WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

ERP-software voor de handel in fashion: welke systemen zijn in de mode?

Sinds 2016 gaat de verkoop van kleding- en schoenen wereldwijd in stijgende lijn. Om deze groei in goede banen te leiden kiezen veel handelsbedrijven die actief zijn in de fashion voor een ERP. Maar waar verschilt een ERP-systeem dat specifiek gericht is op de fashion of retail van een algemeen ERP? Is zo’n specifiek ERP-pakket voor alle vertakkingen van de modewereld nuttig? Op welke punten wordt de meeste vooruitgang geboekt?

Inhoudsopgave:

  1. Specifieke modules voor de fashion
  2. Kleuren- en matenmatrixen voor de modebranche
  3. Inspelen op snel veranderende collecties en tendensen
  4. Kosten van ERP-pakketten voor de fashion

Fashionbedrijven kiezen voor een eenvoudig ERP met specifieke modules

Een ERP-systeem voor de fashion moet zeker niet té ingewikkeld zijn. Het is een snelle handel en werknemers willen geen tijd verdoen aan een complex systeem. Aan de andere kant moet het ERP wel ingericht zijn voor de specifieke handelsprocessen van de branche. In de ERP Wijzer vindt u verschillende pakketten die specifiek gericht zijn op de fashionindustrie.

erp fashion retail modules

Kleuren- en matenmatrixen zijn kenmerkend voor de modebranche

Elk bedrijf dat modeartikelen verhandelt krijgt te maken met artikelen die in verschillende maten te verkrijgen zijn. Dit onderscheidt de sector van ERP-systemen voor andere handelsbedrijven. In veel gevallen is een bepaald artikel ook beschikbaar in verschillende kleuren. In specifiekere gevallen komen er nog variaties bij, zoals cupmaat, lengte- en breedtematen of stoffen. Er wordt daarom ook vaak van variantenmatrix gesproken.

Een bedrijf kan ervoor kiezen om elk artikel een apart artikelnummer te geven. Bij deze werkwijze heeft een geel T-shirt in maat S een heel ander artikelnummer dan datzelfde T-shirt in het paars in maat M. Het zijn dus twee aparte artikelen voor het ERP. Vaker wordt er echter gekozen om met een kleuren- en matenmatrix te werken. Hierbij hebben alle T-shirts van hetzelfde model eenzelfde artikelnummer, maar is er wel extra informatie beschikbaar over de kleur, maat en andere specificaties. Deze informatie blijft namelijk belangrijk voor een goed inzicht in de voorraad en voor de orderpicking.

Ook verkoopcijfers worden vaak opgenomen in de variantenmatrix. Wanneer de verkoopinformatie van alle varianten van een artikel gebundeld wordt onder één artikelnummer is het namelijk veel gemakkelijker om de populariteit van een artikel te beoordelen. Als elke kleuren- en matencombinatie een eigen artikelnummer zou hebben, zou de individuele informatie over elke variant apart moeten worden vergeleken.

kleuren maten matrix erp mode

Inspelen op snel veranderende collecties en tendensen

In de fashion volgen de seizoenen elkaar steeds sneller op. Waar er vroeger zomer- en wintercollecties waren, komen er nu tot wel twaalf collecties per jaar uit. Deze collecties moeten zo snel mogelijk in de winkels liggen en ook verkopen. Daarnaast moet er ook binnen éénzelfde collectie worden ingespeeld op de populariteit van een artikel. Om aan dit alles te voldoen hebben wholesalers en retailers enkele methodes uitgewerkt:

Voorverkoop biedt zekerheden

Een modeartikel ligt niet van de ene op de andere dag in de winkel. Afgezien van een aantal basisartikelen wordt er namelijk maar zelden twee keer exact hetzelfde product verhandeld. Deze unieke stukken doorlopen een lang proces. Dit kan, van eerste ontwerp tot en met de verkoop aan de eindgebruiker, gemakkelijk anderhalf jaar in beslag nemen.

Een belangrijke ERP-eis voor wholesalers is dan ook een module voor voorverkoop. In de fashion worden artikelen vaak al verkocht aan retailers nog voordat ze in grote getalen geproduceerd worden. Zonder voorverkoop heeft een wholesaler weinig zicht op hoeveel er moet worden geproduceerd van een bepaald artikel. Bovendien gebeurt de productie vaak duizenden kilometers verderop. Het is dus logistiek niet zo eenvoudig en erg kostbaar als er van dezelfde collectie nog stukken moeten worden bijgemaakt. De detailhandelaar van zijn kant verzekert zich er via de voorverkoop van dat hij steeds een actuele collectie in de winkel heeft.

Om aan voorverkoop te kunnen doen moet er een vaste verkoopprijs zijn. Deze verkoopprijs wordt vastgelegd op basis van een schatting van de kosten voor het wholesale-bedrijf. Er zijn enorm veel factoren die de kostprijs beïnvloeden, zoals productie, transport, douane en wisselkoersen. Voor een werknemer is het erg tijdrovend om alle informatie over de te verwachte kosten bijeen te sprokkelen. Als deze informatie echter in het ERP-systeem opgeslagen staat, gaat het opzoekwerk veel vlotter. De voorverkoopmodule kan ook zelf de kostenraming maken. Zo heeft de wholesaler een beter idee van de te verwachte kosten en kan de verkoopprijs hierop afgestemd worden.

Tip: Zorg ervoor dat de voorverkoopmodule zo optimaal mogelijk is ingesteld. Zo wordt inkomstenverlies vermeden. De belangrijkste aandachtspunten bij de automatisering van de voorverkoop vind je in de ERP Wijzer.

Voorverkoop heeft ook invloed op het voorraadbeheer van de wholesaler. Artikelen die het magazijn binnenkomen zijn namelijk vaak al verkocht. Ze zijn dus niet beschikbaar voor andere klanten. Aan de andere kant legt de wholesaler wel vaak een kleine reserve aan, en zijn enkele basisproducten permanent op voorraad. De module voor voorraadbeheer en inkoop zal dus met verschillende situaties om moeten kunnen gaan. Anders loopt een groothandel het risico om niet genoeg in te kopen.

Goederenplanning zorgt voor een vlotte doorstroom van wholesale naar retail

Zodra een groothandelaar een artikel ontvangt, kan er begonnen worden met het samenstellen van een uitgaande order. In principe moeten de artikelen snel doorstromen naar de detailhandel. Het nieuwe seizoen staat meestal al voor de deur. De omvang van inkomende en uitgaande goederen, en de variaties binnen één artikel maken van de logistiek in de fashion een complex proces.

Een hulpmiddel voor veel fashion wholesalers is een ERP-module voor de planning van inkomende goederen. Deze module geeft precies weer wanneer een bepaalde levering moet binnenkomen en welke artikelen en variaties er geleverd moeten worden. Zo kan de inhoud en stiptheid van binnenkomende leveringen goed gecontroleerd worden.

De planning voor de inkomende goederen vormt ook de basis voor de levering van de klantorders. Door te weten wat op welk moment zal binnenkomen kan een bedrijf al voordat het de artikelen in zijn bezit heeft een planning opmaken voor de uitvoer van orders. De module kan bijvoorbeeld aangeven dat de groene variant van een broek een paar dagen later geleverd zal worden dan de blauwe. Dan kan er eventueel worden gewacht op de groene broeken voor het vervolledigen van bepaalde orders. Zo hoeft de order niet in twee keer te worden verzonden.

erp fashion goederenplanning

Een ander aspect van distributie is het bepalen van prioriteiten. Op piekmomenten kunnen de hoeveelheden inkomende goederen werknemers overrompelen. Dan is het moeilijk om nog te weten wat als eerste moet worden geleverd. Op basis van klanteninformatie en de verschillende soorten orders geeft het ERP-systeem een overzicht van welke uitgaande verkooporders eerst gepickt moeten worden. Zo kan het systeem bijvoorbeeld leveringen naar de verste bestemmingen of artikelen die het snelst in de winkel moeten liggen prioriteit geven.

Bij logistiek wordt ook vaak aan transport gedacht. Een groothandelaar kan dit zelf verzorgen of uitbesteden. Vaak wordt voor deze tweede optie gekozen. In de ERP Wijzer staan de mogelijkheden voor koppelingen met externe transportbedrijven. Ook vind je er belangrijke aandachtspunten wanneer een bedrijf zelf voor de distributie zorgt.

Verkoopinformatie bepaalt de acties van retailers en wholesalers

Verkoopinformatie is essentieel voor zowel de wholesale als de retail. Ondanks modetrends en voorspellingen is het namelijk erg lastig om anderhalf jaar op voorhand al te weten wat eindgebruikers zullen kopen. Daarom is het belangrijk om ook binnen één seizoen te kunnen inspelen op de verkoopcijfers.

Verkoopinformatie kan verkregen worden via een ERP-module voor Point of Sale (POS). Via dit uitgebreide kassasysteem weten retailers tot in detail welke artikelen goed verkopen, en wat blijft liggen. Deze informatie kan worden weergegeven over de totale verkoop, of per verkooppunt. Via een omnichannel-connectie komt ook de informatie uit andere verkoopkanalen, zoals een webshop gekoppeld aan het ERP, rechtstreeks in het POS terecht.

Het is interessant te weten wat eindgebruikers per verkooppunt aanschaffen voor een eventuele herverdeling van artikelen. Een verkooppunt dat met veel voorraad van een bepaald artikel blijft zitten, kan dit artikel doorspelen naar een locatie die beter verkoopt. Zo worden tekorten intern opgevangen en verzekeren detailhandelaars zich ervan dat er zoveel mogelijk artikelen tegen de reguliere prijs verkocht worden. Alle voorraad die aan het einde van het seizoen overblijft, gaat namelijk in de uitverkoop.

Er kan worden gekozen voor een automatische doorstroom van verkoopgegevens. Hierbij wordt informatie uit het POS doorgespeeld van retail naar wholesale. Het inzicht in de verkoop aan de eindgebruiker helpt groothandelaars om te anticiperen op eventuele bijbestellingen. Als een trui bijvoorbeeld in de eerste week van het seizoen al erg goed verkoopt, kan dit product in bepaalde gevallen nog bijgemaakt worden. Als de informatie uit het ERP-systeem van de wholesaler bovendien wordt teruggekoppeld naar dat van de retailer kan deze ook meteen zien of er bij de wholesaler nog voorraad is. Zo kunnen klanten op de hoogte worden gehouden van wanneer het artikel opnieuw beschikbaar is.

Ten slotte geven de gegevens uit het POS ook algemene tendensen weer. Zo weet het systeem hoeveel mensen spenderen, maar ook waaraan en op welk moment. Al deze informatie kan interessant zijn voor het ontwerp, de planning en de aankoop van aankomende collecties.

Kosten van ERP-pakketten voor de fashion

De ERP-pakketten voor de fashion worden aangeboden in verschillende vormen. Leveranciers programmeren volledig eigen pakketten of bouwen verder op ERP-systemen van de bekende merken zoals Microsoft, Oracle, SAP of Infor. De pakketten worden soms erg modulair aangeboden, of zijn als één geheel af te nemen.

De verschillende pakketvormen brengen ook een variatie aan prijzen met zich mee. Een sectorspecifiek pakket gebouwd op bestaande software, wordt ook wel een schil genoemd. Bedrijven die kiezen voor een ERP-systeem met een schil voor de fashion van bijvoorbeeld Microsoft Dynamics, zullen ook te maken krijgen met de licentieprijzen van Microsoft. Leveranciers die hun eigen ERP-pakket hebben gebouwd zijn hier weer niet aan gebonden, omdat zij zelf de bron (en dus ook de baas) van de software zijn. In de ERP Wijzer worden verschillende licentieprijzen behandeld waarmee een handelsbedrijf de Return on Investment (ROI) kan berekenen.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2017, 23 november). ERP-software voor de handel in fashion: welke systemen zijn in de mode? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/erp-fashion-retail