Waarom worden barcodes gescand?
Barcodescanning wordt vooral ingezet bij productie- of handelsbedrijven, en in de logistieke branche. In deze sectoren worden barcodes op producten gescand bij aankomst en vertrek uit het magazijn. De informatie uit gescande codes helpt werknemers de artikelen op de juiste manier op te slaan in het magazijn, te verwerken of te distribueren.
Let op! Barcodescanning is alleen nuttig als er een koppeling bestaat met een bepaald softwaresysteem. Dit kan gaan van een intelligente kassa (of POS-systeem) tot een volledig ERP-pakket. Deze systemen helpen de informatie te verwerken en nuttig in te zetten. De ERP Wijzer geeft een overzicht van verschillende ERP-functionaliteiten die complementair zijn met barcodescanning.
Pijnpunten bij artikelbeheer zonder barcodescanning
Producten die het magazijn binnenkomen, uitgaan, of bewerkt of verplaatst worden moeten op de een of andere manier geregistreerd worden. Er moet te allen tijde bekend zijn hoe een artikel bewaard en verwerkt moet worden, hoeveel er nog op voorraad is en wanneer het product weer zal verdwijnen uit het magazijn. Veel bedrijven doen dit in eerste instantie vaak manueel. Zo zie je werknemers met papieren checklijsten een lot registreren en nakijken. Zodra het product gecontroleerd is, moet op andere lijsten nagekeken worden wat de volgende stappen zijn. Als er volgens het FIFO-principe wordt gewerkt (First-in, First-out), moeten werknemers bij een manuele werkwijze in principe ook nog een goed register bijhouden van welke producten op welk tijdstip zijn aangekomen. Deze manuele werkwijze resulteert al gauw in enkele erg stroeve processen:
Tijdrovende en foutgevoelige manuele taken
Een van de grootste nadelen wanneer er geen gebruik gemaakt wordt van barcodescanning is dat werknemers artikelnummers moeten overschrijven. Dit zorgt voor veel tijdverlies en een grote kans op fouten, die ook weer moeten worden rechtgezet. Zodra er met barcodescanning gewerkt wordt, kan de informatie in deze code meteen ingelezen worden via een handscanner of mobiele telefoon. Zo komt de informatie snel en efficiënt in het ERP terecht. In financieel opzicht levert de tijdwinst bedrijven een besparing op bij het uitbetalen van extra werkuren.
Voorraadbeheer
Een andere factor die vaak voor veel tijdverlies en problemen zorgt is een slecht ingericht voorraadbeheer. Als er niet precies bekend is hoeveel voorraad er is en waar deze zich bevindt, kan er wel eens te veel of te weinig worden ingekocht. Dan moet er halsoverkop nog een extra opslagplaats worden gevonden, of voorraad worden bijbesteld. Sommige producten kunnen bovendien over de vervaldatum gaan als ze zich te lang in het magazijn bevinden, of kunnen bederven omdat er geen plek is op de juiste bewaarplaats (denk aan koelcellen etc.). De combinatie van barcodescanners en het ERP-systeem zorgt ervoor dat alle voorraadinformatie steeds up-to-date is. Zo kan het ERP automatisch nieuwe producten bestellen als bijvoorbeeld de minimumvoorraad bereikt is.
Magazijnbeheer
Om producten vlot te kunnen verhandelen en verwerken, moet ook het magazijn goed op orde zijn. Er kan dan wel voldoende voorraad zijn, maar als die moeilijk te lokaliseren is, blijft er tijdverlies ontstaan. Door elk product en elke magazijnlocatie van een barcode te voorzien kan het ERP op de hoogte gebracht worden van de plek waar producten moeten worden opgeslagen of gepickt. Zodra er een bepaald product het magazijn binnenkomt, kan het ERP aangegeven waar dit product het beste kan worden opgeslagen.
Gebruik van barcodescanning in verschillende bedrijven
Barcodescanning is de meest gebruikte manier om orde te scheppen in het voorraad- en magazijnbeheer. Veel verschillende sectoren maken gebruik van barcodes. Denk bijvoorbeeld aan groothandels, foodbedrijven en modebedrijven.
Essentiële productinformatie verschaffen
De barcode van een product bevat veel meer informatie dan een artikelnummer. Ook belangrijke kenmerken van het product worden gecommuniceerd met de gekoppelde systemen. Wanneer een product in de supermarkt bijvoorbeeld gescand wordt, herkent het POS-systeem meteen ook de prijs en eventuele kortingen. Dit komt allemaal mooi op het kassaticket te staan, en wordt doorgegeven aan de betaalterminal als er voor betaling met kaart gekozen wordt. In sommige gevallen krijgt de kassier ook een melding dat er nog belangrijke informatie aan de klant moet worden meegegeven, bijvoorbeeld met betrekking tot de garantievoorwaarden of de onderhoudshandleidingen. Daarnaast wordt er een signaal gestuurd naar het ERP-systeem dat een product verkocht is, en dus niet meer op voorraad is. Wanneer de minimumvoorraad bereikt wordt, wordt er een melding gestuurd naar de inkoper, of plaatst het ERP zelf een nieuwe bestelling.
Barcodescanning is vaak een essentieel onderdeel van Product Information Management (PIM). Deze functionaliteit zorgt ervoor dat alle productinformatie uniform is en meteen gecommuniceerd wordt via alle kanalen. Vooral bij omnichannel (waarbij e-commerce en andere verkoopkanalen gecombineerd worden) is het van uiterst belang dat klanten steeds actuele prijzen, kenmerken en beschikbaarheden zien. Ook kunnen er op deze manier beschikbare gelijkaardige of aanvullende producten getoond worden.
Orderpicking versnellen
Prijsinformatie en voorraadbeheer zijn niet de enige functies van barcodes. Scanning zorgt ook voor een registratie van wáár in het magazijn producten worden opgeslagen. Op het moment van de orderpicking is er dus precies bekend op welke magazijnlocatie de artikelen gepickt moeten worden voor productie, verpakking of verzending. Een orderpicker scant de picklijst, en krijgt meteen de meest logische route voorgesteld om de artikelen te halen. Afhankelijk van het gekozen systeem kan deze routesuggestie bijvoorbeeld op het scherm van zijn of haar tablet komen te staan, of mondeling meegedeeld worden door middel van een headset (voice picking). Routes voor orderpicking zijn vooral handig voor bedrijven met erg grote of verschillende magazijnen. Bij lange afstanden zorgt een logische pickorde er namelijk voor dat werknemers niet te veel tijd verliezen met heen en weer lopen.
Tip! Er zijn een aantal veelvoorkomende fouten die optimale orderpicking in de weg kunnen staan. De inzet van een ERP-systeem voor magazijnbeheer kan problemen voorkomen. De ERP Wijzer 2024 bevat informatie over hoe ERP-software de orderpicking kan beïnvloeden.
Batchregistratie
Sommige bedrijven krijgen producten binnen in batchen (of loten). Een barcodescanner helpt deze batchen te registreren en te controleren. Vooral voor traceerbaarheid van loten zijn barcodes belangrijk. Als er bijvoorbeeld een probleem is gedetecteerd met een medicijn of voedingsmiddel, kan de barcode van het specifieke product herleiden naar de barcode van de hele batch. Uit deze tweede code kan herleid worden waar de andere producten uit die batch zich bevinden. Zo worden producten waarvan de houdbaarheidsdatum is verstreken, of die een ander defect hebben, op tijd gelokaliseerd en teruggeroepen.
Ordermanagement vereenvoudigen
Ten slotte heeft barcodescanning ook een positief effect op het aankoopproces van producten. Vooral bedrijven die werken volgens de principes make to stock of assemble to stock zijn sterk aangewezen op een perfect controle van de voorraad. Zowel de geproduceerde of geassembleerde voorraad, als de voorraad van materialen moet permanent op peil blijven. Door de gebruikte producten te scannen, weet de inkoopafdeling wat er eventueel bijbesteld moet worden.
Mogelijke alternatieven voor barcodescanning
Barcodescanning is wijdverspreid, maar het is niet de enige methode om snel product- of batchinformatie te achterhalen. Vooral RFID-scanning (Radio-frequency Identification) wint terrein. Dit is te danken aan de eenvoud waarmee RFID-codes gelezen kunnen worden. Een barcode moet goed leesbaar zijn. Ze mag niet geplooid zijn, er mogen geen vlekken op komen, de sticker moet goed blijven zitten op een batch, etc. Een RFID-code daarentegen zit in een chip verwerkt die bevestigd wordt aan het artikel of de batch (vaak bijvoorbeeld in etiketten van kleding). Dit maakt RFID minder gevoelig voor leesproblemen. De reden dat nog niet elke organisatie RFID gebruikt, ligt waarschijnlijk bij de hoge kosten die de chips nog steeds met zich meebrengen.