SUB-MENU

Welke functionaliteiten en mogelijkheden biedt ERP-software?

De functionaliteiten van een ERP-systeem spelen een belangrijke rol bij de keuze van het meest geschikte ERP-pakket voor bedrijven. Voor de verschillende toepassingen van een bedrijf zijn specifieke functies nodig, afhankelijk het type interne proces. Het grote aanbod aan ERP-software kan zorgen voor verwarring bij het selecteren van de benodigde functionaliteit. Bovendien zorgen verschillende interne configuraties van de ERP-software ervoor dat de mogelijkheden van pakket tot pakket en van leverancier tot leverancier kunnen verschillen. Hoe kan een nieuwe functionaliteit aan ERP-software worden toegevoegd? Welke verschillende opties en mogelijkheden bestaan er op de markt?

Hoe kunnen er extra functionaliteiten aan een ERP-systeem worden toegevoegd?

Voor het beantwoorden van deze vraag zal je jezelf eerst een andere vraag moeten stellen: welk type ERP-systeem gebruik ik op dit moment? Niet elk systeem voor enterprise resource planning biedt de mogelijkheid om functionaliteiten toe te voegen. Ook zit er verschil in de manier waarop de mogelijkheden van de software kunnen worden uitgebreid. Er bestaan twee categorieën: modulaire en configureerbare ERP-systemen. Voor een functionaliteitenoverzicht van verschillende ERP-software kan de ERP Wijzer worden aangevraagd.

Modulaire ERP-systemen

Dit zijn ERP-systemen waaraan specifieke extra modules kunnen worden toegevoegd om de mogelijkheden en functionaliteiten van het basissysteem te vergroten. Dit type ERP-software wordt vaak gebruikt door bedrijven met verschillende afdelingen. In de loop der tijd wordt het aantal modules uitgebreid zodat steeds meer afdelingen gebruik kunnen maken van het ERP-systeem. Deze gefaseerde invoer heeft als voordeel dat de implementatie in eerste instantie minder tijd en kosten met zich meebrengt. De software groeit als het ware mee met het bedrijf.

Configureerbare ERP-systemen

Met dit type ERP-systeem kan een bedrijf nieuwe functies door middel van programmering en code toevoegen. Dit kost meestal meer tijd dan het toevoegen van modules zoals bij een modulair ERP-systeem. De interne ICT-afdeling zal vertrouwd moeten raken met de programmeertaal waarin de ERP-software is geschreven. Heeft een bedrijf geen eigen ICT-afdeling, dan zal de leverancier moeten worden ingeschakeld. Het grote voordeel van configureerbare ERP-systemen is dat er maatwerk geleverd kan worden. Het systeem kan daarmee precies aansluiten bij de specifieke bedrijfsprocessen. Alle bestaande workflows en processen kunnen worden opgenomen in het nieuwe systeem. Daarmee komen de voordelen van een ERP-systeem volledig tot uiting. Open source leent zich het beste voor configuratie, omdat de volledige broncode inzichtelijk is en in principe door iedereen kan worden aangepast.

De meeste ERP-systemen op de Nederlandse en Vlaamse markt kunnen in één van bovengenoemde categorieën worden ingedeeld. Er bestaan ook systemen die zowel modulair als configureerbaar zijn. In de ERP Wijzer 2018 staat een vergelijking van verschillende ERP systemen in verschillende prijscategoriën.

Wat voor soort functionaliteiten biedt een ERP-systeem?

Het merendeel van de ERP-systemen bieden veel mogelijkheden voor het toevoegen van extra functies. Van sommige open source ERP-software kan zelfs de interne architectuur worden aangepast. In theorie kan daarmee bijna elke denkbare functionaliteit worden toegevoegd. Er zijn ook bedrijven die een aparte applicatie aanschaffen om een ontbrekende functionaliteit ‘in te kopen’. Daarbij wordt het ERP-systeem zelf niet aangepast. De projectleider zal moeten bepalen wat de organisatie meer oplevert: een gespecialiseerd programma (bijvoorbeeld een add-on) of uitbreiding binnen de bestaande ERP-software. Hieronder volgt een overzicht van de verschillende basisfunctionaliteiten, gevolgd door een een aantal specialistische functies.

erp functionaliteiten voorbeelden

Meest gebruikte functionaliteiten van een ERP-systeem

Er bestaan basisfunctionaliteiten die voor vrijwel elk bedrijf essentieel zijn. Bij de meeste ERP-oplossingen vallen die onder het standaardpakket. Andere functies worden door middel van modules toegevoegd, of door programmeren. De meest gangbare zijn:

Gespecialiseerde software voor specifieke functies

Voor bepaalde specifieke taken wordt er soms een aparte applicatie aangeschaft. Het ERP-pakket zelf beschikt meestal wel over de functionaliteit, maar die blijkt in de praktijk niet uitgebreid of gespecialiseerd genoeg. Het gaat dan meestal om software voor:

  • Document Management (DMS)
  • Human Resource Management, of Human Capital Management (HRM, HCM)
  • Customer Relationship Management (CRM)
  • Business Intelligence (BI)
  • Transport Management System (TMS)

Aanvullende ERP-functionaliteiten

Sommige bedrijven zijn op zoek naar bepaalde functies die zich specifiek richten op de sector waarin ze opereren, of op een specifieke bedrijfsactiviteit. Niet elk ERP-systeem biedt dit soort functionaliteiten aan. De belangrijkste zijn:

  • Prijsconfiguratie
  • Productconfiguratie (de klant kan met een productconfigurator het ideale product samenstellen op basis van een aantal variabelen, zoals kleur, materiaal, grootte, etc.)
  • Projectplanning
  • Taakmodule: hiermee kan worden voorkomen dat bepaalde taken dubbel worden uitgevoerd (redundant task reduction)
  • Inventaris of vermogensbeheer (asset management)
  • Lottracering (welke lots zijn in het eindproduct verwerkt?)
  • Management van het distributieproces
  • Onderhoud- en inspectiebeheer (voor bijvoorbeeld inspecties en checks van machines)

Bedrijven die zich aan het oriënteren zijn op een ERP-systeem hebben vaak een aantal belangrijke keuzes te maken. Door het grote aanbod van ERP-software en bijbehorende functionaliteiten is het niet altijd even makkelijk om het overzicht te bewaren. Na de keuze van een ERP-pakket moet in het geval van een standaardoplossing ook een geschikte leverancier worden gevonden die de gewenste functionaliteiten kan implementeren. Het toekomstig bedrijfssucces hangt in belangrijke mate af van het slagen van deze exercitie. Onderschat daarom ook de rol van een ERP-leverancier niet bij het selecteren van de gewenste functionaliteiten. De ERP Wijzer 2018 helpt je op weg om tot evenwichtige besluiten te komen en meer inzicht te krijgen in welke functionaliteiten daadwerkelijk nuttig zijn bij de ondersteuning van uw bedrijfsprocessen.