Open source ERP als een serieus alternatief voor de closed source pakketten

Als er open source ERP-pakketten van SAP, Oracle of Microsoft zouden bestaan, dan was dit type software waarschijnlijk al decennia lang gemeengoed geweest. Toch winnen ERP-pakketten gebaseerd op open source steeds meer terrein. Steeds meer organisaties zien de voordelen van software waarvan de broncode openbaar is. Betekent dit daarmee ook dat open source ERP de beste optie is voor elke onderneming? Of zijn er bepaalde voorwaarden verbonden aan het efficiënt gebruik van dit soort pakketten?

Even terug naar het begin van open source

Eind jaren ’90 kwam Open source toegepast in bedrijfsapplicatiesIn de basis betekent open source dat de broncode van software wordt meegeleverd. Dit betekent dat een bedrijf deze broncode kan gebruiken om zelf doorontwikkelingen uit te voeren, of dit door een derde partij kan laten doen. Ook kunnen er functionaliteiten worden toegevoegd die andere gebruikers uit de community (die ook over de broncode beschikt) ontwikkeld hebben. Open-source-software wordt bijvoorbeeld gebruikt voor het inrichten van documentbeheer (DMS) en Enterprise Resource Planning (ERP). volop in de aandacht door de lancering van het Open Source Initiative. De initiatiefnemers gingen uit van de gedachte dat als de broncode van softwareOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken. openbaar wordt gemaakt, iedereen kan bijdragen aan de doorontwikkeling van de software. Op die manier wilden ze tegenwicht bieden tegen de macht van grote software-ontwikkelaars zoals MicrosoftMicrosoft Dynamics 365 is een volledige cloud-oplossing, opgebouwd uit verschillende applicaties die af te nemen zijn in SaaS-vorm. Microsoft benadrukt zelf vooral de combinatie van ERP en CRM. Het bedrijf belooft een vergaande integratie met Office 365 en Power BI. In hoeverre worden deze beloftes ingelost? Voor wie is Dynamics 365 het overwegen waard? Wat kan het pakket verwezenlijken waar voorgaande versies te kort schoten?, SAPIn 1972 werd het bedrijf SAP opgericht in het Duitse Walldorf door vijf voormalig IBM-medewerkers. Tegenwoordig heeft SAP vestigingen in meer dan 130 landen, en zijn de belangrijkste pakketten SAP Business One en SAP Business All-in-One. Daarnaast is het systeem ook als Software as a Service (SaaS) beschikbaar, namelijk SAP ByDesign. Zoals veel grote softwarebedrijven, maakt SAP gebruik van partners die het SAP ERP-systeem bij de klant installeren. Er bestaan verschillende partnerlevels: Gold, Silver en Bronze. SAP deelt partners in op basis van omzet, competentie (bouwmogelijkheden) en marketing initiatieven. Het aantal SAP-diensten en -voordelen neemt toe naarmate de status van de partner hoger wordt. In Nederland en België is er een groot aantal SAP ERP-leveranciers, maar het is niet eenvoudig om de verschillen te ontdekken en om erachter te komen welke partij het beste bij uw organisatie past. en OracleHet bedrijf Oracle werd in 1977 opgericht in Californië, Verenigde Staten. In de beginjaren kreeg Oracle haar status dankzij de database software. Het bedrijf zette namelijk als eerste een relationele database op de markt. Door de jaren heen heeft Oracle een aantal bedrijven overgenomen: Peoplesoft (2005), Hyperion (2007), BEA Systems (2008) en Sun Microsystems (2009). Tegenwoordig heeft het Amerikaanse concern veel verschillende bedrijfsapplicaties onder haar vleugels, waaronder ook cloudapplicaties.. Open source nam in de jaren erna een grote vlucht. Tegenwoordig bestaat er van elk type bedrijfssoftware wel een open source variant. Meestal gaat het om een volwaardig alternatief voor de traditionele variant. Open source ERP moet niet worden verward met Open ERP, of OpenERP, dit zijn namelijk voormalige merknamen van een ERP-pakket dat inmiddels de naam Odoo draagt.

Opmerking: bij de keuze voor een ERP-pakketERP-pakketten zijn er in allerlei soorten en maten, maar welke systemen passen het beste bij uw organisatie? En wanneer het juiste ERP-pakket is gevonden, welke ERP-leverancier heeft de beste pakketprijzen en blinkt uit in betrouwbaarheid? Het is belangrijk om te weten dat het selecteren van een ERP-pakket eigenlijk niet bij de selectie zelf begint. Er gaat eerst een ander proces vooraf aan de selectie van de juiste ERP-software. Organisaties die de bedrijfsprocessen uitvoerig in kaart brengen komen achteraf minder vaak voor verrassingen te staan. Het maken van een zogenaamde blueprint zorgt ervoor dat een bedrijf een duidelijk beeld heeft van de interne afdelingen, hun onderlinge verhoudingen en processen. Zo kunnen er vervolgens belangrijke besluiten worden genomen, zoals de gewenste functionaliteiten en de manier waarop het pakket moet worden geïmplementeerd (on-premise, cloud of hybride). moet naar veel meer gekeken worden dan alleen naar de beslissing voor open of closed source. Vaak is het zelfs belangrijker om pakketten op functioneel vlak te vergelijken. In de ERP WijzerDe ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een ERP-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. is een uitgebreide pakkettenvergelijk opgenomen om oriënterende projectleiders op weg te helpen.

Leent open source zich voor Enterprise Resource Planning?

Voor wat betreft functionaliteiten is er nog nauwelijks verschil tussen open source ERP en traditionele pakketten. Sterker nog, doordat iedere gebruiker de broncode kan gebruiken voor eigen ontwikkeling, zijn er vaak in versneld tempo nieuwe applicaties beschikbaar. Bovendien zijn dit geen houtje-touwtje-functionaliteiten van een handjevol enthousiaste private ontwikkelaars. Steeds meer professionals houden zich serieus bezig met het ontwikkelen (en commercialiseren) van applicaties voor open source ERP-systemen. Op andere vlakken zijn er daarentegen wel grote verschillen. Deze kunnen zowel in het voordeel als in het nadeel zijn van een bedrijf:

Voordelen en sterke kanten van een open source ERP-pakket

Een flink voordeel is dat de broncode vrij gedistribueerd kan worden. Deze broncode kan in principe dus gratis verkregen worden. Dit is een verschil met het kostenmodel van traditionele ERP-systemenDe ERP-kosten vormen een belangrijke factor bij de selectie van een ERP-pakket. Welk budget moet een organisatie opzij zetten voor een ERP-implementatie? Wat zijn de kosten per gebruiker en wat zijn de tarieven van een licentie? Maar ook: wat zijn de prijsverschillen tussen ERP on-premise en ERP in de cloud? Kortom: wat kost een compleet ERP-systeem? Heeft je bedrijf voldoende aan een systeem van 20.000 euro, of is het bijvoorbeeld realistischer uit te gaan van 200.000 euro?.

Let op! Dat de broncode vrij gedistribueerd wordt, betekent niet dat alle open source licentiesSoftwarelicenties zijn de wettelijke vastlegging van eigendom van software, of geven de formele toestemming voor het gebruik ervan. De aard van de licenties wordt beschreven in een contract, waarbij de gebruiker instemt met de voorwaarden die vasthangen aan de aankoop of het gebruik van licenties. Deze voorwaarden zijn anders voor elke software, leverancier, gebruikersrol enzovoort. Zo is er bijvoorbeeld een verschil tussen open-source-software en propriëtaire software (eigendomssoftware). gratis zijn. Aan de broncode zelf heeft een bedrijf namelijk niet erg veel, tenzij ze hierop volledig zelf een werkbaar ERP-systeem willen inrichten. Veel ERP-leveranciersERP-leveranciers zijn er in overvloed op de Nederlandse markt. Stuk voor stuk proberen ze de beste op hun terrein te zijn. Er zijn verschillende factoren op basis waarvan een bedrijf voor een bepaalde leverancier kiest. De kwaliteit van de dienstverlening is een zeer belangrijk aspect, maar is vooraf moeilijk in te schatten. Welke leverancier sluit goed aan bij mijn bedrijf? Dit is de hamvraag bij elk ERP implementatietraject. Het is ook niet altijd een gemakkelijke vraag om beantwoord te krijgen. Er bestaat helaas niet zoiets als een top 10 van ERP-leveranciers waar elk bedrijf uit zou moeten kiezen. bieden daarom gebruiksklare enterprise-licenties te koop aan, of factureren de inrichting van het systeem. Bovendien moeten ook het onderhoud, de updates en de helpdesk betaald worden (indien gewenst).

Een tweede belangrijk punt bij open source is de hoeveelheid keuzemogelijkheden, doordat iedereen met de broncode applicaties kan ontwikkelen. Dit zorgt ervoor dat er meestal veel meer ERP-functionaliteitenDe functionaliteiten van een ERP-systeem spelen een belangrijke rol bij de keuze van het meest geschikte ERP-pakket voor bedrijven. Voor de verschillende toepassingen van een bedrijf zijn specifieke functies nodig, afhankelijk het type interne proces. Het grote aanbod aan ERP-software kan zorgen voor verwarring bij het selecteren van de benodigde functionaliteit. Bovendien zorgen verschillende interne configuraties van de ERP-software ervoor dat de mogelijkheden van pakket tot pakket en van leverancier tot leverancier kunnen verschillen. Hoe kan een nieuwe functionaliteit aan ERP-software worden toegevoegd? Welke verschillende opties en mogelijkheden bestaan er op de markt? beschikbaar zijn dan bij een closed source pakket.

Let op! Dat er veel functionaliteiten beschikbaar zijn, wil niet zeggen dat het slim is om meteen een heel uitgebreid systeem neer te zetten. Het is aan te bevelen om prioriteiten te stellenDe MoSCoW-methode helpt projectleiders die zich oriënteren op een nieuw softwaresysteem om prioriteiten te stellen. De medeklinkers van dit acroniem staan voor de verschillende soorten wensen en eisen die een bedrijf zou moeten onderscheiden, namelijk must-have, should-have, could-have en won’t-have. De methode werd in 1994 bedacht door Dai Clegg. bij de ERP-implementatieOnderzoek naar de uitkomsten van verschillende implementaties leveren verschillende resultaten op: van gestegen efficiëntie binnen een organisatie, tot kopzorgen door een totaal mislukt project. Maar waarom zijn de resultaten zo verschillend en hoe wordt ERP-software succesvol geïmplementeerd? Wat staat een bedrijf te wachten bij de start van een ERP-implementatietraject?. Start met een systeem dat alle minimumeisen dekt. Vervolgens kan er stap voor stap meer functionaliteit aan de bedrijfssoftware worden toegevoegd.

Open source ERP-software is daarnaast ook gebaseerd op een open standaard, en dus relatief gemakkelijk te integreren met andere software zoals business intelligence (BI)Bedrijven die gebruik maken van business intelligence, analyseren grote hoeveelheden ‘ruwe’ data, met als doel daarmee waardevolle informatie te verkrijgen voor het maken van strategische en operationele bedrijfsbeslissingen (business insights). Deze zogenaamde ruwe data is meestal afkomstig uit verschillende softwaresystemen binnen het bedrijf, zoals een ERP, HRM, DMS of gespecialiseerde financiële software.  of document management software (DMS)Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?. Voor bedrijven die over veel ondersteunende softwarepakketten beschikken, kan dit een groot voordeel zijn.

Ten slotte ervaren de meeste bedrijven het ook als een voordeel dat open source ERP hen veel beslissingsrecht geeft. Het onderhoud kan zelf gedaan worden, en applicaties kunnen zelf ontwikkeld worden of bij een andere partij afgenomen worden. Hierdoor zitten ondernemingen dus niet vast aan één leverancier. Er is met andere woorden geen vendor lock-inVendor lock-in, ook wel proprietary lock-in of customer lock-in genoemd, is het fenomeen waarbij leveranciers klanten afhankelijk maken. Meestal doen ze dit door het technisch of financieel moeilijk te maken om over te schakelen op andere software, of om te integreren met externe applicaties..

Nadelen en zwakke kanten van open source ERP-software

Het aantal partijen dat ruime ervaring heeft met de implementatie van open source pakketten groeit steeds. Toch is het aanbod nog beperkter dan op de traditionele ERP-markt. De ERP Wijzer 2023De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een ERP-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. geeft inzicht in welke leveranciers ervaring hebben met open source ERP-implementaties binnen verschillende sectoren en waar een bedrijf bij de selectie van een geschikte leverancier op zou moeten letten.

Een ander nadeel kan gevormd worden door de support. Traditionele partijen hebben de verplichting en een duidelijk eigen belang om softwarefouten in de broncode te verhelpen, en bieden zelf het nodige onderhoud en probleemoplossing. Bij een open source ERP-pakket heeft een organisatie niet altijd één aanspreekpunt voor de support. Deze bedrijven zijn afhankelijk van de eigen IT-afdeling, van de open source community, of van de leverancier waar de support wordt afgenomen. Wanneer een bedrijf deze afneemt bij een leverancier die een actieve deelnemer is van de community, kan het nadeel van de beperkte support flink worden teruggebracht. Vaak bieden trouwens dezelfde aanbieders van open source licenties direct supportcontracten aan. Zo is een bedrijf ervan verzekerd dat er snel wordt gereageerd op bijvoorbeeld beveiligingslekkenIT-security is het geheel van beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat bedrijfsinformatie beschermd wordt. Hiervoor worden verschillende soorten technologie gebruikt. Het kan gaan over de beveiliging van digitale data, maar ook van data op fysieke dragers (die met technologische middelen beschermd worden). . Die kunnen meestal met een specifieke patchEen patch is een stukje software dat additioneel gedownload en geïnstalleerd wordt bij een softwarepakket. Patches worden gebruikt voor upgrades, updates, bug fixes, of de toevoeging van nieuwe functionaliteit. Ze worden ontwikkeld door de softwareleverancier zelf, of door andere personen, die meestal over de broncode beschikken (open source software). worden gedicht.

Wat kost open source ERP?

Open source ERP-pakketten kunnen goedkoper uitvallen dan closed source systemen. Basislicenties starten soms al vanaf 15 euro per gebruiker per maand. Let wel op: voor dit bedrag heb je geen volledig ERP-systeem. De basislicentie houdt meestal maximaal twee functionaliteiten in (bijvoorbeeld CRMCustomer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie. en boekhoudingDe financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen.). Hieraan moeten nog heel wat applicaties toegevoegd worden voor je tot een volwaardig ERP-systeem komt. Aangeschafte of gehuurde applicaties worden normaalgesproken wel meteen aan alle gebruikers ter beschikking gesteld. (Je hoeft deze dus niet voor elke gebruiker weer apart te betalen.)

Naast de basislicentie en applicaties met functionaliteiten rekenen de meeste leveranciers ook eenmalige opstartkosten van om en nabij de 500 tot 1000 euro. Ten slotte zijn er ook kosten voor onderhoud, hosting en support. Een bedrijf kan de support natuurlijk ook intern opvangen, maar ook dat brengt operationele kosten met zich mee, en eventueel ook de aanschaf van hardware (zoals servers). Ter vergelijking is in de ERP WijzerDe ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een ERP-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. een kostenmodel van traditionele ERP-pakketten opgenomen.