieronder volgt is een niet exhaustieve indicatie van vaak voorkomende elementen.
- Introductie van het verzoekend bedrijf;
- Toelichting van de reden van de RFI;
- Vraag naar de ervaring van de leverancier bij soortgelijke projecten;
- Vraag naar het plan van aanpak van de leverancier;
- Vraag naar de financiële cijfers van de leverancier;
- Vraag naar de technische bekwaamheid van de leverancier;
- Vraag naar referenties van soortgelijke projecten/klanten;
- Beslissingsmatrix met de criteria op basis waarvan het bedrijf voor een bepaalde partij zal kiezen.
Sommige bedrijven laten leveranciers een case uitwerken op basis van realistische scenario’s. Het voordeel hiervan is dat het ook de toewijding van de leverancier test voor het project. Het nadeel is dat het meer werk kost om de onderlinge technische verschillen tussen de leveranciers te vergelijken.