WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Een ERP-systeem optimaliseert en rationaliseert de bedrijfsprocessen

Inhoudsopgave

  1. Wat is een ERP?
  2. Voordelen
  3. Nadelen
  4. ERP-workflows
  5. Wie hebben baat bij een ERP?
  6. ERP-modules
  7. Rapportage en analyse
  8. Voorbereiding op een ERP-traject

Veel organisaties hebben een ERP-systeem, maar wat is dit precies en wat houdt het in als bedrijven ERP-software gebruiken?

Wat is een ERP-systeem en hoe werkt de software precies?

De afkorting ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Een definitie van een ERP-systeem is als volgt: een softwarepakket dat belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samenbrengt. Met een ERP-pakket worden bedrijfsprocessen geautomatiseerd, waardoor de productiviteit wordt verhoogd en de kosten kunnen worden verlaagd. ERP kan helpen om maximaal te voldoen aan de klantwensen. De actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie kunnen worden gekoppeld, zodat de processen automatisch kunnen worden aangestuurd en dus efficiënter verlopen. Hiermee krijgt een bedrijf een beter inzicht in applicaties en kunnen rapporten worden gecreëerd om processen in de toekomst nog verder te rationaliseren.

erp kosten prijzen voorbeelden

In Nederland maakt meer dan 46% van de bedrijven met meer dan tien medewerkers gebruik van een ERP-systeem om bedrijfsprocessen te stroomlijnen. bron: CBS

Onderstaand filmpje (5.56 min) geeft op een prettige manier weer welke processen (en dus bijbehorende modules) er allemaal gekoppeld zouden kunnen worden aan het systeem, afhankelijk van je bedrijfsactiviteit:

Alle voordelen van ERP-software op een rijtje

Het voordeel van ERP-software is dat het een effectievere bedrijfsvoering oplevert, wat resulteert in tijd- en kostenbesparing. Alle belangrijke bedrijfsinformatie is gekoppeld en is voor iedereen beschikbaar. Het systeem kan hierdoor alle realtime gegevens laten zien. Bedrijven zonder een ERP werken meestal met aparte informatiesystemen, waardoor elke afdeling apart de informatie moet invoeren. Zo ontstaan verschillende databases met overlappende gegevens en inconsistente data. Met de komst van de cloud kan een ERP-systeem buiten de eigen organisatie kan worden gehost. Dit heeft ervoor gezorgd dat de software voor veel meer (lees: kleinere) bedrijven binnen bereik is gekomen. Het grote aanbod van ERP-oplossingen van goede kwaliteit is zeker een voordeel te noemen. Wel is het voor projectleiders minder eenvoudig geworden om het juiste pakket te selecteren. Meer over de keuze van ERP-software vind je verderop in dit artikel.

erp systeem motieven

Grafiek gebaseerd op gegevens van Nucleus Research ‘Microsoft Dynamics Enterprise Applications for SMB’

Nadelen Enterprise Resource Planning

De twee meest voorkomende nadelen zijn de ERP-kosten en de implementatie. De kosten van een pakket kunnen erg hoog zijn. Als een organisatie specifieke bedrijfsprocessen heeft die buiten de standaardfunctionaliteiten vallen, moet dit op maat worden ontwikkeld (maatwerk). Ook voor toekomstige upgrades zal de software opnieuw moeten worden aangepast. Tegenwoordig zijn ERP-systemen wel flexibeler geworden. Hierdoor kunnen bedrijven met een standaardpakket zelf nieuwe velden, extra functionaliteiten, controles of complete workflows toevoegen. De implementatie van ERP-software heeft een grote impact op de organisatie. Een ERP-implementatie is een complex traject en de duur van de implementatie kan tegenvallen. Een goede voorbereiding op de komst van ERP is daarom vereist, zowel voor het management als voor de werknemers die uiteindelijk met de software zullen gaan werken. Vergelijk verschillende pakketten met elkaar om te weten welk systeem geschikt is voor welke specifieke bedrijfsprocessen.

erp-systeem definitie

ERP-workflow, een voorbeeld:

  • Een staalbedrijf krijgt diverse orders binnen voor verschillende stalen onderdelen.
  • Het systeem controleert direct de voorraden en stuurt automatisch inkooporders naar verschillende leveranciers.
  • Het systeem zal personeel inplannen om deze orders te produceren.
  • De logistiek wordt ingepland (vrachtwagens gereserveerd, orders naar juiste eindbestemming).
  • De financiële afhandeling wordt automatisch door de software verwerkt.
  • De gegevens van de orders worden toegevoegd aan de betreffende klantgegevens.

Welke bedrijven hebben er baat bij een ERP-pakket?

Een ERP-systeem is zowel geschikt voor grote multinationals, als voor middelgrote en kleine bedrijven. Er bestaan zelfs ERP-pakketten die al aangeschaft kunnen worden vanaf twee gebruikers. Voorheen konden uitsluitend grote organisaties een ERP-pakket betalen vanwege de hoge investeringskosten, zoals de aanschaf van de software en nieuwe servers met veel capaciteit. Door de opkomst van de cloud voor ERP, is de software ook toegankelijk geworden voor bedrijven zonder veel investeringsmogelijkheden. Ook zijn er sectorgerichte ERP-pakketten op de markt, speciaal voor bedrijven uit bijvoorbeeld de gezondheidszorg, de bouw of de maakindustrie (productiebedrijven). Dit zijn niet altijd de meest gebruikte ERP-systemen. Zowel voor het kleinbedrijf, het MKB als voor grote bedrijven bestaan er zowel standaardoplossingen als specifieke pakketten.

In de ERP Wijzer worden verschillende ERP-leveranciers onder de loep genomen met de bijbehorende systemen.

Kies zorgvuldig de ERP-modules

ERP-software bestaat meestal uit een aantal basismodules, waaraan aanvullende modules kunnen worden gekoppeld. Denk hierbij aan CRM (Customer Relationship Management), HRM (Human Resource Management), SCM (Supply Chain Management), of bijvoorbeeld een uitgebreide Finance of BI (Business Intelligence) module. Het voordeel van het koppelen van deze systemen aan het ERP-systeem is dat alle informatie centraal kan worden beheerd, bekeken, en bewaard. Het is vervolgens ook mogelijk om diepgaande analyses uit te voeren op basis van de complete en gekoppelde gegevens uit het de software. Big data is een term die in dit kader veel wordt gebruikt. Het analyseren van zoveel mogelijk gegevens voor het verkrijgen van nieuwe inzichten.

Rapportage en analyse

Tegenwoordig hebben vrijwel alle ERP-systemen verschillende rapportage-functies, of wordt een extra Business Intelligence-module toegevoegd. Doordat de informatie van de bedrijfsprocessen gekoppeld en up-to-date is, kan het management van betrouwbare en actuele bedrijfsinformatie worden voorzien. De directie heeft daardoor meer grip op de organisatie en kan op basis van deze actuele gegevens strategische beslissingen nemen. Het management krijgt een overzichtelijk rapport gepresenteerd als basis voor besluitvorming, gebaseerd op informatie uit elke laag van het bedrijf.

Welke voorbereidingen moet worden getroffen voor de komst van ERP-software?

Een ERP-traject is een proces dat een grondige voorbereiding vereist. Vragen over het meest geschikte ERP-pakket, gekwalificeerde leveranciers, valkuilen en verborgen kosten moeten beantwoord worden. Daarom biedt ICT Portal kosteloos de ERP Wijzer 2022 aan, een hulpmiddel voor bij je ERP-traject.

Bedrijven die aan het begin staan van een ERP-implementatie-traject hebben voorafgaand aan een eerste contact met leveranciers vaak een hoop vragen. Het is goed deze vragen beantwoord te krijgen voordat er contact wordt gezocht met software-makers en hun partners. Oracle zal niet dezelfde antwoorden geven als bijvoorbeeld Microsoft of Infor. Een ERP-leverancier als Afas zal weer anders adviseren. Het is raadzaam om als bedrijf ook informatie in te winnen buiten leveranciers om. Zo kan een organisatie zich voorbereiden op gesprekken met een leverancier, die soms een behoorlijke commerciële gespreks-insteek hebben. Het Europees kenniscentrum EKCIT probeert tegenwicht te bieden tegen de gekleurde informatie die op internet onder leveranciers circuleert. Voor vragen met betrekking tot een ERP-traject of de keuze van ERP-software kunnen bedrijven terecht bij een onafhankelijke consultant van EKCIT. De contactgegevens vind je hier.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 17 april). Een ERP-systeem optimaliseert en rationaliseert de bedrijfsprocessen. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/erp-systeem