Optical Character Recognition (OCR) maakt documenten digitaal leesbaar en bewerkbaar

Inhoud

1. Digitalisatie versus Optical Character Recognition
2. Wat gebeurt er na OCR met een document?
3. De invloed van de branche op de keuze voor OCR
4. Wat kost een OCR-pakket?
5. Kan de scanner ook OCR uitvoeren?

In de 21e eeuw beogen bedrijven steeds vaker een zogenaamd paperless officeEen Paperless Office is een kantoor waar geen of zo weinig mogelijk papier gebruikt wordt. De term op zich bestaat al bijna een halve eeuw, maar het laatste decennium brengen meer en meer bedrijven het concept ook daadwerkelijk in de praktijk. Er zitten verschillende voordelen aan een kantoor waar papiergebruik beperkt wordt: minder fysieke ruimte nodig voor opslag;, waarbij de traditionele papieren A4’tjes vervangen worden door digitale versies, zoals pdf’s, Word-documenten en Excel-lijsten. Organisaties ontvangen echter ook nog vaak documenten in papieren vorm. Denk hierbij aan facturen, papieren poststukkenPostregistratie is het proces waarbij binnenkomende en uitgaande post de nodige kenmerken en classificatie meekrijgt voor een correcte verdere afhandeling. Dit kan gaan over gedigitaliseerde papieren correspondentie, of om elektronische communicatie. Op deze manier worden poststukken zoals een binnenkomende factuur, meteen opgenomen in de juiste werkstroom voor bijvoorbeeld goedkeuring en betaling. Te verzenden documenten kunnen aan de hand van de registratie van hun kenmerken en van de verzenddatum ook nog opgevolgd worden, al bevinden ze zich niet meer fysiek in het bedrijf., bepaalde handleidingen etc. Bovendien kan ook niet elk ‘digital born’ document zomaar doorzocht of bewerkt worden. Hierdoor ervaren veel organisaties de noodzaak om een functionaliteitDe functionaliteiten die documentbeheer mogelijk maken zijn legio. De meeste DMS-pakketten hebben dezelfde basisfunctionaliteiten die elk bedrijf nodig heeft. Maar daarnaast zijn er functionaliteiten die moeten passen bij de bedrijfsgrootte, de sector en de specifieke bedrijfsactiviteit. Deze functionaliteiten kunnen onderverdeeld worden in verschillende categorieën: import van documenten (data entry), indexering en zoeken, dataverwerking en workflow automation, beveiliging en gebruikservaring. te implementeren voor de conversie van deze documenten naar een werkbaar digitaal formaat. Een programma of functionaliteit voor Optical Character Recognition (OCR), ook wel optische tekenherkenning genoemd, kan deze taak uitvoeren.

Samen met de groeiende noodzaak om alle bedrijfsdocumenten digitaal bewerkbaar te hebben, nemen ook de mogelijkheden voor OCR toe. Sommige leveranciers bieden losse pakketten aan, andere hebben een OCR-module in hun DMS-pakketHet beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs?. Nog andere bedrijven hebben scanners met OCR ontwikkeld. De DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. geeft oriënterende bedrijven een duidelijk overzicht van de mogelijkheden om OCR toe te voegen aan documentbeheer.

Opmerking: OCR maakt documenten leesbaar en bewerkbaar, maar geeft niet iedere medewerker ook automatisch de volledige rechten over alle documenten. Door het instellen van een goede rechtenstructuur en toegangscontroleToegangscontrole, of Access Control in het Engels, is een veiligheidsmaatregel die verzekert dat alleen de bevoegde personen of apparaten toegang krijgen tot bepaalde systemen of fysieke locaties. Deze controle is een onderdeel van Identity and Access Management. Meestal wordt er gebruik gemaakt van een toegangspasje, gebruikersnaam en wachtwoord, een vingerafdruk, gezichtsherkenning of een irisscan., blijven bijvoorbeeld gevoelige patiëntgegevens onleesbaar of niet-bewerkbaar voor niet-gerechtigden zoals een administratief medewerker.

Is OCR hetzelfde als ‘digitalisatie’?

‘Digitalisatie’ is een populaire term, maar zegt eigenlijk niet veel. Via een eenvoudige scan of zelfs door het nemen van een foto digitaliseer je in principe al een document. Er bestaat dan namelijk een digitale versie. Deze versie is in eerste instantie echter een gewone afbeelding, meestal in TIFF-, JPG- of pdf-formaat. Een persoon kan dit document begrijpen, maar de computer herkent geen inhoudelijke informatie. Bijgevolg kan er buiten weergeven dus niet veel mee gedaan worden.

Na het scannen van een document moet er daarom nog een tweede stap volgen, de conversie naar een werkbaar document. De OCR-module leest de informatie in en zorgt ervoor dat deze werkbaar wordt in de gewenste systemen. Meestal is dit een systeem voor documentbeheerVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?. Vaak zit een OCR-module dan ook inbegrepen bij een DMS-pakket. In het DMS FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een Document Management Systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende DMS-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken. kunnen oriënterende projectleiders kiezen wat ze precies nodig hebben op het gebied van OCR. Ook alle andere mogelijke DMS-functionaliteiten.komen er aan bod.

OCR wordt vaak exclusief geassocieerd met het inscannen van documenten. Toch is merendeel van de documenten die ingelezen worden via OCR, eigenlijk al digital born. Het gaat hierbij meestal om externe documenten die gedeeld worden, zoals bijvoorbeeld bouwtekeningenVoor ingenieursbureaus, technisch adviesbedrijven, architecten, vastgoedontwikkelaars, aannemers en andere bedrijven binnen de bouw- en ingenieursbranche zijn sectorspecifieke document management systemen het bekijken waard. Maar welke functionaliteiten zijn van belang? Geven bedrijven binnen de sector vaker de voorkeur aan een sectorspecifiek DMS, of juist vaker aan een standaardpakket? van een klant die een renovatie wil. Het gebeurt echter vaak dat deze documenten gemaakt zijn met behulp van computerprogramma’s die een andere code (of ‘taal’) gebruiken dan het programma waarin je bedrijf ze wil gebruiken. Niet elk computerprogramma ‘denkt’ namelijk in dezelfde code. Als gevolg wordt bij het kopiëren van tekst uit deze tekening naar het eigen systeem, de achterliggende code anders geïnterpreteerd, en ziet een medewerker enkel gekke tekens. OCR leest de tekst in en zet deze om naar een formaat en code die binnen het DMS doorzoekbaar, indexeerbaar en bewerkbaar is.

Tip! Bij het kiezen van OCR-software is het erg belangrijk om het pakket even ‘in actie’ te zien. Zo kan je beoordelen of bijvoorbeeld kolommen en tabellen correct ingelezen worden. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. staan vijf tips om bedrijven te helpen de juiste softwareOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken. te kiezen.

Welke bewerkingen kunnen er uitgevoerd worden op een document ingelezen door OCR?

In principe fungeert een document dat geconverteerd is door OCR zoals alle andere documenten in het DMS. Alle aangeschafte DMS-functionaliteiten kunnen er dus op worden toegepast. De meest voorkomende bewerkingen op geconverteerde documenten zijn de volgende:

• • Zoeken: door de tekst uit afbeeldingen (scans of onleesbare digitale documenten) leesbaar te maken, kan er ook gezocht worden op de inhoud. Bij de opname van het document in het DMS kan er bovendien ook metadataMetadata kunnen worden omschreven als gegevens over gegevens. De term meta komt van het Griekse prefix μετά, dat “nadien” of “over” betekent. Deze prefix wordt meestal gebruikt om aan te geven dat er verder op de basisterm zal worden ingegaan. Metadata geven dus de context, een beschrijving en extra informatie over een basiselement zoals een document, een webpagina, een afbeelding of een video. In het geval van webpagina’s zijn metadata terug te vinden in de vorm van metatags. worden toegevoegd. Zo kan er via de zoekfunctieIn de meeste DMS-pakketten zijn er functionaliteiten opgenomen om de vindbaarheid van documenten te verbeteren. De meeste systemen laten zowel quick browsing (verkennen in de mappenstructuur) als een full search toe. Bij een full search wordt een zoekterm vergeleken met de metadata, inhoud en comments van een document. Dit is meestal wat er bedoeld wordt als er over de zoekfunctie gesproken wordt. DMS-leveranciers bieden bijna allemaal een gespecialiseerde zoekfunctie aan. In de DMS Wijzer staat een overzicht van systemen met de zoekmachines die ze gebruiken. op verschillende niveaus naar resultaten voor de gezochte term gespeurd worden. Afhankelijk van het systeem zal deze metadata manueel of automatisch worden toegevoegd. De meeste pakketten kunnen op basis van vooraf ingestelde templates al een hoop metadata zelf toekennen.

Let op! Zoekresultaten binnen het DMS zijn niet enkel afhankelijk van de kwaliteit van de ingelezen data. Er bestaan ook verschillen tussen zoekfuncties en functionaliteiten voor metadata. Elk systeem heeft hierin een licht afwijkende andere werkwijze. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. vinden oriënterende projectleiders een uitgebreid vergelijk tussen verschillende pakketten.

• Gegevens invoeren: de aangevinkte vakjes in een (gescand) document of de tekst in invulvelden worden herkend en overgezet naar de juiste systemen. Denk hierbij vooral aan inschrijvingsformulieren van klanten of leveranciers, of testen die bij sollicitanten worden afgenomen. De antwoorden kunnen gebruikt worden in het pakket voor documentbeheer zelf (bijvoorbeeld voor het aanmaken van een klantdossier), maar ook meteen naar het juiste systeem worden gepusht, zoals het CRM-pakketCustomer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie. of HRM-systeemHRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen..
• Automatische acties: helemaal mooi is het wanneer documenten na het inlezen ook meteen automatisch juist geïndexeerd worden en de juiste workflowEen workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer. ingaan. Niet elke OCR-module is hier even sterk in, en het is vooral ook belangrijk dat de verwerkingsregels goed zijn ingesteld. Zo kan een bedrijf bijvoorbeeld instellen dat elk document waarin de klant herkend wordt als ‘Tim Peeters’, naar de bijbehorende account manager wordt gestuurd, of dat facturen van leverancier X enkel bewerkbaar zijn voor een bepaalde afdeling van de boekhoudingDe financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen.. Via een koppeling met het ERP-systeem zou zelfs de betaling van dit soort facturen meteen geautomatiseerd kunnen worden. In dit geval worden de gegevens uit de factuur ingelezen door OCR, en meteen doorgestuurd naar de boekhoudmodule. Met deze factuurgegevens (bedrijfsnaam, btw-nummer, bankrekeningnummer, bedrag etc.) kan de betaling indien gewenst dan automatisch ingeboekt worden.

Is de sector bepalend voor het soort OCR-module?

Het soort OCR-module dat een bedrijf kiest, is niet per se afhankelijk van de exacte sectorEr bestaan DMS-pakketten specifiek voor een bepaalde sector of bedrijfsactiviteit. Dit zijn de zogenoemde verticale systemen (verticals in het Engels). Daartegenover staan de horizontale oplossingen. Die zijn voor een breder publiek ontworpen, maar hebben meestal nog wel een zekere mate van personalisatie nodig. De selectie van het meest geschikte DMS kan sterk van invloed zijn op het bedrijfssucces, omdat er met de software behoorlijke tijd- en kostenbesparingen worden behaald. waarin een bedrijf actief is. Belangrijker is het om te kijken naar het soort documenten zelf. Gaat het bijvoorbeeld eerder om het inlezen van facturen? Of eerder technische tekeningen die moeten geconverteerd worden vanuit of naar AutoCAD? De meeste OCR-modules kunnen tegenwoordig zowel getypte als handgeschreven tekst herkennen, en begrijpen zelfs tekens zoals kruisjes in een tabel. Toch bieden niet alle modules exact dezelfde functionaliteiten aan. Let bij de specificaties van de module op onderstaande termen.

Optical Character Recognition (OCR): algemene naam voor tekenherkenning. Hiermee kan bedoeld worden dat enkel getypte tekst herkend wordt (de basisfunctionaliteit), of de term kan overkoepelend gebruikt worden en ook ICR en OMR omvatten.

Intelligent Character Recognition (ICR): een meer ‘intelligente’ vorm van OCR. Hierbij worden ook tekst die minder duidelijk is ingescand en handgeschreven tekst herkend. Echte ICR is echter nog lastig te vinden. Zeker bij handgeschreven tekst hangt de herkenbaarheid nog erg af van de netheid en vorm van geschrift. Bovendien is de algemene regel ook: hoe fijner het systeem, hoe duurder het prijskaartje.

Optical Mark Recognition (OMR): tekenherkenning voor ingevulde informatie die niet in tekstvorm is weergegeven. Denk hierbij aan de aangevinkt antwoorden op een test of ander invulformulier.

Zonal OCR: voor het inlezen van een bepaalde sectie van het document. Dit soort OCR wordt veel gebruikt voor data entry of rechtstreeks gebruik van de gegevens van een deel van het document, en niet om het document als dusdanig op te nemen in het DMS. Zonal OCR is vooral interessant voor bedrijven die bijvoorbeeld batchesVerschillende bedrijven krijgen goederen binnen in batches. Dit zijn (grote) leveringen van artikelen die tot dezelfde groep behoren. Een batch kan uit verschillende producten bestaan, maar heeft belangrijke gemeenschappelijke kenmerken. van orders binnen krijgen waaruit bestel- en bezorggegevens gelezen moeten worden. Ook voor gescande inschrijfformulieren wordt de techniek regelmatig gebruikt. Het bedrijf heeft namelijk enkel de ingevulde data nodig, niet de overige tekst zoals een introductiepagina of extra uitleg die de klant te zien krijgt.

Let op! Ook de branche is niet helemaal onbelangrijk bij het kiezen van een OCR-module. De functionaliteit moet namelijk wel compatibel zijn met een DMS-pakket dat geschikt is voor je specifieke brancheEr bestaan DMS-pakketten specifiek voor een bepaalde sector of bedrijfsactiviteit. Dit zijn de zogenoemde verticale systemen (verticals in het Engels). Daartegenover staan de horizontale oplossingen. Die zijn voor een breder publiek ontworpen, maar hebben meestal nog wel een zekere mate van personalisatie nodig. De selectie van het meest geschikte DMS kan sterk van invloed zijn op het bedrijfssucces, omdat er met de software behoorlijke tijd- en kostenbesparingen worden behaald.. Vooral voor strikt gereguleerde sectoren zoals de bouwVoor ingenieursbureaus, technisch adviesbedrijven, architecten, vastgoedontwikkelaars, aannemers en andere bedrijven binnen de bouw- en ingenieursbranche zijn sectorspecifieke document management systemen het bekijken waard. Maar welke functionaliteiten zijn van belang? Geven bedrijven binnen de sector vaker de voorkeur aan een sectorspecifiek DMS, of juist vaker aan een standaardpakket?, logistiekBedrijven in de logistieke sector ontvangen dagelijks honderden documenten. Het merendeel in papieren formaat. De implementatie van een document management systeem (DMS) wordt dan al snel aantrekkelijk. Maar welk systeem is het meest geschikt voor welk type organisatie? Kan elk DMS worden geïmplementeerd, of is een sector specifieke oplossing een beter idee? en farmacieHet waarborgen van kwaliteit is belangrijk in elke sector, maar voor farmaceutische bedrijven kunnen de gevolgen van onbehoorlijk kwaliteitsbeheer fataal uitvallen. Foutieve recepturen of verouderde gebruiksaanwijzingen kunnen tot gezondheidsrisico’s leiden. Het niet kunnen raadplegen van de juiste informatie bij een audit kan resulteren in het verlies van een bepaald certificaat. En zodra er patiëntgegevens bij komen kijken is er ook nog de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Documentbeheer kan de sleutel zijn tot optimaal kwaliteitsbeheer en beveiliging in de farmacie, maar dan moet er wel met een aantal zaken rekening worden gehouden. is het van belang dat een DMS-pakket gebruikt wordt dat sectorspecifiek is.

Full OCR: om het volledige document op te nemen in het DMS, en niet alleen bepaalde gegevens (zoals bij zonal OCR). Met full OCR wordt het hele document geregistreerd en kan het bewerkt en gearchiveerd worden. Dit wordt voornamelijk gebruikt voor documenten die vanuit andere afdelingen of zakelijke relaties komen. Denk hierbij aan een gebruikershandleiding, een technische tekening van een machine waar verschillende bedrijven samen aan werken, of facturen.

Belangrijk! Niet alle leveranciers gebruiken al deze termen. Vaak is een OCR-module bijvoorbeeld sowieso ‘intelligent’ of is zonal OCR mogelijk, ook al wordt het niet expliciet vermeld. Staar je dus niet blind op termen, maar vraag aan de leverancier wat er precies mee bedoeld wordt.

Kosten van OCR-software

OCR-software kan in verschillende vormen worden afgenomen. Origineel werd OCR-software vooral ontwikkeld in de vorm van losstaande pakketten, die documenten inlezen en dan naar het DMS of een andere applicatie ‘sturen’. Deze pakketten zijn nog steeds los te verkrijgen. Meestal worden licenties meteen verkocht, eerder dan in SaaS-vormSaaS-licenties zijn licenties die periodiek gefactureerd worden. SaaS staat voor Software as a Service. De leverancier biedt de oplossing dus niet te koop aan, maar factureert voor het gebruik ervan. aangeboden. Een kooplicentie voor één gebruiker heeft een gemiddelde kost tussen de 200 en 300 euro.

De laatste jaren heeft er een verschuiving plaatsgevonden. OCR wordt door veel bedrijven steeds meer gezien als een basisfunctionaliteit bij documentbeheer. Hierdoor zijn veel leveranciers van DMS-pakkettenEr bestaat niet zoiets als één topleverancier voor alle bedrijven. Door de grote verschillen tussen bedrijven kan niemand een pakket aanbieden dat op álle vlakken perfect presteert, én binnen alle budgetten valt. Bovendien heeft ook elke organisatie andere wensen en eisen wat betreft de dienstverlening. Voordat er een DMS-leverancier gekozen wordt, is het dus belangrijk om de specifieke wensen en eisen van het bedrijf vast te leggen. Deze taak is echter niet eenvoudig. Door de vele mogelijkheden voor documentbeheer zien veel projectleiders door de bomen het bos niet meer. Om bedrijven op weg te helpen, heeft EKCIT de Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld. Voor deze checklist zijn de functionaliteiten van 65 verschillende DMS-pakketten bestudeerd en gebundeld. Bedrijven kunnen erin aangeven welke functionaliteiten gewenst zijn en welke prioriteit ze hebben. De Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht kan aangevraagd worden via het contactformulier. een samenwerking aangegaan met OCR-leveranciers. Hierdoor wordt OCR echt volledig geïntegreerd in de oplossing. De module op zich heeft een gemiddelde kost van 20 euro per maand per gebruiker. Door de integratie in de oplossing moet er echter rekening gehouden worden met de totaalprijs voor het DMS-pakketDe prijs van systemen voor documentbeheer kan erg verschillen. Sommige bedrijven willen graag een overzichtelijk pakket. Daarbij heeft een beperkt aantal gebruikers toegang tot basisfunctionaliteiten. Multinationals met diverse vestigingen kiezen daarentegen vaker voor een geavanceerd DMS op maat. Een bedrijf dat nog veel met papieren documenten werkt, moet eerst alle documenten digitaliseren. Dit is een arbeidsintensief proces, omdat de documenten meestal handmatig zullen moeten worden ingescand. Een professionele multifunction-scanner kost ongeveer €1000,-. Een bedrijf dat al gebruik maakt van een DMS, is gewend aan digitaal werken. Een migratie naar een ander systeem zal daardoor ook vlotter verlopen.. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. vinden oriënterende projectleiders hiervan een specifiek rekenvoorbeeld.

OCR in scansoftware

Niet alleen DMS-pakketten hebben vaak een OCR-module ingebouwd, ook scanoplossingen bieden deze mogelijkheid vaak aan. In dit geval wordt het papieren document gescand, en meteen door hetzelfde scanprogramma ingelezen met OCR (indien de gebruiker dit wenst). De scanapplicatie wordt bestuurd vanaf de gelinkte computer. Het resultaat is op het scherm te bekijken in deze applicatie, vanwaar het geëxporteerd kan worden naar de gewenste programma’s. In het scanprogramma kunnen daarnaast ook bestanden die al digitaal zijn, zoals een foto van een tekening, geïmporteerd worden. Zo kan er ook op deze bestanden OCR toegepast worden. Het kiezen een scanoplossing met OCR heeft een aantal voordelen tegenover een DMS met OCR.

Het grootste voordeel van een OCR-module in scanoplossingen is de kwaliteit van het resultaat. Producenten van scanoplossingen hebben vaak jarenlange ervaring met capturing, en zijn meestal al langer met OCR bezig dan DMS-leveranciers. De techniek is door de jaren heen dus echt verfijnd. Bij een OCR-module aangeboden door leveranciers uit de scanbranche is het bedrijf ook meer zeker dat niet-tekstuele elementen zoals tabellen en kolommen goed herkend worden. Deze moeten dus niet manueel overgenomen worden.

De reden dat veel bedrijven tóch kiezen voor een DMS-pakket met OCR-module is de integratie met de DMS-functionaliteiten zelf. Niet elke leverancier van scanoplossingen zorgt er namelijk voor dat er ook een sterk DMS achterzit. Dit betekent dat de documenten wel klaar zijn voor gebruik, maar functionaliteiten zoals versiebeheerWanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden., workflowsEen workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer. en archiefBedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is. ontbreken of zijn niet afdoende. Hiervoor moet dan nog een koppeling gemaakt worden met een ander pakket.

Het lijkt dus kiezen voor óf optimale OCR, óf optimaal documentbeheer. Gelukkig zijn er ook leveranciers die deze beide werelden gecombineerd hebben. Het aantal van dit soort leveranciers groeit de laatste jaren bovendien in aantal. Houd er echter wel rekening mee dat hoe uitgebreider het pakket, hoe duurder het meestal zal uitvallen. Het optimale pakket is voor elke organisatie verschillend. ICT Portal kan oriënterende projectleiders op basis van de specifieke eisen en wensen helpen bij het vinden van goede opties: +31 (0)20 369 0457.