WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Exact Globe+: ERP-systeem om de financiën onder controle te houden?

Inhoudsopgave

  1. Oorsprong Exact
  2. Exact-oplossingen
    1. Sectoren
  3. Verschil tussen Globe en Synergy
  4. Kenmerken Exact Globe
  5. Populaire functionaliteiten
  6. Implementatieplan Exact
  7. Kosten Exact Globe
  8. Strategische doelen
  9. Samenvatting Exact Globe

Exact is een softwarefabrikant die ERP- en BPM-oplossingen biedt voor middelgrote en grote bedrijven. Haar bedrijfsoplossingen zijn gericht op financieel beheer en automatisering van bedrijfsprocessen. Maar wat biedt het bedrijf precies? En voor welke sectoren is het pakket Exact Globe+ interessant?

Hoe is Exact ontstaan?

Nadat het bedrijf in 1984 in Nederland werd opgericht, is Exact tegenwoordig met 1.800 medewerkers en meer dan 100.000 klanten actief in zestien landen.

Hoewel de portfolio van Exact oorspronkelijk vooral financieel was georiënteerd, is zij nu veelzijdiger door de acquisitie van bedrijven in de landen waarin het bedrijf aanwezig is. Zo verwierf Exact bijvoorbeeld Unit4, Gripp, Bouw7, Officient, Dimoni-software, de oplossing ProQuro met het oog op de purchase-to-pay-functie, en SRXP voor onkostenbeheer.

De strategie om door de overname van andere bedrijven het aantal functionaliteiten uit te breiden, wordt nog nadrukkelijker gevolgd nadat Exact in 2019 onderdeel werd van KKR & Co. LP, één van de grootste investeringsgroepen ter wereld. Deze groep richt zich met name op innovatie en integratie van technologische oplossingen in de cloud. Maar ondanks deze oriëntatie op de cloud, kunnen Exact-producten ook on-premise (lokaal) worden geïmplementeerd: in een datacenter naar keuze of private cloud van de klant (van Exact of een andere aanbieder zoals Amazon of Azure).

implementatie exact cloud on-premise

Welke oplossingen biedt Exact en voor welke doelgroepen?

Exact Online is een SaaS bedrijfsmanagement-oplossing voor het midden- en kleinbedrijf en zzp’ers die zich toeleggen op financiële boekhouding. Bedrijven die vooral in de financiële component zijn geïnteresseerd, kunnen van Exact Dimoni gebruikmaken.

Het bekendste ERP-systeem van Exact is Exact Globe (met de nieuwste versie van mei 2022: Globe+). Het is een ERP-systeem voor grote en middelgrote bedrijven: van 40-50 medewerkers en een omzet van 4 miljoen euro tot bedrijven met 3.000 medewerkers. Ondernemingen die nog groter zijn, hebben doorgaans meer gespecialiseerde systemen nodig.

Daarnaast biedt Exact een oplossing voor business process management (BPM): Exact Synergy. Met deze BPM-tool kunnen workflows tussen bedrijven worden gestroomlijnd. Functionaliteiten van het systeem zijn onder meer documentbeheer en human resources (HRM).

Voor welke sectoren?

Exact Globe is horizontale software, dat wil zeggen dat het een vrij algemeen systeem is en dus geschikt voor een groot aantal sectoren. Toch zijn er een paar sectoren die eruit springen als het gaat om het gebruik van Exact Globe:

  • Zakelijke dienstverlening: Exact Globe wordt veel gebruikt in de dienstverlenende sector door ingenieursbureaus, advocatenkantoren, adviesbureaus, architectenkantoren, etc. Het systeem omvat namelijk niet alleen het financiële gedeelte, maar ook modules voor onder meer projectbeheer, documentbeheer (dat documenten ondersteunt voor de BIM-methodologie), voorraadbeheer en CRM.
  • Productiesector: het systeem heeft functies voor controle van de productie, shop floor control, materiaalplanning, magazijnbeheer en voorraadbeheer. Hoewel Exact Globe een aantal zeer specifieke productiefuncties heeft, is het geen verticale software. Dus als een bedrijf een heel gespecialiseerd en krachtig systeem voor productie nodig heeft, dan kan het zijn dat Exact Globe niet volstaat.
  • Transportsector: de oplossing kent functies als FIFO- en LIFO-magazijnbeheer (first in, first out en last in, first out), batchbeheer, assemblage- en herverpakkingsbeheer, etc. Net als bij de productiesector werkt deze software goed voor distributiebedrijven zonder hele hoge specifieke eisen.
Let op: soms zijn ERP-systemen te generiek om een bepaald onderdeel van de bedrijfsvoering aan te kunnen. In zulke gevallen kiezen veel bedrijven voor zowel een ERP-systeem als een gespecialiseerd systeem (best-of-breed), die beide worden geïntegreerd. Op die manier beschikken zij over alle algemene ERP-functionaliteiten én alle gespecialiseerde functies.

Wat is het verschil tussen Exact Globe en Exact Synergy?

Exact Globe en Exact Synergy worden nogal eens in één adem genoemd. Dit komt omdat de twee systemen vaak naast elkaar worden gebruikt. Ze mogen echter niet worden verward: een belangrijk verschil is dat Exact Globe een ERP-systeem is en Exact Synergy een BPM-systeem. Met andere woorden, het zijn verschillende bedrijfssystemen met verschillende functies.

verschillen exact globe versus synergy

Exact Globe is een transactioneel ERP-systeem voor financieel beheer en controle: het beheert de boekhouding, de facturering, de productie, het magazijnbeheer, de distributie, het projectbeheer en het voorraadbeheer van een onderneming. Deze software wordt veel gebruikt door administratieve afdelingen en door back-office medewerkers.

Opmerking: het financiële systeem van Exact Globe is vrij compleet. ERP-systemen bieden echter zoveel functionaliteiten dat het niet meevalt om enig overzicht te krijgen. Om die reden heeft ICT Portal het interactieve Premium Digiboek ‘Financieel Systeem Functionaliteitenoverzicht’ ontwikkeld. Het bevat alle bestaande financiële functionaliteiten en hun mogelijkheden. Projectmanagers kunnen duidelijk zien en aangeven welke zij nodig hebben en met welke prioriteit.

Exact Synergy is een oplossing voor het automatiseren van bedrijfsoverkoepelende processen. Met andere woorden: het systeem versnelt en verbetert de samenwerkingsprocessen die zich afspelen tussen de verschillende onderdelen van een organisatie. De software heeft functies voor business process management, documentbeheer, client relations management en human resources. Bovendien kan Synergy worden geïntegreerd met Exact Globe – en daarnaast met andere ERP-systemen zoals SAP, Oracle en Microsoft of Sage om een uitgebreid geheel van samenwerkende functionaliteiten te creëren.

Enkele opvallende kenmerken van Exact Globe

Een bijzonder kenmerk van Exact Globe is dat het een low-code tool is. Hierdoor kan de gebruiker het systeem afstemmen op zijn eisen en behoeften zonder over veel kennis van programmeren te beschikken. Omdat niet steeds de hulp van de leverancier hoeft te worden ingeroepen, wordt er uiteraard veel tijd en geld bespaard.

Maar natuurlijk is er een grens aan wat een bedrijf zelf kan doen. Is er meer aanpassing of uitbreiding nodig, dan is het ontwikkelingsteam van Exact beschikbaar. In sommige gevallen echter moeten bedrijven voortdurend aanpassingen doen. Voor hen is er de Exact Software Development Kit (SDK), een tool voor de ontwikkeling van maatwerk-oplossingen. Is er behoefte aan training en certificering van medewerkers, dan kan een beroep worden gedaan op de business unit SDK van Exact.

Welke functionaliteiten worden het meest gebruikt?

Een andere bijzonderheid van Exact Globe is dat het geen modulaire software is. Als je de software koopt, dan koop je het hele systeem. Dat betekent uiteraard niet dat ook alle onderdelen van de oplossing gebruikt hoeven te worden. Sommige bedrijven geven er de voorkeur aan alleen de financiële module van Exact Globe te gebruiken en de andere onderdelen ongemoeid te laten. Maar als zij in een later stadium één of meer van de andere functionaliteiten toch nodig hebben, dan hebben zij die direct tot hun beschikking. De meest gebruikte modules zijn:

  • Financieel beheer: dit is het meest gespecialiseerde deel van de software, vooral op het gebied van financiële consolidatie – hetgeen belangrijk is voor multinationale ondernemingen, omdat zij informatie uit alle delen van de organisatie moeten kunnen consolideren. Andere onderdelen van de financiële module zijn onder meer purchase-to-pay, elektronische facturering, order-to-cash en financiële rapportage.
    Wist je dat? Hoe de financiële oplossing van Exact zou moeten werken, is bedacht door financieel deskundigen, niet door technische mensen. Daarom heeft de software heel specifieke mogelijkheden die alleen door financiële managers en controllers hadden kunnen worden bedacht.
  • Projectbeheer: hiermee kunnen projecten en ingediende budgetten worden geregistreerd; tarieven kunnen worden gestructureerd (bij vaste facturering, bij facturering op uurbasis, en bij facturering op basis van middelen); er kan een projectplanning worden bijgehouden; en met een BI-dashboard kan worden gevolgd of het project volgens plan verloopt.
  • HRM: zonder een specifieke HR-oplossing te zijn, is dit toch een uitgebreide tool. Het systeem omvat bijvoorbeeld documentbeheer voor werknemers, een medewerkers– en managersportaal, een communicatieonderdeel om de samenwerking te vergemakkelijken, een sociaal bedrijfsnetwerk, beheer van werktijden en verzuim, opleiding, prestatiebeoordeling, etc. Omdat het een sterk ontwikkelde module is, zijn er bedrijven die Exact Globe speciaal voor de HR-afdeling aanschaffen. Maar natuurlijk zijn er ook beperkingen; zo is salarisverwerking niet mogelijk.
    Let op: de HR-oplossing van Exact is zeer uitgebreid, maar er bestaan op dit gebied veel verschillende functionaliteiten. Alvorens een HR-systeem te kiezen, is het dus belangrijk om alle behoeften van het bedrijf in kaart te brengen. In het interactieve Premium Digiboek ‘HRM Functionaliteitenoverzicht’ kunnen projectmanagers checklists vinden waarmee zij hun eisen en wensen voor een HR-systeem kunnen aangeven.
  • Documentbeheer: vooral als aanvulling op workflows. De software maakt het gemakkelijk om te werken met alle soorten documenten, of het nu gaat om facturen, projectdocumenten of andersoortige documenten. Het systeem kent functies voor versiebeheer, een zoekfunctie, metadata over documenten, OCR, enz. Bovendien kan het worden geïntegreerd met Microsoft 365.
Let op: om de functie voor documentbeheer goed te laten functioneren, is het belangrijk dat de medewerkers er goed mee om weten te gaan. Is dat niet het geval, dan kan er informatie verloren gaan. In de DMS Wijzer vindt u tips voor het voorbereiden van medewerkers op een goed gebruik van het documentbeheersysteem.

Behalve de bovengenoemde heeft Exact nog andere applicaties die van belang kunnen zijn. Eén van de nieuwste is bijvoorbeeld Exact RPA. Dit RPA-systeem laat zich integreren met Synergy en stelt de gebruiker in staat om processen te stroomlijnen door zelfstandig terugkerende taken uit te voeren.

Hoe ziet het implementatieplan van Exact eruit?

De implementatieprocedure van Exact (die overal ter wereld hetzelfde is) bestaat uit negen stappen:

In deze fase worden de fundamenten van het project gelegd. Eerst worden samen met de klant een projectplan en een planning van de werkzaamheden opgesteld. Als dit klaar is, dan worden voor elke eindgebruikersgroep zogenoemde key-users gedefinieerd: deze krijgen een meer gedetailleerde opleiding dan de overige gebruikers.

Let op: een goede manier om een gedegen basis onder het project te leggen, is het maken van een IT-blauwdruk. In het Premium Digiboek ‘Blauwdruk van bedrijfsprocessen’ is een handleiding te vinden voor het stap-voor-stap maken van een blauwdruk; inclusief schermafbeeldingen van blueprints, praktische voorbeelden en een video-interview met een expert.

Samen met de key users worden alle processen geanalyseerd. De resultaten worden vastgelegd in een blauwdruk-projectdefinitieverslag. Dit document is als het ware de bijbel van het project, dus het moet perfect zijn. Als het concept gereed is, wordt het nog eens zorgvuldig doorgenomen met de klant en waar nodig bijgeschaafd, om er zeker van te zijn dat het compleet is en de structuur helemaal klopt.

De software wordt aangepast aan de eisen die in het blauwdruk-projectdefinitieverslag zijn vastgelegd.

Met de belangrijkste gebruikers wordt nagegaan of de software daadwerkelijk aan alle eisen voldoet.

Aangeraden wordt om alleen de kerngegevens en actuele posten te migreren. Het is mogelijk om alles te over te zetten, maar dat kost tijd en geld. Zijn toch de data van voorgaande jaren nodig, dan worden die normaal gesproken in Excel gezet. Door deze naast de informatie uit de Exact-software te leggen, wordt duidelijk welke gegevens in de oude applicatie staan en welke in de nieuwe van Exact. Bedoeling is om na verloop van tijd de oude data te laten voor wat ze zijn en alleen de nieuwe software nog te gebruiken.

Samen met de klant wordt een testplan opgesteld. Alle testresultaten moeten worden goedgekeurd door de klant. Pas als alle testen goed zijn verlopen en de resultaten door de klant zijn goedgekeurd, kan worden overgegaan naar de volgende fase.

In deze fase worden werkinstructies opgesteld en medewerkers geschoold. De opleidingen worden doorgaans gegeven door de hoofdgebruikers. Samen met iemand van het Exact-team maken zij de andere gebruikers wegwijs in het systeem.

Dit is het moment waarop het systeem ‘live’ gaat. Soms gebeurt dit in eerste instantie slechts met een beperkt aantal gebruikers om na te gaan of alles correct werkt.

Zodra het project is afgerond, stellen de Exact-ontwikkelaars die de implementatie hebben uitgevoerd, een document op dat wordt doorgegeven aan de helpdesk van Exact. Dit overzicht bevat alle wijzigingen, ontwikkelingen en parameters van het uiteindelijke systeem. Als de klant na de ingebruikname van de software nog vragen blijkt te hebben, dan beschikt de helpdesk over alle informatie om die te kunnen beantwoorden.

Wat kost Exact Globe?

De kosten van Exact Globe zijn afhankelijk diverse factoren, zoals het type implementatie en het aantal en soort licenties. De oplossing kan bovendien on-premise en in de cloud functioneren. En tenslotte zijn er twee vormen van afname van het product: het kan worden gekocht, maar de klant kan ook gebruikmaken van het SaaS-model. In dat laatste geval worden de licentie-, onderhouds- en ondersteuningskosten maandelijks betaald: een klein bedrijf moet rekenen op zo’n 380 euro per maand, voor een middelgroot bedrijf is dat 600 tot 700 euro.

Zoals gezegd zijn de kosten deels afhankelijk van het aantal en de soort licenties. Exact Globe kent vier soorten:

  • Full: deze licentie heeft de meeste rechten is voor de beheerders van de software en geeft toegang tot zowel het front- als het backoffice. Zij wordt doorgaans verstrekt aan de medewerkers die met het administratieve gedeelte van het ERP werken. De prijs is € 99 per maand.
  • Medium: met deze licentie heeft de gebruiker toegang tot het gehele frontoffice, als gebruiker op hoog niveau én als beheerder. De prijs bedraagt € 51,45 per maand.
  • Light: de mogelijkheden van deze licentie zijn beperkter, maar het is de meest gebruikte. Deze licentie wordt toegekend aan verkoopteams, projectmanagers, het middenmanagement en projectmedewerkers en kost € 8,25 per maand.
  • Basic: dit is de licentie die alleen toegang verschaft tot het HR-werknemersportaal. Elke medewerker die gebruikmaakt van het portaal heeft deze licentie nodig. Zij kost € 1,90 per maand.

De invloed die de implementatie op de kosten heeft, wordt bepaald door de complexiteit ervan: als er veel bedrijfsspecifieke eisen en behoeftes zijn en er dus veel maatwerk nodig is, dan is dat uiteraard terug te zien in de kosten. Maar voor een gemiddelde basisimplementatie betaalt de klant een bedrag dat tussen de 10.000 en 15.000 euro ligt.

Belangrijk: het opstellen van een begroting voor een ERP-implementatieproject is niet eenvoudig. Er zijn veel elementen om rekening mee te houden waarvan er al snel een (of meer) over het hoofd wordt gezien. In de ERP Wijzer is een budgetplanner opgenomen om projectmanagers te helpen bij het bepalen van de investering die nodig is voor hun type bedrijf.

Strategische doelen van Exact

Exact investeert veel in de acquisitie van bedrijven die gespecialiseerd zijn in cloud-technologie en in de integratie van hun oplossingen met de eigen functionaliteiten. Maar dat is niet de enige strategische activiteit, want het bedrijf besteedt ook veel aandacht aan mobiele toepassingen en de verdere ontwikkeling van bruikbaarheid, connectiviteit en automatisering:

  • Mobiele toepassingen: het aantal webgebaseerde applicaties zal alleen maar toenemen. De Exact Synergy-oplossing is bijvoorbeeld ontwikkeld in .NET, waardoor slechts toegang tot internet en een browser nodig is en het invoeren van een gebruikersnaam en een wachtwoord. Ook voor functionaliteiten op het gebied van CRM, HR en projectbeheer ontwikkelde Exact mobiele apps: in versies voor iOS, Android en Microsoft en speciaal ontworpen met het oog op gebruiksgemak.
  • Bruikbaarheid: voor zowel bestaande Exact Globe-gebruikers als nieuwe klanten wordt Globe+ uitgebracht. Deze update is ontwikkeld in .Net, zodat zij vanuit de browser kan worden benaderd en een modernere en intuïtievere interface heeft. Deze update van Globe naar Globe+ is gratis voor bestaande Exact-klanten, omdat zij is opgenomen in het onderhoudscontract.
  • Connectiviteit en automatisering: Exact vindt het belangrijk dat al haar functionaliteiten volledig met elkaar kunnen worden verbonden. Ook past het in de strategie van het bedrijf dat al zijn systemen kunnen worden geïntegreerd met oplossingen van derden. Daarnaast streeft Exact er nadrukkelijk naar dat al haar processen te automatiseren zijn, zodat de gebruiker meer tijd over heeft voor andere taken.

In het kort

Al met al is Exact Globe een solide en veelzijdige oplossing, ontwikkeld door een bedrijf met veel ervaring dat traditioneel sterk is in financieel beheer. De software is horizontaal van karakter en komt dus op veel, zo niet alle gebieden tegemoet aan de wensen en eisen van de meeste bedrijven. Voor sterk gespecialiseerde ondernemingen in bepaalde sectoren kan het zijn dat Exact Globe niet volstaat, zoals bijvoorbeeld voor een levensmiddelenbedrijf met complexe productieprocessen. De software kan echter worden geïntegreerd met Exact Synergy, om cross-functionele processen en samenwerking tussen verschillende bedrijfsonderdelen te versterken en te vergemakkelijken. Om erachter te komen of van alle oplossingen die momenteel op de markt zijn Exact Globe+ de meest geschikte tool is, kan de ERP Wijzer worden geraadpleegd.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2022, 22 mei). Exact Globe+: ERP-systeem om de financiën onder controle te houden? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/erp-pakketten/exact-globe