WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Exact Online, geschikt voor jouw organisatie of juist niet?

Exact Online is een ERP-pakket uitgegeven door Exact Software. Exact is één van de belangrijkste spelers in business software in de Benelux. Zij hebben voor veel branches een passende oplossing. Ze automatiseren de boekhouding, human resource management (HRM), customer relationship management (CRM), enterprise resource planning (ERP) en e-business. Exact Software is een Nederlandse organisatie, opgericht in Delft in 1984. Inmiddels is Exact Software uitgegroeid tot één van de grootste uitgevers van ERP-systemen ter wereld. Exact Software richt zich met name op het midden- en kleinbedrijf.

Inhoudsopgave

  1. ERP en boekhouding
  2. Functionaliteiten
  3. Kosten
  4. Implementatie

Exact Online: ERP en boekhouding in de cloud

Kortgezegd is Exact Online een geïntegreerd ERP-pakket met boekhouding en CRM in de cloud (SaaS). Hoewel Exact Software zijn softwarepakketten zowel on-premise als in de cloud aanbiedt, is het deze laatste variant waar steeds meer bedrijven voor lijken te kiezen. De cloud-trend is ook bij aanbieders van concurrerende softwarepakketten zichtbaar. Op de redactie van ICT Portal merken we dat de meeste vragen die we binnenkrijgen met betrekking tot ERP, gaan over ERP-pakketten in de cloud. Hoewel Exact Online kan worden gerekend tot één van de bekendste ERP-systemen in de cloud, is het zeker niet het enige pakket op de markt.

exact online vergelijking erp boekhouding crm

Onderdelen en functionaliteiten van Exact Online

Exact online is er in verschillende varianten. Een licentie kan al worden afgenomen vanaf één gebruiker. Naast de standaardversie ‘boekhouden’, zijn er versies speciaal voor bepaalde bedrijfsactiviteiten en branches, zoals projectmanagement, urenregistratie en facturatie, bouw, accountancy, handel of productie. Naast de standaard functionaliteiten voor boekhouden beschikken deze versies ook over specifieke modules voor bijvoorbeeld voorraadbeheer en salarisadministratie. Aan de hand van de ERP Wijzer kun je zelf bepalen welke versie van Exact het beste aansluit bij jouw bedrijf.

Alle versies van Exact Online beschikken over een aantal basisfunctionaliteiten:

  • Mogelijkheid om real time samen te werken met een externe accountant.
  • Het verzenden van betalingsherinneringen.
  • Scan & Herken, waarmee informatie uit gescande facturen automatisch wordt herkend, en na menselijke controle kan worden geïmporteerd in het systeem.
  • Beschikbaar als mobiele applicatie.
  • Toegang tot een uitgebreid appcenter om je favoriete software te koppelen.

Exact Software wordt gezien als behoorlijk innovatief als het gaat om de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten. Voorbeelden hiervan zijn urenregistratie op een Android Smartwatch, mobiel factureren, een voorraadbeheer-app, opties voor materiaalplanning, de tracking-optie: ‘heeft de klant zijn factuur gezien?’. Met deze laatste functionaliteit kan worden nagegaan of de klant een verzonden factuur heeft geopend, zodat misverstanden over betalingen gemakkelijker te voorkomen zijn.

exact online modules

Wat kost Exact Online?

Exact Online kent geen éénmalige aanschafkosten. Het prijsmodel is gebaseerd op een vaste maandelijkse betaling. Dit is gebruikelijk voor pakketten die in de cloud worden aangeboden. De hoogte van de maandelijkse kosten hangt af van de gekozen versie van de software. De basisversie van de module ‘Exact Boekhouden’ kost 39€/maand voor één gebruiker. Extra gebruikers kunnen worden toegevoegd voor 17€/maand per persoon. De basisversie is niet voor elke organisatie geschikt. De ERP Wijzer 2023 biedt een overzicht van alle beschikbare Exact Online versies en modules, met bijbehorende prijzen. Als de prijs van Exact Online voor organisaties een obstakel vormt, bestaan er ERP-pakketten van andere software-aanbieders die voor een lagere prijs worden aangeboden.

Exact Online Boekhouden kan als aparte module worden afgenomen. In dat geval is de prijs afhankelijk van het aantal verkoopfacturen. Zijn dit er meer dan 5 per maand, dan is een ‘Boekhouden Plus’ licentie van 75€/maand vereist.

Verwerkt je bedrijf meer dan 100 verkoopfacturen per maand, dan biedt Exact ‘Boekhouden Professional’ voor 111€/maand. Deze versie kent geen limiet op het aantal verkoopfacturen. Elke extra gebruiker kan worden toegevoegd voor 17€/maand, ongeacht de versie. Ook gebruikers van het globale ERP-pakket van Exact hebben geen limiet op het aantal te verwerken verkoopfacturen.

Implementatie van Exact Online: zelf doen, of toch een partner?

Een voordeel van ERP-pakketten die online worden aangeboden, is de relatief korte implementatietijd in vergelijking met on-premise implementaties. Afhankelijk van de grootte en complexiteit van de bedrijfsomgeving kan gekozen worden voor een implementatie in eigen beheer, of uitgevoerd door een implementatiepartner van Exact. De meeste bedrijven kiezen er bij de implementatie voor samen te werken met een partner. Zeker als er bepaalde data moet worden gemigreerd, bijvoorbeeld afkomstig uit het oude ERP-systeem, het boekhoudprogramma of als data uit Excel-bestanden moet worden geïmporteerd.

Als er koppelingen met bestaande bedrijfssystemen nodig zijn, is het ook raadzaam een beroep te doen op een partner. In Nederland bestaat een groot aantal partijen die Exact-implementaties uitvoert. De prijzen en kwaliteit van deze partners lopen uiteen. ICT Portal beschikt over een database met betrouwbare Exact-leveranciers met bewezen performance. Daarnaast vind je in de ERP Wijzer 2023 een aantal praktische tips die kunnen dienen als richtlijn bij de selectie van de juiste partner van Exact Online.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer:

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2016, 9 februari). Exact Online, geschikt voor jouw organisatie of juist niet? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/erp-pakketten/exact-online
guest
0 Reacties
Inline Feedbacks
Bekijk alle reacties