Request for Proposal (RFP)

Offertes voor specifieke diensten of producten naast elkaar leggen

Request for Proposal (RFP) is de Engelse term voor een offerte-aanvraag. De term wordt vooral gebruikt voor offerte-aanvragen met betrekking tot de aankoop van ICT-oplossingen. Om tot een goede beslissing te komen, combineren bedrijven een RFP vaak met een demo (presentatie) van de aangeboden oplossing. Bovendien wordt de RFP soms voorafgegaan door een Request for Information (RFI)Een Request for Information (RFI) is een document waarin een bedrijf leveranciers vraagt om meer informatie omtrent hun dienst of product. Op basis van de antwoorden van leveranciers krijgt het bedrijf een idee van de mogelijkheden bij verschillende partijen., een meer vrijblijvende aanvraag voor informatie over het pakket en de leverancier.

In onderstaande video legt Natascha van Duuren (Advocaat & Managing Partner bij De Clercq Advocaten Notariaat) het belang uit om juridische aspecten al op te nemen in de RFP-fase:

Wie schrijft een Request for Proposal uit?

In principe kan ieder bedrijf een RFP uitschrijven. Het nut is echter niet voor alle organisaties even groot. Een onderneming uit het MKB verliest waarschijnlijk liever geen tijd met het opstellen van een heel RFP, als het gewoon een paar goede leveranciers kan uitnodigen om rechtstreeks in gesprek te gaan. Een bedrijf dat een erg groot en complex ERPEen ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.-, DMSVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?-, narrowcastingDigital Signage, ook wel narrowcasting genoemd, is sterk in opmars als een relatief nieuwe vorm van interne bedrijfscommunicatie. Bij digital signage worden digitale schermen ingezet om dynamische content weer te geven. Dit in tegenstelling tot statische varianten zoals posters, printjes en borden. Tot voor kort was deze nieuwe vorm van communiceren voor veel bedrijven veel te duur. De kosten van de digitale schermen waren te hoog om gemeengoed te worden. De revolutie op het gebied van LCD-, plasma- en LED-schermen heeft dit veranderd. Tegenwoordig is een narrowcasting-systeem voor veel bedrijven een stuk aantrekkelijker. Digital signage wordt gebruikt in verschillende sectoren:– of HRMHRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen.-traject aangaat daarentegen wil of moet vaak álle opties zorgvuldig analyseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan aanbestedingstrajecten. In dit geval kan een RFP helpen om een eerste selectie te maken.

Tip! Een RFP is vooral gericht op de kosten van een bepaalde dienst of product. Dit is uiteraard een belangrijk element, maar nog belangrijker is het om te kijken naar de Return On InvestmentDe Return On Investment (ROI) meet de verhouding tussen de kosten en de baten van een investering in software. Door middel van een ROI-berekening kan een bedrijf nagaan hoeveel tijd er nodig is om de gemaakte kosten terug te verdienen.. Een grote investering die zich snel terugverdient is namelijk meer waard dan een kleine investering die niet veel opbrengt.

Wat staat er in een RFP?

Net als Requests for Information komen Requests for Proposal in allerlei vormen en maten. Toch zijn ze meestal op te delen in drie delen:

1. Bepalingen: hierin worden de ‘regels’ voor het invullen van de RFP vastgelegd, worden begrippen verduidelijkt, en wordt uitgelegd op basis waarvan het bedrijf de uiteindelijke aankoopbeslissing zal maken.
2. Informatie over de verzoekende partij: hierin maakt het verzoekende bedrijf duidelijk welke dienst of product er verwacht wordt van de leverancier. De wensen en eisen worden uitgelegd. Deze worden meestal vrij specifiek beschreven, zodat de uiteindelijk winnende partij ook goed gaat implementeren. Toch worden de wensen en eisen in bepaalde gevallen ook weer niet te gedetailleerd weergeven, om de leveranciers de kans te geven om hun eigen aanpak en (creatieve) ideeën te verduidelijken.
3. Vragen aan de leverancier: een aantal specifieke vragen over welke producten of diensten er precies worden aangeboden en voor welke prijs. Vaak wordt hier ook gevraagd naar de algemene voorwaarden van de SLA, de service-overeenkomst.

Request for Proposal of Request for Quotation?

Een term die erg nauw samenhangt met RFP is Request for Quotation (RFQ). De termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar eigenlijk is een RFQ minder complex. Bij een RFQ weet het bedrijf al wat het wil aankopen, en vraagt het enkel naar de prijs. Dit is bijvoorbeeld vaak het geval voor hardwareDe hardware van een informatiesysteem is de materiële component, alles wat je fysiek kan aanraken. Voorbeelden hiervan zijn de computermuis, het scherm, het toetsenbord, de processor, de harde schijf etc. Om een informatiesysteem te doen werken, moet deze hardware aangedreven worden door verschillende programma’s, die niet materieel zijn. Zo is er een besturingssysteem nodig (zoals Windows of MacOS), en wordt er vaak extra software geïnstalleerd voor de uitvoering van specifieke taken. Dit kunnen eenvoudige taken zijn zoals tekstverwerking, maar ook video-editing of zelfs de gehele Enterprise Resource Planning., waarbij minder personalisatie en maatwerk komt kijken. Een universiteit die bijvoorbeeld al een bepaald type printer heeft, en er tientallen bij wil bestellen, kan aan verschillende leveranciers een quotation vragen.