WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Verkoopbeheer: hoe zorgt een bedrijf voor het overzicht van alle verkoopdata?

Inhoudsopgave

  1. Wat is verkoopbeheer?
  2. Waar komen verkoopdata vandaan?
    1. Verschillende verkoopkanalen
    2. Klantenbeheersysteem
  3. Analyses met behulp van Business Intelligence
  4. Integraties voor verkoopbeheer
    1. Document management
    2. Financial management
    3. Project management
  5. Wat kost een systeem voor verkoopbeheer?

Hoe zetten bedrijven verkoopbeheer in?

Bij verkoopbeheer, ook wel sales management genoemd, verzamelen en analyseren bedrijven al hun beschikbare verkoopdata. Systemen voor verkoopbeheer worden ingezet voor het beheer van verkoopteams en -kanalen, de optimalisatie van de klantenservice, en de creatie van verkoopstrategieën. Vooral handels- en productiebedrijven maken gebruik van dit soort systemen.

Bedrijven die beginnen met verkoopbeheer, doen dat in eerste instantie vaak met Excel-lijsten. In deze lijsten houden ze de bestelling bij, noteren ze wie de verkoop gedaan heeft, vermelden ze of het een eenmalige of periodieke aankoop is, enzovoort. Dit systeem is al snel te onoverzichtelijk voor bedrijven, zeker als ze groeien. In dat geval kiezen organisaties meestal voor eenvoudige software. Deze structureert de data weliswaar, maar medewerkers moeten de gegevens nog steeds handmatig invoeren en analyseren.

Organisaties met verschillende verkoopkanalen en -manieren, kunnen beter zoeken naar een volledig Customer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie.CRM- of Een ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.ERP-systeem met een module voor verkoopbeheer. Zo worden de data uit andere modules meteen automatisch overgenomen in het verkoopbeheer. Als een bedrijf bovendien een pakket voor Bedrijven die gebruik maken van business intelligence, analyseren grote hoeveelheden ‘ruwe’ data, met als doel daarmee waardevolle informatie te verkrijgen voor het maken van strategische en operationele bedrijfsbeslissingen (business insights). Deze zogenaamde ruwe data is meestal afkomstig uit verschillende softwaresystemen binnen het bedrijf, zoals een ERP, HRM, DMS of gespecialiseerde financiële software. Business Intelligence koppelt aan het verkoopbeheer, dan kan het geïntegreerde systeem de data ook automatisch analyseren.

verkoopbeheer erp systeem

Waar kom de input voor verkoopbeheer vandaan?

Een bedrijf kan niet aan verkoopbeheer doen zonder data. Deze data haalt het systeem bij specifieke afdelingen, zoals de verkoopafdeling of financiële dienst. Meestal gebruiken deze afdelingen hun eigen software, zoals een CRM-systeem. De bestaande software krijgt daarom een koppeling met het systeem voor verkoopbeheer. Er is ook wederkerigheid: de resultaten van de verkoopanalyses helpen bij de optimalisatie van de processen op elke afdeling.

Sales: data vanuit verschillende verkoopkanalen

Het leeuwendeel van de verkoopdata komt vanuit de verkoopafdeling zelf. De meeste bedrijven hebben tegenwoordig meer dan één verkoopkanaal. Dat maakt het verzamelen van verkoopdata niet eenvoudiger. Bedrijven maken per verkoopkanaal gebruik van verschillende technieken om de data ter beschikking van verkoopbeheer te stellen:

Online verkoop

Een webshop is niet alleen interessant voor de rechtstreekse verkoop. Een bedrijf komt via deze weg ook veel te weten over zijn (potentiële) klanten. Elke bezoeker van de E-commerce, ook wel e-business genoemd, omvat alle vormen van online handelen. De meeste mensen denken direct aan een webshop voor consumenten, maar de term wordt ook gebruikt voor bijvoorbeeld de financiële transacties die tussen banken plaatsvinden. In die laatste betekenis gaat de benaming terug tot in de jaren 70.webshop laat namelijk data achter. Hieronder vallen wat de (potentiële) klant bekeken heeft, hoelang hij of zij ernaar gekeken heeft en of het product al dan niet gekocht is. Als de Bij e-commerce worden producten of diensten verkocht via een webwinkel. Om dit systeem te doen werken, is achterliggende informatie essentieel. Voorbeelden van dit soort informatie: voorraadindicatie, prijzen en productspecificaties.webshop verbonden is met het ERP- of CRM-systeem, dan komen deze data automatisch terecht in de verkoopbeheermodule. Zo kunnen organisaties per klant(engroep) onderzoeken welke producten ze met de meeste interesse bekijken, en wat ze het vaakst aanschaffen.

Tip! De connectie tussen de webshop en het ERP-systeem is van cruciaal belang voor een goede webshop-omzet, maar is technisch niet altijd zo eenvoudig. In de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer staan verschillende tips en aandachtspunten om deze koppeling op een vlotte manier tot stand te brengen.

Andere interessante data komen van de producten zelf. Een webshop gebruikt Software voor Product Information Management (PIM) zorgt ervoor dat alle content die producten omschrijft steeds beschikbaar en uniform is. Verschillende oplossingen voor datamanagement, zoals Master Data Management (MDM), doen ongeveer hetzelfde, maar beperken zich tot de eigen organisatie. PIM zorgt er voor dat ook de content die leveranciers, partners en consumenten aanleveren, wordt opgenomen in hetzelfde, uniforme systeem. PIM kan de functies van MDM overnemen, of het (oude) MDM-systeem kan geïntegreerd worden in het PIM-systeem.Product Information Management (PIM) om alle relevante informatie over producten weer te geven voor de bezoeker. Zo proberen bedrijven de omzet per cliënt op te krikken. Voor verkoopbeheer is het interessant om ook per product op te nemen hoe het in de webshop is gepositioneerd, welke details worden getoond, welke links er zijn geplaatst naar andere producten, enzovoort. De combinatie van deze data met de verkoopcijfers van elke product maakt waardevolle analyses mogelijk. Stel dat de verkoop van opblaasbare zwembandjes bijvoorbeeld verdubbelt na de toevoeging van een link op de productpagina van kinderzwemkledij, dan weet het bedrijf dat die link een goede strategie is, en beslist het misschien om dit bij meer producten toe te passen.

erp webshop pim

Verkoop via vertegenwoordigers

Als een bedrijf met vertegenwoordigers werkt, moeten deze heel wat data naar het verkoopbeheer sturen. Vertegenwoordigers voeren in hun applicatie niet alleen in wat ze verkocht hebben, maar ook wat hun commissie is. Zo kan de organisatie bekijken of de marge tussen commissie en omzet niet te klein wordt, en vanaf welke commissie verkopers echt gemotiveerd raken.

Verkoop in fysieke winkels

De verkoopcijfers van fysieke winkels worden meestal verzameld in een Een POS-systeem is een computergestuurd kassasysteem. Een klassieke kassa is alleen bedoeld is voor het afrekenen van goederen. Een POS-systeem doet dit uiteraard ook, maar beschikt daarnaast over extra informatie zoals een actuele voorraadindicatie, klantgegevens en verkoopstatistieken. Het computergestuurde kassasysteem kan de gegevens bijhouden van één verkoopkanaal, maar ook van alle verschillende verkooppunten of -kanalen. Zo kunnen digitale klantenkaarten bijvoorbeeld in elk filiaal van een elektronicawinkel opgeroepen worden. Ook kan een medewerker in de fysieke winkel een artikel afrekenen dat via e-commerce besteld is.slim kassasysteem (POS) . Als elk fysiek verkooppunt een POS-systeem gebruikt, dan kan het moederbedrijf de data van verschillende winkels op een uniforme manier vergelijken. Neem bijvoorbeeld een supermarktketen die merkt dat de verkoop van humus daalt. De verkoopdata van de individuele verkooppunten zullen duidelijk maken of dit een algemeen probleem is, of dat het slechts enkele winkels zijn die weinig tot geen humus verkopen. In het eerste geval ligt het waarschijnlijk aan de bekendheid of populariteit van het product zelf, terwijl in het in het tweede geval goed kan zijn dat de schappositie van de hummus in de betreffende winkels niet ideaal is voor de verkoop.

Combineren van de verschillende data

De combinatie van de data vanuit alle verkoopkanalen zorgt er niet alleen voor dat de totale verkoop omhoog gaat. Het brengt ook logistieke voordelen met zich mee. Als een Bedrijven uit de machinebouw doen er goed aan om als basissoftware een ERP-systeem voor de productie te overwegen. In de ERP Wijzer staat een vergelijking van een aantal van deze pakketten. Ondernemingen in de machinebouw krijgen daarnaast echter ook met specifieke uitdagingen te maken. Ze werken bijvoorbeeld vaak samen met partners voor de productie van verschillende onderdelen. Ook moeten de machines getest worden voordat ze opgeleverd worden. Een partner die extra oplossingen aanbiedt of kan ontwikkelen voor de machinebouw, is dus een grote plus.machinefabrikant bijvoorbeeld een productielimiet heeft van 20 machines per week, dan mag het wekelijks totaal van de bestellingen niet hoger zijn. Als al deze verkoopkanalen volledig onafhankelijk zouden werken, dan zou dit probleem zich wel eens kunnen voordoen. Door de verkoopbeheermodule is er inzicht in het totaal aantal bestelde machines, en kan er op tijd een stop op bestellingen worden gezet. Dezelfde logica geldt ook voor Make to stock, ook wel build to stock genoemd, betekent dat artikelen geproduceerd worden op basis van de verwachte vraag. De hoeveelheid en het soort artikelen dat gemaakt wordt, wordt bepaald met behulp van voorraadbeheer. Hierbij wordt de gewenste voorraad vastgesteld op basis van de verkoopprognoses.bedrijven die uit voorraad leveren. De verschillende verkoopkanalen moeten hun verkoopcijfers in real-time synchroniseren via het verkoopbeheersysteem om ‘dubbele boekingen’ te voorkomen.

Klantspecifieke gegevens: feedback van consumenten verwerken

Om tot goede analyses te komen, zijn niet alleen verkoopdata belangrijk, maar ook specifieke klantgegevens. Uit welke regio komt de klant? Welke soort producten bestelt hij of zij? Waarom is er gecommuniceerd met de klantendienst? Al dit soort informatie samen kan helpen om de verkoopstrategie voor de individuele klant of de groep waartoe hij behoort te verbeteren.

crm customer relationship management klantinformatie

Een voorbeeld van veranderingen die deze data teweeg kunnen brengen is het veranderen van de prijs van producten. Als klanten aangeven dat de prijs van product X een struikelblok is, dan kan deze prijs worden verlaagd. Als een product daarentegen heel erg goed wordt verkocht, dan zou de prijs misschien wat verhoogd kunnen worden.

Een andere interessante analyse is die van de nakoming van klantspecifieke afspraken. Een producent van rubber kan bijvoorbeeld afgesproken hebben met een bandenproducent om steeds binnen 24 uur te leveren. Als deze afspraak niet wordt nageleefd, dan is er een ‘boete’ van 5% van het totale verkoopbedrag voorzien. Als de producent de data van alle klantenafspraken doorzet naar het systeem voor verkoopbeheer, dan kan hij analyseren hoeveel omzet hij jaarlijks misloopt door het niet nakomen van afspraken. Vervolgens kunnen de benodigde maatregelen worden getroffen.

Business Intelligence zorgt voor de analyses

Verkoopdata als zodanig zijn dus nuttig bij het realiseren van vlotte bedrijfsprocessen. Maar ondernemingen die verder willen gaan, en een extra meerwaarde willen halen uit de gegevens, analyseren deze ook voor strategische besluitvorming. Het gaat vaak om Big Data is de verzamelnaam voor de exponentiële groei en de grote hoeveelheid van geregistreerde informatie. Big Data kenmerkt zich door drie elementen: het grote volume van data, de brede diversiteit van verschillende type data en databronnen, en de snelheid waarmee data moet worden verwerkt. grote hoeveelheden data; daarom kiezen de meeste organisaties ervoor om software voor Bedrijven die gebruik maken van business intelligence, analyseren grote hoeveelheden ‘ruwe’ data, met als doel daarmee waardevolle informatie te verkrijgen voor het maken van strategische en operationele bedrijfsbeslissingen (business insights). Deze zogenaamde ruwe data is meestal afkomstig uit verschillende softwaresystemen binnen het bedrijf, zoals een ERP, HRM, DMS of gespecialiseerde financiële software. Business Intelligence (BI) te koppelen aan het ERP-systeem of het verkoopbeheersysteem.

Met BI-software kunnen bedrijven verschillende soorten analyses maken. Zo kunnen ze bijvoorbeeld onderzoeken welk verkoopkanaal het meest rendabel is, maar ook wat de verkoopprognoses zijn of waar de verkoop sterk gestegen of gedaald is. Hieraan kunnen ze dan vervolgacties koppelen, zoals een investering die afhankelijk is van de omzet van een verkoopkanaal, of een feedbackronde in de regio waar de verkoop is gedaald. Al de resultaten komen in BI-rapporten of -dashboards. In de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer staan verschillende tips voor het gebruik van deze twee soorten weergaves.

Bedrijven zetten BI ook vaak in voor de opvolging van Key Performance Indicators of kritieke prestatie-indicatoren zijn cijfers of maatstaven die de prestaties van een bedrijf meten. Meestal wordt een KPI uitgedrukt in een getal. Dit kan een exact cijfer zijn, maar ook een percentage of waardering. Zo kan naast de jaaromzet of het verkooppercentage van de geproduceerde goederen ook de gemiddelde klanttevredenheid worden uitgedrukt. Klanten kunnen bijvoorbeeld de mogelijkheid krijgen om zich op een schaal van een tot tien uit te drukken over hoe tevreden ze zijn over een service. De gemiddelde waarde is dan een KPI.kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) per verkoper. Zo kan elke verkoper zien op hoeveel procent van de maandelijkse doelstelling hij of zij staat. De teamleider heeft dan weer een overzicht van al zijn of haar verkopers.

Interessante integraties

Een systeem voor verkoopbeheer is geen eiland. Integraties met andere systemen zorgen ervoor dat het systeem vlot werkt, en de hele bedrijfsvoering erop vooruitgaat. De meest voorkomende integraties zijn:

Documentbeheer koppelen aan het verkoopbeheersysteem

Bij een verkoop komt heel wat papierwerk kijken. Er worden onder andere een order, een pakbon en een factuur aangemaakt. Om de overgang tussen verkoop en de administratie te vereenvoudigen, koppelen veel bedrijven het verkoopbeheersysteem aan een Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?systeem voor documentbeheer.

Financieel systeem koppelen aan het verkoopbeheersysteem

Verkoop en financiële gegevens zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Elke verkoop moet geregistreerd worden in het De financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen.financiële systeem, net als de kosten die gemaakt zijn voor de verkoop. Denk bij deze kosten aan grondstoffen, aan werkuren, maar ook bijvoorbeeld aan elektriciteit en administratiekosten. Door het samenvoegen van alle financiële gegevens (inkomsten en uitgaven) wordt pas echt duidelijk hoeveel winst er gemaakt is op een bepaalde verkoop.

Ook het facturatiegedeelte van het financiële systeem heeft een wisselwerking met de verkoop. Voor het correct opstellen van facturen zijn alle klantdata van de koper nodig. Deze data moeten honderd procent correct zijn. Anders kan de factuur ongeldig worden verklaard. Als een bedrijf een eenvoudige facturatiestroom heeft, dan maken medewerkers vaak handmatig facturen op, of zetten ze de data eventueel handmatig over naar het financiële systeem. Maar als een bedrijf meer complexe factuurstromen heeft, bijvoorbeeld omdat de btw weggelaten moet worden bij internationale klanten, of omdat er met verzamelfacturen wordt gewerkt, is het interessanter het verkoopbeheersysteem (ook) aan een financieel systeem te koppelen.

financieel pakket verzamelfacturatie

Verkoopmedewerkers gebruiken een goed factuurbeheer ten slotte ook weer om het betaalgedrag van klanten op te volgen. Als een klant veel openstaande facturen heeft, dan kan de verkoper bijvoorbeeld eisen dat hij deze eerst betaalt, voordat een nieuwe aankoop wordt gedaan. Een op tijd betalende klant kan daarentegen een korting krijgen op de volgende bestelling.

Projectbeheer koppelen aan het verkoopbeheersysteem

Een laatste populaire koppeling is die met Voor bedrijven die projectmatig werken is 'flexibiliteit' het kernwoord. Projecten moeten steeds kunnen worden herzien, en het ondersteunende ERP-systeem moet deze herzieningen kunnen verwerken. Welke mogelijkheden biedt dit soort pakketten voor projectmanagement?modules voor projectbeheer. Verkopers moeten in deze module de offertes registreren. Bij projectbeheer wordt duidelijk wat de materialen, eigen werktijd en samenwerking met bepaalde partijen kosten, en welke oplevertijden realistisch zijn. Een verkoper kan zich zo op voorgaande projecten baseren om een adequate offerte te maken. Op deze manier voorkomt een organisatie dat projecten bijvoorbeeld te goedkoop worden verkocht, of dat er een te korte levertijd wordt beloofd.

Let op! Integraties zijn erg waardevol, maar een organisatie moet er ook rekening mee houden dat deze de software complexer en duurder maken. Informeer u dus goed over de Een kosten-batenanalyse wordt gebruikt om na te gaan of de voordelen die een investering teweeg brengt, opwegen tegen de kosten ervan. Deze vergelijking helpt bedrijven om na te gaan of de investering de moeite waard is, en wanneer er een volledige Return On Investment (ROI) kan worden verwacht. Door middel van een kosten-batenanalyse kunnen bedrijven doordachte keuzes maken.kosten-baten voordat u overgaat tot een beslissing. Voor ondersteuning bij dit vraagstuk kunt u terecht bij ICT Portal: +31 (0)20 369 0457.

Kosten voor een systeem voor verkoopbeheer

De meeste producenten van ERP-systemen hebben al een vorm van verkoopbeheer geïntegreerd. De prijs voor dit soort systemen hangt af van de gewenste koppelingen, de functionaliteiten en de hoeveelheid Softwarelicenties zijn de wettelijke vastlegging van eigendom van software, of geven de formele toestemming voor het gebruik ervan. De aard van de licenties wordt beschreven in een contract, waarbij de gebruiker instemt met de voorwaarden die vasthangen aan de aankoop of het gebruik van licenties. Deze voorwaarden zijn anders voor elke software, leverancier, gebruikersrol enzovoort. Zo is er bijvoorbeeld een verschil tussen open-source-software en propriëtaire software (eigendomssoftware).licenties.

Een klein bedrijf dat eenvoudige ERP-software wil voor drie gebruikers met functionaliteiten voor verkoop, inkoop, orders, magazijnbeheer en facturatie zal ongeveer € 12.000 betalen voor het eerste jaar. Daarna bedragen de kosten jaarlijks tussen de 20 en 30 procent van die initiële investering voor licenties, onderhoud en support.

Een middelgroot bedrijf dat een ERP-pakket wil voor tien gebruikers met functionaliteiten voor verkoop, inkoop, orders, magazijn- en voorraadbeheer, e-commerce en boekhouding zal rond de € 60.000 betalen voor het eerste jaar. Daarna betaalt de organisatie jaarlijks tussen de 20 en 30 procent van die initiële investering voor licenties, onderhoud en support.

Een groot bedrijf dat een ERP-pakket wil voor 60 gebruikers met functionaliteiten voor verkoop, inkoop, orders, CRM, magazijn- en voorraadbeheer, productie, verpakking, PIM, e-commerce en internationale boekhouding zal zo’n € 400.000 betalen voor het eerste jaar. Daarna ligt de prijs jaarlijks tussen de 20 en 30 procent van die initiële investering voor licenties, onderhoud en support.

Let op: bij de prijsberekening voor een ERP-systeem met verkoopmodule moet er met veel factoren rekening worden gehouden. Gedetailleerde rekenvoorbeelden vindt u in de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer.
Beoordeel dit artikel:
Totaal: 2 Gemiddeld: 4.5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 26 januari). Verkoopbeheer: hoe zorgt een bedrijf voor het overzicht van alle verkoopdata? Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/ict-lexicon/verkoopbeheer