“Nee joh, SAP hoeft niet op de shortlist. Veel te duur en te log!”. Het is een veelgehoorde uitspraak tijdens ERP-selectietrajecten. Maar is dit vooroordeel terecht? We zoeken uit of SAP Business One een serieuze optie is voor kleine en middelgrote bedrijven. Vast staat dat het systeem gepositioneerd wordt als een betaalbare versie van SAP’s ERP-oplossingen.
Dit artikel is geschreven door Floris Rood, ERP-adviseur sinds 2013. Voor dit artikel heeft hij een zevental SAP-gebruikers gesproken, demo’s van SAP-partners bijgewoond, en gebruik gemaakt van de interne marktkennis van ICT Portal als adviesverlener bij softwareselecties en implementaties.
Inhoudsopgave
- Introductie van SAP B1
- Screenshot user interface
- Functionaliteiten
- Voor wie geschikt?
- Versies van SAP B1
- Type licenties
- Kosten
- Implementatie
- Concurrenten
- SAP HANA
- Plus- en minpunten
- Toekomst van SAP B1
In het kort: SAP Business One
SAP Business One (SAP B1) is een ERP-pakket voor het midden- en kleinbedrijf. Het pakket wordt geleverd in ruim 150 landen en in meer dan 30 talen. SAP Business One is het instapmodel van SAP’s ERP-oplossingen.
Met dit ERP-systeem kun je alle bedrijfsprocessen van begin tot eind op elkaar aansluiten. Het verzamelt automatisch alle bedrijfsinformatie binnen één systeem, zodat de gegevens inzichtelijk en toegankelijk worden gemaakt. Binnen de standaard software kan het systeem naar eigen wens worden ingericht.
Vermijd een tunnelvisie tijdens je ERP-verkenning. Maak gebruik van de softwareselectie van ICT Portal en krijg een gevarieerde shortlist van ERP-oplossingen die voldoen aan jouw wensen en eisen.
Officieel kun je vanaf één gebruiker in SAP B1 werken, maar in de praktijk is de aanschaf pas vanaf 5 gebruikers een zinvolle investering.
Screenshot van de gebruikersomgeving

Welke functionaliteiten biedt SAP B1?
Sinds de lancering van SAP Business One in 2002 is het systeem continu doorontwikkeld. De functionaliteiten zijn in al die jaren flink getest, gebruikt en verbeterd. Hierdoor zijn de kinderziektes er in inmiddels wel uit.
De belangrijkste functionaliteiten van SAP B1 zijn:
- Financieel beheer
- CRM
- Inkoop en verkoop
- Magazijnbeheer
- MRP (material requirements planning)
- Productie
- Logistiek
- Personeelsplanning
- Projectmanagement
- Rapportage
Op het gebied van rapportages vind je in SAP B1 vooraf ingestelde dashboards en KPI’s in je cockpit. Met de functionaliteit Pervasive Analytics kun je zelf nieuwe dashboards ontwerpen met de data uit SAP. Je kunt ook Excel-rapporten uitdraaien met actuele gegevens om analyses te maken. Gebruik je liever een andere tool voor je rapportages, dan kun je via bestaande koppelingen de data uit de SAP-omgeving halen en verwerken met bijvoorbeeld PowerBI .
Voor welk soort bedrijven is SAP B1 geschikt?
SAP Business One is geschikt voor kleine en middelgrote organisaties. Er werken meestal maximaal 150 tot 200 gebruikers in dit ERP-pakket. Het is een systeem dat geschikt is voor bedrijven met wat complexere bedrijfsprocessen die niet in een basis ERP-systeem ondergebracht kunnen worden. Business One is daarnaast voor snelgroeiende bedrijven een optie, omdat het pakket goed schaalbaar is.
SAP B1 is sterk in sectoren als de discrete productie, (groot)handel, retail en detailhandel. Andere sectoren waar veel gebruik gemaakt wordt van SAP B1 zijn de automotive, agrarische sector, bouw, chemie, e-commerce, dienstverlening, ICT, procesindustrie, machinebouw, metaalsector, projectontwikkeling, transport, logistiek en distributie, verhuurbranche en voedingsindustrie.
Versies van SAP B1
Versie 9.0 van SAP Business One uit 2013 werd in 2014 opgevolgd door versie 9.1, in 2016 door versie 9.2, en begin 2017 door versie 9.3.
De meest recente versie van SAP Business One is versie 10 en kwam uit in 2020. In januari 2025 komt versie 11 uit.
Wat voor soorten licenties heeft SAP B1?
SAP Business One kent drie type licenties:
- Professional user: een volledige gebruiker die toegang heeft tot alle modules, zonder functionele beperkingen.
- Limited user: een gelimiteerde gebruiker die toegang heeft tot vrijwel alle modules, maar met beperkte functionele mogelijkheden. Bijvoorbeeld in de CRM-module kun je geen facturen maken, en in de Logistics-module geen offertes maken.
- Indirect access user: een gebruiker die bijvoorbeeld met een scanner in het magazijn werkt, of een vertegenwoordiger die onderweg werkt en alleen de gegevens uit SAP gebruikt, maar zelf niet in SAP inlogt (in de client).
Hoeveel kost SAP Business One?
De prijs voor SAP B1 bestaat uit de licenties (aankoop of huur), een onderhoudscontract (alleen bij aankoop van licenties) en eventueel aanvullende kosten voor hardware (alleen bij on-premise implementatie).
De licentieprijzen van SAP B1 (per januari 2025) zijn als volgt:
Aankoop van licenties
- Professional: 2700 euro
- Limited: 1400 euro
- Indirect Access: 300 euro
Deze prijzen zijn per gebruiker (eenmalige aankoop). Het jaarlijkse onderhoudscontract komt er nog bovenop. In de SAP-wereld is dit ongeveer 20% van je totale licentiekosten. Met dit contract krijg je recht op het downloaden van SAP-updates die periodiek beschikbaar worden gesteld.
Huur van licenties
- Professional: 93 euro
- Limited: 60 euro
- Indirect Access: 10-15 euro
Deze prijzen zijn per gebruiker per maand, en het onderhoud (recht op updates) is hierbij inbegrepen.
Implementatiewijze
SAP Business One kun je zowel on-premise als in de cloud implementeren. Nieuwe klanten van SAP B1 kiezen vaak voor de private-cloud, maar ook on-premise komt nog regelmatig voor. Vooral productiebedrijven kiezen nog graag voor een on-premise omgeving.
Wees zorgvuldig bij de keuze tussen een implementatie in de cloud of on-premise. Onvoldoende of eenzijdige informatie kan leiden tot onverwachte kosten, verminderde functionaliteit of een mismatch met de behoeften van je organisatie. Vraag de ERP Wijzer aan om zeker te weten of jouw organisatie écht klaar is voor de cloud.
Een SAP-partner heeft minimaal 40 dagen nodig voor de implementatie. De organisatie moet dan zelf ook 50 dagen aan de implementatie besteden, bijvoorbeeld alle Excel-bestanden correct aanleveren, zaken controleren, etc.
Voor de implementatie moeten bedrijven meestal rekening houden met een budget van minimaal 50.000 euro.
Je hebt altijd een SAP B1-partner nodig om het systeem te implementeren. Het grotere SAP-pakket (SAP S/4HANA ) kun je het ook rechtstreeks door SAP laten implementeren, maar dat is niet het geval bij SAP B1. Het pakket helemaal zelf implementeren komt in de praktijk nooit voor, omdat je echt een SAP-expert nodig hebt met diepgaande pakketkennis.
Welke concurrentie heeft Business One?
De grootste concurrenten van SAP Business One zijn Dynamics Business Central en Odoo . In Nederland is er ook concurrentie van gespecialiseerde ERP-pakketten voor de maakindustrie zoals Isah en Ridder iQ (ECI).
Een grondige marktverkenning is ontzettend belangrijk, omdat je met een ERP-pakket jarenlang vooruit wilt kunnen. Start de softwareselectie van ICT Portal voor een shortlist met ERP-pakketten die passen bij jouw specifieke wensen en eisen.
SAP Business One met HANA
Het is mogelijk om het systeem te laten draaien op de nieuwe technologie van SAP HANA . Dit in-memory computing platform zorgt ervoor dat organisaties nog sneller inzicht krijgen in real-time big data . Dit betekent dat actuele bedrijfsprocessen beter geanalyseerd kunnen worden. Daarnaast zorgt SAP HANA ervoor dat de applicaties van SAP B1 sneller kunnen presteren.
In de ERP Wijzer vind je een vergelijkingstabel met de meest gebruikte database management systemen op de markt: SAP HANA, Oracle Database en Microsoft Azure SQL.
Sterke en zwakke punten van SAP Business One
Op basis van bijgewoonde demo’s en gebruikersfeedback kunnen we de volgende plus- en minpunten noemen:
Positieve punten:
- Gelet op de behoeften van het mkb, is SAP B1 een vrij complete oplossing. De modules dekken de bedrijfsprocessen van begin tot einde af.
- Je kunt meer bedrijven in SAP B1 toevoegen (multi-company).
- Het pakket heeft een goed ontwikkelde open API , waarmee je allerlei applicaties kunt koppelen. Dit is een belangrijk punt, omdat de meeste bedrijven met verschillende systemen werken waar onderling data worden uitgewisseld. De API is qua technische structuur goed opgebouwd, dus bij een update of nieuwe versie blijft de koppeling werken. De API wordt door SAP zelf onderhouden, dus je hoeft niet zelf te ‘rommelen’ in de database.
Verbeterpunten
- Hoewel het systeem beschikt over een financiële module inclusief boekhouding, zijn de mogelijkheden voor boekhouden beperkt.
- Het klachten- en kwaliteitsbeheer zijn beperkt. In SAP B1 zit namelijk geen kwaliteitsmodule.
- Je kunt basale HRM-gegevens registreren van werknemers, zoals stamgegevens, afwezigheid, opleiding, beoordelingsgesprekken, eerdere dienstverbanden en gewerkte uren. Maar SAP B1 is geen geavanceerd HRM-systeem. Het zijn eigenlijk gekoppelde, eenvoudige tabellen om gegevens te noteren. Voor Belgische bedrijven: er bestaat geen koppeling met een sociaal secretariaat.
- De look & feel kan wat ouderwets aanvoelen voor de generatie die met visueel aantrekkelijke apps en social media is opgegroeid. SAP B1 is een degelijk systeem, maar niet zozeer een aantrekkelijk ogend systeem.
Hoe ziet de toekomst van SAP Business One eruit?
Eind 2026 komt er een webversie (webclient)) aan van SAP B1, waardoor je het ERP in de browser kunt openen. Momenteel kun je SAP B1 in een cloud zetten (private of public), maar dit verloopt nog altijd via een client (bijvoorbeeld remote desktop of Citrix).
De roadmap voor versie 10 loopt tot 2027. In januari 2025 wordt versie 11 gelanceerd, waarmee de support van SAP voor het pakket met vijf jaar wordt verlengd. SAP B1 is een compleet systeem, dus er worden weinig nieuwe functionaliteiten verwacht in de nieuwste versie. Het zal vooral een actualisering en verbetering zijn op het gebied van beveiliging en compatibiliteit. Ook bij wettelijke vereisten moet SAP per land aanpassingen aan de software doen.
Werk je toe naar een softwareselectie, kijk dan ook eens naar het ERP Selectiekompas . Met deze tool specificeer je de bedrijfsbehoeften en criteria voor het nieuwe systeem. Geef je prioriteiten aan, en kom tot een shortlist van geschikte ERP-systemen.