Supplier Relationship Management (SRM)

Een platform voor SRM helpt bedrijven om de beste aankoopkeuzes te maken

Een portaal voor Supplier Relationship Management (SRM), ook wel leveranciersportaal genoemd, is softwareOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken. die bedrijven helpt hun relaties met leveranciers te onderhouden. Het is de tegenhanger van een portaal voor Customer Relationship Management (CRM)Customer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie.. Waar bij CRM de verkoopkansenBij verkoopbeheer, ook wel sales management genoemd, verzamelen en analyseren bedrijven al hun beschikbare verkoopdata. Systemen voor verkoopbeheer worden ingezet voor het beheer van verkoopteams en -kanalen, de optimalisatie van de klantenservice, en de creatie van verkoopstrategieën. Vooral handels- en productiebedrijven maken gebruik van dit soort systemen. beheerd worden, wordt er bij SRM gekeken naar waar het beste kan worden ingekocht. Meestal wordt dit portaal gebruikt door bedrijven die zaken doen met veel leveranciers of door overheidsinstellingen. Deze laatste moeten namelijk transparant zijn over de redenen om voor een bepaalde leverancier te kiezen.

Hoe werkt een leveranciersportaal?

Een portaal voor SRM helpt bedrijven de verschillende mogelijke leveranciers voor een product of dienst automatisch te vergelijken. Hiervoor moeten bestaande en nieuwe leveranciers wel eerst toegang krijgen tot het systeem. Ze moeten dus een gebruikersaccount met wachtwoordIdentity and Access Management is een parapluterm voor het beheer van gebruikers en hun toegangsrechten binnen een (bedrijfs)netwerk. Het idee is hierbij dat een bedrijf de controle kan houden over wie inlogt en bewerkingen doet in de systemen, applicaties, databases etc. Dit kunnen werknemers zijn, maar ook klanten of leveranciers. krijgen.

Wat bieden de leveranciers aan?

Zodra een leverancier ingeschreven is, kan hij op het portaal aangeven welke diensten of producten hij aanbiedt, of in welke situaties hij het bedrijf kan helpen. Zo kan het bedrijf op het moment dat er iets nodig is filteren op de leveranciers die de specifieke producten of diensten aanbieden. Vaak sturen bedrijven via het leveranciersportaal ook een request for information (RFI)Een Request for Information (RFI) is een document waarin een bedrijf leveranciers vraagt om meer informatie omtrent hun dienst of product. Op basis van de antwoorden van leveranciers krijgt het bedrijf een idee van de mogelijkheden bij verschillende partijen. uit. Zo komen ze meteen tot in detail te weten wat elke leverancier te bieden heeft, en kan er later nog specifieker gefilterd worden.

Let op! Elk bedrijf heeft zijn eigen kenmerken, en niet allemaal zijn ze gebaat bij een systeem voor SRM. In de ERP Wijzer 2024De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning met SRM. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. vinden oriënterende projectleiders handvatten om te beslissen of een leveranciersportaal van toegevoegde waarde kan zijn.

Welke leverancier past bij een specifieke uitvraag?

Wanneer een bedrijf één of meerdere producten of diensten nodig heeft, kan het via het leveranciersportaal een request for proposal (RFP)Request for Proposal (RFP) is de Engelse term voor een offerte-aanvraag. De term wordt vooral gebruikt voor offerte-aanvragen met betrekking tot de aankoop van ICT-oplossingen. Om tot een goede beslissing te komen, combineren bedrijven een RFP vaak met een demo (presentatie) van de aangeboden oplossing. uitsturen. Alle leveranciers die aangegeven hebben deze producten of diensten aan te bieden, krijgen van het platform dan een notificatie dat er een nieuwe uitvraag beschikbaar is. Ze kunnen via dezelfde weg ook de ingevulde RFP terugsturen.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van een leveranciersportaal?

De grootste voordelen van een leveranciersportaal zijn de tijdsbesparing en het feit dat alle informatie centraal opgeslagen wordt. Bedrijven hoeven niet meer elke leverancier afzonderlijk te benaderen om te weten te komen wat ze exact aanbieden op dit moment, en wat de prijs is. Door de antwoorden in hetzelfde systeem te hebben, is de vergelijking ook eenvoudig. Zo kunnen er slimme aankoopbeslissingen gemaakt worden, of samenwerkingen aangegaan worden.

Interessant: bedrijven met heel veel aankoopopties willen soms nog extra parameters vergelijken voordat ze overgaan tot een aankoop. Dit kan bijvoorbeeld gaan over de aankoopgeschiedenis en eerdere ervaringen met de leverancier. In de ERP WijzerDe ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning met SRM. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. staan verschillende mogelijkheden voor dit soort personalisatie van het SRM-portaal.

In de meeste softwarepakketten voor SRM kunnen leveranciers ook extra opmerkingen toevoegen, zij het bij de RFP zelf, zij het via een aparte module. De opmerking komt bij de aankoopverantwoordelijke binnen in de vorm van een notificatie en/of mail. Deze kan dan meteen vanuit het portaal weer antwoorden op de leverancier. Deze situatie kan zich voordoen wanneer een leverancier twijfelt over welke exacte producten of diensten gewenst zijn. Bijvoorbeeld: een bouwbedrijfVoor ingenieursbureaus, technisch adviesbedrijven, architecten, vastgoedontwikkelaars, aannemers en andere bedrijven binnen de bouw- en ingenieursbranche zijn sectorspecifieke document management systemen het bekijken waard. Maar welke functionaliteiten zijn van belang? Geven bedrijven binnen de sector vaker de voorkeur aan een sectorspecifiek DMS, of juist vaker aan een standaardpakket? vraagt een offerte voor een bestelling van witte verf met nummer 1.0, maar de leverancier heeft de nummers 1.01, 1.02 en 1.03. Dan moet de leverancier weten welk exact product gewenst is. Leveranciers gebruiken de contactmogelijkheden ook vaak om hun extra’s uit te lichten, zoals in het geval van een leverancier van printpapier dat gecertificeerd is volgens de ISODe ISO-normen zijn internationale standaarden voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen, opgesteld door de International Organization for Standardization. De leden van de ISO zijn afgevaardigden van nationale normalisatie-instituten zoals de Hoofdcommissie voor de Normalisatie van Nederland (NEN), en het Bureau voor Normalisatie in België (NBN). Deze afgevaardigden stellen de ISO-normen in consensus op. Deze overeenstemming wordt opgetekend in een Engelstalig document en te koop aangeboden door de ISO. Nationale organisaties bieden ook vertalingen aan. ISO-normen zijn geen wetten die een bedrijf verplicht moet volgen, maar ISO kan wel een houvast zijn voor het verbeteren van bijvoorbeeld kwaliteitsmanagement (ISO 9001), informatieveiligheidsmanagement (ISO 27001) en milieumanagement (ISO 14001). Er is bovendien ook de mogelijkheid om je te laten certificeren voor één of meerdere ISO-richtlijnen. Deze certificering is een soort keurmerk dat kan helpen bij het overtuigen van potentiële klanten om een bepaald product of dienst aan te schaffen. Zo kan een bedrijf zijn positie op de markt versterken. 9706 norm.

Een geïntegreerde module versus een losstaand SRM-systeem

Een SRM-systeem kan losstaand afgenomen worden, maar bedrijven kiezen hier meestal niet voor. Dit komt omdat nadat de leverancierskeuze is gemaakt, alle data overgezet moet worden naar de boekhoudmoduleDe financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen. voor de betaling van facturen. Ook andere systemen die van de leveranciersdata gebruik moeten maken, zoals een productiemoduleOnder productieplanning wordt verstaan het inplannen van productiewerk op basis van orders of de verwachte verkoop. Deze planning wordt opgemaakt rekening houdend met: aanwezige materialen of hun levertijden, beschikbare werkkrachten, en de productiecapaciteit van mensen en machines. De planning helpt bedrijven om op een geordende en logische manier aan de productie van nieuwe goederen te beginnen. Ook kunnen op basis van deze planning bestellingen voor ruwe materialen gedaan worden, en kan het transport van afgewerkte goederen ingepland worden., moeten in dit geval ‘wachten’ tot een medewerker de (product)gegevens over heeft gezet.

In de meeste gevallen wordt een SRM-systeem dus aangeboden als een module binnen het ERP-pakketEen ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.. Zodra een leverancier gekozen wordt, krijgt deze daar een melding van, en de benodigde betaalgegevens gaan automatisch naar de boekhouding. Ook wordt er meteen aan het ERP-systeem doorgegeven wanneer de producten of diensten geleverd worden of beschikbaar zullen zijn. De documentatie die hierbij gecreëerd wordt, zoals orders en facturen, kunnen door zowel het eigen bedrijf als de betreffende leverancier direct op het portaal geraadpleegd en gedownload worden. Daarnaast is er een vorm van traceerbaarheidTraceerbaarheid, ook wel traceability genoemd, is de mogelijkheid om een element te volgen vanaf zijn ontstaan tot bij de aankomst op de eindbestemming. Zowel op het niveau van praktische bedrijfsactiviteiten, als voor producten en documentbeheer is het een belangrijke functionaliteit. Vandaar dat traceerbaarheidssystemen vaak voorkomen in pakketten voor Enterprise Resource Management (ERP) en in Document Management Systemen (DMS).. Het portaal houdt gedetailleerd bij wanneer documenten gemaakt, gestuurd en getekend worden. Indien gewenst kan de leverancier ook een traceercode voor de bestelde producten ter beschikking stellen via het SRM-systeem.

Wat kost een leveranciersportaal?

Het totale kostenplaatje van een leveranciersportaal hangt af van verschillende factoren. Om te beginnen is het vaak zo dat de SRM-module maar één van de parameters is die de licentieprijs van een nieuw ERP-systeem bepalen. In deze gevallen is het lastig om exact te zeggen hoe groot het aandeel van de module is in de totale licentieprijs. Wanneer SRM-software apart wordt afgenomen, of achteraf wordt toegevoegd, is de exacte prijs gemakkelijker te achterhalen.

Meestal wordt een SRM-systeem aangeboden in SaaS-vormSaaS-licenties zijn licenties die periodiek gefactureerd worden. SaaS staat voor Software as a Service. De leverancier biedt de oplossing dus niet te koop aan, maar factureert voor het gebruik ervan.. Hierbij kost het systeem gemiddeld genomen zo’n 250-400 euro per maand. Hierin zit meestal een standaard aantal gebruikers inbegrepen (in veel gevallen 5 tot 10 gebruikers). Wanneer er meer gebruikers gewenst zijn, personalisering nodig is of er speciale eisen zijn, zal de prijs stijgen. Bovendien zijn er een aantal extra kosten waarmee altijd rekening moet worden gehouden. In de ERP WijzerDe ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning met SRM. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. staat een overzicht van deze verborgen kosten.

Welke voordelen biedt het portaal voor de leveranciers zelf?

Een bedrijf gebruikt een SRM-module voor het vereenvoudigen van het leveranciersbeheer, en om leveranciers aan zich te binden. Maar ook leveranciers zelf halen voordeel uit de software. Via het portaal kunnen zij:

• e-mailnotificaties ontvangen wanneer een bedrijf een product of dienst nodig heeft dat de leverancier aanbiedt;
• automatisch vanuit het platform reageren op uitvragen, en de historiek raadplegen om een gepersonaliseerde offerte te kunnen uitbrengen;
• via chat communiceren met het bedrijf in geval van twijfel, een vraag of een concreet voorstel met betrekking tot de uitvraag;
• de documentatie raadplegen bij een geplaatste bestelling, zoals orders, facturen, contractenContractmanagement, of contractbeheer, is het geheel van contracten afsluiten, beheren en evalueren. Elke stap bestaat op zijn beurt nog uit verschillende onderdelen. Vooral op de tweede stap, het contractbeheer, wordt tegenwoordig meer de aandacht gevestigd, omdat hier snel fouten insluipen. Een goed contract verliest namelijk zijn waarde als het onvoldoende wordt nageleefd. Als een toeleverancier bijvoorbeeld de bouwmaterialen niet op tijd levert, is de consequentie dat de bouwwerkzaamheden moeten worden opgeschort. en historiek.

Verschillen tussen een CRM- en een SRM-systeem

Zoals vermeld is een SRM-systeem de tegenhanger van een CRM-systeem. Beiden systemen zorgen voor relatiebeheer, maar de soorten partnerships zijn anders. Onderstaande tabel geeft de verschillen tussen beide softwarepakketten schematisch weer: