Robotic Process Automation (RPA): software-robots nemen manuele taken over

Inhoudsopgave:

1. Definitie van RPA
2. Software-robots nemen taken over
3. Welke types software-robots zijn er?
   1. Robots die samenwerken met werknemers
   2. Zelfstandige robots
4. Robots voor de boekhouding
5. Robots op andere afdelingen
6. RPA gecombineerd met andere technologieën
   1. RPA met OCR
   2. RPA met Artificial Intelligence
7. RPA is niet hetzelfde als BPM

Wat is RPA?

Robotic Process Automation, of robotgestuurde procesautomatisering in het Nederlands, is een techniek die gebruikt wordt om bepaalde, repetitieve taken in een bedrijf te automatiseren. Het gaat hierbij niet om fysieke handelingen, zoals de assemblage van een wagen, maar wel om administratieve taken. Door middel van RPA worden software-robots (een soort digitale werknemers) gecreëerd, die een deel van de werklast overnemen van menselijke werknemers. Software-robots kunnen onder andere: tekst kopiëren en plakken in het juiste systeem, data uit (pdf-)documenten extraheren, bestanden verplaatsen, documenten downloaden, en e-mails ontvangen en versturen.

Waarin verschillen software-robots van werknemers?

Robots die gecreëerd worden met RPA kunnen 24/7 taken uitvoeren, en deze taken gaan ook veel sneller dan wanneer een werknemer ze zou moeten uitvoeren. Neem bijvoorbeeld het verwerken van verkoopcommissies. Een werknemer moet daarvoor alle pdf’s met verkoopakkoorden uit het systeem halen en uit deze akkoorden de verkoopprijs halen. Daarna moeten de verkoopprijzen worden overgezet naar het commissiebeheersysteem en moet aan elke deal de juiste verkoper worden gekoppeld, zodat de commissie kan worden berekend. Ten slotte moet ook de berekening goedgekeurd worden. Stel dat dit proces een werknemer per week 3 uur tijd kost, dan kan een software-robot dit in 3 minuten.

Bij het instellen van software-robots is het goed om te weten dat een robot de verschillende taken die hem worden toegewezen sequentieel uitvoert, en niet simultaan. Je kan een robot dus niet meer taken geven dan hij achtereenvolgens in 24 uur kan uitvoeren. Als een bedrijf bijvoorbeeld elke dinsdag de taak van de commissieverwerking aan de robot geeft, zijn er die dag 3 minuten van de 24 uur ‘gereserveerd’.

De taken worden aan de robot toegeschreven bij de inrichting ervan. In overeenstemming met de leverancier, die de robot inricht, beslist een bedrijf hoeveel en welke taken er per dag aan een robot gegeven worden. Er kan ook een planning besproken worden, waarbij bepaalde taken een deadline meekrijgen. Bijvoorbeeld: alle orders van de vorige dag moeten elke ochtend om 8.00 op de takenlijst van de orderpickers staan. Als een bedrijf door de hoeveelheid taken of planning behoefte heeft aan meer dan één robot, zal dit ook ter sprake gebracht worden door de leverancier.

Tip! De implementatie van een software-robot kan het ideale moment zijn om ook de document-workflowsEen workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer. eens te herzien. Het heeft namelijk geen zin om de robot een taak uit een verouderde werkstroom toe te kennen. Waarschijnlijk kan die werkwijze ondertussen eenvoudiger worden vormgegeven. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. staan 3 tips voor het herbekijken van workflows.

Welke soorten software-robots bestaan er?

Er bestaan twee soorten software-robots die met RPA kunnen worden ingericht:

Semi-autonome robots

Deze vallen onder Robotic Desktop Automation (RDA). De robots werken als een soort assistent van de werknemers en moeten bewust ingeschakeld worden. Ze werken, net als de werknemer, in de front-end van een informatiesysteem. Er is een wisselwerking tussen robot en werknemer, waarbij de robot de repetitieve, tijdrovende taken overneemt. Zo kan de werknemer zich focussen op taken die menselijk denkvermogen vereisen. De taken die de robot uitvoert worden ook gecontroleerd door de werknemer.

Voorbeeld van een wisselwerking tussen medewerker en robot bij een bedrijf dat handelt in diepvriesgroenten:

1. De robot zorgt er elke dag tegen om 8 uur ‘s ochtends voor dat alle bestellingen van de vorige dag in een duidelijk overzicht staan.
2. De werknemer valideert de bestellingen. De menselijke blik is nodig om na te gaan of er geen rare afwijkingen in staan (bijvoorbeeld een restaurant dat opeens veel minder of meer bestelt dan normaal), en of de robot misschien een fout gemaakt heeft.
3. De robot checkt in het voorraadbeheer en berekent levertijden. Hij kent ook levertijden en regels voor de orderpicking toe aan de bestellingen.
4. De werknemer kijkt na of de levertijden aanvaardbaar zijn en of de orderpicking logisch is opgesteld (bijvoorbeeld dat een werknemer een logische route aflegt). Als dit in orde is, valideert hij of zij de levertijden en de orderpicking en kan de order op de vastgelegde manier verwerkt worden. Als dit niet in orde is, kan de medewerker beslissen om bijkomende maatregelen te treffen, zoals sneller een nieuwe inkooporder plaatsen bij de toeleveranciers, of voorrang geven aan het benodigde artikel bij de productieplanning.

Autonome robots

Deze software-robots werken volledig op eigen houtje, en hebben dus geen menselijke interventie nodig. Ze werken in de back-end van een informatiesysteem, op de achtergrond. Om autonoom te kunnen werken, moeten bij hun inrichting de details en planning van hun taken worden vastgelegd. Bijvoorbeeld: elke nacht om 3.15 uur moet er een overzicht gemaakt worden van de bankverrichtingen van de vorige dag.

Wat kunnen software-robots betekenen voor de financiële administratie?

De financiële administratieDe financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen. is in veel gevallen de afdeling die het meeste voordeel haalt uit het gebruik van RPA. Software-robots worden op deze afdeling vooral gebruikt voor bepaalde taken bij de financiële consolidatie of bij het verwerken van facturen.

Een voorbeeld van een taak die een software-robot op zich kan nemen is het doorsturen van facturenFacturen worden steeds vaker elektronisch verstuurd, maar dat is niet voldoende om van e-factureren te spreken. Een PDF-versie van een factuur is wel een elektronisch document, maar wordt niet meteen automatisch verwerkt. Bij een e-factuur gebeurt deze factuurautomatisering wel. De boekhoudsoftware van het verzendende bedrijf maakt een gestructureerd digitaal bestand aan dat het boekhoudsysteem van het ontvangende bedrijf elektronisch kan verwerken. ter goedkeuring. Zonder robot moet een werknemer bij elke binnenkomende factuur opzoeken wie de verantwoordelijke is voor de aankoop, en de factuur doorsturen naar deze persoon, of naar zijn verantwoordelijke, voor de goedkeuring. Als het over een paar facturen per dag gaat, is dit goed te doen. Maar stel dat er elke dag minstens 20 facturen binnenkomen. Dan bespaart het behoorlijk wat tijd als een robot het opzoekwerk en doorsturen overneemt.

Welke andere afdelingen kunnen RPA inzetten?

RPA kan bij alle bedrijfsafdelingen worden ingezet, zolang er repetitieve taken uit te voeren zijn. De personeelsafdeling kan bijvoorbeeld een robot inzetten voor de registratie en verwijdering van werknemers in het personeelsbestand (in bedrijven waar veel personeelsverloop is), voor de berekening van bonussen, voor de validering van tijdregistratieDe urenregistratie van het personeel kan voor bedrijven een vervelende dagelijkse klus zijn. Toch is het een belangrijk onderdeel van Human Resource Management, aangezien een slechte tijdregistratie minder loon of een lagere uitgaande factuur kan betekenen. Daarom is er software voor tijdregistratie op de markt, waarmee exact kan worden geregistreerd hoeveel uren er zijn gewerkt. Dit kan op projectniveau door gewerkte uren te koppelen aan bepaalde projecten van opdrachtgevers. Bij de meeste systemen is het mogelijk om indien gewenst een meer gedetailleerde urenverantwoording toe te voegen. Er zijn veel verschillende pakketten voor urenregistratie op de markt. enzovoort.

Een ander voorbeeld is de IT-afdeling. Door middel van een chatbot kunnen ze bijvoorbeeld bepaalde vragen automatisch afhandelen. Een andere mogelijkheid voor IT is het automatiseren van de periodieke checks van de serverprestaties.

Hoe verhoudt RPA zich tot andere technologieën?

Software-robots op zich voeren alleen repetitieve taken uit. Wanneer ze echter gecombineerd worden met andere technologieën, kunnen er veel complexere taken worden uitgevoerd met beperkte of zonder menselijke interventie.

De combinatie van RPA en OCR

Een van de mogelijkheden van RPA is de creatie van robots die tekst uit het ene systeem of bestand kopiëren, en het plakken in het andere bestand of systeem. Soms gebeurt het echter dat de tekst in het originele systeem of bestand niet kopieerbaar is. Dit komt bijvoorbeeld veel voor bij gescande documenten die opgeslagen zijn als afbeelding of in pdf-formaat. In dit geval moet er eerst Optical Character Recognition (OCR)Samen met de groeiende noodzaak om alle bedrijfsdocumenten digitaal bewerkbaar te hebben, nemen ook de mogelijkheden voor OCR toe. Met OCR-technologie kunnen documenten geconverteerd worden naar een werkbaar digitaal formaat. Het programma wordt ook wel optische tekenherkenning genoemd. Sommige leveranciers bieden losse pakketten aan, andere hebben een OCR-module in hun DMS-pakket. Weer andere bedrijven hebben scanners met OCR ontwikkeld. worden uitgevoerd op de afbeelding of het pdf-bestand. De OCR converteert de afbeelding in leesbare en kopieerbare tekst, waardoor de robot de kopieer- en plakactie kan uitvoeren.

Tip! Er zijn veel verschillende OCR-systemen op de markt. Hierdoor kan het soms lastig zijn een doordachte keuze te maken. Om oriënterende projectleiders op weg te helpen staat in de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. een vergelijking van verschillende pakkettenHet beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs?.

De combinatie van RPA en Artificial Intelligence

Software-robots gebruiken Artificial Intelligence (AI) om steeds bij te leren. Door middel van AI kunnen robots leren van hun fouten en nemen ze steeds betere beslissingen. Voor dit leerproces wordt vooral gebruik gemaakt van een specifieke tak van artificial intelligence, machine learning.

Een duidelijk voorbeeld van zelflerende software-robots zien we bij robots die ingezet worden om documenten te categoriseren. Telkens wanneer er een nieuw document het bedrijf binnenkomt (bijvoorbeeld via de groeps-e-mail) moet de robot in principe de categorie en verantwoordelijke herkennen (bijvoorbeeld factuur, offerte, bestelling etc.), het document op de juiste digitale locatie opslaan en de verantwoordelijke aansporen tot actie.

Het kan echter gebeuren dat er een document binnenkomt dat aan geen enkele van de vastgelegde categorieën voldoet, of dat onder twee categorieën kan vallen, of waarbij het voor de robot niet duidelijk is wie de verantwoordelijke is. In deze gevallen wordt een medewerker gewaarschuwd. Deze neemt de beslissingen over het betreffende document, in plaats van de robot. Door middel van AI ‘observeert’ de robot de werknemer ondertussen. De robot is op de hoogte van de beslissingen van de werknemer, en zal een vergelijkbaar document de volgende keer volgens dit voorbeeld indelen en de verantwoordelijke aanduiden.

Werknemers kunnen robots ook op fouten wijzen. Een verantwoordelijke kan de fout rechtzetten (bijvoorbeeld de categorie of verantwoordelijke voor het document aanpassen), én aangeven dat het om een fout van RPA ging. Zo weet de robot dat het om een foute beslissing ging, en leert hij weer bij voor het volgende vergelijkbare document.

Wat is het verschil tussen RPA en BPM?

Veel mensen verwarren Robotic Process Automation (RPA) met Business Process Management (BPM)Business Process Management (BPM) wordt gebruikt om alle structuren, processen en workflows binnen een bedrijf duidelijk in kaart te brengen, te evalueren en te optimaliseren. Via een BPM-aanpak worden bedrijfsprocessen vanaf een overkoepelend niveau geanalyseerd, gevisualiseerd en eventueel ook geregisseerd.. BPM werkt echter op een ander niveau. Business Process Management wordt ingezet voor het beheer van werkprocessen. Met de softwareOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken. kunnen bedrijfsprocessen in kaart gebracht en geëvalueerd worden. BPM geeft een helikopteroverzicht, waardoor het managementteam kan bijsturen waar nodig. BPM beslist hoe de processen er moeten uitzien of moeten veranderen, terwijl RPA helpt met de praktische uitvoering ervan.

Tip! Voor bedrijven die een BPM-systeem nodig hebben, heeft EKCIT de Whitepaper BPMDe BPM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een systeem voor Business Process Management. U vindt er onder andere: prijzen, functionaliteiten, een vergelijking van de verschillende formules, tips en belangrijke valkuilen. gemaakt. Hierin staat beschreven hoe een BPM-pakket het beste ingezet kan worden. Bedrijven die nog twijfelen over welk soort systeem ze precies nodig hebben, kunnen ook telefonisch contact opnemen met het kenniscentrum EKCIT: +31 (0)20 3690457.