Licenties

Inhoudsopgave

1. Wat wordt verstaan onder een softwarelicentie?
2. Verschillende soorten licenties
   1. Licentierechten van de gebruikers
3. De prijs van softwarelicenties
   1. Prijs afhankelijk van het aanschafmodel
   2. Prijs afhankelijk van het soort gebruiker
   3. Prijs afhankelijk van het aantal licenties
   4. Prijs afhankelijk van het soort pakket

Wat zijn softwarelicenties?

Softwarelicenties zijn de wettelijke vastlegging van eigendom van softwareOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken., of geven de formele toestemming voor het gebruik ervan. De aard van de licenties wordt beschreven in een contract, waarbij de gebruiker instemt met de voorwaarden die vasthangen aan de aankoop of het gebruik van licenties. Deze voorwaarden zijn anders voor elke software, leverancier, gebruikersrol enzovoort. Zo is er bijvoorbeeld een verschil tussen open-source-softwareIn de basis betekent open source dat de broncode van software wordt meegeleverd. Dit betekent dat een bedrijf deze broncode kan gebruiken om zelf doorontwikkelingen uit te voeren, of dit door een derde partij kan laten doen. Ook kunnen er functionaliteiten worden toegevoegd die andere gebruikers uit de community (die ook over de broncode beschikt) ontwikkeld hebben. Open-source-software wordt bijvoorbeeld gebruikt voor het inrichten van documentbeheer (DMS) en Enterprise Resource Planning (ERP)., waarbij licentiehouders meestal veranderingen kunnen aanbrengen in de software, en propriëtaire software (eigendomssoftware), die alleen door de fabrikant aangepast kan worden.

Bij de aankoop van softwarelicenties is het belangrijk om goed te bepalen voor hoeveel gebruikers deze nodig zijn, en onder welke voorwaarden licenties later bijgekocht kunnen worden. Wanneer licenties gehuurdSaaS-licenties zijn licenties die periodiek gefactureerd worden. SaaS staat voor Software as a Service. De leverancier biedt de oplossing dus niet te koop aan, maar factureert voor het gebruik ervan. worden, komt daar nog de schaalbaarheid bij. Kan de hoeveelheid licenties op periodieke basis op- of afgeschaald worden? Wat zijn de voorwaarden hiervoor? Floris Rood, software- en procesadviseur van ICT Portal, vertelt over een bedrijf dat het licentiebeheer niet helemaal op orde had, en daardoor veel geld verloor.

Wist je dat? Slecht licentiebeheer kan ervoor zorgen dat licenties dubbel aangekocht worden. Soms is er bijvoorbeeld niet bekend dat collega’s in het verleden al contracten hebben afgesloten, of er ongebruikte licenties over zijn. In de ERP WijzerDe ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een ERP-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. staan verschillende tips over licentiebeheer en het doordacht aankopen van softwarelicenties.

Welke soorten softwarelicenties bestaan er?

De prijs en rechten per licentie verschillen naargelang de fabrikant van de software, maar ook vooral naargelang de rol van de gebruikers. Aan deze rollen worden rechten toegekend. Over het algemeen geldt: hoe meer rechten een gebruiker krijgt, hoe duurder de licentie wordt. Elke leverancier richt de rollen net wat anders in, maar over het algemeen worden de volgende gebruikersprofielen onderscheiden:

• Beheerder: deze licentie wordt meestal aangeschaft voor de ICT-directeur of de applicatiebeheerder. Een beheerderslicentie (administrator licence) heeft de meeste rechten, zoals licenties activeren en deactiveren, en de rechten van gebruikers aanpassen. Onder het aanpassen van de rechten van een gebruiker vallen het veranderen van de status van een volledige gebruiker (full user) naar een gelimiteerde gebruiker (limited user) en vice versa, maar ook het bepalen van de specifieke data die kunnen worden ingezien en gebruikt. Een boekhouder heeft bijvoorbeeld inzage nodig in financiële bedrijfsgegevens, maar mag geen rechten hebben voor toegang tot de personeelsdossiers met verslagen van functioneringsgesprekken.

  Opmerking: ondanks dat een beheerder de meeste rechten heeft, mag ook hij of zij geen inzage krijgen in bepaalde specifieke informatie (denk hierbij bijvoorbeeld aan persoonsgegevens). De software moet dus goed ingericht worden zodat de beheerder informatie kan ontsluiten aan bepaalde gebruikers, zonder deze zelf in te zien.

• Full user: een licentie voor een full userVaak wordt er met full user gerefereerd aan gebruikers die bevoegd zijn om gegevens uit een softwaresysteem te raadplegen en wijzigingen door te voeren. De term staat tegenover de benaming limited user: een gebruiker die het systeem wel kan raadplegen, maar beperkt is in de verwerkingsmogelijkheden. Een strakke afbakening van de twee termen bestaat echter niet. De invulling verschilt per soort software, pakket en leverancier. geeft de gebruiker de rechten om de informatie waartoe hij of zij toegang heeft, te raadplegen en te bewerken.
• Limited user: een licentie voor een limited userOver het algemeen wordt met limited user gerefereerd aan gebruikers die software kunnen raadplegen, maar geen (grote) wijzigingen kunnen doorvoeren. Zo kunnen werknemers op de productieafdeling bijvoorbeeld in de module voor Shop Floor Control van het ERP-systeem de productieplanning raadplegen. Soms kan hen ook de mogelijkheid geboden worden om bij het voltooien van bepaalde werkzaamheden hun taak af te vinken. Een full user heeft daarentegen meer rechten en (vaak volledige) bevoegdheden. impliceert de minste rechten. Gebruikers met deze licentie kunnen normaal gesproken alleen bepaalde data inzien. (Denk hierbij bijvoorbeeld aan werkinstructiesEen Standard Operating Procedure (SOP) is een document waarin de instructies voor een bepaald werkproces minutieus beschreven staan. Dit is vooral interessant voor de opleiding van nieuwe werknemers, of in sectoren waar er erg strenge regelgeving geldt. Een voorbeeld van zo’n sector is de luchtvaart, waar vliegtuigen voor vertrek steeds dezelfde gedetailleerde controles moeten ondergaan vóór ze kunnen opstijgen..) In sommige gevallen kunnen ze ook kleine ‘aanpassingen’ doen, zoals taakjes afvinken of er opmerkingen bij typen.

Voorbeeld van de verschillende gebruikersrollen in een bedrijf

We nemen het voorbeeld van een architectenbureau dat een documentbeheersysteemVoor ingenieursbureaus, technisch adviesbedrijven, architecten, vastgoedontwikkelaars, aannemers en andere bedrijven binnen de bouw- en ingenieursbranche zijn sectorspecifieke document management systemen het bekijken waard. Maar welke functionaliteiten zijn van belang? Geven bedrijven binnen de sector vaker de voorkeur aan een sectorspecifiek DMS, of juist vaker aan een standaardpakket? gebruikt. Vaak werken dit soort bedrijven op projectbasisVoor bedrijven die projectmatig werken is 'flexibiliteit' het kernwoord. Projecten moeten steeds kunnen worden herzien, en het ondersteunende ERP-systeem moet deze herzieningen kunnen verwerken. Welke mogelijkheden biedt dit soort pakketten voor projectmanagement?. De beheerder maakt een project aan en geeft de verschillende werknemers binnen het project rechten naargelang hun functie. De architecten zullen full users zijn, want zij moeten de rechten hebben om de projectdocumentatie te raadplegen, en aanpassingen te doen aan het ontwerp. Een (externe) aannemer daarentegen is waarschijnlijk slechts een limited user, want hij of zij moet vooral plannen, tijdschema’s inzien, en informatie verstrekken. Deze persoon zal zelf geen aanpassingen doorvoeren in de projectdocumentatie.

Belangrijk: het correct gebruik van licenties kan deels afgedwongen worden door de beperking van rechten, maar berust ook op veel vertrouwen en afspraken. Daarom is het ook belangrijk om rekening te houden met de gebruikersadoptieDe implementatie van een DMS in een bedrijf kan een ingewikkelder proces zijn dan het in eerste instantie lijkt. De installatie van de software zelf is niet veel ingewikkelder dan dat van andere bedrijfsoplossingen. De zogenaamde user adoption, of de adoptie door gebruikers, vormt meestal de grootste uitdaging. Welke problemen kunnen zich voordoen en hoe kun je je er als bedrijf tegen wapenen? Hoe creëer je draagvlak onder medewerkers voor het nieuwe DMS?. Een medewerker die het nut van de nieuwe manier van werken niet inziet, zal zijn licentie al snel niet of foutief gebruiken. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. vindt u tips om de gebruikersadoptie onder medewerkers te verbeteren.

Wat kosten softwarelicenties?

De kosten van softwarelicenties hangen af van veel verschillende factoren. Een eerste belangrijke verschil dat de prijs bepaalt is dat tussen:

• Propriëtaire software: software die eigendom blijft van de leverancier. Kleine aanpassingen kunnen vaak wel door het bedrijf gemaakt worden (al dan niet met kennis van de broncode), maar dit is puur voor intern gebruik. Deze oplossingen moeten aangeschaft worden, en het doorverkopen is verboden (en meestal technisch ook onmogelijk).
• Freeware: software die gratis beschikbaar wordt gesteld, maar die niet gewijzigd of doorverkocht mag en kan worden.
• Shareware: software die gratis beschikbaar wordt gesteld, maar met beperkte functionaliteiten of capaciteit. (Denk hierbij aan diensten als Dropbox of Google Drive, die tot een bepaalde opslagcapaciteit gratis zijn.)
• Open-source-software: software waarvan (een deel van) de broncode beschikbaar is, waardoor er aanpassingen kunnen worden gedaan. Deze aanpassingen kunnen, afhankelijk van de licentievoorwaarden, voor eigen gebruik zijn, of de leverancier kan de toestemming geven om deze gemodificeerde software ook door te verkopen. Open-source-software kan zowel gratis als betaald worden aangeboden.

Tip: de licentiekosten van een software-oplossing berekenen is vaak een lastige taak. Oriënterende projectleiders kunnen daarom een beroep doen op de ERP WijzerDe ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een ERP-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen., waarin een kostenvoorbeeld opgenomen is van de licentiekosten van een ERP-systeemEen ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten..

Kosten naargelang het aanschafmodel

De kostenberekening van licenties is afhankelijk van de manier waarop deze worden aangeschaft. Twee modellen worden hierin onderscheiden:

• Het aankoopmodel: wanneer licenties volledig aangekocht worden, worden ze eigendom van het bedrijf. De installatie van de software gebeurt meestal op de eigen bedrijfsservers, al kan er ook gekozen worden om de software te hosten op externe servers. Bij het aankoopmodel worden de volledige licentiekosten in één keer voldaan (tenzij er op afbetaling gewerkt wordt). Hierdoor ligt de prijs hoger dan bij het huurmodel, waarbij er periodiek betaald wordt voor het gebruik van de software. Op lange termijn is het aankoopmodel meestal wel voordeliger.

  Let op: bij het aankoopmodel wordt de aankoopprijs in één keer voldaan, maar dit betekent niet dat er geen bijkomende kosten meer zijn. Software moet namelijk onderhouden en geactualiseerd worden. Bovendien hebben werknemers vaak hulp nodig bij het gebruik ervan. Deze taken kunnen in de meeste gevallen alleen door de leverancier verzorgd worden. Daarom dat de meeste softwareleveranciers een onderhouds- en supportcontractEen Service Level Agreement is een document met afspraken over de servicenormen van een dienst of product. In de ICT-wereld neemt dit document meestal de vorm aan van een formeel contract tussen een implementatiepartner en het bedrijf dat de software afneemt. afsluiten met hun klanten. De kosten worden normaal gesproken jaarlijks betaald, en bedragen gemiddeld rond de 20 procent van het initiële aankoopbedrag.

• Het huurmodel: hierbij wordt betaald voor het gebruik van de software. Er zijn veel huurmodellen mogelijk, maar het meest voorkomende is Software as a Service (SaaS)SaaS-licenties zijn licenties die periodiek gefactureerd worden. SaaS staat voor Software as a Service. De leverancier biedt de oplossing dus niet te koop aan, maar factureert voor het gebruik ervan.. Bij SaaS wordt periodiek (meestal maandelijks) een licentieprijs betaald voor het gebruik van software die eigendom blijft van de leverancier. Meestal wordt er gebruik gemaakt van de software via een cloud-omgevingCloud computing is het gebruik van software of opgeslagen gegevens (database) via een netwerk, meestal het internet. Bedrijfssoftware of een database in de cloud kan op uw eigen servers worden geïnstalleerd of op de servers van een derde partij. Een bedrijf hoeft bovendien niet volledig voor de cloud of het lokale model te kiezen: lokaal geïnstalleerde software kan in veel gevallen perfect gebruik maken van een online database.. Het huurmodel vergt minder investeringsmogelijkheden dan het aankoopmodel, maar kan op termijn duurder uitkomen. Heel wat leveranciers van huursoftware bieden de mogelijkheid om periodiek het aantal licenties aan te passen (op- of afschalen). De momenten waarop dit kan, hangen af van de leverancier (sommige laten dit per maand toe, andere per trimester, weer andere per maand).

Kosten op basis van het soort gebruiker

Licentieprijzen worden in grote mate bepaald op basis van de gebruikersrollen. Hoe meer rechten een gebruiker heeft, hoe duurder de licentie. Bijvoorbeeld: een ERP-licentie kan in het huurmodel voor een beheerder (admin rol) €130/maand kosten, voor een full user €80/maand en voor een limited user €40/maand.

Kosten naargelang het aantal licenties

Vaak hanteren leveranciers staffelprijzen, of kortingen als er grotere aantallen licenties worden afgenomen. Leveranciers werken hiervoor soms ook met pakketten. Een voorbeeld van zo’n pakketmodel voor huursoftware zie je in de volgende tabel.

*€15/maand per extra gebruiker (mogelijk tot 25 extra gebruikers, daarna verplicht overschakelen naar het volgende pakket)

**€12/maand per extra gebruiker (mogelijk tot 50 extra gebruikers, daarna verplicht overschakelen naar het volgende pakket)

**€10/maand per extra gebruiker (mogelijk tot 100 extra gebruikers, daarna wordt er individueel onderhandeld over de prijs)

Wist je dat? Het is ook belangrijk te kijken naar of de leverancier zijn prijs berekent op basis van Named User License (NUL), of Concurrent User License (CUL). Bij een named user license wordt de licentie uitgegeven voor één specifieke persoon, die als gebruiker geteld wordt, ongeacht of hij of zij er nu gebruik van maakt of niet. Bij een concurrent user license kan één licentie door verschillende personen gebruikt worden, zolang dit niet tegelijkertijd gebeurt. Dit tweede model wordt bijvoorbeeld veel gebruikt voor werknemers die in shiften of halftijds werken.

Kosten op basis van het soort pakket

Soms zijn het de verschillende softwareversies die zorgen voor een verschillende prijs. Zo zijn er veel softwareleveranciers die van hetzelfde pakket een standaardversie, een business-versie en een enterprise-versie ontwikkeld hebben. Naargelang de versie zullen er meer of minder functionaliteiten beschikbaar zijn, en zal de prijs dus ook veranderen. In onderstaande tabel staat een voorbeeld van de mogelijke verschillen (op basis van huursoftware).

Let op: in sommige gevallen hangt de pakketversie samen met het aantal licenties. Leveranciers verplichten bijvoorbeeld bedrijven die meer dan 50 licenties willen afnemen om naar de business-versie over te stappen.