WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Klantenportaal: hoe vereenvoudigt een bedrijf de uitwisseling en revisie van klantdocumenten?

Een goede klantcommunicatie is altijd al van essentieel belang geweest voor bedrijven. Tegenwoordig betekent dit echter ook steeds meer documentatie. Documentatie die het liefst Een Paperless Office is een kantoor waar geen of zo weinig mogelijk papier gebruikt wordt. De term op zich bestaat al bijna een halve eeuw, maar het laatste decennium brengen meer en meer bedrijven het concept ook daadwerkelijk in de praktijk. Er zitten verschillende voordelen aan een kantoor waar papiergebruik beperkt wordt: minder fysieke ruimte nodig voor opslag;paperless is. Paperless betekent helaas vaak heen-en-weer-gemail van documenten, bestanden die zoek raken en verzoeken om documenten nog eens op te sturen. Hoe kan deze onnodige rompslomp voorkomen worden?

Inhoudsopgave

  1. Wat is een klantenportaal?
  2. Klantenportalen in de praktijk
    1. Advocatenkantoren
    2. Boekhoudkantoren
    3. Reclame- marketingbureaus
    4. Bedrijven die op projectbasis werken
    5. Andere organisaties

Wat kan een bedrijf met een klantenportaal?

Via een klantenportaal kunnen bedrijven vanuit een centrale opslagplaats documenten uitwisselen met hun klanten, en met hen samenwerken. Vooral bedrijven die veel bestanden corresponderen met klanten, of die zware bestanden moeten delen, maken veel gebruik van een klantenportaal. Een klantenportaal wordt bijna altijd aangeboden als een Een modulair softwarepakket is een systeem dat bestaat uit verschillende modules met specifieke functionaliteiten. Bedrijven kunnen de modules kiezen die ze nodig hebben. Zo betalen ze alleen voor wat ze daadwerkelijk zullen gebruiken. Modules kunnen zowel over algemene als erg specifieke functionaliteiten beschikken, bijvoorbeeld gericht op een bepaalde sector. Met modulaire software kunnen bedrijven per afdeling bekijken welke functionaliteiten nodig zijn. Zij kunnen ervoor kiezen om alle gewenste modules (voor alle afdelingen) meteen vanaf de start te implementeren, of om ze stapsgewijs aan te schaffen. Als het bedrijf groeit, kunnen er eenvoudig nieuwe modules bijgekocht worden. Een modulair pakket is dus schaalbaar. Vaak kiest men ervoor om de implementatie in fases te laten verlopen. Hierbij worden de modules geïmplementeerd naargelang hun prioriteit. Zo kan het bedrijf sneller van start met de belangrijkste modules van het pakket.module in een Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?DMS-pakket.

Let op: een klantenportaal is een van de vele mogelijkheden die software voor documentbeheer biedt. Als u zich aan het oriënteren bent op de aanschaf van een (nieuw) DMS-pakket, is het belangrijk om de wensen en eisen van het bedrijf goed in kaart te brengen. Als hulpmiddel hiervoor heeft ICT Portal het Het DMS Functionaliteitenoverzicht bundelt alle mogelijke DMS-functionaliteiten in één overzicht. De Premium Paper bevat checklists, waarin bedrijven digitaal hun DMS-eisen kunnen aanvinken, en prioriteiten kunnen aangeven. De ingevulde lijsten helpen bij een doordachte leveranciersselectie.DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld.

Op zo’n portaal kunnen bedrijven alle bestanden uploaden die te maken hebben met het klantbeheer, zoals Contractmanagement, of contractbeheer, is het geheel van contracten afsluiten, beheren en evalueren. Elke stap bestaat op zijn beurt nog uit verschillende onderdelen. Vooral op de tweede stap, het contractbeheer, wordt tegenwoordig meer de aandacht gevestigd, omdat hier snel fouten insluipen. Een goed contract verliest namelijk zijn waarde als het onvoldoende wordt nageleefd. Als een toeleverancier bijvoorbeeld de bouwmaterialen niet op tijd levert, is de consequentie dat de bouwwerkzaamheden moeten worden opgeschort.contracten, incidentmeldingen, De financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen.facturen en video’s. Zo hebben de accountmanagers steeds de nodige informatie bij de hand. Toch is het portaal geen Customer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie.CRM-systeem. Het bevat namelijk geen contactgegevens, klantprofielen of communicatie met klanten. De integratie met CRM wordt dan weer wél vaak gemaakt.

klantenportaal interface

Als tussengelegen alternatief voor enerzijds bestanden doorsturen via e-mail en anderzijds een klantenportaal worden vaak tools als WeTransfer of Dropbox gebruikt. Deze tools kunnen in principe vrij veel functionaliteiten van een klantenportaal opvangen. Zo kan er een rechtenstructuur in aangebracht worden, met Identity and Access Management is een parapluterm voor het beheer van gebruikers en hun toegangsrechten binnen een (bedrijfs)netwerk. Het idee is hierbij dat een bedrijf de controle kan houden over wie inlogt en bewerkingen doet in de systemen, applicaties, databases etc. Dit kunnen werknemers zijn, maar ook klanten of leveranciers.Identity and Access Management (IAM). Maar hiervoor moet de betaalde versie worden aangeschaft. Meestal worden deze tools echter als schaduwsoftware gebruikt. Werknemers zetten op eigen houtje de gratis versie in, waardoor er om de IT-security is het geheel van beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat bedrijfsinformatie beschermd wordt. Hiervoor worden verschillende soorten technologie gebruikt. Het kan gaan over de beveiliging van digitale data, maar ook van data op fysieke dragers (die met technologische middelen beschermd worden). beveiligingsmaatregelen heen wordt gewerkt.

Welke bedrijven maken gebruik van een klantenportaal?

Bepaalde bedrijven staan continu in contact met hun klanten. In veel sectoren worden hierbij grote hoeveelheden documenten heen en weer gestuurd. Dit is niet alleen onhandig, ook worden er vaak fouten gemaakt, en krijgen onbevoegden de documenten te zien.

Let op: niet elk systeem voor documentbeheer is geschikt voor elke sector. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer kunt u per sector raadplegen welke pakketten geschikt zijn.

Hoe beheren advocatenbureaus hun cliëntendossiers?

In de juridische wereld wordt er erg veel gebruik gemaakt van klantenportalen, en dan vooral bij advocatenbureaus. Een klant uit de olie- en gassector zal bijvoorbeeld al zijn Contractmanagement, of contractbeheer, is het geheel van contracten afsluiten, beheren en evalueren. Elke stap bestaat op zijn beurt nog uit verschillende onderdelen. Vooral op de tweede stap, het contractbeheer, wordt tegenwoordig meer de aandacht gevestigd, omdat hier snel fouten insluipen. Een goed contract verliest namelijk zijn waarde als het onvoldoende wordt nageleefd. Als een toeleverancier bijvoorbeeld de bouwmaterialen niet op tijd levert, is de consequentie dat de bouwwerkzaamheden moeten worden opgeschort.contracten voor bodemonderzoek, exploitatie, raffinering, transport, distributie en verkoop van zijn producten uploaden om te laten nakijken door de advocaten. Deze advocaten kunnen zo kanttekeningen maken bij nieuwe contracten, waarin ze hun klant bijvoorbeeld op risico’s wijzen of verantwoordelijkheden verduidelijken.

Advocatenbureaus die niet met een klantenportaal werken, verliezen vaak veel tijd aan het inwilligen van klantverzoeken. Veel klanten vragen een contract verschillende keren op, omdat ze het intern niet eenvoudig terugvinden, of omdat het niet duidelijk is wat de Wanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden.laatste versie is. Veel advocatenbureaus zijn bijna evenveel tijd kwijt aan het opzoeken en opnieuw versturen van documenten, als aan het echte juridische werk. Vanuit een klantenportaal kan de klant meteen zelf de laatste nieuwe versie downloaden.

Een klantenportaal vergemakkelijkt ook de communicatie over contracten aanzienlijk. Zonder deze software moet een klant die een vraag heeft over een contract aan de telefoon of via e-mail heel goed beschrijven over welk contract het gaat, en over welke clausule de vraag precies gaat. Bij gebruik van een klantenportaal kan de klant of de advocaat een link sturen die rechtstreeks leidt naar het contract of de clausule waarover hij of zij wil praten. Zo kunnen klant en advocaat meteen naar het betreffende document en de juiste clausule kijken, ook al zitten ze niet fysiek samen.

Welke klantinformatie beheren boekhoudkantoren in het portaal?

In de juridische-economische sector maken vooral boekhoudkantoren gebruik van een klantenportaal, bijvoorbeeld voor de belastingsaangifte. Klanten moeten de accountants via dit portaal dan alle benodigde stukken voor de aangifte aanreiken. Als er een stuk ontbreekt, merken de accountants dit meteen en kunnen ze ook een melding laten verschijnen voor de klant.

Een andere fiscaal-juridische verplichting voor diverse bedrijven (o.a. bv’s, nv’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen) is het opstellen van een jaarrekening, en het indienen ervan bij de Kamer van Koophandel (KvK). Dit proces verloopt vergelijkbaar met het opmaken van de belastingaangifte. De klant reikt de benodigde informatie aan via het portaal, en de accountant maakt de jaarrekening aan. Hierna De term digitale handtekening wordt gebruikt om te refereren aan een elektronische vorm van handtekenen. Dit kan gaan om een gewone elektronische handtekening, of een gekwalificeerde elektronische handtekening. Soms wordt alleen deze tweede vorm echt als digitaal tekenen gedefinieerd.tekent de klant digitaal voor akkoord met de jaarrekening. Deze stap is belangrijk, want hiermee bevestigt de klant dat de jaarrekening naar eer en geweten is opgesteld, en de correcte data bevat. Mocht er bij een latere controle iets mis blijken met de jaarrekening, dan kan het boekhoudkantoor aangeven dat de klant zelf heeft getekend voor akkoord.

Hoe beheren marketingbureaus aanvragen voor aanpassingen via een klantenportaal?

Bij een ontwerp voor marketingdoeleinden wordt meestal niet over één nacht ijs gegaan. Eerst geeft een klant zijn wensen en eisen door voor de illustraties, video’s, graphics, etc. waarmee het bureau aan de slag gaat. Het eerste design wordt maar zelden meteen aanvaard. De klant heeft bijna altijd opmerkingen, of het bureau zelf levert maar een incompleet ontwerp op, omdat er nog vragen zijn. Naast het feit dat al het heen-en-weer-gemail over de designs onhandig is, zijn de bestanden ook vaak te zwaar om via e-mail door te sturen. Vandaar dat er meestal een klantenportaal wordt gebruikt in deze sector.

Via het portaal kunnen er bij de designs zelf aantekeningen worden gemaakt. Daarnaast wordt het portaal vaak gecombineerd met Wanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden.versiebeheer. Hierdoor kunnen verschillende opties eenvoudig vergeleken worden, en kan hieruit het beste ontwerp gekozen worden.

Op welke manier kan projectinformatie eenvoudig uitgewisseld worden met klanten?

Bedrijven die op projectbasis werken genereren grote hoeveelheden documenten. Van het ontwerp van een gebouw of product tot offertes, facturen en klantencommunicatie. Zowel partners als eindklanten moeten op allerlei momenten van het proces toegang hebben tot deze documenten.

Voor de eindklant is het erg handig als hij of zij alle relevante documenten centraal kan raadplegen. De klant kan bijvoorbeeld willen nagaan hoe de initiële offerte er ook weer uitzag, om te controleren of het project niet veel duurder gaat worden dan gepland. Voor klanten die meer projecten hebben lopen met één bedrijf, kunnen er in het portaal verschillende dossiers aangemaakt worden. Zo blijft de documentatie van deze projecten gescheiden. Vaak komt hierbij ook een Identity and Access Management is een parapluterm voor het beheer van gebruikers en hun toegangsrechten binnen een (bedrijfs)netwerk. Het idee is hierbij dat een bedrijf de controle kan houden over wie inlogt en bewerkingen doet in de systemen, applicaties, databases etc. Dit kunnen werknemers zijn, maar ook klanten of leveranciers.rechtenstructuur kijken, zodat een verantwoordelijke alleen zijn of haar project(en) kan inzien.

Een voorbeeld: een constructiebedrijf maakt in de beginfase van een project CAD staat voor Computer Aided Design. Met een CAD-programma kunnen, met behulp van de muis of een tekenpen, digitale technische tekeningen worden gemaakt. CAD wordt in veel sectoren gebruikt: van de architectuur tot de autobouw (automotive).CAD-tekeningen, uploadt deze in het klantenportaal en zet er een Een workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer.werkstroom op. De verantwoordelijke stelt bijvoorbeeld in dat de klant de plannen moet openen en zijn of haar goedkeuring moet geven. De klant krijgt hiervoor dan een taak, en eventueel ook een herinnering als de taak na een bepaalde tijd niet voltooid is. Op elk moment kan er ingezien worden in welke status de tekeningen zich bevinden (bijvoorbeeld: geopend, getekend, aantekeningen gemaakt, etc.). Zo houdt het constructiebedrijf het overzicht over de status van al zijn projecten en deelprocessen.

Welke andere ondernemingen gebruiken een klantenportaal?

Steeds meer bedrijven zetten in op een uitgebreide uitwisseling van informatie met hun klanten. Daardoor is de vraag naar een klantenportaal de laatste jaren flink gestegen, in een toenemend aantal sectoren.

Een branche die zich sterk op digitale klantcommunicatie heeft gericht is die van de telecombedrijven. De meeste ondernemingen in deze sector hebben tegenwoordig een portaal waarop hun klanten hun facturen kunnen raadplegen, hun dataverbruik kunnen bekijken en extra databundels of diensten kunnen aanschaffen. Sommige van deze portalen hebben ook een Een ticketsysteem zorgt ervoor dat vragen of klachten van klanten op een ordelijke manier opgevolgd kunnen worden. Zodra er een klacht of vraag binnenkomt bij de klantendienst van een bedrijf, wordt er in het systeem een fiche aangemaakt met alle klantinformatie en details over de vraag of klacht. Deze fiche wordt een ticket genoemd. Het ticket kan manueel aangemaakt worden door de medewerker die de klacht te horen of te lezen krijgt (telefoon, e-mail, chat…), of automatisch in het systeem opgenomen worden, bijvoorbeeld op basis van een online klachtenformulier. In dit tweede geval moet er uiteraard een koppeling zijn tussen het medium waarop het formulier wordt ingevuld (vaak de website of een klantenportaal) en het ticketsysteem.ticketsysteem geïntegreerd. Zo kunnen klanten een probleem melden of een vraag stellen via het portaal, en kan het bedrijf snel contact opnemen om hulp te bieden.

Ook de meeste supermarkten hebben tegenwoordig een klantenportaal. Hierin krijgen klanten een overzicht van hun aankoopbonnetjes, kunnen ze zien ze hoeveel bonuspunten ze hebben gespaard, en kunnen ze een bestelling plaatsen voor thuisbezorging.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 2 Gemiddeld: 5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 22 april). Klantenportaal: hoe vereenvoudigt een bedrijf de uitwisseling en revisie van klantdocumenten? Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-functionaliteiten/klantenportaal