WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Exact Globe+: ERP-systeem om de financiën onder controle te houden?

Exact is een softwarefabrikant die bedrijfsoplossingen biedt die gericht zijn op financieel beheer en automatisering van bedrijfsprocessen. Maar wat houdt dat precies in? En voor welke sectoren is het pakket Exact Globe+ interessant?

Inhoudsopgave

  1. Oorsprong Exact
  2. Strategische doelen
  3. Oplossingen en doelgroepen
  4. Sectoren Globe+
  5. Populaire functionaliteiten
  6. Gespecialiseerde add-ons
  7. Globe+ versus Synergy
  8. Kosten Exact Globe
  9. Implementatieplan Exact
  10. Samenvatting Exact Globe

Wat is Exact en hoe is het ontstaan?

Exact ontwikkelt bedrijfssoftware voor het mkb en accountants. De cloud-based producten automatiseren bedrijfsprocessen zoals de boekhouding, financiële, ERP, HRM en CRM-processen. Dat levert niet alleen tijdwinst op, maar ook essentiële data die real-time toegankelijk zijn. De software neemt daardoor werk uit handen en biedt ondernemers en accountants inzicht, waardoor zij efficiënt kunnen werken en onderbouwde beslissingen kunnen nemen.

Exact is in 1984 opgericht door zes studenten in Delft, waar het hoofdkantoor nog altijd gevestigd is. Sindsdien is het bedrijf uitgegroeid tot een belangrijke speler op de internationale markt voor bedrijfssoftware. Inmiddels werken ruim 550.000 bedrijven, voornamelijk in de Benelux, met de software van Exact. Met 1.800 medewerkers is deze softwareleverancier actief in zestien landen.

Aan de basis van de softwareproducten van Exact staan de financiële en fiscale oplossingen, die cijfermatige processen samenbrengen. Met geïntegreerde branche-specifieke oplossingen voor onder meer accountancy, handel, horeca, zakelijke dienstverlening, productie en bouw is het mogelijk primaire processen volledig te automatiseren.

Strategische doelen van Exact

  • Innovatie, connectiviteit en automatisering: Exact streeft naar continue organische innovatie. Ook samenwerkingen en koppelingen met andere softwareoplossingen spelen een belangrijke rol in de strategie van het bedrijf. Connectiviteit maakt dat Exact diverse bedrijfsprocessen met elkaar kan verbinden in één gebruiksvriendelijke werkomgeving, die bovendien schaalbaar is en in staat mee te groeien met ontwikkelingen in de markt en ambities van klanten. Daarnaast streeft Exact er nadrukkelijk naar bedrijfsprocessen van begint tot eind te automatiseren, zodat de gebruiker tijd over houdt voor andere taken.

  • Acquisities: Exact investeert veel in de acquisitie van bedrijven die gespecialiseerd zijn in cloud-technologie en met gespecialiseerde oplossingen een aanvulling zijn op het bestaande productportfolio. De afgelopen jaren heeft Exact verschillende strategische overnames gedaan om aan de behoeften van klanten te blijven voldoen en het portfolio versterken. Zo heeft Exact de afgelopen jaren zijn portfolio uitgebreid met acquisities van Unit4, Gripp, Bouw7, Officient, ProQuro voor het purchase-to-pay proces en Exact SRXP voor het onkostenbeheer.

    De strategie om door de overname van andere bedrijven het aantal functionaliteiten uit te breiden, wordt nog nadrukkelijker gevolgd nadat Exact in 2019 onderdeel werd van KKR & Co. LP, één van de grootste investeringsgroepen ter wereld. Deze groep richt zich met name op innovatie en integratie van technologische oplossingen in de cloud. Maar ondanks deze oriëntatie op de cloud, kunnen Exact-producten ook on-premise (lokaal) worden geïmplementeerd: in een datacenter naar keuze of private cloud van de klant (van Exact of een andere aanbieder zoals Amazon of Azure).

Welke oplossingen biedt Exact en voor welke doelgroepen?

Exact Online is business software in de cloud voor ondernemers en accountants. Exact Online is dus een SaaS-oplossing voor het midden- en kleinbedrijf en zzp’ers, en bestaat uit één geautomatiseerd systeem voor boekhouden en CRM. Naast boekhouden en CRM biedt het systeem branche-specifieke oplossingen voor handel, productie, bouw, etc.

Exact Financials is een financiële oplossing voor bedrijven in Nederland en België die veel verschillende administraties voeren met veel transacties. Het systeem kan gekoppeld worden met third-party oplossingen. Daarnaast draait Exact Financials op elke IT-infrastructuur, database en besturingssysteem. Bovendien is het mogelijk om met Exact Financials centraal te werken met een Shared Service Center, die zorgt voor centraal onderhoud van stamgegevens en het mogelijk maakt om verwerkingsfuncties en rapportages over de administraties heen te gebruiken.

Exact Globe is een ERP-systeem voor het MKB waarmee bedrijfsprocessen gestroomlijnd kunnen worden, zoals de financiële administratie, klantrelatiebeheer (CRM), voorraadbeheer en resource planning. Exact heeft in mei 2022 een vernieuwde versie van de software gelanceerd: Exact Globe+. Deze bevat de vertrouwde software van Exact Globe, maar is op technologisch vlak compleet vernieuwd. Bovendien maakt de moderne look & feel de software een stuk gebruiksvriendelijker en sneller.

Exact Consolidatie is een oplossing specifiek voor consolidatie en is alleen af te nemen in combinatie met één van bovenstaande financiële pakketten. Met Exact Consolidatie komt alle financiële data van verschillende vestigingen in één bron terecht en wordt hiermee onttrokken uit de diverse pakketten. Als een hoofdkantoor bijvoorbeeld Exact Financials gebruikt en de kleine vestigingen Exact Online, kunnen de cijfers worden samengebracht in Exact Consolidatie.

Exact Synergy is de software voor het stroomlijnen van operationele processen: van documentbeheer en workflowmanagement tot projectplanning, CRM en Human Resources Management (HRM). Zo kunnen medewerkers en afdelingen samenwerken vanuit één systeem en met dezelfde belangrijke klantinformatie. Exact Synergy kan als stand alone product worden afgenomen of worden geïntegreerd met oplossingen als Exact Online, Exact Globe+ en Exact Financials.

Voor welke sectoren is Exact Globe+?

Exact Globe+ is horizontale software, dat wil zeggen dat het een vrij algemeen systeem is en dus geschikt voor een groot aantal sectoren. Exact Globe+ maakt het mogelijk om de financiële administratie te integreren met primaire processen voor:

  • Zakelijke dienstverlening: Exact Globe+ wordt veel gebruikt in de dienstverlenende sector door ingenieursbureaus, advocatenkantoren, adviesbureaus, architectenkantoren, etc. Het systeem omvat niet alleen het financiële gedeelte, maar ook modules voor onder meer projectmanagement, urenregistratie, documentbeheer (dat documenten ondersteunt voor de BIM-methodologie).
  • Productie: het systeem digitaliseert het proces van productie tot levering. De productiesoftware van Exact Globe+ heeft functies voor shop floor control, materiaalplanning, magazijnbeheer en voorraadbeheer. Hoewel Exact Globe+ een aantal zeer specifieke productiefuncties heeft, is het geen verticale software. Dus als een bedrijf een heel gespecialiseerd en krachtig systeem voor productie nodig heeft, dan kan het zijn dat Exact Globe+ niet volstaat.
  • Handel: Exact kan worden gebruikt door een klein handelsbedrijf tot aan een internationale groothandel met multi-magazijnen en dropshipping. Met Exact Globe+ komen de handelsprocessen samen in één voorraadbeheersysteem. Zo worden goederenstromen geautomatiseerd en het logistieke proces geoptimaliseerd.
Let op: soms zijn ERP-systemen te generiek om een bepaald onderdeel van de bedrijfsvoering aan te kunnen. In zulke gevallen kiezen veel bedrijven voor zowel een ERP-systeem als een gespecialiseerd systeem (best-of-breed), die beide worden geïntegreerd. Op die manier beschikken zij over alle algemene ERP-functionaliteiten én alle gespecialiseerde functies.

De functionaliteiten van Exact Globe+

  • Financieel management: dit is het meest gespecialiseerde deel van de software, vooral op het gebied van financiële consolidatie – hetgeen belangrijk is voor multinationale ondernemingen, omdat zij informatie uit alle delen van de organisatie moeten kunnen samenbrengen en consolideren. Andere onderdelen van de financiële module zijn onder meer purchase-to-pay, elektronische facturering, order-to-cash en financiële rapportage. De financiële data zijn real-time inzichtelijk. Je kan benchmarken, forecasten en analyses en rapportages uitdraaien. Daarnaast voldoe je met Exact Globe+ automatisch aan de –internationale- wet en regelgeving, talen, valuta en meerdere internationale bankformaten.
  • Opmerking: het financiële systeem van Exact Globe+ is vrij compleet. ERP-systemen bieden echter zoveel functionaliteiten dat het niet meevalt om enig overzicht te krijgen. Om die reden heeft ICT Portal het interactieve Premium Digiboek ‘Financieel Systeem Functionaliteitenoverzicht’ ontwikkeld. Het bevat alle bestaande financiële functionaliteiten en hun mogelijkheden. Projectmanagers kunnen duidelijk zien en aangeven welke zij nodig hebben en met welke prioriteit.

    Wist je dat? De financiële oplossing van Exact is bedacht door financieel deskundigen, niet door technische mensen. Daarom heeft de software heel specifieke mogelijkheden afgestemd op de wensen en behoeften van financiële managers en controllers.

  • HRM: Exact Globe+ bevat ook een uitgebreide HR tool. Het systeem omvat bijvoorbeeld documentbeheer voor werknemers, een medewerkers– en managersportaal, een communicatieonderdeel om de samenwerking te vergemakkelijken, een sociaal bedrijfsnetwerk, beheer van werktijden en verzuim, opleiding, prestatiebeoordeling, etc. Omdat het een sterk ontwikkelde module is, zijn er bedrijven die Exact Globe+ speciaal voor de HR-afdeling aanschaffen. Maar er zijn ook beperkingen; zo is salarisverwerking niet mogelijk.
    Let op: de HR-oplossing van Exact is zeer uitgebreid, maar er bestaan op dit gebied veel verschillende functionaliteiten. Alvorens een HR-systeem te kiezen, is het dus belangrijk om alle behoeften van het bedrijf in kaart te brengen. In het interactieve Premium Digiboek ‘HRM Functionaliteitenoverzicht’ kunnen projectmanagers checklists vinden waarmee zij hun eisen en wensen voor een HR-systeem kunnen aangeven.
  • CRM: bij het effectief omzetten van verkoopkansen naar duurzame klantrelaties, vormt een centraal CRM-systeem een essentiële schakel. Exact CRM vormt de ‘central source of truth’ voor alle informatie met betrekking tot je relaties. Er is real-time inzicht in de laatste klantcontactmomenten, ondersteuning in de verkoopkansen en inzage in gekoppelde documenten. Dit voorkomt dubbel werk en gaat het salesproces sneller.
  • Documentbeheer: vooral als aanvulling op workflows. De software maakt het gemakkelijk om te werken met alle soorten documenten, of het nu gaat om facturen, projectdocumenten of andersoortige documenten. Het systeem kent functies voor versiebeheer, een zoekfunctie, metadata over documenten, OCR, enz. Bovendien kan het worden geïntegreerd met Microsoft 365.
    Let op: om de functie voor documentbeheer goed te laten functioneren, is het belangrijk dat de medewerkers er goed mee om weten te gaan. Is dat niet het geval, dan kan er informatie verloren gaan. In de DMS Wijzer vindt u tips voor het voorbereiden van medewerkers op een goed gebruik van het documentbeheersysteem.
  • Modulaire software: de ERP software van Exact Globe+ bestaat uit verschillende modules voor Finance, CRM en HRM. Als het volledige ERP-pakket wordt afgenomen, dan beschik je over één systeem voor alle financiële- en operationele processen. Daarentegen is het met de modulaire software van Exact ook mogelijk om verschillende modules los van elkaar af te nemen. Sommige bedrijven hebben alleen de financiële module nodig en laten de andere onderdelen ongemoeid. Als zij in een later stadium toch één of meer van de andere functionaliteiten nodig hebben, zoals het Exact CRM, dan is een uitbreiding mogelijk.

De uitgebreide mogelijkheden (add-ons) van Exact Globe+

Soms zijn ERP-systemen te generiek om een bepaald onderdeel van de bedrijfsvoering aan te kunnen. In zulke gevallen kiezen veel bedrijven voor zowel een ERP-systeem als een gespecialiseerd systeem (best-of-breed), die beide worden geïntegreerd. Op die manier beschikken zij over alle algemene ERP-functionaliteiten én alle gespecialiseerde functies.

Exact heeft een breed scala aan gespecialiseerde financiële add-ons die te integreren zijn met de financiële software van Exact Globe+:

  • Exact Purchase-To-Pay
    Exact Purchase To Pay is de gespecialiseerde oplossing van Exact voor het stroomlijnen van inkoopprocessen. De inkoopsoftware van Exact helpt bij solide contractbeheer, budgetbewaking, geautomatiseerde factuurverwerking en gedetailleerde rapportages.
  • Exact SRXP
    Exact SRXP is de expense managementoplossing van Exact. Met Exact SRXP dienen medewerkers declaraties in vanaf hun telefoon, accorderen managers declaraties en exporteert de financiële afdeling naar het boekhoudpakket. Ook beschikt Exact SRXP over een speciale creditcardfeature, waarmee creditcardstatements automatisch worden afgeletterd.
  • Exact Consolidatie
    Voor bedrijven met meerdere (internationale) vestigingen is het mogelijk om Exact Globe+ te integreren met de financiële consolidatie oplossing: Exact Consolidatie. Zo zijn bedrijven in staat om financiële informatie uit de administraties van verschillende vestingen te onttrekken en met elkaar te consolideren.
  • Exact Insights
    Met de BI tool Exact Insights zet je grote hoeveelheden data om in organisatie brede KPI’s en trends. Het Finance dashboard geeft inzicht in belangrijke cijfers op het gebied van cashflow, liquiditeit, omzet, bruto- en nettorendement.
  • Exact RPA
    Eén van de nieuwste add-ons is Exact RPA. Dit RPA-systeem heeft een naadloze integratie met Exact Synergy en stelt de gebruiker in staat om processen te stroomlijnen door zelfstandig terugkerende taken uit te voeren.
  • Wat is het verschil tussen Exact Globe+ en Exact Synergy?

    verschillen exact globe versus synergy

    Exact Globe+ en Exact Synergy worden nogal eens in één adem genoemd. Dit komt omdat de twee systemen vaak naast elkaar worden gebruikt, maar ze zijn wel degelijk verschillend. Hieronder zetten we de verschillen tussen de twee systemen op een rij.

    Exact Globe+ is een transactioneel ERP-systeem voor het beheren van je financiële processen zoals de boekhouding en de facturering, maar ook andere primaire processen zoals de productie, het magazijnbeheer, de distributie, het projectbeheer en het voorraadbeheer van een onderneming. Deze software wordt veel gebruikt door administratieve afdelingen en door back-office medewerkers.

    Exact Synergy is een oplossing voor het automatiseren van operationele processen. Het is een centrale oplossing voor samenwerking door middel van workflow- en documentmanagement. Met andere woorden: het systeem versnelt en verbetert de samenwerking tussen medewerkers onderling en verschillende afdelingen van een organisatie. De software heeft functies voor business process management, documentbeheer, client relations management en human resources. Exact Synergy kan worden geïntegreerd met het ERP-systeem Exact Globe+, en daarnaast met andere ERP-systemen zoals SAP, Oracle en Microsoft of Sage om het gehele bedrijfsproces te stroomlijnen.

    De Exact Synergy-oplossing is ontwikkeld in .NET. Met alleen internet, een browser en het invoeren van een gebruikersnaam en een wachtwoord, heb je toegang.

    Een bijzonder kenmerk van Exact Globe+ en Exact Synergy is dat het aanpasbaar is. De gebruiker kan het systeem afstemmen op zijn eisen en behoeften. Hiervoor is er de Exact Software Development Kit (SDK), een tool voor de ontwikkeling van maatwerk-oplossingen. Ook voor de training en certificering van medewerkers, kan een beroep worden gedaan op SDK van Exact.

    Wat kost Exact Globe+?

    De kosten van Exact Globe+ zijn afhankelijk diverse factoren, zoals het type implementatie en het aantal en soort licenties. De oplossing kan bovendien on-premise en in de cloud functioneren. En tenslotte zijn er twee vormen van afname van het product: het kan worden gekocht, maar de klant kan ook gebruikmaken van het het Subscription model (SaaS). In dat laatste geval worden de licentie-, onderhouds- en ondersteuningskosten maandelijks betaald: een klein bedrijf moet rekenen op zo’n 380 euro per maand, voor een middelgroot bedrijf is dat 600 tot 700 euro.

    Zoals gezegd zijn de kosten deels afhankelijk van het aantal en de soort licenties. Exact Globe+ kent vier soorten:

    • Full: deze licentie heeft de meeste rechten is voor de beheerders van de software en geeft toegang tot zowel het front- als het backoffice. Zij wordt doorgaans verstrekt aan de medewerkers die met het administratieve gedeelte van het ERP werken. De prijs is € 99 per maand.
    • Medium: met deze licentie heeft de gebruiker toegang tot het gehele frontoffice, als gebruiker op hoog niveau én als beheerder. De prijs bedraagt € 51,45 per maand.
    • Light: de mogelijkheden van deze licentie zijn beperkter, maar het is de meest gebruikte. Deze licentie wordt toegekend aan verkoopteams, projectmanagers, het middenmanagement en projectmedewerkers en kost € 8,25 per maand.
    • Basic: dit is de licentie die alleen toegang verschaft tot het HR-werknemersportaal. Elke medewerker die gebruikmaakt van het portaal heeft deze licentie nodig. Zij kost € 1,90 per maand.

    De invloed die de implementatie op de kosten heeft, wordt bepaald door de complexiteit ervan: als er veel bedrijfsspecifieke eisen en behoeftes zijn en er dus veel maatwerk nodig is, dan is dat uiteraard terug te zien in de kosten. Maar voor een gemiddelde basisimplementatie betaalt de klant een bedrag dat tussen de 10.000 en 15.000 euro ligt.

    Belangrijk: het opstellen van een begroting voor een ERP-implementatieproject is niet eenvoudig. Er zijn veel elementen om rekening mee te houden waarvan er al snel een (of meer) over het hoofd wordt gezien. In de ERP Wijzer is een budgetplanner opgenomen om projectmanagers te helpen bij het bepalen van de investering die nodig is voor hun type bedrijf.

    Hoe ziet het implementatieplan van Exact Globe eruit?

    De implementatieprocedure van Exact (die overal ter wereld hetzelfde is) bestaat uit negen stappen:

    In deze fase worden de fundamenten van het project gelegd. Eerst worden samen met de klant een projectplan en een planning van de werkzaamheden opgesteld. Als dit klaar is, dan worden voor elke eindgebruikersgroep zogenoemde key-users gedefinieerd: deze krijgen een meer gedetailleerde opleiding dan de overige gebruikers.

    Let op: een goede manier om een gedegen basis onder het project te leggen, is het maken van een IT-blauwdruk. In het Premium Digiboek ‘Blauwdruk van bedrijfsprocessen’ is een handleiding te vinden voor het stap-voor-stap maken van een blauwdruk; inclusief schermafbeeldingen van blueprints, praktische voorbeelden en een video-interview met een expert.

    Samen met de key users worden alle processen geanalyseerd. De resultaten worden vastgelegd in een blauwdruk-projectdefinitieverslag. Dit document is als het ware de bijbel van het project, dus het moet perfect zijn. Als het concept gereed is, wordt het nog eens zorgvuldig doorgenomen met de klant en waar nodig bijgeschaafd, om er zeker van te zijn dat het compleet is en de structuur helemaal klopt.

    De software wordt aangepast aan de eisen die in het blauwdruk-projectdefinitieverslag zijn vastgelegd.

    Met de belangrijkste gebruikers wordt nagegaan of de software daadwerkelijk aan alle eisen voldoet.

    Aangeraden wordt om alleen de kerngegevens en actuele posten te migreren. Het is mogelijk om alles te over te zetten, maar dat kost tijd en geld. Zijn toch de data van voorgaande jaren nodig, dan worden die normaal gesproken in Excel gezet. Door deze naast de informatie uit de Exact-software te leggen, wordt duidelijk welke gegevens in de oude applicatie staan en welke in de nieuwe van Exact. Bedoeling is om na verloop van tijd de oude data te laten voor wat ze zijn en alleen de nieuwe software nog te gebruiken.

    Samen met de klant wordt een testplan opgesteld. Alle testresultaten moeten worden goedgekeurd door de klant. Pas als alle testen goed zijn verlopen en de resultaten door de klant zijn goedgekeurd, kan worden overgegaan naar de volgende fase.

    In deze fase worden werkinstructies opgesteld en medewerkers geschoold. De opleidingen worden doorgaans gegeven door de hoofdgebruikers. Samen met iemand van het Exact-team maken zij de andere gebruikers wegwijs in het systeem.

    Dit is het moment waarop het systeem ‘live’ gaat. Soms gebeurt dit in eerste instantie slechts met een beperkt aantal gebruikers om na te gaan of alles correct werkt.

    Zodra het project is afgerond, stellen de Exact-ontwikkelaars die de implementatie hebben uitgevoerd, een document op dat wordt doorgegeven aan de helpdesk van Exact. Dit overzicht bevat alle wijzigingen, ontwikkelingen en parameters van het uiteindelijke systeem. Als de klant na de ingebruikname van de software nog vragen blijkt te hebben, dan beschikt de helpdesk over alle informatie om die te kunnen beantwoorden.

    implementatie exact cloud on-premise

    In het kort

    Al met al is Exact Globe+ een solide en veelzijdige oplossing, ontwikkeld door een bedrijf met veel ervaring dat traditioneel sterk is in financieel beheer. De software is horizontaal van karakter en komt dus op veel, zo niet alle gebieden tegemoet aan de wensen en eisen van de meeste bedrijven. Voor sterk gespecialiseerde ondernemingen in bepaalde sectoren kan het zijn dat Exact Globe+ niet volstaat, zoals bijvoorbeeld voor een levensmiddelenbedrijf met complexe productieprocessen. De software kan echter worden geïntegreerd met Exact Synergy, om cross-functionele processen en samenwerking tussen verschillende bedrijfsonderdelen te versterken en te vergemakkelijken. Om erachter te komen of van alle oplossingen die momenteel op de markt zijn Exact Globe+ de meest geschikte tool is, kan de ERP Wijzer worden geraadpleegd.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2022, 22 mei). Exact Globe+: ERP-systeem om de financiën onder controle te houden? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/erp-pakketten/exact-globe
guest
0 Reacties
Inline Feedbacks
Bekijk alle reacties