Exact Online is een softwarepakket van het Nederlandse bedrijf Exact Software. Sinds de oprichting in Delft in 1984 heeft Exact zich gespecialiseerd in het ontwikkelen van boekhoudsoftware. Inmiddels heeft de softwarefabrikant zijn aanbod uitgebreid met ERP-, CRM- en HRM-software. Exact Online richt zich op het midden- en kleinbedrijf.
Inhoudsopgave
- Wat is Exact Online?
- Varianten
- Screenshots
- Functionaliteiten
- Sectoren
- Kosten
- Premium-abonnement
- Internationaal gebruik
- Implementatiepartner
Exact online in een notendop
Exact Online is een ERP-pakket met modules voor boekhouding en CRM. Het systeem draait in de cloud, en wordt aangeboden als SaaS (software as a service). Hoewel Exact Software zijn softwarepakketten zowel on-premise als in de cloud aanbiedt, kiezen de meeste bedrijven voor deze laatste variant.
Exact Online behoort in Nederland en België tot één van de bekendste bedrijfsapplicaties in de cloud. Ze zijn echter zeker niet de enige op de markt. De laatste jaren kost het Exact meer moeite om de concurrentie het hoofd te bieden.
In onderstaande video komen de nieuwste ERP-ontwikkelingen rond Exact Online aan bod:
Verschillende varianten van Exact Online
In de basis is Exact Online financiële administratiesoftware. Exact Online Boekhouden is beschikbaar in twee varianten:
- Boekhouden (Accountancy): richt zich op accountantskantoren en biedt functies voor het beheren van meerdere administraties en samenwerking met klanten.
- Boekhouden (Ondernemers): gemaakt voor ondernemers, met functies voor dagelijkse boekhoudkundige taken en financieel beheer.
Naast deze boekhoudpakketten biedt Exact Online gespecialiseerde oplossingen voor specifieke sectoren:
- Exact Online Bouw: ontworpen voor de bouwsector, met functies voor projectadministratie, projectbeheer en boekhouding. Dit pakket was voorheen Bouw7 (sinds 2019 onderdeel van Exact).
- Exact Online Handel: gemaakt voor handelsbedrijven, met tools voor orderbeheer, relatiebeheer en voorraadbeheer.
- Exact Online Productie: gemaakt voor productiebedrijven, met mogelijkheden voor calculatie, planning en productiebeheer.
- Exact Online Projecten: richt zich op bedrijven die projectmatig werken, met functies voor urenregistratie, facturatie en klantbeheer (CRM).
Daarnaast zijn er aanvullende modules die specifieke processen ondersteunen:
- Exact Online Fiscaal: biedt een platform voor het verzorgen van diverse fiscale aangiften, zoals inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting en omzetbelasting.
- Exact Online Jaarrekening: een rapportagetool voor het opstellen van jaarrekeningen en tussentijdse rapportages.
Screenshots van gebruikersomgeving Exact Online
Onderdelen en functionaliteiten van Exact Online
Alle versies van Exact Online beschikken over een aantal basisfunctionaliteiten:
- Mogelijkheid om real time samen te werken met een externe accountant.
- Het verzenden van betalingsherinneringen.
- Scan & Herken, waarmee informatie uit gescande facturen automatisch wordt herkend, en na menselijke controle kan worden geïmporteerd in het systeem.
- Beschikbaar als mobiele applicatie.
- Toegang tot een uitgebreid appcenter om je favoriete software te koppelen.
Exact Software wordt gezien als behoorlijk innovatief als het gaat om de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten. Voorbeelden hiervan zijn urenregistratie op een Android Smartwatch, mobiel factureren, een voorraadbeheer-app, opties voor materiaalplanning, de tracking-optie: ‘heeft de klant zijn factuur gezien?’. Met deze laatste functionaliteit kan worden nagegaan of de klant een verzonden factuur heeft geopend, zodat misverstanden over betalingen gemakkelijker te voorkomen zijn.
Voor welke sectoren is Exact Online geschikt?
Dankzij de specifieke pakketten voor handel, productie, projecten en bouw is Exact Online geschikt voor een breed scala aan bedrijven. Het softwarepakket is gespecialiseerd in sectoren zoals e-commerce; (groot)handel; engineering; bouw; chemische industrie; commodity trade; ICT; installatiebedrijven; maakindustrie; fashion; projectontwikkeling; reclame en marketing; food en zakelijke dienstverlening.
Aan de andere kant is Exact met hun softwarepakket niet actief in sectoren zoals verhuur; onderzoek en laboratoria; maritieme en scheepsbouwindustrie; kunst, cultuur en entertainment; energie en nutsbedrijven.
Wat kost Exact Online?
Exact Online kent geen éénmalige aanschafkosten. Het prijsmodel is gebaseerd op een vaste maandelijkse betaling. Dit is gebruikelijk voor pakketten die in de cloud worden aangeboden. De hoogte van de maandelijkse kosten hangt af van de gekozen versie van de software.
Exact voert met een zekere regelmaat prijsverhogingen door. Onderstaande tarieven gelden vanaf 1 januari 2025.
De basisversie van de module ‘Exact Boekhouden Essentials’ (Ondernemers) kost €48/maand voor één gebruiker. Dit pakket heeft één inbegrepen gebruiker, en het gebruikersaantal kan niet worden uitgebreid. Wanneer je extra gebruikers of een administratie wilt toevoegen, zul je een ander pakket moeten kiezen. De basisversie is daarom niet voor elke organisatie geschikt.
De ERP Wijzer 2025 biedt een overzicht van alle beschikbare Exact Online versies en modules, met bijbehorende prijzen. Als de prijs van Exact Online voor organisaties een obstakel vormt, bestaan er ERP-systemen van andere software-aanbieders die voor een lagere prijs worden aangeboden.
Exact Online Boekhouden kan als aparte module worden afgenomen. In dat geval is de prijs afhankelijk van het aantal verkoopfacturen. Zijn dit er meer dan 5 per maand, dan is een ‘Boekhouden Plus’ licentie van €97,50/maand vereist.
Verwerkt je bedrijf meer dan 100 verkoopfacturen per maand, dan biedt Exact ‘Boekhouden Professional’ voor 146€/maand. Deze versie kent geen limiet op het aantal verkoopfacturen. En tot slot is er Boekhoud Premium voor €279/maand.
Voor de specifieke pakketten hanteert Exact de volgende abonnementsprijzen:
- Exact Online Bouw
- Bouw Essentials: vanaf €126/maand
- Bouw Plus: vanaf €218/maand
- Bouw Professional: vanaf 339€/maand
- Exact Online Handel
- Handel Essentials: vanaf €255/maand
- Handel Plus: vanaf 425/maand
- Handel Professional: vanaf €575/maand
- Handel Premium: vanaf €679/maand
- Exact Online Productie
- Productie Essentials: vanaf €399/maand
- Productie Plus: vanaf €589/maand
- Productie Professional: vanaf €749/maand
- Productie Premium: vanaf €849/maand
- Exact Online Projecten
- Projecten Essentials: vanaf €186/maand
- Projecten Plus: vanaf €327/maand
- Projecten Professional: vanaf €417/maand
- Projecten Premium: vanaf €537/maand
Let op: prijzen kunnen oplopen door verschillende factoren
Een “vanaf” prijs kan aanvaardbaar klinken, maar in de praktijk kan er onderaan de streep een hoger bedrag staan dan gedacht. Let op de volgende onderdelen:
- Je betaalt niet alleen voor je pakket, maar ook voor extra administraties, basisgebruikers, platformgebruikers, tijdschrijfgebruikers en volledige gebruikers.
- Binnen je bundel kun je facturen verwerken voor € 0,39. Verwerk je meer facturen en zit je buiten je bundel, dan kost het € 0,50 per factuur.
- Salaris: de prijs per loonstrook is €3,50
- De prijs voor je abonnementenbeheer is €57.
- HR: De prijs per actieve medewerkers is €7,50/maand.
- Exact Online Single Sign On (SSO) kost € 240 (tot 250 gebruikers), €289 (tot 500 gebruikers) of € 855 (meer dan 500 gebruikers).
Exact Premium: onaangename verrassing voor bestaande klanten?
Exact Premium is een nieuw abonnement dat sinds mei 2023 binnen verschillende Exact-pakketten kan worden afgenomen.
Exact Online bestaat uit verschillende varianten, zoals Handel, Productie en Projecten. Vervolgens kun je binnen een variant uit verschillende abonnementen kiezen, oplopend qua functionaliteiten en prijs. Waar je eerst de keuze had tussen Essentials, Plus of Professional, is er dus een vierde optie bijgekomen: Premium – het meest uitgebreide en duurste abonnement.
Meer opties, dus meer keuze – zou je denken… Maar niet iedereen is hier even blij mee. Wat voor effect heeft de komst van Exact Premium op bedrijven die al Exact-software gebruiken?
Gevolgen van Exact Premium voor bestaande klanten
Volgens Exact is dit nieuwe abonnement geïntroduceerd om bedrijven te ondersteunen die groeien, en veel transacties en geavanceerde processen hebben. Maar zit er een addertje onder het gras?
Waar de schoen begint te wringen is bij het onderwerp ‘Scalability Blocks’. Deze blocks zijn er voor bedrijven die een meer dan gemiddelde behoefte hebben aan connectiviteit en/of verwerkingscapaciteit. Denk aan veel gegevensuitwisseling (API-verkeer), complexe analyses of grote aantallen transacties.
Voor groeiende bedrijven met relatief veel klanten (zoals webwinkels) kan dit een heikel punt worden. Dit heeft vooral met de limieten van de API te maken. Als je je ERP-systeem, betaalsysteem en Exact goed wilt integreren, dan heb je per maand veel API-calls nodig voor alle orders.
Het gevolg van de groei is dat bestaande klanten van de ene op de andere dag te horen krijgen dat ze te veel transacties (API-verkeer) hebben. De klant wordt voor de keuze gesteld om het aantal transacties te verminderen (dit is vaak niet mogelijk voor een bedrijf) of over te stappen naar de Premium-editie. Maar dit houdt in dat de klant fors meer gaat betalen. De abonnementskosten stijgen dan van een paar honderd euro per maand naar een paar duizend euro per maand.
Limieten van Exact Premium
Exact scherpt de limieten dus aan. Ga je hier overheen,, dan moet je overstappen en meer betalen. Bij klanten kan het gevoel ontstaan dat ze opeens meer moeten betalen voor niets extra’s, want eerst bestonden deze limieten niet.
ICT Portal hoort verschillende ervaringen van bedrijven die hier tegenaan lopen. Sommige bedrijven krijgen van Exact bericht dat er te veel handelingen in het pakket worden verricht, andere bedrijven worden op de vingers getikt vanwege de “Fair use policy”. In feite komt het erop neer dat klanten meer voor hetzelfde moeten gaan betalen. Doe je dat niet, dan stopt de werking omdat de limiet is bereikt.
Gehoord tijdens een ICT Portal adviesgesprek:Een kleine notenboer koopt nootjes in, kruidt deze nootjes en verkoopt ze via e-commerce (Shopify): “We hebben ongeveer 40 orders per dag. Volgens Exact was dat toch wel Premium, en moesten we 2.000 euro per maand betalen. Zoveel winst maken we niet eens! Maar je wordt gedwongen om over te stappen…”
Ben je bezig met een softwareverkenning, of ben je als Exact-klant aan het rondkijken naar alternatieven? Maak dan gebruik van de gratis softwareselectie van ICT Portal.
Is Exact Online geschikt voor internationaal gebruik?
De mogelijkheden om Exact Online internationaal in te zetten zijn beperkt. In Nederland en België is het systeem volledig aangepast op de lokale wet- en regelgeving, zoals belastingregels, arbeidswetgeving en boekhoudstandaarden. Voor andere Europese landen gaat de lokalisatie minder ver. Voor continenten als Azië, Zuid-Amerika en Afrika is Exact Online simpelweg ongeschikt.
Exact Online ondersteunt wel multi-currency zoals de euro, Amerikaanse dollar en de Britse pond. Maar andere munteenheden uit bijvoorbeeld Scandinavië, Zwitserland, Japan of China worden niet ondersteund.
In een internationaal bedrijf is het meestal vanzelfsprekend dat de medewerkers verschillende talen spreken. Een gebruiker kan kiezen uit verschillende systeemtalen, waaronder Nederlands, Engels, Frans, Duits en Spaans.
Kortom: bedrijven met een hoofdvestiging in Nederland of België kunnen prima gebruikmaken van Exact Online. Een extra vestiging uit West-Europa kan ook nog wel ondergebracht worden in het systeem. Maar daar blijft het bij – je moet Exact Online namelijk niet zien als een “global solution”.
Implementatie van Exact Online: zelf doen, of toch een partner?
Een voordeel van ERP-pakketten die online worden aangeboden, is de relatief korte implementatietijd in vergelijking met on-premise implementaties. Afhankelijk van de grootte en complexiteit van de bedrijfsomgeving kan gekozen worden voor een implementatie in eigen beheer, of uitgevoerd door een implementatiepartner van Exact. De meeste bedrijven kiezen er bij de implementatie voor samen te werken met een partner. Zeker als er bepaalde data moeten worden gemigreerd, bijvoorbeeld afkomstig uit het oude ERP-systeem, het boekhoudprogramma of uit Excel-bestanden.
Als er koppelingen met bestaande bedrijfssystemen nodig zijn, is het ook raadzaam een beroep te doen op een partner. In Nederland bestaat een groot aantal partijen dat Exact-implementaties uitvoert. De prijzen en kwaliteit van deze partners lopen uiteen. ICT Portal beschikt over een database met betrouwbare Exact-leveranciers met bewezen performance. Daarnaast vind je in de ERP Wijzer 2025 een aantal praktische tips die kunnen dienen als richtlijn bij de selectie van de juiste partner van Exact Online.