De functionaliteiten van een ERP-systeem spelen een belangrijke rol bij de keuze van het meest geschikte ERP-pakket voor bedrijven. Voor de verschillende toepassingen van een bedrijf zijn specifieke functies nodig, afhankelijk het type interne proces. Het grote aanbod aan ERP-softwareERP-pakketten zijn er in allerlei soorten en maten, maar welke systemen passen het beste bij uw organisatie? En wanneer het juiste ERP-pakket is gevonden, welke ERP-leverancier heeft de beste pakketprijzen en blinkt uit in betrouwbaarheid? Het is belangrijk om te weten dat het selecteren van een ERP-pakket eigenlijk niet bij de selectie zelf begint. Er gaat eerst een ander proces vooraf aan de selectie van de juiste ERP-software. Organisaties die de bedrijfsprocessen uitvoerig in kaart brengen komen achteraf minder vaak voor verrassingen te staan. Het maken van een zogenaamde blueprint zorgt ervoor dat een bedrijf een duidelijk beeld heeft van de interne afdelingen, hun onderlinge verhoudingen en processen. Zo kunnen er vervolgens belangrijke besluiten worden genomen, zoals de gewenste functionaliteiten en de manier waarop het pakket moet worden geïmplementeerd (on-premise, cloud of hybride). kan zorgen voor verwarring bij het selecteren van de benodigde functionaliteit. Bovendien zorgen verschillende interne configuraties van de ERP-software ervoor dat de mogelijkheden van pakket tot pakket en van leverancier tot leverancier kunnen verschillen. Hoe kan een nieuwe functionaliteit aan ERP-software worden toegevoegd? Welke verschillende opties en mogelijkheden bestaan er op de markt?

Hoe kunnen er extra functionaliteiten aan een ERP-systeem worden toegevoegd?

Voor het beantwoorden van deze vraag zal je jezelf eerst een andere vraag moeten stellen: welk type ERP-systeem gebruik ik op dit moment? Niet elk systeem voor enterprise resource planning biedt de mogelijkheid om functionaliteiten toe te voegen. Ook zit er verschil in de manier waarop de mogelijkheden van de softwareOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken. kunnen worden uitgebreid. Er bestaan twee categorieën: modulaireEen modulair softwarepakket is een systeem dat bestaat uit verschillende modules met specifieke functionaliteiten. Bedrijven kunnen de modules kiezen die ze nodig hebben. Zo betalen ze alleen voor wat ze daadwerkelijk zullen gebruiken. Modules kunnen zowel over algemene als erg specifieke functionaliteiten beschikken, bijvoorbeeld gericht op een bepaalde sector. Met modulaire software kunnen bedrijven per afdeling bekijken welke functionaliteiten nodig zijn. Zij kunnen ervoor kiezen om alle gewenste modules (voor alle afdelingen) meteen vanaf de start te implementeren, of om ze stapsgewijs aan te schaffen. Als het bedrijf groeit, kunnen er eenvoudig nieuwe modules bijgekocht worden. Een modulair pakket is dus schaalbaar. Vaak kiest men ervoor om de implementatie in fases te laten verlopen. Hierbij worden de modules geïmplementeerd naargelang hun prioriteit. Zo kan het bedrijf sneller van start met de belangrijkste modules van het pakket. en configureerbare ERP-systemen. Voor een functionaliteitenoverzicht van verschillende ERP-software kan de ERP WijzerDe ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. worden aangevraagd.

Modulaire ERP-systemen

Dit zijn ERP-systemen waaraan specifieke extra modules kunnen worden toegevoegd om de mogelijkheden en functionaliteiten van het basissysteem te vergroten. Dit type ERP-software wordt vaak gebruikt door bedrijven met verschillende afdelingen. In de loop der tijd wordt het aantal modules uitgebreid zodat steeds meer afdelingen gebruik kunnen maken van het ERP-systeem. Deze gefaseerde invoer heeft als voordeel dat de implementatie in eerste instantie minder tijd en kostenDe ERP-kosten vormen een belangrijke factor bij de selectie van een ERP-pakket. Welk budget moet een organisatie opzij zetten voor een ERP-implementatie? Wat zijn de kosten per gebruiker en wat zijn de tarieven van een licentie? Maar ook: wat zijn de prijsverschillen tussen ERP on-premise en ERP in de cloud? Kortom: wat kost een compleet ERP-systeem? Heeft je bedrijf voldoende aan een systeem van 20.000 euro, of is het bijvoorbeeld realistischer uit te gaan van 200.000 euro? met zich meebrengt. De software groeit als het ware mee met het bedrijf.

Configureerbare ERP-systemen

Met dit type ERP-systeem kan een bedrijf nieuwe functies door middel van programmering en code toevoegen. Dit kost meestal meer tijd dan het toevoegen van modules zoals bij een modulair ERP-systeem. De interne ICT-afdeling zal vertrouwd moeten raken met de programmeertaal waarin de ERP-software is geschreven. Heeft een bedrijf geen eigen ICT-afdeling, dan zal de leverancier moeten worden ingeschakeld. Het grote voordeel van configureerbare ERP-systemen is dat er maatwerk geleverd kan worden. Het systeem kan daarmee precies aansluiten bij de specifieke bedrijfsprocessen. Alle bestaande workflows en processen kunnen worden opgenomen in het nieuwe systeem. Daarmee komen de voordelen van een ERP-systeem volledig tot uiting. Open sourceIn de basis betekent open source dat de broncode van software wordt meegeleverd. Dit betekent dat een bedrijf deze broncode kan gebruiken om zelf doorontwikkelingen uit te voeren, of dit door een derde partij kan laten doen. Ook kunnen er functionaliteiten worden toegevoegd die andere gebruikers uit de community (die ook over de broncode beschikt) ontwikkeld hebben. Open-source-software wordt bijvoorbeeld gebruikt voor het inrichten van documentbeheer (DMS) en Enterprise Resource Planning (ERP). leent zich het beste voor configuratie, omdat de volledige broncode inzichtelijk is en in principe door iedereen kan worden aangepast.

De meeste ERP-systemen op de Nederlandse en Vlaamse markt kunnen in één van bovengenoemde categorieën worden ingedeeld. Er bestaan ook systemen die zowel modulair als configureerbaar zijn. In de ERP Wijzer 2022De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. staat een vergelijking van verschillende ERP systemen in verschillende prijscategoriën.

Wat voor soort functionaliteiten biedt een ERP-systeem?

Het merendeel van de ERP-systemen bieden veel mogelijkheden voor het toevoegen van extra functies. Van sommige open source ERP-softwareOpen source toegepast in bedrijfsapplicaties kwam eind jaren ’90 volop in de aandacht door de lancering van het Open Source Initiative. De initiatiefnemers gingen uit van de gedachte dat als de broncode van software openbaar wordt gemaakt, iedereen kan bijdragen aan de doorontwikkeling van de software. Op die manier wilden ze tegenwicht bieden tegen de macht van grote softwareontwikkelaars zoals Microsoft, SAP en Oracle. Open source nam in de jaren erna een grote vlucht. Tegenwoordig bestaat er van elk type bedrijfssoftware wel een open source variant. Meestal gaat het om een volwaardig alternatief voor de traditionele variant. Open source ERP moet niet worden verward met Open ERP, of OpenERP, dit zijn namelijk voormalige merknamen van een ERP-pakket dat inmiddels de naam Odoo draagt. kan zelfs de interne architectuur worden aangepast. In theorie kan daarmee bijna elke denkbare functionaliteit worden toegevoegd. Er zijn ook bedrijven die een aparte applicatie aanschaffen om een ontbrekende functionaliteit ‘in te kopen’. Daarbij wordt het ERP-systeem zelf niet aangepast. De projectleider zal moeten bepalen wat de organisatie meer oplevert: een gespecialiseerd programma (bijvoorbeeld een add-onEen add-on is een extra hardware– of softwarecomponent die aan een informatiesysteem gekoppeld wordt om de capaciteit of het rendement van dit systeem te verbeteren. De term wordt wel eens gebruikt om te refereren aan hardware, zoals bij de uitbreiding van het RAM-geheugen van een computer. Toch komen we meer add-ons tegen in de softwarewereld, waar er ook regelmatig over add-in gesproken wordt.) of uitbreiding binnen de bestaande ERP-software. Hieronder volgt een overzicht van de verschillende basisfunctionaliteiten, gevolgd door een een aantal specialistische functies.

Meest gebruikte functionaliteiten van een ERP-systeem

Er bestaan basisfunctionaliteiten die voor vrijwel elk bedrijf essentieel zijn. Bij de meeste ERP-oplossingen vallen die onder het standaardpakket. Andere functies worden door middel van modules toegevoegd, of door programmeren. De meest gangbare zijn:

• VoorraadbeheerEen van de grootste problemen die handelsbedrijven vaak ervaren is dat niemand een accuraat beeld heeft van de status van de voorraad. Er is niet precies bekend wat er op voorraad is, welke artikelen gereserveerd zijn, en hoe lang ze al ‘op de plank’ liggen. Een voorraadmodule kan soelaas bieden.
• Warehouse managementWarehouse Management is de Engelse term voor magazijnbeheer. WM kan worden samengevat als het beheer van alle activiteiten en bedrijfsprocessen die te maken hebben met binnenkomende of opgeslagen artikelen in het magazijn. Dit kan gaan over de artikelen binnen één magazijn, of op meerdere locaties. WM is een breed begrip. De invulling ervan kan erg verschillen. Een aantal basistaken die in elk geval onder magazijnbeheer vallen:
• ProductieplanningOnder productieplanning wordt verstaan het inplannen van productiewerk op basis van orders of de verwachte verkoop. Deze planning wordt opgemaakt rekening houdend met: aanwezige materialen of hun levertijden, beschikbare werkkrachten, en de productiecapaciteit van mensen en machines. De planning helpt bedrijven om op een geordende en logische manier aan de productie van nieuwe goederen te beginnen. Ook kunnen op basis van deze planning bestellingen voor ruwe materialen gedaan worden, en kan het transport van afgewerkte goederen ingepland worden.
• Supply Chain ManagementIn het kort houdt supply chain management in dat een handels-, productie- of distributiebedrijf weet welke materialen of producten besteld moeten worden. SCM houdt ook in dat producten op tijd worden geleverd. Om deze planning in goede banen te leiden gebruikt SCM data uit het ERP-systeem. De ERP-functionaliteiten die gebruikt worden bij SCM zijn onder andere:
• Project managementVoor bedrijven die projectmatig werken is 'flexibiliteit' het kernwoord. Projecten moeten steeds kunnen worden herzien, en het ondersteunende ERP-systeem moet deze herzieningen kunnen verwerken. Welke mogelijkheden biedt dit soort pakketten voor projectmanagement?
• Customer relationship ManagementCustomer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie. (Klant- en relatiebeheer)
• Product Data Management (PDM)PDM zorgt ervoor dat alle productinformatie bij de juiste persoon of afdeling terechtkomt. Het gaat hierbij meestal om technische productdata voor het ontwerp, de productie en de assemblage van artikelen. Meer specifiek vind je in een PDM-systeem ontwerpspecificaties, materialen, testresultaten etc.
• Financieel beheer (Finance)De financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen.
• KwaliteitsbeheerHet opstellen en beheren van de juiste documenten is geen wondermiddel. En zelfs risico- en incidentmanagement zijn niet voor alle bedrijven voldoende. Vooral bedrijven in de productie-industrie hebben behoefte aan meer fysieke controlemiddelen. Vandaar dat kwaliteitsmanagement vaak in het ERP-systeem wordt ondergebracht. Er zijn veel mogelijke manieren om quality management op te nemen in het ERP-systeem. (Quality Management)

Gespecialiseerde software voor specifieke functies

Voor bepaalde specifieke taken wordt er soms een aparte applicatie aangeschaft. Het ERP-pakketERP-pakketten zijn er in allerlei soorten en maten, maar welke systemen passen het beste bij uw organisatie? En wanneer het juiste ERP-pakket is gevonden, welke ERP-leverancier heeft de beste pakketprijzen en blinkt uit in betrouwbaarheid? Het is belangrijk om te weten dat het selecteren van een ERP-pakket eigenlijk niet bij de selectie zelf begint. Er gaat eerst een ander proces vooraf aan de selectie van de juiste ERP-software. Organisaties die de bedrijfsprocessen uitvoerig in kaart brengen komen achteraf minder vaak voor verrassingen te staan. Het maken van een zogenaamde blueprint zorgt ervoor dat een bedrijf een duidelijk beeld heeft van de interne afdelingen, hun onderlinge verhoudingen en processen. Zo kunnen er vervolgens belangrijke besluiten worden genomen, zoals de gewenste functionaliteiten en de manier waarop het pakket moet worden geïmplementeerd (on-premise, cloud of hybride). zelf beschikt meestal wel over de functionaliteit, maar die blijkt in de praktijk niet uitgebreid of gespecialiseerd genoeg. Het gaat dan meestal om software voor:

• Document Management (DMS)Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?
• Human Resource Management (HRM)HRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen., of Human Capital Management (HCM)HCM is een deel van Human Resource Management System (HRMS). Het systeem wordt vooral gebruikt om te kijken naar de prestaties van werknemers, om zo vacatures eventueel intern op te vangen. Ook biedt een HCM-systeem vaak de mogelijkheid om personeelszaken op internationaal niveau soepeler te laten verlopen. Software voor Human Capital Management ondersteunt over het algemeen verschillende talen, munteenheden en wetgevingen. Dit is vooral voor bedrijven met vestigingen in verschillende landen interessant.
• Customer Relationship Management (CRM)Customer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie.
• Business Intelligence (BI)Bedrijven die gebruik maken van business intelligence, analyseren grote hoeveelheden ‘ruwe’ data, met als doel daarmee waardevolle informatie te verkrijgen voor het maken van strategische en operationele bedrijfsbeslissingen (business insights). Deze zogenaamde ruwe data is meestal afkomstig uit verschillende softwaresystemen binnen het bedrijf, zoals een ERP, HRM, DMS of gespecialiseerde financiële software. 
• Transport Management System (TMS)

Aanvullende ERP-functionaliteiten

Sommige bedrijven zijn op zoek naar bepaalde functies die zich specifiek richten op de sector waarin ze opereren, of op een specifieke bedrijfsactiviteit. Niet elk ERP-systeem biedt dit soort functionaliteiten aan. De belangrijkste zijn:

• Prijsconfiguratie
• Productconfiguratie (de klant kan met een productconfigurator het ideale product samenstellen op basis van een aantal variabelen, zoals kleur, materiaal, grootte, etc.)
• Projectplanning
• Taakmodule: hiermee kan worden voorkomen dat bepaalde taken dubbel worden uitgevoerd (redundant task reduction)
• Inventaris of vermogensbeheer (asset management)
• LottraceringVerschillende bedrijven krijgen goederen binnen in batches. Dit zijn (grote) leveringen van artikelen die tot dezelfde groep behoren. Een batch kan uit verschillende producten bestaan, maar heeft belangrijke gemeenschappelijke kenmerken. (welke lots zijn in het eindproduct verwerkt?)
• Management van het distributieproces
• OnderhoudDe grootste uitdaging van bedrijven in de installatie- en onderhoudsbranche is dat ze voor een groot deel van de tijd ‘buitenshuis’ aan het werk zijn. De installaties en onderhoudsbeurten gebeuren meestal op locatie bij de klant. Ondanks de mogelijkheid om te bellen, e-mailen, Skypen etc., blijft de communicatie tussen de buitendienst en het (hoofd)kantoor nog vaak een probleem. Op kantoor moet in principe in real-time bekend zijn wat medewerkers op locatie aantreffen en welke taken ze uitvoeren. Daarnaast moeten deze medewerkers ter plekke project-, product- of bedrijfsinformatie kunnen raadplegen.– en inspectiebeheer (voor bijvoorbeeld inspecties en checks van machinesBedrijven uit de machinebouw doen er goed aan om als basissoftware een ERP-systeem voor de productie te overwegen. In de ERP Wijzer staat een vergelijking van een aantal van deze pakketten. Ondernemingen in de machinebouw krijgen daarnaast echter ook met specifieke uitdagingen te maken. Ze werken bijvoorbeeld vaak samen met partners voor de productie van verschillende onderdelen. Ook moeten de machines getest worden voordat ze opgeleverd worden. Een partner die extra oplossingen aanbiedt of kan ontwikkelen voor de machinebouw, is dus een grote plus.)

Bedrijven die zich aan het oriënteren zijn op een ERP-systeem hebben vaak een aantal belangrijke keuzes te maken. Door het grote aanbod van ERP-software en bijbehorende functionaliteiten is het niet altijd even makkelijk om het overzicht te bewaren. Na de keuze van een ERP-pakket moet in het geval van een standaardoplossing ook een geschikte leverancierERP-leveranciers zijn er in overvloed op de Nederlandse markt. Stuk voor stuk proberen ze de beste op hun terrein te zijn. Er zijn verschillende factoren op basis waarvan een bedrijf voor een bepaalde leverancier kiest. De kwaliteit van de dienstverlening is een zeer belangrijk aspect, maar is vooraf moeilijk in te schatten. Welke leverancier sluit goed aan bij mijn bedrijf? Dit is de hamvraag bij elk ERP implementatietraject. Het is ook niet altijd een gemakkelijke vraag om beantwoord te krijgen. Er bestaat helaas niet zoiets als een top 10 van ERP-leveranciers waar elk bedrijf uit zou moeten kiezen. worden gevonden die de gewenste functionaliteiten kan implementeren. Het toekomstig bedrijfssucces hangt in belangrijke mate af van het slagen van deze exercitie. Onderschat daarom ook de rol van een ERP-leverancier niet bij het selecteren van de gewenste functionaliteiten. De ERP Wijzer 2022De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. helpt je op weg om tot evenwichtige besluiten te komen en meer inzicht te krijgen in welke functionaliteiten daadwerkelijk nuttig zijn bij de ondersteuning van uw bedrijfsprocessen.