WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Financieel systeem: ERP voor het hart van de bedrijfsvoering

De financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers, die dag in dag uit bezig zijn met die andere tak van ERP, de praktische uitvoering van de bedrijfsprocessen. Toch is het belangrijk te beseffen dat de financiële afdeling meer bijdraagt aan de bedrijfsvoering dan alleen administratie. In feite steunt het hele bedrijf op een goed beheer van de cashflow. Bovendien helpen correcte cijfers het managementteam om de juiste (investerings)beslissingen te maken.

Inhoudsopgave:

  1. Interview met een financieel expert
  2. Hoe helpt een financieel pakket bij de facturatie?
    1. Omgang met verschillende btw
    2. Verzamelfacturen opstellen
    3. Werkstromen voor binnenkomende facturen
  3. Geconsolideerde jaarrekeningen opstellen
  4. Het pakket moet aanpassen aan verschillende wetgevingen
    1. Hulp bij de btw-aangifte
    2. Jaarverslagen maken conform IFRS
  5. Overzicht van de inkoop- en verkoopadministratie
    1. Offerte- en contractbeheer
    2. Data overnemen van procurement management
  6. Extra modules
  7. Kosten van een financieel systeem

Interview: waarom kiezen bedrijven voor finance in het ERP-systeem?

Bij de keuze voor een (nieuw) ERP-systeem wordt er niet altijd de nodige aandacht besteed aan het financiële luik. In deze video legt Hans van Gestel van Alius Energy uit waarom dit luik toch zo belangrijk is. Hij vertelt ook welke eisen een bedrijf als Alius stelt op financieel gebied.


Tip! Vaak gebeurt het dat bedrijven na een fusie met verschillende tools en pakketten werken voor de financiële administratie. Zij weten dan niet goed met welk(e) pakket(ten) voort te gaan. Kan je één van de bestaande systemen centraal voor iedereen maken? Of moet je misschien beter naar een geheel nieuw systeem voor iedereen kijken? ICT Portal kan de situatie inschatten en een advies geven over de verschillende mogelijkheden, alternatieven en consequenties: +31 (0)20 3690 457.

Hoe helpt een financieel pakket bij de facturatie?

De debiteuren- en crediteurenadministratie bezorgen bedrijven vaak kopzorgen. Hoe stel je uitgaande facturen correct en snel op? Hoe zorg je ervoor dat je de binnenkomende facturen zeker op tijd betaalt?

Tip! In dit artikel zijn enkele functionaliteiten voor facturatie opgenomen, maar er bestaan er nog heel wat meer. In de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer vindt u een uitgebreide lijst.

Verschillende btw-regels hanteren

Bedrijven die te maken krijgen met internationale klanten, of die producten of diensten leveren aan zowel B2B als B2C klanten, krijgen het vaak lastig bij het opstellen van facturen aan debiteuren. De btw-regels zijn namelijk verschillend naargelang de klant.

Een bedrijf dat de btw-regels manueel moet nagaan voor 4.500 uitgaande facturen per dag zal al snel merken dat dit niet houdbaar is. Wanneer in de btw-module echter het land en de categorie van de klant worden aangegeven, worden de btw-regels op de factuur daar automatisch op aangepast. Zo gaat het opstellen van een correcte factuur vlotter, en is de taak dus veel sneller volbracht.

Ook voor bedrijven die niet zo’n groot volume aan facturen uitsturen, kan deze module soelaas bieden. Zij hebben vaak geen financieel experts in huis, en gebruiken de module dus om er zeker van te zijn dat de facturen correct worden opgemaakt.

Bedrijven die terugkerende klanten hebben, kunnen er voor kiezen de financiële module te koppelen aan het Customer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie.CRM-systeem. Zo worden de gegevens voor btw-berekening automatisch overgenomen, en hoeven ze niet opnieuw worden ingegeven bij elke bestelling van de klant.

Let op! Voor bedrijven die verkopen via E-commerce, ook wel e-business genoemd, omvat alle vormen van online handelen. De meeste mensen denken direct aan een webshop voor consumenten, maar de term wordt ook gebruikt voor bijvoorbeeld de financiële transacties die tussen banken plaatsvinden. In die laatste betekenis gaat de benaming terug tot in de jaren 70.e-commerce wordt er tijdens de aankoop van een product ook meteen afgerekend. Om ervoor te zorgen dat de prijs correct is, moeten bedrijven de btw-berekening dus geïntegreerd hebben in de webomgeving. In de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer staat een overzicht van webshops die aan een financieel pakket gekoppeld kunnen worden.

Verzamelfacturatie automatiseren

Een andere tijdrovende taak voor de debiteurenadministratie is het opstellen van verzamelfacturen. Bij verzamelfacturatie ontvangt de klant één factuur voor de voltooiing van meerdere leveringen. De leveringen kunnen tot meerdere bestellingen horen, maar dat hoeft niet.

Stel: een B2B-klant bestelt in dezelfde maand verschillende onderdelen voor de Bedrijven uit de machinebouw doen er goed aan om als basissoftware een ERP-systeem voor de productie te overwegen. In de ERP Wijzer staat een vergelijking van een aantal van deze pakketten. Ondernemingen in de machinebouw krijgen daarnaast echter ook met specifieke uitdagingen te maken. Ze werken bijvoorbeeld vaak samen met partners voor de productie van verschillende onderdelen. Ook moeten de machines getest worden voordat ze opgeleverd worden. Een partner die extra oplossingen aanbiedt of kan ontwikkelen voor de machinebouw, is dus een grote plus.productie van een machine. Dit kan zijn omdat de klant aan het begin nog niet exact wist wat er precies nodig was om de machine in elkaar te zetten. Of omdat deze klant de onderdelen pas geleverd wil krijgen wanneer deze ook daadwerkelijk worden gebruikt. In dit geval kan het handig zijn om één verzamelfactuur op te stellen, die na de maand van de bestellingen betaald moet worden.

financieel pakket verzamelfacturatie

Verzamelfacturen worden periodiek uitgestuurd. In bovenstaand voorbeeld zal maandelijks worden gefactureerd. Voor het opstellen van de factuur moet een medewerker aan het eind van de maand dus uitzoeken welke producten er allemaal gefactureerd moeten worden aan de klant. Een module voor verzamelfacturatie helpt hem of haar hierbij. In de module kan er aan elke levering een verzamelcode gehangen worden, in dit geval ‘maandelijks’. Aan het einde van de maand hoeft er dan alleen maar gezocht te worden op alle leveringen met het label ‘maandelijks’, en kan het systeem direct een verzamelfactuur aanmaken.

Workflows voor de crediteurenadministratie

Crediteurenafdelingen van zowat alle bedrijven krijgen om de haverklap betalingsherinneringen. Dit heeft meestal niets te maken met de onwil te betalen, maar wel met de manier waarop binnenkomende facturen worden beheerd.

Een eerste moment waarop het mis kan lopen is de ontvangst van de factuur. Veel bedrijven ontvangen hun facturen nog op papier, of in een digitaal formaat dat niet meteen leesbaar is door verwerkingssoftware. (Denk bij dit laatste aan een niet-bewerkbare pdf of een jpeg-bestand.) In dit geval moeten de factuurgegevens of overgetypt worden in het financiële systeem, of gedigitaliseerd worden. Gezien het overtypen van facturen heel wat risico’s op fouten met zich meebrengt, kiezen de meeste bedrijven ervoor ze meteen te scannen en de gegevens in te lezen met behulp van Samen met de groeiende noodzaak om alle bedrijfsdocumenten digitaal bewerkbaar te hebben, nemen ook de mogelijkheden voor OCR toe. Met OCR-technologie kunnen documenten geconverteerd worden naar een werkbaar digitaal formaat. Het programma wordt ook wel optische tekenherkenning genoemd. Sommige leveranciers bieden losse pakketten aan, andere hebben een OCR-module in hun DMS-pakket. Weer andere bedrijven hebben scanners met OCR ontwikkeld.OCR en/of Robotic Process Automation, of robotgestuurde procesautomatisering in het Nederlands, is een techniek die gebruikt wordt om bepaalde, repetitieve taken in een bedrijf te automatiseren. Het gaat hierbij niet om fysieke handelingen, zoals de assemblage van een wagen, maar wel om administratieve taken. Door middel van RPA worden software-robots (een soort digitale werknemers) gecreëerd, die een deel van de werklast overnemen van menselijke werknemers. Software-robots kunnen onder andere: tekst kopiëren en plakken in het juiste systeem, data uit (pdf-)documenten extraheren, bestanden verplaatsen, documenten downloaden, en e-mails ontvangen en versturen.RPA.

Let op! OCR en RPA zijn goede hulpmiddelen om fysieke facturen digitaal te verwerken, maar digitalisering draait niet alleen om technische hulpmiddelen. Om goede, strategische beslissingen te nemen bij de overgang naar een Een Paperless Office is een kantoor waar geen of zo weinig mogelijk papier gebruikt wordt. De term op zich bestaat al bijna een halve eeuw, maar het laatste decennium brengen meer en meer bedrijven het concept ook daadwerkelijk in de praktijk. Er zitten verschillende voordelen aan een kantoor waar papiergebruik beperkt wordt: minder fysieke ruimte nodig voor opslag;paperless office kunnen projectleiders de Premium Paper Digitalisering aanschaffen. Hierin staan handvatten voor de aanvang van een digitaliseringstraject.

Zodra een factuur digitaal en leesbaar in het systeem is opgenomen, moeten er een aantal stappen worden doorlopen voordat ze betaald kan worden. Afhankelijk van het bedrijf zal de factuur door verschillende personen moeten worden goedgekeurd, betaald en uiteindelijk worden Bedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is.gearchiveerd. Hiervoor kunnen Een workflow, werkstroom genoemd in het Nederlands, is een opeenvolging van stappen die bedrijven moeten doorlopen om een bedrijfsproces uit te voeren. Met een workflow wordt in een softwaresysteem vastgelegd hoe een bepaalde taak uitgevoerd moet worden, of hoe een document beheerd moet worden. Er wordt ook bepaald wie elke stap moet uitvoeren.workflows worden ingezet.

Door de taakopvolging van facturen te automatiseren wordt voorkomen dat een verantwoordelijke de factuur niet te zien krijgt. De meldingen voor taken zorgen er ook voor dat de taak snel wordt uitgevoerd. Op die manier kan worden voorkomen dat facturen te laat worden betaald. Voor de daadwerkelijke betaling van de facturen kan er gebruik gemaakt worden van een bankkoppeling. Zo kunnen de betalingen meteen vanuit het financiële systeem gebeuren.

Hoe werkt financiële consolidatie?

Elk bedrijf maakt één keer per jaar een officiële financiële balans op (jaarrekening). Hiervoor wordt het grootboek erbij genomen en wordt de opbrengst (Bij verkoopbeheer, ook wel sales management genoemd, verzamelen en analyseren bedrijven al hun beschikbare verkoopdata. Systemen voor verkoopbeheer worden ingezet voor het beheer van verkoopteams en -kanalen, de optimalisatie van de klantenservice, en de creatie van verkoopstrategieën. Vooral handels- en productiebedrijven maken gebruik van dit soort systemen.verkoop) afgezet tegen de kosten (aankoop) van het bedrijf. Voor een bedrijf met één bv is dit een relatief eenvoudige taak, zeker als alle cijfers goed geregistreerd staan in het financiële systeem.

Voor bedrijven die uit meer dan één bv bestaan, zoals holdings of bedrijven met minstens één dochteronderneming, is de Onder financial reporting wordt verstaan dat een bedrijf zijn financiële rapportages opstelt en bekend maakt. Deze rapportages zijn een weergave van de financiële prestaties van een bedrijf binnen een bepaalde tijdspanne, traditioneel gezien een jaar. Vandaar dat er ook vaak naar wordt verwezen met de term jaarrekening. De ontvangers van deze rapportages zijn externen (belanghebbenden, ook wel ‘stakeholders’ genoemd) zoals investeerders en de wetgever. Elke Nederlandse onderneming is verplicht een jaarrekening op te stellen en naar de Kamer van Koophandel te sturen.financiële rapportage echter geen sinecure. Om te weten te komen hoe de groep ervoor staat, is het namelijk niet voldoende de opbrengsten en kosten van de verschillende bv’s samen te nemen. In een geconsolideerde jaarrekening, moeten ook de onderlinge transacties tegenover elkaar weggestreept worden (eliminatieboekingen). In de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer staat beschreven hoe een financieel pakket deze eliminatieboekingen voor haar rekening neemt.

elimineren balans jaarrekening bv holding

Is consolidatie verplicht?

In Nederland moet een moederbedrijf een geconsolideerde jaarrekening opstellen waarin alle dochtermaatschappijen zijn opgenomen. Deze groepsmaatschappijen moeten een economische eenheid vormen, onder centrale leiding staan en onderling organisatorisch verbonden zijn.

Geconsolideerde jaarrekening moet worden gepresenteerd door elke onderneming die één of meerdere dochterondernemingen heeft, of wanneer het een groep van evenwaardige vennootschappen betreft die onder dezelfde centrale leiding staan.

Tip: dit zijn de algemene regels voor beide landen, maar er bestaan uitzonderingen. Vraag dit in geval van twijfel na bij een accountant.

Welke functionaliteiten helpen bij het naleven van wettelijke verplichtingen?

Op financieel vlak hebben bedrijven nogal wat wettelijke verplichtingen. Het is vaak een huzarenwerk om hieraan op manuele wijze te voldoen. Vandaar dat de meeste financiële systemen beschikken over op zijn minst de volgende functionaliteiten:

Module voor de btw-aangifte

Jaarlijks of per kwartaal moeten bedrijven btw-aangifte doen bij de belastingdienst. Daarbij moet worden aangegeven hoeveel btw er is betaald, en hoeveel er is ontvangen.

Het bijeenzoeken van alle facturen is een tijdrovende zaak. Wanneer de hele crediteuren- en debiteurenadministratie in het financieel pakket staan, wordt deze taak eenvoudiger. Een module voor de btw-aangifte kan in veel pakketten zelfstandig de juiste informatie ophalen uit de facturen voor de betreffende periode, en maakt op basis hiervan de aangifte op. In sommige gevallen kunnen er ook overeenkomsten gesloten worden met de belastingdienst. Bedrijven die hebben aangetoond dat hun financieel systeem juiste berekeningen maakt, hoeven geen extra controles te laten uitvoeren.

Jaarverslagen opstellen volgens de IFRS

Alle beursgenoteerde bedrijven met zetel in de EU zijn verplicht om hun Onder financial reporting wordt verstaan dat een bedrijf zijn financiële rapportages opstelt en bekend maakt. Deze rapportages zijn een weergave van de financiële prestaties van een bedrijf binnen een bepaalde tijdspanne, traditioneel gezien een jaar. Vandaar dat er ook vaak naar wordt verwezen met de term jaarrekening. De ontvangers van deze rapportages zijn externen (belanghebbenden, ook wel ‘stakeholders’ genoemd) zoals investeerders en de wetgever. Elke Nederlandse onderneming is verplicht een jaarrekening op te stellen en naar de Kamer van Koophandel te sturen.jaarverslagen te publiceren volgens de International Financial Reporting Standards (IFRS). Dit zijn internationale normen, die de actuele waarde van aandelen en andere activa moeten weergeven. Er worden ook bepaalde vormkenmerken opgelegd door de IFRS.

Door de specifieke vereisten van de IFRS, duurt het soms erg lang voordat een jaarverslag opgesteld is. Daarnaast sluipen er al snel foutjes in, en is het risico dus groot dat het verslag opnieuw moet worden gepubliceerd. Een module die rekening houdt met de IFRS, zal verslagen die niet voldoen aan alle vereisten, tegenhouden. Er wordt dan aangegeven waar de fout zit voordat het verslag gepubliceerd wordt.

Let op: internationale financiële functionaliteit is vooral belangrijk in bepaalde marktsegmenten. In de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer 2021 staat een overzicht van welke systemen geschikt zijn voor welke marktsegmenten.

Waarom de inkoop- en verkoopadministratie opnemen in de financiële balansen?

Veel bedrijven willen de inkoop- en verkoopdocumentatie gelinkt hebben aan de boekhouding. Zo hoeft er niet op facturen gewacht te worden om de balans op te maken, en wordt de boekhouding in real-time geactualiseerd.

Let op: inkoop- en verkoopmedewerkers registreren de offertes en contracten meestal niet meteen in het financiële systeem. Zij maken eerder gebruik van een Customer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie.CRM-systeem. Voor bedrijven die zich (ook) oriënteren op een CRM-pakket staat in de De CRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor klantrelatiebeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.CRM Wijzer een vergelijking van verschillende software.

Op de hoogte zijn van offertes en getekende contracten

Wanneer een verkoopmedewerker een offerte uitstuurt, of wanneer er een contract getekend wordt met een klant, is het belangrijk dat de financiële administratie meteen op de hoogte is. In welke fase de afdeling de informatie moet krijgen, hangt af van het bedrijfsbeleid, maar over het algemeen is de regel: zo vroeg mogelijk.

De reden om de financiële afdeling vroeg te betrekken is dat dit de enige afdeling is die een volledig overzicht heeft van de bedrijfsfinanciën. Medewerkers van de financiële administratie weten welke inkomsten en kosten er bedrijfsbreed zijn, en kunnen hierop reageren. Vooral in bedrijven waar verkoopmedewerkers erg vrij zijn om prijzen aan te passen, is het belangrijk dat de financiële afdeling op tijd weet welke kortingen er bijvoorbeeld zijn aangeboden aan klanten.

Stel dat een verkoopmedewerker voor een grote klant een offerte maakt met 10 procent korting. Dit kan perfect gelegitimeerd worden, als de klant op lange termijn veel gaat opbrengen. Toch moet de financiële afdeling op tijd op de hoogte gebracht worden. Zo kan er nagegaan worden of deze korting gevolg heeft voor de financiële balans op kortere termijn. Mocht het gevolg negatief zijn, dan kan er, samen met de manager, beslist worden om bijvoorbeeld geen kortingen meer te geven voor de rest van het jaar.

offerte verkoop financiële planning

De communicatie tussen de verkoopafdeling en financiële afdeling kan op verschillende manieren verlopen. De meest efficiënte manieren zijn een koppeling met de verkoopmodule uit het CRM-systeem, of een financieel systeem met een geïntegreerde verkoopmodule.

Inkoopdocumentatie ophalen

Naast de inkomsten is het ook belangrijk dat de financiële afdeling in real-time inzicht heeft in de kosten, dus wat er wordt uitgeven. Dit kan gaan over materialen of producten, maar ook andere kosten om de diensten en producten te kunnen leveren, zoals de kosten van outsourcing.

Een groot deel van de informatie over kosten komt van de afdeling inkoop, of het Procurement management, of inkoopbeheer, zorgt ervoor dat een bedrijf beschikt over de benodigde grondstoffen, materialen en andere resources om het werk naar behoren uit te voeren.procurement management. Deze afdeling houdt zich bezig met de vergelijking van de beste leveranciers, en de aankoop van materialen en diensten. Net zoals de verkoopafdeling moeten zij continu aan de financiële afdeling doorgeven wat er ingekocht is, of wat er op de planning staat. Ook hiervoor wordt in de meeste gevallen gekozen tussen een koppeling of een financieel systeem met een geïntegreerde inkoopmodule.

Tip! Om de vergelijking tussen verschillende leveranciers te vereenvoudigen gebruiken veel bedrijven een systeem voor Een portaal voor Supplier Relationship Management (SRM), ook wel leveranciersportaal genoemd, is software die bedrijven helpt hun relaties met leveranciers te onderhouden. Het is de tegenhanger van een portaal voor Customer Relationship Management (CRM). Waar bij CRM de verkoopkansen beheerd worden, wordt er bij SRM gekeken naar waar het beste kan worden ingekocht. Meestal wordt dit portaal gebruikt door bedrijven die zaken doen met veel leveranciers of door overheidsinstellingen. Deze laatste moeten namelijk transparant zijn over de redenen om voor een bepaalde leverancier te kiezen.Supplier Relationship Management (SRM). In de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer staat een overzicht van organisaties die voordeel kunnen halen uit een SRM-systeem.

In bredere zin kunnen ten slotte ook personeelskosten gezien worden als ‘inkoop’. Vandaar dat er ook vaak gekozen wordt voor een koppeling met een pakket voor Wanneer een organisatie zich oriënteert op een (nieuw) systeem voor loonadministratie, is het essentieel om eerst de salarisworkflow goed te begrijpen. Elk bedrijf voert een variatie uit op het standaardproces voor salarisadministratie. Deze standaard bestaat uit de verzameling van loongegevens voor een bepaalde periode (input), de loonberekening op basis van deze gegevens (verwerking), en de uitvoering van de betaling en creatie van loonstroken (output).salarisadministratie, of met het volledige Bedrijven die hun personeelsbeheer willen optimaliseren hebben enorm veel keuze tussen verschillende HRM-systemen. De laatste jaren blijft het aantal HRM-pakketten op de markt ook continu toenemen. Het eerste dat een bedrijf zich zou moeten afvragen bij de selectie van een HRM-pakket, is welke HR-processen stroef verlopen in het bedrijf. Misschien worden de commissies voor verkoopmedewerkers nog manueel geadministreerd? Of misschien houden medewerkers tot het eind van de maand zelf hun uren en vrije dagen bij? De verbeterpunten die een bedrijf kan opstellen zijn legio, en zullen per situatie verschillen.HRM-pakket. Hieruit kunnen de exacte loonkosten overgenomen worden.

Extra functionaliteiten van een financieel systeem

Een bedrijf is natuurlijk meer dan zijn financiële administratie. Door de grote samenhang van bedrijfsprocessen wordt er regelmatig gevraagd om extra functionaliteiten. Vooral Een handelsonderneming kiest vaak voor de aanschaf van een systeem voor Enterprise Resource Planning (ERP) dat speciaal gericht is op de handelsactiviteiten zoals orderpicking, magazijnindeling en voorraadbeheer. Voor welke specifieke problemen kan een ERP een oplossing bieden? Welke functionaliteiten zijn essentieel voor de handel? Hoe kan de software bijdragen aan hogere winstmarges?handelsbedrijven (zowel B2B als B2C) en bedrijven die Voor bedrijven die projectmatig werken is 'flexibiliteit' het kernwoord. Projecten moeten steeds kunnen worden herzien, en het ondersteunende ERP-systeem moet deze herzieningen kunnen verwerken. Welke mogelijkheden biedt dit soort pakketten voor projectmanagement?projectmatig werken hebben vaak de wens om volgende functionaliteiten te integreren:

  • Een van de grootste problemen die handelsbedrijven vaak ervaren is dat niemand een accuraat beeld heeft van de status van de voorraad. Er is niet precies bekend wat er op voorraad is, welke artikelen gereserveerd zijn, en hoe lang ze al ‘op de plank’ liggen. Een voorraadmodule kan soelaas bieden.Voorraadadministratie
  • Een POS-systeem is een computergestuurd kassasysteem. Een klassieke kassa is alleen bedoeld is voor het afrekenen van goederen. Een POS-systeem doet dit uiteraard ook, maar beschikt daarnaast over extra informatie zoals een actuele voorraadindicatie, klantgegevens en verkoopstatistieken. Het computergestuurde kassasysteem kan de gegevens bijhouden van één verkoopkanaal, maar ook van alle verschillende verkooppunten of -kanalen. Zo kunnen digitale klantenkaarten bijvoorbeeld in elk filiaal van een elektronicawinkel opgeroepen worden. Ook kan een medewerker in de fysieke winkel een artikel afrekenen dat via e-commerce besteld is.Kassasysteem
  • De urenregistratie van het personeel kan voor bedrijven een vervelende dagelijkse klus zijn. Toch is het een belangrijk onderdeel van Human Resource Management, aangezien een slechte tijdregistratie minder loon of een lagere uitgaande factuur kan betekenen. Daarom is er software voor tijdregistratie op de markt, waarmee exact kan worden geregistreerd hoeveel uren er zijn gewerkt. Dit kan op projectniveau door gewerkte uren te koppelen aan bepaalde projecten van opdrachtgevers. Bij de meeste systemen is het mogelijk om indien gewenst een meer gedetailleerde urenverantwoording toe te voegen. Er zijn veel verschillende pakketten voor urenregistratie op de markt.Urenregistratie
  • Bedrijven die gebruik maken van business intelligence, analyseren grote hoeveelheden ‘ruwe’ data, met als doel daarmee waardevolle informatie te verkrijgen voor het maken van strategische en operationele bedrijfsbeslissingen (business insights). Deze zogenaamde ruwe data is meestal afkomstig uit verschillende softwaresystemen binnen het bedrijf, zoals een ERP, HRM, DMS of gespecialiseerde financiële software. Business Intelligence

Naast deze aparte modules is het voor veel bedrijven ook belangrijk dat het financiële systeem internationaal gericht is. Dit wil zeggen dat het pakket moet omgaan met verschillende valuta, maar ook dat het rekening houdt met de lokale wetgeving in andere landen, en meertalig gebruikt kan worden.

Wat kost een financieel systeem?

De prijs van een financieel systeem verschilt sterk naargelang het bedrijf. Een internationaal bedrijf dat ook andere ERP-functionaliteiten en een koppeling met het CRM-pakket wil, zal veel meer betalen dan een lokale organisatie die alleen facturen en jaarrekeningen wil beheren. Ook de complexiteit van de financiële administratie speelt een rol. Een bedrijf met één bv in Nederland en één soort bedrijfsactiviteit zal waarschijnlijk voldoende hebben aan de standaard finance-module in bijvoorbeeld Tussen eind 2017 en de lente van 2018 kwam Microsoft met twee nieuwe ERP-pakketten voor kleine en middelgrote bedrijven: NAV 2018 en Business Central. De systemen passen binnen een hele reeks ERP-vernieuwingen die Microsoft recentelijk heeft doorgevoerd. Maar wat zijn nu precies de voornaamste nieuwigheden? Hoe verhouden NAV 2018 en Business Central zich tegenover elkaar en tegenover Dynamics 365? Is de scheidslijn tussen de pakketten voor het mkb en grote bedrijven nog wel zo duidelijk?Microsoft Business Central. Een internationaal bedrijf met veel verschillende activiteiten, stakeholders en bv’s, zal eerder moeten kijken naar wat complexere en duurdere pakketten, zoals SAP Business Objects, Oracle Hyperion of Het Amerikaanse NetSuite is in het thuisland een begrip als het gaat om onder andere ERP-oplossingen die alleen beschikbaar zijn in de cloud. Ook in Groot-Brittannië zijn Netsuite-pakketten al jarenlang een vaste waarde. In de Benelux werd NetSuite pas uitgerold na de overname door Oracle in 2016. NetSuite Oneworld biedt functionaliteiten op het gebied van ERP, CRM en BI, en kan uitgebreid worden met e-commerce. Maar voor welke bedrijven is dit een interessant pakket? En voldoet een Amerikaans ERP-systeem wel aan de Nederlandse en Belgische (privacy)wetgeving?NetSuite.

Een gemiddeld financieel systeem voor 1 land en 10 gebruikers kan geïmplementeerd worden vanaf 50.000 euro implementatiekosten en 400 euro maandelijkse licentiekosten. Vooral extra ERP-functionaliteiten kunnen de prijs doen oplopen. Een kostenvoorbeeld van een volledig ERP-systeem staat in de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 1 Gemiddeld: 5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2020, 9 september). Financieel systeem: ERP voor het hart van de bedrijfsvoering. Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/functionaliteiten-erp/financieel-systeem