WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Omschakelen van traditioneel naar digitaal: wat komt er allemaal kijken bij een digitale transformatie?

Inhoudsopgave

  1. Uitleg term
  2. Drie niveaus
    1. Bedrijfscultuur
    2. Bedrijfsprocessen
    3. Technologie
  3. Zes fases
  4. Aandachtspunten
    1. Analyse
    2. Budget
    3. Draagvlak

Wat is een digitale transformatie?

Met de term ‘digitale transformatie’ wordt de overstap van een organisatie aangeduid van een analoge (traditionele) naar een digitale werkwijze. Zo’n proces is een forse ingreep. Het is geen kwestie van het zoeken naar digitale hulpmiddelen om bestaande processen uit te voeren; de bedoeling is om de bedrijfsprocessen te verbeteren – met behulp van technologie. Een heel wezenlijke en ingrijpende verandering dus.

Daarbij gaat het niet alleen om wat er binnen het bedrijf zelf gebeurt. Ook de manier waarop de organisatie het contact met de buitenwereld onderhoudt wordt onder de loep genomen. Bekeken wordt bijvoorbeeld hoe het contact met klanten kan worden verbeterd en zo efficiënt mogelijk kan worden ingericht met behulp van nieuwe technologie.

“Onder invloed van de coronapandemie heeft de overgang van een traditionele naar een digitale bedrijfsvoering een grote sprong voorwaarts gemaakt. Er moest immers ineens veel meer op afstand gebeuren. In dit veranderingsproces staan wij onze klanten bij op het gebied van zaken als interne samenwerking, machine learning, verkoop en klantenservice, cloud-infrastructuren en beveiliging.” – Satya Nadella, CEO van Microsoft (eigen vertaling).

De drie niveaus van digitale transformatie

Digitale transformatie vindt plaats op drie verschillende niveaus: bedrijfscultuur, procesgang en technologie. Als één of meer van deze niveaus wordt verwaarloosd, dan is de kans groot dat de transformatie niet naar wens zal verlopen. Hieronder wordt op de drie niveaus nader ingegaan.

niveaus digitale transformatie

Verandering van bedrijfscultuur

Een bedrijfscultuur kan worden omschreven als het geheel van waarden, overtuigingen, gewoonten en ervaringen van de werknemers binnen een organisatie. Als een grote verandering, zoals een digitale transformatie is, ingrijpt in de bestaande cultuur, dan is het zaak ervoor te zorgen dat de medewerkers niet de neiging krijgen zich van het beoogde veranderingsproces af te keren. Alleen als zij het doel en het nut ervan begrijpen, heeft de operatie kans van slagen. Daarnaast moet duidelijk zijn wat er in de nieuwe situatie van hen wordt verwacht.

Neem bijvoorbeeld een accountmanager die gewend is met papieren documenten te werken. Als hij een nieuw contract heeft afgesloten, bergt hij dit op in een dossierkast. Als de looptijd van de overeenkomst ten einde komt, is het de vraag of de accountmanager zich dit op tijd realiseert en contact opneemt met de klant om tot een verlenging te komen. Het zou goed zijn als hij automatisch een melding krijgt dat het contract dreigt te verlopen. Of nog beter: dat hij gedurende de looptijd van de overeenkomst gegevens ontvangt waarmee hij gerichte tussentijdse aanbiedingen kan doen die de klant voordeel opleveren. Een digitale transformatie biedt dergelijke mogelijkheden. Als de accountmanager daarvan bewust wordt gemaakt, dan zal hij zich eerder openstellen voor de beoogde veranderingen – en zich de nieuwe werktechnieken sneller eigen maken.

Dat vraagt om veranderingsmanagement waarbij medewerkers worden voorbereid op en begeleid bij de overstap naar de nieuwe werkwijze. Om een cultuurschok met als gevolg onbegrip en afwijzing te voorkomen.

Let op! Het is beter dat werknemers de digitale transformatie leren zien als een manier om beter en prettiger te werken – in plaats van haar als een bedreiging te ervaren. HR-systemen bieden de mogelijkheid om enquêtes te houden onder werknemers waarbij zaken worden gemeten als: betrokkenheid, begrip en acceptatie van bedrijfsbeslissingen en de mate waarin men zich gehoord voelt. Dit is slechts één van de vele functionaliteiten die human resource-systemen bieden. Om een beter inzicht in de vele mogelijkheden te verschaffen, heeft ICT Portal het Premium Digiboek HRM Functionaliteitenoverzicht ontwikkeld. In dit interactieve Digiboek kunnen bedrijven die zich aan het oriënteren zijn, zien welke functionaliteiten er allemaal beschikbaar zijn en aangeven welke voor hen van belang zijn.

Herontwerp van bedrijfsprocessen

Een digitale transformatie heeft niet alleen invloed op de medewerkers, maar ook op de bedrijfsprocessen. Deze ondergaan concrete veranderingen door de inzet van meer technologische hulpmiddelen. Daarom is dat hét moment om de processen onder de loep te nemen en na te gaan hoe zij efficiënter kunnen worden gemaakt.

Een voorbeeld: in de situatie van vóór de transformatie constateert een magazijnmedewerker dat er van een bepaalde grondstof niet genoeg op voorraad is en meldt dit aan de voorraadbeheerder. Deze gaat na wie de leverancier is en plaatst een bestelling. Wanneer het materiaal is binnengekomen wordt dit gecontroleerd en wordt vervolgens de papieren factuur verwerkt voor betaling.

Met een herstructurering zou dit aankoopproces kunnen worden vereenvoudigd – wat niet alleen tijdsbesparing oplevert, maar waarmee ook wordt voorkomen dat de productie stagneert als gevolg van materiaalgebrek. Het proces begint in de nieuwe situatie met een automatische melding aan de inkoopmanager dat de voorraad het minimumniveau heeft bereikt. Samen met deze waarschuwing krijgt hij te zien welke leverancier het materiaal levert en wat de kosten en de levertijd zijn. Aan de hand daarvan plaatst hij telematisch een bestelling. Op het moment dat de leverancier het materiaal verzendt, registreert het systeem de door de leverancier opgemaakte digitale factuur. Wanneer de bestelling vervolgens aankomt, scant een operator een barcode of RFID-tag, waardoor de aankomst van het materiaal in het systeem wordt bevestigd, de inventarislijst automatisch wordt bijgewerkt en het licht voor betaling van de factuur op groen wordt gezet.

fases p2p
Wist je dat? Bedrijven kunnen op veel gebieden een digitale transformatie doorvoeren. Het bovenstaande voorbeeld is slechts één van de vele processen die kunnen worden gedigitaliseerd. Om dat mogelijk te maken, is een sector-gespecialiseerd ERP-systeem nodig. Om inzicht te geven in de mogelijkheden en functionaliteiten van de diverse ERP-systemen, heeft ICT Portal de Premium Functionaliteitenoverzichten ontwikkeld voor ERP Handel en ERP Productie. Hiermee kunnen handels- en productiebedrijven zich een beeld vormen van de functionaliteiten van ERP-systemen die een digitale transformatie kunnen ondersteunen – en aan de hand daarvan bepalen welk systeem voor hun organisatie het meest geschikt is.

De technologie

Een digitale transformatie is het totaal van de componenten: bedrijfscultuur, bedrijfsprocessen en technologie. Zij zijn niet los te zien van elkaar. De motivatie van de medewerkers is medebepalend voor het succes van de totale operatie; het optimaliseren van de bedrijfsprocessen vergt bepaalde technologieën; en de gekozen technologieën hebben op hun beurt invloed op de wijze waarop de bedrijfsprocessen worden uitgevoerd. Al met al veel meer dan een zomaar een paar nieuwe systemen aanschaffen derhalve…

Als de gewenste gedigitaliseerde bedrijfsprocessen zijn bepaald, kan worden afgewogen welke technologie daarvoor het beste kan worden ingezet. Daarbij gaat het om zowel software als hardware. Gaat het bedrijf bijvoorbeeld werken met software in de cloud of wordt die gehost op een lokale server? Gaat de voorkeur uit naar een open source-systeem of juist niet? Moeten er nieuwe computers of sensoren voor productiemachines worden aangeschaft? Al deze technologische beslissingen beïnvloeden de digitale transformatie. Afhankelijk van wat wordt besloten, zal een bepaalde investering moeten worden gedaan en zullen processen anders moeten worden uitgevoerd. Zo zal een bedrijf dat ervoor kiest om software on-premise te implementeren de hardware moeten onderhouden. En dus zelf voor de server(s) moeten zorgen, of een ander bedrijf in de arm moeten nemen om dit te doen.

Let op! Een digitale transformatie is dus veel meer dan alleen maar het digitaliseren van documenten. Het laatste is een voorwaarde voor het eerste – en niet meer dan dat. Een digitale transformatie betekent een ingrijpende verandering (verbetering) van het gehele bedrijfsproces.

Digitalisering van documenten

Digitale transformatie vereist dus digitalisering (naar bijvoorbeeld PDF-formaat) van papieren documenten, zoals facturen, leveringsbonnen, contracten, etc. Dit kan op allerlei manieren, afhankelijk van de eisen die aan de digitale documenten worden gesteld. Misschien moeten ze bijvoorbeeld bewerkt kunnen worden. In zo’n geval maken bedrijven graag gebruik van optische tekenherkenningstechnologie (OCR). Maar dit is maar één voorbeeld van de vele beslissingen die in het digitaliseringsproces genomen moeten worden.

documentbeheer scannen optical character recognition stappen
Waarschuwing: het digitaliseringsproces van een onderneming is niet eenvoudig. Er zijn veel vragen die moeten worden beantwoord, veel beslissingen te nemen en veel stappen te zetten. Dat levert in de praktijk nogal wat hoofdbrekens op. Daarom heeft ICT Portal het Premium Digiboek Digitalisering ontwikkeld, met daarin een concreet stappenplan voor een succesvol digitaliseringsproject, alsmede waardevolle adviezen van digitaliseringsexperts.

De fasering van een digitale transformatie

De digitale transformatie van een bedrijf is een veelomvattende en vaak complexe operatie. Het is dus raadzaam om er voldoende tijd voor te nemen om ervoor te zorgen dat het proces naar wens verloopt. Het traject kan worden onderverdeeld in zes fases die hieronder kort worden beschreven.

In deze fase wordt een antwoord gezocht op de vraag: wat betekent een digitale transformatie voor de overlevingskansen en concurrentiepositie van de onderneming? Het is een voorbereidende fase waarin de argumenten die pleiten voor een transformatie worden verzameld en beoordeeld. Niet alleen voor het vervolg van de transformatie, maar ook meer in het algemeen is dit een nuttige activiteit. Zo kwamen de nodige bedrijven er bij het uitbreken van de covid 19-pandemie er plotseling achter dat een digitale transformatie noodzakelijk was om naar behoren te kunnen blijven functioneren… In zo’n situatie, waarbij er ineens veel druk op de ketel staat, is het lastig om de transformatie zorgvuldig en doordacht uit te voeren.

Als de wenselijkheid van een digitale transformatie is vastgesteld, wordt de actuele situatie van het bedrijf nader bekeken – om vast te kunnen stellen hoe de organisatie zich tot een meer ‘digitale’ onderneming kan ontwikkelen. De analyse richt zich op de huidige processen, knelpunten, sterke punten, type hardware die wordt gebruikt, etc. De resultaten van deze analyse vinden we terug in het digitale transformatieplan.

Het digitale transformatieplan beschrijft niet alleen de bestaande situatie, maar ook de gestelde doelen, alsmede hoe men deze doelen denkt te gaan bereiken.

Omdat het om een veelomvattend project gaat dat de nodige veranderingen met zich meebrengt, wordt in het digitale transformatieplan meestal voor een stapsgewijze aanpak gekozen. Daarmee probeert men te voorkomen dat er irreële doelen worden gesteld en/of dat medewerkers zich af gaan keren van het veranderingsproces. De focus ligt in eerste instantie vaak op één proces of afdeling. Als een winkelbedrijf bijvoorbeeld wil overstappen van een fysieke omgeving naar een e-commerce-omgeving, dan zal eerst de logistiek moeten worden aangepast. Als in het magazijn nog handmatig wordt gewerkt met controlelijsten die vervolgens naar Excel worden overgebracht, dan zou de eerste stap kunnen zijn de invoering van streepjescodes of RFID-tags – waarmee de goederen eenvoudig kunnen worden gescand en dus veel sneller kunnen worden geïnventariseerd.

Is deze nieuwe werkwijze eenmaal gerealiseerd, dan is de volgende stap het vinden van de juiste technologie om de webwinkel te bouwen. De volgende stap tenslotte zou de selectie en implementatie van een ERP-systeem kunnen zijn.

Let op! Bij de integratie van een webshop met een ERP-systeem is het belangrijk dat de ERP-leverancier daar ervaring mee heeft. Als er geen integratie plaatsvindt, dan staat dat een digitale transformatie in de weg, omdat in zo’n geval de e-commerce en de software afzonderlijk moeten worden beheerd. Met als gevolg dat handmatige gegevensdumps moeten worden uitgevoerd, waardoor in het bedrijfsproces veel tijd, flexibiliteit en efficiëntie verloren gaan.

Dit is de fase die volgt op de analyse en planning en vooraf gaat aan de volledige uitvoering van de transformatie. Het is de overgangsfase waarin de stappen uit het digitale transformatieplan één voor één worden geïmplementeerd. Het is een periode van veel veranderingen en onverwachte obstakels.

Zo komt het nogal eens voor dat digitale transformatieprojecten niet worden voltooid omdat de medewerkers er zich van afkeren. Omdat zij op een andere manier moeten gaan werken, kunnen zij zich bedreigd voelen. Daarom is het van belang dat zij goed begeleid worden: door op tijd duidelijk te maken wat het doel en de voordelen van de operatie zijn. En door ondersteuning te bieden in de vorm van opleiding en training. Alleen dan zullen zij zich in het proces op hun gemak blijven voelen en uiteindelijk bijdragen aan het succes van de nieuwe manier van werken.

Belangrijk: werknemers hebben veel kennis van de bedrijfsprocessen en kunnen waardevolle ideeën en/of voorstellen voor verbetering hebben. Door hun inbreng serieus te nemen, of liever nog te stimuleren, zullen zij zich gehoord en gewaardeerd voelen, hetgeen de werksfeer ten goede zal komen.

Een ander probleem dat zich tijdens de overgangsfase kan voordoen, is dat het bedrijf niet over de hardware beschikt die nodig is om één of meer stappen van het transformatieplan uit te voeren. Of dat voor de verkeerde software gekozen: bijvoorbeeld software van Microsoft die niet goed werkt in Apple-MacOS-omgevingen. Daarnaast ligt het gevaar van onverstandig investeren op de loer. Zo wordt in bedrijven steeds meer gebruikgemaakt van deep learning-technologie. Deze werkt echter niet met een ‘gewone’ processor (CPU), maar alleen met een grafische processor (GPU). De laatste kost echter aanzienlijk meer. Alvorens een dergelijke investering te doen, is het zaak om een goede kosten-/batenanalyse te maken. Het is verleidelijk om de nieuwste technologie te implementeren, maar het moet uiteraard wel economisch verantwoord blijven.

Stapsgewijs zijn de nieuwe werkwijzen als beschreven in het digitale transformatieplan in gebruik genomen: de transformatie is compleet én operationeel. Maar nu is het de vraag hoe het in de praktijk allemaal werkt. Doen zich problemen voor? Voltrekken de bedrijfsprocessen zich zoals vooraf bedacht? Dat wordt in deze fase nagegaan, waarna de processen op detailniveau waar nodig worden verbeterd en stevig worden ingebed in de bedrijfsvoering.

De digitale transformatie is afgerond, zou je denken. Echter: de technologische ontwikkelingen gaan snel. Elke dag ontstaan er nieuwe systemen om bedrijfsprocessen te verbeteren. Daarom is het goed om de toestand van het bedrijf opnieuw te analyseren en deze nogmaals te toetsen aan de actuele stand van zaken op technologisch gebied. Ook kan het bijvoorbeeld zijn dat tijdens de digitale transformatie bepaalde doelstellingen op een lager pitje moesten worden gezet. Dit is het moment om na te gaan of daar niet alsnog aandacht aan moet worden besteed. Het bedrijf heeft bijvoorbeeld een modulaire ERP-software geïmplementeerd waarin een CRM-module is opgenomen. Maar er bestaan ook gespecialiseerde CRM-oplossingen waar eigenlijk de voorkeur naar uitging. Daar werd destijds van afgezien omdat er andere prioriteiten waren. Het kan nuttig zijn om dat besluit nu te heroverwegen.

Tip: een CRM-module binnen een ERP-systeem kan heel nuttig zijn voor het beheer van klanten, maar kan voor bepaald soort bedrijven tekortschieten. Maar er bestaan ook autonome CRM-systemen die specifiek zijn gericht op marketing, verkoop en klantenservice. Echter: de hoeveelheid mogelijkheden van dergelijke CRM-software kan als overweldigend worden ervaren, en is bovendien niet bij alle systemen gelijk. Daarom heeft ICT Portal het interactieve Digiboek CRM Functionaliteitenoverzicht ontwikkeld. Bedrijven die zich aan het oriënteren zijn krijgen met deze uitgave een overzicht van alle functionaliteiten die binnen een CRM-systeem te vinden zijn – en welke juist voor hun organisatie van belang zijn en aan de gestelde eisen voldoen. Daarmee zijn zij optimaal voorbereid op het maken van een doordachte keuze bij de aanschaf van een CRM-systeem.

Belangrijke aandachtspunten

Tot slot volgen hieronder drie aandachtspunten waar in de praktijk vaak mee geworsteld wordt:

Een gebrekkige analyse

Het komt nogal eens voor dat bedrijven zich realiseren dat ze hun eisen en behoeftes niet goed hebben geanalyseerd tijdens het digitaal transformatieproject. Omdat ze bijvoorbeeld niet met alle relevante gegevens rekening hebben gehouden of gewoon te snel willen gaan. Maar een digitaal transformatieproject vergt nou eenmaal veel tijd en een zorgvuldige planning. Zonder dat ontstaat het risico dat het geld dat werd geïnvesteerd geen verbeterde werkprocessen oplevert.

Budgettaire beperking

Ook al is het verwachte rendement op een investering hoog – er zal toch eerst geïnvesteerd moeten worden… Het kan zijn dat het realiseren van een ideale situatie door middel van een digitale transformatie de budgettaire mogelijkheden van het bedrijf te boven gaan. In zo’n geval kan een transformatieplan worden opgesteld waarin de ideale situatie zo dicht mogelijk wordt benaderd. Als het bedrijf dat heeft uitgevoerd en er inmiddels de vruchten van plukt, kan het een tweede transformatieplan opstellen waarmee het proces volledig wordt afgerond. Met andere woorden: een gefaseerde transformatie om financiële problemen te voorkomen.

Geen draagvlak op de werkvloer

Als de medewerkers van een bedrijf het doel en nut van een digitale transformatie niet duidelijk voor ogen hebben, dan kunnen zij zich van het proces af gaan keren. Daarom is het belangrijk om de medewerkers nadrukkelijk bij het proces te betrekken: door hen op tijd te informeren, door hun te vragen hoe zij over het project denken, door hun inbreng te stimuleren en te waarderen en door goede ondersteuning te bieden in de vorm van training en opleiding.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2022, 18 april). Omschakelen van traditioneel naar digitaal: wat komt er allemaal kijken bij een digitale transformatie? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/ict-lexicon/digitale-transformatie