WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Supplier Relationship Management (SRM)

Een platform voor SRM helpt bedrijven om de beste aankoopkeuzes te maken

Een portaal voor Supplier Relationship Management (SRM), ook wel leveranciersportaal genoemd, is software die bedrijven helpt hun relaties met leveranciers te onderhouden. Het is de tegenhanger van een portaal voor Customer Relationship Management (CRM). Waar bij CRM de verkoopkansen beheerd worden, wordt er bij SRM gekeken naar waar het beste kan worden ingekocht. Meestal wordt dit portaal gebruikt door bedrijven die zaken doen met veel leveranciers of door overheidsinstellingen. Deze laatste moeten namelijk transparant zijn over de redenen om voor een bepaalde leverancier te kiezen.

supplier relationship management leveranciersportaal

Hoe werkt een leveranciersportaal?

Een portaal voor SRM helpt bedrijven de verschillende mogelijke leveranciers voor een product of dienst automatisch te vergelijken. Hiervoor moeten bestaande en nieuwe leveranciers wel eerst toegang krijgen tot het systeem. Ze moeten dus een gebruikersaccount met wachtwoord krijgen.

Wat bieden de leveranciers aan?

Zodra een leverancier ingeschreven is, kan hij op het portaal aangeven welke diensten of producten hij aanbiedt, of in welke situaties hij het bedrijf kan helpen. Zo kan het bedrijf op het moment dat er iets nodig is filteren op de leveranciers die de specifieke producten of diensten aanbieden. Vaak sturen bedrijven via het leveranciersportaal ook een request for information (RFI) uit. Zo komen ze meteen tot in detail te weten wat elke leverancier te bieden heeft, en kan er later nog specifieker gefilterd worden.

Let op! Elk bedrijf heeft zijn eigen kenmerken, en niet allemaal zijn ze gebaat bij een systeem voor SRM. In de ERP Wijzer 2022 vinden oriënterende projectleiders handvatten om te beslissen of een leveranciersportaal van toegevoegde waarde kan zijn.

Welke leverancier past bij een specifieke uitvraag?

Wanneer een bedrijf één of meerdere producten of diensten nodig heeft, kan het via het leveranciersportaal een request for proposal (RFP) uitsturen. Alle leveranciers die aangegeven hebben deze producten of diensten aan te bieden, krijgen van het platform dan een notificatie dat er een nieuwe uitvraag beschikbaar is. Ze kunnen via dezelfde weg ook de ingevulde RFP terugsturen.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van een leveranciersportaal?

De grootste voordelen van een leveranciersportaal zijn de tijdsbesparing en het feit dat alle informatie centraal opgeslagen wordt. Bedrijven hoeven niet meer elke leverancier afzonderlijk te benaderen om te weten te komen wat ze exact aanbieden op dit moment, en wat de prijs is. Door de antwoorden in hetzelfde systeem te hebben, is de vergelijking ook eenvoudig. Zo kunnen er slimme aankoopbeslissingen gemaakt worden, of samenwerkingen aangegaan worden.

Interessant: bedrijven met heel veel aankoopopties willen soms nog extra parameters vergelijken voordat ze overgaan tot een aankoop. Dit kan bijvoorbeeld gaan over de aankoopgeschiedenis en eerdere ervaringen met de leverancier. In de ERP Wijzer staan verschillende mogelijkheden voor dit soort personalisatie van het SRM-portaal.

In de meeste softwarepakketten voor SRM kunnen leveranciers ook extra opmerkingen toevoegen, zij het bij de RFP zelf, zij het via een aparte module. De opmerking komt bij de aankoopverantwoordelijke binnen in de vorm van een notificatie en/of mail. Deze kan dan meteen vanuit het portaal weer antwoorden op de leverancier. Deze situatie kan zich voordoen wanneer een leverancier twijfelt over welke exacte producten of diensten gewenst zijn. Bijvoorbeeld: een bouwbedrijf vraagt een offerte voor een bestelling van witte verf met nummer 1.0, maar de leverancier heeft de nummers 1.01, 1.02 en 1.03. Dan moet de leverancier weten welk exact product gewenst is. Leveranciers gebruiken de contactmogelijkheden ook vaak om hun extra’s uit te lichten, zoals in het geval van een leverancier van printpapier dat gecertificeerd is volgens de ISO 9706 norm.

Een geïntegreerde module versus een losstaand SRM-systeem

Een SRM-systeem kan losstaand afgenomen worden, maar bedrijven kiezen hier meestal niet voor. Dit komt omdat nadat de leverancierskeuze is gemaakt, alle data overgezet moet worden naar de boekhoudmodule voor de betaling van facturen. Ook andere systemen die van de leveranciersdata gebruik moeten maken, zoals een productiemodule, moeten in dit geval ‘wachten’ tot een medewerker de (product)gegevens over heeft gezet.

In de meeste gevallen wordt een SRM-systeem dus aangeboden als een module binnen het ERP-pakket. Zodra een leverancier gekozen wordt, krijgt deze daar een melding van, en de benodigde betaalgegevens gaan automatisch naar de boekhouding. Ook wordt er meteen aan het ERP-systeem doorgegeven wanneer de producten of diensten geleverd worden of beschikbaar zullen zijn. De documentatie die hierbij gecreëerd wordt, zoals orders en facturen, kunnen door zowel het eigen bedrijf als de betreffende leverancier direct op het portaal geraadpleegd en gedownload worden. Daarnaast is er een vorm van traceerbaarheid. Het portaal houdt gedetailleerd bij wanneer documenten gemaakt, gestuurd en getekend worden. Indien gewenst kan de leverancier ook een traceercode voor de bestelde producten ter beschikking stellen via het SRM-systeem.

Wat kost een leveranciersportaal?

Het totale kostenplaatje van een leveranciersportaal hangt af van verschillende factoren. Om te beginnen is het vaak zo dat de SRM-module maar één van de parameters is die de licentieprijs van een nieuw ERP-systeem bepalen. In deze gevallen is het lastig om exact te zeggen hoe groot het aandeel van de module is in de totale licentieprijs. Wanneer SRM-software apart wordt afgenomen, of achteraf wordt toegevoegd, is de exacte prijs gemakkelijker te achterhalen.

Meestal wordt een SRM-systeem aangeboden in SaaS-vorm. Hierbij kost het systeem gemiddeld genomen zo’n 250-400 euro per maand. Hierin zit meestal een standaard aantal gebruikers inbegrepen (in veel gevallen 5 tot 10 gebruikers). Wanneer er meer gebruikers gewenst zijn, personalisering nodig is of er speciale eisen zijn, zal de prijs stijgen. Bovendien zijn er een aantal extra kosten waarmee altijd rekening moet worden gehouden. In de ERP Wijzer staat een overzicht van deze verborgen kosten.

Welke voordelen biedt het portaal voor de leveranciers zelf?

Een bedrijf gebruikt een SRM-module voor het vereenvoudigen van het leveranciersbeheer, en om leveranciers aan zich te binden. Maar ook leveranciers zelf halen voordeel uit de software. Via het portaal kunnen zij:

  • e-mailnotificaties ontvangen wanneer een bedrijf een product of dienst nodig heeft dat de leverancier aanbiedt;
  • automatisch vanuit het platform reageren op uitvragen, en de historiek raadplegen om een gepersonaliseerde offerte te kunnen uitbrengen;
  • via chat communiceren met het bedrijf in geval van twijfel, een vraag of een concreet voorstel met betrekking tot de uitvraag;
  • de documentatie raadplegen bij een geplaatste bestelling, zoals orders, facturen, contracten en historiek.

Verschillen tussen een CRM- en een SRM-systeem

Zoals vermeld is een SRM-systeem de tegenhanger van een CRM-systeem. Beiden systemen zorgen voor relatiebeheer, maar de soorten partnerships zijn anders. Onderstaande tabel geeft de verschillen tussen beide softwarepakketten schematisch weer:

  CRM SRM
Functies Klantgegevens centraliseren en gebruiksklaar maken Optimaliseren van het aankoopproces door de vergelijking van leveranciers
Communicatiekanalen Sociale media, nieuwsbrieven, e-mail… Telefoon, e-mail of, in het geval van een portaal voor SRM, chat
Doelstelling Potentiële klanten werven en de bestaande klanten binden Leveranciers binden en het aankoopproces versoepelen
Afdelingen die ermee werken Marketing, verkoop, klantenservice en onderhoudsdienst Logistiek, aankoop, verkoop, boekhouding
Soort oplossing Geïntegreerde module in het ERP-systeem of losstaand pakket Webportaal, geïntegreerd in het ERP-systeem of losstaand

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2019, 19 december). Supplier Relationship Management (SRM). ICT Portal. https://www.ictportal.nl/ict-lexicon/supplier-relationship-management-srm