Welke functionaliteiten en mogelijkheden biedt ERP-software?

De functionaliteiten van een ERP-systeem spelen een belangrijke rol bij de keuze van het meest geschikte ERP-pakket voor bedrijven. Voor de verschillende toepassingen van een bedrijf zijn specifieke functies nodig, afhankelijk het type interne proces. Het grote aanbod aan ERP-software kan zorgen voor verwarring bij het selecteren van de benodigde functionaliteit. Bovendien zorgen verschillende interne configuraties van de ERP-software ervoor dat de mogelijkheden van pakket tot pakket en van leverancier tot leverancier kunnen verschillen. Hoe kan een nieuwe functionaliteit aan ERP-software worden toegevoegd? Welke verschillende opties en mogelijkheden bestaan er op de markt?

Hoe kunnen er extra functionaliteiten aan een ERP-systeem worden toegevoegd?

Voor het beantwoorden van deze vraag zal je jezelf eerst een andere vraag moeten stellen: welk type ERP-systeem gebruik ik op dit moment? Niet elk systeem voor enterprise resource planning biedt de mogelijkheid om functionaliteiten toe te voegen. Ook zit er verschil in de manier waarop de mogelijkheden van de software kunnen worden uitgebreid. Er bestaan twee categorieën: Bij een modulair pakket kunnen bedrijven kiezen welke modules ze afnemen. Elke module heeft zijn specifieke functionaliteiten. Gebruikers betalen uitsluitend voor de gekozen modules.modulaire en configureerbare ERP-systemen. Voor een functionaliteitenoverzicht van verschillende ERP-software kan de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer worden aangevraagd.

Modulaire ERP-systemen

Dit zijn ERP-systemen waaraan specifieke extra modules kunnen worden toegevoegd om de mogelijkheden en functionaliteiten van het basissysteem te vergroten. Dit type ERP-software wordt vaak gebruikt door bedrijven met verschillende afdelingen. In de loop der tijd wordt het aantal modules uitgebreid zodat steeds meer afdelingen gebruik kunnen maken van het ERP-systeem. Deze gefaseerde invoer heeft als voordeel dat de implementatie in eerste instantie minder tijd en kosten met zich meebrengt. De software groeit als het ware mee met het bedrijf.

Configureerbare ERP-systemen

Met dit type ERP-systeem kan een bedrijf nieuwe functies door middel van programmering en code toevoegen. Dit kost meestal meer tijd dan het toevoegen van modules zoals bij een modulair ERP-systeem. De interne ICT-afdeling zal vertrouwd moeten raken met de programmeertaal waarin de ERP-software is geschreven. Heeft een bedrijf geen eigen ICT-afdeling, dan zal de leverancier moeten worden ingeschakeld. Het grote voordeel van configureerbare ERP-systemen is dat er maatwerk geleverd kan worden. Het systeem kan daarmee precies aansluiten bij de specifieke bedrijfsprocessen. Alle bestaande workflows en processen kunnen worden opgenomen in het nieuwe systeem. Daarmee komen de voordelen van een ERP-systeem volledig tot uiting. Open source leent zich het beste voor configuratie, omdat de volledige broncode inzichtelijk is en in principe door iedereen kan worden aangepast.

De meeste ERP-systemen op de Nederlandse en Vlaamse markt kunnen in één van bovengenoemde categorieën worden ingedeeld. Er bestaan ook systemen die zowel modulair als configureerbaar zijn. In de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer 2020 staat een vergelijking van verschillende ERP systemen in verschillende prijscategoriën.

Wat voor soort functionaliteiten biedt een ERP-systeem?

Het merendeel van de ERP-systemen bieden veel mogelijkheden voor het toevoegen van extra functies. Van sommige open source ERP-software kan zelfs de interne architectuur worden aangepast. In theorie kan daarmee bijna elke denkbare functionaliteit worden toegevoegd. Er zijn ook bedrijven die een aparte applicatie aanschaffen om een ontbrekende functionaliteit ‘in te kopen’. Daarbij wordt het ERP-systeem zelf niet aangepast. De projectleider zal moeten bepalen wat de organisatie meer oplevert: een gespecialiseerd programma (bijvoorbeeld een add-on) of uitbreiding binnen de bestaande ERP-software. Hieronder volgt een overzicht van de verschillende basisfunctionaliteiten, gevolgd door een een aantal specialistische functies.

Meest gebruikte functionaliteiten van een ERP-systeem

Er bestaan basisfunctionaliteiten die voor vrijwel elk bedrijf essentieel zijn. Bij de meeste ERP-oplossingen vallen die onder het standaardpakket. Andere functies worden door middel van modules toegevoegd, of door programmeren. De meest gangbare zijn:

Een van de grootste problemen die handelsbedrijven vaak ervaren is dat niemand een accuraat beeld heeft van de status van de voorraad. Er is niet precies bekend wat er op voorraad is, welke artikelen gereserveerd zijn, en hoe lang ze al ‘op de plank’ liggen. Een voorraadmodule kan soelaas bieden.Voorraadbeheer
Warehouse management
Productieplanning
Supply Chain Management
Voor bedrijven die projectmatig werken is het kernwoord 'flexibiliteit'. Projecten moeten steeds herzien kunnen worden, en het ondersteunende ERP-systeem moet deze herzieningen kunnen verwerken. Welke mogelijkheden biedt dit soort pakketten voor projectmanagement?Project management
Customer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie.Customer relationship Management (Klant- en relatiebeheer)
Product Data Management (PDM)
Financieel beheer (Finance)
Quality Management, ook wel kwaliteitsbeheer of kwaliteitsmanagement in het Nederlands, bestaat uit het streven naar de hoogste kwaliteit van een product, productieproces, dienst of organisatie. Het is een overkoepelende vorm van bedrijfsbeheer die er op toeziet dat er steeds op een uniforme en kwaliteitsvolle manier wordt gewerkt.Quality Management (Kwaliteitsbeheer)

Gespecialiseerde software voor specifieke functies

Voor bepaalde specifieke taken wordt er soms een aparte applicatie aangeschaft. Het ERP-pakket zelf beschikt meestal wel over de functionaliteit, maar die blijkt in de praktijk niet uitgebreid of gespecialiseerd genoeg. Het gaat dan meestal om software voor:

Document Management (DMS)
Human Resource Management, of Human Capital Management (HRM, HCM)
Customer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie.Customer Relationship Management (CRM)
Bedrijven die gebruik maken van business intelligence, analyseren grote hoeveelheden ‘ruwe’ data, met als doel daarmee waardevolle informatie te verkrijgen voor het maken van strategische en operationele bedrijfsbeslissingen (business insights). Deze zogenaamde ruwe data is meestal afkomstig uit verschillende softwaresystemen binnen het bedrijf, zoals een ERP, HRM, DMS of gespecialiseerde financiële software. Business Intelligence (BI)
Transport Management System (TMS)

Aanvullende ERP-functionaliteiten

Sommige bedrijven zijn op zoek naar bepaalde functies die zich specifiek richten op de sector waarin ze opereren, of op een specifieke bedrijfsactiviteit. Niet elk ERP-systeem biedt dit soort functionaliteiten aan. De belangrijkste zijn:

Prijsconfiguratie
Productconfiguratie (de klant kan met een productconfigurator het ideale product samenstellen op basis van een aantal variabelen, zoals kleur, materiaal, grootte, etc.)
Projectplanning
Taakmodule: hiermee kan worden voorkomen dat bepaalde taken dubbel worden uitgevoerd (redundant task reduction)
Inventaris of vermogensbeheer (asset management)
Verschillende bedrijven krijgen goederen binnen in batches. Dit zijn (grote) leveringen van artikelen die tot dezelfde groep behoren. Een batch kan uit verschillende producten bestaan, maar heeft belangrijke gemeenschappelijke kenmerken.Lottracering (welke lots zijn in het eindproduct verwerkt?)
Management van het distributieproces
Onderhoud- en inspectiebeheer (voor bijvoorbeeld inspecties en checks van machines)

Bedrijven die zich aan het oriënteren zijn op een ERP-systeem hebben vaak een aantal belangrijke keuzes te maken. Door het grote aanbod van ERP-software en bijbehorende functionaliteiten is het niet altijd even makkelijk om het overzicht te bewaren. Na de keuze van een ERP-pakket moet in het geval van een standaardoplossing ook een geschikte leverancier worden gevonden die de gewenste functionaliteiten kan implementeren. Het toekomstig bedrijfssucces hangt in belangrijke mate af van het slagen van deze exercitie. Onderschat daarom ook de rol van een ERP-leverancier niet bij het selecteren van de gewenste functionaliteiten. De De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer 2020 helpt je op weg om tot evenwichtige besluiten te komen en meer inzicht te krijgen in welke functionaliteiten daadwerkelijk nuttig zijn bij de ondersteuning van uw bedrijfsprocessen.