WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Traceerbaarheidsmodule

Wat houdt traceerbaarheid in voor producten, documenten of processen?

Traceerbaarheid, ook wel traceability genoemd, is de mogelijkheid om een element te volgen vanaf zijn ontstaan tot bij de aankomst op de eindbestemming. Het Europees Parlement en de Raad vernoemen deze term in hun levensmiddelenwetgeving (CE 178/2002). Traceerbaarheid wordt hierin als volgt gedefinieerd:

“Traceerbaarheid: mogelijkheid om een levensmiddel, diervoeder, voedselproducerend dier of stof die bestemd is om in een levensmiddel of diervoeder te worden verwerkt of waarvan kan worden verwacht dat zij daarin wordt verwerkt, door alle stadia van de productie, verwerking en distributie te traceren en te volgen.”

De Europese Unie definieert traceerbaarheid dus erg nauw binnen een specifieke sector, de voedingssector. Toch wordt er in veel meer sectoren gesproken van traceerbaarheid. Zowel op het niveau van praktische bedrijfsactiviteiten, als voor producten en documentbeheer is het een belangrijke functionaliteit. Vandaar dat traceerbaarheidssystemen vaak voorkomen in pakketten voor Enterprise Resource Management (ERP) en in Document Management Systemen (DMS).

Ga direct naar:

  1. Traceerbaarheid voor Enterprise Resource Planning
  2. Traceerbaarheid voor documentbeheer
  3. In welke sector in traceerbaarheid onontbeerlijk?

Traceerbaarheid garanderen in een ERP-systeem

De meeste vraag naar een module voor traceability in het ERP-systeem komt vanuit de maakindustrie, distributiesector en logistieke bedrijven. Traceerbaarheid wordt deze sectoren steeds vaker opgelegd door wetten en richtlijnen. Bovendien willen veel bedrijven die volgens het B2B2C-model werken, exact weten wanneer zij de artikelen kunnen verwachten, en wanneer ze klaar zijn om aan de eindklant te leveren.

Tip! Een van de meest veeleisende sectoren voor traceability is de voedingsbranche. In de ERP Wijzer staan 3 praktische tips voor een traceerbaarheidsmodule in een ERP-systeem voor de food and beverage.

Traceability in de gehele productieketen

Een traceerbaarheidsmodule maakt het mogelijk om de locatie van ingrediënten, grondstoffen of materialen op de voet te volgen. Deze worden vaak verstuurd in batches met een unieke code (een barcode of een QR-code meestal). Via deze code kan er gecontroleerd worden op welke magazijnlocatie de batch zich exact bevindt, en hoeveel artikelen er nog over zijn. Na de productie of assemblage van het eindproduct wordt er een nieuwe code aangemaakt. Deze code krijgt informatie mee over de herkomst van de basismaterialen. Zodra de eindproducten uiteindelijk op hun bestemming aankomen, wordt deze code opnieuw gescand. Zo wordt hun ontvangst bevestigd.

fabriceren logistiek traceerbaarheid

Traceerbaarheid verzekert bedrijven ook dat de productieplanning gevolgd wordt. De precieze planning van elke productiestap wordt hiermee namelijk gecombineerd met een controle op de status van het artikel. Zo worden vertragingen opgespoord in een veel vroeger stadium, en voorkomt een bedrijf dat vertragingen groter worden. Met traceerbaarheid van materialen kan vervolgens worden geverifieerd hoeveel materiaal er nog voorhanden is om een eindproduct te maken of te assembleren. Door deze voorraadgegevens naast de stuklijst van een eindproduct te leggen, kan er gekeken worden naar de hoeveel materialen er besteld moeten worden.

Hoe helpt traceability bedrijven te voldoen aan bepaalde richtlijnen?

Steeds meer bedrijven zetten in op kwaliteitsbeheer. Door middel van grondige controles en modules in specifieke ERP– en DMS-pakketten proberen ze aan te tonen dat ze kwaliteitsproducten leveren, conform richtlijnen als de ISO-normen. Traceerbaarheid helpt bij de inspectie van de productie- of assemblageprocessen. De functionaliteit maakt het ook mogelijk om distributieactiviteiten te registreren (track and trace). Zo kan, in geval van een gebrek, een terugroeping van producten georganiseerd worden. Ook kan op deze manier nagegaan worden wie er op het moment van de gemaakte fout aan het werk was, of de verantwoordelijkheid had over de producten.

Welke sectoren hebben baat bij een traceerbaarheidsmodule in het ERP-systeem?

Traceerbaarheid is handig, maar niet voor elke sector in dezelfde mate interessant om in te investeren. Enkele sectoren kunnen echter bijna niet zonder:

De voedingssector: deze sector heeft erg strenge regels voor wat betreft houdbaarheid, opslag, vervoer en verwerking van voedingsmiddelen. Als er op de een of andere manier wordt afgeweken van de procedures, is het erg belangrijk te kunnen nagaan waar de fout plaatsvond, en waar de producten eventueel al in verwerkt zitten of via welke kanalen ze verkocht zijn. Wanneer rijst bijvoorbeeld bij de opslag nat geworden is, kan er via een ERP-systeem voor de food nagegaan worden in welke gerechten of mengelingen deze verwerkt is, of aan welke winkel de verpakte porties verkocht zijn.

De modebranche: een ERP-systeem voor de mode-industrie beschikt vaak over een traceerbaarheidsmodule omdat de eindklant dit eist. Steeds vaker wordt kleding online gekocht via webshops (e-commerce), of wordt een kledingstuk in de winkel besteld en later (thuis) geleverd. In dit geval willen klanten exact weten wanneer de aankoop voltooid is, wanneer het product het magazijn verlaat, door wie het verzonden en geleverd wordt, en wanneer het op zijn eindbestemming aankomt. Met het oog op eerlijke en verantwoorde consumptie willen mensen bovendien ook steeds meer weten over de oorsprong en materialen van kledingstukken. Handelaars die een traceerbaarheidsmodule gebruiken, kunnen hun klanten hierover beter informeren. Ten slotte eisen ook handelaars zelf de traceerbaarheid van modeartikelen, vooral in het geval van retourstukken.

Handelsbedrijven: de meeste bedrijven in de handel krijgen met gelijkaardige uitdagingen te maken als bedrijven in de modebranche. Vooral bedrijven die via internet verkopen, willen de webshop koppelen aan het ERP-systeem. Zo kunnen ze de traceerbaarheid van per post verstuurde artikelen garanderen.

De farmaceutische industrie: dit is een van de meest strikte sectoren wat betreft kwaliteit en veiligheid, maar een fout is nooit te voorkomen. Af en toe wordt een bepaalde batch medicijnen op de markt gebracht, ondanks een gemaakte fout. In dit geval is het erg belangrijk dat farmaceutische bedrijven de fout zo snel mogelijk kunnen opsporen, en het product kunnen terugroepen.

Traceerbaarheid garanderen in een systeem voor documentbeheer

Traceability is niet alleen van toepassing op producten, maar ook op documenten. Bedrijven voelen steeds meer de noodzaak om de geschiedenis van een document te kunnen raadplegen. Hierbij wordt gekeken naar wie het document heeft bewerkt, ingezien, gedownload of verplaatst en ook wanneer dit is gebeurd. Het is als het ware een levenscyclus van het document, van creatie tot publicatie, verder gebruik en eventuele archivering of vernietiging. Deze functionaliteit bewijst zijn grote nut bij het aanmaken van verwerkingsregisters om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Tip! Traceerbaarheid is niet enkel belangrijk voor de naleving van archiefwetten en de AVG. Ook voor kwaliteitsbeheer is een van de basisvereisten dat documenten getraceerd kunnen worden. In de DMS Wijzer vinden oriënterende projectleiders meer over traceerbaarheid voor kwaliteitscontrole.

Fouten worden tijdig opgespoord

Ondanks automatische workflows, versiebeheer en autorisaties kunnen er nog steeds bepaalde fouten sluipen in het beheer van een document. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat een vereiste handtekening vergeten is, of dat bepaalde data fout is ingevuld. In dit geval is het belangrijk dat er kan worden nagegaan door wie of wanneer de misstap gemaakt is. Zodra dit duidelijk is, kan de fout opgelost worden, of kan er teruggegaan worden naar de versie van net voor het incident. Hoe sneller dit opgespoord wordt, hoe minder werk een bedrijf heeft aan het rechtzetten van fouten.

Vertragingen worden voorkomen

Traceerbaarheid kan er ook voor zorgen dat documenten binnen de voorziene tijd klaar zijn. Dit gebeurt door notificaties voor taken in te stellen, en tijdslimieten te zetten op bepaalde fases van de documentcreatie. Wanneer een taak niet op tijd wordt afgewerkt, of een document blijft langer dan voorzien bij een bepaalde afdeling liggen, krijgen de betrokken partijen hier een melding van. Zo worden ze aangespoord om door te werken aan het betreffende document.

Welke bedrijven zoeken een DMS met traceerbaarheidsmodule?

De lijst van organisaties die traceerbaarheid van documenten vereisen is lang. Deze lijst opent met de bouw- en ingenieursbranche, waarin de module vooral voor projectmatig werk en Building Information Modeling (BIM) gebruikt wordt. Andere voorbeelden van sectoren waarin er veel vraag is naar traceerbaarheid van documenten zijn de zorg, logistiek, overheden, farma, voedingssector, financiële dienstverlening en juridische sector.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2019, 11 maart). Traceerbaarheidsmodule. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/ict-lexicon/traceerbaarheidsmodule

Wat vind jij?

guest
0 Reacties
Inline Feedbacks
Bekijk alle reacties
0
Voeg je jouw reactie toe aan dit artikel?x