Inhoudsopgave:
- Definitie van een kosten-batenanalyse
- Cases studies van een kosten-batenanalyse
- Stappenplan voor een kosten-batenanalyse
Wat is een kosten-batenanalyse?
Een kosten-batenanalyse wordt gebruikt om na te gaan of de voordelen die een investering teweeg brengt, opwegen tegen de kosten ervan. Deze vergelijking helpt bedrijven om na te gaan of de investering de moeite waard is, en wanneer er een volledige Return On Investment (ROI) kan worden verwacht. Door middel van een kosten-batenanalyse kunnen bedrijven doordachte keuzes maken.
Wist je dat? De eerste persoon die sprak van een kosten-batenanalyse was de Franse ingenieur en econoom Jules Dupuit in 1848. Maar, het was de Britse econoom Alfred Marshall die de term formeel vastlegde in zijn werk.
Praktijkvoorbeelden van bedrijven die een kosten-batenanalyse hebben uitgevoerd
Voor bedrijven die zelf een kosten-batenanalyse willen gaan uitvoeren, is het interessant zich in te lezen in cases. Daarom vindt u hieronder enkele voorbeelden van bedrijven die in bepaalde interessante situaties hebben verkeerd. Zo krijgt u op voorhand een idee van wat mis kan gaan, bij welke punten extra aandacht vereist is, en welke aspecten zeker niet vergeten mogen worden.
Praktijkvoorbeeld van een kosten-batenanalyse met een positieve uitkomst
Een constructiebedrijf met 120 werknemers overweegt een systeem voor documentbeheer aan te schaffen. Er is in de organisatie nog geen systeem aanwezig om documenten op een gestructureerde manier te beheren. Zoals elk bouwbedrijf heeft de organisatie enorm veel documenten te beheren. Er is een grote database waarin deze documenten centraal opgeslagen staan. De hoeveelheid documenten, en hun verschillende versies, zorgen er echter voor dat het vinden van de juiste informatie een enorme klus is.
Het bedrijf berekent dat, wanneer 50 werknemers het DMS-pakket zouden gaan gebruiken, het vrijwel zeker is dat de investering terugverdiend wordt. Dit komt vooral omdat het zoeken naar informatie aanzienlijk kan worden verkort. Nu verliezen werknemers gemiddeld 20 minuten per dag met deze taak. Wanneer het juiste document in enkele seconden gevonden wordt, zou dit een kostenbesparing betekenen van maar liefst 130.000 euro per jaar. (Cijfer gebaseerd op 220 werkdagen per jaar.)
Deze besparing klinkt veelbelovend, maar moet natuurlijk wel tegen de kosten van het systeem worden afgegezet. Het eerste jaar vindt de grootste investering plaats. De implementatie bestaat uit een aantal kostenposten, zoals de bedrijfsspecifieke inrichting, eventueel maatwerk, integraties, consultancy, training, installatie, eventuele aankoop van hardware, etc. Daarnaast moeten de licenties, het onderhoud en de ondersteuning betaald worden. De manier waarop deze laatste kosten betaald worden, hangt af van het gekozen licentiemodel. Een bedrijf dat de software volledig aankoopt en host op de eigen servers, zal het eerste jaar ook de gehele licentiekosten betalen. Vanaf het tweede jaar worden alleen de kosten voor onderhoud van de software en ondersteuning betaald. Een bedrijf dat de software host op een externe server en afneemt in SaaS-vorm, betaalt elke maand of jaar voor licenties, hosting, onderhoud en ondersteuning.
Naast de basiskosten moet er ook rekening mee worden gehouden met een uitbreiding van het functionaliteitenpakket. Een andere extra kostenpost kan zijn dat in een later stadium meer mensen toegang moeten krijgen tot het systeem. De keuze en implementatie van een DMS-pakket kost bovendien tijd, en dus loonkosten.
Het constructiebedrijf zal nu dus gaan kijken naar de Total Cost of Ownership (TCO) van het gewenste systeem. Als de totale kosten het eerste jaar bijvoorbeeld 80.000 euro bedragen, en de daarop volgende jaren zo’n 20-30% van dat bedrag betaald moet worden, is de balans positief. De besparing van 130.000 euro is namelijk groter dan de investering. Als het gekozen systeem echter 120.000 euro kost, is het verschil al veel minder groot, en kan er getwijfeld worden over de rentabiliteit van de investering.
| Kosten-batenanalyse van een DMS-pakket bij een constructiebedrijf | |
|---|---|
| Implementatie van de software | -45.000€ |
| Licenties, onderhoud en ondersteuning | -20.000€ |
| Consultancy | -7.500€ |
| Training | -7.500€ |
| Benodigde hardware (nieuwe server, computers, virtual machine etc.) | -5.000€ |
| Totale kostenreductie door tijdwinst (zoeken, automatisatie van processen etc.) | +130.000€ |
| Resultaat | +45.000€ |
Het is niet alleen belangrijk te weten wat er bespaard zal worden met de oplossing. Een bedrijf moet zich er ook van verzekeren dat er op het juiste moment budget beschikbaar is voor de investering. De hoogte van dit budget zal voor elk bedrijf anders zijn. Een consultant van het kenniscentrum EKCIT kan u telefonisch helpen om oplossingen te vinden die binnen het eigen budget passen: +31 (0)203690457.
Praktijkvoorbeeld van een kosten-batenanalyse met een negatieve uitkomst
Een NGO zoekt een systeem voor Customer Relationship Management (CRM). Er bestaan echter niet zo veel pakketten specifiek ingericht voor deze sector. Daarom dat veel NGO’s algemene pakketten aanschaffen, die ze vervolgens (laten) aanpassen aan hun specifieke situatie.
De aanpassing van een bestaand CRM-systeem is niet per se een groot nadeel of kostenpost. Er bestaan CRM-pakketten die in hoge mate personaliseerbaar zijn en die gebruikt kunnen worden voor verschillende soorten klanten en processen. Maar, de NGO moet wel goed bestuderen wat de exacte situatie op dit moment is, en hoe de gewenste toekomstige situatie eruit ziet. Hoe gedetailleerder deze procesplanning gebeurt, hoe beter het systeem gepersonaliseerd kan worden. Bijgevolg zal ook de investering sneller de moeite waard zijn.
In deze situatie had de NGO alleen rekening gehouden met de actuele werkprocessen, en niet met hoe ze in de toekomst efficiënter zouden kunnen werken. Dit resulteerde erin dat het bedrijf de bestaande processen kopieerde in de nieuwe software, zonder te kijken naar optimalisatie van deze processen (bijvoorbeeld doordat bepaalde stappen in het proces kunnen worden vereenvoudigd, of zelfs overgeslagen). Er werd dus weinig tot geen tijdwinst geboekt, met als gevolg een systeem dat niet rendabel was. Naast het gebrek aan tijdwinst, was er in dit geval ook flink geïnvesteerd in het personaliseren van de software. Voor 7 gebruikers investeerde het bedrijf in het totaal 10.000 euro gedurende het eerste jaar, en 2.000-3.000 euro in de daarop volgende jaren. Deze investering woog niet op tegen de besparingen op werkuren.
Met een kleine aanpassing had dit scenario wel tot een rendabele investering kunnen leiden. Stel bijvoorbeeld dat het bedrijf de werkprocessen had herzien, en deze herziene versie had ingericht in de nieuwe software. Dan was er met de implementatie van dezelfde software wél een reële tijdwinst geboekt. Als de 7 gebruikers ook hier, zoals in bovenstaand voorbeeld, 20 minuten per dag aan werktijd zouden winnen, zou de NGO tussen de 25.000 en 30.000 euro per jaar hebben bespaard. (Cijfer gebaseerd op 220 werkdagen per jaar.)
Stappenplan om een kosten-batenanalyse uit te voeren
Voordat er beslist wordt over de aanschaf van een softwareoplossing is het belangrijk goed zicht te hebben op drie zaken:
- de actuele bedrijfsprocessen;
- het doel van de investering;
- het beschikbare budget.
Het is ook belangrijk om te bepalen of de implementatie van de nieuwe software voor het hele bedrijf van belang is, of juist de bedrijfsprocessen binnen één specifieke afdeling zal optimaliseren. Denk bij dit laatste aan een boekhoudpakket, DMS voor kwaliteitsbeheer, salarisverwerkingssoftware of pakketten voor voorraadbeheer (voor logistieke bedrijven). Er is op zich niets mis mee om een pakket aan te schaffen voor een specifiek bedrijfsproces, maar in bepaalde gevallen staat de investering niet in verhouding tot de opbrengsten. Houdt hier dus rekening mee, en bestudeer gedetailleerd alle kosten en baten.
Bij een kosten-batenanalyse worden de volgende stappen gezet:
1) Ontdekken wat de pain is
Een “pain point”, vaak afgekort tot “pain” en “pijnpunt” genoemd in het Nederlands, is hetgeen dat voor moeilijkheden zorgt in een bedrijf. Het kan gaan om handelingen, werkwijzen of automatiseringen die veel tijd in beslag nemen, enorm complex zijn, of voor fouten zorgen. Hierdoor kosten ze het bedrijf meer geld dan zou mogen. Een pain point kan bijvoorbeeld zijn dat een bedrijf erg veel tijd verliest door klantgegevens bij elke interactie met de klant op te zoeken in de dossiers met fysieke inschrijfdocumenten.
2) De huidige situatie bestuderen
Zodra de pijnpunten bekend zijn, moeten er drie zaken bekeken worden:
- Op welke bedrijfsprocessen heeft het pijnpunt invloed?
- Hoe wordt er op dit moment omgegaan met het pijnpunt? (Welke ‘oplossingen’ of werkwijzen worden er nu toegepast?)
- Welke software wordt er al gebruikt binnen het bedrijf?
Tip! Bij deze stap is het erg handig om een IT-blueprint op te stellen. Dit overzicht helpt bedrijven om na te gaan welke automatisering al bestaat voor bedrijfsprocessen, en welke functionaliteiten of pakketten nog ontbreken. In de ERP Wijzer 2023 vinden oriënterende projectleiders handvatten om deze blauwdruk op te stellen.
3) Verschillende mogelijkheden vergelijken
Wanneer alle informatie over de huidige situatie op papier staat, is het tijd om te kijken naar hoe de optimalisatie vorm kan krijgen. Over het algemeen zijn er vier mogelijkheden voor deze optimalisatie:
- De bedrijfsprocessen aanpassen: soms komt een bedrijf na een grondige analyse tot de conclusie dat een aanpassing van de bedrijfsprocessen voldoende is om de pain weg te werken.
- De bestaande software uitbreiden met bepaalde functionaliteiten: in bepaalde gevallen kan er nieuwe functionaliteit worden toegevoegd die het pijnpunt wegwerkt. Dit voorkomt extra implementatiekosten.
- Een nieuw softwarepakket aankopen: soms is noch de aanpassing van de bedrijfsprocessen, noch de uitbreiding van bestaande software een optie, of is dit niet voldoende. In dit geval moet er gekeken worden naar de aanschaf van een nieuw pakket. Dit pakket moet helemaal passen bij de wensen en eisen van het bedrijf. Om er zeker van te zijn dat de juiste match wordt gemaakt, kunnen bedrijven beroep doen op de kosteloze selectie van EKCIT. Het kenniscentrum EKCIT helpt u bij het selecteren van drie geschikte pakketten, die aansluiten bij de specifieke bedrijfssituatie. Hiervoor kan telefonisch contact op worden genomen met het kenniscentrum via het nummer: +31 (0)203690457.
- Niets doen: af en toe is het gewoon niet de moeite waard om bedrijfsprocessen aan te passen, een extra functionaliteit af te nemen of een heel nieuw pakket aan te schaffen. Dit zijn meestal gevallen waarin de pain niet groot genoeg is, of waarin er echt geen budget beschikbaar is.
Wanneer een bedrijf verschillende mogelijkheden vergelijkt, is het essentieel om op te schrijven welke optie het beste is voor elk pijnpunt. Noteer hierbij ook de voor- en nadelen van elk scenario. Bovenstaande mogelijkheden zijn de meest voorkomende opties, maar er kunnen andere mogelijkheden zijn voor een specifieke situatie. Zo kunnen bepaalde diensten ook geoutsourced worden (bijvoorbeeld als de pain bij de salarisverwerking ligt).
Interessant: bij het bestuderen van oplossingen voor een bepaald pijnpunt, komt een bedrijf in contact met verschillende mogelijke partners. Vaak weten organisaties niet goed hoe deze gesprekken het beste kunnen worden gevoerd. Daarom heeft EKCIT het Premium Digiboek 'Help! We krijgen zo een demo' opgesteld. Met deze publicatie weten projectleiders zeker dat ze niets over het hoofd zien tijdens gesprekken met leveranciers.
4) De kosten van verschillende mogelijkheden bestuderen
Wanneer de verschillende mogelijkheden vergeleken worden, zullen bepaalde opties interessanter lijken dan andere. Om objectief te kunnen vergelijken, is het aan te raden een lijst te maken van de kosten van elk mogelijk scenario. Er moet hierbij gekeken worden naar twee soorten kosten:
- Tastbare kosten: deze kosten kunnen in cijfers uitgedrukt worden. In deze categorie bevinden zich kosten zoals die voor hardware, training, licenties, ontwikkeling, onderhoud, ondersteuning, etc.
- Niet-tastbare kosten: deze kosten zijn indirect of kunnen niet in cijfers uitgedrukt worden. Onder niet-tastbare kosten verstaan we bijvoorbeeld de nadelen die ondervonden worden door de ontevredenheid van werknemers of klanten, en door gebrekkige kwaliteit van het eindproduct of de dienst die de klant afneemt.
Let op! Vaak duiken er bij softwareprojecten kosten op die in eerste instantie niet voorzien waren, of die aanvankelijk niet door de leverancier vermeld werden. In de ERP Wijzer is een lijst opgenomen met deze verborgen kosten die kunnen opkomen bij een ERP-traject.
5) De opbrengst van de investering analyseren
Naast de kosten moet er natuurlijk ook gekeken worden naar wat de investering opbrengt. Een kleine investering die (zo goed als) niets opbrengt, is namelijk minder voordelig dan een grote investering die ook veel opbrengt. Ook hier is weer een onderscheid te maken tussen tastbare opbrengst (minder of geen boetes bijvoorbeeld) en niet-tastbare opbrengst (zoals minder frustraties bij werknemers).
Neem bijvoorbeeld een bedrijf in de telecommunicatie. Dit soort bedrijven kan tot wel 2 of 3 selectieprocessen voor nieuw personeel per week uitvoeren. Werknemers moeten hierbij een enorm aantal cv’s doorspitten. Deze moeten ook behandeld en opgeslagen worden volgens het actuele beleid voor gegevensbescherming. Bovendien worden de cv’s vaak ontvangen via verschillende kanalen, zoals LinkedIn, Indeed, Monsterboard of de eigen website. Dan is het soms lastig nog te weten welke cv’s bij welk selectieproces horen.
Zonder automatisering is het zeer waarschijnlijk dat werknemers enorm veel tijd verliezen aan deze administratie. Er zullen ook al snel duplicaten rondslingeren. Zodra dit laatste gebeurt, en het bedrijf weet deze kopieën niet meer te lokaliseren, is er een probleem met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit kan resulteren in hoge boetes. Als de automatisering deze boetes en het tijdverlies kan voorkomen, is de investering de moeite waard.
6) De middelen van het bedrijf bestuderen
Met middelen bedoelen we hier niet alleen de financiële middelen die een bedrijf heeft. Sommige bedrijven hebben namelijk voldoende financieel kapitaal, maar missen de nodige technische kennis of organisatorische capaciteiten om een bepaald project succesvol af te ronden.
Een bedrijf dat voldoende financiële middelen heeft, kan de twee andere vaardigheden natuurlijk als dienst afnemen. In dit geval moeten deze extra kosten wel in de analyse worden opgenomen. Het zou namelijk kunnen dat door deze toevoeging, de baten niet meer opwegen tegen de totale kosten. Wanneer de organisatie van een software-traject uit handen gegeven wordt, komt hier ook nog bij dat het bedrijf toch altijd betrokken blijft. Werknemers zullen sowieso nog tijd moeten vrijmaken om de huidige situatie uit te leggen, feedback te geven over de voorgestelde of ontwikkelde oplossingen, en training te krijgen voor het gebruik van de software.
Ten slotte zijn er ook bedrijven die wel de technische kennis en organisatorische capaciteiten in huis hebben, maar die geen budget vrij kunnen maken voor een (grote) investering. In dit geval zijn er twee opties: wachten en ‘sparen’ tot de investering wel mogelijk is, of hulp vragen bij een bank, investeerder of overheid (in de vorm van een subsidie).
7) Rapporteren en een actieplan opstellen
De laatste stap van de kosten-batenanalyse bestaat uit het opstellen van een rapport met alle verzamelde en geanalyseerde data, en het uitdenken van een actieplan. Als blijkt dat de baten de kosten overstijgen, en het bedrijf is er financieel, technisch en organisationeel klaar voor, kan er van start gegaan worden met het project. Het actieplan bestaat (minimaal) uit de volgende stappen:
-
- Doelen vastleggen: de doelen op zich werden al vastgelegd tijdens de analyse van de pijnpunten. In het rapport is het echter belangrijk dat ze gedetailleerder worden neergeschreven. Ze moeten meetbaar en haalbaar zijn, én een deadline meekrijgen voor de realisatie. Bijvoorbeeld: binnen een half jaar moet de financiële administratie voor 90 procent digitaal verlopen, anders riskeert het bedrijf enorm tijdverlies en eventuele boetes.
- Strategie in detail uitwerken: dit is de weg die het bedrijf zal inslaan om de doelen te behalen. Het kan gaan om een herstructurering, de aanschaf van extra functionaliteiten of de implementatie van nieuwe software. In het geval van de financiële administratie kan dit bijvoorbeeld de implementatie van een systeem voor Electronic Data Interchange (EDI) zijn.
- Specifieke taken uitwerken: er moet vastgelegd worden welke taken uitgevoerd moeten worden. Een van deze taken kan bijvoorbeeld zijn dat er met de huidige leverancier moet worden gepraat om te bespreken hoe de bestaande software uitgebreid kan worden. In dit geval zal de volgende taak bestaan uit een vergelijking met andere leveranciers, die ook extra oplossingen aanbieden. Als er een nieuwe implementatie plaatsvindt, moet er dan weer worden bekeken of er bijvoorbeeld een server aangekocht moet worden, hoeveel licenties nodig zijn, welke andere werkstromen er nog in de software moeten komen etc.
- Gantt-chart opstellen: een Gantt-chart is een interactief schema dat inzage geeft in de tijd die voorzien is voor elke taak. Zo wordt er een visueel beeld gevormd van hoe lang het zal duren om de hele strategie uit te voeren.
- Verantwoordelijken aanduiden: het is (bijna) onmogelijk dat één persoon het hele project draagt. Daarom worden taken vaak verdeeld. Sommige bedrijven gebruiken bij deze taakverdeling de Eisenhower-matrix. Zodra bekend is welke taken gedelegeerd moeten worden, kunnen er verantwoordelijken aangeduid worden op basis van hun vaardigheden.
| Eisenhower-matrix | ||
|---|---|---|
| Dringend | Niet-dringend | |
| Belangrijk | Voer het zelf uit (nu) | Plan het in voor later |
| Niet belangrijk | Delegeer | Annuleer het of stel het uit |