Exact Online, geschikt voor uw organisatie of juist niet?
Exact Online is een ERP-pakket uitgegeven door Exact Software. Dit bedrijf levert software-pakketten met functionaliteiten voor boekhouding, human resource management (HRM), customer relationship management (CRM), enterprise resource planning (ERP) en e-business. Exact Software is een Nederlandse organisatie, opgericht in Delft in 1984. Inmiddels is Exact Software uitgegroeid tot één van de grootste uitgevers van ERP-systemen ter wereld. Exact Software richt zich met name op het midden- en kleinbedrijf.
Exact Online: ERP en boekhouding in de cloud
Exact Software biedt zijn softwarepakketten zowel ‘on premise’ als in de cloud aan, maar het is deze laatste variant waar steeds meer bedrijven voor lijken te kiezen. De cloud-trend is ook bij aanbieders van concurrerende softwarepakketten zichtbaar. Op de redactie van ICT Portal merken we dat de meeste vragen die we binnenkrijgen met betrekking tot ERP, gaan over pakketten die in de cloud worden aangeboden. Hoewel Exact Online gerekend kan worden tot één van de bekendste ERP-systemen in de cloud, is het zeker niet het enige pakket op de markt.
Onderdelen en functionaliteiten van Exact Online
Exact online is er in verschillende varianten. Een licentie kan al worden afgenomen vanaf één gebruiker. Naast de standaardversie ‘boekhouden’, zijn er versies speciaal voor bepaalde bedrijfsactiviteiten, zoals projectmanagement, handel of productie. Naast de standaard functionaliteiten voor boekhouden beschikken deze versies ook over specifieke modules voor bijvoorbeeld voorraadbeheer. Aan de hand van de ERP Wijzer kunt u zelf bepalen welke versie van Exact het beste aansluit bij uw bedrijf.
Alle versies van Exact Online beschikken over een aantal basisfunctionaliteiten:
- Mogelijkheid om real time samen te werken met een externe accountant.
- Het verzenden van betalingsherinneringen.
- Scan & Herken, waarmee informatie uit gescande facturen automatisch wordt herkend, en na menselijke controle kan worden geïmporteerd in het systeem.
- Beschikbaar als mobiele applicatie.
Exact Software wordt gezien als behoorlijk innovatief als het gaat om de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten. Voorbeelden hiervan zijn urenregistratie op een Android Smartwatch, mobiel factureren, opties voor materiaalplanning, de tracking-optie: ‘heeft de klant zijn factuur gezien?’. Met deze laatste functionaliteit kan worden nagegaan of de klant een verzonden factuur heeft geopend, zodat misverstanden over betalingen gemakkelijker te voorkomen zijn.
Kosten van de online variant van Exact Software
Exact Online kent geen initiële aanschafprijs. Het prijsmodel is gebaseerd op een vaste maandelijkse betaling. Dit is gebruikelijk voor pakketten die in de cloud worden aangeboden. De hoogte van de maandelijkse kosten hangt af van de gekozen versie. De basisversie ‘Boekhouden’ kost 31 euro per maand voor één gebruiker. Extra gebruikers kunnen worden toegevoegd voor 16 euro per maand per persoon. De basisversie is niet voor elke organisatie geschikt. De ERP Wijzer 2018 biedt een overzicht van alle beschikbare Exact Online versies en de bijbehorende prijzen. Voor sommige organisaties is de prijs van Exact Online nog wel eens een obstakel. Voor deze organisaties bestaan er ERP-pakketten van andere software-aanbieders die voor een lagere prijs worden aangeboden.
Implementatie van Exact Online: zelf doen, of toch een partner?
Een voordeel van ERP-pakketten die online worden aangeboden, is de relatief korte implementatietijd in vergelijking met on-premise implementaties. Afhankelijk van de grootte en complexiteit van de bedrijfsomgeving kan gekozen worden voor een implementatie in eigen beheer, of uitgevoerd door een implementatiepartner van Exact. De meeste bedrijven kiezen er bij de implementatie voor samen te werken met een partner. Zeker als er bepaalde data moet worden gemigreerd, bijvoorbeeld afkomstig uit het oude ERP-systeem, het boekhoudprogramma of als data uit Excel-bestanden moet worden geïmporteerd.
Als er koppelingen met bestaande bedrijfssystemen nodig zijn, is het ook raadzaam een beroep te doen op een partner. In Nederland bestaat een groot aantal partijen die Exact-implementaties uitvoert. De prijzen en kwaliteit van deze partners lopen uiteen. ICT Portal beschikt over een database met betrouwbare Exact-leveranciers met bewezen performance. Daarnaast vindt u in de ERP Wijzer 2018 een aantal praktische tips die kunnen dienen als richtlijn bij de selectie van de juiste partner van Exact Online.
