WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Een DMS verbetert en structureert de documentstromen

Een Document Management Systeem, ook wel document beheersysteem genoemd, wordt steeds belangrijker voor bedrijven, omdat de hoeveelheid informatie binnen organisaties groeit en groeit. Maar hoe werkt dit systeem precies en wat houdt het in als bedrijven document management software (DMS) gebruiken?

Wat is DMS en hoe werkt de software precies?

Documenten worden op verschillende plekken opgeslagen, zoals in mailboxen, op USB-sticks, op computers van diverse afdelingen of in fysieke archieven. Er is nauwelijks overzicht over (de meest recente) documenten en daarnaast worden ze omslachtig tussen collega’s heen en weer gestuurd. Een Document Management Systeem zorgt voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen.

Tip! Een pakket voor documentbeheer kan heel veel verschillende functionaliteiten bieden, maar niet alle bedrijven hebben hetzelfde nodig. Het is dus slim te vertrekken vanuit de daadwerkelijke behoefte aan bepaalde funcionaliteiten, en niet vanuit het overweldigende aanbod van bekende leveranciers. In het Het DMS Functionaliteitenoverzicht bundelt alle mogelijke DMS-functionaliteiten in één overzicht. De Premium Paper bevat checklists, waarin bedrijven digitaal hun DMS-eisen kunnen aanvinken, en prioriteiten kunnen aangeven. De ingevulde lijsten helpen bij een doordachte leveranciersselectie.DMS Functionaliteitenoverzicht vinden oriënterende projectleiders checklists waarin de DMS-wensen en -eisen kunnen worden aangeduid.

Een Document Management Systeem is een software-oplossing voor bedrijven, waarbij verschillende processen rondom documenten efficiënter verlopen. De termen DMS-systeem en DMS-software worden veel gebruikt, maar zijn eigenlijk foutief. De laatste S in DMS staat namelijk al voor systeem. Met een DMS, ook wel document beheer systeem genoemd, worden documenten digitaal opgeslagen op een centraal platform. Vanuit dit centrale opslagpunt kunnen medewerkers snel In de meeste DMS-pakketten zijn er functionaliteiten opgenomen om de vindbaarheid van documenten te verbeteren. De meeste systemen laten zowel quick browsing (verkennen in de mappenstructuur) als een full search toe. Bij een full search wordt een zoekterm vergeleken met de metadata, inhoud en comments van een document. Dit is meestal wat er bedoeld wordt als er over de zoekfunctie gesproken wordt. DMS-leveranciers bieden bijna allemaal een gespecialiseerde zoekfunctie aan. In de DMS Wijzer staat een overzicht van systemen met de zoekmachines die ze gebruiken.documenten vinden, delen en aanpassen. Verschillende medewerkers kunnen tegelijkertijd in hetzelfde document werken en met versiebeheer kan worden nagegaan wie welke aanpassingen heeft gedaan. Daarnaast kunnen de documenten een vooraf ingestelde route afleggen, zodat ze automatisch van de ene afdeling naar de andere gaan. Een document management systeem verhoogt de vindbaarheid van documenten. Als de documentstromen binnen een bedrijf worden gestroomlijnd, heeft dit een gunstige uitwerking op de effectiviteit van bedrijfsprocessen.

document management systeem efficientie

Alle voordelen van een Document Management Systeem in een overzicht

1. Digitaliseren en archiveren documenten

Een Document Management Systeem vereist een nieuwe manier van werken. Fysieke documenten worden gescand en samen met reeds bestaande digitale bedrijfsdocumenten gemigreerd naar het DMS. Vanuit dit centrale systeem wordt voortaan digitaal opgeslagen, gezocht, gewerkt en Bedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is.gearchiveerd. Dit zorgt voor een verlaging van de print- en fysieke archiefkosten. Aan de documenten worden tags en beschrijvingen toegevoegd, zoals auteur, documentnaam, omschrijving, publicatiedatum, categorie en status. Hierdoor wordt de vindbaarheid van documenten verbeterd.

2. Delen van documenten

Met een DMS is het niet meer nodig om documenten tussen collega’s of afdelingen te delen via e-mail of USB-stick, omdat de documenten in een centraal systeem zijn opgeslagen. De documenten zijn via Een intranet is een privénetwerk binnen een organisatie waartoe uitsluitend medewerkers toegang hebben. Dit netwerk kan bestaan uit gekoppelde Local Area Networks (LAN) of eventueel zelfs Wide Area Networks (WAN’s). Via een gateway hebben gebruikers van het intranet ook toegang tot het reguliere internet, zij het soms met bepaalde beperkingen.intranet of internet toegankelijk voor medewerkers, zodat altijd de juiste documenten beschikbaar zijn. Er kunnen autorisatieregels worden toegevoegd, zodat alleen geselecteerde medewerkers het document kunnen inzien of aanpassen. Dankzij een Document Management Systeem dwalen er dus geen verschillende documentversies meer rond op verschillende afdelingen.

3. Samenwerken in documenten

Medewerkers kunnen in het Document Management Systeem real-time samenwerken in hetzelfde document. Medewerkers hoeven hierdoor niet op elkaar te wachten en hebben altijd een overzicht van de actuele status van het document. Dit is vooral nuttig voor bedrijven die Voor bedrijven die projectmatig werken is het kernwoord 'flexibiliteit'. Projecten moeten steeds herzien kunnen worden, en het ondersteunende systeem moet deze herzieningen kunnen verwerken. Welke mogelijkheden biedt dit soort pakketten voor projectmanagement?projectmatig werken. Het hele projectteam heeft zo toegang tot dezelfde documenten. Informatie staat zo niet langer in verschillende documenten of versies van documenten.

4. Versiebeheer

Wanneer een document regelmatig wordt aangepast, is Wanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden.versiebeheer een praktische functionaliteit. Hierdoor is te zien of er aanpassingen in het document zijn gemaakt, welke dat zijn en wie deze modificaties heeft gedaan. Ook kunnen eventueel oude versies worden bekeken en hersteld. Het apart opslaan van verschillende versies is dus niet meer nodig, waardoor er geen misverstanden ontstaan over de actuele versie.

Onderstaand filmpje (2.41 min) geeft een goede uitleg over hoe versiebeheer precies werkt:

5. Verbeteren workflow

Een Document Management Systeem kan dankzij de Een workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer.document-workflow voor een meer efficiënte bedrijfsvoering zorgen. Zo kan een binnengekomen order automatisch doorgestuurd worden naar de juiste afdeling om te worden geaccordeerd. Na het accorderen komt het document meteen terecht op de afdeling administratie tot de betaling binnen is, waarna de order automatisch wordt doorgestuurd naar de fabriek. Deze automatische documentenstroom maakt een organisatie efficiënter en levert het personeel veel tijdwinst op.

Wat zijn de nadelen van een DMS?

Voor sommige bedrijven kunnen de De prijs van systemen voor documentbeheer kan erg verschillen. Sommige bedrijven willen graag een overzichtelijk pakket. Daarbij heeft een beperkt aantal gebruikers toegang tot basisfunctionaliteiten. Multinationals met diverse vestigingen kiezen daarentegen vaker voor een geavanceerd DMS op maat. Een bedrijf dat nog veel met papieren documenten werkt, moet eerst alle documenten digitaliseren. Dit is een arbeidsintensief proces, omdat de documenten meestal handmatig zullen moeten worden ingescand. Een professionele multifunction-scanner kost ongeveer €1000,-. Een bedrijf dat al gebruik maakt van een DMS, is gewend aan digitaal werken. Een migratie naar een ander systeem zal daardoor ook vlotter verlopen.kosten en de Het is van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken. Dit is de enige manier om het project te laten slagen en om meer effectieve documentprocessen te creëren. Betrokkenheid en participatie van medewerkers is daarbij erg belangrijk. Er is een verandering op komst, die hun dagelijkse manier van werken sterk zal beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om ook tijdens de implementatie een aantal zogenaamde key users te betrekken bij het proces. Key users zullen actief gebruik maken van het systeem en kunnen worden ingezet om collega’s te helpen en te enthousiasmeren voor de veranderingen die op stapel staan. Tijdens de implementatie kunnen gebruikers bijvoorbeeld worden geïnterviewd, zodat er tijdens de implementatie nog bepaalde wensen kunnen worden doorgevoerd.implementatie een nadeel vormen. Bepaalde organisaties krijgen soms te maken met zeer hoge kosten van het systeem, vooral als er specifiek maatwerk nodig is. Het kan bijvoorbeeld gaan om koppelingen met andere bedrijfssystemen. Houd er rekening mee dat in het geval van een upgrade, ook de koppelingen moeten worden aangepast. Dit brengt extra kosten met zich mee. De laatste jaren wordt DMS-software wel steeds flexibeler. Bedrijven kunnen daarom gemakkelijker zelf extra functionaliteiten, of zelfs complete Een workflow, werkstroom genoemd in het Nederlands, is een opeenvolging van stappen die bedrijven moeten doorlopen om een bedrijfsproces uit te voeren. Met een workflow wordt in een softwaresysteem vastgelegd hoe een bepaalde taak uitgevoerd moet worden, of hoe een document beheerd moet worden. Er wordt ook bepaald wie elke stap moet uitvoeren.workflows toevoegen.

Duur van de implemenatie

De implementatie van een dms heeft meestal een grote impact op de organisatie. De implementatieduur kan door de complexiteit van het project tegenvallen. Het daarom erg belangrijk als organisatie goed voorbereid te werk te gaan, en dat De implementatie van een DMS in een bedrijf kan een ingewikkelder proces zijn dan het in eerste instantie lijkt. De installatie van de software zelf is niet veel ingewikkelder dan dat van andere bedrijfsoplossingen. De zogenaamde user adoption, of de adoptie door gebruikers, vormt meestal de grootste uitdaging. Welke problemen kunnen zich voordoen en hoe kun je je er als bedrijf tegen wapenen? Hoe creëer je draagvlak onder medewerkers voor het nieuwe DMS?gebruikers betrokken worden. Dit geld voor zowel het management als de medewerkers die met het systeem zullen gaan werken. Vergelijk Het beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs?verschillende pakketten met elkaar om te weten te komen welk systeem geschikt is voor welke bedrijfsprocessen.

Flexibiliteit van een document management systeem

Doordat de documenten centraal opgeslagen en opvraagbaar zijn, wordt de kans dat documenten kwijt raken drastisch verkleind. Met een Bedrijfsdocumenten bevatten vaak gevoelige informatie, waardoor de optie voor een document management systeem in de cloud soms met argusogen wordt bekeken. De plek waar deze content wordt opgeslagen is namelijk van cruciaal belang. Deze opslagplek hangt af van de manier waarop het DMS wordt geïnstalleerd. Een documentbeheersysteem kan op de servers binnen de eigen organisatie of in de cloud geïmplementeerd worden. Er zijn daarbij drie verschillende mogelijkheden: private cloud, public cloud en hybrid cloud.Document Management Systeem in de cloud hebben medewerkers via het internet ook onderweg, bij de klant of thuis toegang tot de bedrijfsdocumenten. Dit verhoogt de flexibiliteit en de snelheid waarmee informatie beschikbaar is. Daarnaast wordt de productiviteit van het personeel verhoogd en de service richting de klant verbeterd.

Welke voorbereidingen kan een bedrijf treffen op de komst van DMS?

Het selecteren van een Document Management Systeem is niet eenvoudig. Er zijn verschillende systemen, Er bestaat niet zoiets als één topleverancier voor alle bedrijven. Door de grote verschillen tussen bedrijven kan niemand een pakket aanbieden dat op álle vlakken perfect presteert, én binnen alle budgetten valt. Bovendien heeft ook elke organisatie andere wensen en eisen wat betreft de dienstverlening. Voordat er een DMS-leverancier gekozen wordt, is het dus belangrijk om de specifieke wensen en eisen van het bedrijf vast te leggen. Deze taak is echter niet eenvoudig. Door de vele mogelijkheden voor documentbeheer zien veel projectleiders door de bomen het bos niet meer. Om bedrijven op weg te helpen, heeft EKCIT de Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld. Voor deze checklist zijn de functionaliteiten van 65 verschillende DMS-pakketten bestudeerd en gebundeld. Bedrijven kunnen erin aangeven welke functionaliteiten gewenst zijn en welke prioriteit ze hebben. De Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht kan aangevraagd worden via het contactformulier.leveranciers, prijsklassen en mogelijkheden. De De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer 2021 wordt kosteloos ter beschikking gesteld ter ondersteuning van het DMS-selectietraject.

Bedrijven die aan het begin staan van een DMS implementatie-traject doen er goed aan zich goed voor te bereiden. Voordat een bedrijf contact opneemt met leveranciers of software-makers, zullen eerst een aantal vragen moeten worden beantwoord. Leveranciers komen vaak met tegenstrijdige informatie. Alfresco is het meest gebruikte open source Enterprise Content Management-systeem (ECM) ter wereld. De grote concurrent van closed source pakketten biedt een platform voor organisaties die hun document- en informatiestromen willen rationaliseren. Bedrijven hebben vaak de neiging om de voorkeur te geven aan eigendomsmatige software (propriëtaire software), boven open source alternatieven. De afgelopen tien jaar zijn er echter een aantal serieuze open source DMS-pakketten ontwikkeld. Alfresco is daar een goed voorbeeld van en kan zich meten met de commerciële, betaalde producten. Omdat het gaat om een open source product, kunnen nieuwe functionaliteiten relatief eenvoudig worden geprogrammeerd; intern of met behulp van een gecertificeerde Alfresco-partner. Toch bestaan er alternatieven voor dit systeem die het overwegen waard kunnen zijn. In de DMS Wijzer staat een vergelijking tussen Alfresco en andere software voor documentbeheer.Alfresco zal niet dezelfde informatie leveren als bijvoorbeeld Het Amerikaanse NetSuite is in het thuisland een begrip als het gaat om onder andere ERP-oplossingen die alleen beschikbaar zijn in de cloud. Ook in Groot-Brittannië zijn Netsuite-pakketten al jarenlang een vaste waarde. In de Benelux werd NetSuite pas uitgerold na de overname door Oracle in 2016. NetSuite Oneworld biedt functionaliteiten op het gebied van ERP, CRM en BI, en kan uitgebreid worden met e-commerce. Maar voor welke bedrijven is dit een interessant pakket? En voldoet een Amerikaans ERP-systeem wel aan de Nederlandse en Belgische (privacy)wetgeving?Netsuite. Partijen als Microsoft en IBM zullen weer anders adviseren.

Belangrijk is ook om de ‘trend’ van In de basis betekent open source dat de broncode van software wordt meegeleverd. Dit betekent dat een bedrijf deze broncode kan gebruiken om zelf doorontwikkelingen uit te voeren, of dit door een derde partij kan laten doen. Ook kunnen er functionaliteiten worden toegevoegd die andere gebruikers uit de community (die ook over de broncode beschikt) ontwikkeld hebben. Open-source-software wordt bijvoorbeeld gebruikt voor het inrichten van documentbeheer (DMS) en Enterprise Resource Planning (ERP).open source in de gaten te houden. Het voordeel van dit type Onder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken.software is dat het zich relatief eenvoudig laat koppelen aan andere bedrijfssoftware. Bijna drie jaar na de lancering van SharePoint 2013 bracht Microsoft een verbeterde versie uit van haar Enterprise Content Management-systeem (ECM). Met SharePoint 2016 zette Microsoft de strategie voort om alle producten in de cloud aan te bieden, met een Windows 10-achtige gebruikerservaring. De interface van Office 365 en SharePoint 2016 lijken sterk op elkaar, waardoor gebruikers nauwelijks door hebben dat ze van de ene omgeving naar de andere gaan. Er ontstaat dus geen verwarring over waar bepaalde functionaliteiten zich precies bevinden.SharePoint is een populair programma, maar is het ook geschikt als DMS, of hebben we het hier over Entreprise Content Management? De pakketkeuze zal bovendien sterk Er bestaan DMS-pakketten specifiek voor een bepaalde sector of bedrijfsactiviteit. Dit zijn de zogenoemde verticale systemen (verticals in het Engels). Daartegenover staan de horizontale oplossingen. Die zijn voor een breder publiek ontworpen, maar hebben meestal nog wel een zekere mate van personalisatie nodig. De selectie van het meest geschikte DMS kan sterk van invloed zijn op het bedrijfssucces, omdat er met de software behoorlijke tijd- en kostenbesparingen worden behaald.afhangen van de sector. De zorgsector stelt andere eisen aan een document management systeem dan een advocatenkantoor. Maak als bedrijf ook geen vergissing in de grootte van het pakket. Een omvangrijk software-pakket als Documentum is bijvoorbeeld niet voor elke organisatie geschikt, nog afgezien van de prijs.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 1 Gemiddeld: 5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 17 april). Een DMS verbetert en structureert de documentstromen. Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/wat-is-document-management-systeem-dms