WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Een DMS verbetert en structureert de documentstromen

Een Document Management Systeem, ook wel document beheersysteem genoemd, wordt steeds belangrijker voor bedrijven, omdat de hoeveelheid informatie binnen organisaties groeit en groeit. Maar hoe werkt dit systeem precies en wat houdt het in als bedrijven document management software (DMS) gebruiken?

Wat is DMS en hoe werkt de software precies?

Documenten worden op verschillende plekken opgeslagen, zoals in mailboxen, op USB-sticks, op computers van diverse afdelingen of in fysieke archieven. Er is nauwelijks overzicht over (de meest recente) documenten en daarnaast worden ze omslachtig tussen collega’s heen en weer gestuurd. Een Document Management Systeem zorgt voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen.

Tip! Een pakket voor documentbeheer kan heel veel verschillende functionaliteiten bieden, maar niet alle bedrijven hebben hetzelfde nodig. Het is dus slim te vertrekken vanuit de daadwerkelijke behoefte aan bepaalde funcionaliteiten, en niet vanuit het overweldigende aanbod van bekende leveranciers. In het DMS Functionaliteitenoverzicht vinden oriënterende projectleiders checklists waarin de DMS-wensen en -eisen kunnen worden aangeduid.

Een Document Management Systeem is een software-oplossing voor bedrijven, waarbij verschillende processen rondom documenten efficiënter verlopen. De termen DMS-systeem en DMS-software worden veel gebruikt, maar zijn eigenlijk foutief. De laatste S in DMS staat namelijk al voor systeem. Met een DMS, ook wel document beheer systeem genoemd, worden documenten digitaal opgeslagen op een centraal platform. Vanuit dit centrale opslagpunt kunnen medewerkers snel documenten vinden, delen en aanpassen. Verschillende medewerkers kunnen tegelijkertijd in hetzelfde document werken en met versiebeheer kan worden nagegaan wie welke aanpassingen heeft gedaan. Daarnaast kunnen de documenten een vooraf ingestelde route afleggen, zodat ze automatisch van de ene afdeling naar de andere gaan. Een document management systeem verhoogt de vindbaarheid van documenten. Als de documentstromen binnen een bedrijf worden gestroomlijnd, heeft dit een gunstige uitwerking op de effectiviteit van bedrijfsprocessen.

document management systeem efficientie

Alle voordelen van een Document Management Systeem in een overzicht

1. Digitaliseren en archiveren documenten

Een Document Management Systeem vereist een nieuwe manier van werken. Fysieke documenten worden gescand en samen met reeds bestaande digitale bedrijfsdocumenten gemigreerd naar het DMS. Vanuit dit centrale systeem wordt voortaan digitaal opgeslagen, gezocht, gewerkt en gearchiveerd. Dit zorgt voor een verlaging van de print- en fysieke archiefkosten. Aan de documenten worden tags en beschrijvingen toegevoegd, zoals auteur, documentnaam, omschrijving, publicatiedatum, categorie en status. Hierdoor wordt de vindbaarheid van documenten verbeterd.

2. Delen van documenten

Met een DMS is het niet meer nodig om documenten tussen collega’s of afdelingen te delen via e-mail of USB-stick, omdat de documenten in een centraal systeem zijn opgeslagen. De documenten zijn via intranet of internet toegankelijk voor medewerkers, zodat altijd de juiste documenten beschikbaar zijn. Er kunnen autorisatieregels worden toegevoegd, zodat alleen geselecteerde medewerkers het document kunnen inzien of aanpassen. Dankzij een Document Management Systeem dwalen er dus geen verschillende documentversies meer rond op verschillende afdelingen.

3. Samenwerken in documenten

Medewerkers kunnen in het Document Management Systeem real-time samenwerken in hetzelfde document. Medewerkers hoeven hierdoor niet op elkaar te wachten en hebben altijd een overzicht van de actuele status van het document. Dit is vooral nuttig voor bedrijven die projectmatig werken. Het hele projectteam heeft zo toegang tot dezelfde documenten. Informatie staat zo niet langer in verschillende documenten of versies van documenten.

4. Versiebeheer

Wanneer een document regelmatig wordt aangepast, is versiebeheer een praktische functionaliteit. Hierdoor is te zien of er aanpassingen in het document zijn gemaakt, welke dat zijn en wie deze modificaties heeft gedaan. Ook kunnen eventueel oude versies worden bekeken en hersteld. Het apart opslaan van verschillende versies is dus niet meer nodig, waardoor er geen misverstanden ontstaan over de actuele versie.

Onderstaand filmpje (2.41 min) geeft een goede uitleg over hoe versiebeheer precies werkt:

5. Verbeteren workflow

Een Document Management Systeem kan dankzij de document-workflow voor een meer efficiënte bedrijfsvoering zorgen. Zo kan een binnengekomen order automatisch doorgestuurd worden naar de juiste afdeling om te worden geaccordeerd. Na het accorderen komt het document meteen terecht op de afdeling administratie tot de betaling binnen is, waarna de order automatisch wordt doorgestuurd naar de fabriek. Deze automatische documentenstroom maakt een organisatie efficiënter en levert het personeel veel tijdwinst op.

Wat zijn de nadelen van een DMS?

Voor sommige bedrijven kunnen de kosten en de implementatie een nadeel vormen. Bepaalde organisaties krijgen soms te maken met zeer hoge kosten van het systeem, vooral als er specifiek maatwerk nodig is. Het kan bijvoorbeeld gaan om koppelingen met andere bedrijfssystemen. Houd er rekening mee dat in het geval van een upgrade, ook de koppelingen moeten worden aangepast. Dit brengt extra kosten met zich mee. De laatste jaren wordt DMS-software wel steeds flexibeler. Bedrijven kunnen daarom gemakkelijker zelf extra functionaliteiten, of zelfs complete workflows toevoegen.

Duur van de implemenatie

De implementatie van een dms heeft meestal een grote impact op de organisatie. De implementatieduur kan door de complexiteit van het project tegenvallen. Het daarom erg belangrijk als organisatie goed voorbereid te werk te gaan, en dat gebruikers betrokken worden. Dit geld voor zowel het management als de medewerkers die met het systeem zullen gaan werken. Vergelijk verschillende pakketten met elkaar om te weten te komen welk systeem geschikt is voor welke bedrijfsprocessen.

Flexibiliteit van een document management systeem

Doordat de documenten centraal opgeslagen en opvraagbaar zijn, wordt de kans dat documenten kwijt raken drastisch verkleind. Met een Document Management Systeem in de cloud hebben medewerkers via het internet ook onderweg, bij de klant of thuis toegang tot de bedrijfsdocumenten. Dit verhoogt de flexibiliteit en de snelheid waarmee informatie beschikbaar is. Daarnaast wordt de productiviteit van het personeel verhoogd en de service richting de klant verbeterd.

Welke voorbereidingen kan een bedrijf treffen op de komst van DMS?

Het selecteren van een Document Management Systeem is niet eenvoudig. Er zijn verschillende systemen, leveranciers, prijsklassen en mogelijkheden. De DMS Wijzer 2021 wordt kosteloos ter beschikking gesteld ter ondersteuning van het DMS-selectietraject.

Bedrijven die aan het begin staan van een DMS implementatie-traject doen er goed aan zich goed voor te bereiden. Voordat een bedrijf contact opneemt met leveranciers of software-makers, zullen eerst een aantal vragen moeten worden beantwoord. Leveranciers komen vaak met tegenstrijdige informatie. Alfresco zal niet dezelfde informatie leveren als bijvoorbeeld Netsuite. Partijen als Microsoft en IBM zullen weer anders adviseren.

Belangrijk is ook om de ‘trend’ van open source in de gaten te houden. Het voordeel van dit type software is dat het zich relatief eenvoudig laat koppelen aan andere bedrijfssoftware. SharePoint is een populair programma, maar is het ook geschikt als DMS, of hebben we het hier over Entreprise Content Management? De pakketkeuze zal bovendien sterk afhangen van de sector. De zorgsector stelt andere eisen aan een document management systeem dan een advocatenkantoor. Maak als bedrijf ook geen vergissing in de grootte van het pakket. Een omvangrijk software-pakket als Documentum is bijvoorbeeld niet voor elke organisatie geschikt, nog afgezien van de prijs.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 17 april). Een DMS verbetert en structureert de documentstromen. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/wat-is-document-management-systeem-dms