WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

EDI (Electronic Data Interchange)

Wat is EDI?

EDI staat voor Electronic Data Interchange. In het kort gezegd zorgt deze technologie ervoor dat communicatie tussen bedrijven gestandaardiseerd wordt en elektronisch verloopt. Vooral bedrijven in de B2B-groothandel en productiesector maken gebruik van EDI-software.

Waarom gebruiken bedrijven EDI?

De standaardisering van communicatie via EDI vermindert de hoeveelheid documenten die heen en weer gestuurd worden. Een boodschap die verstuurd wordt via EDI wordt transactie genoemd. Eén zo’n transactie is voldoende om alle details van een order of factuur duidelijk te communiceren naar de toeleverancier of klant. EDI wordt meestal geïntegreerd in het ERP-systeem. Zo kan de orderpicking meteen van start gaan, of kunnen facturen direct naar de boekhouding worden doorgestuurd.

Onderstaande video (3.47 min, Engels), maakt duidelijk hoe EDI de externe bedrijfscommunicatie standaardiseert en vergemakkelijkt:

Hoe communiceert EDI?

EDI-software kan vergeleken worden met een telefoon. Om het als communicatiemiddel te gebruiken, is de eerste voorwaarde dat zowel de verzender als ontvanger over de software beschikken. EDI-software staat in principe los van andere software-pakketten. Dit betekent dat er ook via EDI kan gecommuniceerd worden tussen bedrijven die een verschillend ERP-systemen gebruiken. Voor de bedrijven zelf is het echter wel belangrijk dat de EDI-software compatibel is met het (bestaande) ERP-systeem. Zo worden de EDI-transacties rechtstreeks opgenomen in het ERP.

Ten tweede moeten ook de opmaak en “taal” van transacties aan bepaalde voorwaarden voldoen. Een combinatie van cijfers en eventueel letters vormen begrijpbare ‘woorden’ en ‘zinnen’ voor EDI-software. Zo zijn bedrijven onafhankelijk van natuurlijke talen. Een kledinghandelaar uit Japan kan via de software zonder problemen aan de slag met de orders van een zakelijke klant in Hongarije.

Wordt EDI alleen voor de inkoop en verkoop gebruikt?

EDI wordt vaak gebruikt door bedrijven die specifiek in de verkoopwereld zitten, maar er kan ook over andere zaken gecommuniceerd worden. Boekhoudkantoren kunnen bijvoorbeeld financiële transacties via de software doen verlopen, en transportbedrijven kunnen douanedocumenten of ontvangstbevestigingen afleveren. Vooral deze laatste soort documenten worden vaak via integratie ook meteen in het Document Management Systeem opgenomen.

Is EDI één universele computertaal?

Vaak wordt er met EDI verwezen naar de EANCOM- of EDIFACT-standaard. Deze talen worden gebruikt door EDI-software binnen de handel, transport en administratie. Naast EANCOM en EDIFACT bestaan er echter nog heel wat andere standaarden. Zo zijn er bijvoorbeeld HL7 voor de gezondheidszorg en VDA en ODETTE voor de auto-industrie. Let bij de keuze voor EDI-software dus zeker op welke standaarden ondersteund worden.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 3 januari). EDI (Electronic Data Interchange). ICT Portal. https://www.ictportal.nl/ict-lexicon/edi-electronic-data-interchange