Exact Online, geschikt voor uw organisatie of juist niet?

Exact Online is een ERP-pakket uitgegeven door Exact Software. Dit bedrijf levert software-pakketten met functionaliteiten voor boekhoudingDe financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen., human resource management (HRM)HRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen., customer relationship management (CRM)Customer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie., enterprise resource planning (ERP)Een ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten. en e-business. Exact Software is een Nederlandse organisatie, opgericht in Delft in 1984. Inmiddels is Exact Software uitgegroeid tot één van de grootste uitgevers van ERP-systemen ter wereld. Exact Software richt zich met name op het midden- en kleinbedrijf.

Exact Online: ERP en boekhouding in de cloud

Exact Software biedt zijn softwarepakkettenOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken. zowel on premiseLetterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers. als in de cloudCloud computing is het gebruik van software of opgeslagen gegevens (database) via een netwerk, meestal het internet. Bedrijfssoftware of een database in de cloud kan op uw eigen servers worden geïnstalleerd of op de servers van een derde partij. Een bedrijf hoeft bovendien niet volledig voor de cloud of het lokale model te kiezen: lokaal geïnstalleerde software kan in veel gevallen perfect gebruik maken van een online database. aan, maar het is deze laatste variant waar steeds meer bedrijven voor lijken te kiezen. De cloud-trend is ook bij aanbieders van concurrerende softwarepakketten zichtbaar. Op de redactie van ICT Portal merken we dat de meeste vragen die we binnenkrijgen met betrekking tot ERP, gaan over ERP-pakketten in de cloudEen ERP-systeem in de cloud is bedoeld voor het automatiseren van bedrijfsprocessen. Het systeem functioneert online, via de webbrowser of een applicatie. Daarmee hebben medewerkers toegang tot de ERP-software die draait op de servers binnen of buiten de eigen organisatie. Is een ERP-systeem aangeboden als SaaS (Software as a Service) wel zo interessant als de grote aanbieders doen geloven? Hebben fabrikanten als Microsoft, Oracle of het Nederlandse Exact Software gelijk als ze het hebben over de lage kosten?. Hoewel Exact Online gerekend kan worden tot één van de bekendste ERP-systemen in de cloud, is het zeker niet het enige pakket op de markt.

Onderdelen en functionaliteiten van Exact Online

Exact online is er in verschillende varianten. Een licentie kan al worden afgenomen vanaf één gebruiker. Naast de standaardversie ‘boekhouden’, zijn er versies speciaal voor bepaalde bedrijfsactiviteiten, zoals projectmanagementVoor bedrijven die projectmatig werken is 'flexibiliteit' het kernwoord. Projecten moeten steeds kunnen worden herzien, en het ondersteunende ERP-systeem moet deze herzieningen kunnen verwerken. Welke mogelijkheden biedt dit soort pakketten voor projectmanagement?, handelEen handelsonderneming kiest vaak voor de aanschaf van een systeem voor Enterprise Resource Planning (ERP) dat speciaal gericht is op de handelsactiviteiten zoals orderpicking, magazijnindeling en voorraadbeheer. Voor welke specifieke problemen kan een ERP een oplossing bieden? Welke functionaliteiten zijn essentieel voor de handel? Hoe kan de software bijdragen aan hogere winstmarges? of productie. Naast de standaard functionaliteitenDe functionaliteiten van een ERP-systeem spelen een belangrijke rol bij de keuze van het meest geschikte ERP-pakket voor bedrijven. Voor de verschillende toepassingen van een bedrijf zijn specifieke functies nodig, afhankelijk het type interne proces. Het grote aanbod aan ERP-software kan zorgen voor verwarring bij het selecteren van de benodigde functionaliteit. Bovendien zorgen verschillende interne configuraties van de ERP-software ervoor dat de mogelijkheden van pakket tot pakket en van leverancier tot leverancier kunnen verschillen. Hoe kan een nieuwe functionaliteit aan ERP-software worden toegevoegd? Welke verschillende opties en mogelijkheden bestaan er op de markt? voor boekhouden beschikken deze versies ook over specifieke modules voor bijvoorbeeld voorraadbeheerEen van de grootste problemen die handelsbedrijven vaak ervaren is dat niemand een accuraat beeld heeft van de status van de voorraad. Er is niet precies bekend wat er op voorraad is, welke artikelen gereserveerd zijn, en hoe lang ze al ‘op de plank’ liggen. Een voorraadmodule kan soelaas bieden.. Aan de hand van de ERP WijzerDe ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich willen informeren over de prijzen en mogelijkheden van een (nieuw) ERP-pakket. U vindt er gedetailleerde informatie over verschillende pakketten, waaronder Exact. kunt u zelf bepalen welke versie van Exact het beste aansluit bij uw bedrijf.

Alle versies van Exact Online beschikken over een aantal basisfunctionaliteiten:

• Mogelijkheid om real time samen te werken met een externe accountant.
• Het verzenden van betalingsherinneringen.
• Scan & Herken, waarmee informatie uit gescande facturen automatisch wordt herkend, en na menselijke controle kan worden geïmporteerd in het systeem.
• Beschikbaar als mobiele applicatie.

Exact Software wordt gezien als behoorlijk innovatief als het gaat om de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten. Voorbeelden hiervan zijn urenregistratieDe urenregistratie van het personeel kan voor bedrijven een vervelende dagelijkse klus zijn. Toch is het een belangrijk onderdeel van Human Resource Management, aangezien een slechte tijdregistratie minder loon of een lagere uitgaande factuur kan betekenen. Daarom is er software voor tijdregistratie op de markt, waarmee exact kan worden geregistreerd hoeveel uren er zijn gewerkt. Dit kan op projectniveau door gewerkte uren te koppelen aan bepaalde projecten van opdrachtgevers. Bij de meeste systemen is het mogelijk om indien gewenst een meer gedetailleerde urenverantwoording toe te voegen. Er zijn veel verschillende pakketten voor urenregistratie op de markt. op een Android Smartwatch, mobiel facturerenFacturen worden steeds vaker elektronisch verstuurd, maar dat is niet voldoende om van e-factureren te spreken. Een PDF-versie van een factuur is wel een elektronisch document, maar wordt niet meteen automatisch verwerkt. Bij een e-factuur gebeurt deze factuurautomatisering wel. De boekhoudsoftware van het verzendende bedrijf maakt een gestructureerd digitaal bestand aan dat het boekhoudsysteem van het ontvangende bedrijf elektronisch kan verwerken., opties voor materiaalplanning, de tracking-optie: ‘heeft de klant zijn factuur gezien?’. Met deze laatste functionaliteit kan worden nagegaan of de klant een verzonden factuur heeft geopend, zodat misverstanden over betalingen gemakkelijker te voorkomen zijn.

Kosten van de online variant van Exact Software

Exact Online kent geen initiële aanschafprijs. Het prijsmodel is gebaseerd op een vaste maandelijkse betaling. Dit is gebruikelijk voor pakketten die in de cloud worden aangeboden. De hoogte van de maandelijkse kosten hangt af van de gekozen versie. De basisversie ‘Boekhouden’ kost 31 euro per maand voor één gebruiker. Extra gebruikers kunnen worden toegevoegd voor 16 euro per maand per persoon. De basisversie is niet voor elke organisatie geschikt. De ERP Wijzer 2022De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich willen informeren over de prijzen en mogelijkheden van een (nieuw) ERP-pakket. U vindt er gedetailleerde informatie over verschillende pakketten, waaronder Exact. biedt een overzicht van alle beschikbare Exact Online versies en de bijbehorende prijzen. Voor sommige organisaties is de prijs van Exact Online nog wel eens een obstakel. Voor deze organisaties bestaan er ERP-pakkettenERP-pakketten zijn er in allerlei soorten en maten, maar welke systemen passen het beste bij uw organisatie? En wanneer het juiste ERP-pakket is gevonden, welke ERP-leverancier heeft de beste pakketprijzen en blinkt uit in betrouwbaarheid? Het is belangrijk om te weten dat het selecteren van een ERP-pakket eigenlijk niet bij de selectie zelf begint. Er gaat eerst een ander proces vooraf aan de selectie van de juiste ERP-software. Organisaties die de bedrijfsprocessen uitvoerig in kaart brengen komen achteraf minder vaak voor verrassingen te staan. Het maken van een zogenaamde blueprint zorgt ervoor dat een bedrijf een duidelijk beeld heeft van de interne afdelingen, hun onderlinge verhoudingen en processen. Zo kunnen er vervolgens belangrijke besluiten worden genomen, zoals de gewenste functionaliteiten en de manier waarop het pakket moet worden geïmplementeerd (on-premise, cloud of hybride). van andere software-aanbieders die voor een lagere prijs worden aangeboden.

Implementatie van Exact Online: zelf doen, of toch een partner?

Een voordeel van ERP-pakketten die online worden aangeboden, is de relatief korte implementatietijd in vergelijking met on-premiseLetterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers. implementaties. Afhankelijk van de grootte en complexiteit van de bedrijfsomgeving kan gekozen worden voor een implementatieOnderzoek naar de uitkomsten van verschillende implementaties leveren verschillende resultaten op: van gestegen efficiëntie binnen een organisatie, tot kopzorgen door een totaal mislukt project. Maar waarom zijn de resultaten zo verschillend en hoe wordt ERP-software succesvol geïmplementeerd? Wat staat een bedrijf te wachten bij de start van een ERP-implementatietraject? in eigen beheer, of uitgevoerd door een implementatiepartner van Exact. De meeste bedrijven kiezen er bij de implementatie voor samen te werken met een partner. Zeker als er bepaalde data moet worden gemigreerd, bijvoorbeeld afkomstig uit het oude ERP-systeem, het boekhoudprogramma of als data uit Excel-bestanden moet worden geïmporteerd.

Als er koppelingen met bestaande bedrijfssystemen nodig zijn, is het ook raadzaam een beroep te doen op een partner. In Nederland bestaat een groot aantal partijen die Exact-implementaties uitvoert. De prijzen en kwaliteit van deze partners lopen uiteen. ICT Portal beschikt over een databaseIn een database, ook wel gegevensbank of databank genoemd, worden gegevens verzameld, georganiseerd en gelinkt aan elkaar. Vanaf gekoppelde computers kunnen er zo snel data worden opgevraagd. Via het databasemodel zijn tegenwoordig ook uitgebreide analyses mogelijk. De meest moderne databases zijn tot slot ook in staat om gespecialiseerde rapportages te maken van complexe gegevens. met betrouwbare Exact-leveranciers met bewezen performance. Daarnaast vindt u in de ERP Wijzer 2022De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich willen informeren over de prijzen en mogelijkheden van een (nieuw) ERP-pakket. U vindt er gedetailleerde informatie over verschillende pakketten, waaronder Exact. een aantal praktische tips die kunnen dienen als richtlijn bij de selectie van de juiste partner van Exact Online.