WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Wat is de beste aanpak van een HRM-systeem implementatie?

De implementatie van software voor Human Resource Management kan tot heel wat kopzorgen leiden. Net als bij de invoering van andere soorten bedrijfssoftware, is het in eerste instantie belangrijk dat een bedrijf de wensen en eisen op HR-vlak goed analyseert. Met een duidelijk doel voor ogen kan het project van de pakketkeuze tot en met de ingebruikname volgens de verwachtingen worden uitgevoerd. Een geschikt pakket en geslaagd implementatietraject brengen op hun beurt automatisch een sneller en hoger rendement qua personeelsbeheer met zich mee.

Stappenplan voor de implementatie van een HR-systeem

Bij het uittekenen van een HR-implementatietraject zijn er drie essentiële factoren: de huidige situatie, de specifieke doelstellingen voor het HR-project en de wensen en eisen van het bedrijf. Het is belangrijk om deze te allen tijde duidelijk voor ogen te houden. Anders kan het voorkomen dat een bedrijf zich in een implementatietraject laat leiden door wat er allemaal kan, en niet door wat er echt nodig is. Om niet af te wijken van de scope tijdens de implementatie van een personeelsbeheersysteem, kan het handig zijn onderstaand stappenplan te volgen. De stappen zullen echter een meer specifieke invulling krijgen naargelang de specifieke bedrijfsprocessen. Niet elk bedrijf heeft namelijk helemaal dezelfde HR-processen, betrokken personen of doelen. In de De HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor Human Resource Management. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.HRM Wijzer vinden oriënterende bedrijfsleiders nog 5 belangrijke tips uit de praktijk om rekening mee te houden tijdens de uitvoering van onderstaande implementatiestappen.

1. Bepalen waarom een HRM-systeem nodig is

Allereerst moet een bedrijf vaststellen dat er wel degelijk behoefte is aan een HR-systeem. Definieer daarom duidelijk de redenen om een HR-project uit te voeren. Bekijk ook welke specifieke pijnpunten in de bedrijfsvoering kunnen worden opgelost met een Bedrijven die hun personeelsbeheer willen optimaliseren hebben enorm veel keuze tussen verschillende HRM-systemen. De laatste jaren blijft het aantal HRM-pakketten op de markt ook continu toenemen. Het eerste dat een bedrijf zich zou moeten afvragen bij de selectie van een HRM-pakket, is welke HR-processen stroef verlopen in het bedrijf. Misschien worden de commissies voor verkoopmedewerkers nog manueel geadministreerd? Of misschien houden medewerkers tot het eind van de maand zelf hun uren en vrije dagen bij? De verbeterpunten die een bedrijf kan opstellen zijn legio, en zullen per situatie verschillen.HRM-pakket. Dit zal helpen om de doelen niet uit het oog te verliezen, en dient als ondersteuning om de veranderingen aan het personeel en directie te verantwoorden.

2. Het project voorbereiden

Op basis van de vastgelegde noodzaak, kan een bedrijf gaan nadenken over de specifieke doelstellingen van het project. Dit kan gaan om tijdswinst voor de HR-dienst, compliance met salariswetten, etc. Op basis van de exacte scope kunnen vervolgens verantwoordelijken voor het project worden aangesteld, zoals een projectgroep en een projectleider.

3. Draagvlak creëren

Deze stap verloopt vaak parallel met stap 2. Om de slaagkans van een HR-project te verhogen, zorgt een bedrijf het beste vanaf het begin voor een goed draagvlak. Dit begint bij goede communicatie over de te verwachten veranderingen. Idealiter betrekt een bedrijf de eindgebruikers ook actief vanaf het begin bij het project. Als werknemers de kans krijgen om input te leveren aan het wensen- en eisenpakket, zullen ze het systeem later namelijk vlotter omarmen. Deze input kan bijvoorbeeld verkregen worden door een enquête te houden. Na deze initiële enquête is het een goed idee om een werkgroep op te richten met vertegenwoordigers van de verschillende betrokken afdelingen. In deze focusgroep kunnen dan echt beslissingen genomen worden omtrent het nieuwe systeem. werkgroep hrm implementatie

4. De specifieke wensen en eisen definiëren

Zodra alle input verkregen is, kan de werkgroep aan de slag met het vastleggen van de specifieke wensen en eisen. Dit zijn zowel inhoudelijke als functionele eisen, maar ook aspecten zoals de implementatievorm en het soort pakket. Een aantal van de keuzes die gemaakt moet worden:

  • Welke Functionaliteiten spelen bij de selectie van human resource softwarepakketten een belangrijke rol. De meeste pakketten richten zich namelijk maar op één of een aantal specifieke HRM-taken. Dit in tegenstelling tot een ERP-systeem, waarin juist zoveel mogelijk functionaliteiten worden aangeboden. Bij de selectie van een HRM-systeem is het belangrijk te bepalen welke taken het nieuwe systeem moet kunnen uitvoeren. Niet alleen op het moment van de selectie, maar ook de jaren daarna.HRM-functionaliteiten moet het pakket bevatten? (Om dit duidelijk in kaart te brengen kan het volledige Het HRM Functionaliteitenoverzicht bundelt alle mogelijke HRM-functionaliteiten in één overzicht. De Premium Paper bevat checklists, waarin bedrijven digitaal hun HRM-eisen kunnen aanvinken, en prioriteiten kunnen aangeven. De ingevulde lijsten helpen bij een doordachte leveranciersselectie.HRM Functionaliteitenoverzicht handig uitkomen.)
  • Met welke Onder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken.software moet het pakket compatibel zijn?
  • Is een HR-module geïntegreerd in het ERP-systeem of verdient een losstaand HRM-systeem de voorkeur?
  • Welk licentiemodel is gewenst? (SaaS-licenties zijn licenties die periodiek gefactureerd worden. SaaS staat voor Software as a Service. De leverancier biedt de oplossing dus niet te koop aan, maar factureert voor het gebruik ervan.SaaS of volledige aankoop?)
  • Waar en hoe moeten de gegevens opgeslagen worden? (Veel bedrijven zullen met beperkingen te maken krijgen onder de De General Data Protection Regulation (GDPR), of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een uniforme Europese wet die de bescherming van persoonsgegevens verzekert. Ze overschreef op 25 mei 2018 de nationale privacywetten, zoals de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG))

5. Een leverancier selecteren

Het vinden van een geschikte partner voor een HR-implementatie begint bij het bestuderen van de markt. Een bedrijf kan in de eerste plaats zelf online onderzoek doen naar leveranciers, hun pakketten, specialiteiten, beschikbaarheid, referenties, etc.

Tip: Door de overvloed aan HR-leveranciers op de Nederlandstalige markt zien bedrijven vaak door de bomen het bos niet meer. ICT Portal beschikt over actuele informatie over verschillende pakketten, mogelijke kosten, diverse leveranciers en de bijbehorende dienstverlening. Projectleiders kunnen hiermee op weg worden geholpen tijdens het oriëntatietraject: +31 (0)20 36 90 457.

Zodra er een shortlist is samengesteld van leveranciers, is het een goed idee om via presentaties en offertes de verschillende mogelijkheden naast elkaar te leggen. Ook kan er al met verschillende partners onderhandeld worden over Contractmanagement, of contractbeheer, is het geheel van contracten afsluiten, beheren en evalueren. Elke stap bestaat op zijn beurt nog uit verschillende onderdelen. Vooral op de tweede stap, het contractbeheer, wordt tegenwoordig meer de aandacht gevestigd, omdat hier snel fouten insluipen. Een goed contract verliest namelijk zijn waarde als het onvoldoende wordt nageleefd. Als een toeleverancier bijvoorbeeld de bouwmaterialen niet op tijd levert, is de consequentie dat de bouwwerkzaamheden moeten worden opgeschort.contractuele voorwaarden. Op basis van al deze gegevens kan dan een weloverwogen keuze gemaakt worden voor een bepaalde partij.

6. Het implementatieproces beheren

De keuze voor een implementatiepartner is het begin van verschillende overlegmomenten met de gekozen leverancier. Er moeten niet alleen keuzes gemaakt worden over de specifieke functionele inrichting van het pakket. Ook de planning moet opgesteld worden. Hierbij moet rekening worden gehouden met de beschikbaarheid van de leverancier, maar ook die van de resources van het bedrijf zelf. Het is belangrijk om zo goed mogelijk in te schatten hoeveel mankracht en tijd er beschikbaar is voor de installatie van het systeem. Zo zullen er bijvoorbeeld op verschillende momenten werknemers van een bepaalde dienst beschikbaar moeten zijn om de leverancier gedetailleerd te informeren over de te configureren HR-workflows.

7. Live gaan

Zodra het systeem geïnstalleerd is, kan er live worden gegaan. Dit kan op verschillende manieren. Het zal erg afhankelijk zijn van het bedrijf en de werkwijze van de leverancier welke aanpak het meeste voordeel oplevert. implementatie hr scenarios

8. Het nieuwe systeem evalueren

Een laatste stap in de implementatie van een HR-systeem is de evaluatie van het systeem. Als alle voorgaande stappen vlot verlopen zijn, zou deze stap de meest eenvoudige moeten zijn. Op het gebied van adoptie is het belangrijk dat een bedrijf naar zijn werknemers blijft luisteren. Klachten, vragen of opmerkingen kunnen bijvoorbeeld verzameld worden en een keer per week of per maand aan de leverancier doorgegeven worden om te kijken hoe de software kan worden aangepast. Daarnaast is het ook interessant als een bedrijf na een paar maanden een evaluatie uitvoert van de operationele verbeteringen die het nieuwe systeem al dan niet teweeg heeft gebracht, en van de De Return On Investment (ROI) meet de verhouding tussen de kosten en de baten van een investering in software. Door middel van een ROI-berekening kan een bedrijf nagaan hoeveel tijd er nodig is om de gemaakte kosten terug te verdienen.Return On Investment (ROI).

Kiest een bedrijf het beste voor geïntegreerde of voor losstaande HR-software?

De keuze voor losstaande HRM-software, of een module geïntegreerd in het Een ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.ERP-systeem is erg bedrijfsafhankelijk. Elke organisatie zal moeten evalueren in hoeverre integratie gewenst is, of in hoeverre er heel specifieke HR-processen geautomatiseerd moeten worden.

Wanneer kiezen voor een geïntegreerde HR-module?

Bij de keuze voor een geïntegreerde module voor personeelsbeheer wordt de softwarekeuze bepaald door het (bestaande) ERP-pakket. Vaak wordt deze module dan ook meteen bij de ERP-leverancier of een van zijn partners afgenomen. Door zo’n nauw aansluitende HR-oplossing te implementeren verzekert een bedrijf zich van vlot lopende communicatie tussen verschillende bedrijfssoftware. Zo kan de De financiële administratie, ook wel boekhouding genoemd, is voor de meeste mensen niet meteen het meest spannende deel van bedrijfsbeheer. Facturatie en jaarrekeningen lijken soms maar bijzaak voor werknemers. Toch is een financieel systeem het hart van efficiënte bedrijfsvoering. Voor de debiteuren- en crediteurenadministratie is het bijvoorbeeld belangrijk uitgaande facturen correct op te stellen, en binnenkomende facturen binnen de afgesproken termijn te betalen.boekhouding via gegevens uit de HRM-module bijvoorbeeld journaalposten boeken op werknemers voor de uitbetaling van het Wanneer een organisatie zich oriënteert op een (nieuw) systeem voor loonadministratie, is het essentieel om eerst de salarisworkflow goed te begrijpen. Elk bedrijf voert een variatie uit op het standaardproces voor salarisadministratie. Deze standaard bestaat uit de verzameling van loongegevens voor een bepaalde periode (input), de loonberekening op basis van deze gegevens (verwerking), en de uitvoering van de betaling en creatie van loonstroken (output).loon.

Let op! Een geïntegreerde oplossing kan interessant zijn, maar zou geen hoofddoel op zich moeten vormen. De meeste gespecialiseerde HR-pakketten kunnen bovendien wel gekoppeld worden aan het bestaande ERP-systeem.

Wanneer kiezen voor losstaande software?

Losstaande HR-software is interessant voor bedrijven die geen behoefte hebben aan een volledig ERP-systeem, of die erg specifieke wensen en eisen hebben omtrent personeelsbeheer. Dit soort pakketten is ontwikkeld vanuit HR-perspectief, en is vaak uitgebreider en meer gespecialiseerd dan een HR-module in ERP-software. Soms zijn deze systemen ook speciaal ingericht voor een bepaalde sector, of hebben ze erg specifieke modules voor meer niche-HR-processen, zoals HR-analytics. De meeste van de losstaande (stand-alone) HRM-pakketten zijn tegenwoordig goed te koppelen aan andere bedrijfssoftware, maar voor bedrijven die een volledige integratie met het ERP-systeem wensen, kan een geïntegreerde oplossing toch beter zijn. Ook is het belangrijk te weten dat niet elk losstaand pakket goed om kan gaan met heel grote organisaties met veel (vast, part-time of flex) personeel. Het is duidelijk dat er verschillende zaken in ogenschouw moet worden genomen bij de keuze voor geïntegreerde of losstaande HR-software. Naast de eerder genoemde aspecten, is het essentieel om ervoor te zorgen dat het gekozen pakket goed bij de interne processen van het bedrijf past. Bovendien zijn de functionele mogelijkheden van verschillende pakketten van belang, alsmede de De prijs van software voor human resource management is een belangrijk aspect bij de pakketkeuze. De kosten zullen voor een groot gedeelte bepalen wat de ROI (return on investment) van de software zal zijn. Bij het berekenen van de kosten voor een bepaald HRM-systeem, moet met een aantal factoren rekening worden gehouden. Om te beginnen is het type installatie van belang. Gaat het om een on premise installatie (ook wel lokale installatie genoemd) of zal er gebruik worden gemaakt van de cloud? Het voordeel van een HRM- systeem in de cloud is dat er niet hoeft te worden geïnvesteerd in de aanschaf van de software. Op korte termijn is het cloud-model daarom meestal flink goedkoper.kosten die deze met zich meebrengen. In de De HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor Human Resource Management. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.HRM Wijzer 2021 vinden oriënterende bedrijven een overzicht van de exacte functionaliteiten en kosten van verschillende pakketten.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 1 Gemiddeld: 4

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 30 april). Wat is de beste aanpak van een HRM-systeem implementatie? Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/human-resource-management/implementatie-hrm-systeem