WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

QMS-kosten: wat bepaalt de prijs van een kwaliteitsbeheersysteem?

Veel bedrijven zetten specifiek in op kwaliteitsbeheer. Dit kan zijn omdat ze daartoe verplicht zijn, bijvoorbeeld in sterk gereguleerde sectoren zoals de zorg, farmacie of food – maar steeds vaker is de focus op quality management ook gewoon een doelstelling van het bedrijf. Door specifieke kwaliteitseisen aan hun producten of diensten te stellen, zorgen bedrijven ervoor dat ze hun plaats behouden in een steeds competitievere markt. Een QMS-pakket brengt overzicht in het kwaliteitsbeheer, maar is deze software ook voor elk bedrijf de investering waard? Waar moet je op letten bij de overweging om te investeren in een QMS?

Het leveren van kwaliteit kost geld, het niet leveren van kwaliteit kost kapitalen.

Welk soort kwaliteitsmanagementsysteem wordt geïmplementeerd?

De meeste QMS-pakketten vinden hun oorsprong in Een ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.Enterprise Resource Planning of Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?documentbeheer. Dit heeft invloed op de prijs. Een Kwaliteitsmanagement begint meestal met het kunnen opstellen en raadplegen van documenten. Vandaar dat een QMS eigenlijk niet denkbaar is zonder functionaliteiten als contentcreatie, een zoekfunctie, versiebeheer en autorisaties. Een QMS beschikt daarnaast over aanvullende functionaliteiten, die vaak ook nog eens anders worden ingevuld dan bij een traditioneel DMS.QMS-pakket met een DMS-basis zal goedkoper zijn dan een Het opstellen en beheren van de juiste documenten is geen wondermiddel. En zelfs risico- en incidentmanagement zijn niet voor alle bedrijven voldoende. Vooral bedrijven in de productie-industrie hebben behoefte aan meer fysieke controlemiddelen. Vandaar dat kwaliteitsmanagement vaak in het ERP-systeem wordt ondergebracht. Er zijn veel mogelijke manieren om quality management op te nemen in het ERP-systeem.QMS-pakket met ERP-roots. Ter illustratie twee voorbeelden:

  1. Een bedrijf waarbij 100 gebruikers in het QMS moeten werken en dat kiest voor een QMS met DMS-basis. Dit bedrijf heeft geen heel specifieke eisen. De kwaliteitsdocumenten moeten Wanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden.versiebeheer krijgen, er moet een Een workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer.workflow op worden toegepast en ze moeten juist worden Bedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is.gearchiveerd. Daarnaast zijn er ook werkstromen voor klachten en (bijna-)incidenten, en audits. Voor dit alles zal het bedrijf om en bij de 30.000 euro kwijt zijn voor de implementatie (eenmalig), en zo’n 8.000 euro voor jaarlijkse licentiekosten.
  2. Een bedrijf waarbij 100 medewerkers in het QMS moeten werken, en dat kiest voor een QMS met ERP-basis. Dit bedrijf bevindt zich in een sector waarin QMS de belangrijkste bedrijfssoftware is, zoals een klinisch laboratorium. Dit bedrijf kiest ervoor om het systeem volledig aan te schaffen, want het heeft al veel De hardware van een informatiesysteem is de materiële component, alles wat je fysiek kan aanraken. Voorbeelden hiervan zijn de computermuis, het scherm, het toetsenbord, de processor, de harde schijf etc. Om een informatiesysteem te doen werken, moet deze hardware aangedreven worden door verschillende programma’s, die niet materieel zijn. Zo is er een besturingssysteem nodig (zoals Windows of MacOS), en wordt er vaak extra software geïnstalleerd voor de uitvoering van specifieke taken. Dit kunnen eenvoudige taken zijn zoals tekstverwerking, maar ook video-editing of zelfs de gehele Enterprise Resource Planning.hardware voorhanden. De aanschafprijs van het systeem is voor hen 200.000 euro. Jaarlijks betaalt het bedrijf daarnaast nog zo’n 20.000 tot 30.000 euro voor het onderhoud.
Tip! Behalve van de basis van het pakket, hangen de kosten ook af van het soort en de hoeveelheid functionaliteiten die een bedrijf wil gebruiken. Een pakket met meer en/of specifieke functionaliteiten is duurder dan een pakket met weinig en/of algemene functionaliteiten. In het QMS Functionaliteitenoverzicht kunnen zich oriënterende projectleiders aangeven welke functionaliteiten precies gewenst zijn. Op basis daarvan kan daarna een goede schatting worden gemaakt van wat het pakket gaat kosten.

Hoe specifieker het QMS, hoe groter de investering

Een belangrijke vraag die beantwoord moet worden bij de keuze voor een kwaliteitsmanagementsysteem is: kies ik voor een algemeen pakket of een De term best of breed wordt gebruikt voor software die is ontwikkeld voor de optimalisatie van een specifieke bedrijfsactiviteit. Het gaat om applicaties die gespecialiseerd zijn in een niche, bijvoorbeeld tijdregistratie of traceerbaarheid van ingrediënten of materialen. De term best of feature wordt ook gebruikt voor dit soort software.best-of-breed-oplossing? Dit hangt geheel van het bedrijf en de bestaande hardware- en software-infrastructuur af. Een groot logistiek bedrijf kiest misschien sneller voor een algemeen pakket, gebaseerd op Enterprise Resource Planning (ERP). Dit komt omdat het een groot belang heeft bij één geïntegreerd systeem voor álle bedrijfsprocessen. Anders zou het IT-landschap te versnipperd worden. Het is ook financieel vaak interessanter om één groot systeem aan te schaffen dan diverse kleinere.

qms kosten elementen kwaliteitsmanagement

Aan de andere kant zijn er bedrijven die kiezen voor verschillende best-of-breed-systemen. Dit geldt meestal voor organisaties die zulke strenge en specifieke eisen stellen voor kwaliteitsbeheer, dat een algemeen systeem dit niet kan opvangen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een laboratorium dat specifiek voor een Laboratory Information Management System (LIMS) kiest. Dit soort systemen zijn zo specifiek, dat ze duurder uitvallen dan een algemeen QMS-pakket. Verder moet een bedrijf er ook rekening mee houden dat er naast dit soort systemen op zijn minst nog een Het beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs?documentbeheersysteem en een De financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen.financieel systeem moet komen. Prijsberekeningen voor deze twee systemen vindt u in de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer en in de De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.ERP Wijzer.

Let op! Eén geïntegreerd systeem betekent niet dat er geen specifieke accenten kunnen worden gelegd, zoals op het beheer van een specifieke norm of standaard. Wel is het zo dat bijna elke specifieke aanpassing aan dit systeem maatwerk is. Dit betekent dat de kosten al snel oplopen. Een algemeen systeem aanpassen met maatwerk kan op deze manier uiteindelijk meer kosten dan een best-of-breed-oplossing.

Kies de gebruikersrollen slim

Bedrijven kunnen zo ver gaan als ze willen in kwaliteitsbeheer. Dit geldt met betrekking tot zowel functionaliteiten als gebruikers. Op het eerste gezicht lijkt het misschien alsof elke medewerker een gebruiker moet zijn. Iedereen moet immers toch instructies kunnen lezen, zijn verantwoordelijkheden kennen, (bijna-)incidenten kunnen melden, etc.?

Dat is allemaal waar, maar daarom hoeft nog niet elke medewerker een Vaak wordt er met full user gerefereerd aan gebruikers die bevoegd zijn om gegevens uit een softwaresysteem te raadplegen en wijzigingen door te voeren. De term staat tegenover de benaming limited user: een gebruiker die het systeem wel kan raadplegen, maar beperkt is in de verwerkingsmogelijkheden. Een strakke afbakening van de twee termen bestaat echter niet. De invulling verschilt per soort software, pakket en leverancier.full user te zijn. Voor het raadplegen van verantwoordelijkheden en instructies, het afvinken van een checklist na voltooiing van een taak of het melden van incidenten is een account voor een Over het algemeen wordt met limited user gerefereerd aan gebruikers die software kunnen raadplegen, maar geen (grote) wijzigingen kunnen doorvoeren. Zo kunnen werknemers op de productieafdeling bijvoorbeeld in de module voor Shop Floor Control van het ERP-systeem de productieplanning raadplegen. Soms kan hen ook de mogelijkheid geboden worden om bij het voltooien van bepaalde werkzaamheden hun taak af te vinken. Een full user heeft daarentegen meer rechten en (vaak volledige) bevoegdheden.limited user of zelfs toegang tot een medewerkersportaal voldoende. Zo krijgen alleen die medewerkers die verantwoordelijk zijn voor bijvoorbeeld audits, kwaliteitsplanning, en strategische verbeteringen een volledige Softwarelicenties zijn de wettelijke vastlegging van eigendom van software, of geven de formele toestemming voor het gebruik ervan. De aard van de licenties wordt beschreven in een contract, waarbij de gebruiker instemt met de voorwaarden die vasthangen aan de aankoop of het gebruik van licenties. Deze voorwaarden zijn anders voor elke software, leverancier, gebruikersrol enzovoort. Zo is er bijvoorbeeld een verschil tussen open-source-software en propriëtaire software (eigendomssoftware).licentie. Op deze manier kan er bespaard worden op licentiekosten.

De verborgen kosten van een kwaliteitsbeheersysteem

De meest bekende kosten van een softwaresysteem zijn die van de implementatie (eenmalig) en de periodieke licentie- en/of onderhoudskosten. Toch is het belangrijk te beseffen dat er vaak meer kosten verbonden zijn aan de aanschaf van nieuwe Onder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken.software. Dus ook als het gaat om QMS-pakketten. Dit zijn enkele factoren die een invloed kunnen hebben op de De Total Cost of Ownership (TCO) is het totaal aan kosten dat een product of dienst gedurende de hele levenscyclus of gebruikscyclus met zich meebrengt. Er wordt dus niet alleen gekeken naar de inkoopprijs, maar ook naar bijkomende kosten zoals die voor extra personeel.total cost of ownership (TCO) van een QMS:

  • uitbreiding van de hardware (bij een installatie Letterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers.on-premise)
  • training
  • inrichting (maatwerk) en configuratie van het systeem
  • externe consultant die het implementatieproces begeleidt
  • werkuren van interne projectleiders en werknemers (bijvoorbeeld voor het formuleren van de wensen en eisen, en om het systeem te leren gebruiken)
  • hosting op een externe server.

Niet in alle gevallen zal van al deze kosten sprake zijn, maar de totale projectkosten kunnen toch al snel oplopen. Neem bijvoorbeeld het klinisch laboratorium dat 200.000 euro betaalde voor de aanschaf van het QMS-pakket. Het implementeerde on-premise en kreeg, met uitzondering van hostingkosten, te maken met alle hierboven genoemde extra kosten. Hierdoor kwamen de kosten van het totale project op bijna 1 miljoen euro uit.

Tip! Bij elk bedrijf zijn de verborgen kosten (heel) verschillend. Om een beter idee te krijgen van de te verwachten investering, kan er telefonisch contact opgenomen worden met ICT Portal: +31 (0)20 369 0457.
Beoordeel dit artikel:
Totaal: 3 Gemiddeld: 4.7

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 17 februari). QMS-kosten: wat bepaalt de prijs van een kwaliteitsbeheersysteem? Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/quality-management/qms-kosten