WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

NAV 2018 en Business Central zorgen voor ERP-vernieuwing bij mkb

Tussen eind 2017 en de lente van 2018 kwam Microsoft met twee nieuwe ERP-pakketten voor kleine en middelgrote bedrijven: NAV 2018 en Business Central. De systemen passen binnen een hele reeks ERP-vernieuwingen die Microsoft recentelijk heeft doorgevoerd. Maar wat zijn nu precies de voornaamste nieuwigheden? Hoe verhouden NAV 2018 en Business Central zich tegenover elkaar en tegenover Dynamics 365? Is de scheidslijn tussen de pakketten voor het mkb en grote bedrijven nog wel zo duidelijk?

Inhoudsopgave:

  1. ERP-aanbod van Microsoft Dynamics
  2. NAV 2018 vs. Business Central
  3. Wat is er nieuw?
  4. Integratie met andere systemen
  5. Kosten van NAV 2018 en Business Central
  6. Upgrade vanuit vorige NAV-versies

De kleinere broers van Dynamics 365

Met NAV 2018 en Business Central brengt Microsoft twee erg gelijkaardige pakketten voor het mkb. De verbeteringen van deze nieuwe systemen liggen bovendien in lijn met die van Microsoft Dynamics 365 is een volledige cloud-oplossing, opgebouwd uit verschillende applicaties die af te nemen zijn in SaaS-vorm. Microsoft benadrukt zelf vooral de combinatie van ERP en CRM. Het bedrijf belooft een vergaande integratie met Office 365 en Power BI. In hoeverre worden deze beloftes ingelost? Voor wie is Dynamics 365 het overwegen waard? Wat kan het pakket verwezenlijken waar voorgaande versies te kort schoten?Dynamics 365. Zo is er ook in het nieuwe NAV-pakket en Business Central meer aandacht voor de integratie van Customer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie.Customer Relationship Management (CRM), en wordt er in alle drie de pakketten meer gebruik gemaakt van Interessante data over de interesses en behoeften van een prospect of klant zitten vaak verscholen in e-mails, telefoongesprekken of zelfs acties zoals het al dan niet openen van een persbericht. Microsoft heeft Artificiële intelligentie (AI) opgenomen in zijn ERP- en CRM-modules om bedrijven te helpen om uit de overvloed aan beschikbare data de waardevolle gegevens te halen. Een CRM-systeem is natuurlijk op zich al gemaakt om klantrelaties beter te beheren en begrijpen. De functionaliteiten van de meeste systemen zijn echter beperkt. De basisfunctionaliteiten van Microsoft Dynamics CRM worden vooral gebruikt om alle klantdata bij elkaar te houden. Gespreksverslagen, aantal websitebezoeken, e-mailverkeer, persoonlijke data, eerdere aankopen en contacten met de klantenservice zijn voorbeelden van zulke klantdata. Werknemers moeten deze data zelf manueel interpreteren en de eventuele verbanden zien.artificial intelligence en Bedrijven die gebruik maken van business intelligence, analyseren grote hoeveelheden ‘ruwe’ data, met als doel daarmee waardevolle informatie te verkrijgen voor het maken van strategische en operationele bedrijfsbeslissingen (business insights). Deze zogenaamde ruwe data is meestal afkomstig uit verschillende softwaresystemen binnen het bedrijf, zoals een ERP, HRM, DMS of gespecialiseerde financiële software. Business Intelligence (BI).

Dat Microsoft het mkb voor ogen had als specifieke doelgroep bij de creatie van NAV 2018 en Business Central betekent echter niet dat afwijken onmogelijk is. Bepaalde kleine of middelgrote bedrijven stellen bijvoorbeeld hogere functionele eisen, en kijken dus het beste naar (een basisversie van) Dynamics 365. Bovendien is ook Microsoft Dynamics AX 2012, voorheen bekend als Axapta, is een zeer compleet ERP-systeem voor organisaties met verschillende (inter)nationale locaties. Het is het enige nog bestaande ERP-pakket van Microsoft dat on-premise geïnstalleerd wordt. Nieuwe installaties worden nauwelijks meer uitgevoerd. De nieuwste versie van AX is Dynamics 365, maar dit systeem is alleen in de cloud te implementeren.Dynamics AX 2012 nog steeds op de markt. Om oriënterende projectleiders op weg te helpen is in de De Whitepaper Dynamics 365 is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van Microsoft Dynamics 365 voor ERP en/of CRM. U vindt er onder andere: prijzen, functionaliteiten, een vergelijking van de verschillende formules, tips en belangrijke valkuilen.Whitepaper Dynamics 365 een uitgebreide vergelijking van bestaande Microsoft-pakketten opgenomen.

microsoft dynamics cloud erp on-premise

Wat is het verschil tussen NAV 2018 en Business Central?

Twee nieuwe pakketten, maar wat zijn de verschillen precies? Vooral doorgewinterde en tevreden NAV-gebruikers hebben waarschijnlijk twijfels omtrent de noodzaak voor Business Central. Deze twijfel wordt versterkt door het feit dat NAV 2018 en Business Central op functioneel vlak weinig tot niets verschillen. We kunnen stellen dat Business Central de Een ERP-systeem in de cloud is bedoeld voor het automatiseren van bedrijfsprocessen. Het systeem functioneert online, via de webbrowser of een applicatie. Daarmee hebben medewerkers toegang tot de ERP-software die draait op de servers binnen of buiten de eigen organisatie. Is een ERP-systeem aangeboden als SaaS (Software as a Service) wel zo interessant als de grote aanbieders doen geloven? Hebben fabrikanten als Microsoft, Oracle of het Nederlandse Exact Software gelijk als ze het hebben over de lage kosten?cloud-versie is van NAV 2018. Ook NAV kan door implementatiepartners gehost worden in een eigen cloud, maar Business Central draait op het eigen Azure-platform van Microsoft en is technisch ingericht op basis van het Common Data Model (net als Dynamics 365). Om oriënterende projectleiders te helpen in de keuze voor het ene of andere systeem zijn in de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich willen informeren over de prijzen en mogelijkheden van een (nieuw) ERP-pakket. U vindt er gedetailleerde informatie over verschillende pakketten, waaronder Microsoft Dynamics.ERP Wijzer de specifieke technische gevolgen van dit verschil opgenomen.

Weetje: Microsoft verandert regelmatig de benaming van de verschillende ERP-pakketten zijn er in allerlei soorten en maten, maar welke systemen passen het beste bij uw organisatie? En wanneer het juiste ERP-pakket is gevonden, welke ERP-leverancier heeft de beste pakketprijzen en blinkt uit in betrouwbaarheid? Het is belangrijk om te weten dat het selecteren van een ERP-pakket eigenlijk niet bij de selectie zelf begint. Er gaat eerst een ander proces vooraf aan de selectie van de juiste ERP-software. Organisaties die de bedrijfsprocessen uitvoerig in kaart brengen komen achteraf minder vaak voor verrassingen te staan. Het maken van een zogenaamde blueprint zorgt ervoor dat een bedrijf een duidelijk beeld heeft van de interne afdelingen, hun onderlinge verhoudingen en processen. Zo kunnen er vervolgens belangrijke besluiten worden genomen, zoals de gewenste functionaliteiten en de manier waarop het pakket moet worden geïmplementeerd (on-premise, cloud of hybride).ERP-pakketten. Door hun technische verschillen hebben Business Central en NAV 2018 voorlopig twee aparte namen gekregen. Er wordt echter hard gewerkt aan de verdere uniformisering van beide pakketten. Zodra NAV 2018 hetzelfde Common-Data-Servicemodel krijgt, is het bedrijf van plan om ook de namen van beide pakketten op elkaar af te stemmen. NAV 2018 is daarom in de herfst van 2018 hernoemd tot Dynamics NAV Business Central on premise.

Functionele vernieuwingen voor het mkb

De vernieuwingen in NAV 2018 en Business Central zijn legio, sommige net wat groter dan andere. Naast de algemene performance-verbeteringen en de vergrootte rapportagemogelijkheden die Microsoft heeft doorgevoerd zijn er ook specifieke functionele veranderingen.

Verbeterde OCR-functionaliteit

Uniformiteit van data is een basisvereiste voor de meeste bedrijven. Veel organisaties ontvangen echter ook documenten die niet automatisch ingelezen kunnen worden in het ERP-systeem. De gegevens op een Facturen worden steeds vaker elektronisch verstuurd, maar dat is niet voldoende om van e-factureren te spreken. Een PDF-versie van een factuur is wel een elektronisch document, maar wordt niet meteen automatisch verwerkt. Bij een e-factuur gebeurt deze factuurautomatisering wel. De boekhoudsoftware van het verzendende bedrijf maakt een gestructureerd digitaal bestand aan dat het boekhoudsysteem van het ontvangende bedrijf elektronisch kan verwerken.pdf-factuur kunnen bijvoorbeeld niet automatisch in het De financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen.financiële gedeelte worden opgenomen. Om te voorkomen dat deze informatie manueel moet worden ingevoerd, werkt Microsoft sinds Dynamics NAV 2016 is een van de ERP-pakketten die Microsoft biedt voor bedrijven uit het mkb. Het pakket, dat ondertussen al verschillende opvolgers heeft, kan gezien worden als een keerpunt in het Microsoft ERP productgamma. Een van de grootste veranderingen bestond uit de nieuwe manier waarop software-updates worden doorgevoerd. Vóór NAV 2016 verschenen de software-updates met het verschijnen van een nieuwe versie (NAV 2009, NAV 2013, NAV 2015, etc.), vanaf NAV 2016 wordt het programma automatisch vanaf de servers van Microsoft geüpdatet.NAV 2016 samen de Samen met de groeiende noodzaak om alle bedrijfsdocumenten digitaal bewerkbaar te hebben, nemen ook de mogelijkheden voor OCR toe. Met OCR-technologie kunnen documenten geconverteerd worden naar een werkbaar digitaal formaat. Het programma wordt ook wel optische tekenherkenning genoemd. Sommige leveranciers bieden losse pakketten aan, andere hebben een OCR-module in hun DMS-pakket. Weer andere bedrijven hebben scanners met OCR ontwikkeld.OCR-dienst Lexmark ICS. In NAV 2018 en Business Central is deze functionaliteit verder geperfectioneerd. In deze nieuwe versie kunnen de basisgegevens over leveranciers eenvoudig gesynchroniseerd worden. Dit zorgt voor een hogere graad van herkenbaarheid, en dus steeds minder noodzaak tot handmatige import van gegevens. Ter IT-security is het geheel van beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat bedrijfsinformatie beschermd wordt. Hiervoor worden verschillende soorten technologie gebruikt. Het kan gaan over de beveiliging van digitale data, maar ook van data op fysieke dragers (die met technologische middelen beschermd worden). beveiliging kan deze synchronisatie te allen tijde worden in- of uitgeschakeld.

Hoe stem je de boekhouding en HR op elkaar af?

Financieel management raakt elk vlak van de bedrijfsvoering, zo ook het Human Resources-gedeelte. Hoewel sommige bedrijven beide disciplines graag strikt scheiden, kan een integratie van bepaalde aspecten toch handig zijn. In NAV 2018 en Business Central hebben bedrijven daar twee specifieke mogelijkheden toe:

Import van payroll

Dit is vooral handig voor bedrijven waarbij de Wanneer een organisatie zich oriënteert op een (nieuw) systeem voor loonadministratie, is het essentieel om eerst de salarisworkflow goed te begrijpen. Elk bedrijf voert een variatie uit op het standaardproces voor salarisadministratie. Deze standaard bestaat uit de verzameling van loongegevens voor een bepaalde periode (input), de loonberekening op basis van deze gegevens (verwerking), en de uitvoering van de betaling en creatie van loonstroken (output).salarisverwerking relatief eenvoudig is, en die deze graag zelf in handen hebben. Door de integratie met programma’s zoals Quickbooks en Ceridian kunnen vooraf gedefinieerde formules worden toegepast. Zo kunnen loonverwerkingen meteen vanuit het ERP-systeem geregeld worden.

Journaalposten toevoegen op medewerker

Na de verwerking moet het loon van een werknemer natuurlijk ook nog daadwerkelijk uitbetaald worden. Om de boeking van deze betalingen rechtstreeks vanuit het ERP te kunnen doorvoeren, moesten werknemers in de vorige NAV-versies worden geregistreerd als leveranciers. In NAV 2018 en Business Central kunnen journaalposten toegevoegd worden op medewerker, waardoor deze kostenpost ook correct wordt opgenomen in de benodigde Onder financial reporting wordt verstaan dat een bedrijf zijn financiële rapportages opstelt en bekend maakt. Deze rapportages zijn een weergave van de financiële prestaties van een bedrijf binnen een bepaalde tijdspanne, traditioneel gezien een jaar. Vandaar dat er ook vaak naar wordt verwezen met de term jaarrekening. De ontvangers van deze rapportages zijn externen (belanghebbenden, ook wel ‘stakeholders’ genoemd) zoals investeerders en de wetgever. Elke Nederlandse onderneming is verplicht een jaarrekening op te stellen en naar de Kamer van Koophandel te sturen.financiële rapportages.

nav 2018 medewerker journaalposten

Deze vernieuwingen op het vlak van HRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen.Human Resource Management blijven beperkt tot het payroll-gedeelte. Daarnaast bieden NAV 2018 en Business Central enkele basisfunctionaliteiten voor de core-HR. Een bedrijf dat meer uitgebreide HR-processen wilt optimaliseren kijkt het beste naar een integratie met specifieke HR-functionaliteiten uit het aanbod van Dynamics 365. De De Whitepaper Dynamics 365 is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van Microsoft Dynamics 365 voor ERP en/of CRM. U vindt er onder andere: prijzen, functionaliteiten, een vergelijking van de verschillende formules, tips en belangrijke valkuilen.Whitepaper Dynamics 365 geeft een overzicht van de mogelijkheden voor HRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen.HRM die Microsoft aanbiedt.

Eenvoudiger zoeken op dimensies

Bedrijven zoeken continu naar manieren om sneller de juiste informatie te vergaren. Om te kunnen filteren op dimensies, moeten gebruikers in veel gevallen eerst op dataniveau speciale codes toevoegen aan bijvoorbeeld klanten of facturen. Door deze Metadata kunnen worden omschreven als gegevens over gegevens. De term meta komt van het Griekse prefix μετά, dat “nadien” of “over” betekent. Deze prefix wordt meestal gebruikt om aan te geven dat er verder op de basisterm zal worden ingegaan. Metadata geven dus de context, een beschrijving en extra informatie over een basiselement zoals een document, een webpagina, een afbeelding of een video. In het geval van webpagina’s zijn metadata terug te vinden in de vorm van metatags.metadata kan er namelijk eenvoudig gefilterd worden op bijvoorbeeld Nederlandse bedrijven, klanten in een bepaalde sector of op bedrijven die in dollar gefactureerd worden. De toevoeging van deze data kost echter extra tijd. De nieuwe dimensiefilter is eenvoudiger in gebruik omdat hij rechtstreeks op inhoud kan filteren, zonder codes op dataniveau te hoeven toevoegen.

Verdere automatisering van intercompany

Tegenwoordig hebben nogal wat bedrijven een ietwat complexe bedrijfsstructuur. Ze bestaan bijvoorbeeld uit meerdere bv’s, hebben een onderlinge verhouding als dochter- en moederbedrijf, of vallen onder een grotere holding. Voor een vlotter verloop van de transacties tussen gelinkte bedrijven, heeft Microsoft de intercompany activiteit verder geautomatiseerd. Neem bijvoorbeeld een bedrijf dat onder de ene bv De grootste uitdaging van bedrijven in de installatie- en onderhoudsbranche is dat ze voor een groot deel van de tijd ‘buitenshuis’ aan het werk zijn. De installaties en onderhoudsbeurten gebeuren meestal op locatie bij de klant. Ondanks de mogelijkheid om te bellen, e-mailen, Skypen etc., blijft de communicatie tussen de buitendienst en het (hoofd)kantoor nog vaak een probleem. Op kantoor moet in principe in real-time bekend zijn wat medewerkers op locatie aantreffen en welke taken ze uitvoeren. Daarnaast moeten deze medewerkers ter plekke project-, product- of bedrijfsinformatie kunnen raadplegen.onderhoud van waterkoelingsystemen verzorgt, en in een andere bv in onderdelen handelt. Als de onderhoudsdienst een onderdeel bestelt bij de bv die zich met de handel bezighoudt, wordt dit meteen als aankoop geregistreerd bij deze onderhoudsdienst, en als Bij verkoopbeheer, ook wel sales management genoemd, verzamelen en analyseren bedrijven al hun beschikbare verkoopdata. Systemen voor verkoopbeheer worden ingezet voor het beheer van verkoopteams en -kanalen, de optimalisatie van de klantenservice, en de creatie van verkoopstrategieën. Vooral handels- en productiebedrijven maken gebruik van dit soort systemen.verkoop bij de handelsdienst. Voor holdingen is het ook interessant dat via dit systeem de kosten meteen in de tabellen van kostenplaatsen kunnen worden opgenomen.

Inkoop en verkoop eenvoudiger gestroomlijnd

Vanuit NAV 2018 en Business Central kunnen binnenkomende klantenorders automatisch worden omgezet in inkooporders. Zo worden artikelen voor de handel of onderdelen voor productie meteen besteld en kan de klant sneller geholpen worden.

Tip: Na het ontvangen van een klantenorder moet er in een Een handelsonderneming kiest vaak voor de aanschaf van een systeem voor Enterprise Resource Planning (ERP) dat speciaal gericht is op de handelsactiviteiten zoals orderpicking, magazijnindeling en voorraadbeheer. Voor welke specifieke problemen kan een ERP een oplossing bieden? Welke functionaliteiten zijn essentieel voor de handel? Hoe kan de software bijdragen aan hogere winstmarges?ERP voor de handel een hele reeks acties in gang gezet worden. Vaak zijn deze acties heel erg sectorspecifiek. Vraag daarom aan de implementatiepartner of zij het proces optimaal kunnen automatiseren.

Gebruikerstaken aanmaken

Taakbeheer kan een lastige zaak zijn binnen een bedrijf. Vragen en taakjes worden nog vaak alleen mondeling doorgegeven en doorgemaild. Regelmatig worden ze daarom vergeten of te laat uitgevoerd. Om dit te voorkomen bestond er al geruime tijd een vorm van taakbeheer binnen In 2018 kwam Microsoft met een grote vernieuwingsslag: Dynamics 365. Met deze vernieuwing werd naast ERP ook CRM onder handen genomen, en werd de uitfasering van voorgaande CRM-pakketten in gang gezet. Sinds Dynamics 365 is Microsoft volledig gaan inzetten op de cloud. Sommige partners blijven oplossingen nog wel lokaal op de eigen servers installeren, maar Microsoft probeert zijn klanten zoveel mogelijk naar de cloud en in het SaaS-model te bewegen. Veel implementatiepartners van Microsoft weigeren zelfs projecten van bedrijven die niet bereid zijn naar de cloud te migreren. Dynamics CRM. Het aanmaken van gebruikerstaken is nu ook uitgebreid naar de kern van het ERP. Vanuit NAV 2018 of Business central kan een werknemer taken voor zichzelf of anderen aanmaken en deze ‘vasthangen’ aan een persoon of document. Zo worden de taken meteen in de kern van het ERP uitgevoerd, en verzekert een bedrijf zich van de uniformisering van data.

nav 2018 taakbeheer user task

Directe transfers registreren

Met directe transfers wordt bedoeld dat producten in real-time worden overgeboekt van de verkoper naar de aankoper. In vorige NAV-versies werd er uitgegaan van een transactietijd tussen de verkoop van een product, en het moment van aankomst bij de klant. Dit is logisch als het om fysieke producten gaat. Ze moeten namelijk vervoerd worden. In dit geval geeft de verkoper aan dat het product verzonden is, en registreert de aankoper de ontvangst. Door de toenemende verkoop van virtuele producten is dit echter niet altijd meer nodig. Een e-learning-module kan bijvoorbeeld meteen na aankoop gedownload worden. Daarom heeft Microsoft er bij dit soort transacties voor gezorgd dat aankopers de ontvangst niet meer hoeven te registreren.

Verhoogd gebruiksgemak

Naast functionele verbeteringen heeft Microsoft ook enkele aanpassingen gedaan die het gebruiksgemak verhogen, of die ervoor zorgen dat medewerkers het systeem sneller omarmen. De user adoption van een ERP-systeem zal echter niet uitsluitend gebeuren door de technische aanpassingen in NAV 2018 en Business Central. In de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer staan 5 tips om gebruikers het ERP systeem te doen omarmen.

Enkele van de verbeteringen in het gebruiksgemak van NAV 2018 en Business Central zijn:

  • Een eenvoudig te personaliseren eigen weergave
  • Eenvoudig en snel van rol veranderen (voor gebruikers die het systeem in verschillende functies moeten kunnen benaderen)
  • Verbeterde helpfunctie
  • Verbeterde user interface aangepast aan tablets of smartphones
  • Zelf opzetten van centrale instellingen

In de nieuwe ERP-systemen van Microsoft voor het mkb kunnen de business manager en de accountant centraal bepaalde instellingen configureren. Dit gaat bijvoorbeeld over de gebruikte munteenheid en taal. Deze kunnen gelden voor iedereen en elke werkruimte, of voor specifieke taken en werknemers. Instellingen hoeven dus niet meer apart in elke werkruimte worden aangepast.

nav 2018 instellingen configureren setup

Tip: Bedrijven kunnen er ook voor kiezen om via de centrale instellingen een uitgebreidere configuratie door te voeren, zoals het opzetten van eenvoudige Een workflow, werkstroom genoemd in het Nederlands, is een opeenvolging van stappen die bedrijven moeten doorlopen om een bedrijfsproces uit te voeren. Met een workflow wordt in een softwaresysteem vastgelegd hoe een bepaalde taak uitgevoerd moet worden, of hoe een document beheerd moet worden. Er wordt ook bepaald wie elke stap moet uitvoeren.workflows. Er moet dan wel rekening mee worden houden dat dit vaak veel tijd in beslag neemt. Soms kan het dus handiger zijn om deze configuratie toch aan de implementatiepartner over te laten.

Een steeds slimmer systeem

ERP-systemen worden steeds intelligenter. Denk bijvoorbeeld aan fotoherkenning, voorstellen voor de opstelling van grootboekrekeningen, en suggesties voor posting groups. Hiermee springt ook Microsoft mee op de kar van cognitive services en artificial intelligence. Hieronder staat deze voorbeelden uitgelegd.

Fotoherkening

Vooral voor handelsbedrijven is fotoherkenning een handige tool. Door een plaatje aan te klikken in de catalogus kan het systeem namelijk analyseren over welk product het precies gaat. Vanuit deze identificatie kan dan alle gewenste informatie worden opgevraagd, kunnen orders worden uitgevoerd, bestellingen worden geplaatst, etc. Bovendien kunnen er voor nieuwe artikelen suggesties gemaakt worden voor het registreren van productspecificaties. Ook de identificatie van personen vanuit een foto is al in beperkte mate mogelijk, al zullen de echte voordelen hiervan nog duidelijk moeten worden.

nav 2018 fotoherkenning beeldanalyse image analyzer

Rekeningvoorstellen

Een tweede slimme toepassing is die van de rekeningvoorstellen. In NAV 2018 en Business Central kunnen grootboekrekeningen op basis van de geregistreerde boekingen automatisch worden opgemaakt. Deze kunnen dan rechtstreeks of na wijziging doorgevoerd worden.

Suggesties voor posting groups

Ook de laatste slimme vernieuwing ligt op financieel vlak. NAV 2018 en Business Central kunnen nu zelf suggesties doen voor het bepalen van posting groups. Tot een bepaalde posting group behoren financiële transacties die dezelfde kenmerken hebben. Zo kan bijvoorbeeld de posting group ‘afschrijvingen onroerende goederen’ bestaan. Opdelen in posting groups is handig voor tussentijdse boekingen. Hierbij wordt het type transactie door een medewerker vastgelegd voordat de financiële dienst de boeking doorvoert. Dit helpt bedrijven bij de financiële rapportages, omdat ook van de niet-verwerkte transacties al duidelijk is waar ze juist betrekking op hebben.

Hoe integreren NAV 2018 en Business Central met andere bedrijfssoftware?

In NAV 2018 en Business Central zijn een aantal mogelijkheden opgenomen voor standaardintegraties met andere Microsoft-producten. Bovendien werkt de softwaregigant ook aan een model waardoor opschalen vanuit om het even welke versie eenvoudiger wordt. Dit model heeft de naam One Microsoft gekregen.

Tip: In sommige sectoren kunnen integraties met Onder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken.bedrijfssoftware van andere producenten handig zijn. Dit soort integraties wordt het beste met de implementatiepartner besproken, die bij voorkeur veel ervaring heeft in de betreffende sector. In de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer staan nog vier tips bij het selecteren van de juiste partner voor het ERP-traject.

Integratie met Dynamics CRM

In NAV 2018 en Business Central zijn standaard een aantal CRM-software wordt traditioneel gezien opgedeeld in functionaliteiten voor marketing, verkoop en klantenservice. Binnen deze categorieën zijn er echter enorm veel mogelijkheden. Wat doen de verschillende modules? En welke zijn de beste voor een specifiek bedrijf?CRM-functionaliteiten opgenomen. Deze blijven echter erg beperkt. Verschillende bedrijven willen meer dan het opvolgen van prospects en de registratie van klantgegevens. Ze willen dat hun CRM echt meedenkt, dat er vanuit verkooptendensen en beproefde marketingstrategieën specifieke verkoopacties en campagnes worden opgezet. Veel bedrijven kiezen er daarom voor om meteen Sales of Marketing mee te Onderzoek naar de uitkomsten van verschillende implementaties leveren verschillende resultaten op: van gestegen efficiëntie binnen een organisatie, tot kopzorgen door een totaal mislukt project. Maar waarom zijn de resultaten zo verschillend en hoe wordt ERP-software succesvol geïmplementeerd? Wat staat een bedrijf te wachten bij de start van een ERP-implementatietraject?implementeren. Deze Dynamics 365 is opgebouwd uit vrij te kiezen applicaties, met elk hun specifieke functionaliteit(en). Een organisatie zal dus apps kiezen naargelang de bedrijfsprocessen die geoptimaliseerd moeten worden. Microsoft geeft haar klanten zowel de kans om de verschillende applicaties afzonderlijk als in een vastgelegde combinatie af te nemen. De meeste bedrijven kijken in de eerste plaats naar Dynamics 365 om hun kernprocessen te optimaliseren. Onder andere productie- en handelsbedrijven hebben vaak behoefte aan een oplossing voor financiële, operationele en retailactiviteiten. Voor dit doel zijn de applicaties Finance and Operations en Retail uitgewerkt.applicaties uit Dynamics 365 zijn de opvolgers van Dynamics CRM, en worden vaak met dezelfde naam benoemd. De traditionele Dynamics CRM (on premise of gehost in de Cloud computing is het gebruik van software of opgeslagen gegevens (database) via een netwerk, meestal het internet. Bedrijfssoftware of een database in de cloud kan op uw eigen servers worden geïnstalleerd of op de servers van een derde partij. Een bedrijf hoeft bovendien niet volledig voor de cloud of het lokale model te kiezen: lokaal geïnstalleerde software kan in veel gevallen perfect gebruik maken van een online database.cloud) kan ook nog steeds afgenomen worden in combinatie met NAV.

Office-integratie

Onontbeerlijk voor een ERP-systeem, zeker van Microsoft, is de integratie met Office 365 is de document management oplossing in de cloud van Microsoft, maar biedt ook mogelijkheden voor het creëren van documenten (Word, Excel, PowerPoint, etc.). Office 365 is inmiddels voor een groeiend aantal bedrijven een serieus alternatief voor de on-premise versie van het MS Office-pakket. In een bepaald opzicht lijkt Office 365 op de on-premise versie, maar er zijn wel degelijk een aantal verschillen. Wat zijn deze verschillen precies?Office. In NAV 2018 en Business Central is deze integratie verbeterd. Excel-templates voor rapportages kunnen nu rechtstreeks in de webclient van het ERP bewerkt worden. Om aanpassingen te doen via toetsencombinaties, moet er nog wel een uitstapje gemaakt worden naar de echte Office-toepassing, maar deze aanpassingen worden automatisch gesynchroniseerd en dus overgenomen in de webclient.

Eenvoudig opschalen via One Microsoft

One Microsoft is de naam voor het hele ecosysteem waar Microsoft naartoe werkt. Het idee is dat álle Microsoft-producten naadloos op elkaar aansluiten. Groeiende bedrijven uit het mkb en implementatiepartners zijn hierin vaak geïnteresseerd. Zodra alle Microsoft-producten technisch zijn opgebouwd via hetzelfde Common Data Model, integreren extra aangeschafte applicaties volledig, en hoeft er niet meer met aparte connectoren gewerkt te worden. Dit maakt het toevoegen van specifiek ontworpen applicaties of opschalen naar bijvoorbeeld Dynamics 365 een stuk eenvoudiger. In de De Whitepaper Dynamics 365 is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van Microsoft Dynamics 365 voor ERP en/of CRM. U vindt er onder andere: prijzen, functionaliteiten, een vergelijking van de verschillende formules, tips en belangrijke valkuilen.Whitepaper Dynamics 365 is een overzicht opgenomen van wat Dynamics precies kan betekenen voor groeiende bedrijven.

De Business Central is ontworpen op basis van het Common Data Model, en kan dus in principe relatief eenvoudig opgeschaald worden. Wat betreft NAV 2018 ligt het net iets anders. Omdat dit pakket is doorontwikkeld op vorige NAV-versies, en in de basis is ontworpen om volledig on-premise te draaien, zijn er nog bepaalde technische specificaties die aangepast moeten worden om volledig binnen One Microsoft te vallen.

Tip: Blijf opletten met maatwerk. Om te kunnen opschalen, moet ook dit ‘volgens de regels’ ingericht zijn. Dit betekent dat het niet meer geschreven mag zijn in C/AL language in NAV, maar de vorm van extensions in VS-code staat voor Visual Studio Code. Dit is een open source broncode editor van Microsoft waarmee doorontwikkeld kan worden op de broncodes van Microsoft zelf, Linux of Apple. VS-code zelf is gratis, maar om de broncode van de programma’s te kunnen bewerken, moeten er wel rechten gekocht zijn van het originele product. Zo kunnen bedrijven zonder licentierechten op een ERP-systeem van Microsoft, geen extra functionaliteiten of applicaties schrijven voor dit programma. Bovendien geven de meeste leveranciers ook de rechten op de broncode niet meteen aan de eindklant, maar gaat de extra softwareontwikkeling via gecertificeerde partners.VS-code moet hebben. Vraag de implementatiepartner hier dus zeker naar.

Kostenmodel NAV 2018 en Business Central

Bij beide pakketten heeft een bedrijf de keuze tussen een basispakket en een uitbreiding. Bij NAV heten deze versies Starter pack en Extended pack. Bij Business Central werden ze Essentials en Premium genoemd. Functioneel gezien zijn de basispakketten en uitbreidingen van NAV 2018 en Business Central bijna gelijk. Het licentiemodel daarentegen is wel wezenlijk anders.

In de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich willen informeren over de prijzen en mogelijkheden van een (nieuw) ERP-pakket. U vindt er gedetailleerde informatie over verschillende pakketten, waaronder Microsoft Dynamics.ERP Wijzer vinden oriënterende projectleiders een overzicht van de exacte functionaliteiten die in elke versie van NAV 2018 en Business Central inbegrepen zijn.

Licentiemodel van NAV 2018

Het licentiemodel van NAV 2018 heeft twee varianten: een volledige aankoop van Softwarelicenties zijn de wettelijke vastlegging van eigendom van software, of geven de formele toestemming voor het gebruik ervan. De aard van de licenties wordt beschreven in een contract, waarbij de gebruiker instemt met de voorwaarden die vasthangen aan de aankoop of het gebruik van licenties. Deze voorwaarden zijn anders voor elke software, leverancier, gebruikersrol enzovoort. Zo is er bijvoorbeeld een verschil tussen open-source-software en propriëtaire software (eigendomssoftware).licenties, of een maandelijks abonnement. Een volledige aankoop is interessant voor bedrijven die het systeem volledig on-premise willen laten draaien, en een in house IT-dienst hebben voor het onderhoud en de support.

Bij het starter pack on-premise zijn drie concurrent full users inbegrepen. Dit wil zeggen dat er drie personen tegelijkertijd met volledige bevoegdheid in het systeem kunnen werken. Als er meer gebruikers op hetzelfde moment in het systeem moeten inloggen, zal een bedrijf moeten kiezen voor de toevoeging van extra licenties. Bij de toevoeging van licenties kan gekozen worden voor Vaak wordt er met full user gerefereerd aan gebruikers die bevoegd zijn om gegevens uit een softwaresysteem te raadplegen en wijzigingen door te voeren. De term staat tegenover de benaming limited user: een gebruiker die het systeem wel kan raadplegen, maar beperkt is in de verwerkingsmogelijkheden. Een strakke afbakening van de twee termen bestaat echter niet. De invulling verschilt per soort software, pakket en leverancier.full users, of voor Over het algemeen wordt met limited user gerefereerd aan gebruikers die software kunnen raadplegen, maar geen (grote) wijzigingen kunnen doorvoeren. Zo kunnen werknemers op de productieafdeling bijvoorbeeld in de module voor Shop Floor Control van het ERP-systeem de productieplanning raadplegen. Soms kan hen ook de mogelijkheid geboden worden om bij het voltooien van bepaalde werkzaamheden hun taak af te vinken. Een full user heeft daarentegen meer rechten en (vaak volledige) bevoegdheden.limited users. Limited users hebben inzage in gegevens en kunnen aanpassingen doorgeven, maar ze niet meteen doorvoeren. Een factuur kan dan bijvoorbeeld klaar gezet worden, maar moet door een full user van de boekhouding nog echt ingeboekt worden.

Onderstaande prijzen geven een indicatie van de licentiekosten voor NAV 2018 on-premise. Afhankelijk van de mate van support die van de implementatiepartner wordt verwacht, en de extra oplossingen en diensten die een bedrijf wil afnemen, zullen hier nog bepaalde kosten bijkomen. De jaarlijkse onderhoudskosten liggen gemiddeld tussen de 15 en 20 procent.

nav 2018 licentie on premise

Verschillende Microsoft-partners bieden NAV 2018 ook aan in abonnementsvorm. Dit is meestal het geval wanneer de partner het systeem ook host in de cloud. Dit kan in een datacenter van dezelfde partner, of op een locatie gekozen door het bedrijf. In het geval van een maandelijks abonnement zijn de onderhoudskosten inbegrepen in de prijs. In dit scenario biedt de ERP-leveranciers zijn er in overvloed op de Nederlandse markt. Stuk voor stuk proberen ze de beste op hun terrein te zijn. Er zijn verschillende factoren op basis waarvan een bedrijf voor een bepaalde leverancier kiest. De kwaliteit van de dienstverlening is een zeer belangrijk aspect, maar is vooraf moeilijk in te schatten. Welke leverancier sluit goed aan bij mijn bedrijf? Dit is de hamvraag bij elk ERP implementatietraject. Het is ook niet altijd een gemakkelijke vraag om beantwoord te krijgen. Er bestaat helaas niet zoiets als een top 10 van ERP-leveranciers waar elk bedrijf uit zou moeten kiezen.leverancier eigenlijk dus een SaaS-licenties zijn licenties die periodiek gefactureerd worden. SaaS staat voor Software as a Service. De leverancier biedt de oplossing dus niet te koop aan, maar factureert voor het gebruik ervan.SaaS-model aan.

nav 2018 licentie saas

Licentiemodel van Business Central

Het licentiemodel van Business Central is eenvoudiger dan dat van NAV. Dit pakket draait op het Azure-platform van Microsoft zelf, en kan dus niet volledig aangekocht worden. Er zijn alleen licenties volgens het SaaS-model. Bedrijven betalen maandelijks voor de gebruikersrechten per user. De prijzen voor essentials en premium zijn telkens voor een full user. Bovendien kunnen er team members worden toegevoegd. Hun bevoegdheden zijn gelijkaardig aan die van limited users uit NAV 2018.

business central licentie cloud

Opmerking: Aangeven prijzen zijn indicatief en blijven beperkt tot de ERP-basis. Voor een optimale werking worden NAV 2018 en Business Central door een implementatiepartner specifiek voor het bedrijf ingericht. Het kenniscentrum doet onafhankelijk onderzoek naar verschillende partners, hun specialiteiten en referenties en kan oriënterende projectleiders met deze kennis op weg helpen (tel. 020-36 90 457).

Hoe verloopt de upgrade vanuit vorige NAV-versies?

Voor bedrijven die al met NAV werken is een overstap naar de nieuwe versies vaak een logische stap. Afhankelijk van de situatie zal dit proces een bepaalde implementatietijd met zich meebrengen. Ook de aandachtspunten zijn verschillend voor verschillende scenario’s.

Van voorgaande NAV-versies naar NAV 2018

Voor bedrijven die vanuit voorgaande versies de overstap willen maken naar NAV 2018 is die overstap in veel gevallen relatief eenvoudig. Er zijn grosso modo drie scenario’s te onderscheiden:

1. De huidige NAV-versie is verouderd

Voor verouderde versies kan een upgrade noodzakelijk zijn om op een vlotte manier te kunnen blijven werken met het ERP-systeem. Oudere versies worden bijvoorbeeld niet meer technisch ondersteund of sluiten niet meer aan op andere bedrijfssoftware. In dit geval komt de implementatie van NAV 2018 neer op een eenvoudige installatie. De duur van dit proces hangt af van de doorloop van testdata en de herziening van procedures. Af en toe moet er ook een kleine configuratie plaatsvinden. In principe kan dit proces in een paar dagen afgerond zijn.

2. Het bedrijf heeft behoefte aan de verbeteringen in NAV 2018

De verbeteringen in NAV 2018 ontstaan niet zomaar. De doorontwikkeling van Microsoft wordt (indirect) gestuurd door gebruikers. Veel bedrijven die voorgaande NAV-versies gebruiken, willen dan ook graag overschakelen. Door gebruik te gaan maken van nieuwe of verbeterde functionaliteiten zullen deze bedrijven vooral nog meer tijd besparen of fouten verder terugdringen. Het implementatietraject voor de toevoeging van extra functionaliteiten is erg verschillend naargelang de versie van waaruit wordt geupdate, en de extra functionaliteiten die het bedrijf wil gaan gebruiken. Er moet rekening gehouden worden met een gemiddelde implementatie twee weken tot drie maanden.

3. Maatwerk kan vervangen worden door Microsoft-oplossing

Dit scenario is gelijkaardig aan dat besproken bij 2. Door de continue ontwikkeling bij Microsoft kan het namelijk voorkomen dat waar vroeger maatwerk nodig was, nu een standaardoplossing bestaat. Als deze standaardoplossing hetzelfde werk kan uitvoeren als het voordien uitgevoerde maatwerk, is het interessant om over te stappen. Op deze manier verzekert een bedrijf zich van de uniformiteit van het systeem. Aangezien dit scenario vergeleken kan worden met het toevoegen van functionaliteiten, komt ook de gemiddelde implementatietijd overeen, namelijk twee weken tot drie maanden.

Van voorgaande NAV-versie naar Business Central

De overstap naar Business Central is in grote lijnen hetzelfde als die naar NAV 2018. Belangrijk verschil is wel dat Business Central een ander servicemodel heeft, namelijk het Common Data Model. Partners hebben voorlopig nog geen upgrades rechtstreeks vanuit vorige NAV-versies uitgevoerd, omdat Microsoft nog volop aan de toolkits werkt. Leveranciers vermoeden ook dat gebruikers die versies 2016 of ouder hebben voorlopig eerst de stap zullen moeten maken naar NAV 2018. Het functioneel verschil tussen versies van vóór 2017 en Business Central is namelijk erg groot.

Update maart 2020: inmiddels zijn er een beperkt aantal leveranciers die ervaring hebben met het overzetten van NAV naar Business Central. Neem even contact op met het kenniscentrum om de meest geschikte leverancier voor uw bedrijfssituatie te vinden: selectie@ictportal.nl

Tip: De aangegeven implementatietijden voor upgrades zijn indicatief. Deze kunnen per project heel erg verschillen. Interessant is wel om een gefaseerde upgrade uit te voeren. Door eerst te focussen op de basis van het systeem en de prioriteiten van het bedrijf, kan een organisatie al snel operationeel zijn. Terwijl er al met het systeem gewerkt wordt, kan de upgrade dan stap voor stap vervolledigd worden.

Naast een overstap is het natuurlijk ook mogelijk dat bedrijven vanuit een ander pakket of zelfs vanaf nul met NAV of Business Central willen gaan werken. In dat geval lopen de implementatietijden meestal iets meer op. In de De Whitepaper Dynamics 365 is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van Microsoft Dynamics 365 voor ERP en/of CRM. U vindt er onder andere: prijzen, functionaliteiten, een vergelijking van de verschillende formules, tips en belangrijke valkuilen.Whitepaper Dynamics 365 staan gemiddelde implementatietijden voor een volledige installatie van de verschillende Microsoft-pakketten.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 2 Gemiddeld: 5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 30 april). NAV 2018 en Business Central zorgen voor ERP-vernieuwing bij mkb. Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/erp-pakketten/dynamics-nav-2018-business-central