De implementatie van software voor Human Resource Management kan tot heel wat kopzorgen leiden. Net als bij de invoering van andere soorten bedrijfssoftware, is het in eerste instantie belangrijk dat een bedrijf de wensen en eisen op HR-vlak goed analyseert. Met een duidelijk doel voor ogen kan het project van de pakketkeuze tot en met de ingebruikname volgens de verwachtingen worden uitgevoerd. Een geschikt pakket en geslaagd implementatietraject brengen op hun beurt automatisch een sneller en hoger rendement qua personeelsbeheer met zich mee.
Inhoudsopgave
Stappenplan voor de implementatie van een HR-systeem
Bij het uittekenen van een HR-implementatietraject zijn er drie essentiële factoren: de huidige situatie, de specifieke doelstellingen voor het HR-project en de wensen en eisen van het bedrijf. Het is belangrijk om deze te allen tijde duidelijk voor ogen te houden. Anders kan het voorkomen dat een bedrijf zich in een implementatietraject laat leiden door wat er allemaal kan, en niet door wat er echt nodig is. Om niet af te wijken van de scope tijdens de implementatie van een personeelsbeheersysteem, kan het handig zijn onderstaand stappenplan te volgen. De stappen zullen echter een meer specifieke invulling krijgen naargelang de specifieke bedrijfsprocessen. Niet elk bedrijf heeft namelijk helemaal dezelfde HR-processen, betrokken personen of doelen. In de HRM Wijzer vinden oriënterende bedrijfsleiders nog 5 belangrijke tips uit de praktijk om rekening mee te houden tijdens de uitvoering van onderstaande implementatiestappen.
1. Bepalen waarom een HRM-systeem nodig is
Allereerst moet een bedrijf vaststellen dat er wel degelijk behoefte is aan een HR-systeem. Definieer daarom duidelijk de redenen om een HR-project uit te voeren. Bekijk ook welke specifieke pijnpunten in de bedrijfsvoering kunnen worden opgelost met een HRM-pakket. Dit zal helpen om de doelen niet uit het oog te verliezen, en dient als ondersteuning om de veranderingen aan het personeel en directie te verantwoorden.
2. Het project voorbereiden
Op basis van de vastgelegde noodzaak, kan een bedrijf gaan nadenken over de specifieke doelstellingen van het project. Dit kan gaan om tijdswinst voor de HR-dienst, compliance met salariswetten, etc. Op basis van de exacte scope kunnen vervolgens verantwoordelijken voor het project worden aangesteld, zoals een projectgroep en een projectleider.
3. Draagvlak creëren
Deze stap verloopt vaak parallel met stap 2. Om de slaagkans van een HR-project te verhogen, zorgt een bedrijf het beste vanaf het begin voor een goed draagvlak. Dit begint bij goede communicatie over de te verwachten veranderingen. Idealiter betrekt een bedrijf de eindgebruikers ook actief vanaf het begin bij het project. Als werknemers de kans krijgen om input te leveren aan het wensen- en eisenpakket, zullen ze het systeem later namelijk vlotter omarmen. Deze input kan bijvoorbeeld verkregen worden door een enquête te houden. Na deze initiële enquête is het een goed idee om een werkgroep op te richten met vertegenwoordigers van de verschillende betrokken afdelingen. In deze focusgroep kunnen dan echt beslissingen genomen worden omtrent het nieuwe systeem. 
4. De specifieke wensen en eisen definiëren
Zodra alle input verkregen is, kan de werkgroep aan de slag met het vastleggen van de specifieke wensen en eisen. Dit zijn zowel inhoudelijke als functionele eisen, maar ook aspecten zoals de implementatievorm en het soort pakket. Een aantal van de keuzes die gemaakt moet worden:
- Welke HRM-functionaliteiten moet het pakket bevatten? (Om dit duidelijk in kaart te brengen kan het volledige HRM Functionaliteitenoverzicht handig uitkomen.)
- Met welke software moet het pakket compatibel zijn?
- Is een HR-module geïntegreerd in het ERP-systeem of verdient een losstaand HRM-systeem de voorkeur?
- Welk licentiemodel is gewenst? (SaaS of volledige aankoop?)
- Waar en hoe moeten de gegevens opgeslagen worden? (Veel bedrijven zullen met beperkingen te maken krijgen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG))
5. Een leverancier selecteren
Het vinden van een geschikte partner voor een HR-implementatie begint bij het bestuderen van de markt. Een bedrijf kan in de eerste plaats zelf online onderzoek doen naar leveranciers, hun pakketten, specialiteiten, beschikbaarheid, referenties, etc.
Tip: Door de overvloed aan HR-leveranciers op de Nederlandstalige markt zien bedrijven vaak door de bomen het bos niet meer. ICT Portal beschikt over actuele informatie over verschillende pakketten, mogelijke kosten, diverse leveranciers en de bijbehorende dienstverlening. Projectleiders kunnen hiermee op weg worden geholpen tijdens het oriëntatietraject: +31 (0)20 36 90 457.
Zodra er een shortlist is samengesteld van leveranciers, is het een goed idee om via presentaties en offertes de verschillende mogelijkheden naast elkaar te leggen. Ook kan er al met verschillende partners onderhandeld worden over contractuele voorwaarden. Op basis van al deze gegevens kan dan een weloverwogen keuze gemaakt worden voor een bepaalde partij.
6. Het implementatieproces beheren
De keuze voor een implementatiepartner is het begin van verschillende overlegmomenten met de gekozen leverancier. Er moeten niet alleen keuzes gemaakt worden over de specifieke functionele inrichting van het pakket. Ook de planning moet opgesteld worden. Hierbij moet rekening worden gehouden met de beschikbaarheid van de leverancier, maar ook die van de resources van het bedrijf zelf. Het is belangrijk om zo goed mogelijk in te schatten hoeveel mankracht en tijd er beschikbaar is voor de installatie van het systeem. Zo zullen er bijvoorbeeld op verschillende momenten werknemers van een bepaalde dienst beschikbaar moeten zijn om de leverancier gedetailleerd te informeren over de te configureren HR-workflows.
7. Live gaan
Zodra het systeem geïnstalleerd is, kan er live worden gegaan. Dit kan op verschillende manieren. Het zal erg afhankelijk zijn van het bedrijf en de werkwijze van de leverancier welke aanpak het meeste voordeel oplevert. 
8. Het nieuwe systeem evalueren
Een laatste stap in de implementatie van een HR-systeem is de evaluatie van het systeem. Als alle voorgaande stappen vlot verlopen zijn, zou deze stap de meest eenvoudige moeten zijn. Op het gebied van adoptie is het belangrijk dat een bedrijf naar zijn werknemers blijft luisteren. Klachten, vragen of opmerkingen kunnen bijvoorbeeld verzameld worden en een keer per week of per maand aan de leverancier doorgegeven worden om te kijken hoe de software kan worden aangepast. Daarnaast is het ook interessant als een bedrijf na een paar maanden een evaluatie uitvoert van de operationele verbeteringen die het nieuwe systeem al dan niet teweeg heeft gebracht, en van de Return On Investment (ROI).
Kiest een bedrijf het beste voor geïntegreerde of voor losstaande HR-software?
De keuze voor losstaande HRM-software, of een module geïntegreerd in het ERP-systeem is erg bedrijfsafhankelijk. Elke organisatie zal moeten evalueren in hoeverre integratie gewenst is, of in hoeverre er heel specifieke HR-processen geautomatiseerd moeten worden.
Wanneer kiezen voor een geïntegreerde HR-module?
Bij de keuze voor een geïntegreerde module voor personeelsbeheer wordt de softwarekeuze bepaald door het (bestaande) ERP-pakket. Vaak wordt deze module dan ook meteen bij de ERP-leverancier of een van zijn partners afgenomen. Door zo’n nauw aansluitende HR-oplossing te implementeren verzekert een bedrijf zich van vlot lopende communicatie tussen verschillende bedrijfssoftware. Zo kan de boekhouding via gegevens uit de HRM-module bijvoorbeeld journaalposten boeken op werknemers voor de uitbetaling van het loon.
Let op! Een geïntegreerde oplossing kan interessant zijn, maar zou geen hoofddoel op zich moeten vormen. De meeste gespecialiseerde HR-pakketten kunnen bovendien wel gekoppeld worden aan het bestaande ERP-systeem.
Wanneer kiezen voor losstaande software?
Losstaande HR-software is interessant voor bedrijven die geen behoefte hebben aan een volledig ERP-systeem, of die erg specifieke wensen en eisen hebben omtrent personeelsbeheer. Dit soort pakketten is ontwikkeld vanuit HR-perspectief, en is vaak uitgebreider en meer gespecialiseerd dan een HR-module in ERP-software. Soms zijn deze systemen ook speciaal ingericht voor een bepaalde sector, of hebben ze erg specifieke modules voor meer niche-HR-processen, zoals HR-analytics. De meeste van de losstaande (stand-alone) HRM-pakketten zijn tegenwoordig goed te koppelen aan andere bedrijfssoftware, maar voor bedrijven die een volledige integratie met het ERP-systeem wensen, kan een geïntegreerde oplossing toch beter zijn. Ook is het belangrijk te weten dat niet elk losstaand pakket goed om kan gaan met heel grote organisaties met veel (vast, part-time of flex) personeel. Het is duidelijk dat er verschillende zaken in ogenschouw moet worden genomen bij de keuze voor geïntegreerde of losstaande HR-software. Naast de eerder genoemde aspecten, is het essentieel om ervoor te zorgen dat het gekozen pakket goed bij de interne processen van het bedrijf past. Bovendien zijn de functionele mogelijkheden van verschillende pakketten van belang, alsmede de kosten die deze met zich meebrengen. In de HRM Wijzer 2025 vinden oriënterende bedrijven een overzicht van de exacte functionaliteiten en kosten van verschillende pakketten.
