Dynamics NAV 2016: het ERP systeem van Microsoft krijgt een grote upgrade

Dynamics NAV 2016, de nieuwste versie van het ERP-systeemEen ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten. van Microsoft is uit en komt met een flink aantal nieuwigheden. Microsoft heeft behoorlijk geïnvesteerd in de Dynamics-lijn om de kwaliteit van de systemen naar een hoger plan te tillen. NAV 2016 is erop gericht om een grote mate van standaard integratie te bieden in andere Microsoft-producten zoals Azure, Office 365Office 365 is de document management oplossing in de cloud van Microsoft, maar biedt ook mogelijkheden voor het creëren van documenten (Word, Excel, PowerPoint, etc.). Office 365 is inmiddels voor een groeiend aantal bedrijven een serieus alternatief voor de on-premise versie van het MS Office-pakket. In een bepaald opzicht lijkt Office 365 op de on-premise versie, maar er zijn wel degelijk een aantal verschillen. Wat zijn deze verschillen precies? of Power BI – de business intelligence-software van Microsoft. Dynamics NAV of Navision, zoals het systeem werd genoemd vóór de overname door Microsoft, heeft een flinke weg moeten afleggen om een serieuze speler te worden op de ERP-markt. In dit artikel gaan we terug naar de begintijd van het Microsoft ERP-systeem, en komen daarna de nieuwigheden van Dynamics NAV 2016 aan bod.

In de Dynamics 365 WhitepaperDe Dynamics 365 Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van Microsoft Dynamics 365 voor ERP en/of CRM. In de Wijzer staat handige informatie over prijzen, functionaliteiten, een vergelijking van de verschillende populaire modules en apps, tips en belangrijke valkuilen. staat actuele informatie over de meest recente Microsoft Dynamics ERP-pakketten, zoals nieuwe functionaliteitenDe functionaliteiten van een ERP-systeem spelen een belangrijke rol bij de keuze van het meest geschikte ERP-pakket voor bedrijven. Voor de verschillende toepassingen van een bedrijf zijn specifieke functies nodig, afhankelijk het type interne proces. Het grote aanbod aan ERP-software kan zorgen voor verwarring bij het selecteren van de benodigde functionaliteit. Bovendien zorgen verschillende interne configuraties van de ERP-software ervoor dat de mogelijkheden van pakket tot pakket en van leverancier tot leverancier kunnen verschillen. Hoe kan een nieuwe functionaliteit aan ERP-software worden toegevoegd? Welke verschillende opties en mogelijkheden bestaan er op de markt? en opties voor de planning van bedrijfsprocessen, een kostenindicatie, valkuilen tijdens implementatietrajecten, etc.

Update: NAV 2016 kreeg een make-over en werd omgedoopt tot Business Central en NAV 2018Tussen eind 2017 en de lente van 2018 kwam Microsoft met twee nieuwe ERP-pakketten voor kleine en middelgrote bedrijven: NAV 2018 en Business Central. De systemen passen binnen een hele reeks ERP-vernieuwingen die Microsoft recentelijk heeft doorgevoerd. Maar wat zijn nu precies de voornaamste nieuwigheden? Hoe verhouden NAV 2018 en Business Central zich tegenover elkaar en tegenover Dynamics 365? Is de scheidslijn tussen de pakketten voor het mkb en grote bedrijven nog wel zo duidelijk?.

Inhoudsopgave:

1. Van Navision naar Microsoft Dynamics NAV 2016
2. Welke wijzigingen brengt Dynamics NAV 2016 met zich mee?
3. Wat zijn de licentiekosten van Microsoft Dynamics NAV 2016?
4. Microsoft Dynamics AX 2012 vs Microsoft Dynamics NAV 2016
5. Implementatie van Dynamics NAV 2016: stappenplan
6. Hoe migreer of upgrade ik Dynamics NAV 2016?

Van Navision naar Microsoft Dynamics NAV 2016

Het merk Navision is in het leven geroepen door de gelijknamige Deense firma Navision A/S, de ontwikkelaar van de eerste versies van het ERP-systeem halverwege de jaren 80. Het product werd eerst in Noord-Europa op de markt gebracht, later volgde stukje voor stukje de rest van de wereld.

In 2002 kocht Microsoft het bedrijf Navision A/S, dat werd opgenomen binnen de Microsoft Business Solutions. Later werden hier ook de producten Axapta, Great Plains en Solomon aan toegevoegd. Aan Navision werden functionaliteiten toegevoegd, zoals een interface gebaseerd op gebruikersrollen, analyses en rapporten gebaseerd op SQL, en integratie met Microsoft Office.

Een aantal jaar later veranderde Microsoft de naam van haar bedrijfsapplicatie-divisie naar Dynamics. Navision werd omgedoopt in NAV, Axapta in AX, Great Plains en Solomon kregen de namen GP en SL.

In 2009 ondersteunde Microsoft Dynamics NAV zowel de standaard Navision database als SQL databases. Er werden echter veel compatibiliteitsproblemen gemeld en vanaf Dynamics NAV versie 2013 werden alleen nog SQL databases ondersteund.

In NAV 2015Microsoft Dynamics NAV 2015 is een van de voorgangers van NAV 2018 en Business Central, het ERP-pakket van Microsoft voor het mkb. NAV en Business Central zijn voornamelijk geschikt voor bedrijven met minder complexe bedrijfsprocessen. Vandaar dat dit soort projecten doorgaans wat vlotter worden kunnen worden afgerond in vergelijking met Dynamics 365. Microsoft NAV of Business Central wordt doorgaans geïnstalleerd bij organisaties met minder dan 200 gebruikers. werden meer functies ingebouwd gericht op gebruik in de cloud. Voorbeelden hiervan zijn de integratie met Microsoft Azure en Office 365. Deze integratie is in Dynamics NAV 2016 verder doorgevoerd, zoals ook de concurrenten van Microsoft zich steeds meer richten op het cloud-aanbodCloud computing is het gebruik van software of opgeslagen gegevens (database) via een netwerk, meestal het internet. Bedrijfssoftware of een database in de cloud kan op uw eigen servers worden geïnstalleerd of op de servers van een derde partij. Een bedrijf hoeft bovendien niet volledig voor de cloud of het lokale model te kiezen: lokaal geïnstalleerde software kan in veel gevallen perfect gebruik maken van een online database..

Welke wijzigingen brengt Dynamics NAV 2016 met zich mee?

Dynamics NAV 2016 kan gezien worden als een keerpunt in het Microsoft ERP productgamma. Een van de grootste veranderingen bestaat uit de nieuwe manier waarop software-updates worden doorgevoerd. Vroeger verschenen de software-updates met het verschijnen van een nieuwe versie (NAV 2009, NAV 2013, NAV 2015, etc.), vanaf NAV 2016 wordt het programma automatisch vanaf de servers van Microsoft geüpdatet.

Er hoeft nu niet meer worden gewacht totdat er een nieuw Service Pack uit wordt gebracht voor het verhelpen van bugs en andere systeemfouten. Omdat de updates voortaan automatisch worden doorgevoerd is Dynamics NAV 2016 voor bedrijven vanuit veiligheidsoogpunt een aantrekkelijke optie. BeveiligingslekkenIT-security is het geheel van beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat bedrijfsinformatie beschermd wordt. Hiervoor worden verschillende soorten technologie gebruikt. Het kan gaan over de beveiliging van digitale data, maar ook van data op fysieke dragers (die met technologische middelen beschermd worden).  worden automatisch gedicht, en organisaties beschikken altijd over de nieuwste software-versie.

Ook op technisch en functioneel vlak zijn er veranderingen doorgevoerd in NAV 2016. Nieuwe functionaliteiten zijn toegevoegd en bestaande functionaliteiten zijn verbeterd. Sommige daarvan zijn door Microsoft groots aangekondigd via de eigen officiële informatiekanalen, voor andere functies wordt minder duidelijk gemaakt wat het precieze nut ervan is. Hoewel het nog vroeg is om een volledige beeld te kunnen schetsen van de volledige potentie van Dynamics NAV 2016, volgen hier een aantal van de meest interessante veranderingen.

1. Power BI

Dynamics NAV 2016 biedt voortaan standaard volledige integratie met Power BIPower BI is een applicatie voor Business intelligence (BI) van Microsoft, waarmee bedrijfsdata geanalyseerd kunnen worden. Deze data komen uit een datawarehouse, een database, Common Data Service, Excel-tabellen of een ander systeem dat gegevens van de organisatie verzamelt en beheert. In principe kunnen zelfs data van sociale media worden geanalyseerd (bijvoorbeeld de hoeveelheid reacties op een Instagram-post). Meestal zijn het data-analisten of specialisten in business intelligence die gebruik maken van Power BI. De applicatie kan echter ook op een minder gespecialiseerd niveau worden gebruikt, om de analyseresultaten grafisch duidelijk en aantrekkelijk weer te geven.. De business intelligenceBedrijven die gebruik maken van business intelligence, analyseren grote hoeveelheden ‘ruwe’ data, met als doel daarmee waardevolle informatie te verkrijgen voor het maken van strategische en operationele bedrijfsbeslissingen (business insights). Deze zogenaamde ruwe data is meestal afkomstig uit verschillende softwaresystemen binnen het bedrijf, zoals een ERP, HRM, DMS of gespecialiseerde financiële software.  tool Power BI synchroniseert nu real-time data met NAV 2016, zodat rapporten en analyses continue worden geactualiseerd.

2. OCR functionaliteit

OCRSamen met de groeiende noodzaak om alle bedrijfsdocumenten digitaal bewerkbaar te hebben, nemen ook de mogelijkheden voor OCR toe. Met OCR-technologie kunnen documenten geconverteerd worden naar een werkbaar digitaal formaat. Het programma wordt ook wel optische tekenherkenning genoemd. Sommige leveranciers bieden losse pakketten aan, andere hebben een OCR-module in hun DMS-pakket. Weer andere bedrijven hebben scanners met OCR ontwikkeld. staat voor Optical Character Recognition, oftewel optische tekenherkenning. Met deze functie kan data uit gescande documenten of foto’s worden gehaald. Deze data wordt vervolgens automatisch omgezet in tekst. Voor deze functie is Microsoft een samenwerking aangegaan met Lexmark. Volgens NAV ontwikkelaar Eric Wauters, beter bekend als ‘Waldo’, kan van deze dienst slechts 75 keer gratis gebruik worden gemaakt.

3. Workflow

Een andere grote vernieuwing is het kunnen instellen van eigen workflowsEen workflow, werkstroom genoemd in het Nederlands, is een opeenvolging van stappen die bedrijven moeten doorlopen om een bedrijfsproces uit te voeren. Met een workflow wordt in een softwaresysteem vastgelegd hoe een bepaalde taak uitgevoerd moet worden, of hoe een document beheerd moet worden. Er wordt ook bepaald wie elke stap moet uitvoeren.. Centraal staan hierbij de workflow ‘events’. Er kan gebruik worden gemaakt van voorgeprogrammeerde workflows, maar ze kunnen ook zelf worden geprogrammeerd met behulp van het workflow framework. Stap voor stap kan een workflow worden ingesteld, op basis van voorwaarden, gebeurtenissen en acties (ALS gebeurtenis A, DAN actie B). Een beantwoorde e-mail door een klant, of het bijvoegen van een gevalideerd document kunnen bijvoorbeeld voorwaarden zijn voor een volgende stap in de workflow.

4. Verbeterde webclient

De webclient van NAV 2016 is sterk verbeterd, en is nu bijna een kopie van de desktopversie. Voor bedrijven kan deze functionaliteit de drempel verlagen voor een overstap naar NAV 2016. De bedoeling is dat gebruikers minder klachten hebben over het gemis aan functionaliteiten in de webclient. Toch zijn er berichten dat sommige gebruikers van oude versies van NAV de nieuwe interface wat verwarrend vinden.

5. Eventing

Deze functionaliteit houdt verband met de werking van workflows. Eventing is een gangbaar begrip in de .NET programeerwereld, maar voor de gemiddelde eindgebruiker nog relatief nieuw. Een event kan misschien nog het best worden vergeleken met een trigger, waaraan vervolgacties aan worden gekoppeld. Zodra de trigger in werking treedt, worden ook alle gekoppelde vervolgacties uitgevoerd.

6. Preview van geboekte posten (financiën)

Voordat documenten worden ingeboekt kan er een preview worden bekeken zodat de effecten van de handeling meteen te zien zijn.

7. Standaardintegratie met SQL Server en Azure

NAV 2016 kan voortaan zo worden ingericht dat de softwareOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken. volledig op Azure SQL draait, de cloud database van Microsoft. Het voordeel hiervan ligt vooral op het vlak van onderhoud. De database hoeft niet meer door een organisatie zelf te worden onderhouden en misschien kunnen sommige servers zelfs de deur uit, wat een kostenbesparing met zich meebrengt.

8. Standaardintegratie met Dynamics CRM

De mogelijkheden om Dynamics CRMIn 2018 kwam Microsoft met een grote vernieuwingsslag: Dynamics 365. Met deze vernieuwing werd naast ERP ook CRM onder handen genomen, en werd de uitfasering van voorgaande CRM-pakketten in gang gezet. Sinds Dynamics 365 is Microsoft volledig gaan inzetten op de cloud. Sommige partners blijven oplossingen nog wel lokaal op de eigen servers installeren, maar Microsoft probeert zijn klanten zoveel mogelijk naar de cloud en in het SaaS-model te bewegen. Veel implementatiepartners van Microsoft weigeren zelfs projecten van bedrijven die niet bereid zijn naar de cloud te migreren.  aan Dynamics NAV te koppelen waren in voorgaande NAV-versies vrij beperkt. Dynamics NAV 2016 biedt voortaan een volwaardige integratie met het CRM-systeem van Microsoft. NAV herkent de kolommen in het CRM-systeem als zijnde NAV kolommen. Dynamics CRM herkent andersom ook een gedeelte van de financiële informatie binnen NAV.

9. Verbetering van de C/AL editor

De code-editor van Dynamics NAV 2016 is verbeterd: functionaliteiten zijn toegevoegd, en de gebruikersinterface is moderner vormgegeven. Een voorbeeld hiervan is het ondersteunen van de toetsencombinaties CTRL+Z (ongedaan maken) en CRTL+Y (herhalen), een functie waarop ontwikkelaars al een aardig tijdje wachtten.

10.Ondersteuning van verschillende munteenheden

Deze optie was in eerdere NAV-versies alleen beschikbaar via partners en er moest apart voor worden betaald. In Dynamics NAV 2016 kunnen nieuwe munteenheden door middel van een download aan het systeem worden toegevoegd. Dit lijkt een kleine verandering, maar het was één van de veranderingen waar gebruikers het meest om vroegen.

11. 64 bits Client

Het was al mogelijk om Dynamics NAV te installeren op een 64 bits besturingssysteem, maar dit verliep nog via een 32 bits architectuur. Dit zorgde nogal eens voor systeem crashes. Dynamics NAV 2016 kan wel volledig uit de voeten met 64 bits omgevingen.

12. Smartphone- en tabletapp

De tabletapp die met de komst van NAV 2015 werd geïntroduceerd, krijgt een flinke upgrade en is nu ook beschikbaar voor smartphones met iOS, Android en Windows Phone. Net zoals de webclient lijkt ook de nieuwe app door de toevoeging van functionaliteiten nu meer op de desktopversie van de software.

13. Automatisch toevoegen van add-ins

Met add-ins kunnen bepaalde functionaliteiten worden gepersonaliseerd op gebruikersniveau. Deze add-ins moesten eerst handmatig aan het systeem worden toegevoegd, maar vanaf Dynamics NAV 2016 kunnen ze als .zip-bestand worden geüpload. Het herkennen en installeren van de add-in gebeurt vervolgens automatisch.

Dit waren niet alle nieuwe functionaliteiten die aan Dynamics NAV 2016 zijn toegevoegd, maar wel die waar gebruikers het meest om vroegen. De verwachting is dat Microsoft elke maand nieuwe functionaliteiten zal toevoegen door middel van automatische updates.

Wat zijn de licentiekosten van Microsoft Dynamics NAV 2016?

De basiskostenDe ERP-kosten vormen een belangrijke factor bij de selectie van een ERP-pakket. Welk budget moet een organisatie opzij zetten voor een ERP-implementatie? Wat zijn de kosten per gebruiker en wat zijn de tarieven van een licentie? Maar ook: wat zijn de prijsverschillen tussen ERP on-premise en ERP in de cloud? Kortom: wat kost een compleet ERP-systeem? Heeft je bedrijf voldoende aan een systeem van 20.000 euro, of is het bijvoorbeeld realistischer uit te gaan van 200.000 euro? voor een standaardimplementatie van Microsoft Dynamics NAV 2016 hangen in de eerste plaats af van het gekozen prijsmodel: on demand (betaling afhankelijk van gebruik) of het kopen van een licentieSoftwarelicenties zijn de wettelijke vastlegging van eigendom van software, of geven de formele toestemming voor het gebruik ervan. De aard van de licenties wordt beschreven in een contract, waarbij de gebruiker instemt met de voorwaarden die vasthangen aan de aankoop of het gebruik van licenties. Deze voorwaarden zijn anders voor elke software, leverancier, gebruikersrol enzovoort. Zo is er bijvoorbeeld een verschil tussen open-source-software en propriëtaire software (eigendomssoftware)..

Het on demand model wordt met korting aangeboden als Dynamics NAV 2016 wordt afgenomen in combinatie met Azure waarbij gebruik wordt gemaakt van SQL Server in de cloud van Microsoft. Als daarnaast ook Office 365 wordt afgenomen krijgt een organisatie extra korting.

De maandelijkse kosten per gebruiker van NAV 2016 in de cloud liggen rond de 60€. Dit bedrag valt 30% lager uit als ook wordt gekozen voor de Azure cloud, en 50% als bovendien Office 365 wordt afgenomen.

De gebruiker heeft de mogelijkheid om het systeem in een andere cloud-omgeving te laten draaien. Zo probeert Microsoft meer mogelijkheden te bieden voor een hybride gebruik van NAV 2016.

De prijs van een licentie wordt daarnaast bepaald door de keuze tussen de versies Starter Pack en Extended Pack. Microsoft maakt onderscheid tussen een Full User en een Limited User, afhankelijk van het type gebruiker dat toegang heeft tot het systeem.

Dit zijn de verschillen tussen beide packs:

• Starter Pack: beschikt over 3 Full User licenties en functionaliteiten voor financieel beheerDe financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen. en distributie (voorraadbeheerEen van de grootste problemen die handelsbedrijven vaak ervaren is dat niemand een accuraat beeld heeft van de status van de voorraad. Er is niet precies bekend wat er op voorraad is, welke artikelen gereserveerd zijn, en hoe lang ze al ‘op de plank’ liggen. Een voorraadmodule kan soelaas bieden., inkoopProcurement management, of inkoopbeheer, zorgt ervoor dat een bedrijf beschikt over de benodigde grondstoffen, materialen en andere resources om het werk naar behoren uit te voeren.– en verkoopBij verkoopbeheer, ook wel sales management genoemd, verzamelen en analyseren bedrijven al hun beschikbare verkoopdata. Systemen voor verkoopbeheer worden ingezet voor het beheer van verkoopteams en -kanalen, de optimalisatie van de klantenservice, en de creatie van verkoopstrategieën. Vooral handels- en productiebedrijven maken gebruik van dit soort systemen.). Licenties voor SQL Server, Windows Server en SharePointBijna drie jaar na de lancering van SharePoint 2013 bracht Microsoft een verbeterde versie uit van haar Enterprise Content Management-systeem (ECM). Met SharePoint 2016 zette Microsoft de strategie voort om alle producten in de cloud aan te bieden, met een Windows 10-achtige gebruikerservaring. De interface van Office 365 en SharePoint 2016 lijken sterk op elkaar, waardoor gebruikers nauwelijks door hebben dat ze van de ene omgeving naar de andere gaan. Er ontstaat dus geen verwarring over waar bepaalde functionaliteiten zich precies bevinden. moeten apart worden aangeschaft. De prijs van het Starter Pack ligt rond de 5.000€, maar in combinatie met de Give Me Five! promotie van Microsoft bieden sommige Microsoft-partners het pakket aan voor 4.500€, inclusief 2 extra gebruikers.
• Extended Pack: dit type licentie is alleen beschikbaar voor bedrijven die al over een Starter Pack beschikken. Het pakket biedt extra functionaliteiten zoals een CRM met basisfuncties, klantenservice, beheer van productieomgevingen en geavanceerde opties voor financieel beheer en distributie. De prijs van Extended Pack ligt rond de 7.500€, maar net zoals bij het Starter Pack daalt de prijs in combinatie met de Give Me Five! promotie tot 4.500€. De totaalprijs van Starter Pack + Extended Pack + twee extra gebruikers komt daarbij op 9.000€.

Het berekenen van de prijs bij grotere aantallen gebruikers gebeurt op een andere manier. In de ERP WijzerDe ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een ERP-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. staat een overzicht van de mogelijke (verborgen) kosten van ERP-systemen.

Microsoft Dynamics AX 2012 vs Microsoft Dynamics NAV 2016

Bedrijven die onderzoek doen naar de mogelijkheden van Dynamics zullen zien dat er nog een ander ERP-systeem van Microsoft op de markt is: Microsoft Dynamics AXMicrosoft Dynamics AX 2012, voorheen bekend als Axapta, is een zeer compleet ERP-systeem voor organisaties met verschillende (inter)nationale locaties. Het is het enige nog bestaande ERP-pakket van Microsoft dat on-premise geïnstalleerd wordt. Nieuwe installaties worden nauwelijks meer uitgevoerd. De nieuwste versie van AX is Dynamics 365, maar dit systeem is alleen in de cloud te implementeren.. Omdat dit systeem onder de naam Dynamics is uitgebracht nemen sommige organisaties dit pakket mee in het ERP-selectieproces.

Toch zitten er flink wat verschillen tussen Dynamics AX en Dynamics NAV. In de volgende tabel staan de belangrijkste op een rijtje.

Dit zijn de belangrijkste verschillen tussen Microsoft Dynamics AX en Microsoft Dynamics NAV. Wel is het zo dat beide systemen kunnen worden gepersonaliseerd, zodat de verschillen tussen de pakketten kunnen worden verkleind.

Op dit moment biedt Dynamics NAV 2016 meer voordelen voor gebruik in de cloud dan AX. De verwachting is dat dit verschil verdwijnt met de komst van een nieuwe AX versie in het eerste kwartaal van 2016.

Implementatie van Dynamics NAV 2016: stappenplan

Navision heeft zich sinds de oprichting nooit gericht op het uitvoeren van grote systeemimplementaties. De software is bedoeld voor het midden- en kleinbedrijf. Dit verandert niet met de komst van Dynamics NAV 2016.

Een NAV 2016 implementatieproces is niet iets waarover lichtzinnig moet worden gedacht, zonder er van in paniek te raken. Hieronder staat een stappenplan dat nuttig kan zijn bij het implementatieproces:

1. Analyse van de wensen en eisen: de eerste stap is om goed te bepalen waaraan de organisatie behoefte heeft en te bedenken op welke manier NAV hierin zou kunnen voorzien. In deze stap wordt van elk bedrijfsproces bekeken hoe dit kan worden afgedekt met het ERP-systeem. In het implementatieplan kan vervolgens worden aangegeven of de optie standaard bij het pakket hoort, of dat gebruik moet worden gemaakt van de C/AL editor van NAV 2016. Als deze stap niet goed wordt doorlopen, kan een bedrijf met een onvolledig ERP-pakket komen te zitten, of zullen er in een later stadium nieuwe investeringen moeten volgen om alsnog aan de verwachtingen te kunnen voldoen. De analyse van wensen en eisen hangt af van twee type situaties: gaat het om een upgrade van een oudere NAV-versie naar NAV 2016, of om een migratie van een ander merk ERP-systeem naar NAV 2016? Voor de eerste situatie zal de implementatie gemakkelijker verlopen, omdat de NAV structuur al aanwezig is en het categoriseren van processen daarom eenvoudiger is. Bij een migratie vanuit een ERP-systeem van een ander merk zal de analyse grondiger moeten gebeuren. Meer informatie hierover staat onder het kopje ‘Hoe migreer of upgrade ik Dynamics NAV 2016?’
2. Bepaal de datum waarop NAV 2016 operationeel moet zijn: met behulp van de Microsoft-partner zal samen een realistische opleverdatum worden vastgesteld. Realistisch is hier het sleutelwoord. Overhaast handelen en proberen de deadline geforceerd te verkorten kan leiden tot ernstige, lastig te herstellen fouten tijdens de implementatie. Houd ook rekening met de periodieke updates van NAV 2016, zodat nieuwe functionaliteiten in de implementatie worden opgenomen.
3. Betrek de eigen managers bij het implementatietraject: er zijn bedrijven die tijdens de implementatie achterover leunen en denken dat de leverancierERP-leveranciers zijn er in overvloed op de Nederlandse markt. Stuk voor stuk proberen ze de beste op hun terrein te zijn. Er zijn verschillende factoren op basis waarvan een bedrijf voor een bepaalde leverancier kiest. De kwaliteit van de dienstverlening is een zeer belangrijk aspect, maar is vooraf moeilijk in te schatten. Welke leverancier sluit goed aan bij mijn bedrijf? Dit is de hamvraag bij elk ERP implementatietraject. Het is ook niet altijd een gemakkelijke vraag om beantwoord te krijgen. Er bestaat helaas niet zoiets als een top 10 van ERP-leveranciers waar elk bedrijf uit zou moeten kiezen. wel voor een geslaagde ERP-implementatie zal zorgen. Verstandiger is om eigen medewerkers actief te betrekken bij het project: managers houden in dat geval een vinger aan de pols en werken direct samen met de leverancier. De managers zijn zo al op de hoogte van de nieuwe functionaliteiten van NAV 2016, en kunnen hun teamleden langzaam voorbereiden op de komst van het nieuwe systeem.
4. Training van gebruikers: De gebruikersinterface van NAV 2016 wijkt niet veel af van andere Microsoft-producten, en lijkt op de omgeving die de meeste mensen wel kennen van Office 365, SharePoint of de laatste Windows-versies 8 en 10. De training van gebruikers zal zich daarom vooral moeten richten op de nieuwe functionaliteiten in NAV 2016.
5. Richt een testomgeving in: voordat het systeem daadwerkelijk in gebruik wordt genomen is het slim om te testen of alles naar behoren functioneert. Om te kijken of alle bedrijfsprocessen goed in het systeem zijn verwerkt, kan voor een beperkt aantal gebruikers op kleine schaal een testomgeving worden gebouwd. Zo kom je er snel achter wat er nog verbeterd kan worden voordat de uiteindelijk implementatie gaat beginnen.
6. In deze fase kan ook meteen worden getest of er compatibliteitsproblemen optreden als wordt gemigreerd vanaf een zeer oude NAV-versie, of vanaf een ERP-syteem van een andere fabrikant. Een migratie van NAV 2009 naar NAV 2016 verloopt niet hetzelfde als bijvoorbeeld een migratie van NAV 2015 naar NAV 2016, of vanuit een ERP met een DB/2 of SQL Server database. NAV komt gelukkig standaard met een aantal testmethodes om er zeker van te zijn dat de migratie zonder problemen zal verlopen.
7. Ingebruikname: het project is met de ingebruikname van NAV 2016 nog niet afgerond. De eerste maanden zal goed moeten worden bekeken of er geen onverwachte situaties optreden. Zorg dat de leverancier tijdens deze periode beschikbaar is om bijvoorbeeld veiligheidsproblemen snel te kunnen oplossen.

De beschreven fases kunnen per bedrijf iets verschillen. Eén van de belangrijkste elementen van de implementatie is misschien wel het kiezen van de meest geschikte leverancier. Een project kan onnodig worden vertraagd of zelfs mislukken als een leverancier uiteindelijk niet in staat blijkt te zijn om de eisen en wensen van een organisatie nauwkeurig in kaart te brengen en deze op te nemen in het ERP-systeem. In de ERP WijzerDe ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een ERP-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. staan de stappen beschreven die leiden tot de selectie van de meest geschikte leverancier.

Hoe migreer of upgrade ik Dynamics NAV 2016?

De technologische vooruitgang is ook iets waar bedrijven mee te maken hebben, maar sommige organisaties blijven zo lang mogelijk werken met hun huidige ERP-systeem. Dit kan met de financiële situatie van een bedrijf te maken hebben, maar soms wordt er uit gemak of angst voor verandering niet overgegaan op een moderner systeem zoals Dynamics NAV 2016. Een migratie verloopt niet altijd op dezelfde manier. Wordt er bijvoorbeeld gemigreerd vanaf een oudere Dynamics NAV versie of vanaf een heel ander ERP-systeem?

1. Migratie:

Een migratie vanaf een ander ERP-systeem dan NAV is een ingewikkeld proces waarbij functionaliteiten en processen hun equivalent moeten hebben in het nieuwe systeem. Belangrijk is om ook alle data uit het oude ERP-systeem te analyseren, om te bepalen welke informatie relevant genoeg is om te migreren. Een migratie is daarom ook vaak de uitgelezen mogelijkheid om databases op te schonen, overbodig geraakte processen te schrappen, of workflows te herdefiniëren na een grondige analyse van de actuele bedrijfsprocessen.

Tijdens de migratie is het de kunst om gebruik te maken van de nieuwe functionaliteiten van NAV 2016 om de oude bedrijfsprocessen mee te ondersteunen. Tot slot moet worden bekeken of er in het oude ERP-systeem bepaalde functionaliteiten op maat zijn geprogrammeerd. De code zal moeten meeverhuizen, voor zover dit mogelijk is. Anders zal er opnieuw moeten worden geprogrammeerd om geen functionaliteiten te verliezen.

2. Upgrade:

De meest recente versies van Dynamics NAV (2013, 2013R2 en 2015) kunnen via een aantal eenvoudige stappen naar NAV 2016 worden geüpdatet. Oudere NAV-versies (NAV 2009 SP1, NAV 2009 R2, NAV 5.0 en NAV 4.0) moeten eerst naar NAV 2013 of nieuwer worden geüpdatet. Daarna kan de stap naar NAV 2016 worden gezet.

Om te upgraden vanaf Dynamics NAV 2013, Dynamics NAV 2013 R2 of Dynamics NAV 2015 moeten er een aantal taken in het systeem worden uitgevoerd. Deze taken zijn:

• Het converteren van de database van de voorgaande NAV versie.
• Het updaten van maatwerkcode uit de oude versie naar de nieuwe codestandaard van NAV 2016.
• Het updaten van de ingevoerde data naar NAV 2016 geschikt formaat.

Dit lijken misschien niet al te veel stappen, maar voor een bedrijf met een grote database in NAV kan dit een flinke klus zijn. Bovendien moeten de stappen secuur worden uitgevoerd om geen data te verliezen tijdens de upgrade. In de ERP WijzerDe ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een ERP-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. staan adviezen om ERP-systemen succesvol te kunnen migreren of upgraden.