WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Een ERP-systeem optimaliseert en rationaliseert de bedrijfsprocessen

Veel organisaties hebben een ERP-systeem, maar wat is dit precies en wat houdt het in als bedrijven ERP-software gebruiken?

Wat is een ERP-systeem en hoe werkt de software precies?

De afkorting ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Een definitie van een ERP-systeem is als volgt: een Onder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken.softwarepakket dat belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samenbrengt. Met een ERP-pakket worden bedrijfsprocessen geautomatiseerd, waardoor de productiviteit wordt verhoogd en de kosten kunnen worden verlaagd. ERP kan helpen om maximaal te voldoen aan de klantwensen. De actuele gegevens over de productie, in- en Bij verkoopbeheer, ook wel sales management genoemd, verzamelen en analyseren bedrijven al hun beschikbare verkoopdata. Systemen voor verkoopbeheer worden ingezet voor het beheer van verkoopteams en -kanalen, de optimalisatie van de klantenservice, en de creatie van verkoopstrategieën. Vooral handels- en productiebedrijven maken gebruik van dit soort systemen.verkoop, Bedrijven in de logistieke sector ontvangen dagelijks honderden documenten. Het merendeel in papieren formaat. De implementatie van een document management systeem (DMS) wordt dan al snel aantrekkelijk. Maar welk systeem is het meest geschikt voor welk type organisatie? Kan elk DMS worden geïmplementeerd, of is een sector specifieke oplossing een beter idee?logistiek en administratie kunnen worden gekoppeld, zodat de processen automatisch kunnen worden aangestuurd en dus efficiënter verlopen. Hiermee krijgt een bedrijf een beter inzicht in applicaties en kunnen rapporten worden gecreëerd om processen in de toekomst nog verder te rationaliseren.

Onderstaand filmpje (5.56 min) geeft op een prettige manier weer welke processen (en dus bijbehorende modules) er allemaal gekoppeld zouden kunnen worden aan het systeem, afhankelijk van je bedrijfsactiviteit:

Alle voordelen van ERP-software op een rijtje

Het voordeel van ERP-software is dat het een effectievere bedrijfsvoering oplevert, wat resulteert in tijd- en kostenbesparing. Alle belangrijke bedrijfsinformatie is gekoppeld en is voor iedereen beschikbaar. Het systeem kan hierdoor alle realtime gegevens laten zien. Bedrijven zonder een ERP werken meestal met aparte informatiesystemen, waardoor elke afdeling apart de informatie moet invoeren. Zo ontstaan verschillende In een database, ook wel gegevensbank of databank genoemd, worden gegevens verzameld, georganiseerd en gelinkt aan elkaar. Vanaf gekoppelde computers kunnen er zo snel data worden opgevraagd. Via het databasemodel zijn tegenwoordig ook uitgebreide analyses mogelijk. De meest moderne databases zijn tot slot ook in staat om gespecialiseerde rapportages te maken van complexe gegevens.databases met overlappende gegevens en inconsistente data. Met de komst van de Cloud computing is het gebruik van software of opgeslagen gegevens (database) via een netwerk, meestal het internet. Bedrijfssoftware of een database in de cloud kan op uw eigen servers worden geïnstalleerd of op de servers van een derde partij. Een bedrijf hoeft bovendien niet volledig voor de cloud of het lokale model te kiezen: lokaal geïnstalleerde software kan in veel gevallen perfect gebruik maken van een online database.cloud kan een ERP-systeem buiten de eigen organisatie kan worden gehost. Dit heeft ervoor gezorgd dat de software voor veel meer (lees: kleinere) bedrijven binnen bereik is gekomen. Het grote aanbod van ERP-oplossingen van goede kwaliteit is zeker een voordeel te noemen. Wel is het voor projectleiders minder eenvoudig geworden om het ERP-pakketten zijn er in allerlei soorten en maten, maar welke systemen passen het beste bij uw organisatie? En wanneer het juiste ERP-pakket is gevonden, welke ERP-leverancier heeft de beste pakketprijzen en blinkt uit in betrouwbaarheid? Het is belangrijk om te weten dat het selecteren van een ERP-pakket eigenlijk niet bij de selectie zelf begint. Er gaat eerst een ander proces vooraf aan de selectie van de juiste ERP-software. Organisaties die de bedrijfsprocessen uitvoerig in kaart brengen komen achteraf minder vaak voor verrassingen te staan. Het maken van een zogenaamde blueprint zorgt ervoor dat een bedrijf een duidelijk beeld heeft van de interne afdelingen, hun onderlinge verhoudingen en processen. Zo kunnen er vervolgens belangrijke besluiten worden genomen, zoals de gewenste functionaliteiten en de manier waarop het pakket moet worden geïmplementeerd (on-premise, cloud of hybride).juiste pakket te selecteren. Meer over de keuze van ERP-software vind je verderop in dit artikel.

erp systeem motieven

Grafiek gebaseerd op gegevens van Nucleus Research ‘Microsoft Dynamics Enterprise Applications for SMB’

Nadelen Enterprise Resource Planning

De twee meest voorkomende nadelen zijn de De ERP-kosten vormen een belangrijke factor bij de selectie van een ERP-pakket. Welk budget moet een organisatie opzij zetten voor een ERP-implementatie? Wat zijn de kosten per gebruiker en wat zijn de tarieven van een licentie? Maar ook: wat zijn de prijsverschillen tussen ERP on-premise en ERP in de cloud? Kortom: wat kost een compleet ERP-systeem? Heeft je bedrijf voldoende aan een systeem van 20.000 euro, of is het bijvoorbeeld realistischer uit te gaan van 200.000 euro?ERP-kosten en de Onderzoek naar de uitkomsten van verschillende implementaties leveren verschillende resultaten op: van gestegen efficiëntie binnen een organisatie, tot kopzorgen door een totaal mislukt project. Maar waarom zijn de resultaten zo verschillend en hoe wordt ERP-software succesvol geïmplementeerd? Wat staat een bedrijf te wachten bij de start van een ERP-implementatietraject?implementatie. De kosten van een pakket kunnen erg hoog zijn. Als een organisatie specifieke bedrijfsprocessen heeft die buiten de standaardfunctionaliteiten vallen, moet dit op maat worden ontwikkeld (maatwerk). Ook voor toekomstige upgrades zal de software opnieuw moeten worden aangepast. Tegenwoordig zijn ERP-systemen wel flexibeler geworden. Hierdoor kunnen bedrijven met een standaardpakket zelf nieuwe velden, extra functionaliteiten, controles of complete Een workflow, werkstroom genoemd in het Nederlands, is een opeenvolging van stappen die bedrijven moeten doorlopen om een bedrijfsproces uit te voeren. Met een workflow wordt in een softwaresysteem vastgelegd hoe een bepaalde taak uitgevoerd moet worden, of hoe een document beheerd moet worden. Er wordt ook bepaald wie elke stap moet uitvoeren.workflows toevoegen. De implementatie van ERP-software heeft een grote impact op de organisatie. Een ERP-implementatie is een complex traject en de duur van de implementatie kan tegenvallen. Een goede voorbereiding op de komst van ERP is daarom vereist, zowel voor het management als voor de werknemers die uiteindelijk met de software zullen gaan werken. Vergelijk verschillende pakketten met elkaar om te weten welk systeem geschikt is voor welke specifieke bedrijfsprocessen.

erp-systeem definitie

ERP-workflow, een voorbeeld:

  • Een staalbedrijf krijgt diverse orders binnen voor verschillende stalen onderdelen.
  • Het systeem controleert direct de voorraden en stuurt automatisch inkooporders naar verschillende leveranciers.
  • Het systeem zal personeel inplannen om deze orders te produceren.
  • De logistiek wordt ingepland (vrachtwagens gereserveerd, orders naar juiste eindbestemming).
  • De financiële afhandeling wordt automatisch door de software verwerkt.
  • De gegevens van de orders worden toegevoegd aan de betreffende klantgegevens.

Welke bedrijven hebben er baat bij een ERP-pakket?

Een ERP-systeem is zowel geschikt voor grote multinationals, als voor middelgrote en kleine bedrijven. Er bestaan zelfs ERP-pakketten die al aangeschaft kunnen worden vanaf twee gebruikers. Voorheen konden uitsluitend grote organisaties een ERP-pakket betalen vanwege de hoge investeringskosten, zoals de aanschaf van de software en nieuwe servers met veel capaciteit. Door de Een ERP-systeem in de cloud is bedoeld voor het automatiseren van bedrijfsprocessen. Het systeem functioneert online, via de webbrowser of een applicatie. Daarmee hebben medewerkers toegang tot de ERP-software die draait op de servers binnen of buiten de eigen organisatie. Is een ERP-systeem aangeboden als SaaS (Software as a Service) wel zo interessant als de grote aanbieders doen geloven? Hebben fabrikanten als Microsoft, Oracle of het Nederlandse Exact Software gelijk als ze het hebben over de lage kosten?opkomst van de cloud voor ERP, is de software ook toegankelijk geworden voor bedrijven zonder veel investeringsmogelijkheden. Ook zijn er sectorgerichte ERP-pakketten op de markt, speciaal voor bedrijven uit bijvoorbeeld de gezondheidszorg, de Voor ingenieursbureaus, technisch adviesbedrijven, architecten, vastgoedontwikkelaars, aannemers en andere bedrijven binnen de bouw- en ingenieursbranche zijn sectorspecifieke document management systemen het bekijken waard. Maar welke functionaliteiten zijn van belang? Geven bedrijven binnen de sector vaker de voorkeur aan een sectorspecifiek DMS, of juist vaker aan een standaardpakket?bouw of de Bedrijven uit de machinebouw doen er goed aan om als basissoftware een ERP-systeem voor de productie te overwegen. In de ERP Wijzer staat een vergelijking van een aantal van deze pakketten. Ondernemingen in de machinebouw krijgen daarnaast echter ook met specifieke uitdagingen te maken. Ze werken bijvoorbeeld vaak samen met partners voor de productie van verschillende onderdelen. Ook moeten de machines getest worden voordat ze opgeleverd worden. Een partner die extra oplossingen aanbiedt of kan ontwikkelen voor de machinebouw, is dus een grote plus.maakindustrie (productiebedrijven). Dit zijn niet altijd de meest gebruikte ERP-systemen. Zowel voor het kleinbedrijf, het MKB als voor grote bedrijven bestaan er zowel standaardoplossingen als specifieke pakketten.

In de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer worden verschillende ERP-leveranciers onder de loep genomen met de bijbehorende systemen.

Kies zorgvuldig de ERP-modules

ERP-software bestaat meestal uit een aantal basismodules, waaraan aanvullende modules kunnen worden gekoppeld. Denk hierbij aan CRM (Customer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie.Customer Relationship Management), HRM (HRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen.Human Resource Management), SCM (In het kort houdt supply chain management in dat een handels-, productie- of distributiebedrijf weet welke materialen of producten besteld moeten worden. SCM houdt ook in dat producten op tijd worden geleverd. Om deze planning in goede banen te leiden gebruikt SCM data uit het ERP-systeem. De ERP-functionaliteiten die gebruikt worden bij SCM zijn onder andere:Supply Chain Management), of bijvoorbeeld een uitgebreide Finance of BI (Bedrijven die gebruik maken van business intelligence, analyseren grote hoeveelheden ‘ruwe’ data, met als doel daarmee waardevolle informatie te verkrijgen voor het maken van strategische en operationele bedrijfsbeslissingen (business insights). Deze zogenaamde ruwe data is meestal afkomstig uit verschillende softwaresystemen binnen het bedrijf, zoals een ERP, HRM, DMS of gespecialiseerde financiële software. Business Intelligence) module. Het voordeel van het koppelen van deze systemen aan het ERP-systeem is dat alle informatie centraal kan worden beheerd, bekeken, en bewaard. Het is vervolgens ook mogelijk om diepgaande analyses uit te voeren op basis van de complete en gekoppelde gegevens uit het de software. Big Data is de verzamelnaam voor de exponentiële groei en de grote hoeveelheid van geregistreerde informatie. Big Data kenmerkt zich door drie elementen: het grote volume van data, de brede diversiteit van verschillende type data en databronnen, en de snelheid waarmee data moet worden verwerkt. Big data is een term die in dit kader veel wordt gebruikt. Het analyseren van zoveel mogelijk gegevens voor het verkrijgen van nieuwe inzichten.

Rapportage en analyse

Tegenwoordig hebben vrijwel alle ERP-systemen verschillende rapportage-functies, of wordt een extra Business Intelligence-module toegevoegd. Doordat de informatie van de bedrijfsprocessen gekoppeld en up-to-date is, kan het management van betrouwbare en actuele bedrijfsinformatie worden voorzien. De directie heeft daardoor meer grip op de organisatie en kan op basis van deze actuele gegevens strategische beslissingen nemen. Het management krijgt een overzichtelijk rapport gepresenteerd als basis voor besluitvorming, gebaseerd op informatie uit elke laag van het bedrijf.

Welke voorbereidingen moet worden getroffen voor de komst van ERP-software?

Een ERP-traject is een proces dat een grondige voorbereiding vereist. Vragen over het meest geschikte ERP-pakket, gekwalificeerde leveranciers, valkuilen en verborgen kosten moeten beantwoord worden. Daarom biedt ICT Portal kosteloos de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer 2021 aan, een hulpmiddel voor bij je ERP-traject.

Bedrijven die aan het begin staan van een ERP-implementatie-traject hebben voorafgaand aan een eerste contact met leveranciers vaak een hoop vragen. Het is goed deze vragen beantwoord te krijgen voordat er contact wordt gezocht met software-makers en hun partners. Het bedrijf Oracle werd in 1977 opgericht in Californië, Verenigde Staten. In de beginjaren kreeg Oracle haar status dankzij de database software. Het bedrijf zette namelijk als eerste een relationele database op de markt. Door de jaren heen heeft Oracle een aantal bedrijven overgenomen: Peoplesoft (2005), Hyperion (2007), BEA Systems (2008) en Sun Microsystems (2009). Tegenwoordig heeft het Amerikaanse concern veel verschillende bedrijfsapplicaties onder haar vleugels, waaronder ook cloudapplicaties.Oracle zal niet dezelfde antwoorden geven als bijvoorbeeld Microsoft Dynamics 365 is een volledige cloud-oplossing, opgebouwd uit verschillende applicaties die af te nemen zijn in SaaS-vorm. Microsoft benadrukt zelf vooral de combinatie van ERP en CRM. Het bedrijf belooft een vergaande integratie met Office 365 en Power BI. In hoeverre worden deze beloftes ingelost? Voor wie is Dynamics 365 het overwegen waard? Wat kan het pakket verwezenlijken waar voorgaande versies te kort schoten?Microsoft of Infor. Een ERP-leveranciers zijn er in overvloed op de Nederlandse markt. Stuk voor stuk proberen ze de beste op hun terrein te zijn. Er zijn verschillende factoren op basis waarvan een bedrijf voor een bepaalde leverancier kiest. De kwaliteit van de dienstverlening is een zeer belangrijk aspect, maar is vooraf moeilijk in te schatten. Welke leverancier sluit goed aan bij mijn bedrijf? Dit is de hamvraag bij elk ERP implementatietraject. Het is ook niet altijd een gemakkelijke vraag om beantwoord te krijgen. Er bestaat helaas niet zoiets als een top 10 van ERP-leveranciers waar elk bedrijf uit zou moeten kiezen.ERP-leverancier als Afas zal weer anders adviseren. Het is raadzaam om als bedrijf ook informatie in te winnen buiten leveranciers om. Zo kan een organisatie zich voorbereiden op gesprekken met een leverancier, die soms een behoorlijke commerciële gespreks-insteek hebben. Het Europees kenniscentrum EKCIT probeert tegenwicht te bieden tegen de gekleurde informatie die op internet onder leveranciers circuleert. Voor vragen met betrekking tot een ERP-traject of de keuze van ERP-software kunnen bedrijven terecht bij een onafhankelijke consultant van EKCIT. De contactgegevens vind je hier.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 7 Gemiddeld: 5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 17 april). Een ERP-systeem optimaliseert en rationaliseert de bedrijfsprocessen. Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/erp-systeem