WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Traceerbaarheidsmodule

Wat houdt traceerbaarheid in voor producten, documenten of processen?

Traceerbaarheid, ook wel traceability genoemd, is de mogelijkheid om een element te volgen vanaf zijn ontstaan tot bij de aankomst op de eindbestemming. Het Europees Parlement en de Raad vernoemen deze term in hun levensmiddelenwetgeving (CE 178/2002). Traceerbaarheid wordt hierin als volgt gedefinieerd:

“Traceerbaarheid: mogelijkheid om een levensmiddel, diervoeder, voedselproducerend dier of stof die bestemd is om in een levensmiddel of diervoeder te worden verwerkt of waarvan kan worden verwacht dat zij daarin wordt verwerkt, door alle stadia van de productie, verwerking en distributie te traceren en te volgen.”

De Europese Unie definieert traceerbaarheid dus erg nauw binnen een specifieke sector, de voedingssector. Toch wordt er in veel meer sectoren gesproken van traceerbaarheid. Zowel op het niveau van praktische bedrijfsactiviteiten, als voor producten en documentbeheer is het een belangrijke functionaliteit. Vandaar dat traceerbaarheidssystemen vaak voorkomen in pakketten voor Een ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.Enterprise Resource Management (ERP) en in Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?Document Management Systemen (DMS).

Ga direct naar:

  1. Traceerbaarheid voor Enterprise Resource Planning
  2. Traceerbaarheid voor documentbeheer
  3. In welke sector in traceerbaarheid onontbeerlijk?

Traceerbaarheid garanderen in een ERP-systeem

De meeste vraag naar een module voor traceability in het ERP-systeem komt vanuit de maakindustrie, distributiesector en Bedrijven in de logistieke sector ontvangen dagelijks honderden documenten. Het merendeel in papieren formaat. De implementatie van een document management systeem (DMS) wordt dan al snel aantrekkelijk. Maar welk systeem is het meest geschikt voor welk type organisatie? Kan elk DMS worden geïmplementeerd, of is een sector specifieke oplossing een beter idee?logistieke bedrijven. Traceerbaarheid wordt deze sectoren steeds vaker opgelegd door wetten en richtlijnen. Bovendien willen veel bedrijven die volgens het Bij B2B2C wordt er in alle fasen van een productie- en verkoopketen rekening gehouden met de eindklant. Dit wordt meer en meer de trend. Ook (productie)bedrijven, die traditioneel gezien vooral in contact staan met zakelijke partners zoals groothandelaars, willen inzicht in de wensen en eisen van de eindklant. Zo verzekeren alle partners in de keten zich al vanaf het begin van een hogere klanttevredenheid.B2B2C-model werken, exact weten wanneer zij de artikelen kunnen verwachten, en wanneer ze klaar zijn om aan de eindklant te leveren.

Tip! Een van de meest veeleisende sectoren voor traceability is de voedingsbranche. In de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer staan 3 praktische tips voor een traceerbaarheidsmodule in een ERP-systeem voor de food and beverage.

Traceability in de gehele productieketen

Een traceerbaarheidsmodule maakt het mogelijk om de locatie van ingrediënten, grondstoffen of materialen op de voet te volgen. Deze worden vaak verstuurd in Verschillende bedrijven krijgen goederen binnen in batches. Dit zijn (grote) leveringen van artikelen die tot dezelfde groep behoren. Een batch kan uit verschillende producten bestaan, maar heeft belangrijke gemeenschappelijke kenmerken.batches met een unieke code (een Bij barcodescanning worden barcodes op producten gescand bij aankomst en vertrek uit het magazijn. De informatie uit de codes helpt werknemers de artikelen op de juiste manier op te slaan in het magazijn, te verwerken of te distribueren. Vooral door productie- of handelsbedrijven, en in de logistiek wordt de techniek toegepast.barcode of een QR-code meestal). Via deze code kan er gecontroleerd worden op welke Warehouse Management is de Engelse term voor magazijnbeheer. WM kan worden samengevat als het beheer van alle activiteiten en bedrijfsprocessen die te maken hebben met binnenkomende of opgeslagen artikelen in het magazijn. Dit kan gaan over de artikelen binnen één magazijn, of op meerdere locaties. WM is een breed begrip. De invulling ervan kan erg verschillen. Een aantal basistaken die in elk geval onder magazijnbeheer vallen:magazijnlocatie de batch zich exact bevindt, en hoeveel artikelen er nog over zijn. Na de productie of assemblage van het eindproduct wordt er een nieuwe code aangemaakt. Deze code krijgt informatie mee over de herkomst van de basismaterialen. Zodra de eindproducten uiteindelijk op hun bestemming aankomen, wordt deze code opnieuw gescand. Zo wordt hun ontvangst bevestigd.

fabriceren logistiek traceerbaarheid

Traceerbaarheid verzekert bedrijven ook dat de Onder productieplanning wordt verstaan het inplannen van productiewerk op basis van orders of de verwachte verkoop. Deze planning wordt opgemaakt rekening houdend met: aanwezige materialen of hun levertijden, beschikbare werkkrachten, en de productiecapaciteit van mensen en machines. De planning helpt bedrijven om op een geordende en logische manier aan de productie van nieuwe goederen te beginnen. Ook kunnen op basis van deze planning bestellingen voor ruwe materialen gedaan worden, en kan het transport van afgewerkte goederen ingepland worden.productieplanning gevolgd wordt. De precieze planning van elke productiestap wordt hiermee namelijk gecombineerd met een controle op de status van het artikel. Zo worden vertragingen opgespoord in een veel vroeger stadium, en voorkomt een bedrijf dat vertragingen groter worden. Met traceerbaarheid van materialen kan vervolgens worden geverifieerd hoeveel materiaal er nog voorhanden is om een eindproduct te maken of te assembleren. Door deze Een van de grootste problemen die handelsbedrijven vaak ervaren is dat niemand een accuraat beeld heeft van de status van de voorraad. Er is niet precies bekend wat er op voorraad is, welke artikelen gereserveerd zijn, en hoe lang ze al ‘op de plank’ liggen. Een voorraadmodule kan soelaas bieden.voorraadgegevens naast de Een Bill Of Materials, of stuklijst, is een lijst met alle benodigdheden voor de productie of assemblage van een artikel. Dit kan gaan over de grondstoffen zoals meel voor brood, maar ook over de benodigde infrastructuur zoals kneedmachines en ovens. Met een BOM kan de inkoop van materialen worden gepland.stuklijst van een eindproduct te leggen, kan er gekeken worden naar de hoeveel materialen er besteld moeten worden.

Hoe helpt traceability bedrijven te voldoen aan bepaalde richtlijnen?

Steeds meer bedrijven zetten in op Quality Management, ook wel kwaliteitsbeheer in het Nederlands, bestaat uit het streven naar de hoogste kwaliteit van een product, productieproces, dienst of organisatie. Het is een overkoepelende vorm van bedrijfsbeheer die er op toeziet dat er steeds op een uniforme en kwaliteitsvolle manier wordt gewerkt.kwaliteitsbeheer. Door middel van grondige controles en modules in Het opstellen en beheren van de juiste documenten is geen wondermiddel. En zelfs risico- en incidentmanagement zijn niet voor alle bedrijven voldoende. Vooral bedrijven in de productie-industrie hebben behoefte aan meer fysieke controlemiddelen. Vandaar dat kwaliteitsmanagement vaak in het ERP-systeem wordt ondergebracht. Er zijn veel mogelijke manieren om quality management op te nemen in het ERP-systeem.specifieke ERP– en Kwaliteitsmanagement begint meestal met het kunnen opstellen en raadplegen van documenten. Vandaar dat een QMS eigenlijk niet denkbaar is zonder functionaliteiten als contentcreatie, een zoekfunctie, versiebeheer en autorisaties. Een QMS beschikt daarnaast over aanvullende functionaliteiten, die vaak ook nog eens anders worden ingevuld dan bij een traditioneel DMS.DMS-pakketten proberen ze aan te tonen dat ze kwaliteitsproducten leveren, conform richtlijnen als de De ISO-normen zijn internationale standaarden voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen, opgesteld door de International Organization for Standardization. De leden van de ISO zijn afgevaardigden van nationale normalisatie-instituten zoals de Hoofdcommissie voor de Normalisatie van Nederland (NEN), en het Bureau voor Normalisatie in België (NBN). Deze afgevaardigden stellen de ISO-normen in consensus op. Deze overeenstemming wordt opgetekend in een Engelstalig document en te koop aangeboden door de ISO. Nationale organisaties bieden ook vertalingen aan. ISO-normen zijn geen wetten die een bedrijf verplicht moet volgen, maar ISO kan wel een houvast zijn voor het verbeteren van bijvoorbeeld kwaliteitsmanagement (ISO 9001), informatieveiligheidsmanagement (ISO 27001) en milieumanagement (ISO 14001). Er is bovendien ook de mogelijkheid om je te laten certificeren voor één of meerdere ISO-richtlijnen. Deze certificering is een soort keurmerk dat kan helpen bij het overtuigen van potentiële klanten om een bepaald product of dienst aan te schaffen. Zo kan een bedrijf zijn positie op de markt versterken.ISO-normen. Traceerbaarheid helpt bij de inspectie van de productie- of assemblageprocessen. De functionaliteit maakt het ook mogelijk om distributieactiviteiten te registreren (track and trace). Zo kan, in geval van een gebrek, een terugroeping van producten georganiseerd worden. Ook kan op deze manier nagegaan worden wie er op het moment van de gemaakte fout aan het werk was, of de verantwoordelijkheid had over de producten.

Welke sectoren hebben baat bij een traceerbaarheidsmodule in het ERP-systeem?

Traceerbaarheid is handig, maar niet voor elke sector in dezelfde mate interessant om in te investeren. Enkele sectoren kunnen echter bijna niet zonder:

De voedingssector: deze sector heeft erg strenge regels voor wat betreft houdbaarheid, opslag, vervoer en verwerking van voedingsmiddelen. Als er op de een of andere manier wordt afgeweken van de procedures, is het erg belangrijk te kunnen nagaan waar de fout plaatsvond, en waar de producten eventueel al in verwerkt zitten of via welke kanalen ze verkocht zijn. Wanneer rijst bijvoorbeeld bij de opslag nat geworden is, kan er via een Bedrijven uit de voedingssector weten dat een ERP-systeem voor de ‘gewone’ handel of productie niet één op één geschikt is voor hun branche. Houdbaarheidsdata en strikte kwaliteitseisen zijn maar enkele van de cruciale aspecten die het systeem moet aankunnen. Maar wat kenmerkt ERP-software voor voeding en dranken, de foodsector, dan precies? Welke systemen helpen bedrijven in de voedingsmiddelenindustrie overeind te blijven op de sterk concurrerende markt?ERP-systeem voor de food nagegaan worden in welke gerechten of mengelingen deze verwerkt is, of aan welke winkel de verpakte porties verkocht zijn.

De modebranche: een Een ERP-systeem voor de fashion moet zeker niet té ingewikkeld zijn. Het is een snelle handel en werknemers willen geen tijd verdoen aan een complex systeem. Aan de andere kant moet het ERP wel ingericht zijn voor de specifieke handelsprocessen van de branche. In de ERP Wijzer vindt u verschillende pakketten die specifiek gericht zijn op de fashionindustrie.ERP-systeem voor de mode-industrie beschikt vaak over een traceerbaarheidsmodule omdat de eindklant dit eist. Steeds vaker wordt kleding online gekocht via E-commerce, ook wel e-business genoemd, omvat alle vormen van online handelen. De meeste mensen denken direct aan een webshop voor consumenten, maar de term wordt ook gebruikt voor bijvoorbeeld de financiële transacties die tussen banken plaatsvinden. In die laatste betekenis gaat de benaming terug tot in de jaren 70.webshops (e-commerce), of wordt een kledingstuk in de winkel besteld en later (thuis) geleverd. In dit geval willen klanten exact weten wanneer de aankoop voltooid is, wanneer het product het magazijn verlaat, door wie het verzonden en geleverd wordt, en wanneer het op zijn eindbestemming aankomt. Met het oog op eerlijke en verantwoorde consumptie willen mensen bovendien ook steeds meer weten over de oorsprong en materialen van kledingstukken. Een handelsonderneming kiest vaak voor de aanschaf van een systeem voor Enterprise Resource Planning (ERP) dat speciaal gericht is op de handelsactiviteiten zoals orderpicking, magazijnindeling en voorraadbeheer. Voor welke specifieke problemen kan een ERP een oplossing bieden? Welke functionaliteiten zijn essentieel voor de handel? Hoe kan de software bijdragen aan hogere winstmarges?Handelaars die een traceerbaarheidsmodule gebruiken, kunnen hun klanten hierover beter informeren. Ten slotte eisen ook handelaars zelf de traceerbaarheid van modeartikelen, vooral in het geval van retourstukken.

Handelsbedrijven: de meeste bedrijven in de handel krijgen met gelijkaardige uitdagingen te maken als bedrijven in de modebranche. Vooral bedrijven die via internet verkopen, willen de Bij e-commerce worden producten of diensten verkocht via een webwinkel. Om dit systeem te doen werken, is achterliggende informatie essentieel. Voorbeelden van dit soort informatie: voorraadindicatie, prijzen en productspecificaties.webshop koppelen aan het ERP-systeem. Zo kunnen ze de traceerbaarheid van per Postregistratie is het proces waarbij binnenkomende en uitgaande post de nodige kenmerken en classificatie meekrijgt voor een correcte verdere afhandeling. Dit kan gaan over gedigitaliseerde papieren correspondentie, of om elektronische communicatie. Op deze manier worden poststukken zoals een binnenkomende factuur, meteen opgenomen in de juiste werkstroom voor bijvoorbeeld goedkeuring en betaling. Te verzenden documenten kunnen aan de hand van de registratie van hun kenmerken en van de verzenddatum ook nog opgevolgd worden, al bevinden ze zich niet meer fysiek in het bedrijf.post verstuurde artikelen garanderen.

De farmaceutische industrie: dit is een van de meest strikte sectoren wat betreft kwaliteit en veiligheid, maar een fout is nooit te voorkomen. Af en toe wordt een bepaalde batch medicijnen op de markt gebracht, ondanks een gemaakte fout. In dit geval is het erg belangrijk dat Het waarborgen van kwaliteit is belangrijk in elke sector, maar voor farmaceutische bedrijven kunnen de gevolgen van onbehoorlijk kwaliteitsbeheer fataal uitvallen. Foutieve recepturen of verouderde gebruiksaanwijzingen kunnen tot gezondheidsrisico’s leiden. Het niet kunnen raadplegen van de juiste informatie bij een audit kan resulteren in het verlies van een bepaald certificaat. En zodra er patiëntgegevens bij komen kijken is er ook nog de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Documentbeheer kan de sleutel zijn tot optimaal kwaliteitsbeheer en beveiliging in de farmacie, maar dan moet er wel met een aantal zaken rekening worden gehouden.farmaceutische bedrijven de fout zo snel mogelijk kunnen opsporen, en het product kunnen terugroepen.

Traceerbaarheid garanderen in een systeem voor documentbeheer

Traceability is niet alleen van toepassing op producten, maar ook op documenten. Bedrijven voelen steeds meer de noodzaak om de geschiedenis van een document te kunnen raadplegen. Hierbij wordt gekeken naar wie het document heeft bewerkt, ingezien, gedownload of verplaatst en ook wanneer dit is gebeurd. Het is als het ware een levenscyclus van het document, van creatie tot publicatie, verder gebruik en eventuele Bedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is.archivering of vernietiging. Deze functionaliteit bewijst zijn grote nut bij het aanmaken van verwerkingsregisters om te voldoen aan de De General Data Protection Regulation (GDPR), of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een uniforme Europese wet die de bescherming van persoonsgegevens verzekert. Ze overschreef op 25 mei 2018 de nationale privacywetten, zoals de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Tip! Traceerbaarheid is niet enkel belangrijk voor de naleving van archiefwetten en de AVG. Ook voor kwaliteitsbeheer is een van de basisvereisten dat documenten getraceerd kunnen worden. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer vinden oriënterende projectleiders meer over traceerbaarheid voor kwaliteitscontrole.

Fouten worden tijdig opgespoord

Ondanks automatische Een workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer.workflows, Wanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden.versiebeheer en Identity and Access Management is een parapluterm voor het beheer van gebruikers en hun toegangsrechten binnen een (bedrijfs)netwerk. Het idee is hierbij dat een bedrijf de controle kan houden over wie inlogt en bewerkingen doet in de systemen, applicaties, databases etc. Dit kunnen werknemers zijn, maar ook klanten of leveranciers.autorisaties kunnen er nog steeds bepaalde fouten sluipen in het beheer van een document. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat een vereiste handtekening vergeten is, of dat bepaalde data fout is ingevuld. In dit geval is het belangrijk dat er kan worden nagegaan door wie of wanneer de misstap gemaakt is. Zodra dit duidelijk is, kan de fout opgelost worden, of kan er teruggegaan worden naar de versie van net voor het incident. Hoe sneller dit opgespoord wordt, hoe minder werk een bedrijf heeft aan het rechtzetten van fouten.

Vertragingen worden voorkomen

Traceerbaarheid kan er ook voor zorgen dat documenten binnen de voorziene tijd klaar zijn. Dit gebeurt door notificaties voor taken in te stellen, en tijdslimieten te zetten op bepaalde fases van de documentcreatie. Wanneer een taak niet op tijd wordt afgewerkt, of een document blijft langer dan voorzien bij een bepaalde afdeling liggen, krijgen de betrokken partijen hier een melding van. Zo worden ze aangespoord om door te werken aan het betreffende document.

Welke bedrijven zoeken een DMS met traceerbaarheidsmodule?

De lijst van organisaties die traceerbaarheid van documenten vereisen is lang. Deze lijst opent met de Voor ingenieursbureaus, technisch adviesbedrijven, architecten, vastgoedontwikkelaars, aannemers en andere bedrijven binnen de bouw- en ingenieursbranche zijn sectorspecifieke document management systemen het bekijken waard. Maar welke functionaliteiten zijn van belang? Geven bedrijven binnen de sector vaker de voorkeur aan een sectorspecifiek DMS, of juist vaker aan een standaardpakket?bouw- en ingenieursbranche, waarin de module vooral voor projectmatig werk en Building Information Modeling (BIM) is het proces waarbij er een bouwwerkinformatiemodel wordt opgemaakt van een bestaand of nog uit te voeren bouwproject. De voorloper van BIM is het maken van fysieke schaalmodellen.Building Information Modeling (BIM) gebruikt wordt. Andere voorbeelden van Er bestaan DMS-pakketten specifiek voor een bepaalde sector of bedrijfsactiviteit. Dit zijn de zogenoemde verticale systemen (verticals in het Engels). Daartegenover staan de horizontale oplossingen. Die zijn voor een breder publiek ontworpen, maar hebben meestal nog wel een zekere mate van personalisatie nodig. De selectie van het meest geschikte DMS kan sterk van invloed zijn op het bedrijfssucces, omdat er met de software behoorlijke tijd- en kostenbesparingen worden behaald.sectoren waarin er veel vraag is naar traceerbaarheid van documenten zijn de zorg, Bedrijven in de logistieke sector ontvangen dagelijks honderden documenten. Het merendeel in papieren formaat. De implementatie van een document management systeem (DMS) wordt dan al snel aantrekkelijk. Maar welk systeem is het meest geschikt voor welk type organisatie? Kan elk DMS worden geïmplementeerd, of is een sector specifieke oplossing een beter idee?logistiek, overheden, Het waarborgen van kwaliteit is belangrijk in elke sector, maar voor farmaceutische bedrijven kunnen de gevolgen van onbehoorlijk kwaliteitsbeheer fataal uitvallen. Foutieve recepturen of verouderde gebruiksaanwijzingen kunnen tot gezondheidsrisico’s leiden. Het niet kunnen raadplegen van de juiste informatie bij een audit kan resulteren in het verlies van een bepaald certificaat. En zodra er patiëntgegevens bij komen kijken is er ook nog de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Documentbeheer kan de sleutel zijn tot optimaal kwaliteitsbeheer en beveiliging in de farmacie, maar dan moet er wel met een aantal zaken rekening worden gehouden.farma, Bedrijven uit de voedingssector weten dat een ERP-systeem voor de ‘gewone’ handel of productie niet één op één geschikt is voor hun branche. Houdbaarheidsdata en strikte kwaliteitseisen zijn maar enkele van de cruciale aspecten die het systeem moet aankunnen. Maar wat kenmerkt ERP-software voor voeding en dranken, de foodsector, dan precies? Welke systemen helpen bedrijven in de voedingsmiddelenindustrie overeind te blijven op de sterk concurrerende markt?voedingssector, financiële dienstverlening en juridische sector.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 2 Gemiddeld: 3.5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2019, 11 maart). Traceerbaarheidsmodule. Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/ict-lexicon/traceerbaarheidsmodule