WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

DMS-leveranciers: op welke verschillen let je bij het maken van een selectie?

Wie zich verdiept in de wereld van DMS-leveranciers, ziet al snel dat het landschap erg versnipperd is: van de hobby-IT’er met een tooltje voor het opstellen van een standaardbrief, tot multinationals met enorm complexe pakketten voor document management. Allemaal presenteren ze zich als ‘de beste in hun veld’. Maar wat betekent dit? Hoe weet je of een leverancier inderdaad aanbiedt wat het bedrijf nodig heeft?

Prioriteiten voor documentbeheer

Er bestaat niet zoiets als één topleverancier voor alle bedrijven. Door de grote verschillen tussen bedrijven kan niemand een Het beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs?pakket aanbieden dat op álle vlakken perfect presteert, én binnen alle budgetten valt. Bovendien heeft ook elke organisatie andere wensen en eisen wat betreft de dienstverlening.

prioriteiten implementatiepartners dms

Voordat er een DMS-leverancier gekozen wordt, is het dus belangrijk om de specifieke wensen en eisen van het bedrijf vast te leggen. Deze taak is echter niet eenvoudig. Door de vele mogelijkheden voor Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?documentbeheer zien veel projectleiders door de bomen het bos niet meer. Om bedrijven op weg te helpen, heeft EKCIT de Het DMS Functionaliteitenoverzicht bundelt alle mogelijke DMS-functionaliteiten in één overzicht. De Premium Paper bevat checklists, waarin bedrijven digitaal hun DMS-eisen kunnen aanvinken, en prioriteiten kunnen aangeven. De ingevulde lijsten helpen bij een doordachte leveranciersselectie.Premium Paper DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld. Voor deze checklist zijn de functionaliteiten van 65 verschillende DMS-pakketten bestudeerd en gebundeld. Bedrijven kunnen erin aangeven welke functionaliteiten gewenst zijn en welke prioriteit ze hebben. 

Tip! Wanneer bedrijven wensen en eisen opstellen, doen ze dit meestal om tot een pakketkeuze te komen. Daarna kijken deze organisaties naar de keuze voor een leverancier van dit pakket (oftewel een implementatiepartner). Dit is een slimme zet, want regelmatig verschillen meerdere partners die hetzelfde pakket aanbieden onderling heel erg. Ze bieden bijvoorbeeld een heel andere doorontwikkeling van functionaliteiten (Een add-on is een extra hardware– of softwarecomponent die aan een informatiesysteem gekoppeld wordt om de capaciteit of het rendement van dit systeem te verbeteren. De term wordt wel eens gebruikt om te refereren aan hardware, zoals bij de uitbreiding van het RAM-geheugen van een computer. Toch komen we meer add-ons tegen in de softwarewereld, waar er ook regelmatig over add-in gesproken wordt.add-ons) aan, of hebben totaal verschillende branchekennis. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer staan veelvoorkomende valkuilen die tijdens keuzemomenten ontweken moeten worden.

Welke verschillen bestaan er tussen DMS-leveranciers?

Zodra de wensen, eisen en prioriteiten duidelijk zijn, kan een projectleider op zoek gaan naar de leverancier met het meest geschikte pakket en met een aanpak die goed aansluit bij de organisatie. Deze zoektocht is vaak een grote uitdaging. Met een beetje geluk stuit de projectleider op internet op bepaalde lijstjes van DMS-leveranciers. Bij deze lijstjes moet echter bedacht worden:

  • Is deze lijst ook relevant voor ons bedrijf?
  • Zijn dit inderdaad de beste aanbieders op de markt voor onze situatie?
  • Passen deze aanbieders bij onze bedrijfsgrootte?
  • Hebben zij relevante branchekennis?
  • Is de lijst op een onafhankelijke manier opgemaakt? Of heeft de leverancier die bovenaan staat hem zelf gemaakt, of voor die hoge positie betaald?
Het onafhankelijke kenniscentrum EKCIT kan bedrijven helpen om deze obstakels en gekleurde informatie te overwinnen. Via telefonisch contact kan het kenniscentrum onderzoeken welke leveranciers het beste aansluiten bij de specifieke situatie waarin u of uw bedrijf zich bevindt: +31 (0)20 3690457.

Leverancier voor een simpele oplossing

Niet elk bedrijf heeft behoefte aan een enorm uitgebreid pakket, dat ingewikkelde Een workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer.workflows aankan en bijvoorbeeld een Samen met de groeiende noodzaak om alle bedrijfsdocumenten digitaal bewerkbaar te hebben, nemen ook de mogelijkheden voor OCR toe. Met OCR-technologie kunnen documenten geconverteerd worden naar een werkbaar digitaal formaat. Het programma wordt ook wel optische tekenherkenning genoemd. Sommige leveranciers bieden losse pakketten aan, andere hebben een OCR-module in hun DMS-pakket. Weer andere bedrijven hebben scanners met OCR ontwikkeld.OCR-functionaliteit heeft. Sommige organisaties hebben voldoende aan een basissysteem waarmee kantoordocumenten goed In de meeste DMS-pakketten zijn er functionaliteiten opgenomen om de vindbaarheid van documenten te verbeteren. De meeste systemen laten zowel quick browsing (verkennen in de mappenstructuur) als een full search toe. Bij een full search wordt een zoekterm vergeleken met de metadata, inhoud en comments van een document. Dit is meestal wat er bedoeld wordt als er over de zoekfunctie gesproken wordt. DMS-leveranciers bieden bijna allemaal een gespecialiseerde zoekfunctie aan. In de DMS Wijzer staat een overzicht van systemen met de zoekmachines die ze gebruiken.vindbaar, bewerkbaar en Bedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is.archiveerbaar zijn. Als er meerdere mensen aan documenten werken, kan ook Wanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden.versiebeheer interessant zijn. Maak het echter zeker niet te ingewikkeld. Een pakket dat een te grote jas is, zal al snel resulteren in onnodig hoge De prijs van systemen voor documentbeheer kan erg verschillen. Sommige bedrijven willen graag een overzichtelijk pakket. Daarbij heeft een beperkt aantal gebruikers toegang tot basisfunctionaliteiten. Multinationals met diverse vestigingen kiezen daarentegen vaker voor een geavanceerd DMS op maat. Een bedrijf dat nog veel met papieren documenten werkt, moet eerst alle documenten digitaliseren. Dit is een arbeidsintensief proces, omdat de documenten meestal handmatig zullen moeten worden ingescand. Een professionele multifunction-scanner kost ongeveer €1000,-. Een bedrijf dat al gebruik maakt van een DMS, is gewend aan digitaal werken. Een migratie naar een ander systeem zal daardoor ook vlotter verlopen.kosten. Daarnaast zijn deze uitgebreide systemen vaak niet de eenvoudigste om mee te werken. In dit geval voldoet een leverancier die de basisfunctionaliteiten van DMS aanbiedt. En hoe eenvoudiger, duidelijker en intuïtiever het pakket is, des te hoger de De implementatie van een DMS in een bedrijf kan een ingewikkelder proces zijn dan het in eerste instantie lijkt. De installatie van de software zelf is niet veel ingewikkelder dan dat van andere bedrijfsoplossingen. De zogenaamde user adoption, of de adoptie door gebruikers, vormt meestal de grootste uitdaging. Welke problemen kunnen zich voordoen en hoe kun je je er als bedrijf tegen wapenen? Hoe creëer je draagvlak onder medewerkers voor het nieuwe DMS?gebruikersadoptie van het nieuwe pakket is onder de medewerkers.

Keuze leverancier op basis van investeringsmogelijkheden

Bij de selectie van een DMS-leverancier is het ook belangrijk te kijken naar het beschikbare budget van het bedrijf. Er bestaan leveranciers met pakketten voor budgetten van Wanneer een kleine organisatie problemen ondervindt met document management, wordt er in eerste instantie meestal gekozen voor een gedeelde netwerkschijf. Zo hoeven documenten niet meer na elke verandering per e-mail worden doorgestuurd. Daarnaast zijn ook gratis platformen zoals Dropbox of Google Drive populaire tools om te kunnen samenwerken in documenten. Maar na een tijdje merken bedrijven dat een gedeelde netwerkschijf of gratis platform hun problemen niet helemaal wegneemt. Er is bijvoorbeeld geen versiebeheer en elke werknemer heeft zijn eigen manier van opslaan. Zo blijft de grote hoeveelheid documenten die worden opgeslagen een chaos. Dan wordt duidelijk dat een uitgebreider systeem voor documentbeheer een betere optie is.kleine, Kleine en middelgrote bedrijven worden vaak geschaard onder de term MKB. Op het vlak van document management verschilt een middelgrote onderneming echter wezenlijk van een kleiner bedrijf. Een middelgrote organisatie met een groeiende hoeveelheid bedrijfsdocumenten, ervaart meer complexe documentstromen en werkt meestal met een groter aantal verschillende documenttypes. Bepaalde middelgrote organisaties hebben al strategieën en software voorhanden om deze uitdagingen aan te gaan, maar met deze 'eilandjes' aan software wordt niet altijd de gewenste tijdbesparing behaald. Bedrijfsleiders zoeken dus naar een totaaloplossing die de gewenste functionaliteiten combineert. Deze totaaloplossing kan gevonden worden in een document management systeem. Een vergelijking tussen verschillende DMS-pakketten voor middelgrote organisaties is te vinden de DMS Wijzer 2020.middelgrote en De hoeveelheid documenten en documentstromen waarmee grote bedrijven werken, verplicht hen om hoge eisen te stellen aan documentbeheer. Deze eisen kunnen heel uiteenlopend zijn. Er bestaat niet één DMS-formule voor alle grote organisaties. Toch komen een aantal van dezelfde DMS-eisen regelmatig terug: Wetgeving en normen naleven. Alle soorten bedrijven krijgen met normen en wetgeving te maken, maar vooral de grote spelers hebben hulp nodig van software om al deze regelgeving na te kunnen leven. Een DMS is bijvoorbeeld een hulpmiddel om een ISO-certificering te behalen. Deze software gebruikt namelijk vaste templates voor het uitschrijven van de verplichte bedrijfsprocedures en -workflows. Bovendien zorgt het DMS er voor dat deze vastgelegde procedures en workflows strikt gevolgd worden. Let wel op: een pakket dat ISO-gecertificeerd is, draagt die certificering niet rechtstreeks over op het bedrijf. Een bedrijf moet altijd zelf een certificeringstraject doorlopen.grote organisaties. Daarnaast bestaan er ook binnen deze categorieën nog onderverdelingen. Het kan goed zijn dat implementatiepartner A en B hetzelfde pakket aanbieden, maar dat A geen projecten aanneemt bij bedrijven die minder jaaromzet hebben dan bijvoorbeeld 20 miljoen euro per jaar.

In welke niche is de leverancier sterk?

De basis van het DMS-pakket is bij veel leveranciers gelijk, maar bijna allemaal zijn ze daarnaast sterk in een bepaalde niche en bijbehorende functionaliteiten. De ene leverancier heeft bijvoorbeeld jarenlange ervaring met alles wat bij archivering van informatie komt kijken, en heeft juridische experts op het gebied van archiefbeheer in dienst. De andere leverancier is dan weer een absolute specialist in samenwerkingstools voor CAD staat voor Computer Aided Design. Met een CAD-programma kunnen, met behulp van de muis of een tekenpen, digitale technische tekeningen worden gemaakt. CAD wordt in veel sectoren gebruikt: van de architectuur tot de autobouw (automotive).CAD-documenten. Nog een derde zal misschien uit de printing/scanning-branche komen, en daardoor enorm sterk zijn in digitalisering door middel van Optical Character Recognition (OCR).

Het is vaak belangrijk om op de shortlist leveranciers te hebben staan die echt gespecialiseerd zijn in de desbetreffende niche. Een advocatenkantoor dat een klantenportaal zoekt, kan in de eerste plaats een leverancier op het oog hebben die gespecialiseerd is in allerlei samenwerkingsportalen. Maar, als deze partner vervolgens niet bekend is met juridische en confidentiële documenten, bestaat de kans dat er IT-security is het geheel van beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat bedrijfsinformatie beschermd wordt. Hiervoor worden verschillende soorten technologie gebruikt. Het kan gaan over de beveiliging van digitale data, maar ook van data op fysieke dragers (die met technologische middelen beschermd worden). beveiligingsproblemen opduiken, of dat er bewerkingen worden uitgevoerd die niet legaal zijn.

Wat is het belang van sectorkennis?

Branchekennis is vaak een van de belangrijkste eisen die projectleiders stellen aan aanbieders van DMS-systemen. De leverancier heeft dan vaker met dit bijltje gehakt bij vergelijkbare projecten. Om het systeem optimaal in te richten, is het bijvoorbeeld belangrijk dat een leverancier snapt hoe een zorgdossier wordt opgesteld, of welke betrokken (externe) partijen meewerken aan een technische Voor ingenieursbureaus, technisch adviesbedrijven, architecten, vastgoedontwikkelaars, aannemers en andere bedrijven binnen de bouw- en ingenieursbranche zijn sectorspecifieke document management systemen het bekijken waard. Maar welke functionaliteiten zijn van belang? Geven bedrijven binnen de sector vaker de voorkeur aan een sectorspecifiek DMS, of juist vaker aan een standaardpakket?bouwtekening. In bepaalde sectoren worden er bovendien specifiekere criteria gesteld aan een DMS. Het is dus handig als de leverancier ervaring heeft, en dus kant-en-klare branchesoftware “van de plank” kan pakken, en deze vrij snel kan Het is van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken. Dit is de enige manier om het project te laten slagen en om meer effectieve documentprocessen te creëren. Betrokkenheid en participatie van medewerkers is daarbij erg belangrijk. Er is een verandering op komst, die hun dagelijkse manier van werken sterk zal beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om ook tijdens de implementatie een aantal zogenaamde key users te betrekken bij het proces. Key users zullen actief gebruik maken van het systeem en kunnen worden ingezet om collega’s te helpen en te enthousiasmeren voor de veranderingen die op stapel staan. Tijdens de implementatie kunnen gebruikers bijvoorbeeld worden geïnterviewd, zodat er tijdens de implementatie nog bepaalde wensen kunnen worden doorgevoerd.implementeren. Zo voorkomt een bedrijf dat het opnieuw het wiel moet gaan uitvinden.

Tip! Branchekennis is maar één van de ‘checks’ die een bedrijf zeker moet uitvoeren bij het kiezen van de juiste DMS-leverancier. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer staan nog 4 andere zaken die zeker nagegaan moeten worden.

Ook spreekt een leverancier met de juiste branchekennis vaak “dezelfde taal”, waardoor veel begrippen en werkwijzen voor beide partijen gesneden koek is. Ten slotte zijn ook verbeteringen die de leverancier aan een DMS-pakket worden uitgevoerd, allemaal indachtig deze specifieke sector. Dit komt omdat deze branchespecifieke leverancier veel meer klanten heeft in deze sector, en die dus allemaal dezelfde sectorbehoeften en -problemen hebben. Wat vaak echter over het hoofd gezien wordt, zijn factoren die niet direct aan één sector te koppelen zijn. Indirect komen ze wel voor in de bedrijfsactiviteiten:

documentbeheer eisen branche

Aan de andere kant: wat ook vaak vergeten wordt, is dat bedrijven niet alleen een Er bestaan DMS-pakketten specifiek voor een bepaalde sector of bedrijfsactiviteit. Dit zijn de zogenoemde verticale systemen (verticals in het Engels). Daartegenover staan de horizontale oplossingen. Die zijn voor een breder publiek ontworpen, maar hebben meestal nog wel een zekere mate van personalisatie nodig. De selectie van het meest geschikte DMS kan sterk van invloed zijn op het bedrijfssucces, omdat er met de software behoorlijke tijd- en kostenbesparingen worden behaald.DMS voor sectorgebonden documenten nodig hebben, maar ook de algemene kantoordocumenten erin kwijt willen. Veel leveranciers zullen de focus leggen op hun expertise in bijvoorbeeld het borgen van zorgdocumenten of CAD-documenten. Maar, zijn ook de bestuursdocumenten goed terug te vinden? Is de In de meeste DMS-pakketten zijn er functionaliteiten opgenomen om de vindbaarheid van documenten te verbeteren. De meeste systemen laten zowel quick browsing (verkennen in de mappenstructuur) als een full search toe. Bij een full search wordt een zoekterm vergeleken met de metadata, inhoud en comments van een document. Dit is meestal wat er bedoeld wordt als er over de zoekfunctie gesproken wordt. DMS-leveranciers bieden bijna allemaal een gespecialiseerde zoekfunctie aan. In de DMS Wijzer staat een overzicht van systemen met de zoekmachines die ze gebruiken.zoekfunctie even sterk voor het vinden van beleidsnotities en notulen van vergaderingen? Worden ook deze documenten adequaat gearchiveerd? Kunnen er workflows ingericht worden die sterk verschillen van de specifieke workflows die branche gerelateerd zijn?

Voor welke ondernemingen is maatwerk interessant?

Sommige bedrijven hebben erg specifieke processen. Dit resulteert erin dat zelfs sectorgerichte functionaliteiten niet voldoen. In dit geval zijn leveranciers interessant die gericht zijn op echt maatwerk. Zijn bieden meestal een standaardbasis aan, maar bouwen en programmeren hierop verder met een klantspecifieke ontwikkeling.

Tip! Denk goed na over of maatwerk nodig is, en of de De Return On Investment (ROI) meet de verhouding tussen de kosten en de baten van een investering in software. Door middel van een ROI-berekening kan een bedrijf nagaan hoeveel tijd er nodig is om de gemaakte kosten terug te verdienen.Return On Investment (ROI) positief uitkomt. Maatwerkpakketten kunnen een bedrijf veel opbrengen, maar kunnen ook juist een onnodige extra kosten met zich meebrengen.

Niet elke leverancier kan maatwerk aanbieden. Alleen een leverancier die hierin gespecialiseerd is en goed meedenkt met de klant, kan de meest passende oplossing vertalen naar softwaremaatwerk. Wat de meeste leveranciers wel sowieso kunnen aanbieden zijn andere koppelingsmethodes om systemen aan “elkaar te knopen”, zoals Een Application Programming Interface (API) maakt de interface tussen systemen mogelijk. De tool zorgt ervoor dat verzoeken van de ene applicatie efficiënt worden gecommuniceerd naar de andere applicatie. De verzoekende applicatie krijgt vervolgens toegang tot informatie of functionaliteit van de andere applicatie.API’s en communicatie via EDI staat voor Electronic Data Interchange. In het kort gezegd zorgt deze technologie ervoor dat communicatie tussen bedrijven gestandaardiseerd wordt en elektronisch verloopt. Vooral bedrijven in de B2B-groothandel en productiesector maken gebruik van EDI-software.EDI. Ook is het vaak mogelijk om functionaliteiten uit te breiden naar de eigen wensen. Deze methodes zijn vaak goedkoper, maar elk bedrijf moet beoordelen in hoeverre ze de echte noodzaak afdekken.

Beperkt de partner zich tot documentbeheer?

In sommige gevallen is het interessant als de DMS-leverancier niet uitsluitend een pakket voor documentbeheer aanbiedt. Bepaalde bedrijven hebben baat bij een partner die meteen een hele IT-infrastructuur kan opzetten voor alle bedrijfsapplicaties. Doordat ze op hetzelfde (cloud)platform draaien, kunnen facturen dan bijvoorbeeld meteen vanuit de workflow in het DMS doorgezet worden naar de De financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen.boekhouding en automatisch betaald worden. Soms is het zelfs interessant wanneer documentbeheer deel is van een groter project voor Een ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.Enterprise Resource Planning (ERP) bij dezelfde partner.

Er zitten ook nadelen aan een leverancier die zich niet beperkt tot DMS. Het gezegde ‘schoenmaker blijf bij uw leest’, is hier zeker van toepassing. Het komt namelijk nog wel eens voor dat deze totaalleveranciers minder gespecialiseerd zijn in het documentbeheer zelf. Meer voor- en nadelen van een partner die breder kijkt dan het pure documentbeheer staan in de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer.

Is de geografische locatie van de leverancier nog belangrijk?

In het tijdperk van Bedrijfsdocumenten bevatten vaak gevoelige informatie, waardoor de optie voor een document management systeem in de cloud soms met argusogen wordt bekeken. De plek waar deze content wordt opgeslagen is namelijk van cruciaal belang. Deze opslagplek hangt af van de manier waarop het DMS wordt geïnstalleerd. Een documentbeheersysteem kan op de servers binnen de eigen organisatie of in de cloud geïmplementeerd worden. Er zijn daarbij drie verschillende mogelijkheden: private cloud, public cloud en hybrid cloud.cloud-oplossingen en werken op afstand, lijkt de nabijheid van een leverancier van triviaal belang. In grote mate is dit inderdaad waar. Toch spelen een aantal locaties nog een rol van betekenis.

De locatie van de softwareontwikkeling

De locatie waar de software verder ontwikkeld wordt, is voor bepaalde bedrijven erg belangrijk. Soms doen implementatiepartners dit zelf (in Nederland of België). In andere gevallen zijn ze afhankelijk van de ontwikkelingen die vanuit het moederbedrijf komen, in bijvoorbeeld de Verenigde Staten. In het eerste geval hebben eindklanten (het bedrijf dat het DMS afneemt) meestal meer directe invloed op de ontwikkelingen van nieuwe functionaliteiten of updates. In het tweede geval wordt de input van eindklanten in Nederland en België vaak minder direct gebruikt voor doorontwikkeling (Roadmap). Bij ontwikkeling in het buitenland kan ook de wachttijd van releases oplopen. Nieuwe functionaliteiten of updates worden namelijk vaak eerst beschikbaar voor het klanten in het moederland.

De locatie waar de helpdesk zich bevindt

Deze locatie is voor de meeste bedrijven van essentieel belang. Een helpdesk in India of Canada bevindt zich namelijk in een heel andere tijdzone. Hierdoor kan de wachttijd voor het oplossen van problemen oplopen. Een probleem dat om 9 uur ‘s ochtends in Europa gedetecteerd wordt, kan misschien pas een halve werkdag later worden opgepakt, omdat de helpdesk dan pas aan de slag gaat. Het kan handig daarom zijn als er ‘s nachts ook ondersteuning is. Vooral in sectoren waarin 24/7 wordt gewerkt, wordt daarom vaak gekozen voor een helpdesk met diverse vestigingen in verschillende tijdzones.

De locatie waar de servers staan

De serverlocatie is een belangrijk aspect voor Europese bedrijven. De De General Data Protection Regulation (GDPR), of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een uniforme Europese wet die de bescherming van persoonsgegevens verzekert. Ze overschreef op 25 mei 2018 de nationale privacywetten, zoals de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) legt namelijk erg strenge regels op voor het verwerken van persoonsgegevens. De meeste documenten die in een DMS worden beheerd, bevatten persoonlijke gegevens. Hoewel de AVG niet letterlijk vastlegt dat de gegevens opgeslagen moeten worden in Europa, zijn datacenters buiten deze zone vaak niet ingericht conform deze wetgeving. Daarom ook dat grote namen zoals Amazon, of Microsoft steeds meer datacenters in Europa inrichten.

Tips voor gesprekken met leveranciers

Zodra er een selectie gemaakt is van goede opties, kan er overgegaan worden tot het inplannen van demo’s, presentaties en gesprekken. Deze gesprekken zijn van enorm belang voor het verdere verloop van het DMS-traject, en kunnen het slagen ervan sterk beïnvloeden. Om projectleiders te ondersteunen bij deze cruciale gesprekken, heeft EKCIT de De Premium Paper "Help! We krijgen zo een demo!" is bedoeld ter voorbereiding op toekomstige leveranciersgesprekken, en geeft praktisch tips om het meeste te halen uit productdemonstraties. Dit kennisdocument is ontstaan uit eerdere ervaringen van verschillende projectleiders.Premium Paper Help! We krijgen zo een demo! uitgewerkt. Hierin staan de zaken die organisaties absoluut niet moeten vergeten voor, tijdens en na gesprekken met DMS-leveranciers. De Premium Paper helpt projectleiders en werkgroepen om het maximale te halen uit productdemonstraties en overlegmomenten met leveranciers.

Tip! Praat ook met referenties van de leveranciers, en vraag vooral naar de service na de implementatie. Soms denken leveranciers bijvoorbeeld prima mee vóór de implementatie, maar is de service een stuk minder na het zetten van een handtekening.

Lees verder:

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 5 Gemiddeld: 5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2019, 28 juni). DMS-leveranciers: op welke verschillen let je bij het maken van een selectie? Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-leveranciers