WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Open source ERP als een serieus alternatief voor de closed source pakketten

Als er open source ERP-pakketten van SAP, Oracle of Microsoft zouden bestaan, dan was dit type software waarschijnlijk al decennia lang gemeengoed geweest. Toch winnen ERP-pakketten gebaseerd op open source steeds meer terrein. Steeds meer organisaties zien de voordelen van software waarvan de broncode openbaar is. Betekent dit daarmee ook dat open source ERP de beste optie is voor elke onderneming? Of zijn er bepaalde voorwaarden verbonden aan het efficiënt gebruik van dit soort pakketten?

Even terug naar het begin van open source

Eind jaren ’90 kwam open source toegepast in bedrijfsapplicaties volop in de aandacht door de lancering van het Open Source Initiative. De initiatiefnemers gingen uit van de gedachte dat als de broncode van software openbaar wordt gemaakt, iedereen kan bijdragen aan de doorontwikkeling van de software. Op die manier wilden ze tegenwicht bieden tegen de macht van grote software-ontwikkelaars zoals Microsoft, SAP en Oracle. Open source nam in de jaren erna een grote vlucht. Tegenwoordig bestaat er van elk type bedrijfssoftware wel een open source variant. Meestal gaat het om een volwaardig alternatief voor de traditionele variant.

Let op!

Open source ERP moet niet worden verward met Open ERP, of OpenERP, dit zijn namelijk voormalige merknamen van een ERP-pakket dat inmiddels de naam Odoo draagt.

open source erp traditioneel vergelijking

Opmerking: bij de keuze voor een ERP-pakket moet naar veel meer gekeken worden dan alleen naar de beslissing voor open of closed source. Vaak is het zelfs belangrijker om pakketten op functioneel vlak te vergelijken. In de ERP Wijzer is een uitgebreide pakkettenvergelijk opgenomen om oriënterende projectleiders op weg te helpen.

Leent open source zich voor Enterprise Resource Planning?

Voor wat betreft functionaliteiten is er nog nauwelijks verschil tussen open source ERP en traditionele pakketten. Sterker nog, doordat iedere gebruiker de broncode kan gebruiken voor eigen ontwikkeling, zijn er vaak in versneld tempo nieuwe applicaties beschikbaar. Bovendien zijn dit geen houtje-touwtje-functionaliteiten van een handjevol enthousiaste private ontwikkelaars. Steeds meer professionals houden zich serieus bezig met het ontwikkelen (en commercialiseren) van applicaties voor open source ERP-systemen. Op andere vlakken zijn er daarentegen wel grote verschillen. Deze kunnen zowel in het voordeel als in het nadeel zijn van een bedrijf:

Voordelen en sterke kanten van een open source ERP-pakket

Een flink voordeel is dat de broncode vrij gedistribueerd kan worden. Deze broncode kan in principe dus gratis verkregen worden. Dit is een verschil met het kostenmodel van traditionele ERP-systemen.

Let op! Dat de broncode vrij gedistribueerd wordt, betekent niet dat alle open source licenties gratis zijn. Aan de broncode zelf heeft een bedrijf namelijk niet erg veel, tenzij ze hierop volledig zelf een werkbaar ERP-systeem willen inrichten. Veel ERP-leveranciers bieden daarom gebruiksklare enterprise-licenties te koop aan, of factureren de inrichting van het systeem. Bovendien moeten ook het onderhoud, de updates en de helpdesk betaald worden (indien gewenst).

Een tweede belangrijk punt bij open source is de hoeveelheid keuzemogelijkheden, doordat iedereen met de broncode applicaties kan ontwikkelen. Dit zorgt ervoor dat er meestal veel meer ERP-functionaliteiten beschikbaar zijn dan bij een closed source pakket.

Let op! Dat er veel functionaliteiten beschikbaar zijn, wil niet zeggen dat het slim is om meteen een heel uitgebreid systeem neer te zetten. Het is aan te bevelen om prioriteiten te stellen bij de ERP-implementatie. Start met een systeem dat alle minimumeisen dekt. Vervolgens kan er stap voor stap meer functionaliteit aan de bedrijfssoftware worden toegevoegd.

Open source ERP-software is daarnaast ook gebaseerd op een open standaard, en dus relatief gemakkelijk te integreren met andere software zoals business intelligence (BI) of document management software (DMS). Voor bedrijven die over veel ondersteunende softwarepakketten beschikken, kan dit een groot voordeel zijn.

Ten slotte ervaren de meeste bedrijven het ook als een voordeel dat open source ERP hen veel beslissingsrecht geeft. Het onderhoud kan zelf gedaan worden, en applicaties kunnen zelf ontwikkeld worden of bij een andere partij afgenomen worden. Hierdoor zitten ondernemingen dus niet vast aan één leverancier. Er is met andere woorden geen vendor lock-in.

Nadelen en zwakke kanten van open source ERP-software

Het aantal partijen dat ruime ervaring heeft met de implementatie van open source pakketten groeit steeds. Toch is het aanbod nog beperkter dan op de traditionele ERP-markt. De ERP Wijzer 2024 geeft inzicht in welke leveranciers ervaring hebben met open source ERP-implementaties binnen verschillende sectoren en waar een bedrijf bij de selectie van een geschikte leverancier op zou moeten letten.

Een ander nadeel kan gevormd worden door de support. Traditionele partijen hebben de verplichting en een duidelijk eigen belang om softwarefouten in de broncode te verhelpen, en bieden zelf het nodige onderhoud en probleemoplossing. Bij een open source ERP-pakket heeft een organisatie niet altijd één aanspreekpunt voor de support. Deze bedrijven zijn afhankelijk van de eigen IT-afdeling, van de open source community, of van de leverancier waar de support wordt afgenomen. Wanneer een bedrijf deze afneemt bij een leverancier die een actieve deelnemer is van de community, kan het nadeel van de beperkte support flink worden teruggebracht. Vaak bieden trouwens dezelfde aanbieders van open source licenties direct supportcontracten aan. Zo is een bedrijf ervan verzekerd dat er snel wordt gereageerd op bijvoorbeeld beveiligingslekken. Die kunnen meestal met een specifieke patch worden gedicht.

Waarop moet je letten bij het vergelijken van open source ERP-systemen

Het kiezen van een open source ERP-pakket vereist een iets andere aanpak dan het selectieproces voor een traditioneel closed source ERP-systeem. Hieronder staan enkele belangrijke criteria waarop je moet letten tijdens het beoordelen van open source ERP-systemen:

  • Hoe groot is de customer base? (hoeveel mensen gebruiken het pakket)
  • Hoe groot is de community? (hoeveel ontwikkelaars en bedrijven zijn wereldwijd met de software bezig)
  • Let op de ontwikkelkant: hoe vaak brengt de softwareleverancier updates uit?
  • Kijk niet alleen naar het aantal modules in het basispakket, maar bekijk ook het aanbod in de community. Is er een soort “appstore”? Hierin vind je betaalde apps, maar ook kosteloze apps die belangeloos ter beschikking worden gesteld als open source module.
  • Technologie: in welke programmeertaal is het systeem geschreven? Er bestaan diverse mogelijkheden. Python is tegenwoordig een voor de hand liggende programmeertaal om applicaties mee te maken. Python is in de jaren ’90 door een Nederlander ontwikkeld en heeft inmiddels een enorme userbase.
  • Heeft het open source pakket een actief forum? Bij open source ERP-pakketten kun je niet altijd bellen naar de maker van het pakket als je een vraag hebt, of je moet ervoor betalen. Een forum kan daarom uitkomst bieden: hoe actief en actueel is het forum; hoeveel mensen stellen vragen; hoe vaak worden vragen goed beantwoord? Doe hier onderzoek naar!
  • Zijn er kosten bij migraties of upgrades? Zoek uit wat er gebeurt als je een Community-versie implementeert, en er komt daarna een nieuwe versie uit. Soms worden er scripts aangeboden vanuit de community, maar let op: een migratie is specialistisch werk. Er is meestal veel aangepast en doorontwikkeld in de nieuwe versie, er komen modules bij, structuren in de database worden aangepast… Zoek uit wat dit op financieel vlak impliceert: zou een migratie de aankoop van een licentie vereisen, of is betaalde ondersteuning van een partner noodzakelijk?
  • Bekijk het partnernetwerk: mocht je in de toekomst ondersteuning nodig hebben bij de inrichting, het bouwen van een functionaliteit of een migratie, dan kan de hulp van een partner waardevol zijn. Een goede partner helpt niet alleen op technisch vlak, maar ook aan de procesmatige kant.
    Hulp bij het vinden van een partner

    ICT Portal heeft een overzicht van het partnerlandschap van open source ERP-partners. Mogelijk heb je deze vragen: “Bestaat er een Nederlandstalige partner? Is de partner volwassen genoeg met voldoende programmeurs? Hebben ze ervaring met mijn sector of mijn processen? Zijn ze een toekomstbestendige partner?” Neem contact op met ICT Portal en krijg antwoord op dit soort vragen.

Wat zijn betrouwbare leveranciers van open source ERP?

Als je goed zoekt op internet zijn er veel open source ERP-leveranciers die zich presenteren. Maar niet met elke partij hoef je serieus rekening te houden. Een groot aantal leveranciers richt zich met hun systeem alleen op een specifieke niche. Het komt ook voor dat een leverancier een heel klein bedrijfje is, dat hun oplossing speciaal voor één klant heeft gebouwd, en dit pakket slechts één of twee keer aan andere bedrijven heeft verkocht. Het klantenbestand is dus erg klein. Het aantal klanten van de leverancier, en het aantal gebruikers van de ERP-software zijn belangrijke indicatoren voor de betrouwbaarheid van het pakket of de leverancier.

Bekende leveranciers op de markt zijn:

  • Odoo
  • ERPNext
  • Tryton
  • Axelor
  • Dolibarr
  • Apache OFBiz
ERP-selectiefase

Er bestaan veel ERP-leveranciers en het is niet makkelijk om in te schatten wie bij je zou kunnen passen. En misschien zie je zelfs een interessante ERP-optie over het hoofd! Wanneer je in de selectiefase zit, kun je gebruikmaken van de onpartijdige ERP-pakketselectie om geschikte systemen en leveranciers te vinden. We maken hierbij gebruik van ons selectieplatform, opgebouwde expertise en marktkennis.

Wat kost open source ERP?

Licenties voor de Community-editie zijn over het algemeen gratis. Bij sommige pakketten kun je vervolgens ook een betaalde licentie aanschaffen. Open source ERP-pakketten kunnen goedkoper uitvallen dan closed source systemen. Een betaalde licentie start soms al vanaf 15 euro per gebruiker per maand. Let wel op: voor dit bedrag heb je geen volledig ERP-systeem. Een basislicentie houdt soms maximaal twee functionaliteiten in (bijvoorbeeld CRM en boekhouding). Hieraan moeten nog heel wat applicaties toegevoegd worden voordat je tot een volwaardig ERP-systeem komt. Aangeschafte of gehuurde applicaties worden normaal gesproken wel meteen aan alle gebruikers ter beschikking gesteld (je hoeft deze dus niet voor elke gebruiker weer apart te betalen). Sommige leveranciers bieden Enterprise-licenties aan, van bijvoorbeeld 40 euro per gebruiker per maand waarbij je het complete pakket mag gebruiken, dus zonder functionele beperkingen.

Naast de betaalde licentie en applicaties brengen de meeste partners eenmalige opstartkosten in rekening die starten vanaf 500 tot 1.000 euro. Een wat uitgebreidere basisinrichting kost meestal ongeveer 5.000 euro. Tot slot zijn er kosten voor onderhoud, hosting (bijvoorbeeld 100-110 euro per maand voor het hosten van een server) en support. Een bedrijf kan de support natuurlijk ook intern opvangen, maar dat brengt operationele kosten met zich mee, en eventueel de aanschaf van hardware (zoals servers). In de ERP Wijzer is een vergelijking opgenomen van verschillende ERP-systemen en kostenmodellen. Zo kun je een gerichte inschatting van je ERP-investering maken.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer:

European Knowledge Center for Information Technology. (2023, 7 december). Open source ERP als een serieus alternatief voor de closed source pakketten. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/open-source-erp