Exact Online, geschikt voor jouw organisatie of juist niet?

Exact Online is een ERP-pakket uitgegeven door Exact Software. Exact is één van de belangrijkste spelers in business software in de Benelux. Zij hebben voor veel branches een passende oplossing. Ze automatiseren de boekhoudingDe financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen., human resource management (HRM)HRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen., customer relationship management (CRM)Customer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie., enterprise resource planning (ERP)Een ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten. en e-businessE-commerce, ook wel e-business genoemd, omvat alle vormen van online handelen. De meeste mensen denken direct aan een webshop voor consumenten, maar de term wordt ook gebruikt voor bijvoorbeeld de financiële transacties die tussen banken plaatsvinden. In die laatste betekenis gaat de benaming terug tot in de jaren 70.. Exact Software is een Nederlandse organisatie, opgericht in Delft in 1984. Inmiddels is Exact Software uitgegroeid tot één van de grootste uitgevers van ERP-systemen ter wereld. Exact Software richt zich met name op het midden- en kleinbedrijf.

Inhoudsopgave

1. ERP en boekhouding
2. Functionaliteiten
3. Kosten
4. Implementatie

Exact Online: ERP en boekhouding in de cloud

Kortgezegd is Exact Online een geïntegreerd ERP-pakket met boekhouding en CRM in de cloud (SaaSSaaS-licenties zijn licenties die periodiek gefactureerd worden. SaaS staat voor Software as a Service. De leverancier biedt de oplossing dus niet te koop aan, maar factureert voor het gebruik ervan.). Hoewel Exact Software zijn softwarepakketten zowel on-premiseLetterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers. als in de cloudCloud computing is het gebruik van software of opgeslagen gegevens (database) via een netwerk, meestal het internet. Bedrijfssoftware of een database in de cloud kan op uw eigen servers worden geïnstalleerd of op de servers van een derde partij. Een bedrijf hoeft bovendien niet volledig voor de cloud of het lokale model te kiezen: lokaal geïnstalleerde software kan in veel gevallen perfect gebruik maken van een online database. aanbiedt, is het deze laatste variant waar steeds meer bedrijven voor lijken te kiezen. De cloud-trend is ook bij aanbieders van concurrerende softwarepakketten zichtbaar. Op de redactie van ICT Portal merken we dat de meeste vragen die we binnenkrijgen met betrekking tot ERP, gaan over ERP-pakketten in de cloudEen ERP-systeem in de cloud is bedoeld voor het automatiseren van bedrijfsprocessen. Het systeem functioneert online, via de webbrowser of een applicatie. Daarmee hebben medewerkers toegang tot de ERP-software die draait op de servers binnen of buiten de eigen organisatie. Is een ERP-systeem aangeboden als SaaS (Software as a Service) wel zo interessant als de grote aanbieders doen geloven? Hebben fabrikanten als Microsoft, Oracle of het Nederlandse Exact Software gelijk als ze het hebben over de lage kosten?. Hoewel Exact Online kan worden gerekend tot één van de bekendste ERP-systemen in de cloud, is het zeker niet het enige pakket op de markt.

Onderdelen en functionaliteiten van Exact Online

Exact online is er in verschillende varianten. Een licentie kan al worden afgenomen vanaf één gebruiker. Naast de standaardversie ‘boekhouden’, zijn er versies speciaal voor bepaalde bedrijfsactiviteiten en branches, zoals projectmanagementVoor bedrijven die projectmatig werken is 'flexibiliteit' het kernwoord. Projecten moeten steeds kunnen worden herzien, en het ondersteunende ERP-systeem moet deze herzieningen kunnen verwerken. Welke mogelijkheden biedt dit soort pakketten voor projectmanagement?, urenregistratieDe urenregistratie van het personeel kan voor bedrijven een vervelende dagelijkse klus zijn. Toch is het een belangrijk onderdeel van Human Resource Management, aangezien een slechte tijdregistratie minder loon of een lagere uitgaande factuur kan betekenen. Daarom is er software voor tijdregistratie op de markt, waarmee exact kan worden geregistreerd hoeveel uren er zijn gewerkt. Dit kan op projectniveau door gewerkte uren te koppelen aan bepaalde projecten van opdrachtgevers. Bij de meeste systemen is het mogelijk om indien gewenst een meer gedetailleerde urenverantwoording toe te voegen. Er zijn veel verschillende pakketten voor urenregistratie op de markt. en facturatieFacturen worden steeds vaker elektronisch verstuurd, maar dat is niet voldoende om van e-factureren te spreken. Een PDF-versie van een factuur is wel een elektronisch document, maar wordt niet meteen automatisch verwerkt. Bij een e-factuur gebeurt deze factuurautomatisering wel. De boekhoudsoftware van het verzendende bedrijf maakt een gestructureerd digitaal bestand aan dat het boekhoudsysteem van het ontvangende bedrijf elektronisch kan verwerken., bouw, accountancy, handelEen handelsonderneming kiest vaak voor de aanschaf van een systeem voor Enterprise Resource Planning (ERP) dat speciaal gericht is op de handelsactiviteiten zoals orderpicking, magazijnindeling en voorraadbeheer. Voor welke specifieke problemen kan een ERP een oplossing bieden? Welke functionaliteiten zijn essentieel voor de handel? Hoe kan de software bijdragen aan hogere winstmarges? of productie. Naast de standaard functionaliteiten voor boekhouden beschikken deze versies ook over specifieke modules voor bijvoorbeeld voorraadbeheerEen van de grootste problemen die handelsbedrijven vaak ervaren is dat niemand een accuraat beeld heeft van de status van de voorraad. Er is niet precies bekend wat er op voorraad is, welke artikelen gereserveerd zijn, en hoe lang ze al ‘op de plank’ liggen. Een voorraadmodule kan soelaas bieden. en salarisadministratieWanneer een organisatie zich oriënteert op een (nieuw) systeem voor loonadministratie, is het essentieel om eerst de salarisworkflow goed te begrijpen. Elk bedrijf voert een variatie uit op het standaardproces voor salarisadministratie. Deze standaard bestaat uit de verzameling van loongegevens voor een bepaalde periode (input), de loonberekening op basis van deze gegevens (verwerking), en de uitvoering van de betaling en creatie van loonstroken (output).. Aan de hand van de ERP WijzerDe ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich willen informeren over de prijzen en mogelijkheden van een (nieuw) ERP-pakket. Je vindt er gedetailleerde informatie over verschillende pakketten, waaronder Exact. kun je zelf bepalen welke versie van Exact het beste aansluit bij jouw bedrijf.

Alle versies van Exact Online beschikken over een aantal basisfunctionaliteiten:

• Mogelijkheid om real time samen te werken met een externe accountant.
• Het verzenden van betalingsherinneringen.
• Scan & Herken, waarmee informatie uit gescande facturen automatisch wordt herkend, en na menselijke controle kan worden geïmporteerd in het systeem.
• Beschikbaar als mobiele applicatie.
• Toegang tot een uitgebreid appcenter om je favoriete software te koppelen.

Exact Software wordt gezien als behoorlijk innovatief als het gaat om de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten. Voorbeelden hiervan zijn urenregistratieDe urenregistratie van het personeel kan voor bedrijven een vervelende dagelijkse klus zijn. Toch is het een belangrijk onderdeel van Human Resource Management, aangezien een slechte tijdregistratie minder loon of een lagere uitgaande factuur kan betekenen. Daarom is er software voor tijdregistratie op de markt, waarmee exact kan worden geregistreerd hoeveel uren er zijn gewerkt. Dit kan op projectniveau door gewerkte uren te koppelen aan bepaalde projecten van opdrachtgevers. Bij de meeste systemen is het mogelijk om indien gewenst een meer gedetailleerde urenverantwoording toe te voegen. Er zijn veel verschillende pakketten voor urenregistratie op de markt. op een Android Smartwatch, mobiel facturerenFacturen worden steeds vaker elektronisch verstuurd, maar dat is niet voldoende om van e-factureren te spreken. Een PDF-versie van een factuur is wel een elektronisch document, maar wordt niet meteen automatisch verwerkt. Bij een e-factuur gebeurt deze factuurautomatisering wel. De boekhoudsoftware van het verzendende bedrijf maakt een gestructureerd digitaal bestand aan dat het boekhoudsysteem van het ontvangende bedrijf elektronisch kan verwerken., een voorraadbeheer-app, opties voor materiaalplanning, de tracking-optie: ‘heeft de klant zijn factuur gezien?’. Met deze laatste functionaliteit kan worden nagegaan of de klant een verzonden factuur heeft geopend, zodat misverstanden over betalingen gemakkelijker te voorkomen zijn.

Wat kost Exact Online?

Exact Online kent geen éénmalige aanschafkosten. Het prijsmodel is gebaseerd op een vaste maandelijkse betaling. Dit is gebruikelijk voor pakketten die in de cloud worden aangeboden. De hoogte van de maandelijkse kosten hangt af van de gekozen versie van de software. De basisversie van de module ‘Exact Boekhouden’ kost 42€/maand voor één gebruiker. Dit pakket heeft één inbegrepen gebruiker, en kan niet worden uitgebreid. Wanneer je extra gebruikers of administratie wilt toevoegen, moet je een ander pakket kiezen. De basisversie is daarom niet voor elke organisatie geschikt. De ERP Wijzer 2023De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich willen informeren over de prijzen en mogelijkheden van een (nieuw) ERP-pakket. Je vindt er gedetailleerde informatie over verschillende pakketten, waaronder de verschillende modules van Exact. biedt een overzicht van alle beschikbare Exact Online versies en modules, met bijbehorende prijzen. Als de prijs van Exact Online voor organisaties een obstakel vormt, bestaan er ERP-pakkettenERP-pakketten zijn er in allerlei soorten en maten, maar welke systemen passen het beste bij uw organisatie? En wanneer het juiste ERP-pakket is gevonden, welke ERP-leverancier heeft de beste pakketprijzen en blinkt uit in betrouwbaarheid? Het is belangrijk om te weten dat het selecteren van een ERP-pakket eigenlijk niet bij de selectie zelf begint. Er gaat eerst een ander proces vooraf aan de selectie van de juiste ERP-software. Organisaties die de bedrijfsprocessen uitvoerig in kaart brengen komen achteraf minder vaak voor verrassingen te staan. Het maken van een zogenaamde blueprint zorgt ervoor dat een bedrijf een duidelijk beeld heeft van de interne afdelingen, hun onderlinge verhoudingen en processen. Zo kunnen er vervolgens belangrijke besluiten worden genomen, zoals de gewenste functionaliteiten en de manier waarop het pakket moet worden geïmplementeerd (on-premise, cloud of hybride). van andere software-aanbieders die voor een lagere prijs worden aangeboden.

Exact Online Boekhouden kan als aparte module worden afgenomen. In dat geval is de prijs afhankelijk van het aantal verkoopfacturen. Zijn dit er meer dan 5 per maand, dan is een ‘Boekhouden Plus’ licentie van 82€/maand vereist.

Verwerkt je bedrijf meer dan 100 verkoopfacturen per maand, dan biedt Exact ‘Boekhouden Professional’ voor 122€/maand. Deze versie kent geen limiet op het aantal verkoopfacturen. Er kunnen extra gebruikers worden toegevoegd: Exact Online administratie Pro voor €16 per maand, of een Exact Online gebruiker voor €18,50 per maand. Ook gebruikers van het globale ERP-pakket van Exact hebben geen limiet op het aantal te verwerken verkoopfacturen. Tot slot is er nog Exact Online Boekhouden Premium vanaf €212 per maand.

Implementatie van Exact Online: zelf doen, of toch een partner?

Een voordeel van ERP-pakketten die online worden aangeboden, is de relatief korte implementatietijd in vergelijking met on-premiseLetterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers. implementaties. Afhankelijk van de grootte en complexiteit van de bedrijfsomgeving kan gekozen worden voor een implementatieOnderzoek naar de uitkomsten van verschillende implementaties leveren verschillende resultaten op: van gestegen efficiëntie binnen een organisatie, tot kopzorgen door een totaal mislukt project. Maar waarom zijn de resultaten zo verschillend en hoe wordt ERP-software succesvol geïmplementeerd? Wat staat een bedrijf te wachten bij de start van een ERP-implementatietraject? in eigen beheer, of uitgevoerd door een implementatiepartner van Exact. De meeste bedrijven kiezen er bij de implementatie voor samen te werken met een partner. Zeker als er bepaalde data moet worden gemigreerd, bijvoorbeeld afkomstig uit het oude ERP-systeem, het boekhoudprogramma of als data uit Excel-bestanden moet worden geïmporteerd.

Als er koppelingen met bestaande bedrijfssystemen nodig zijn, is het ook raadzaam een beroep te doen op een partner. In Nederland bestaat een groot aantal partijen die Exact-implementaties uitvoert. De prijzen en kwaliteit van deze partners lopen uiteen. ICT Portal beschikt over een database met betrouwbare Exact-leveranciers met bewezen performance. Daarnaast vind je in de ERP Wijzer 2023De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich willen informeren over de prijzen en mogelijkheden van een (nieuw) ERP-pakket. Je vindt er gedetailleerde informatie over verschillende pakketten, waaronder Exact. een aantal praktische tips die kunnen dienen als richtlijn bij de selectie van de juiste partner van Exact Online.