WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Verkoopbeheer: hoe zorgt een bedrijf voor het overzicht van alle verkoopdata?

Inhoudsopgave

  1. Wat is verkoopbeheer?
  2. Waar komen verkoopdata vandaan?
    1. Verschillende verkoopkanalen
    2. Klantenbeheersysteem
  3. Analyses met behulp van Business Intelligence
  4. Integraties voor verkoopbeheer
    1. Document management
    2. Financial management
    3. Project management
  5. Wat kost een systeem voor verkoopbeheer?

Hoe zetten bedrijven verkoopbeheer in?

Bij verkoopbeheer, ook wel sales management genoemd, verzamelen en analyseren bedrijven al hun beschikbare verkoopdata. Systemen voor verkoopbeheer worden ingezet voor het beheer van verkoopteams en -kanalen, de optimalisatie van de klantenservice, en de creatie van verkoopstrategieën. Vooral handels- en productiebedrijven maken gebruik van dit soort systemen.

Bedrijven die beginnen met verkoopbeheer, doen dat in eerste instantie vaak met Excel-lijsten. In deze lijsten houden ze de bestelling bij, noteren ze wie de verkoop gedaan heeft, vermelden ze of het een eenmalige of periodieke aankoop is, enzovoort. Dit systeem is al snel te onoverzichtelijk voor bedrijven, zeker als ze groeien. In dat geval kiezen organisaties meestal voor eenvoudige software. Deze structureert de data weliswaar, maar medewerkers moeten de gegevens nog steeds handmatig invoeren en analyseren.

Organisaties met verschillende verkoopkanalen en -manieren, kunnen beter zoeken naar een volledig CRM- of ERP-systeem met een module voor verkoopbeheer. Zo worden de data uit andere modules meteen automatisch overgenomen in het verkoopbeheer. Als een bedrijf bovendien een pakket voor Business Intelligence koppelt aan het verkoopbeheer, dan kan het geïntegreerde systeem de data ook automatisch analyseren.

verkoopbeheer erp systeem

Waar kom de input voor verkoopbeheer vandaan?

Een bedrijf kan niet aan verkoopbeheer doen zonder data. Deze data haalt het systeem bij specifieke afdelingen, zoals de verkoopafdeling of financiële dienst. Meestal gebruiken deze afdelingen hun eigen software, zoals een CRM-systeem. De bestaande software krijgt daarom een koppeling met het systeem voor verkoopbeheer. Er is ook wederkerigheid: de resultaten van de verkoopanalyses helpen bij de optimalisatie van de processen op elke afdeling.

Sales: data vanuit verschillende verkoopkanalen

Het leeuwendeel van de verkoopdata komt vanuit de verkoopafdeling zelf. De meeste bedrijven hebben tegenwoordig meer dan één verkoopkanaal. Dat maakt het verzamelen van verkoopdata niet eenvoudiger. Bedrijven maken per verkoopkanaal gebruik van verschillende technieken om de data ter beschikking van verkoopbeheer te stellen:

Online verkoop

Een webshop is niet alleen interessant voor de rechtstreekse verkoop. Een bedrijf komt via deze weg ook veel te weten over zijn (potentiële) klanten. Elke bezoeker van de webshop laat namelijk data achter. Hieronder vallen wat de (potentiële) klant bekeken heeft, hoelang hij of zij ernaar gekeken heeft en of het product al dan niet gekocht is. Als de webshop verbonden is met het ERP- of CRM-systeem, dan komen deze data automatisch terecht in de verkoopbeheermodule. Zo kunnen organisaties per klant(engroep) onderzoeken welke producten ze met de meeste interesse bekijken, en wat ze het vaakst aanschaffen.

Tip! De connectie tussen de webshop en het ERP-systeem is van cruciaal belang voor een goede webshop-omzet, maar is technisch niet altijd zo eenvoudig. In de ERP Wijzer staan verschillende tips en aandachtspunten om deze koppeling op een vlotte manier tot stand te brengen.

Andere interessante data komen van de producten zelf. Een webshop gebruikt Product Information Management (PIM) om alle relevante informatie over producten weer te geven voor de bezoeker. Zo proberen bedrijven de omzet per cliënt op te krikken. Voor verkoopbeheer is het interessant om ook per product op te nemen hoe het in de webshop is gepositioneerd, welke details worden getoond, welke links er zijn geplaatst naar andere producten, enzovoort. De combinatie van deze data met de verkoopcijfers van elke product maakt waardevolle analyses mogelijk. Stel dat de verkoop van opblaasbare zwembandjes bijvoorbeeld verdubbelt na de toevoeging van een link op de productpagina van kinderzwemkledij, dan weet het bedrijf dat die link een goede strategie is, en beslist het misschien om dit bij meer producten toe te passen.

erp webshop pim

Verkoop via vertegenwoordigers

Als een bedrijf met vertegenwoordigers werkt, moeten deze heel wat data naar het verkoopbeheer sturen. Vertegenwoordigers voeren in hun applicatie niet alleen in wat ze verkocht hebben, maar ook wat hun commissie is. Zo kan de organisatie bekijken of de marge tussen commissie en omzet niet te klein wordt, en vanaf welke commissie verkopers echt gemotiveerd raken.

Verkoop in fysieke winkels

De verkoopcijfers van fysieke winkels worden meestal verzameld in een slim kassasysteem (POS) . Als elk fysiek verkooppunt een POS-systeem gebruikt, dan kan het moederbedrijf de data van verschillende winkels op een uniforme manier vergelijken. Neem bijvoorbeeld een supermarktketen die merkt dat de verkoop van humus daalt. De verkoopdata van de individuele verkooppunten zullen duidelijk maken of dit een algemeen probleem is, of dat het slechts enkele winkels zijn die weinig tot geen humus verkopen. In het eerste geval ligt het waarschijnlijk aan de bekendheid of populariteit van het product zelf, terwijl in het in het tweede geval goed kan zijn dat de schappositie van de hummus in de betreffende winkels niet ideaal is voor de verkoop.

Combineren van de verschillende data

De combinatie van de data vanuit alle verkoopkanalen zorgt er niet alleen voor dat de totale verkoop omhoog gaat. Het brengt ook logistieke voordelen met zich mee. Als een machinefabrikant bijvoorbeeld een productielimiet heeft van 20 machines per week, dan mag het wekelijks totaal van de bestellingen niet hoger zijn. Als al deze verkoopkanalen volledig onafhankelijk zouden werken, dan zou dit probleem zich wel eens kunnen voordoen. Door de verkoopbeheermodule is er inzicht in het totaal aantal bestelde machines, en kan er op tijd een stop op bestellingen worden gezet. Dezelfde logica geldt ook voor bedrijven die uit voorraad leveren. De verschillende verkoopkanalen moeten hun verkoopcijfers in real-time synchroniseren via het verkoopbeheersysteem om ‘dubbele boekingen’ te voorkomen.

Klantspecifieke gegevens: feedback van consumenten verwerken

Om tot goede analyses te komen, zijn niet alleen verkoopdata belangrijk, maar ook specifieke klantgegevens. Uit welke regio komt de klant? Welke soort producten bestelt hij of zij? Waarom is er gecommuniceerd met de klantendienst? Al dit soort informatie samen kan helpen om de verkoopstrategie voor de individuele klant of de groep waartoe hij behoort te verbeteren.

crm customer relationship management klantinformatie

Een voorbeeld van veranderingen die deze data teweeg kunnen brengen is het veranderen van de prijs van producten. Als klanten aangeven dat de prijs van product X een struikelblok is, dan kan deze prijs worden verlaagd. Als een product daarentegen heel erg goed wordt verkocht, dan zou de prijs misschien wat verhoogd kunnen worden.

Een andere interessante analyse is die van de nakoming van klantspecifieke afspraken. Een producent van rubber kan bijvoorbeeld afgesproken hebben met een bandenproducent om steeds binnen 24 uur te leveren. Als deze afspraak niet wordt nageleefd, dan is er een ‘boete’ van 5% van het totale verkoopbedrag voorzien. Als de producent de data van alle klantenafspraken doorzet naar het systeem voor verkoopbeheer, dan kan hij analyseren hoeveel omzet hij jaarlijks misloopt door het niet nakomen van afspraken. Vervolgens kunnen de benodigde maatregelen worden getroffen.

Business Intelligence zorgt voor de analyses

Verkoopdata als zodanig zijn dus nuttig bij het realiseren van vlotte bedrijfsprocessen. Maar ondernemingen die verder willen gaan, en een extra meerwaarde willen halen uit de gegevens, analyseren deze ook voor strategische besluitvorming. Het gaat vaak om grote hoeveelheden data; daarom kiezen de meeste organisaties ervoor om software voor Business Intelligence (BI) te koppelen aan het ERP-systeem of het verkoopbeheersysteem.

Met BI-software kunnen bedrijven verschillende soorten analyses maken. Zo kunnen ze bijvoorbeeld onderzoeken welk verkoopkanaal het meest rendabel is, maar ook wat de verkoopprognoses zijn of waar de verkoop sterk gestegen of gedaald is. Hieraan kunnen ze dan vervolgacties koppelen, zoals een investering die afhankelijk is van de omzet van een verkoopkanaal, of een feedbackronde in de regio waar de verkoop is gedaald. Al de resultaten komen in BI-rapporten of -dashboards. In de ERP Wijzer staan verschillende tips voor het gebruik van deze twee soorten weergaves.

Bedrijven zetten BI ook vaak in voor de opvolging van kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) per verkoper. Zo kan elke verkoper zien op hoeveel procent van de maandelijkse doelstelling hij of zij staat. De teamleider heeft dan weer een overzicht van al zijn of haar verkopers.

Interessante integraties

Een systeem voor verkoopbeheer is geen eiland. Integraties met andere systemen zorgen ervoor dat het systeem vlot werkt, en de hele bedrijfsvoering erop vooruitgaat. De meest voorkomende integraties zijn:

Documentbeheer koppelen aan het verkoopbeheersysteem

Bij een verkoop komt heel wat papierwerk kijken. Er worden onder andere een order, een pakbon en een factuur aangemaakt. Om de overgang tussen verkoop en de administratie te vereenvoudigen, koppelen veel bedrijven het verkoopbeheersysteem aan een systeem voor documentbeheer.

Financieel systeem koppelen aan het verkoopbeheersysteem

Verkoop en financiële gegevens zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Elke verkoop moet geregistreerd worden in het financiële systeem, net als de kosten die gemaakt zijn voor de verkoop. Denk bij deze kosten aan grondstoffen, aan werkuren, maar ook bijvoorbeeld aan elektriciteit en administratiekosten. Door het samenvoegen van alle financiële gegevens (inkomsten en uitgaven) wordt pas echt duidelijk hoeveel winst er gemaakt is op een bepaalde verkoop.

Ook het facturatiegedeelte van het financiële systeem heeft een wisselwerking met de verkoop. Voor het correct opstellen van facturen zijn alle klantdata van de koper nodig. Deze data moeten honderd procent correct zijn. Anders kan de factuur ongeldig worden verklaard. Als een bedrijf een eenvoudige facturatiestroom heeft, dan maken medewerkers vaak handmatig facturen op, of zetten ze de data eventueel handmatig over naar het financiële systeem. Maar als een bedrijf meer complexe factuurstromen heeft, bijvoorbeeld omdat de btw weggelaten moet worden bij internationale klanten, of omdat er met verzamelfacturen wordt gewerkt, is het interessanter het verkoopbeheersysteem (ook) aan een financieel systeem te koppelen.

financieel pakket verzamelfacturatie

Verkoopmedewerkers gebruiken een goed factuurbeheer ten slotte ook weer om het betaalgedrag van klanten op te volgen. Als een klant veel openstaande facturen heeft, dan kan de verkoper bijvoorbeeld eisen dat hij deze eerst betaalt, voordat een nieuwe aankoop wordt gedaan. Een op tijd betalende klant kan daarentegen een korting krijgen op de volgende bestelling.

Projectbeheer koppelen aan het verkoopbeheersysteem

Een laatste populaire koppeling is die met modules voor projectbeheer. Verkopers moeten in deze module de offertes registreren. Bij projectbeheer wordt duidelijk wat de materialen, eigen werktijd en samenwerking met bepaalde partijen kosten, en welke oplevertijden realistisch zijn. Een verkoper kan zich zo op voorgaande projecten baseren om een adequate offerte te maken. Op deze manier voorkomt een organisatie dat projecten bijvoorbeeld te goedkoop worden verkocht, of dat er een te korte levertijd wordt beloofd.

Let op! Integraties zijn erg waardevol, maar een organisatie moet er ook rekening mee houden dat deze de software complexer en duurder maken. Informeer u dus goed over de kosten-baten voordat u overgaat tot een beslissing. Voor ondersteuning bij dit vraagstuk kunt u terecht bij ICT Portal: +31 (0)20 369 0457.

Kosten voor een systeem voor verkoopbeheer

De meeste producenten van ERP-systemen hebben al een vorm van verkoopbeheer geïntegreerd. De prijs voor dit soort systemen hangt af van de gewenste koppelingen, de functionaliteiten en de hoeveelheid licenties.

Een klein bedrijf dat eenvoudige ERP-software wil voor drie gebruikers met functionaliteiten voor verkoop, inkoop, orders, magazijnbeheer en facturatie zal ongeveer € 12.000 betalen voor het eerste jaar. Daarna bedragen de kosten jaarlijks tussen de 20 en 30 procent van die initiële investering voor licenties, onderhoud en support.

Een middelgroot bedrijf dat een ERP-pakket wil voor tien gebruikers met functionaliteiten voor verkoop, inkoop, orders, magazijn- en voorraadbeheer, e-commerce en boekhouding zal rond de € 60.000 betalen voor het eerste jaar. Daarna betaalt de organisatie jaarlijks tussen de 20 en 30 procent van die initiële investering voor licenties, onderhoud en support.

Een groot bedrijf dat een ERP-pakket wil voor 60 gebruikers met functionaliteiten voor verkoop, inkoop, orders, CRM, magazijn- en voorraadbeheer, productie, verpakking, PIM, e-commerce en internationale boekhouding zal zo’n € 400.000 betalen voor het eerste jaar. Daarna ligt de prijs jaarlijks tussen de 20 en 30 procent van die initiële investering voor licenties, onderhoud en support.

Let op: bij de prijsberekening voor een ERP-systeem met verkoopmodule moet er met veel factoren rekening worden gehouden. Gedetailleerde rekenvoorbeelden vindt u in de ERP Wijzer.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 26 januari). Verkoopbeheer: hoe zorgt een bedrijf voor het overzicht van alle verkoopdata? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/ict-lexicon/verkoopbeheer