De financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers, die dag in dag uit bezig zijn met die andere tak van ERP, de praktische uitvoering van de bedrijfsprocessen. Toch is het belangrijk te beseffen dat de financiële afdeling meer bijdraagt aan de bedrijfsvoering dan alleen administratie. In feite steunt het hele bedrijf op een goed beheer van de cashflow. Bovendien helpen correcte cijfers het managementteam om de juiste (investerings)beslissingen te maken.
Inhoudsopgave:
- Interview met een financieel expert
- Hoe helpt een financieel pakket bij de facturatie?
- Geconsolideerde jaarrekeningen opstellen
- Het pakket moet aanpassen aan verschillende wetgevingen
- Overzicht van de inkoop- en verkoopadministratie
- Extra modules
- Kosten van een financieel systeem
Interview: waarom kiezen bedrijven voor finance in het ERP-systeem?
Bij de keuze voor een (nieuw) ERP-systeem wordt er niet altijd de nodige aandacht besteed aan het financiële luik. In deze video legt Hans van Gestel van Alius Energy uit waarom dit luik toch zo belangrijk is. Hij vertelt ook welke eisen een bedrijf als Alius stelt op financieel gebied.
Tip! Vaak gebeurt het dat bedrijven na een fusie met verschillende tools en pakketten werken voor de financiële administratie. Zij weten dan niet goed met welk(e) pakket(ten) voort te gaan. Kan je één van de bestaande systemen centraal voor iedereen maken? Of moet je misschien beter naar een geheel nieuw systeem voor iedereen kijken? ICT Portal kan de situatie inschatten en een advies geven over de verschillende mogelijkheden, alternatieven en consequenties: +31 (0)20 3690 457.
Hoe helpt een financieel pakket bij de facturatie?
De debiteuren- en crediteurenadministratie bezorgen bedrijven vaak kopzorgen. Hoe stel je uitgaande facturen correct en snel op? Hoe zorg je ervoor dat je de binnenkomende facturen zeker op tijd betaalt?
In dit artikel zijn enkele functionaliteiten voor facturatie opgenomen, maar er bestaan er nog heel wat meer. In het Digiboek Financieel Systeem Functionaliteitenoverzicht vind je een uitgebreide lijst.
Verschillende btw-regels hanteren
Bedrijven die te maken krijgen met internationale klanten, of die producten of diensten leveren aan zowel B2B als B2C klanten, krijgen het vaak lastig bij het opstellen van facturen aan debiteuren. De btw-regels zijn namelijk verschillend naargelang de klant.
Een bedrijf dat de btw-regels manueel moet nagaan voor 4.500 uitgaande facturen per dag zal al snel merken dat dit niet houdbaar is. Wanneer in de btw-module echter het land en de categorie van de klant worden aangegeven, worden de btw-regels op de factuur daar automatisch op aangepast. Zo gaat het opstellen van een correcte factuur vlotter, en is de taak dus veel sneller volbracht.
Ook voor bedrijven die niet zo’n groot volume aan facturen uitsturen, kan deze module soelaas bieden. Zij hebben vaak geen financieel experts in huis, en gebruiken de module dus om er zeker van te zijn dat de facturen correct worden opgemaakt.
Bedrijven die terugkerende klanten hebben, kunnen er voor kiezen de financiële module te koppelen aan het CRM-systeem. Zo worden de gegevens voor btw-berekening automatisch overgenomen, en hoeven ze niet opnieuw worden ingegeven bij elke bestelling van de klant.
Let op! Voor bedrijven die verkopen via e-commerce wordt er tijdens de aankoop van een product ook meteen afgerekend. Om ervoor te zorgen dat de prijs correct is, moeten bedrijven de btw-berekening dus geïntegreerd hebben in de webomgeving. In de ERP Wijzer staat een overzicht van webshops die aan een financieel pakket gekoppeld kunnen worden.
Verzamelfacturatie automatiseren
Een andere tijdrovende taak voor de debiteurenadministratie is het opstellen van verzamelfacturen. Bij verzamelfacturatie ontvangt de klant één factuur voor de voltooiing van meerdere leveringen. De leveringen kunnen tot meerdere bestellingen horen, maar dat hoeft niet.
Stel: een B2B-klant bestelt in dezelfde maand verschillende onderdelen voor de productie van een machine. Dit kan zijn omdat de klant aan het begin nog niet exact wist wat er precies nodig was om de machine in elkaar te zetten. Of omdat deze klant de onderdelen pas geleverd wil krijgen wanneer deze ook daadwerkelijk worden gebruikt. In dit geval kan het handig zijn om één verzamelfactuur op te stellen, die na de maand van de bestellingen betaald moet worden.
Verzamelfacturen worden periodiek uitgestuurd. In bovenstaand voorbeeld zal maandelijks worden gefactureerd. Voor het opstellen van de factuur moet een medewerker aan het eind van de maand dus uitzoeken welke producten er allemaal gefactureerd moeten worden aan de klant. Een module voor verzamelfacturatie helpt hem of haar hierbij. In de module kan er aan elke levering een verzamelcode gehangen worden, in dit geval ‘maandelijks’. Aan het einde van de maand hoeft er dan alleen maar gezocht te worden op alle leveringen met het label ‘maandelijks’, en kan het systeem direct een verzamelfactuur aanmaken.
Workflows voor de crediteurenadministratie
Crediteurenafdelingen van zowat alle bedrijven krijgen om de haverklap betalingsherinneringen. Dit heeft meestal niets te maken met de onwil te betalen, maar wel met de manier waarop binnenkomende facturen worden beheerd.
Een eerste moment waarop het mis kan lopen is de ontvangst van de factuur. Veel bedrijven ontvangen hun facturen nog op papier, of in een digitaal formaat dat niet meteen leesbaar is door verwerkingssoftware. (Denk bij dit laatste aan een niet-bewerkbare pdf of een jpeg-bestand.) In dit geval moeten de factuurgegevens of overgetypt worden in het financiële systeem, of gedigitaliseerd worden. Gezien het overtypen van facturen heel wat risico’s op fouten met zich meebrengt, kiezen de meeste bedrijven ervoor ze meteen te scannen en de gegevens in te lezen met behulp van OCR en/of RPA.
Let op! OCR en RPA zijn goede hulpmiddelen om fysieke facturen digitaal te verwerken, maar digitalisering draait niet alleen om technische hulpmiddelen. Om goede, strategische beslissingen te nemen bij de overgang naar een paperless office kunnen projectleiders het Digiboek Digitalisering raadplegen. Hierin staan handvatten voor de aanvang van een digitaliseringstraject.
Zodra een factuur digitaal en leesbaar in het systeem is opgenomen, moeten er een aantal stappen worden doorlopen voordat ze betaald kan worden. Afhankelijk van het bedrijf zal de factuur door verschillende personen moeten worden goedgekeurd, betaald en uiteindelijk worden gearchiveerd. Hiervoor kunnen workflows worden ingezet.
Door de taakopvolging van facturen te automatiseren wordt voorkomen dat een verantwoordelijke de factuur niet te zien krijgt. De meldingen voor taken zorgen er ook voor dat de taak snel wordt uitgevoerd. Op die manier kan worden voorkomen dat facturen te laat worden betaald. Voor de daadwerkelijke betaling van de facturen kan er gebruik gemaakt worden van een bankkoppeling. Zo kunnen de betalingen meteen vanuit het financiële systeem gebeuren.
Hoe werkt financiële consolidatie?
Elk bedrijf maakt één keer per jaar een officiële financiële balans op (jaarrekening). Hiervoor wordt het grootboek erbij genomen en wordt de opbrengst (verkoop) afgezet tegen de kosten (aankoop) van het bedrijf. Voor een bedrijf met één bv is dit een relatief eenvoudige taak, zeker als alle cijfers goed geregistreerd staan in het financiële systeem.
Voor bedrijven die uit meer dan één bv bestaan, zoals holdings of bedrijven met minstens één dochteronderneming, is de financiële rapportage echter geen sinecure. Om te weten te komen hoe de groep ervoor staat, is het namelijk niet voldoende de opbrengsten en kosten van de verschillende bv’s samen te nemen. In een geconsolideerde jaarrekening, moeten ook de onderlinge transacties tegenover elkaar weggestreept worden (eliminatieboekingen). In de ERP Wijzer staat beschreven hoe een financieel pakket deze eliminatieboekingen voor haar rekening neemt.
Is consolidatie verplicht?
In Nederland moet een moederbedrijf een geconsolideerde jaarrekening opstellen waarin alle dochtermaatschappijen zijn opgenomen. Deze groepsmaatschappijen moeten een economische eenheid vormen, onder centrale leiding staan en onderling organisatorisch verbonden zijn.
Geconsolideerde jaarrekening moet worden gepresenteerd door elke onderneming die één of meerdere dochterondernemingen heeft, of wanneer het een groep van evenwaardige vennootschappen betreft die onder dezelfde centrale leiding staan.
Tip: dit zijn de algemene regels voor beide landen, maar er bestaan uitzonderingen. Vraag dit in geval van twijfel na bij een accountant.
Welke functionaliteiten helpen bij het naleven van wettelijke verplichtingen?
Op financieel vlak hebben bedrijven nogal wat wettelijke verplichtingen. Het is vaak een huzarenwerk om hieraan op manuele wijze te voldoen. Vandaar dat de meeste financiële systemen beschikken over op zijn minst de volgende functionaliteiten:
Module voor de btw-aangifte
Jaarlijks of per kwartaal moeten bedrijven btw-aangifte doen bij de belastingdienst. Daarbij moet worden aangegeven hoeveel btw er is betaald, en hoeveel er is ontvangen.
Het bijeenzoeken van alle facturen is een tijdrovende zaak. Wanneer de hele crediteuren- en debiteurenadministratie in het financieel pakket staan, wordt deze taak eenvoudiger. Een module voor de btw-aangifte kan in veel pakketten zelfstandig de juiste informatie ophalen uit de facturen voor de betreffende periode, en maakt op basis hiervan de aangifte op. In sommige gevallen kunnen er ook overeenkomsten gesloten worden met de belastingdienst. Bedrijven die hebben aangetoond dat hun financieel systeem juiste berekeningen maakt, hoeven geen extra controles te laten uitvoeren.
Jaarverslagen opstellen volgens de IFRS
Alle beursgenoteerde bedrijven met zetel in de EU zijn verplicht om hun jaarverslagen te publiceren volgens de International Financial Reporting Standards (IFRS). Dit zijn internationale normen, die de actuele waarde van aandelen en andere activa moeten weergeven. Er worden ook bepaalde vormkenmerken opgelegd door de IFRS.
Door de specifieke vereisten van de IFRS, duurt het soms erg lang voordat een jaarverslag opgesteld is. Daarnaast sluipen er al snel foutjes in, en is het risico dus groot dat het verslag opnieuw moet worden gepubliceerd. Een module die rekening houdt met de IFRS, zal verslagen die niet voldoen aan alle vereisten, tegenhouden. Er wordt dan aangegeven waar de fout zit voordat het verslag gepubliceerd wordt.
Let op: internationale financiële functionaliteit is vooral belangrijk in bepaalde marktsegmenten. In de ERP Wijzer 2024 staat een overzicht van welke systemen geschikt zijn voor welke marktsegmenten.
Waarom de inkoop- en verkoopadministratie opnemen in de financiële balansen?
Veel bedrijven willen de inkoop- en verkoopdocumentatie gelinkt hebben aan de boekhouding. Zo hoeft er niet op facturen gewacht te worden om de balans op te maken, en wordt de boekhouding in real-time geactualiseerd.
Inkoop- en verkoopmedewerkers registreren de offertes en contracten meestal niet meteen in het financiële systeem. Zij maken eerder gebruik van een CRM-systeem. Voor bedrijven die zich (ook) oriënteren op een CRM-pakket staat in de CRM Wijzer een vergelijking van verschillende software.
Op de hoogte zijn van offertes en getekende contracten
Wanneer een verkoopmedewerker een offerte uitstuurt, of wanneer er een contract getekend wordt met een klant, is het belangrijk dat de financiële administratie meteen op de hoogte is. In welke fase de afdeling de informatie moet krijgen, hangt af van het bedrijfsbeleid, maar over het algemeen is de regel: zo vroeg mogelijk.
De reden om de financiële afdeling vroeg te betrekken is dat dit de enige afdeling is die een volledig overzicht heeft van de bedrijfsfinanciën. Medewerkers van de financiële administratie weten welke inkomsten en kosten er bedrijfsbreed zijn, en kunnen hierop reageren. Vooral in bedrijven waar verkoopmedewerkers erg vrij zijn om prijzen aan te passen, is het belangrijk dat de financiële afdeling op tijd weet welke kortingen er bijvoorbeeld zijn aangeboden aan klanten.
Stel dat een verkoopmedewerker voor een grote klant een offerte maakt met 10 procent korting. Dit kan perfect gelegitimeerd worden, als de klant op lange termijn veel gaat opbrengen. Toch moet de financiële afdeling op tijd op de hoogte gebracht worden. Zo kan er nagegaan worden of deze korting gevolg heeft voor de financiële balans op kortere termijn. Mocht het gevolg negatief zijn, dan kan er, samen met de manager, beslist worden om bijvoorbeeld geen kortingen meer te geven voor de rest van het jaar.
De communicatie tussen de verkoopafdeling en financiële afdeling kan op verschillende manieren verlopen. De meest efficiënte manieren zijn een koppeling met de verkoopmodule uit het CRM-systeem, of een financieel systeem met een geïntegreerde verkoopmodule.
Inkoopdocumentatie ophalen
Naast de inkomsten is het ook belangrijk dat de financiële afdeling in real-time inzicht heeft in de kosten, dus wat er wordt uitgeven. Dit kan gaan over materialen of producten, maar ook andere kosten om de diensten en producten te kunnen leveren, zoals de kosten van outsourcing.
Een groot deel van de informatie over kosten komt van de afdeling inkoop, of het procurement management. Deze afdeling houdt zich bezig met de vergelijking van de beste leveranciers, en de aankoop van materialen en diensten. Net zoals de verkoopafdeling moeten zij continu aan de financiële afdeling doorgeven wat er ingekocht is, of wat er op de planning staat. Ook hiervoor wordt in de meeste gevallen gekozen tussen een koppeling of een financieel systeem met een geïntegreerde inkoopmodule.
Tip! Om de vergelijking tussen verschillende leveranciers te vereenvoudigen gebruiken veel bedrijven een systeem voor Supplier Relationship Management (SRM). In de ERP Wijzer staat een overzicht van organisaties die voordeel kunnen halen uit een SRM-systeem.
In bredere zin kunnen ten slotte ook personeelskosten gezien worden als ‘inkoop’. Vandaar dat er ook vaak gekozen wordt voor een koppeling met een pakket voor salarisadministratie, of met het volledige HRM-pakket. Hieruit kunnen de exacte loonkosten overgenomen worden.
Extra functionaliteiten van een financieel systeem
Een bedrijf is natuurlijk meer dan zijn financiële administratie. Door de grote samenhang van bedrijfsprocessen wordt er regelmatig gevraagd om extra functionaliteiten. Vooral handelsbedrijven (zowel B2B als B2C) en bedrijven die projectmatig werken hebben vaak de wens om volgende functionaliteiten te integreren:
Naast deze aparte modules is het voor veel bedrijven ook belangrijk dat het financiële systeem internationaal gericht is. Dit wil zeggen dat het pakket moet omgaan met verschillende valuta, maar ook dat het rekening houdt met de lokale wetgeving in andere landen, en meertalig gebruikt kan worden.
Wat kost een financieel systeem?
De prijs van een financieel systeem verschilt sterk naargelang het bedrijf. Een internationaal bedrijf dat ook andere ERP-functionaliteiten en een koppeling met het CRM-pakket wil, zal veel meer betalen dan een lokale organisatie die alleen facturen en jaarrekeningen wil beheren. Ook de complexiteit van de financiële administratie speelt een rol. Een bedrijf met één bv in Nederland en één soort bedrijfsactiviteit zal waarschijnlijk voldoende hebben aan de standaard finance-module in bijvoorbeeld Microsoft Business Central. Een internationaal bedrijf met veel verschillende activiteiten, stakeholders en bv’s, zal eerder moeten kijken naar wat complexere en duurdere pakketten, zoals SAP Business Objects, Oracle Hyperion of NetSuite.
Een gemiddeld financieel systeem voor 1 land en 10 gebruikers kan geïmplementeerd worden vanaf 50.000 euro implementatiekosten en 400 euro maandelijkse licentiekosten. Vooral extra ERP-functionaliteiten kunnen de prijs doen oplopen. Een kostenvoorbeeld van een volledig ERP-systeem staat in de ERP Wijzer.