Definitie van Quick Response Management
Quick Response Management is een methodologie die ontwikkeld werd in de productie-, handels- en logistieke sector. Het idee van QRM is om tijdverlies te reduceren of te voorkomen. Door middel van de slimme inzet van bedrijfssoftware zoals een ERP-systeem voor de handel, worden operationele en administratieve processen versneld. Het uiteindelijke doel van de methodologie is om te komen tot een snellere doorlooptijd van producten (Manufacturing Critical-path Time, MCT).
Weetje: De QRM-methode werd voor het eerst vermeld in een boek van professor Rajan Suri van de University of Wisconsin-Madison in 1981. Toch duurde het tot 1993 voor hij het QRM Center oprichtte. Het was een Nederlands bedrijf dat de methode in 2006 als eerste Europese speler in de praktijk bracht.
Wat zijn de basisprincipes van QRM?
De geestelijk vader van Quick Response Management is Rajan Suri. In zijn theorie legt hij vier principes vast:
1. De kracht van tijd gebruiken
De levertermijn van producten speelt een grotere rol dan vaak wordt gedacht. Een order die langer dan nodig in het productie- en logistieke proces blijft zitten, brengt namelijk hogere kosten met zich mee. De onderdelen of het volledige product moeten langer opgeslagen worden, de productieplanning moet aangepast worden, nieuwe orders kunnen niet aangenomen worden, etc. Deze kosten kunnen oplopen tot vier of vijf keer meer dan de kosten voor het feitelijke werk. Daarom zijn bij QRM alle managementbeslissingen gebaseerd op het reduceren van de doorlooptijd.
2. De organisatiestructuur herzien
Een traditioneel bedrijf werkt met verschillende afdelingen met elk hun eigen taak. In een autofabriek kan zo’n afdeling bijvoorbeeld bestaan uit drie monteurs van motoren, die steeds ieder aan één motor werken. Als er een monteur ziek is, blijft zijn motor echter liggen, terwijl er op de afdeling voor bekabeling van de auto misschien iemand op die motor wacht, en dus zonder werk zit.
Bij Quick Response Management wordt het productieproces opgedeeld in cellen. Deze cellen bestaan uit teams van drie tot tien personen die samen een deelproduct van het artikel afwerken, of bepaalde taken uitvoeren. Het hele team kan deze taken uitvoeren. In het voorbeeld van de autofabriek kan de collega zonder werk dus ook de motor zelf verder monteren, en kan er meteen doorgewerkt worden. Dit maakt celproductie dus meer flexibel. Om de doorlooptijd kort te houden wordt er over het algemeen voor gekozen om elke cel slechts een beperkt aantal taken toe te kennen. Toch zijn er ook gevallen waarin de taken van een cel zelfs over de traditionele scheiding van productie- en kantoorwerk heen gaat. Bij een kleinere autoproducent kan het bijvoorbeeld handig zijn om één en dezelfde cel in te zetten voor zowel de afwerking van de wagen, als het in orde brengen van het bijbehorende papierwerk.
3. De systeemdynamiek effectief inzetten
Zodra duidelijk wordt hoe de levertermijn invloed heeft op de (productie)capaciteit, de grootte van batches etc., kunnen er aan de hand van QRM slimme bedrijfsbeslissingen genomen worden. Een van die beslissingen kan bijvoorbeeld zijn door op een strategische manier te investeren in meer productiecapaciteit om de gewonnen tijd optimaal te gebruiken. Bij de implementatie van QRM zal een bedrijf de Return On Investment (ROI) voornamelijk vinden in een reductie van kosten voor opslag, personeels- en productieplanning, en vergoedingen omwille van laattijdige levering.
4. Bedrijfsbrede aanpak
Quick Response Management werd oorspronkelijk ontwikkeld voor de productievloer en de logistieke afdeling. Toch wordt de methodologie tegenwoordig meestal in de gehele onderneming toegepast. Zo wordt er onder andere gewerkt volgens QRM voor werkvoorbereiding, inkoop, verkoop, productontwikkeling, administratie en Supply Chain Management (SCM).
Het verschil tussen Lean Manufacturing en Quick Response Management
Wanneer er over Quick Response Management gesproken wordt, komt ook vaak een andere term aan bod: Lean Manufacturing. Beide termen zijn dan ook nauw verwant. QRM verschilt van Lean Manufacturing omdat deze eerste methodologie meer gericht is op bedrijven die in kleinere aantallen produceren en hun producten meer personaliseren. Het is bij deze bedrijven dus extreem belangrijk om de snelle doorlooptijd niet ten koste te laten gaan van de kwaliteit van producten. QRM focust daarom ook sterk op het voorkomen van productgebreken.
Bij Lean Manufacturing ligt de focus op het voorkomen van verspilling van resources (tijd, kennis, materialen…). Producten worden vaak op veel grotere schaal geproduceerd en het ene product kan het andere vervangen. Stel: een speelgoedwinkel bestelt elke maand 50 racebanen van merk A, en 50 van merk B, maar in januari ontdekt de producent een productiefout in 5 racebanen van merk A. In dit geval kan de producent (in samenspraak met de winkel) ervoor kiezen om die maand 45 racebanen van merk A en 55 van merk B te leveren. De afwijking van de reguliere bestelling kan dan in februari rechtgetrokken worden. Ook bij Lean probeert men deze afwijkende situaties natuurlijk te vermijden, maar zoals het voorbeeld aangeeft laat deze aanpak iets meer ruimte voor gebreken aan het eindproduct. Er wordt daarom nog sterker gefocust op een snel en efficiënt productieproces.