Wie zich verdiept in de wereld van DMS-leveranciers, ziet al snel dat het landschap erg versnipperd is: van de hobby-IT’er met een tooltje voor het opstellen van een standaardbrief, tot multinationals met enorm complexe pakketten voor document management. Allemaal presenteren ze zich als ‘de beste in hun veld’. Maar wat betekent dit? Hoe weet je of een leverancier inderdaad aanbiedt wat het bedrijf nodig heeft? Hoe pak je een DMS-selectie precies aan?
Prioriteiten voor documentbeheer
Er bestaat niet zoiets als één topleverancier voor alle bedrijven. Door de grote verschillen tussen bedrijven kan niemand een pakket aanbieden dat op álle vlakken perfect presteert, én binnen alle budgetten valt. Bovendien heeft ook elke organisatie andere wensen en eisen wat betreft de dienstverlening.
Voordat er een DMS-leverancier gekozen wordt, is het dus belangrijk om de specifieke wensen en eisen van het bedrijf vast te leggen. Deze taak is echter niet eenvoudig. Door de vele mogelijkheden voor documentbeheer zien veel projectleiders door de bomen het bos niet meer. Om bedrijven op weg te helpen, heeft ICT Portal het Digiboek DMS Functionaliteitenoverzicht opgesteld. Voor deze checklist zijn de functionaliteiten van 65 verschillende DMS-pakketten bestudeerd en gebundeld. Bedrijven kunnen erin aangeven welke functionaliteiten gewenst zijn en welke prioriteit ze hebben.
Tip! Wanneer bedrijven wensen en eisen opstellen, doen ze dit meestal om tot een pakketkeuze te komen, dus de selectie van de DMS software zelf. Daarna kijken deze organisaties naar de keuze voor een leverancier van dit DMS-pakket (oftewel een implementatiepartner). Dit is een slimme zet, want regelmatig verschillen meerdere partners die hetzelfde pakket aanbieden onderling sterk van elkaar. Ze bieden bijvoorbeeld een heel andere doorontwikkeling van functionaliteiten (add-ons) aan, of hebben totaal andere branchekennis. In de DMS Wijzer staan veelvoorkomende valkuilen die tijdens keuzemomenten ontweken moeten worden.
Welke verschillen bestaan er tussen DMS-leveranciers?
Zodra de wensen, eisen en prioriteiten duidelijk zijn, kan een projectleider op zoek gaan naar de leverancier met het meest geschikte pakket en met een aanpak die goed aansluit bij de organisatie. Deze zoektocht is vaak een grote uitdaging. Met een beetje geluk stuit de projectleider op internet op bepaalde lijstjes van DMS-leveranciers. Bij deze lijstjes moet echter bedacht worden:
- Zij de leveranciers op deze lijst ook relevant voor ons bedrijf?
- Sluit de software aan op onze situatie?
- Passen de aanbieders bij onze bedrijfsgrootte?
- Hebben zij relevante branchekennis?
- Is de lijst op een onafhankelijke manier opgesteld? Of heeft de leverancier die bovenaan staat de lijst zelf gemaakt, of voor die hoge positie betaald?
ICT Portal biedt tegenwicht tegen de soms ietwat gekleurde informatie van leveranciers. Telefonisch kunnen we vertellen welke leveranciers het beste aansluiten bij de specifieke situatie waarin u of uw bedrijf zich bevindt: +31 (0)20 3690457.
Leverancier voor een simpele oplossing
Niet elk bedrijf heeft behoefte aan een enorm uitgebreid pakket, dat ingewikkelde workflows aankan en bijvoorbeeld een OCR-functionaliteit heeft. Sommige organisaties hebben voldoende aan een basissysteem waarmee kantoordocumenten goed vindbaar, bewerkbaar en archiveerbaar zijn. Als er meerdere mensen aan documenten werken, kan ook versiebeheer interessant zijn. Maak het echter zeker niet te ingewikkeld. Een pakket dat een te grote jas is, zal al snel resulteren in onnodig hoge kosten. Daarnaast zijn deze uitgebreide systemen vaak niet de eenvoudigste om mee te werken. In dit geval voldoet een leverancier die de basisfunctionaliteiten van DMS aanbiedt. En hoe eenvoudiger, duidelijker en intuïtiever het pakket is, des te hoger de gebruikersadoptie van het nieuwe pakket is onder de medewerkers.
Keuze leverancier op basis van investeringsmogelijkheden
Bij de selectie van een DMS-leverancier is het ook belangrijk te kijken naar het beschikbare budget van het bedrijf. Er bestaan leveranciers met pakketten voor budgetten van kleine, middelgrote en grote organisaties. Daarnaast bestaan er ook binnen deze categorieën nog onderverdelingen. Het kan goed zijn dat implementatiepartner A en B hetzelfde pakket aanbieden, maar dat A geen projecten aanneemt bij bedrijven die minder jaaromzet hebben dan bijvoorbeeld 20 miljoen euro per jaar.
In welke niche is de leverancier sterk?
De basis van het DMS-pakket is bij veel leveranciers gelijk, maar bijna allemaal zijn ze daarnaast sterk in een bepaalde niche en bijbehorende functionaliteiten. De ene leverancier heeft bijvoorbeeld jarenlange ervaring met alles wat bij archivering van informatie komt kijken, en heeft juridische experts op het gebied van archiefbeheer in dienst. De andere leverancier is dan weer een absolute specialist in samenwerkingstools voor CAD-documenten. Nog een derde zal misschien uit de printing/scanning-branche komen, en daardoor enorm sterk zijn in digitalisering door middel van Optical Character Recognition (OCR).
Het is vaak belangrijk om op de shortlist leveranciers te hebben staan die echt gespecialiseerd zijn in de desbetreffende niche. Een advocatenkantoor dat een klantenportaal zoekt, kan in de eerste plaats een leverancier op het oog hebben die gespecialiseerd is in allerlei samenwerkingsportalen. Maar, als deze partner vervolgens niet bekend is met juridische en confidentiële documenten, bestaat de kans dat er beveiligingsproblemen opduiken, of dat er bewerkingen worden uitgevoerd die niet legaal zijn.
Wat is het belang van sectorkennis?
Branchekennis is vaak een van de belangrijkste eisen die projectleiders stellen aan aanbieders van DMS-systemen. De leverancier heeft dan vaker met dit bijltje gehakt bij vergelijkbare projecten. Om het systeem optimaal in te richten, is het bijvoorbeeld belangrijk dat een leverancier snapt hoe een zorgdossier wordt opgesteld, of welke betrokken (externe) partijen meewerken aan een technische bouwtekening. In bepaalde sectoren worden er bovendien specifiekere criteria gesteld aan een DMS. Het is dus handig als de leverancier ervaring heeft, en dus kant-en-klare branchesoftware “van de plank” kan pakken, en deze vrij snel kan implementeren. Zo voorkomt een bedrijf dat het opnieuw het wiel moet gaan uitvinden.
Tip! Branchekennis is maar één van de ‘checks’ die een bedrijf zeker moet uitvoeren bij het kiezen van de juiste DMS-leverancier. In de DMS Wijzer staan nog 4 andere zaken die zeker nagegaan moeten worden.
Ook spreekt een leverancier met de juiste branchekennis vaak “dezelfde taal”, waardoor veel begrippen en werkwijzen voor beide partijen gesneden koek is. Ten slotte zijn ook verbeteringen die de leverancier aan een DMS-pakket worden uitgevoerd, allemaal indachtig deze specifieke sector. Dit komt omdat deze branchespecifieke leverancier veel meer klanten heeft in deze sector, en die dus allemaal dezelfde sectorbehoeften en -problemen hebben. Wat vaak echter over het hoofd gezien wordt, zijn factoren die niet direct aan één sector te koppelen zijn. Indirect komen ze wel voor in de bedrijfsactiviteiten:
Aan de andere kant: wat ook vaak vergeten wordt, is dat bedrijven niet alleen een DMS voor sectorgebonden documenten nodig hebben, maar ook de algemene kantoordocumenten erin kwijt willen. Veel leveranciers zullen de focus leggen op hun expertise in bijvoorbeeld het borgen van zorgdocumenten of CAD-documenten. Maar, zijn ook de bestuursdocumenten goed terug te vinden? Is de zoekfunctie even sterk voor het vinden van beleidsnotities en notulen van vergaderingen? Worden ook deze documenten adequaat gearchiveerd? Kunnen er workflows ingericht worden die sterk verschillen van de specifieke workflows die branche gerelateerd zijn?
Voor welke ondernemingen is maatwerk interessant?
Sommige bedrijven hebben erg specifieke processen. Dit resulteert erin dat zelfs sectorgerichte functionaliteiten niet voldoen. In dit geval zijn leveranciers interessant die gericht zijn op echt maatwerk. Zijn bieden meestal een standaardbasis aan, maar bouwen en programmeren hierop verder met een klantspecifieke ontwikkeling.
Tip! Denk goed na over of maatwerk nodig is, en of de Return On Investment (ROI) positief uitkomt. Maatwerkpakketten kunnen een bedrijf veel opbrengen, maar kunnen ook juist een onnodige extra kosten met zich meebrengen.
Niet elke leverancier kan maatwerk aanbieden. Alleen een leverancier die hierin gespecialiseerd is en goed meedenkt met de klant, kan de meest passende oplossing vertalen naar softwaremaatwerk. Wat de meeste leveranciers wel sowieso kunnen aanbieden zijn andere koppelingsmethodes om systemen aan “elkaar te knopen”, zoals API’s en communicatie via EDI. Ook is het vaak mogelijk om functionaliteiten uit te breiden naar de eigen wensen. Deze methodes zijn vaak goedkoper, maar elk bedrijf moet beoordelen in hoeverre ze de echte noodzaak afdekken.
Beperkt de partner zich tot documentbeheer?
In sommige gevallen is het interessant als de DMS-leverancier niet uitsluitend een pakket voor documentbeheer aanbiedt. Bepaalde bedrijven hebben baat bij een partner die meteen een hele IT-infrastructuur kan opzetten voor alle bedrijfsapplicaties. Doordat ze op hetzelfde (cloud)platform draaien, kunnen facturen dan bijvoorbeeld meteen vanuit de workflow in het DMS doorgezet worden naar de boekhouding en automatisch betaald worden. Soms is het zelfs interessant wanneer documentbeheer deel is van een groter project voor Enterprise Resource Planning (ERP) bij dezelfde partner.
Er zitten ook nadelen aan een leverancier die zich niet beperkt tot DMS. Het gezegde ‘schoenmaker blijf bij uw leest’, is hier zeker van toepassing. Het komt namelijk nog wel eens voor dat deze totaalleveranciers minder gespecialiseerd zijn in het documentbeheer zelf. Meer voor- en nadelen van een partner die breder kijkt dan het pure documentbeheer staan in de DMS Wijzer.
Is de geografische locatie van de leverancier nog belangrijk?
In het tijdperk van cloud-oplossingen en werken op afstand, lijkt de nabijheid van een leverancier van triviaal belang. In grote mate is dit inderdaad waar. Toch spelen een aantal locaties nog een rol van betekenis.
De locatie van de softwareontwikkeling
De locatie waar de software verder ontwikkeld wordt, is voor bepaalde bedrijven erg belangrijk. Soms doen implementatiepartners dit zelf (in Nederland of België). In andere gevallen zijn ze afhankelijk van de ontwikkelingen die vanuit het moederbedrijf komen, in bijvoorbeeld de Verenigde Staten. In het eerste geval hebben eindklanten (het bedrijf dat het DMS afneemt) meestal meer directe invloed op de ontwikkelingen van nieuwe functionaliteiten of updates. In het tweede geval wordt de input van eindklanten in Nederland en België vaak minder direct gebruikt voor doorontwikkeling (Roadmap). Bij ontwikkeling in het buitenland kan ook de wachttijd van releases oplopen. Nieuwe functionaliteiten of updates worden namelijk vaak eerst beschikbaar voor het klanten in het moederland.
De locatie waar de helpdesk zich bevindt
Deze locatie is voor de meeste bedrijven van essentieel belang. Een helpdesk in India of Canada bevindt zich namelijk in een heel andere tijdzone. Hierdoor kan de wachttijd voor het oplossen van problemen oplopen. Een probleem dat om 9 uur ‘s ochtends in Europa gedetecteerd wordt, kan misschien pas een halve werkdag later worden opgepakt, omdat de helpdesk dan pas aan de slag gaat. Het kan handig daarom zijn als er ‘s nachts ook ondersteuning is. Vooral in sectoren waarin 24/7 wordt gewerkt, wordt daarom vaak gekozen voor een helpdesk met diverse vestigingen in verschillende tijdzones.
De locatie waar de servers staan
De serverlocatie is een belangrijk aspect voor Europese bedrijven. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) legt namelijk erg strenge regels op voor het verwerken van persoonsgegevens. De meeste documenten die in een DMS worden beheerd, bevatten persoonlijke gegevens. Hoewel de AVG niet letterlijk vastlegt dat de gegevens opgeslagen moeten worden in Europa, zijn datacenters buiten deze zone vaak niet ingericht conform deze wetgeving. Daarom ook dat grote namen zoals Amazon, of Microsoft steeds meer datacenters in Europa inrichten.
Tips voor gesprekken met leveranciers
Zodra er een selectie gemaakt is van goede opties, kan er overgegaan worden tot het inplannen van demo’s, presentaties en gesprekken. Deze gesprekken zijn van enorm belang voor het verdere verloop van het DMS-traject, en kunnen het slagen ervan sterk beïnvloeden. Om projectleiders te ondersteunen bij deze cruciale gesprekken, heeft ICT Portal het Digiboek Help! We krijgen zo een demo! uitgewerkt. Hierin staan de zaken die organisaties absoluut niet moeten vergeten voor, tijdens en na gesprekken met DMS-leveranciers. Dit Digiboek helpt projectleiders en werkgroepen om het maximale te halen uit productdemonstraties en overlegmomenten met leveranciers.
Tip! Praat ook met referenties van de leveranciers, en vraag vooral naar de service na de implementatie. Soms denken leveranciers bijvoorbeeld prima mee vóór de implementatie, maar is de service een stuk minder na het zetten van een handtekening.