EDI (Electronic Data Interchange)

Wat is EDI?

EDI staat voor Electronic Data Interchange. In het kort gezegd zorgt deze technologie ervoor dat communicatie tussen bedrijven gestandaardiseerd wordt en elektronisch verloopt. Vooral bedrijven in de B2B-groothandel en productiesector maken gebruik van EDI-software.

Waarom gebruiken bedrijven EDI?

De standaardisering van communicatie via EDI vermindert de hoeveelheid documenten die heen en weer gestuurd worden. Een boodschap die verstuurd wordt via EDI wordt transactie genoemd. Eén zo’n transactie is voldoende om alle details van een order of factuur duidelijk te communiceren naar de toeleverancier of klant. EDI wordt meestal geïntegreerd in het ERP-systeemEen ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.. Zo kan de orderpickingOrderpicking is het proces waarbij een magazijnmedewerker de artikelen beschreven op een pakbon uit het magazijn haalt en verzamelt. Hierna maakt deze medewerker, ook wel een orderpicker genoemd, de verzameling gereed voor verzending naar klanten of voor intern gebruik. Bovendien moet de orderpicker ook in de voorraad aangeven dat een artikel gepickt is, en wordt hij of zij vaak ingezet voor de ontvangst en de opslag van goederen in het magazijn. meteen van start gaan, of kunnen facturen direct naar de boekhoudingDe financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen. worden doorgestuurd.

Onderstaande video (3.47 min, Engels), maakt duidelijk hoe EDI de externe bedrijfscommunicatie standaardiseert en vergemakkelijkt:

Hoe communiceert EDI?

EDI-software kan vergeleken worden met een telefoon. Om het als communicatiemiddel te gebruiken, is de eerste voorwaarde dat zowel de verzender als ontvanger over de software beschikken. EDI-software staat in principe los van andere software-pakkettenOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken.. Dit betekent dat er ook via EDI kan gecommuniceerd worden tussen bedrijven die een verschillend ERP-systemen gebruiken. Voor de bedrijven zelf is het echter wel belangrijk dat de EDI-software compatibel is met het (bestaande) ERP-systeem. Zo worden de EDI-transacties rechtstreeks opgenomen in het ERP.

Ten tweede moeten ook de opmaak en “taal” van transacties aan bepaalde voorwaarden voldoen. Een combinatie van cijfers en eventueel letters vormen begrijpbare ‘woorden’ en ‘zinnen’ voor EDI-software. Zo zijn bedrijven onafhankelijk van natuurlijke talen. Een kledinghandelaarEen ERP-systeem voor de fashion moet zeker niet té ingewikkeld zijn. Het is een snelle handel en werknemers willen geen tijd verdoen aan een complex systeem. Aan de andere kant moet het ERP wel ingericht zijn voor de specifieke handelsprocessen van de branche. In de ERP Wijzer vindt u verschillende pakketten die specifiek gericht zijn op de fashionindustrie. uit Japan kan via de software zonder problemen aan de slag met de orders van een zakelijke klant in Hongarije.

Wordt EDI alleen voor de inkoop en verkoop gebruikt?

EDI wordt vaak gebruikt door bedrijven die specifiek in de verkoopwereld zitten, maar er kan ook over andere zaken gecommuniceerd worden. Boekhoudkantoren kunnen bijvoorbeeld financiële transacties via de software doen verlopen, en transportbedrijven kunnen douanedocumenten of ontvangstbevestigingen afleverenBedrijven in de logistieke sector ontvangen dagelijks honderden documenten. Het merendeel in papieren formaat. De implementatie van een document management systeem (DMS) wordt dan al snel aantrekkelijk. Maar welk systeem is het meest geschikt voor welk type organisatie? Kan elk DMS worden geïmplementeerd, of is een sector specifieke oplossing een beter idee?. Vooral deze laatste soort documenten worden vaak via integratie ook meteen in het Document Management SysteemVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies? opgenomen.

Is EDI één universele computertaal?

Vaak wordt er met EDI verwezen naar de EANCOM- of EDIFACT-standaard. Deze talen worden gebruikt door EDI-software binnen de handelEen handelsonderneming kiest vaak voor de aanschaf van een systeem voor Enterprise Resource Planning (ERP) dat speciaal gericht is op de handelsactiviteiten zoals orderpicking, magazijnindeling en voorraadbeheer. Voor welke specifieke problemen kan een ERP een oplossing bieden? Welke functionaliteiten zijn essentieel voor de handel? Hoe kan de software bijdragen aan hogere winstmarges?, transport en administratie. Naast EANCOM en EDIFACT bestaan er echter nog heel wat andere standaarden. Zo zijn er bijvoorbeeld HL7 voor de gezondheidszorg en VDA en ODETTE voor de auto-industrie. Let bij de keuze voor EDI-software dus zeker op welke standaarden ondersteund worden.