WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

ERP-systemen voor de voedingsindustrie: welke software is geschikt?

De voedsel- en drankenindustrie is moeilijk te vergelijken met andere sectoren. Bedrijven uit de sector weten dat een ERP-systeem voor de ‘gewone’ handel of productie niet één op één geschikt is voor de voedingsbranche. Houdbaarheidsdata en strikte kwaliteitseisen zijn maar enkele van de cruciale aspecten die het systeem moet aankunnen. Maar wat kenmerkt ERP-software voor voeding en dranken, de foodsector, dan precies? Welke systemen helpen bedrijven in de voedingsmiddelenindustrie overeind te blijven op de sterk concurrerende markt?

Bedrijfsprocessen binnen de food-sector

Een ERP-systeem kies je uit op basis van de kernprocessen van het bedrijf. Tussen bedrijven in de food & beverage zijn er belangrijke verschillen omtrent de bedrijfsprocessen. Sommige organisaties produceren de voedingsmiddelen zelf, terwijl andere organisaties juist gespecialiseerd zijn in de handel van voedingsproducten. Sommige ERP-pakketten richten zich daarom specifiek op de productie of op de handel. Daarnaast bestaan er ook totaaloplossingen waarin beide bedrijfsprocessen in hetzelfde systeem zijn geïntegreerd. Een veelgemaakte fout is dat bedrijven bepaalde bedrijfsprocessen onderschatten, waardoor zij met een uiteindelijk gekozen pakket tegen beperkingen aanlopen. De ERP Wijzer kan een waardevolle hulp zijn tijdens de zoektocht naar een geschikt ERP-systeem speciaal voor de voedingsindustrie.

Productieproces in de voedingsindustrie

Elk producerend bedrijf krijgt te maken met enkele basisvereisten voor het ERP. Centraal staat de productieplanning. Het moet te allen tijde bekend zijn wat er gemaakt moet worden en welke machines, materialen en werkkrachten er daarvoor beschikbaar zijn. Bovenop de algemene productie-eisen hebben bedrijven die voedingsmiddelen produceren echter nog enkele specifieke ERP-eisen. Deze eisen komen vanuit de steeds groter wordende kwaliteitscriteria waaraan voedsel en dranken op de markt moeten voldoen.

Als het om kwaliteitsbeheer gaat, nemen productiebedrijven in de food and beverage geen risico’s. Van het ERP verwachten ze dan ook dat het hen helpt aan de hoogste kwaliteitseisen te voldoen. Volgende aspecten zijn essentieel om kwaliteit te garanderen:

  • Houdbaarheidsbeheer
  • Kwaliteitsmetingen
  • Receptuurbeheer

In een productiebedrijf worden heel wat kwaliteitsmetingen gedaan. Zowel van de gebruikte ingrediënten als van de eindproducten worden regelmatig monsters genomen. Door de procedures vast te leggen in het ERP verzekeren bedrijven zich ervan dat er geen periodieke testen worden overgeslagen. Bovendien worden de testresultaten ook meteen centraal opgeslagen. Zo wordt een ingrediënt dat niet voldoet aan de kwaliteitseisen meteen uitgesloten voor bijbestelling.

Ten slotte is ook het receptuurbeheer onlosmakelijk verbonden met quality management. Dit betekent in de eerste plaats dat recepten nauwgezet moeten worden gevolgd. Een connectie met industriële weegschalen kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat er geen afwijkingen zijn in de hoeveelheid suiker in koekjes. In de tweede plaats kan een receptuurmodule er ook voor zorgen dat de samenstelling van voedingsproducten steeds verbeterd wordt. Recepten kunnen op basis van bemerkingen van klanten of marktonderzoek worden aangepast.

Bedrijven die handelen in voedingsmiddelen

In de basis zijn de ERP-eisen van bedrijven die handelen in voedingsproducten gelijk aan die van andere handelsbedrijven. De voedingsmiddelenindustrie krijgt namelijk ook te maken met inkoop, verkoop en voorraadbeheer. Toch is het belangrijk dat deze gemeenschappelijke basis wordt aangevuld met specifieke oplossingen voor de food-branche. Voor handelsbedrijven, die het productieproces achterwege kunnen laten, zijn onder andere de volgende functionaliteiten cruciaal:

  • Track & trace
  • Product Information Management (PIM)
  • Magazijnbeheer in functie van de houdbaarheid

Track and trace regelt en voorkomt terugroepingen

De food-and-beverage-branche wordt steeds meer geplaagd door problemen omtrent de voedselveiligheid of wetgeving. Zo gebeurt het ondanks alle kwaliteitscontrole bij de productie en handel toch nog regelmatig dat een voedingsartikel uit de handel moet worden genomen. Om verder inkomstenverlies te vermijden is het belangrijk om deze terugroepacties zo efficiënt mogelijk te doen verlopen.

recall voedingsmiddel erp beheer

Een belangrijk aspect bij terugroepacties is de tracking van de goederen. Een handelaar levert vaak aan verschillende detailhandelaars, en moet dus goed weten welke klanten het betreffende product hebben aangekocht. Als producten nog onderweg zijn (distributie) moet er voor gezorgd worden dat de levering niet plaatsvindt. Door middel van barcodes of SSCC-labels is het ERP-systeem steeds op de hoogte van de actuele locatie van een bepaald lot (batchregistratie). Zo kan de terugroeping snel en correct uitgevoerd worden.

Naast de product recall zelf moeten er ook maatregelen genomen worden om de productiemethode van het betreffende voedingsartikel aan te passen. De traceability van ingrediënten, processen en verwerkingsactiviteiten is dus erg belangrijk. Door terug te gaan in de productiecyclus van een product kan er goed bepaald worden waar het probleem precies ligt. Daarmee kan vermeden worden dat bijvoorbeeld een schadelijk bestrijdingsmiddel in de toekomst nog gebruikt wordt.

Een terugroeping houdt altijd een zeker inkomstenverlies in, maar via traceability geeft de originele klacht ook een kans om terugroepingen van andere producten te vermijden. Neem nu de fipronilcrisis: voedselverwerkingsbedrijven die goed konden tracen waar hun ingekochte eieren vandaan kwamen en met welke producten de kippen behandeld waren, konden de eieren indien nodig meteen vernietigen. Zonder deze traceability werden de besmette eieren waarschijnlijk in cakes en andere recepten verwerkt, en zouden ze later alsnog moeten worden teruggeroepen. Dat had veel meer geld gekost dan de vernietiging op het moment zelf.

Een track-and-trace-module kan er dus voor zorgen dat een terugroepactie beheersbaar blijft. Het is echter wel belangrijk te weten dat de werking van de module vooral steunt op de samenwerking binnen de hele keten: van producent tot detailhandelaar. De ERP Wijzer geeft praktische tips voor het optimale gebruik van een track-and-trace-module.

Transparantie voor compliance met klanteneisen

Naast traceability en tracking is ook transparantie naar de klant toe erg belangrijk in de food-and-beverage-industrie. Klanten eisen steeds meer openheid over ingrediënten en verwerkingsprocessen van het voedsel dat in de winkel ligt. Conformiteit met deze klanteneisen (compliance) wordt ook meer en meer omgezet naar echte wetgeving. Zo is het voor de meeste voedingsmiddelen verplicht om de houdbaarheidsdatum te vermelden, maar ook het aantal calorieën dat een portie bevat, of welke allergenen er in het product aanwezig kunnen zijn. Door productspecificaties te vermelden, kunnen productie-en handelsbedrijven zich indekken tegen eventuele klachten van klanten.

Productspecificaties worden naar de klant toe gecommuniceerd door middel van labels. Productiebedrijven die verpakken of handelaars die ingekochte voeding herpakken, moeten in het ERP-systeem dus een module hebben voor de aanmaak van de labels. De complexe productinformatie vanuit de productie moet namelijk worden omgezet naar een duidelijk leesbaar label voor de eindklant.

erp voeding pim verpakking

(Dag)verse producten vereisen een speciale behandeling

Alle voedingsproducten zijn kwetsbaar handelswaar, maar er komt nog meer bij kijken als er in (dag)verse producten gehandeld wordt. Dit is een erg snelle handel met kleine winstmarges en prijzen die regelmatig worden aangepast. Dit alles resulteert in een aantal specifieke ERP-eisen.

Magazijnbeheer afgesteld op een beperkte houdbaarheid

Bij het verhandelen van verse producten wordt er vooral ingezet op het vermijden van kwaliteitsverlies. Door de korte houdbaarheid kunnen producten namelijk niet worden bewaard tot de verkoopprijs gunstiger is. Elke minuut die een vers product verliest in de handelsketen is namelijk een minuut dichter bij de (snelle) vervaldatum. Bepaalde erg specifieke afdelingen (micro-verticals) binnen de voedingsmiddelenindustrie hebben hiervoor erg strenge eisen. Verse vis moet bijvoorbeeld dezelfde dag nog in de schappen liggen.

Voor een snelle verhandeling van verse producten is een geoptimaliseerd warehouse management van groot belang. Bij verse producten moet dat wat de kortste houdbaarheidsdatum heeft, het snelst geleverd worden. Meestal wordt er voor het magazijnbeheer dan ook gekozen voor het principe van First-in, First-out of zelfs voor First-expired, First-out. Vooral handelsbedrijven die in verschillende (verse) voedingsmiddelen handelen gebruiken dit laatste principe vaak. Bij hen is het immers niet noodzakelijk dat een product dat als eerste binnenkomt ook als eerste weg moet. Het kan een langere houdbaarheidsdatum hebben dan een later binnengekomen product.

Naast de indeling van het magazijn is ook de orderpicking van invloed op de handel in verse producten. Hoe vlotter de picking verloopt, hoe sneller en verser de voedingsmiddelen geleverd kunnen worden aan klanten. Het ERP-systeem moet dus ook bij de orderpicking optimaal worden ingezet. De ERP Wijzer geeft daarom drie tips om de meest voorkomende valkuilen van orderpicking te vermijden.

Geavanceerd financieel systeem voor handel in AGF-producten

AGF-producten (aardappelen, groenten en fruit) zijn een specifieke categorie binnen verse voedingsmiddelen. De wisselende opbrengst van de geoogst zorgt ervoor dat het een behoorlijk onvoorspelbare handel is. Een plotse schaarste of een mislukte oogst in een andere regio kan de verkoopprijzen de hoogte injagen, terwijl een overschot ervoor kan zorgen dat dit soort agrofood erg goedkoop op de markt komt.

Door de grote prijsfluctuaties op de markt liggen de inkoop- en verkoopprijs van een partij AGF-producten meestal niet op voorhand vast. Heel wat AGF-handelaren werken volgens een veilingprincipe en krijgen daarvoor een commissie. Ze zijn het verkoopkanaal van (een coöperatie van) telers. Dit soort handelaar organiseert de verkoop naar klanten toe, maar is geen eigenaar van de producten. De teler is dus ook nog niet op voorhand betaald voor de producten. Zodra de hele partij verkocht is, bekijkt de handelaar welke kosten er gemaakt zijn en trekt hij die af van de omzet die op de partij gemaakt is. Na ook de afgesproken commissie te hebben afgehouden wordt de teler dan uitbetaald.

Bijzonderheden van een ERP-systeem bij de veiling van AGF-producten:

  1. De afname bij de teler wordt niet onmiddellijk gevolgd door een factuur.
  2. Er is voorraad aanwezig die nog niet betaald is.
  3. De prijs waartegen verkocht wordt kan op elk moment (extreem) stijgen of dalen.
  4. De financiële module van de handelaar berekent de uitbetaalprijs.

erp facturatie agf sector

Variabele eenheden voor weegartikelen

Een andere specifieke categorie binnen de verse voeding zijn weegartikelen. Dit zijn voedingsproducten die zowel in stuks als in kilogram worden uitgedrukt. De prijs van catch weight-producten, zoals vlees en vis, wordt meestal bepaald per kilogram. Dit is dan ook de eenheid waarin wordt gefactureerd. In het voorraadbeheer wordt echter vaak gekozen om producten per stuk te registreren. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij producten die door de klant per stuk besteld worden. Ook als het gewicht veranderlijk is, kan een weergave van de voorraad per stuk handiger zijn. Zo kan verse vis wat vocht verliezen, of doen de afgesneden schillen van kaas het totale gewicht van de voorraad dalen. In deze gevallen geven de aanwezige stuks (of eventueel pakjes) een beter inzicht in wat er nog precies op voorraad is.

Het voorraadbeheer en de financiële module hanteren in dit geval dus een andere eenheid. Het ERP-systeem moet om kunnen gaan met deze duale eenheden. In sommige gevallen verkoopt de handelaar zelfs zowel in stuks als in kilogram. Dan kan er ook gekozen worden om al binnen het voorraadbeheer twee eenheden te gebruiken.

Kosten van een ERP-systeem voor de voedingsindustrie

De voedingsmiddelenindustrie is een enorm diverse markt. De verschillende specialisaties en activiteiten binnen de branche zijn sterk van invloed op de aanschaf van een bepaald ERP-pakket. Een voedingsbedrijf dat bijvoorbeeld het aangekochte vlees zelf versnijdt, zal naar een ander ERP-pakket kijken dan een handelaar die het vlees al in porties aangeleverd krijgt. De twee bedrijven krijgen daardoor ook te maken met verschillende prijzen voor hun ERP-pakket.

Belangrijker dan de kosten van een ERP-systeem, zijn de opbrengsten van dergelijke software. Een hoge en relatief snelle Return on Investment (ROI) is waar het uiteindelijk om draait. In de voedingssector is de ROI onlosmakelijk verbonden met het vermijden van terugroepacties en kwaliteitsklachten van klanten. Een bedrijf zoekt dus het beste naar een oplossing voor de specifieke pijnpunten met betrekking tot kwaliteitsbeheer.

Veel ERP-oplossingen voor de food zijn gebouwd als een schil om een ERP-pakket van bekende merken, zoals Microsoft Dynamics, Exact Software, SAP of Infor. In dit geval is de leverancier gebonden aan de licentiekosten van het basispakket. Maar er zijn ook ERP-leveranciers die een eigen gebouwd pakket aanbieden voor de voedingsindustrie, waarbij deze leverancier zelf zeggenschap heeft over de licentieprijzen. De ERP Wijzer behandelt de voor- en nadelen van beide pakketvormen met het oog op een snelle ROI.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2017, 13 december). ERP-systemen voor de voedingsindustrie: welke software is geschikt? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/erp-voedingsindustrie