Wat betekent het begrip full user?
Vaak wordt er met full user gerefereerd aan gebruikers die bevoegd zijn om gegevens uit een softwaresysteem te raadplegen en wijzigingen door te voeren. De term staat tegenover de benaming limited user : een gebruiker die het systeem wel kan raadplegen, maar beperkt is in de verwerkingsmogelijkheden. Een strakke afbakening van de twee termen bestaat echter niet. De invulling verschilt per soort software , pakket en leverancier.
Opgelet! Tussen licenties kan er ook nog een verschil gemaakt worden tussen named users en concurrent users. Bij named users worden de licenties gekoppeld aan een specifiek individu, op naam. Dit is een voordeel als medewerkers aparte accounts moeten hebben binnen het software-systeem. Concurrent users is het aantal gebruikers dat tegelijkertijd van de software gebruik kan maken. Dit is weer een voordeel als werknemers afwisselend gebruik maken van de software, en dus een licentie kunnen delen.
Kan een full user bij álle gegevens?
Bovenstaande definitie van de term full user leidt misschien tot de conclusie dat een full user meteen toegang heeft tot alle informatie die in de software opgeslagen staat, maar dat is niet zo. Naast het verschil in full en limited user bestaan er namelijk ook nog autorisaties. HR-medewerkers kunnen bijvoorbeeld allemaal full users zijn, maar zien alleen de gegevens van de werknemers waarvoor ze zelf verantwoordelijk zijn. De persoonsgegevens van werknemers die aan collega’s zijn toegewezen, worden dan beveiligd door middel van toegangscontroles .