Veel bedrijven zetten specifiek in op kwaliteitsbeheer. Dit kan zijn omdat ze daartoe verplicht zijn, bijvoorbeeld in sterk gereguleerde sectoren zoals de zorg, farmacie of food – maar steeds vaker is de focus op quality management ook gewoon een doelstelling van het bedrijf. Door specifieke kwaliteitseisen aan hun producten of diensten te stellen, zorgen bedrijven ervoor dat ze hun plaats behouden in een steeds competitievere markt. Een QMS-pakket brengt overzicht in het kwaliteitsbeheer, maar is deze software ook voor elk bedrijf de investering waard? Waar moet je op letten bij de overweging om te investeren in een QMS?
Het leveren van kwaliteit kost geld, het niet leveren van kwaliteit kost kapitalen.
Welk soort kwaliteitsmanagementsysteem wordt geïmplementeerd?
De meeste QMS-pakketten vinden hun oorsprong in Enterprise Resource Planning of documentbeheer. Dit heeft invloed op de prijs. Een QMS-pakket met een DMS-basis zal goedkoper zijn dan een QMS-pakket met ERP-roots. Ter illustratie twee voorbeelden:
- Een bedrijf waarbij 100 gebruikers in het QMS moeten werken en dat kiest voor een QMS met DMS-basis. Dit bedrijf heeft geen heel specifieke eisen. De kwaliteitsdocumenten moeten versiebeheer krijgen, er moet een workflow op worden toegepast en ze moeten juist worden gearchiveerd. Daarnaast zijn er ook werkstromen voor klachten en (bijna-)incidenten, en audits. Voor dit alles zal het bedrijf om en bij de 30.000 euro kwijt zijn voor de implementatie (eenmalig), en zo’n 8.000 euro voor jaarlijkse licentiekosten.
- Een bedrijf waarbij 100 medewerkers in het QMS moeten werken, en dat kiest voor een QMS met ERP-basis. Dit bedrijf bevindt zich in een sector waarin QMS de belangrijkste bedrijfssoftware is, zoals een klinisch laboratorium. Dit bedrijf kiest ervoor om het systeem volledig aan te schaffen, want het heeft al veel hardware voorhanden. De aanschafprijs van het systeem is voor hen 200.000 euro. Jaarlijks betaalt het bedrijf daarnaast nog zo’n 20.000 tot 30.000 euro voor het onderhoud.
De pakketkosten hangen ook af van het soort en de hoeveelheid functionaliteiten die je wilt gebruiken. Een pakket met meer en/of specifieke functionaliteiten is duurder dan een pakket met weinig en/of algemene functionaliteiten. In het QMS Functionaliteitenoverzicht kun je een eisenlijst maken en het project afbakenen.
Hoe specifieker het QMS, hoe groter de investering
Een belangrijke vraag die beantwoord moet worden bij de keuze voor een kwaliteitsmanagementsysteem is: kies ik voor een algemeen pakket of een best-of-breed-oplossing? Dit hangt geheel van het bedrijf en de bestaande hardware- en software-infrastructuur af. Een groot logistiek bedrijf kiest misschien sneller voor een algemeen pakket, gebaseerd op Enterprise Resource Planning (ERP). Dit komt omdat het een groot belang heeft bij één geïntegreerd systeem voor álle bedrijfsprocessen. Anders zou het IT-landschap te versnipperd worden. Het is ook financieel vaak interessanter om één groot systeem aan te schaffen dan diverse kleinere.
Aan de andere kant zijn er bedrijven die kiezen voor verschillende best-of-breed-systemen. Dit geldt meestal voor organisaties die zulke strenge en specifieke eisen stellen voor kwaliteitsbeheer, dat een algemeen systeem dit niet kan opvangen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een laboratorium dat specifiek voor een Laboratory Information Management System (LIMS) kiest. Dit soort systemen zijn zo specifiek, dat ze duurder uitvallen dan een algemeen QMS-pakket. Verder moet een bedrijf er ook rekening mee houden dat er naast dit soort systemen op zijn minst nog een documentbeheersysteem en een financieel systeem moet komen. Prijsberekeningen voor deze twee systemen vindt u in de DMS Wijzer en in de ERP Wijzer.
Let op! Eén geïntegreerd systeem betekent niet dat er geen specifieke accenten kunnen worden gelegd, zoals op het beheer van een specifieke norm of standaard. Wel is het zo dat bijna elke specifieke aanpassing aan dit systeem maatwerk is. Dit betekent dat de kosten al snel oplopen. Een algemeen systeem aanpassen met maatwerk kan op deze manier uiteindelijk meer kosten dan een best-of-breed-oplossing.
Kies de gebruikersrollen slim
Bedrijven kunnen zo ver gaan als ze willen in kwaliteitsbeheer. Dit geldt met betrekking tot zowel functionaliteiten als gebruikers. Op het eerste gezicht lijkt het misschien alsof elke medewerker een gebruiker moet zijn. Iedereen moet immers toch instructies kunnen lezen, zijn verantwoordelijkheden kennen, (bijna-)incidenten kunnen melden, etc.?
Dat is allemaal waar, maar daarom hoeft nog niet elke medewerker een full user te zijn. Voor het raadplegen van verantwoordelijkheden en instructies, het afvinken van een checklist na voltooiing van een taak of het melden van incidenten is een account voor een limited user of zelfs toegang tot een medewerkersportaal voldoende. Zo krijgen alleen die medewerkers die verantwoordelijk zijn voor bijvoorbeeld audits, kwaliteitsplanning, en strategische verbeteringen een volledige licentie. Op deze manier kan er bespaard worden op licentiekosten.
De verborgen kosten van een kwaliteitsbeheersysteem
De meest bekende kosten van een softwaresysteem zijn die van de implementatie (eenmalig) en de periodieke licentie- en/of onderhoudskosten. Toch is het belangrijk te beseffen dat er vaak meer kosten verbonden zijn aan de aanschaf van nieuwe software. Dus ook als het gaat om QMS-pakketten. Dit zijn enkele factoren die een invloed kunnen hebben op de total cost of ownership (TCO) van een QMS:
- uitbreiding van de hardware (bij een installatie on-premise)
- training
- inrichting (maatwerk) en configuratie van het systeem
- externe consultant die het implementatieproces begeleidt
- werkuren van interne projectleiders en werknemers (bijvoorbeeld voor het formuleren van de wensen en eisen, en om het systeem te leren gebruiken)
- hosting op een externe server.
Niet in alle gevallen zal van al deze kosten sprake zijn, maar de totale projectkosten kunnen toch al snel oplopen. Neem bijvoorbeeld het klinisch laboratorium dat 200.000 euro betaalde voor de aanschaf van het QMS-pakket. Het implementeerde on-premise en kreeg, met uitzondering van hostingkosten, te maken met alle hierboven genoemde extra kosten. Hierdoor kwamen de kosten van het totale project op bijna 1 miljoen euro uit.
Tip! Bij elk bedrijf zijn de verborgen kosten (heel) verschillend. Om een beter idee te krijgen van de te verwachten investering, kan er telefonisch contact opgenomen worden met ICT Portal: +31 (0)20 369 0457.