Inhoudsopgave
- Wat is productiesoftware en waarvoor wordt ze gebruikt?
- Maakindustrie versus assemblage
- Koppelingen met andere systemen
- Losstaande versus geïntegreerde software
- Kosten voor een ERP voor de maakindustrie
Productiesoftware in het kort
Met productiesoftware kunnen maakbedrijven een beter zicht houden op hun productieprocessen. De software zorgt voor een nauwgezet toezicht op het te maken product, de machines en mensen die bij de productie betrokken zijn, en op de vooruitgang van productie. Het systeem is vooral gericht op leidinggevenden. Zij kunnen er analyses mee maken van de efficiëntie van de afdelingen, van de wachttijden voor te produceren producten en van de status van orders. Op basis hiervan kunnen zij bijsturen.
Let op! Niet alle ERP-systemen zijn geschikt voor productie. Een algemeen ERP-pakket zal de specifieke bedrijfsprocessen in de maakindustrie niet kunnen ondersteunen. In de ERP Wijzer vindt u een lijst van oplossingen per sector.
Bij de productie van een artikel moet met diverse zaken rekening gehouden worden. Een maakbedrijf kan zomaar 100 verschillende producten in het portfolio hebben zitten. Elk van die producten heeft een ander ontwerp, en er zijn andere grondstoffen nodig voor het maken ervan. Bovendien varieert ook de productietijd per artikel. Een onderneming die elektronica maakt zal er bijvoorbeeld langer over doen om een koelkast te maken dan om een toaster te fabriceren.
Met productiesoftware kan er controle worden uitgevoerd op:
- De productieorders: een productieorder omvat meestal diverse orders voor de onderdelen van het eindproduct. Bij de aanmaak van de order moet er meteen bepaald worden wanneer alle onderdelen gemaakt worden, zodat deze op het juiste moment klaar. Bij de productie van een horloge is het bijvoorbeeld niet logisch om eerst de wijzers te maken. Die worden namelijk pas in een relatief late fase gemonteerd in het uurwerk. Ook de prioriteit van de eindproducten moeten gecontroleerd worden. Als een nieuw klantorder voorrang moet hebben op een order die al eerder geplaatst werd, dan kan dit in het systeem worden aangegeven. Dit kan voorkomen bij speciale klanten, of klanten die meer betalen voor een spoedprocedure.
- De planning en reservering van productiemiddelen: elke machine en iedere werknemer hebben een beperkt aantal beschikbare werkuren, en van materialen of grondstoffen is er maar een bepaalde hoeveelheid aanwezig in het bedrijf. Een voorbeeld: een machine kan maximaal tien uur werken voordat er een pauze ingelast moet worden. Deze pauze duurt twee uur en is nodig om de machine te laten afkoelen. Elke dag moet er ook een half uur aan onderhoud ingepland worden, om na te kijken of de machine nog naar behoren werkt. De productiesoftware moet rekening houden met die geplande downtime. Hetzelfde gebeurt bij personeel. Ook zij hebben hun pauzes nodig, en kunnen maar een bepaalde hoeveelheid werk aan per dag. Het systeem moet dus inzicht krijgen in hun (realtime) taakverdeling, en gevoed worden met informatie over vakantie, ziekte en andere werkonderbrekingen. Deze informatie komt meestal uit het HRM-systeem.
- De werkplekken: veel bedrijven hebben verschillende werkplekken voor de productie van verschillende onderdelen. De assemblage van de motor heeft bijvoorbeeld een andere infrastructuur nodig dan het spuiten van de auto of het op maat snijden en inpakken van een handleiding. Als een werkplek om de een of andere reden niet beschikbaar is, moet dit gegeven zeker meegenomen worden in de productiesoftware. Zo kan er rekening worden gehouden met de beperkingen van een voorlopige werkplek, of kan de planning aangepast worden.
Wat is het verschil tussen productie en assemblage?
Assemblage wordt vaak gezien als een vorm van productie. Dit is niet helemaal correct, al is het verschil soms erg moeilijk te zien. Assemblage is maar één stap van het hele proces om tot een eindproduct te komen (meestal de laatste stap).
Software voor eenvoudige en complexe assemblageprocessen
Het assemblageproces kan eenvoudig of complex zijn. Een eenvoudig assemblageproces kan bijvoorbeeld voorkomen bij een bedrijf dat pakketjes met thee verkoopt. Dit bedrijf koopt diverse soorten thee in, stelt pakketjes samen in een mooie verpakking en verkoopt deze. Hier komt meestal geen specifieke software bij kijken. Bedrijven houden het overzicht via Excel-lijsten of eenvoudige planningtools.
Een complex assemblageproces zien we bijvoorbeeld bij een meubelbedrijf. De onderneming koopt de verschillende onderdelen in (het tafelblad, de poten, de schroeven etc.) en zet daarmee de tafel in elkaar. Het bedrijf zaagt of bewerkt het hout dus niet, maar monteert (diverse soorten) tafels uit losse onderdelen. Toch komt dit proces dichter bij productie dan het voorbeeld van de theepakketten.
Voor bedrijven die aan complexe assemblage doen, is er assemblagesoftware. Dit zijn systemen die vergelijkbaar zijn met productiesoftware. Soms worden zelfs dezelfde systemen gebruikt. Belangrijk is dat de systemen zich baseren op de capaciteit en beschikbaarheid van werknemers en machines. Bovendien kunnen ze rekening houden met complexere factoren, zoals de vochtigheidsgraad van de werkomgeving. Als het op een werkplek te vochtig is, dan kan die niet gebruikt worden voor de assemblage van houten producten.
Let op! Sommige ERP-leveranciers van productiesoftware aanvaarden geen klanten die zich alleen toeleggen op assemblage. Ze vinden de processen te eenvoudig voor hun software. Voor hulp bij de selectie van leveranciers die zich wél toeleggen op de assemblagesector, kunt u contact opnemen met ICT Portal: +31 (0)20 369 0457.
Software voor productieprocessen
Bedrijven die zich met het hele productieproces bezighouden, krijgen met de meest complexe processen te maken. Enkele van de mogelijke activiteiten in deze sectoren zijn: het product ontwerpen; de grondstoffen bewerken; knippen, zagen of snijden; verspanen; frezen; solderen; de afwerking verzorgen; en het product zo assembleren dat het een functioneel en presentabel geheel vormt. De software moet dus rekening houden met alle deelprocessen van de productie.
Gezien de vele verschillen tussen productiebedrijven zijn de softwaresystemen vaak erg flexibel. Sommige bedrijven zullen veel aandacht besteden aan de temperatuur van machines, bij andere is het essentieel goed te controleren hoelang een product in een bepaalde chemische stof gelegen heeft. Al deze informatie helpt bedrijven om een algemeen beeld te krijgen van waar optimalisatie mogelijk is. Bovendien kunnen er zo adequaat productieorders worden aangemaakt en is er traceerbaarheid van de processen. Dit laatste helpt bij het nagaan van de oorzaak van een eventueel probleem.
Een voorbeeld: een farmaceutisch bedrijf moet een heel nauwkeurige controle uitvoeren op de gefabriceerde medicijnen. Productiesoftware kan bijvoorbeeld de samenstelling van de medicijnen controleren, hun receptuur en de veiligheidsvoorschriften.
Welke integraties kunnen er gemaakt worden met productiesoftware?
Productiesoftware is de kern van een maakbedrijf. Echter, de software heeft interactie nodig met systemen voor andere bedrijfsprocessen. Uit deze andere software haalt productiesoftware de data die nodig zijn voor het maken van goede analyses of de bijsturing van productieprocessen.
Waarom koppelen met andere productiemodules?
Het klinkt misschien vreemd om productiesoftware te koppelen met ERP-modules voor productie. Toch is dit gangbaar. Productiesoftware wordt namelijk ingezet om het overzicht te bewaren, en bij te sturen waar nodig. Om de dagelijkse werkzaamheden in goede banen te leiden, worden dan weer specifieke modules gebruikt.
Ten eerste hebben we de productieorders. Deze worden gecreëerd op basis van de te produceren voorraad, of op basis van de klantenbestellingen. Door de integratie met een module voor productieorders zijn in de productiesoftware meteen alle productiedetails voor de order opgenomen. Zo kan er op elk moment gecontroleerd worden of de productie volgens de (klant)instructies verloopt. Als het om eenvoudige productieorders gaat, kan de productiesoftware deze ook rechtstreeks aanmaken, en is een extra geïntegreerde module niet nodig. Soms gebeurt echter helemaal het omgekeerde, en komt er naast de module voor productieorders nog een extra module bij kijken: een CAD-module. In dit geval is de aanmaak van de productieorder zo complex dat gespecialiseerde software nodig is.
Een tweede stap is de productieplanning. Als productiesoftware gekoppeld wordt aan dit specifieke systeem, krijgen leidinggevenden pas een echt goed beeld van de reële voortgang van een proces. Vooral bedrijven die op bestelling produceren hebben hier veel aan. Omdat het steeds om andere producten gaat, komen er regelmatig onverwachte gebeurtenissen voor, of duren taken korter of langer dan gepland. Het is dus interessant als de data uit de productiesoftware meteen vergeleken kunnen worden met de aannames in de planningssoftware. Veel bedrijven die op bestelling produceren werken bovendien op projectbasis. Vandaar dat ook vaak een module of systeem voor projectbeheer aan de productiesoftware wordt gekoppeld.
Als laatste is het belangrijk dat de juiste materialen aanwezig zijn voor de productie. Om dit te controleren baseert productiesoftware zich op stuklijsten en het voorraadbeheer. Een stuklijst laat zien wanneer welke materialen nodig zijn, en in het voorraadbeheer kan gecontroleerd worden of deze materialen besteld moeten worden. Door de integratie kan een inkoper meteen de productiesoftware raadplegen om te kijken wat hij of zij moet bestellen en wanneer het binnen moet zijn. Bij sommige, meer complexe, inkoopprocessen komt hier ook nog een software voor procurement management bij kijken.
Let op! Wanneer een maakbedrijf op projectbasis werkt, is het belangrijk de voortgang van het project goed op te volgen. Tips bij deze opvolging vindt u in de ERP Wijzer.
Waarom koppelen met data-analysetools?
Een productiebedrijf moet de fabricage in goede banen leiden, maar deze ook afstemmen op de klantvraag. Voor dat laatste doet productiesoftware vaak een beroep op data-analysetools, zoals een systeem voor Business Intelligence (BI). Bekende BI-tools zijn Microsoft Power BI en SAP BusinessObjects. Deze systemen baseren zich op de tendensen in klantgedrag en de aankoopgeschiedenis om de vraag te voorspellen. Deze data worden daarbij vergeleken met de productieaantallen van voorgaande jaren. Zo kan bepaald worden of er te veel of te weinig geproduceerd wordt in vergelijking met de (te verwachten) vraag. Ook kan er eventueel bekeken worden hoe de productiecapaciteit op- of afgeschaald moet worden.
BI-tools geven bieden een goed inzicht in trends. Na een aantal jaar zal het systeem bij een kledingproducent bijvoorbeeld geleerd hebben dat retailers vooral de maanden voor de kerst erg veel pyjama’s inkopen. Het is namelijk een typisch kerstcadeautje. Daarnaast kan het systeem zich ook baseren op modetrends, zoals de stof of print die op een bepaald moment erg gewild is. Door een koppeling met de productiesoftware komt deze kennis meteen op de juiste plek terecht. Er kan dan beslist worden om voor die periode meer personeel in dienst te nemen, en bijvoorbeeld extra machines of ruimtes of te huren.
BI kan dus tendensen op lange termijn zien, maar geeft ook data in realtime door. Als de vraag of interesse voor een product op een bepaald moment sterktoeneemt, dan wordt dit meteen opgepikt. Zo kan een productiebedrijf daar snel op inspelen.
Waarom koppelen met magazijnbeheer?
De koppeling met magazijnbeheer helpt productiesoftware om de fabricage steeds beter af te stemmen op de bezettingsgraad en inrichting van het magazijn. Een voorbeeld: een bedrijf dat op grote schaal dierenverblijven produceert, zorgt er steeds voor dat er wat plaats vrij blijft in het magazijn. Als er meer verblijven gemaakt dan verkocht worden, dan hoeft er voor deze producten geen extra opslagruimte worden gehuurd. Om ervoor te zorgen dat er nooit te veel wordt geproduceerd, is het zaak dat de productiesoftware informatie krijgt van het magazijnbeheer. Als het magazijn bijvoorbeeld al voor 85% vol staat, dan zal de productie vertraagd moeten worden. Als het magazijn daarentegen maar voor 30% volstaat, kan de productie opgevoerd worden.
In bepaalde gevallen is de magazijnruimte dezelfde als de productieruimte. Denk bijvoorbeeld aan een bedrijf dat ham droogt, kruidt en/of rookt. Het magazijn is in dit geval ook een koelkamer en/of de plek waar bewerkingen op de ham worden uitgevoerd. Hier overlappen de productiesoftware en het magazijnbeheer elkaar. Mocht een ham slecht worden, is het belangrijk om de data van zowel de ruimte als van de productie te raadplegen. De ham heeft de ruimte niet verlaten, maar het bederf kan zowel aan de ruimte zelf liggen (bijvoorbeeld de vochtigheidsgraad die in een bepaalde hoek niet helemaal juist is), als aan een bewerking (bijvoorbeeld net een andere batch kruiden op die ham gedaan).
Waarom koppelen met controletools?
Productiesoftware wordt hoofdzakelijk ingezet om de maakactiviteiten te monitoren en bij te sturen. Hiervoor moet het systeem gevoed worden met (realtime) data van de werkvloer. Zowel software voor de opvolging van werkzaamheden, voor personeel als die voor machines wordt daarom aan productiesoftware gekoppeld.
Sommige bedrijven maken gebruik van een systeem voor Shop Floor Control (SFC). Dit systeem zorgt er niet alleen voor dat elke werknemer duidelijk is wat zijn taken zijn; het registreert ook of elke taak is uitgevoerd, en waar er eventueel sprake is van vertraging of versnelling. Deze data worden bij een koppeling doorgegeven aan de productiesoftware.
Een ander veelgebruikt systeem is het Manufacturing Execution System (MES). Deze software is vergelijkbaar met SFC, maar is gericht op de machines zelf. De data die erin verzameld worden gaan bijvoorbeeld over de temperatuur van de machines, de hoeveelheid taken die per uur worden uitgevoerd, de vochtigheidsgraad, etc. Door deze data door te zetten naar productiesoftware, kan de fabricage geoptimaliseerd worden. De productie kan bijvoorbeeld worden bijgesteld wegens de downtime van een defecte machine.
Ten slotte kunnen ook data uit een traceerbaarheidsmodule invloed hebben op de productie van nieuwe artikelen. Stel dat een artikel vanwege een onvolkomenheid uit de handel moet worden genomen, dan is de kans groot dat ook de productie (gedeeltelijk) stilgelegd moet worden. Want men zal willen nagaan of het product nog steeds op dezelfde (verkeerde) manier gemaakt wordt. De productie zal tijdens dit onderzoek even stilliggen. Dit is essentiële informatie voor ERP-productiesoftware.
Andere nuttige integraties
In sommige bedrijven is het nodig om nog andere software te koppelen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een facturatiesysteem. Daarmee kan heel nauwkeurig gefactureerd worden voor het aantal uren dat er aan een productieorder is gewerkt. Ook als de materialen veranderd zijn, kunnen de gewijzigde kosten meteen doorgevoerd worden in de prijs – en daarmee op de factuur.
Een andere veelvoorkomende integratie is die met het CRM-systeem. Daarmee ontstaat er een rechtstreekse connectie tussen de bestelling en de productiedetails. Als een klant hier dus later vragen over heeft, dan kan de klantenservice de productiedetails eenvoudig oproepen. Ook als hij of zij een identieke of vergelijkbare bestelling plaatst, is het op deze manier intern eenvoudiger om de productieorders aan te maken.
Losstaand of geïntegreerd in een ERP-pakket: wat is de beste keuze?
Over het algemeen wordt productiesoftware als een module aangeschaft bij de implementatie van een ERP-pakket. Dit heeft als voordeel dat alle bovengenoemde integraties eigenlijk al gebeurd zijn. Maar er zijn ook bedrijven die kiezen voor gespecialiseerde software. Deze keuze wordt meestal gemaakt door bedrijven die heel hoge eisen stellen aan de productiesoftware. Een module in een ERP-pakket zal minder complexe processen aankunnen dan een best-of-breed-oplossing. Het lastige bij gespecialiseerde software is dan weer dat alle koppelingen apart moeten worden gemaakt (met alle kosten vandien).
Wat zijn de kosten voor productiesoftware?
Naast het prijsverschil tussen een ERP-module en een gespecialiseerde software, zijn er nog meer factoren die de prijs van productiesoftware beïnvloeden. Onder andere: het aantal gebruikers, de verdeling tussen full users en limited users, de installatie in de cloud of on-premise, het aantal extra gewenste modules, het aantal koppelingen en de hoeveelheid maatwerk. Bovendien zijn er ook nog verborgen kosten. Meer daarover vindt u in de ERP Wijzer.
Kostenvoorbeeld 1: een bedrijf wilt een ERP-pakket aanschaffen met een productiemodule. Het management wil dit systeem implementeren voor 15 gebruikers (full users). Naast productie moet het ERP-pakket de volgende modules bevatten: financiën, verkoop, inkoop, magazijnbeheer, voorraadbeheer, MRP, projectbeheer en CRM. Zo’n systeem kost gemiddeld € 50.000 voor het eerste jaar. Vanaf het tweede jaar zal het bedrijf jaarlijks 20-30% van dit bedrag betalen voor licenties, onderhoud en ondersteuning.
Kostenvoorbeeld 2: een bedrijf dat aan 3D-printing doet is op zoek naar een best-of-breed-pakket voor de productie. Dit systeem moet op maat worden ingericht, en er moeten een aantal koppelingen tot stand gebracht worden. Voor 25 gebruikers kost zo’n systeem gemiddeld € 15.000 voor het eerste jaar. Vanaf het tweede jaar zal het bedrijf jaarlijks 15-20% van dit bedrag betalen voor licenties, onderhoud en ondersteuning. Dit is goedkoper dan een geïntegreerd systeem, maar houd er rekening mee dat de gekoppelde systemen ook betaald moeten worden. In de praktijk staat naast een gespecialiseerd productiepakket meestal ook een volledig ERP-pakket. Hierdoor liggen de totale kosten heel wat hoger.
Het verschil tussen beide oplossingen is groot – net als de verschillen tussen de wensen en eisen van bedrijven. Het ideale pakket is dus voor elke onderneming anders. Als u nog niet goed weet naar welke (soort) oplossing te kijken, dan kunt u contact opnemen met ICT Portal voor advies: +31 (0)20 369 0457.