WoodWing Xtendis: een enterprise information platform voor complexe documentomgevingen

Door de digitale transformatie fladdert bedrijfsinformatie razendsnel door allerlei applicaties: een e-mail met bijlage, een presentatie delen in Teams, een document bewerken in SharePoint, orders in een ERP-systeem, afspraken in een klantcontactsysteem, tickets in een supportomgeving… Bedrijven kunnen dan een hoge mate van ontevredenheid ervaren als het gaat om performance (“het is sloom en het werkt niet”), usability (“het ziet er niet uit en is gebruiksonvriendelijk”) of wet- en regelgeving (“we kunnen niet voldoen aan de wet”). Dit zijn de momenten waarop WoodWing Xtendis zijn vinger opsteekt.

Inhoudsopgave

1. Introductie WoodWing Xtendis
2. Voor wie geschikt?
3. Specialiteitsgebieden
   1. Document intensieve omgeving
   2. Voldoen aan wet- en regelgeving
   3. Complex IT-landschap
4. Screenshots voor visuele indruk
5. Informatiebeveiliging en compliancy
   1. Beveiliging
   2. Certificaten
   3. Integriteit
   4. Veilig delen
6. Wat zijn de kosten?
7. Concurrenten
8. Implementatie
9. Koppelingen
10. Verschil Xtendis en Scienta
11. Waarom wel of niet Xtendis?
    1. Sterke punten
    2. Verbeterpunten
12. Conclusie

Wat is WoodWing Xtendis?

Xtendis is een Enterprise Information Management (EIM)Enterprise Content Management kan worden gedefinieerd als het systematisch en centraal verzamelen en beheren van bedrijfsinformatie. ECM bestaat uit een combinatie van policies, strategieën en werkwijzen. Software voor ECM zorgt vervolgens voor de praktische uitwerking van de vastgelegde procedures. Voor Enterprise Content Management worden vaak de termen Enterprise Information Management (EIM) en Document Management als synoniemen gebruikt. Toch is er in theorie wel een verschil. Zoals de naam doet vermoeden, zijn Document Management Systemen (DMS) in principe alleen geschikt voor het beheer van traditionele en goed gestructureerde documenten. Denk hierbij aan Word, Pdf en Excel. Door middel van een OCR-functie kan ook de tekst op fysiek papier worden gescand en verwerkt. systeem voor zowel het middenbedrijf als grote multinationals. Xtendis verzamelt, ordent, verrijkt, beheert en distribueert documenten van organisaties in één geïntegreerd ecosysteem. Het systeem is sterk in complexe, grootschalige documentomgevingen.

WoodWing is de leverancier van Xtendis en telt wereldwijd 200 medewerkers. De jaaromzet in 2023 bedroeg 30 miljoen euro. De Xtendis-divisie telt 40 medewerkers, gelijk verdeeld over productontwikkeling, implementatieondersteuning en back-office support.

Voor welke organisaties is deze EIM-oplossing geschikt?

Xtendis is met name geschikt voor bedrijven vanaf 50 medewerkers tot ongeveer 1.000 medewerkers. Het pakket bedient een breed scala aan sectoren. Het systeem gedijt goed in branches waarin informatiebeveiliging en het voldoen aan wet- en regelgeving hoog in het vaandel staan. Dit is het geval bij financiële dienstverleners, zoals banken, verzekeraars, schade afhandelaars en in de pensioenwereld. Maar ook in branches met veel informatiestromen zoals de zorg, bouw, transport, woningcorporaties en telecomproviders.

De eisen die bedrijven aan hun documentbeheeromgeving stellen kunnen erg uiteenlopen. Niet elk systeem is voor elk bedrijf even geschikt. Toch bestaat er een aantal standaardeisen die vrijwel elke onderneming aan een platform moet stellen. Raadpleeg de gratis DMS Wijzer om je goed voor te bereiden.

In welke situaties biedt Xtendis een uitkomst?

Xtendis is in de basis een degelijke DMS-oplossing die bedrijfscontent en -informatie kan beheren. Maar in een aantal specifieke situaties stijgt het pakket boven andere oplossingen uit:

Document intensieve omgeving

Xtendis is geschikt voor bedrijven die op grote schaal documenten beheren. Bedrijven met 5 GB aan documenten zijn geen klanten van Xtendis, dit is geen volume waarbij je tegen uitdagingen aanloopt. Intensief is overigens een relatief begrip en afhankelijk van de grootte van de organisatie: voor een klein bedrijf met vijf werknemers kun je bijvoorbeeld 100.000 documenten al intensief noemen. Dit aantal documenten past niet meer in je Windows verkenner mappenstructuur. Intensief is ook als het niet meer in je SharePoint-omgeving past, bijvoorbeeld bij dossiervorming met een paar miljoen documenten.

Voldoen aan wet- en regelgeving

Voor bedrijven die veel met wet- en regelgeving te maken hebben, kan Xtendis een oplossing bieden. Hoe groter een organisatie wordt, des te lastiger het wordt om werknemers aan te spreken dat ze zaken volgens de regels moeten doen. Documenten worden dus niet meer lokaal op een C-schijf opgeslagen, maar alles wat er in een organisatie beweegt gaat in Xtendis. Het systeem wordt gebruikt door bedrijven die moeten voldoen aan bepaalde ISO-normen, controles krijgen van de bank, te maken hebben met de wet ter voorkoming van witwassen, en audit-plichtige bedrijven.

Complex IT-landschap

Een groot aantal systemen binnen een applicatielandschap maakt een omgeving complex. Kleine bedrijven starten bijvoorbeeld met een financieel systeem, een CRM-oplossing en Outlook. Maar op een gegeven moment groeit een organisatie. Dan komt er een aanmaningssysteem bij, een supportsysteem, klantcontactsysteem, ordermatching systeem, verkoopsysteem, voorraadsysteem, etc. Informatie raakt hierdoor versnipperd, waardoor een bedrijf veel tijd kwijt is om de juiste informatie te vinden. In veel van dit soort applicaties zitten document management functionaliteiten. Xtendis is dus eigenlijk de verzamelbak die alle ongestructureerde content uit alle systemen trekt en die verrijkt met metadata (zoeksleutels koppelt aan documenten) en daardoor informatie vindbaar maakt.

In traditionele document management systemen moet je een document zoeken op de locatie waar het systeem het document heeft neergezet; Xtendis trekt alle bronnen naar zich toe, zodat documenten vindbaar en bruikbaar worden op één plek. Bedrijven met een best-of-breedDe term best of breed wordt gebruikt voor software die is ontwikkeld voor de optimalisatie van een specifieke bedrijfsactiviteit. Het gaat om applicaties die gespecialiseerd zijn in een niche, bijvoorbeeld tijdregistratie of traceerbaarheid van ingrediënten of materialen. De term best of feature wordt ook gebruikt voor dit soort software. IT-landschap hebben dus baat bij Xtendis.

Screenshots: visuele indruk van de gebruikersomgeving

Informatiebeveiliging en compliancy

Beveiliging

Xtendis wordt gebruikt door bedrijven die een hoge mate van informatiebeveiliging behoeven. Het platform heeft 2-factor authenticatie, audit trail (registratie van alle handelingen en mutaties binnen het systeem), geavanceerd rechtenbeheer, encryptie voor het veilig opslaan van bestanden, en andere beveiligingstechnieken.

Er is een aantal procedures nodig die helpen bij het vergroten van de bescherming van data. Vraag de DMS Wijzer aan voor de checklist over databeveiliging in een cloud-DMS.

Certificaten

WoodWing is als leverancier ISO 27001 (informatiebeveiliging) en NEN 7510 (informatiebeveiliging in de zorg) gecertificeerd. Ook heeft het bedrijf een ISAE 3402 Type II verklaring. Deze waarborgt aspecten als risicobeheersing, informatiebeveiliging, privacy, anti-fraude maatregelen en continuïteit. Het datacenter waarin de software en data staan opgeslagen heeft de classificatie TIER3+ (hoogst haalbaar in Nederland; dit betekent een beschikbaarheid van minimaal 99,982%) en is onder andere ISO 27001, ISO 14001 en ISO 9001 gecertificeerd.

Integriteit

Xtendis geeft invulling aan de integriteit van documenten doordat zij alle documenten vastlegt in een niet-manipuleerbaar bestandsformaat. Xtendis is dus geen DMS waarin je gaat samenwerken of waarin je documenten gaat bewerken. Binnen de software is het namelijk uitgesloten dat bestanden worden gewijzigd. Documenten worden nooit overschreven. Het platform checkt alle documenten weer uit naar applicaties waarin je ze wel kunt bewerken, bijvoorbeeld SharePoint of Word. Dit heeft met de wet- en regelgeving te maken. Om met zekerheid te kunnen verklaren dat een document, bijvoorbeeld tien jaar na opslag in het platform, nooit door Xtendis is gewijzigd (waarbij de authenticiteit en integriteit van het document gegarandeerd zijn), is het essentieel dat het platform geen functionaliteiten biedt voor het bewerken van documenten.

Veilig delen

Het platform kan documenten op een veilige manier delen met externen. Je kunt als bedrijf in controle blijven wanneer je het document wilt terughalen als dat nodig is. Hierdoor kun je bestanden in een veilige context delen met de buitenwereld, en hoef je een document niet eerst te downloaden, en vervolgens via een persoonlijke Dropbox te delen met externen.

Wat zijn de kosten van Xtendis?

Een kleine klant betaalt bij WoodWing Xtendis 750 euro/maand. Een grote klant moet denken aan 2.500 euro/maand. Een hele grote klant zal zo’n 10.000 euro/maand kwijt zijn.

De kosten voor Xtendis zijn als volgt opgebouwd:

Het gebruikersmodel is gebaseerd op gelijktijdig gebruik van een licentie. Dit betekent dat je met één licentie een ongelimiteerd aantal medewerkers toegang kan geven, maar met één persoon tegelijkertijd.

Een ander prijselement van je abonnement is de opslag. Deze wordt gemeten in gigabyte, niet in het aantal documenten. De opslag wordt per kwartaal met terugwerkende kracht verrekend.

De documenten zijn op twee manieren te raadplegen: via de interface (gelijktijdig gebruik) en via de API. Je kunt bijvoorbeeld in je ERP-systeem een document opvragen uit Xtendis. Hier merk je als gebruiker niks van, maar op de achtergrond is dat een API-callEen Application Programming Interface (API) maakt de interface tussen systemen mogelijk. De tool zorgt ervoor dat verzoeken van de ene applicatie efficiënt worden gecommuniceerd naar de andere applicatie. De verzoekende applicatie krijgt vervolgens toegang tot informatie of functionaliteit van de andere applicatie.. Het is een toepassing waar je voor betaalt, omdat Xtendis op de achtergrond het documentvolume afhandelt.

En Xtendis is modulair: in de basis is het een document management systeem, maar je kunt functionaliteiten toevoegen, zoals factuurherkenning, een Outlook-integratie, een koppeling met een bepaald systeem, etc. Dit zijn modulaire uitbreidingen.

Mogelijk kosten van je DMS-oplossing

Bekijk de gratis DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. voor de kostenindicator voor documentbeheeroplossingen.

Concurrenten op de markt

Xtendis concurreert vaak met ERP-leveranciers die al binnen zijn bij de klant. De ERP-leverancier adviseert zijn klant om het documentbeheer binnen het ERP-systeem te houden. WoodWing Xtendis redeneert dat je dan binnen de hiërarchie van zo’n ERP-systeem blijft, die denkt vanuit zijn eigen logica (bijvoorbeeld vanuit een klant of order). Xtendis is juist non-hiërarchisch, het wil namelijk informatie uit alle applicaties binnen een bedrijf bundelen.

Een andere concurrent is SharePoint, want dat krijgen bedrijven gratis bij een Microsoft-licentie. SharePoint is echter een samenwerkingsplatform, geen document management systeem. Microsoft positioneert zich wel als documentbeheeroplossing, dus vaak beginnen bedrijven met het inzetten van SharePoint als DMS – maar lopen dan later tegen problemen aan als matige performance of verwijderde bestanden. Xtendis is een logische vervolgstap, want het laat SharePoint in zijn kracht als samenwerkingsplatform terwijl het systeem integreert met alle bronnen waar documenten gecreëerd worden, zoals SharePoint, Teams, Word, Excel en Outlook.

Op het gebied van andere DMS- en EIM-oplossingen zijn spelers als M-files, IBM, OpenTextOpenText Content Suite Platform is de oplossing van OpenText voor document management, of Enterprise Content Management (ECM). OpenText richt zich op het beheren van alle informatie binnen een bedrijf., Hyland AlfrescoAlfresco is het meest gebruikte open source Enterprise Content Management-systeem (ECM) ter wereld. De grote concurrent van closed source pakketten biedt een platform voor organisaties die hun document- en informatiestromen willen rationaliseren. Bedrijven hebben vaak de neiging om de voorkeur te geven aan eigendomsmatige software (propriëtaire software), boven open source alternatieven. De afgelopen tien jaar zijn er echter een aantal serieuze open source DMS-pakketten ontwikkeld. Alfresco is daar een goed voorbeeld van en kan zich meten met de commerciële, betaalde producten. Omdat het gaat om een open source product, kunnen nieuwe functionaliteiten relatief eenvoudig worden geprogrammeerd; intern of met behulp van een gecertificeerde Alfresco-partner. Toch bestaan er alternatieven voor dit systeem die het overwegen waard kunnen zijn. In de DMS Wijzer staat een vergelijking tussen Alfresco en andere software voor documentbeheer. en Onbase de concurrenten.

Vergelijk verschillende (lokale en wereldwijde) spelers die EIM-systemen aanbieden in de DMS Wijzer.

Hoe lang duurt de implementatie?

Xtendis heeft in 2020 besloten dat je het product alleen nog maar als cloud-oplossing kunt aanschaffen. Het datacenter staat in Nederland (Hengelo). De leverancier komt nog wel uit de tijd van on-premise (in 1988 stonden alle bedrijfssystemen lokaal op servers), dus zij heeft nog veel on-premise klanten. Vanaf 2000 is Xtendis al bezig met haar cloud-oplossing en migreert ze haar lokale klanten naar online.

De doorlooptijd van de implementatie is gemiddeld tussen de drie en zes maanden, dat wil zeggen ongeveer twintig tot 50 werkdagen. De implementatie duurt korter (enkele werkdagen) als een bedrijf alleen op technisch vlak met het platform koppelt, en alle documenten via de REST API oproept. Zij duurt langer (150 werkdagen) als het IT-landschap van een bedrijf een complexe puzzel is en er allerlei koppelingen met verschillende systemen nodig zijn.

Eenmaal geïmplementeerd heeft een klant altijd recht op updates.

Welke koppelingen zijn mogelijk?

Het systeem heeft standaardkoppelingen met meer dan 100 applicaties. Populaire voorbeelden daarvan zijn die met ExactExact Online is een ERP-pakket uitgegeven door Exact Software. Dit bedrijf levert softwarepakketten met functionaliteiten voor boekhouding, human resource management (HRM), customer relationship management (CRM), enterprise resource planning (ERP) en e-business. Exact Software is een Nederlandse organisatie, opgericht in Delft in 1984. Inmiddels is Exact Software uitgegroeid tot één van de grootste uitgevers van ERP-systemen van Europa. Exact Software richt zich met name op het midden- en kleinbedrijf., AFAS, SAP S/4HANASAP S/4HANA is het meest recente pakket van SAP voor Enterprise Resource Planning (ERP). Het pakket is bedoeld voor grote bedrijven en multinationals, en maakt deel uit van het portfolio SAP Business Suite. SAP S/4HANA is tevens de opvolger van R/3 (ook bekend als Business-All-in-One) en ECC (Enterprise Central Component)., Empire, Microsoft Dynamics 365Microsoft Dynamics 365 is een volledige cloud-oplossing, opgebouwd uit verschillende applicaties die af te nemen zijn in SaaS-vorm. Microsoft benadrukt zelf vooral de combinatie van ERP en CRM. Het bedrijf belooft een vergaande integratie met Office 365 en Power BI. In hoeverre worden deze beloftes ingelost? Voor wie is Dynamics 365 het overwegen waard? Wat kan het pakket verwezenlijken waar voorgaande versies te kort schoten?, Business CentralTussen eind 2017 en de lente van 2018 kwam Microsoft met twee nieuwe ERP-pakketten voor kleine en middelgrote bedrijven: NAV 2018 en Business Central. De systemen passen binnen een hele reeks ERP-vernieuwingen die Microsoft recentelijk heeft doorgevoerd. Maar wat zijn nu precies de voornaamste nieuwigheden? Hoe verhouden NAV 2018 en Business Central zich tegenover elkaar en tegenover Dynamics 365? Is de scheidslijn tussen de pakketten voor het mkb en grote bedrijven nog wel zo duidelijk?.

Veel bedrijven hebben behoefte aan een Microsoft-koppeling. Xtendis heeft een integratie met Microsoft 365Microsoft 365, voorheen bekend als Office 365, is een softwareoplossing voor documentbeheer en kantoorautomatisering in de cloud. Met het onderdeel kantoorautomatisering stelt Microsoft zijn bekende programma’s Word, Excel en PowerPoint ter beschikking aan zijn gebruikers.. Hierdoor kun je e-mails uit Outlook en Office-bestanden (Word, Excel en PowerPoint) archiveren in Xtendis.

Ook is er een REST API beschikbaar waardoor Xtendis vanuit andere systemen op te roepen is. Bijvoorbeeld om vanuit je CRM-systeem een relatiedossier uit Xtendis op te vragen, of om systemen te ontlasten van hun documentbeheertaak (waardoor bijvoorbeeld volgelopen ERP-systemen weer sneller gaan werken). Een REST API is flexibel en versieonafhankelijk: bij wijzigingen, updates en upgrades van een van de systemen zal de koppeling altijd blijven werken.

Verschil tussen WoodWing Xtendis en WoodWing Scienta

WoodWing biedt verschillende oplossingen aan binnen de life cycle van bedrijfsinformatie. Xtendis en Scienta zijn twee producten van Woodwing die complementair zijn aan elkaar. ScientaScienta is een platform voor kwaliteits- en kennismanagement. Dit houdt in dat je met deze software alle kennis en informatie kunt stroomlijnen, en processen helder en inzichtelijk kunt maken. richt zich op kwaliteitsbeheer en de kennis die aanwezig is binnen een organisatie: het is de plek waar procedures, afspraken, ISO-handboek, kwaliteitsnormen et cetera genoteerd worden (kennis). Dus daar staat bijvoorbeeld in beschreven hoe je een declaratie moet indienen, inclusief declaratieformulier. En alle declaraties van de afgelopen tien jaar die je moet bewaren als bedrijf, staan allemaal in Xtendis (informatiebeheer). Een ander voorbeeld is dat in Scienta staat beschreven hoe je een order aanmaakt, terwijl alle aangemaakte orders in Xtendis staan. In Scienta staat dus kennis opgeslagen, geen documenten. Deze staan in Xtendis.

Tip! Vraag gratis het Digiboek Kwaliteitsbeheer aan om meer te leren over de elf cruciale pijlers van quality management, waaronder compliance met wet- en regelgeving, risicomanagement, en incidentbeheer.

Waarom wel of niet kiezen voor WoodWing Xtendis

Sterke eigenschappen en pluspunten

• Betrouwbaarheid: Xtendis bestaat al sinds 1988, dus het is een product dat al lang op de markt is en goed is doorontwikkeld. Ongeveer zeven miljoen mensen in Nederland werken direct en indirect met oplossingen van WoodWing Xtendis. In totaal zijn al meer dan 3 miljard documenten in Xtendis opgeslagen.
• Bewezen prestaties met implementaties bij diverse toonaangevende organisaties als ABN AMRO, PostNL, Albert Heijn, BDO, Ahold Vastgoed, BNP Paribas, ziekenhuis Elkerliek, Leidsche Verzekeringen, Gemeente Maasdriel, Wolters Kluwer, PGB Pensioendiensten, NUON en Scania Benelux.
• Xtendis is sterk in grootschalige, document intensieve toepassingen.
• WoodWing is een leverancier met veel certificaten en hoge informatiebeveiliging.

Bedenkingen en verbeterpunten

• Het is een systeem voor het midden- en grootbedrijf. Voor kleine organisaties zonder grote hoeveelheden documenten of IT-complexiteit zal deze oplossing te duur of te veelomvattend zijn.
• Het platform is te volwassen en te zwaar voor bedrijven die maar één functionaliteit zoeken in plaats van het hele ecosysteem van WoodWing Xtendis. Dus voor bedrijven die alleen factuurverwerking of alleen personeelsdossiers willen beheren is dit geen goede oplossing, hiervoor zijn andere systemen meer geschikt.
• Xtendis-klanten die vasthouden aan de on-premise versie vergroten hun afhankelijkheid van de leverancier door de overstap naar cloud-oplossingen te mijden. De uitdaging voor Xtendis ligt in het balanceren tussen het ondersteunen van on-premise behoeften (WoodWing heeft hier wel de tooling voor) en het stimuleren van een toekomstgerichte, cloud-gebaseerde dienstverlening (moderne implementatie).

Conclusie

Xtendis is een veilige EIM-oplossing met een betrouwbare leverancier achter zich, die als groep blijft groeien. Bovendien beschikt WoodWing over een breed portfolio van aanvullende bedrijfscontent-oplossingen die in veel behoeften op het gebied van het beheren van bedrijfsinformatie kan voorzien.

Als je je aan het oriënteren bent op een nieuw EIM-systeem en je wilt weten of Xtendis aansluit op jouw gewenste manier van informatiebeheer en specifieke documentstromen, neem dan contact op met ICT Portal. Wij helpen je op weg met een kosteloze pakketselectie: +31 (0)20 369 0457.

[Wizard] Welke DMS-pakketten passen bij de eisen van jouw bedrijf?