Inhoudsopgave
- HR-processen bepalen pakketkeuze
- Functionaliteiten in HR-pakket
- Automatisering HR-processen
- Belangrijke selectiepunten
- Bekende HRM-pakketten
- Kosten HRM-systemen
- Verschillende HRM-pakketten
Bedrijven die hun personeelsbeheer willen optimaliseren hebben enorm veel keuze tussen verschillende HRM-systemen. De laatste jaren blijft het aantal HRM-pakketten op de markt ook continu toenemen. Hoe weet een bedrijf welk pakket goed past? Welke verschillen bestaan er en waar moet op gelet worden bij het vergelijken van pakketten?
Bedrijfsspecifieke HR-processen bepalen de pakketkeuze
Het eerste dat een bedrijf zich zou moeten afvragen bij de selectie van een HRM-pakket, is welke HR-processen stroef verlopen in het bedrijf. Misschien worden de commissies voor verkoopmedewerkers nog manueel geadministreerd? Of misschien houden medewerkers tot het eind van de maand zelf hun uren en vrije dagen bij? De verbeterpunten die een bedrijf kan opstellen zijn legio, en zullen per situatie verschillen.
Voor elk HR-process en elk segment van het HR-werkveld bestaat er wel een HRM-oplossing. De hoeveelheid aan pakketten en hun verschillende invullingen maken het echter ook vaak lastig om de meest adequate oplossing te vinden. Bovendien bestaat er een enorm grote variatie in de prijs van pakketten. Om oriënterende projectleiders op weg te helpen, is in de HRM Wijzer een vergelijking van pakketten opgenomen.
Welke functionaliteiten kan een organisatie verwachten van een HRM-pakket?
Bedrijven die op zoek gaan naar de functionaliteiten van HRM-software, zullen al snel zien dat de lijst enorm lang wordt. De verschillende HRM-leveranciers laten natuurlijk graag zien wat er allemaal kan met hun pakket. Enkele van de meest voorkomende HRM-functionaliteiten zijn:
- Verlofaanvraag
- Verzuimadministratie
- Tijdregistratie
- Roosterplanning voor ploegendiensten
- Salarisadministratie (en -verwerking)
- Talentmanagement
- Performance management
- Competentiemanagement
- Evaluaties en feedback
- Training
- Recruitment (eventueel met een Applicant Tracking System (ATS))
- Carrièreplanning
- Onboarding
- Offboarding
- Employee Self Service
- Manager Self Service
In een HRM-selectietraject is het handig om de functionele mogelijkheden te bekijken, maar eigenlijk zegt een lijstje als dit ook weer niet enorm veel. Bedrijven die niet actief zijn in personeelsbeheer kennen veel van de termen niet. Bovendien zijn ze ook niet allemaal eenduidig. Wat de interne HR-medewerker ‘competentiemanagement’ noemt, brengt de leverancier misschien wel onder bij ‘evaluatie en feedback’. Daarom is het erg belangrijk om steeds het specifieke HR-proces of verbeterpunt duidelijk voor ogen te hebben.
Tip! Bedrijven zitten vaak al heel erg snel met allerlei termen omtrent HRM in hun hoofd, of hebben weinig idee van waar ze precies een efficiëntieslag kunnen maken. Daarom is in de HRM Wijzer een checklist opgenomen van HRM-functionaliteiten op basis van de meest voorkomende HRM-pijnpunten.
Worden de HR-processen volledig geautomatiseerd?
De hoeveelheid beschikbare functionaliteiten van HRM-pakketten kunnen de indruk wekken dat HR-taken in de 21e eeuw volledig automatisch verlopen. Dit is echter ook weer niet helemaal waar. Veel processen kunnen geautomatiseerd worden, maar er zijn twee belangrijke redenen waarom een HRM-systeem geen volwaardige HR-medewerker is:
- Human Resources draait om mensen: Ondanks de snelheid waarmee software het menselijk brein en interacties leert kennen, zijn HR-pakketten (nog) niet in staat om te redeneren en beslissingen te nemen zoals een fysiek persoon. De meeste, vooral complexere, HR-processen zullen dus uitgevoerd worden aan de hand van een combinatie van automatisering en menselijk inzicht. Een voorbeeld zijn beoordelingen van medewerkers. Het systeem zal bepaalde parameters hanteren om prestaties te meten, maar dit neemt de noodzaak voor een fysiek evaluatiegesprek niet weg.
- Complexiteit van de wetgeving: De wetten omtrent personeelszaken en sociale bescherming van werknemers zijn in veel landen niet eenvoudig. Er bestaan vaak erg veel verschillende cao’s en uitzonderingen op basisregels komen vaak voor. Een bedrijf dat bovendien in meerdere landen werknemers heeft, krijgt het nog lastiger. Vooral op het vlak van loonverwerking en contractbeheer is het vaak de beste optie om intern of extern ook een gespecialiseerde adviseur, partner of werknemer in de arm te nemen.
Belangrijke aandachtspunten bij de selectie van een HRM-systeem
Zodra een bedrijf duidelijk heeft welke verbeterpunten prioriteit hebben, kan er overgegaan worden naar andere belangrijke aandachtspunten. Naast de inhoudelijke invulling is het bij de keuze voor een HRM-pakket namelijk ook belangrijk om stil te staan bij de invloed van de gebruikers, de specialisatie van de ontwikkelaar, en de technische eigenschappen van het systeem.
Wie zal het HRM-systeem gaan gebruiken?
De uiteindelijke gebruikers zijn van grote invloed op de selectie van een HRM-systeem. Of deze zouden dat toch moeten zijn. Een systeem kan prachtige functionaliteiten hebben, maar als gebruikers deze niet efficiënt kunnen inzetten, zal het niet resulteren in een snelle Return On Investment (ROI).
Efficiënt werken is voor elk soort gebruiker anders. De afdeling waar de gebruiker werkt, is daarop sterk van invloed. Afhankelijk van de dienst en taak binnen het bedrijf, verschilt namelijk de mate van affiniteit met human resources zelf en de hoeveelheid technische kennis. Een productiewerknemer wil niet op dezelfde manier in het systeem werken als een HR-medewerker of een externe loonverwerker.
Uit welke branche komt de ontwikkelaar van het HRM-pakket?
Ontwikkelaars van HRM-systemen komen vaak uit erg uiteenlopende branches. Traditioneel gezien zijn dit bedrijven die zich gespecialiseerd hebben in (de automatisering van) personeelszaken, maar daarnaast zijn er ook veel pakketten die ontstaan zijn vanuit de Enterprise Resource Planning. Tot slot zijn bepaalde HR-pakketten ook ontstaan vanuit andere invalshoeken, zoals boekhouding of documentbeheer.
De ‘roots’ van een HRM-systeem kunnen invloed hebben op de pakketkeuze. Een salarispakket dat ontwikkeld is door een partij met ervaring in verschillende boekhoudsystemen kan bijvoorbeeld een grote meerwaarde betekenen voor internationale bedrijven. Een lokaal productiebedrijf met een externe boekhouder zal waarschijnlijk eerder kijken naar een HRM-systeem dat de productieplanning uit het ERP koppelt aan de werkroosters van medewerkers. Bedrijven die de software adequaat willen vergelijken en selecteren, doen er dus goed aan om hiernaar te vragen bij de leverancier. In de HRM Wijzer 2024 staat een checklist met de voor-en nadelen van ontwikkelaars met verschillende specialisaties.
Best-of-breed, een totaaloplossing of maatwerk?
Een belangrijke afweging die een bedrijf zou moeten maken is in hoeverre een pakket voldoet aan de gewenste opbouw en technische eigenschappen. De keuze voor een best-of-breed-oplossing, een totaalpakket of maatwerk, kunnen afhankelijk van de situatie van het bedrijf allemaal serieus verantwoord worden.
Onafhankelijk van de keuze voor een van deze drie soorten pakketten is het ook vaak interessant om na te gaan in hoeverre combinaties mogelijk zijn. Kan de recruiting-module van het totaalpakket bijvoorbeeld aangevuld worden met een best-of-breed ATS-applicatie? Of kan er in die best-of-breed-oplossing maatwerk uitgevoerd worden voor de verwerking van video-cv’s of grafische portfolio’s?
Tip! In het geval van maatwerk kan het een goed idee zijn om de ontwikkelaar te vragen naar low code. Via deze methode kunnen applicaties sneller ontwikkeld en aangepast worden, wat in een flexibele en dynamische bedrijfstak zoals human resources erg voordelig kan zijn.
Welke integraties zijn er mogelijk met andere bedrijfssoftware?
Integraties kunnen ingericht worden tussen verschillende HR-applicaties zelf, maar kunnen ook vereist zijn voor externe systemen. Zo moet er bij de boekhouding bijvoorbeeld rekening gehouden worden met hoeveel een werknemer het bedrijf per maand kost. Deze kosten bestaan uit het loon, maar ook bonussen, vergoedingen en opleidingen moeten uit het HRM-systeem meegenomen worden voor de boekhouding. De kosten voor een werknemer kan dan naast informatie gelegd worden die de boekhouding uit andere systemen ophaalt, zoals de opbrengst per klant geregistreerd in het CRM-pakket.
Bovenstaand voorbeeld geeft slechts een basisidee van de invloed van personeelsbeheer op andere bedrijfsprocessen. Human resources heeft een impact op de gehele bedrijfsvoering: de administratie, de werkvloer, en zelfs op managementbeslissingen is HR van invloed. Vandaar dat een HRM-pakket bijna altijd gekoppeld wordt aan alle andere beschikbare bedrijfssoftware. Bedrijven kiezen er dan ook regelmatig voor om binnen het ERP-pakket meteen een HRM-module af te nemen, al dan niet aangevuld met specifieke best-of-breed oplossingen. Belangrijk in dit geval is wel dat een organisatie kijkt naar in hoeverre de HRM-module ook de wensen en eisen afdekt. Als de module niet voldoet, is het alsnog een beter idee om een apart HRM-systeem af te nemen en het te integreren in het gewenste ERP-systeem. In de HRM Wijzer is een vergelijking opgenomen van verschillende pakketten die zowel ERP- als HRM-functionaliteiten afdekken.
Welke beveiligingsmaatregelen zijn er ingebouwd in het pakket?
Personeelsgegevens behoren tot een van de meest gevoelige data binnen een bedrijf. Wanneer onbevoegden er toegang tot krijgen, of als gegevens worden misbruikt, brengt dit meer dan de interne bedrijfsvoering in gevaar. Inbreuken op privacywetten zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kunnen namelijk resulteren in hoge boetes. Daarom werken de meeste HRM-pakketten met verschillende autorisatieniveaus. Zo kan een werknemer bijvoorbeeld via een portaal wel zijn eigen loonstroken inzien, maar niet die van collega’s. Hij kan daarentegen vaak wel het algemene profiel van die collega’s zien, en te weten komen wanneer ze met vakantie zijn. Sommige pakketten zijn strikter in hun toegangscontrole dan andere, of hanteren andere indelingen en inlogmethodes. Bespreek de beveiligingsmaatregelen van het pakket dus zeker met de leverancier alvorens zijn pakket te selecteren.
Tip! Naast de beveiliging van het pakket zelf, kan het ook belangrijk zijn om goed op de hoogte te zijn van welke systemen er allemaal betrokken zijn bij de goede werking van het HRM-pakket. Als het systeem bijvoorbeeld in de cloud gehost wordt, is het belangrijk dat ook de server waarop het systeem is geïnstalleerd goed beveiligd is. Vraag een (potentiële) leverancier dus zeker naar uitleg hierover.
Staat een bekend HRM-pakket garant voor de beste keuze?
Bedrijven die zich oriënteren op HRM-systemen komen al gauw uit bij de erg grote namen. Dit kunnen namen zijn uit de ERP-branche, zoals SAP of meer HRM-specifieke merken zoals Workday. Deze leveranciers zijn niet voor niets bekend. Vaak hebben ze zichzelf al bewezen. Toch kunnen ook minder bekende of relatief nieuwe pakketten een goed alternatief bieden.
Minder bekende pakketten hebben vaak het voordeel dat ze meer kneedbaar zijn, en er nauwer contact is met de ontwikkelaars. Zo kunnen organisaties een pakket verkrijgen dat meer op maat ingericht wordt, en waarbij ze zeggenschap hebben in de doorontwikkeling.
Welke kosten zijn er verbonden aan HRM-software?
Een HRM-automatisering doorvoeren veronderstelt natuurlijk een investering. Vaak is het echter niet heel eenvoudig om de budgettering rond te krijgen bij de bevoegde afdelingen. Dit komt omdat de Return On Investment (ROI) vaak indirect is en langer op zich laat wachten. De implementatie van een HRM-systeem resulteert meestal namelijk niet meteen in een verhoging van de productiecapaciteit, zoals bijvoorbeeld een ERP-systeem dit kan doen. Het gros van de bedrijven die HRM-software implementeren, halen hun ROI in de eerste plaats uit tijdbesparing en een vereenvoudiging van de HR-administratie.
Wat betreft de kosten van HRM-systemen kunnen we stellen dat er grote verschillen zijn tussen pakketten. Toch liggen deze verschillen niet zozeer in de prijs zelf. De meeste pakketten worden aangeboden als SaaS-oplossing in de cloud, en hebben een licentieprijs van tussen de 5 en 15 euro per gebruiker per maand.
De grote variatie in HRM-kosten komt door de verschillende invullingen van het begrip ‘gebruiker’ die leveranciers hanteren. Sommige leveranciers rekenen licentiekosten voor elke werknemer aan, ook als die alleen hoeft aan te vinken welke dagen hij of zij vrij wil nemen. In dit geval liggen de prijzen over het algemeen eerder aan de lage kant. Een andere manier van het doorberekenen van licentiekosten is door alleen de full users, zoals leden van het (HR-)management een licentie te laten betalen. In dit geval zijn de licenties vaak duurder, en wordt een portaal voor werknemers soms extra aangerekend. Ten derde bestaan er ook systemen die per actief contract worden gefactureerd. Een actief contract is een arbeidsovereenkomst voor een persoon die op dat moment in dienst is. Gearchiveerde contracten van ex-werknemers die met pensioen zijn, of van een interim medewerker die die maand niet werkt horen hier niet bij. Er hoeven namelijk geen bewerkingen in gedaan worden.
Deze drie kostenmodellen worden bovendien ook nog naar hartelust gecombineerd. Vraag de leveranciers dus het liefst op voorhand naar het model en bespreek samen hoe de offerte vorm zal krijgen. Aan de hand van verschillende prijsmodellen en concrete rekenvoorbeelden helpt de HRM Wijzer oriënterende projectleiders om een goed idee te krijgen van het totale kostenplaatje van een nieuw HRM-pakket.