Requirementsanalyse: hoe bepaal je de wensen en eisen voor software?

Inhoudsopgave

1. Definitie
   1. Toepassingen
2. Verschillende analysestappen
   1. Pijn- en verbeterpunten
   2. Ideale situatie
   3. Medewerkers betrekken
   4. Prioriteiten stellen
3. Flexibele requirementsanalyses

Requirementsanalyse in het kort

Bij een requirementsanalyse gaat een bedrijf na welke wensen en eisen het heeft voor het veranderen van bedrijfsprocessen en voor de implementatie van nieuwe softwareOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken.. Hiervoor moeten eerst de bedrijfsprocessen en de verbeterpunten bestudeerd worden. Op basis van de huidige situatie kan er dan gekeken worden wat ontbreekt of anders moet.

ICT Portal kan helpen bij het opstellen van een requirementsanalyse. Meer informatie vind je op deze pagina.

De complexiteit van de analyse zal afhangen van het specifieke verbeterpunt, en van hoe het bedrijf dit wil aanpakken. Een voorbeeld van een verbeterpunt is als er bij een bedrijf geen plaats meer is voor de steeds groeiende papierstapel. In dit geval kan de onderneming aan een digitaliseringsslag denken, waarbij ze naar een paperless officeEen Paperless Office is een kantoor waar geen of zo weinig mogelijk papier gebruikt wordt. De term op zich bestaat al bijna een halve eeuw, maar het laatste decennium brengen meer en meer bedrijven het concept ook daadwerkelijk in de praktijk. Er zitten verschillende voordelen aan een kantoor waar papiergebruik beperkt wordt: minder fysieke ruimte nodig voor opslag; toe werkt. Afhankelijk van het bedrijf zal dit een eenvoudig proces zijn, of zal het veel voeten in de aarde hebben. De requirementsanalyse helpt bedrijven bij het bepalen van de ideale situatie, en is de eerste stap naar het zetten van de juiste stappen. In het Digiboek DigitaliseringMet dit Digiboek vergroot je de kans om een digitaliseringstraject tot een goed einde te brengen. Er worden diverse digitaliserings-scenarios onder de loep genomen. Deze uitgave maakt duidelijk welke stappen je als projectleider moet zetten vóór en tijdens een digitale transformatie. vinden zich oriënterende projectleiders specifieke stappen om te zetten in een digitaliseringstraject.

Om tijd te besparen bij het opstellen van de wensen en eisen voor een softwarepakket, heeft ICT Portal alvast een aantal functionaliteitenoverzichten opgemaakt:

• DMS FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een Document Management Systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende DMS-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken.
• QMS FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een kwaliteitssysteem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende QMS-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken.
• HRM FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een HRM-systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende HRM-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken.
• CRM FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een CRM-systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende CRM-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken.
• Financieel Systeem FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een financieel systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende Finance-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken.
• ERP Handel FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een ERP-systeem voor handelsbedrijven (groothandel, detailhandel, retail en e-commerce). Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende ERP-pakketten. Breng gestructureerd je wensen en eisen in kaart, en maak een doordachte leveranciersselectie.
• ERP Productie FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een ERP-systeem voor productiebedrijven. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende ERP-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken.
• Digital Signage FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een Digital Signage-oplossing. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende narrowcasting-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken.

Waarvoor dient een requirementsanalyse?

Door een requirementsanalyse uit te voeren weet een bedrijf precies op welke punten verbetering mogelijk is. Hierdoor wordt het veel eenvoudiger om een oplossing te vinden. Bovendien ondersteunt de analyse ondernemingen in de verdere stappen van het verbetertraject.

Requirementsanalyses zijn vooral nuttig bij softwaretrajecten. Het gebeurt namelijk vaak dat projectleiders zich laten leiden door alle functionaliteiten die mogelijk zijn, en niet door wat het bedrijf precies nodig heeft. Een requirementsanalyses kan voorkomen dat een te uitgebreid pakket wordt aangeschaft.

De analyse helpt bedrijven ook met een duidelijke communicatie naar de leverancier toe, en bovendien met het budgetbeheer. Heel vaak is het voor de leverancier niet duidelijk dat er nog een aantal verborgen wensen en eisen is, zoals de aanschaf of het huren van een serverEen server dient voor het opslaan, distribueren en verstrekken van informatie. Voor het verstrekken van informatie wordt het model client-server gebruikt. Hierbij vraagt een computer, webpagina of applicatie (de client) de informatie op bij de server. Deze laatste controleert of de client bevoegd is om de informatie te ontvangen.. Zonder requirementsanalyses wordt dit soort zaken nogal eens vergeten te melden, waardoor de leverancier een relatief lage offerte uitbrengt. Het bedrijf is er natuurlijk helemaal blij mee, tot de server ter sprake komt, en er een flinke meerprijs moet worden berekend.

Andere wensen en eisen die vaak over het hoofd worden gezien zijn die voor de diensten na de implementatie van het systeem. Bedrijven gaan er vanuit dat ze updates zullen krijgen, en dat ze met vragen en problemen steeds bij de leverancier terecht kunnen. Dit is gedeeltelijk waar, maar de afspraken moeten wel duidelijk in een Service Level Agreement (SLA)Een Service Level Agreement is een document met afspraken over de servicenormen van een dienst of product. In de ICT-wereld neemt dit document meestal de vorm aan van een formeel contract tussen een implementatiepartner en het bedrijf dat de software afneemt. vastgelegd worden. Hierin wordt beschreven op welke service de klant precies recht heeft, en wat de kosten voor die service zijn.

Wat zijn de verschillende stappen bij een requirementsanalyse?

Bepaal de pijn- en verbeterpunten

De eerste taak bij het maken van een requirementsanalyse is het detecteren en beschrijven van de pijn- en verbeterpunten. Hiervoor moeten de bedrijfsprocessen gedetailleerd in kaart worden gebracht. Dit kan met softwaretools zoals BlueprintDit Digiboek is een handleiding om je bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Dit kan noodzakelijk zijn als jouw organisatie een ICT-traject gaat starten. Een heldere procesbeschrijving is cruciaal voor de procesoptimalisatie. Deze voorbereiding is nodig om succesvol een softwarepakket te implementeren., Data Flow DiagramEen gegevensstroomdiagram (DFD) brengt de gegevensstroom van een proces of systeem in beeld. Het is de meest gebruikte vorm om duidelijk te maken hoe de processen binnen een systeem zich afspelen. en Business Process ModelingDe BPM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een systeem voor Business Process Management. U vindt er onder andere: prijzen, functionaliteiten, een vergelijking van de verschillende formules, tips en belangrijke valkuilen..

Tip! ICT Portal beschikt over een team van specialisten om de requirementsanalyse te vereenvoudigen. Zij kunnen u helpen de processen en de wensen en eisen in kaart te brengen: +31 (0)20 369 0457

Beschrijf de ideale situatie

Zodra de huidige situatie en de verbeterpunten duidelijk zijn, kan het projectteam overgaan tot het bepalen van de ideale situatie. Hierbij hoort ook de strategie om tot deze situatie te komen. Bijvoorbeeld: een bedrijf kan beslissen om een ERP-systeem in fases te implementerenOnderzoek naar de uitkomsten van verschillende implementaties leveren verschillende resultaten op: van gestegen efficiëntie binnen een organisatie, tot kopzorgen door een totaal mislukt project. Maar waarom zijn de resultaten zo verschillend en hoe wordt ERP-software succesvol geïmplementeerd? Wat staat een bedrijf te wachten bij de start van een ERP-implementatietraject? omdat het niet over het budget en/of de medewerkers beschikt om alles tegelijkertijd te veranderen. Bovendien denkt men dat een gefaseerde implementatie de gebruikersadoptieDe implementatie van een DMS in een bedrijf kan een ingewikkelder proces zijn dan het in eerste instantie lijkt. De installatie van de software zelf is niet veel ingewikkelder dan dat van andere bedrijfsoplossingen. De zogenaamde user adoption, of de adoptie door gebruikers, vormt meestal de grootste uitdaging. Welke problemen kunnen zich voordoen en hoe kun je je er als bedrijf tegen wapenen? Hoe creëer je draagvlak onder medewerkers voor het nieuwe DMS? ten goede zal komen. Zo kan een ERP-systeem bijvoorbeeld eerst worden geïmplementeerd bij de financiële afdelingDe financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen., daarna op de productievloerShop Floor Control beheert de verschillende productie- en assemblageprocessen. Het is een term uit de productie, al komt hij ook bij bepaalde handelsbedrijven voor. SFC wordt meestal aangeboden als een module binnen een ERP-systeem. en pas een jaar later voor de klantendienstCustomer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie. en het projectbeheerVoor bedrijven die projectmatig werken is 'flexibiliteit' het kernwoord. Projecten moeten steeds kunnen worden herzien, en het ondersteunende ERP-systeem moet deze herzieningen kunnen verwerken. Welke mogelijkheden biedt dit soort pakketten voor projectmanagement?.

Betrek de medewerkers

Niemand weet beter wat er op de werkvloer gebeurt als de werknemers die er dagelijks op actief zijn. Zij zijn degenen die verbeterpunten het eerste zien. Vandaar dat leidinggevenden hen vanaf het begin zouden moeten betrekken bij het maken van de requirementsanalyse. Projectleiders kunnen bijvoorbeeld gesprekken voeren met de key usersKey users zijn die personen binnen een bedrijf die een beslissende rol hebben bij de keuze voor nieuwe software en de implementatie hiervan. Key users staan vaak aan het hoofd van de afdelingen die de verandering van software zullen merken. Door deze personen aan te duiden verzekert een bedrijf zich ervan dat de betrokkenen inspraak hebben. van het nieuwe systeem.

Leg de prioriteiten vast

Zodra duidelijk is wat de verbeterpunten zijn, en hoe werknemers en leidinggevenden hieraan een mouw willen passen, moet er nagegegaan worden wat de prioriteiten zijn. Niet alle functionaliteiten of modulesEen modulair softwarepakket is een systeem dat bestaat uit verschillende modules met specifieke functionaliteiten. Bedrijven kunnen de modules kiezen die ze nodig hebben. Zo betalen ze alleen voor wat ze daadwerkelijk zullen gebruiken. Modules kunnen zowel over algemene als erg specifieke functionaliteiten beschikken, bijvoorbeeld gericht op een bepaalde sector. Met modulaire software kunnen bedrijven per afdeling bekijken welke functionaliteiten nodig zijn. Zij kunnen ervoor kiezen om alle gewenste modules (voor alle afdelingen) meteen vanaf de start te implementeren, of om ze stapsgewijs aan te schaffen. Als het bedrijf groeit, kunnen er eenvoudig nieuwe modules bijgekocht worden. Een modulair pakket is dus schaalbaar. Vaak kiest men ervoor om de implementatie in fases te laten verlopen. Hierbij worden de modules geïmplementeerd naargelang hun prioriteit. Zo kan het bedrijf sneller van start met de belangrijkste modules van het pakket. zijn namelijk even belangrijk. Een bedrijf wil niet te veel geld of tijd kwijtraken aan zaken die niet essentieel zijn, of die pas in een latere fase relevant worden. Om te bepalen wat de prioriteiten zijn, kunnen bedrijven gebruik maken van diverse methodes, onder andere de MoSCoW-methodeDe MoSCoW-methode helpt projectleiders die zich oriënteren op een nieuw softwaresysteem om prioriteiten te stellen. De medeklinkers van dit acroniem staan voor de verschillende soorten wensen en eisen die een bedrijf zou moeten onderscheiden, namelijk must-have, should-have, could-have en won’t-have. De methode werd in 1994 bedacht door Dai Clegg. en de Eisenhower-matrix.

Hoe flexibel moet een requirementsanalyse zijn?

Een requirementsanalyse is een dynamisch proces dat niet op voorhand helemaal vastligt. Een bedrijf dat bijvoorbeeld begint aan de analyse in maart, kan zich in mei in een (lichtelijk) andere situatie bevinden. Vooral bij langer durende projecten is er een risico dat de wensen en eisen veranderd zijn op het moment dat de software geïmplementeerd moet worden. Vandaar dat veel bedrijven kiezen voor projectmethodesProjectmanagement, of projectbeheer, is het geheel dat leidt naar de succesvolle uitvoering van elk soort project. De term kan echter op verschillende manieren worden opgevat. Aan de ene kant bestaan er erg concrete software of modules, die bedrijven helpen met de praktische uitvoering van een project. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een bouwbedrijf dat vaak op verschillende werven (projecten) tegelijkertijd aan het werk is. Hierbij is de status van het project belangrijk, de voortgang en planning, of er nog binnen het projectbudget gewerkt wordt, etc. Aan de andere kant is er ook een meer theoretische benadering van projectbeheer, de projectaanpak. Dit laatste is een verzameling van methodes om een project (bijvoorbeeld een ICT-project binnen een bedrijf om een bedrijfsproces te optimaliseren) succesvol te plannen en uit te voeren. In dit artikel focussen we op de projectaanpak. Zoekt u naar meer praktische informatie, dan kunt u het artikel over software voor projectbeheer lezen. zoals AgileAgile is een software-ontwikkelingsmethode waarbij een project wordt opgedeeld in kleinere stukjes, die in verschillende fases worden uitgevoerd. Eerst wordt er een vereenvoudigde versie geïmplementeerd. Vervolgens worden per fase verbeteringen aangebracht en functionaliteiten toegevoegd. of ScrumScrum is een methode die gebruikt wordt voor software-implementaties, gebaseerd op de populaire agile-methode. Bij scrum wordt er gewerkt in implementatiefases die 1 tot 4 weken duren, ook wel sprints genoemd. Elke sprint levert een afgewerkt geheel op, bijvoorbeeld de implementatie van workflows voor uitgaande facturen. Een nieuwe sprint begint zo gauw de vorige afgerond is. Soms worden de verschillende sprints aan verschillende, specifieke teams uitbesteed.. Deze methodes bieden de mogelijkheid om snel bij te sturen op basis van de veranderde requirementsanalyse.

De bedrijfssituatie hoeft niet per se te veranderen voor het ontdekken van nieuwe wensen en eisen. Vaak merken bedrijven in gesprekken met leveranciers dat er toch nog andere verbeterpunten zijn, of dat ze met bepaalde functionaliteiten een behoorlijke verbeteringslag kunnen maken. Let hierbij wel op: de leverancier is natuurlijk happig op het verkopen van een groot pakket. Zorg er dus voor dat de Return On Investment (ROI)De Return On Investment (ROI) meet de verhouding tussen de kosten en de baten van een investering in software. Door middel van een ROI-berekening kan een bedrijf nagaan hoeveel tijd er nodig is om de gemaakte kosten terug te verdienen. van deze nieuwe modules of functionaliteiten voldoende is.