WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Dynamics NAV 2016: het ERP systeem van Microsoft krijgt een grote upgrade

Dynamics NAV 2016, de nieuwste versie van het ERP-systeem van Microsoft is uit en komt met een flink aantal nieuwigheden. Microsoft heeft behoorlijk geïnvesteerd in de Dynamics-lijn om de kwaliteit van de systemen naar een hoger plan te tillen. NAV 2016 is erop gericht om een grote mate van standaard integratie te bieden in andere Microsoft-producten zoals Azure, Office 365 of Power BI – de business intelligence-software van Microsoft. Dynamics NAV of Navision, zoals het systeem werd genoemd vóór de overname door Microsoft, heeft een flinke weg moeten afleggen om een serieuze speler te worden op de ERP-markt. In dit artikel gaan we terug naar de begintijd van het Microsoft ERP-systeem, en komen daarna de nieuwigheden van Dynamics NAV 2016 aan bod.

In de Dynamics 365 Whitepaper staat actuele informatie over de meest recente Microsoft Dynamics ERP-pakketten, zoals nieuwe functionaliteiten en opties voor de planning van bedrijfsprocessen, een kostenindicatie, valkuilen tijdens implementatietrajecten, etc.

Update: NAV 2016 kreeg een make-over en werd omgedoopt tot Business Central en NAV 2018.

Inhoudsopgave:

  1. Van Navision naar Microsoft Dynamics NAV 2016
  2. Welke wijzigingen brengt Dynamics NAV 2016 met zich mee?
  3. Wat zijn de licentiekosten van Microsoft Dynamics NAV 2016?
  4. Microsoft Dynamics AX 2012 vs Microsoft Dynamics NAV 2016
  5. Implementatie van Dynamics NAV 2016: stappenplan
  6. Hoe migreer of upgrade ik Dynamics NAV 2016?

Van Navision naar Microsoft Dynamics NAV 2016

Het merk Navision is in het leven geroepen door de gelijknamige Deense firma Navision A/S, de ontwikkelaar van de eerste versies van het ERP-systeem halverwege de jaren 80. Het product werd eerst in Noord-Europa op de markt gebracht, later volgde stukje voor stukje de rest van de wereld.

In 2002 kocht Microsoft het bedrijf Navision A/S, dat werd opgenomen binnen de Microsoft Business Solutions. Later werden hier ook de producten Axapta, Great Plains en Solomon aan toegevoegd. Aan Navision werden functionaliteiten toegevoegd, zoals een interface gebaseerd op gebruikersrollen, analyses en rapporten gebaseerd op SQL, en integratie met Microsoft Office.

Een aantal jaar later veranderde Microsoft de naam van haar bedrijfsapplicatie-divisie naar Dynamics. Navision werd omgedoopt in NAV, Axapta in AX, Great Plains en Solomon kregen de namen GP en SL.

In 2009 ondersteunde Microsoft Dynamics NAV zowel de standaard Navision database als SQL databases. Er werden echter veel compatibiliteitsproblemen gemeld en vanaf Dynamics NAV versie 2013 werden alleen nog SQL databases ondersteund.

In NAV 2015 werden meer functies ingebouwd gericht op gebruik in de cloud. Voorbeelden hiervan zijn de integratie met Microsoft Azure en Office 365. Deze integratie is in Dynamics NAV 2016 verder doorgevoerd, zoals ook de concurrenten van Microsoft zich steeds meer richten op het cloud-aanbod.

Welke wijzigingen brengt Dynamics NAV 2016 met zich mee?

Dynamics NAV 2016 kan gezien worden als een keerpunt in het Microsoft ERP productgamma. Een van de grootste veranderingen bestaat uit de nieuwe manier waarop software-updates worden doorgevoerd. Vroeger verschenen de software-updates met het verschijnen van een nieuwe versie (NAV 2009, NAV 2013, NAV 2015, etc.), vanaf NAV 2016 wordt het programma automatisch vanaf de servers van Microsoft geüpdatet.

Er hoeft nu niet meer worden gewacht totdat er een nieuw Service Pack uit wordt gebracht voor het verhelpen van bugs en andere systeemfouten. Omdat de updates voortaan automatisch worden doorgevoerd is Dynamics NAV 2016 voor bedrijven vanuit veiligheidsoogpunt een aantrekkelijke optie. Beveiligingslekken worden automatisch gedicht, en organisaties beschikken altijd over de nieuwste software-versie.

Ook op technisch en functioneel vlak zijn er veranderingen doorgevoerd in NAV 2016. Nieuwe functionaliteiten zijn toegevoegd en bestaande functionaliteiten zijn verbeterd. Sommige daarvan zijn door Microsoft groots aangekondigd via de eigen officiële informatiekanalen, voor andere functies wordt minder duidelijk gemaakt wat het precieze nut ervan is. Hoewel het nog vroeg is om een volledige beeld te kunnen schetsen van de volledige potentie van Dynamics NAV 2016, volgen hier een aantal van de meest interessante veranderingen.

1. Power BI

Dynamics NAV 2016 biedt voortaan standaard volledige integratie met Power BI. De business intelligence tool Power BI synchroniseert nu real-time data met NAV 2016, zodat rapporten en analyses continue worden geactualiseerd.

integratie nav 2016 office 365 power bi

2. OCR functionaliteit

OCR staat voor Optical Character Recognition, oftewel optische tekenherkenning. Met deze functie kan data uit gescande documenten of foto’s worden gehaald. Deze data wordt vervolgens automatisch omgezet in tekst. Voor deze functie is Microsoft een samenwerking aangegaan met Lexmark. Volgens NAV ontwikkelaar Eric Wauters, beter bekend als ‘Waldo’, kan van deze dienst slechts 75 keer gratis gebruik worden gemaakt.

3. Workflow

Een andere grote vernieuwing is het kunnen instellen van eigen workflows. Centraal staan hierbij de workflow ‘events’. Er kan gebruik worden gemaakt van voorgeprogrammeerde workflows, maar ze kunnen ook zelf worden geprogrammeerd met behulp van het workflow framework. Stap voor stap kan een workflow worden ingesteld, op basis van voorwaarden, gebeurtenissen en acties (ALS gebeurtenis A, DAN actie B). Een beantwoorde e-mail door een klant, of het bijvoegen van een gevalideerd document kunnen bijvoorbeeld voorwaarden zijn voor een volgende stap in de workflow.

4. Verbeterde webclient

De webclient van NAV 2016 is sterk verbeterd, en is nu bijna een kopie van de desktopversie. Voor bedrijven kan deze functionaliteit de drempel verlagen voor een overstap naar NAV 2016. De bedoeling is dat gebruikers minder klachten hebben over het gemis aan functionaliteiten in de webclient. Toch zijn er berichten dat sommige gebruikers van oude versies van NAV de nieuwe interface wat verwarrend vinden.

5. Eventing

Deze functionaliteit houdt verband met de werking van workflows. Eventing is een gangbaar begrip in de .NET programeerwereld, maar voor de gemiddelde eindgebruiker nog relatief nieuw. Een event kan misschien nog het best worden vergeleken met een trigger, waaraan vervolgacties aan worden gekoppeld. Zodra de trigger in werking treedt, worden ook alle gekoppelde vervolgacties uitgevoerd.

6. Preview van geboekte posten (financiën)

Voordat documenten worden ingeboekt kan er een preview worden bekeken zodat de effecten van de handeling meteen te zien zijn.

7. Standaardintegratie met SQL Server en Azure

NAV 2016 kan voortaan zo worden ingericht dat de software volledig op Azure SQL draait, de cloud database van Microsoft. Het voordeel hiervan ligt vooral op het vlak van onderhoud. De database hoeft niet meer door een organisatie zelf te worden onderhouden en misschien kunnen sommige servers zelfs de deur uit, wat een kostenbesparing met zich meebrengt.

8. Standaardintegratie met Dynamics CRM

De mogelijkheden om Dynamics CRM aan Dynamics NAV te koppelen waren in voorgaande NAV-versies vrij beperkt. Dynamics NAV 2016 biedt voortaan een volwaardige integratie met het CRM-systeem van Microsoft. NAV herkent de kolommen in het CRM-systeem als zijnde NAV kolommen. Dynamics CRM herkent andersom ook een gedeelte van de financiële informatie binnen NAV.

nav 2016 integratie dynamics crm

9. Verbetering van de C/AL editor

De code-editor van Dynamics NAV 2016 is verbeterd: functionaliteiten zijn toegevoegd, en de gebruikersinterface is moderner vormgegeven. Een voorbeeld hiervan is het ondersteunen van de toetsencombinaties CTRL+Z (ongedaan maken) en CRTL+Y (herhalen), een functie waarop ontwikkelaars al een aardig tijdje wachtten.

10.Ondersteuning van verschillende munteenheden

Deze optie was in eerdere NAV-versies alleen beschikbaar via partners en er moest apart voor worden betaald. In Dynamics NAV 2016 kunnen nieuwe munteenheden door middel van een download aan het systeem worden toegevoegd. Dit lijkt een kleine verandering, maar het was één van de veranderingen waar gebruikers het meest om vroegen.

11. 64 bits Client

Het was al mogelijk om Dynamics NAV te installeren op een 64 bits besturingssysteem, maar dit verliep nog via een 32 bits architectuur. Dit zorgde nogal eens voor systeem crashes. Dynamics NAV 2016 kan wel volledig uit de voeten met 64 bits omgevingen.

12. Smartphone- en tabletapp

De tabletapp die met de komst van NAV 2015 werd geïntroduceerd, krijgt een flinke upgrade en is nu ook beschikbaar voor smartphones met iOS, Android en Windows Phone. Net zoals de webclient lijkt ook de nieuwe app door de toevoeging van functionaliteiten nu meer op de desktopversie van de software.

13. Automatisch toevoegen van add-ins

Met add-ins kunnen bepaalde functionaliteiten worden gepersonaliseerd op gebruikersniveau. Deze add-ins moesten eerst handmatig aan het systeem worden toegevoegd, maar vanaf Dynamics NAV 2016 kunnen ze als .zip-bestand worden geüpload. Het herkennen en installeren van de add-in gebeurt vervolgens automatisch.

Dit waren niet alle nieuwe functionaliteiten die aan Dynamics NAV 2016 zijn toegevoegd, maar wel die waar gebruikers het meest om vroegen. De verwachting is dat Microsoft elke maand nieuwe functionaliteiten zal toevoegen door middel van automatische updates.

Wat zijn de licentiekosten van Microsoft Dynamics NAV 2016?

De basiskosten voor een standaardimplementatie van Microsoft Dynamics NAV 2016 hangen in de eerste plaats af van het gekozen prijsmodel: on demand (betaling afhankelijk van gebruik) of het kopen van een licentie.

Het on demand model wordt met korting aangeboden als Dynamics NAV 2016 wordt afgenomen in combinatie met Azure waarbij gebruik wordt gemaakt van SQL Server in de cloud van Microsoft. Als daarnaast ook Office 365 wordt afgenomen krijgt een organisatie extra korting.

De maandelijkse kosten per gebruiker van NAV 2016 in de cloud liggen rond de 60€. Dit bedrag valt 30% lager uit als ook wordt gekozen voor de Azure cloud, en 50% als bovendien Office 365 wordt afgenomen.

De gebruiker heeft de mogelijkheid om het systeem in een andere cloud-omgeving te laten draaien. Zo probeert Microsoft meer mogelijkheden te bieden voor een hybride gebruik van NAV 2016.

dynamics nav 2016 licenties

De prijs van een licentie wordt daarnaast bepaald door de keuze tussen de versies Starter Pack en Extended Pack. Microsoft maakt onderscheid tussen een Full User en een Limited User, afhankelijk van het type gebruiker dat toegang heeft tot het systeem.

nav 2016 limited full user

Dit zijn de verschillen tussen beide packs:

  • Starter Pack: beschikt over 3 Full User licenties en functionaliteiten voor financieel beheer en distributie (voorraadbeheer, inkoop– en verkoop). Licenties voor SQL Server, Windows Server en SharePoint moeten apart worden aangeschaft. De prijs van het Starter Pack ligt rond de 5.000€, maar in combinatie met de Give Me Five! promotie van Microsoft bieden sommige Microsoft-partners het pakket aan voor 4.500€, inclusief 2 extra gebruikers.
  • Extended Pack: dit type licentie is alleen beschikbaar voor bedrijven die al over een Starter Pack beschikken. Het pakket biedt extra functionaliteiten zoals een CRM met basisfuncties, klantenservice, beheer van productieomgevingen en geavanceerde opties voor financieel beheer en distributie. De prijs van Extended Pack ligt rond de 7.500€, maar net zoals bij het Starter Pack daalt de prijs in combinatie met de Give Me Five! promotie tot 4.500€. De totaalprijs van Starter Pack + Extended Pack + twee extra gebruikers komt daarbij op 9.000€.

Het berekenen van de prijs bij grotere aantallen gebruikers gebeurt op een andere manier. In de ERP Wijzer staat een overzicht van de mogelijke (verborgen) kosten van ERP-systemen.

Microsoft Dynamics AX 2012 vs Microsoft Dynamics NAV 2016

Bedrijven die onderzoek doen naar de mogelijkheden van Dynamics zullen zien dat er nog een ander ERP-systeem van Microsoft op de markt is: Microsoft Dynamics AX. Omdat dit systeem onder de naam Dynamics is uitgebracht nemen sommige organisaties dit pakket mee in het ERP-selectieproces.

Toch zitten er flink wat verschillen tussen Dynamics AX en Dynamics NAV. In de volgende tabel staan de belangrijkste op een rijtje.

nav 2016 vs ax 2012

Dit zijn de belangrijkste verschillen tussen Microsoft Dynamics AX en Microsoft Dynamics NAV. Wel is het zo dat beide systemen kunnen worden gepersonaliseerd, zodat de verschillen tussen de pakketten kunnen worden verkleind.

Op dit moment biedt Dynamics NAV 2016 meer voordelen voor gebruik in de cloud dan AX. De verwachting is dat dit verschil verdwijnt met de komst van een nieuwe AX versie in het eerste kwartaal van 2016.

Implementatie van Dynamics NAV 2016: stappenplan

Navision heeft zich sinds de oprichting nooit gericht op het uitvoeren van grote systeemimplementaties. De software is bedoeld voor het midden- en kleinbedrijf. Dit verandert niet met de komst van Dynamics NAV 2016.

Een NAV 2016 implementatieproces is niet iets waarover lichtzinnig moet worden gedacht, zonder er van in paniek te raken. Hieronder staat een stappenplan dat nuttig kan zijn bij het implementatieproces:

  1. Analyse van de wensen en eisen: de eerste stap is om goed te bepalen waaraan de organisatie behoefte heeft en te bedenken op welke manier NAV hierin zou kunnen voorzien. In deze stap wordt van elk bedrijfsproces bekeken hoe dit kan worden afgedekt met het ERP-systeem. In het implementatieplan kan vervolgens worden aangegeven of de optie standaard bij het pakket hoort, of dat gebruik moet worden gemaakt van de C/AL editor van NAV 2016. Als deze stap niet goed wordt doorlopen, kan een bedrijf met een onvolledig ERP-pakket komen te zitten, of zullen er in een later stadium nieuwe investeringen moeten volgen om alsnog aan de verwachtingen te kunnen voldoen. De analyse van wensen en eisen hangt af van twee type situaties: gaat het om een upgrade van een oudere NAV-versie naar NAV 2016, of om een migratie van een ander merk ERP-systeem naar NAV 2016? Voor de eerste situatie zal de implementatie gemakkelijker verlopen, omdat de NAV structuur al aanwezig is en het categoriseren van processen daarom eenvoudiger is. Bij een migratie vanuit een ERP-systeem van een ander merk zal de analyse grondiger moeten gebeuren. Meer informatie hierover staat onder het kopje ‘Hoe migreer of upgrade ik Dynamics NAV 2016?’
  2. Bepaal de datum waarop NAV 2016 operationeel moet zijn: met behulp van de Microsoft-partner zal samen een realistische opleverdatum worden vastgesteld. Realistisch is hier het sleutelwoord. Overhaast handelen en proberen de deadline geforceerd te verkorten kan leiden tot ernstige, lastig te herstellen fouten tijdens de implementatie. Houd ook rekening met de periodieke updates van NAV 2016, zodat nieuwe functionaliteiten in de implementatie worden opgenomen.
  3. Betrek de eigen managers bij het implementatietraject: er zijn bedrijven die tijdens de implementatie achterover leunen en denken dat de leverancier wel voor een geslaagde ERP-implementatie zal zorgen. Verstandiger is om eigen medewerkers actief te betrekken bij het project: managers houden in dat geval een vinger aan de pols en werken direct samen met de leverancier. De managers zijn zo al op de hoogte van de nieuwe functionaliteiten van NAV 2016, en kunnen hun teamleden langzaam voorbereiden op de komst van het nieuwe systeem.
  4. Training van gebruikers: De gebruikersinterface van NAV 2016 wijkt niet veel af van andere Microsoft-producten, en lijkt op de omgeving die de meeste mensen wel kennen van Office 365, SharePoint of de laatste Windows-versies 8 en 10. De training van gebruikers zal zich daarom vooral moeten richten op de nieuwe functionaliteiten in NAV 2016.
  5. Richt een testomgeving in: voordat het systeem daadwerkelijk in gebruik wordt genomen is het slim om te testen of alles naar behoren functioneert. Om te kijken of alle bedrijfsprocessen goed in het systeem zijn verwerkt, kan voor een beperkt aantal gebruikers op kleine schaal een testomgeving worden gebouwd. Zo kom je er snel achter wat er nog verbeterd kan worden voordat de uiteindelijk implementatie gaat beginnen.
  6. In deze fase kan ook meteen worden getest of er compatibliteitsproblemen optreden als wordt gemigreerd vanaf een zeer oude NAV-versie, of vanaf een ERP-syteem van een andere fabrikant. Een migratie van NAV 2009 naar NAV 2016 verloopt niet hetzelfde als bijvoorbeeld een migratie van NAV 2015 naar NAV 2016, of vanuit een ERP met een DB/2 of SQL Server database. NAV komt gelukkig standaard met een aantal testmethodes om er zeker van te zijn dat de migratie zonder problemen zal verlopen.
  7. Ingebruikname: het project is met de ingebruikname van NAV 2016 nog niet afgerond. De eerste maanden zal goed moeten worden bekeken of er geen onverwachte situaties optreden. Zorg dat de leverancier tijdens deze periode beschikbaar is om bijvoorbeeld veiligheidsproblemen snel te kunnen oplossen.

De beschreven fases kunnen per bedrijf iets verschillen. Eén van de belangrijkste elementen van de implementatie is misschien wel het kiezen van de meest geschikte leverancier. Een project kan onnodig worden vertraagd of zelfs mislukken als een leverancier uiteindelijk niet in staat blijkt te zijn om de eisen en wensen van een organisatie nauwkeurig in kaart te brengen en deze op te nemen in het ERP-systeem. In de ERP Wijzer staan de stappen beschreven die leiden tot de selectie van de meest geschikte leverancier.

Hoe migreer of upgrade ik Dynamics NAV 2016?

De technologische vooruitgang is ook iets waar bedrijven mee te maken hebben, maar sommige organisaties blijven zo lang mogelijk werken met hun huidige ERP-systeem. Dit kan met de financiële situatie van een bedrijf te maken hebben, maar soms wordt er uit gemak of angst voor verandering niet overgegaan op een moderner systeem zoals Dynamics NAV 2016. Een migratie verloopt niet altijd op dezelfde manier. Wordt er bijvoorbeeld gemigreerd vanaf een oudere Dynamics NAV versie of vanaf een heel ander ERP-systeem?

1. Migratie:

Een migratie vanaf een ander ERP-systeem dan NAV is een ingewikkeld proces waarbij functionaliteiten en processen hun equivalent moeten hebben in het nieuwe systeem. Belangrijk is om ook alle data uit het oude ERP-systeem te analyseren, om te bepalen welke informatie relevant genoeg is om te migreren. Een migratie is daarom ook vaak de uitgelezen mogelijkheid om databases op te schonen, overbodig geraakte processen te schrappen, of workflows te herdefiniëren na een grondige analyse van de actuele bedrijfsprocessen.

Tijdens de migratie is het de kunst om gebruik te maken van de nieuwe functionaliteiten van NAV 2016 om de oude bedrijfsprocessen mee te ondersteunen. Tot slot moet worden bekeken of er in het oude ERP-systeem bepaalde functionaliteiten op maat zijn geprogrammeerd. De code zal moeten meeverhuizen, voor zover dit mogelijk is. Anders zal er opnieuw moeten worden geprogrammeerd om geen functionaliteiten te verliezen.

2. Upgrade:

De meest recente versies van Dynamics NAV (2013, 2013R2 en 2015) kunnen via een aantal eenvoudige stappen naar NAV 2016 worden geüpdatet. Oudere NAV-versies (NAV 2009 SP1, NAV 2009 R2, NAV 5.0 en NAV 4.0) moeten eerst naar NAV 2013 of nieuwer worden geüpdatet. Daarna kan de stap naar NAV 2016 worden gezet.

Om te upgraden vanaf Dynamics NAV 2013, Dynamics NAV 2013 R2 of Dynamics NAV 2015 moeten er een aantal taken in het systeem worden uitgevoerd. Deze taken zijn:

  • Het converteren van de database van de voorgaande NAV versie.
  • Het updaten van maatwerkcode uit de oude versie naar de nieuwe codestandaard van NAV 2016.
  • Het updaten van de ingevoerde data naar NAV 2016 geschikt formaat.

Dit lijken misschien niet al te veel stappen, maar voor een bedrijf met een grote database in NAV kan dit een flinke klus zijn. Bovendien moeten de stappen secuur worden uitgevoerd om geen data te verliezen tijdens de upgrade. In de ERP Wijzer staan adviezen om ERP-systemen succesvol te kunnen migreren of upgraden.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2016, 21 maart). Dynamics NAV 2016: het ERP systeem van Microsoft krijgt een grote upgrade. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/erp-pakketten/nav-2016

Wat vind jij?

guest
0 Reacties
Inline Feedbacks
Bekijk alle reacties
0
Voeg je jouw reactie toe aan dit artikel?x