Wat is een transport management systeem?
Een transport management systeem (TMS) is een softwaresysteem dat het transport van inkomende en uitgaande goederen van een organisatie ondersteunt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het berekenen van routes, de registratie en de planning van transporten, tracking en controle.
Een TMS maakt inzichtelijk wanneer welke inkomende en uitgaande transporten plaatsvinden en voegt daar relevante informatie aan toe, zoals bijvoorbeeld de geraamde levertijd. Het systeem weet ook waar de transportmiddelen zich bevinden. Dus als er goederen naar een klant moeten worden verzonden, kan het systeem zien wanneer er een vrachtwagen beschikbaar is. Maar een TMS kan ook worden gebruikt voor vervoer per trein, per vliegtuig of per schip. Als een vrachtschip bijvoorbeeld bijna de haven van bestemming heeft bereikt, kan het systeem de vrachtwagens organiseren die de goederen verder moeten verspreiden. Een TMS stelt een bedrijf in staat zijn transporten zo efficiënt, zo goedkoop en zo snel mogelijk te organiseren. Transportbeheer is een onderdeel binnen Supply Chain Management.
Wist je dat? Een TMS kan de dienstverlening van een transportbedrijf aanmerkelijk verbeteren. Dat wordt duidelijk in een praktijkcase die te vinden is in het Digiboek Kwaliteitsmanagement. De beschrijving laat zien hoe een transportbedrijf de verschillende kwaliteitsaspecten van zijn activiteiten beheert: incidentenbeheer, naleving van de regelgeving, risicobeheer, etc.
De belangrijkste functies van een TMS
De aard en het aantal functies van een transport management systeem verschillen per pakket. Maar de volgende basisfuncties maken deel uit van elk systeem:
Transportplanning
Wanneer informatie in het TMS wordt ingevoerd voor een aankoop- of verkooporder, wordt het systeem in werking gesteld om het transport ervan te organiseren. Daarbij houdt het rekening met de locaties, de te vervoeren goederen, het aantal bestaande bestellingen en de beschikbare transportmiddelen. Al deze gegevens zijn nodig om het vervoer zo goed mogelijk te organiseren. Als er bijvoorbeeld melk naar een verpakkingsbedrijf moet worden gebracht, dan plant het systeem een koelwagen in. Maar in het geval van een koeriersbedrijf dat veel pakketten binnenkrijgt die naar allerlei andere delen van het land of de wereld moeten worden verzonden, zal het systeem een mix van vervoersmiddelen plannen om de bezorgtaak zo snel en goedkoop mogelijk uit te voeren.
In de transportsector wordt ook wel gebruik gemaakt van afleverpunten, in plaats van dat de goederen rechtstreeks bij de klant worden bezorgd. Een TMS kan helpen een planning te maken waarin elke klant de goederen krijgt bezorgd op het voor hem dichtstbijzijnde afleverpunt – zonder dat dit tot een onevenredige kostenstijging of grote vertragingen leidt.
Traceren van inkomende of uitgaande goederen
Het volgen van zendingen wordt steeds belangrijker. Deze tracking kan real-time, event-driven of een combinatie van beide zijn. Bij de bezorgdienst van Uber kan bijvoorbeeld de status worden bekeken (opdracht aanvaard, goederen onderweg, goederen op bestemming) en is in real-time te zien waar de zending zich op dat moment bevindt.
De meeste bedrijven kiezen echter voor de event-driven variant, omdat real-time tracking een grote investering vergt in sensoren, ontwikkeling en onderhoud. Bij deze optie zijn het de werknemers zelf die de status bijwerken: hetzij handmatig, dan wel door middel van barcodescanning of via RFID. Deze methode wordt door veel webwinkels gebruikt. Klanten kunnen de status op de website raadplegen of per e-mail op de hoogte worden gehouden: aankoop voltooid, bestelling bevestigd, product verzonden, gearriveerd bij lokale bezorger, afgeleverd.
Optimalisering van vervoersroutes
Een bedrijf dat over veel (verschillende) vervoersmiddelen beschikt, moet zijn vloot zo kunnen organiseren dat de meest efficiënte routes worden gevolgd, rekening houdend met het soort vracht, de klant, het type voertuig, het verkeer, etc. Het lijkt logisch dat de meest directe route altijd de beste is. Toch is dit is niet altijd het geval. Als het bedrijf bijvoorbeeld zowel goederen levert als ophaalt, kan het zijn dat de optimale route er een is waarin beide taken worden gecombineerd. Een TMS berekent in zo’n geval wat het meest efficiënt is waarbij zaken als het aantal af te leggen kilometers, het type en de laadcapaciteit van het voertuig en de volgorde waarin wordt opgehaald en afgeleverd een rol spelen.
Een ander element waarmee rekening gehouden moet worden, is de fysieke omgeving. Een vrachtwagen kan te groot of te hoog zijn om snel de locatie van de klant te bereiken, bijvoorbeeld als flink moet worden omgereden vanwege obstakels als bruggen en tunnels. Als er haast geboden is, dan zal het systeem ervoor kiezen om twee kleinere bestelwagens in te zetten, ook al zijn de kosten hiervan wat hoger.
In sommige gespecialiseerde systemen voor transportbeheer wordt ook rekening gehouden met de actuele verkeerssituatie. Zij halen hun gegevens op uit bronnen als Google Maps. Als op het voorgenomen traject files blijken te ontstaan, wordt een andere route berekend en op de boordcomputer van de chauffeur weergegeven.
Opmerking: de functionaliteiten transportplanning en optimalisering van vervoersroutes hangen nauw samen. De planning is echter meer gericht op de aanpak op de middellange tot lange termijn en de selectie van geschikt vervoer, terwijl de optimalisatie een korte termijn- of zelfs real-time-benadering is.
Kostenbeheersing
Een belangrijke functie van het TMS is inzicht bieden in en beheersen van de transportkosten. Daarbij houdt het systeem rekening met zowel directe kosten (brandstof, tolheffing, douane, verblijfskosten van de chauffeur) als indirecte kosten (afschrijving van de voertuigen, loonkosten van de chauffeurs). Het systeem berekent op basis van beide typen kosten de transportprijs die in rekening moet worden gebracht. Het TMS kan ook kostenanalyses maken per klant, per route, per soort goederen, etc.
Inzicht in kritieke prestatie indicatoren (KPI’s)
Bij bedrijven die van een TMS gebruikmaken, hebben de meeste KPI-doelstellingen betrekking op vervoer. Om goede strategische beslissingen te kunnen nemen is een duidelijk en actueel overzicht van de TMS-gegevens dus belangrijk. Transport management systemen beschikken daarom over een dashboard, ofwel een rapportagemodule. Daarmee kan snel worden nagegaan in hoeverre de gestelde KPI-doelen zijn behaald. Voorbeelden van gegevens die deze functionaliteit laat zien:
- metrisch: kosten per kilometer, gewicht, emmer, pallet, etc.
- economisch: kosten per gewichtseenheid, transporteenheid, etc.
- operationele productiviteit: eenheden per zending/bestelling of per gewicht/lading
- prestatie: percentage van het aantal transporten dat op tijd werd uitgevoerd.
Let op: de rapportagemodule (dashboard) houdt nauw verband met kwaliteitsbeheer. De module komt dan ook aan de orde in het Digiboek Kwaliteitsmanagement. Een transportbedrijf maakt aan de hand van dashboard-afbeeldingen duidelijk hoe het zijn kwaliteitsbeleid vormgeeft.
TMS: wel of niet kiezen voor een gespecialiseerd systeem?
Een TMS is verkrijgbaar als een zelfstandig, gespecialiseerd systeem en als onderdeel van een ERP-systeem. Welke optie het meest geschikt is, hangt af van de eisen die aan de software worden gesteld.
Een stand-alone TMS-pakket is zeer gespecialiseerd, met meer functies die specifiek betrekking hebben op de transporttaak van de onderneming. Dit levert uiteraard meer gedetailleerde kennis op. De gegevensinvoer moet echter handmatig gebeuren. Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat financiële gegevens twee keer moeten worden ingevoerd: eenmaal in het financiële systeem en eenmaal in het transport management systeem.
Is het TMS daarentegen een module binnen het ERP-systeem, dan hoeven deze gegevens maar eenmaal te worden ingevoerd. Dit bespaart een hoop tijd. Het nadeel van deze optie is echter dat de informatie die het TMS biedt gewoonlijk algemener is. Daarom wordt deze oplossing vaak gekozen door bedrijven waarvan transport niet de kernactiviteit is, maar die wel over een wagenpark beschikken. In het Digiboek ERP Functionaliteiten: Handel vind je alle ERP-functionaliteiten voor dit type bedrijf, waaronder dus ook een beschrijving van de TMS-module en haar mogelijkheden.
